Onderwerp Verzamelbesluiten en Bestuursrapportage Voorstel 1

Portefeuillehouder
Zoetendal
Datum collegebesluit
28 maart 2017
Opsteller
A. de Boer
Registratie
GF17.20024
Agendapunt
10
Onderwerp
Verzamelbesluiten en Bestuursrapportage
Voorstel
1. Instemmen met de inhoud van de verzamelbesluiten volgens het format en
genoemde spelregels vanaf het Verzamelbesluit 2017-2;
2. Instemmen met de frequentie van vier verzamelbesluiten per jaar;
3. Instemmen met het afschaffen van de Bestuursrapportage per 2017;
Aanleiding
Op 10 november 2016 heeft de raad een motie aangenomen, waarin het college wordt
opgedragen om:
1. Om geen nieuw beleid meer op te nemen in de verzamelbesluiten.
2. Om met ingang van het eerstvolgende verzamelbesluit per mutatie aan te geven
welke keuzes / dekkingsmogelijkheden het college ziet binnen het taakveld van de
betreffende mutatie.
3. Daarbij in te gaan op activiteiten die ten faveure van het voorstel soberder of
geheel niet meer zullen worden uitgevoerd.
4. Deze keuzes / dekkingsmogelijkheden te voorzien van (mogelijke) consequenties.
Op 8 december 2016 is er met de Commissie AZ gesproken over de invulling van deze
motie én de verdere doorontwikkeling van de Planning & Control cyclus. Op basis hiervan
is een voorstel ontwikkeld dat 16 februari 2017 is dit verder doorgesproken met de
Auditcommissie. De Auditcommissie kon zich vinden in dit voorstel.
Overwegingen
Onderstaand volgen per voorstel de argumenten hiervoor.
Inhoud van de verzamelbesluiten
Argumenten om de inhoud van de huidige verzamelbesluiten aan te passen
 In de huidige verzamelbesluiten wordt soms nieuw beleid opgenomen, op dat
moment is er geen sprake van een integrale afweging;
 In de huidige verzamelbesluiten is niet zichtbaar of een dekking binnen het
taakveld mogelijk is;
 Er zijn geen duidelijk vastgelegde spelregels over wat wel en niet in een
verzamelbesluit mag.
Nieuwe inhoud (format) en spelregels
Voorgesteld wordt in te stemmen met het nieuwe format. De hoofdregel is dat er een
integrale afweging plaatsvindt bij de Perspectiefnota en de begroting.
De volgende spelregels zijn van toepassing voor het gebruik van het verzamelbesluit:
1. Alleen incidentele bedragen worden opgenomen (voor- en nadelen);
2. Als een gevraagd bedrag een structurele doorwerking heeft, wordt dit expliciet bij
de perspectiefnota en begroting ten behoeve van een integrale afweging
voorgelegd;
3. Alleen bedragen die onvermijdelijk en onuitstelbaar zijn worden opgenomen, Er
wordt toegelicht waarom de uitgave onvermijdelijk en onuitstelbaar is.;
4. Transparant wordt gemaakt of er financiële ruimte is binnen het taakveld;
5. Beleidskeuzes worden via een raadsvoorstel voorgelegd aan de Raad, niet via een
verzamelbesluit. De structurele financiële doorwerking vindt plaats bij de
Perspectiefnota of begroting.
Verzamelbesluit vier keer per jaar
Argumenten om de frequentie van de verzamelbesluiten aan te passen
 De verzamelbesluiten zijn ingesteld naar aanleiding van uw motie Grip op Financiën
(juli 2013) in verband met de zorgwekkende financiële positie van de gemeente;
 De financiële positie sterk is verbeterd;
 Een frequentie van tweemaandelijks mede gezien de nieuwe spelregels een hoge
frequentie is.
Voorgesteld wordt in te stemmen met een frequentie van vier keer per jaar.
Afschaffen bestuursrapportage
Argumenten op de bestuursrapportage af te schaffen
 In maart 2015 u besloten heeft tot een nieuwe indeling en opzet van de planning &
control documenten;
 Daarmee het doel van de nieuwe Planning & Control documenten is de focus te leggen
op prioriteiten en hoofdlijnen (minder in omvang). Waarbij de financiële afwijkingen
centraal staan, en voor de thema’s uitgebreidere (beleids)informatie volgt;
 De berap in huidige vorm (beleids)informatie geeft over het lopende jaar en dit veel
overlap heeft met andere documenten (monitoren, beleidsevaluaties, brieven,
antwoorden op vragen e.d.);
 Onderdeel is van de nieuwe P&C overdracht van informatie op een andere manier dan
via de vaste, formele P&C documenten.
Voorgesteld wordt in te stemmen met het afschaffen van de bestuursrapportage met
ingang van 2017.
Effecten
De effecten van dit voorstel zijn:
- Heldere spelregels en gewijzigd format voor het verzamelbesluit;
- Vier keer per jaar in plaats van zes keer per jaar een verzamelbesluit;
- Geen bestuursrapportage meer.
Beleid en regelgeving
Dit voorstel sluit aan op de motie en het raadsbesluit (23 maart 2015) over de nieuwe
inhoud en opzet Planning & Control cyclus.
2
Financiën, risico’s en beheersmaatregelen
Door een andere wijze van informatievoorziening en de andere invulling van de
verzamelbesluiten, ontstaan er geen financiële consequenties, of risico’s. De genomen
beheersmaatregelen dragen bij aan de transparantie en de vereenvoudiging van de
Planning & Control cyclus.
Vervolgaanpak
De verzamelbesluiten in 2017 worden door de raad behandeld op:
(Verzamelbesluit 2017-1: 16 februari;)
Verzamelbesluit 2017-2: 22 juni;
Verzamelbesluit 2017-3: 16 oktober; en
Verzamelbesluit 2017-4; 18 december.
In verband met de verdere doorontwikkeling van de nieuwe P&C zal dit jaar ook
onderzocht worden in hoeverre een digitale ondersteuning hieraan kan bijdragen.
Communicatie
Niet van toepassing.
Relevante informatie
Niet van toepassing.
Het college van burgemeester en wethouders van Heerenveen,
de secretaris,
de burgemeester,
de heer J. van Leeuwestijn
de heer T.J. van der Zwan
3
Registratie
GF17.20024
Onderwerp
Verzamelbesluiten en Bestuursrapportage
De raad van de gemeente Heerenveen;
gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 28 maart
2017;
gelet op,
de aangenomen motie en het budgetrecht van de gemeenteraad
overwegende dat, door in te stemmen met de gemaakte afspraken, er invulling wordt
gegeven aan de aangenomen motie en een doorontwikkeling van de nieuwe opzet van de
Planning & Control cyclus.
Besluit
1. Instemmen met de inhoud van de verzamelbesluiten volgens het format en
genoemde spelregels vanaf het Verzamelbesluit 2017-2;
2. Instemmen met de frequentie van vier verzamelbesluiten per jaar;
3. Instemmen met het afschaffen van de Bestuursrapportage per 2017.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 22 mei 2017.
de griffier,
de voorzitter,
mevrouw W.J.M.A. Jansen
de heer T.J. van der Zwan
1