Hoofd financiële zaken/controller

Beleidsmedewerker Bedrijfsvoering
1. Functie-informatie
Functienaam: Beleidsmedewerker Bedrijfsvoering
Salarisschaal: 10
Werktijdfactor: gemiddeld 16 tot 24 uur per week bij 42 werkweken
Werkterrein: Bedrijfsvoering -> Financieel Economische zaken
Activiteiten: Beleid voorbereiden, ontwikkelen, implementeren en evalueren.
Coördinatie van activiteiten en processen
2. Context
De werkzaamheden worden verricht binnen de Taalbrug, een cluster 2 instelling voor (Voortgezet)
Speciaal Onderwijs dat onderwijs verzorgt aan leerlingen met een taalontwikkelingsstoornis of een
gehoorbeperking. De Taalbrug maakt samen met Mgr. Hanssen onderdeel uit van Stichting Vitus Zuid
dat het bevoegd gezag vormt.
De Beleidsmedewerker Bedrijfsvoering adviseert gevraagd en ongevraagd de directie van De
Taalbrug inzake de strategische ontwikkeling en doelstellingen. Hij/zij Bedrijfsvoering ontwikkelt
voor de eigen instelling beleid op economisch- en administratief gebied, draagt zorg voor de planning
en control, is belast met de inrichting van de eigen administratieve organisatie en interne controle,
draagt zorg voor de ontwikkeling van en afstemming met (geautomatiseerde) informatiesystemen
met betrekking tot financieel-economische aangelegenheden. De Beleidsmedewerker draagt zorg
voor de control-functie, de financiële administratie en de administratieve organisatie van de
instelling.
De Beleidsmedewerker Bedrijfsvoering valt hiërarchisch onder de directie van de Taalbrug en heeft
een functionele relatie met medewerkers bedrijfsvoering van de stichting. Hij/zij geeft opdrachten
instructie aan het administratiekantoor aangaande de financiële administratie.
3. Resultaatgebieden/Werkzaamheden
1. Ontwikkelde strategische financiële beleidskaders alsmede adviezen over algemene strategische
kaders binnen overkoepelende kaders van Vitus Zuid, leidend tot eenduidige beleidsinformatie.
De Beleidsmedewerker bedrijfsvoering:
 Signaleert in- en externe (ook maatschappelijke en politiek-bestuurlijke) ontwikkelingen
relevant voor de (financiële) strategische ontwikkeling van De Taalbrug;
 voert op eigen initiatief en/of opdracht van de Directie bedrijfseconomisch onderzoek uit
gericht op effectiviteit en efficiëntie;
 adviseert vanuit de financieel-economische invalshoek de Directie gevraagd en ongevraagd
over (strategische) ontwikkeling van De Taalbrug alsmede over alle financiële aangelegenheden;
 adviseert over het opstellen en aanpassen van financiële beleidsuitgangspunten en initieert,
ontwikkelt en evalueert het meerjaren (financiële) beleid en het investeringsbeleid;
 werkt het meerjaren financiële beleid uit in concrete beleids- en invoeringsnotities en
plannen;
 adviseert inzake mogelijke fusie-trajecten.
Functieomschrijving Beleidsmedewerker Bedrijfsvoering De Taalbrug
Versie april 2015
Pagina 1 van 4
2. Ontwikkeld en geïmplementeerd beleid inzake Planning & Control.
De beleidsmedewerker Bedrijfsvoering:
 volgt en analyseert relevante ontwikkelingen op het gebied van Planning & Control;
 ontwikkelt een concept visie ten aanzien van de Planning & Control functie en adviseert de
Directie daarover, alsmede over het concrete beleid en de uitvoering;
 stelt eisen op ten aanzien van de kwaliteit, kwantiteit en levertijd van Planning & Control
producten;
 verzamelt en beoordeelt gegevens m.b.t. de bedrijfsvoering, middeleninzet en behaalde
resultaten((begroting, managementrapportages en jaarrekening/-plannen), analyseert deze
gegevens in relatie tot geformuleerde (strategische) doelstellingen van de Directie en
formuleert consequenties.
3. Managementinformatie en advisering aan de Directie inzake de bedrijfsdoelstellingen van De
Taalbrug.
De Beleidsmedewerker Bedrijfsvoering:
 inventariseert de (financiële) informatiebehoefte binnen De Taalbrug voor de Directie en
Teamleiders;
 vertaalt de informatiebehoefte naar (nieuwe) methodieken, rapportages en systemen om
informatie te genereren en maakt (on)mogelijkheden zichtbaar;
 formuleert de eisen ten aanzien van de gewenste informatie en stemt dit af met het
administratiekantoor;
 analyseert, interpreteert en presenteert de informatie gericht op beheersing van
doelstellingen en signaleert afwijkingen, mogelijke problemen en risico’s;
4. Plannings- en verantwoordingsrapportages inzake het beleid van De Taalbrug.
De Beleidsmedewerker Bedrijfsvoering:
 voert in samenwerking met de Directie gesprekken met Teamleiders over mate en wijze van
realisatie van overeengekomen doelstellingen;
 rapporteert periodiek aan de Directie over de realisatie van de doelstellingen van De
Taalbrug, de bedrijfsvoering en de middeleninzet;
 stelt de (meerjaren) begroting (exploitatie, investering en liquiditeit), formatieplan en
kwartaalrapportages op en bereidt de jaarrekening voor;
 bewaakt de financiële positie van De Taalbrug;
 verzamelt, controleert en verwerkt (financiële) gegevens mede in rapportages voor derden;
 rapporteert over financieel en bedrijfseconomisch onderzoek en analyses gericht op
beheersbaarheid, effectiviteit eb efficiëntie van De Taalbrug;
 bespreekt de diverse rapportages met de Directie en derden;
5. Ingerichte financiële en administratie organisatie.
De Beleidsmedewerker Bedrijfsvoering:
 ontwikkelt procedures en (beheers)systemen voor de administratieve organisatie binnen De
Taalbrug, adviseert daarover aan de Directie;
 ziet toe op de naleving van regels en procedures, spreekt relevante betrokkenen hierop aan
dan wel de leidinggevenden;
 draagt zorg voor een goed functionerende interne controle;
Functieomschrijving Beleidsmedewerker Bedrijfsvoering De Taalbrug
Versie april 2015
Pagina 2 van 4
6. Opgebouwd en onderhouden functioneel netwerk.
De Beleidsmedewerker Bedrijfsvoering:
 legt zowel intern als extern een netwerk aan van functionele contacten met personen en
instanties, onderhoudt deze contacten en maakt ze toegankelijke voor medewerkers;
 participeert namens De Taalbrug in relevante lokale, regionale en landelijke werk- en
projectgroepen;
4. Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden
De Beleidsmedewerker Bedrijfsvoering:
 werkt binnen de strategische beleidslijnen en beleidsuitgangspunten van De Directie,
alsmede binnen relevante wet- en regelgeving en vastgestelde begrotingen;
 neemt beslissingen bij de ontwikkeling van en het adviseren aan de Directie over strategische
(financiële) beleidskaders, bedrijfsdoelstellingen en beleid ten aanzien van Planning &
Control, bij het inrichten van de financiële en administratieve organisatie, bij het genereren
van managementinformatie en plannings- en verantwoordingsrapportages inzake financieel
beheer en financiële ontwikkelingen;
 legt verantwoording af aan de Directie van De Taalbrug over de bruikbaarheid van
uitgebrachte adviezen inzake de strategische (financiële) beleidskaders en bedrijfsdoelstellingen, de ontwikkeling van financieel-economisch beleid, over de kwaliteit en
bruikbaarheid van managementinformatie, over de inrichting van de financiële en
administratieve organisatie en van de plannings- en verantwoordingsrapportages.
5. Competenties
Cognitie; werk- en denkniveau, kennis en ervaring:
 Analytisch conceptueel vermogen, HBO werk- en denkniveau;
 Kennis/ervaring bedrijfseconomie en financiën binnen overheid en onderwijs;
 Kennis/ervaring Planning & Control systemen, financieel beheer, beleidsontwikkeling;
 Ervaring extern optreden.
Persoonlijkheid; persoonlijke kenmerken, vaardigheden en gedrag:
 Visie (op ontwikkeling van de financiële functie) en relatie met overige beleidsgebieden;
 Planning- en organisatievermogen;
 Beïnvloedend vermogen/adviesvaardigheden;
 Zelfstandigheid en onafhankelijkheid;
 Accuratesse;
 Resultaatgerichtheid
 Communicatieve vaardigheden
 Sociale vaardigheden.
Functieomschrijving Beleidsmedewerker Bedrijfsvoering De Taalbrug
Versie april 2015
Pagina 3 van 4
6. Kennis en vaardigheden
De Beleidsmedewerker Bedrijfsvoering heeft:
 Diepgaande en fundamentele kennis van bedrijfseconomie en financiën binnen onderwijs en
overheid, mede in relatie met aanverwante en overige (beleids)gebieden;
 Kennis van het financieel economisch proces binnen de organisatie en de relevante wet- en
regelgeving;
 Kennis van Planning & Control systemen, beleidsontwikkeling en bedrijfsvoering;
 inzicht in de consequenties van (macro)economische ontwikkelingen voor De Taalbrug;
 inzicht in bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen, taak en werkwijze voor
De Taalbrug;
 vaardigheid in het analyseren en beoordelen van (strategische) beleidsvoornemens op
(onderdelen van) de organisatie en adviseren daarover;
 vaardigheid in het initiëren van nieuwe ontwikkelingen op het gebied van financieel beheer
en het optimaliseren van financieel beheer, het uitdragen daarvan en het verkrijgen van
draagvlak ervoor;
 vaardigheid in het ontwikkelen, uitdragen en verdedigen van het financiële beleid en
gehanteerde procedures.
7. Contacten
De Beleidsmedewerker Bedrijfsvoering heeft contacten met:
 de Directie over diverse financieel economische aangelegenheden/algemeen (strategisch)
beleid/bedrijfsdoelstellingen, te adviseren en toelichting te geven, beleid en keuzes op
financieel economisch terrein uit te dragen en te verdedigen en om consequenties van
voorgenomen beleid en alternatieven te bespreken;
 met budgethouders en diverse medewerkers binnen De Taalbrug om te controleren op het
naleven van overeengekomen procedures en systemen en daarop aan te spreken;
 met de medewerkers van het administratiekantoor over de aansturing;
 met externe instanties over financieel-economische aangelegenheden om informatie te
geven, afstemming te komen en verantwoording af t e leggen;
 met relevante in- en externe instanties, gremia, organisaties, medewerkers om een
functioneel netwerk op te bouwen en toelichting te geven op beleid en maatregelen;
 met relevante lokale, regionale en landelijke project- en werkgroepen om informatie uit te
wisselen, belangen van De Taalbrug te verdedigen en af te stemmen.
Functieomschrijving Beleidsmedewerker Bedrijfsvoering De Taalbrug
Versie april 2015
Pagina 4 van 4