Titel - Noordhoff Uitgevers

© 2008 Noordhoff Uitgevers bv Groningen/Houten
Interne doorbelasting van facilitaire kosten bij het
Nederlands Instituut voor Fysieke Veiligheid (NIFV):
Zin of onzin ?
Het Nederlands Instituut Fysieke Veiligheid (NIFV) is een bij wet opgericht zelfstandig
bestuursorgaan (zbo). Het is ontstaan uit het Nibra (Nederlands Instituut voor
Brandweer en Rampenbestrijding), die de hogere brandweeropleidingen verzorgde.
In 2004 is de positie van het NIFV geconcretiseerd door het behandelen van het
Position Paper in de Tweede Kamer. Hierin staat de gezamenlijke visie van het NIFV
en het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Het NIFV moet zich
ontwikkelen tot een multidisciplinair erkend en gezaghebbend instituut. Om zich als
zodanig te profileren is in 2006 het merkenbeleid ingevoerd en wordt gewerkt met
verschillende academies (brands), zodat de diverse doelgroepen zich kunnen
herkennen in het instituut.
Naast het verzorgen van de leergangen Brandweermanagement zijn er andere taken
bijgekomen zoals: het inhoudelijk en redactioneel beheren van handboeken, leidraden
en handreikingen op het terrein van brandweer, GHOR (Geneeskundige hulpverlening
bij ongevallen en rampen), crisisbeheersing en rampenbestrijding en het fungeren als
deskundigensteunpunt voor professionals en beleidsmakers.
Voor het uitvoeren van deze wettelijke taken wordt een rijksbijdrage ontvangen van het
Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Naast uitvoering van de wettelijke taken worden er ook markttaken uitgevoerd voor
diverse overheidsgerelateerde partijen (gemeenten, ziekenhuizen, enzovoort).
Het ‘bedrijf’ NIFV
Het NIFV beweegt zich in een politiek landschap. Externe factoren hebben grote
invloed op de bedrijfsvoering en ontwikkeling van het instituut. De scheiding tussen
publieke en marktactiviteiten zal steeds beter verantwoord moeten worden, ook
financieel. Het NIFV is een hybride organisatie. De toetsing van het beleid wordt
steeds meer aan veronderstellingen gekoppeld die passen bij marktwerking.
Beleidsresultaten worden gedefinieerd in termen van prestaties die inzichtelijk moeten
worden gemaakt.
De kroon benoemt het bestuur van het NIFV. Dit bestuur, dat uit vijf leden bestaat
waaronder de voorzitter, is verantwoordelijk voor het algemene beleid en benoemt de
directeur. De directeur benoemt de medewerkers. Hieronder volgt het organogram van
de organisatie.
B e d r i j f s e c o n o mi e v o o r d e d i e n s t e n s e c t o r
1
© 2008 Noordhoff Uitgevers bv Groningen/Houten
Directie en bestuur van het NIFV worden bij hun beleidsbepaling geadviseerd en
terzijde gestaan door verschillende commissies en overlegorganen.
Er werken ruim 130 medewerkers en er zijn in totaal zo'n 300 gastdocenten aan het
instituut verbonden. Het NIFV beschikt over moderne opleidings-, oefen-, congres- en
hotelfaciliteiten.
Het NIFV werkt met afdelings- en projectgebonden budgetten. De projectleiders zijn
eindverantwoordelijk voor het projectresultaat, de academie- en afdelingsmanagers
zijn verantwoordelijk voor het totale afdelingsresultaat.
Aanleiding voor een veranderde systematiek van doorbelasting
Het NIFV kreeg tot en met 2006 financiering van het Ministerie van Binnenlandse
Zaken op basis van werkelijke kosten voor de wettelijke taken. Dit hield in dat
faciliteiten die in stand werden gehouden voor de voltijds officiersopleiding volledig op
deze opleiding werden belast. Als de rest van de organisatie ook deze faciliteiten kon
gebruiken, was dit mooi meegenomen, het kostte vrijwel niets omdat het immers al
was gefinancierd. Hierbij kan je denken aan de vaste kosten van de voertuigenstalling,
hotel, lokalen en bar. Vanaf 2007 wordt gewerkt met een andere systematiek: het
NIFV maakt per opleiding een berekening van de kosten en biedt dit als offerte aan
aan het ministerie. In goed overleg wordt de definitieve prijs bepaald. Het risico is
vervolgens geheel voor het NIFV. Het ministerie komt het werkveld en het NIFV
tegemoet door een percentage van de opleiding te vergoeden. Dit percentage wordt
jaarlijks herzien.
Bovenstaande aanpassing betekent een flinke wijziging in de manier van doorbelasten
bij het NIFV. Waar voorheen anderen nog konden ‘profiteren’ van de faciliteiten van
2
B e d r i j f s e c o n o mi e v o o r d e d i e n s t e n s e c t o r
© 2008 Noordhoff Uitgevers bv Groningen/Houten
het NIFV, zal er nu ‘afgerekend’ moeten gaan worden. Er wordt een strikte scheiding
verwacht in het kader van ‘good governance’ tussen financiering van de wettelijke
taken en de overige activiteiten die plaatsvinden bij het NIFV.
1.1
Financiële structuur
Binnen het NIFV wordt gewerkt met een kostenplaatsstructuur en een projectstructuur.
De projecten staan geplaatst in een PMC-structuur (product/marktcombinaties). Iedere
opdracht, boek, onderzoek, training of opleiding is een project.
Algemene of niet-specifiek gerelateerde kosten binnen een afdeling worden geboekt
op de kostenplaats van de betreffende afdeling.
Daarnaast worden de kosten van de ondersteunende afdelingen zoals P&O, Directie
(staf), Financiën en Facilitaire Zaken verwerkt in de overheadkosten.
Deze kosten worden gedeeld door het aantal fte’s in het primaire proces en op basis
van werkelijke fte’s per afdeling als kosten doorbelast.
De overheadkosten van het NIFV zijn relatief hoog als je het vergelijkt met het
bedrijfsleven. Echter een benchmarkrapport met ZBO's van Berenschot uit 2007 geeft
aan dat het NIFV op een gemiddeld niveau van kosten zit binnen deze instituten.
Het hoofd Facilitaire Zaken, mw. Wiegand, heeft van de directie de opdracht gekregen
kostenbewust, efficiënt en effectief de faciliteiten te organiseren voor het NIFV.
Voorheen werd een klein gedeelte van de kosten direct doorbelast door Facilitaire
Zaken en verdween de rest van de kosten in de overhead. De afdeling Financiën
belastte een groot deel van de facilitaire kosten op basis van de begroting door.
Facilitaire Zaken heeft in overleg met de Controller en afdeling Financiën een nieuw
doorbelastingsmodel ontwikkeld, waarmee het merendeel van de kosten wordt
doorbelast op basis van werkelijk gebruik. Dit wordt geïnitieerd vanuit de afdeling
Facilitaire Zaken.
Oude doorbelastingstructuur Facilitaire Zaken
De afdeling Facilitaire Zaken werkte in 2007 met een in- en externe prijslijst. De
interne prijzen zijn bedoeld voor de interne doorbelasting en de externe tarieven voor
externe partijen die direct bij de afdeling inkopen. De interne prijzen waren gebaseerd
op variabele materiële kosten. Bijvoorbeeld bij kosten van een drankje bij een borrel
werd de kale inkoopprijs van een drankje berekend. Er werd geen rekening gehouden
met locatie, personeels- en handelingkosten. Alleen als er significant meer
cateringpersoneel moest worden ingehuurd voor een activiteit dan werden deze uren
op basis van een intern tarief doorberekend. Dit betekende dat hierin elke keer weer
een afweging moest worden gemaakt. De externe tarieven waren gebaseerd op
inschatting van de totale kosten en vergelijk met anderen in de markt.
De afdeling Financiën verzorgde de verdere doorbelasting van de facilitaire kosten
door op basis van de begroting maandelijks door te belasten aan de diverse
afdelingen. Dit bedrag was als volgt tot stand gekomen: tijdens de
begrotingsbesprekingen werden de facilitaire kosten op basis van ervaringscijfers zo
goed mogelijk ingeschat. Daarnaast werd het verbruik door de diverse afdelingen op
basis van ervaringscijfers ingeschat. Kosten werden waar mogelijk direct toegewezen.
Een voorbeeld hiervan zijn de kosten van het wagenpark. Het is bekend welke auto bij
welke afdeling hoort en welke kosten hiervoor worden verwacht. Auto's werden dus
allemaal op basis van werkelijkheid toegewezen aan de afdelingen. De doorbelasting
gebeurde verder op basis van de vastgestelde bedragen van de begroting. Ook
werden er kosten op basis van ‘beschikbaar houden voor’ direct toegewezen.
Voorbeelden hiervan zijn de kosten van ademluchtapparatuur voor de afdeling
Opleiden en de kosten van de congreszaal voor de afdeling Congresbureau.
Gebouwgerelateerde kosten werden op basis van het m 2-gebruik van de afdeling
toegewezen inclusief alle algemene ruimtes. De m2 van de bar en lokalen werden
bijvoorbeeld doorbelast aan de afdeling opleidingen. Overige kosten werden op basis
B e d r i j f s e c o n o mi e v o o r d e d i e n s t e n s e c t o r
3
© 2008 Noordhoff Uitgevers bv Groningen/Houten
van fte per afdeling verrekend. Nadat dit alles was vastgesteld, was dit een vast
gegeven voor het gehele jaar.
Als in de praktijk de kosten erg uit de pas gingen lopen met de begrote kosten, dan
zorgde Financiën voor een correctie op basis van het verschil. Hierover vond geen
actieve communicatie plaats tussen de afdeling Facilitaire Zaken en Financiën. Ook de
managers hadden hier maar beperkt inzicht in. Door de afdeling Financiën werden
facilitaire kosten op het projectnummer van de voltijds officiersopleiding geboekt. Op
de overige projecten kwamen alleen die facilitaire kosten terecht die via Facilitaire
Zaken waren doorbelast (op basis van interne prijs).
Nieuwe doorbelastingstructuur
Het uitgangspunt van de nieuwe structuur is dat er wordt doorbelast op basis van
werkelijke kosten en werkelijk gebruik. Alle doorbelastingen gebeuren onder regie van
Facilitaire Zaken. Financiën belast niets meer eigenhandig door. Facilitaire Zaken kan
de managers managementinformatie verschaffen over alle doorbelastte facilitaire
kosten. Op verzoek kan dit op project- en/of soort faciliteit worden gespecificeerd.
De afdeling Facilitaire Zaken werkt met een prijslijst gebaseerd op integrale
kostprijzen. Prijzen zijn gebaseerd op afname- en bezettingscijfers van 2007. De
huurkosten voor een zaal zijn bijvoorbeeld gebaseerd op de totale kosten gedeeld
door het bezettingspercentage van 2007. Personeelskosten zijn, voor zover direct toe
te wijzen, meegenomen in de prijzen. Er is onderscheid gemaakt in directe kosten en
indirecte kosten. In het document ‘Doorbelastingstructuur Facilitaire Zaken NIFV 2008’
staan alle directe kosten per categorie benoemd en wordt inzichtelijk gemaakt welke
prijs is bepaald, welke systematiek wordt gehanteerd, hoe de verrekening plaatsvindt
en wie er verantwoordelijk voor is. De verrekening vindt elke maand plaats op basis
van de actuele gegevens.
Indirecte kosten zijn de niet direct toe te wijzen kosten zoals de personeelskosten van
het hoofd van de afdeling. Deze kosten blijven via de overhead verrekend worden door
Financiën. Het is de bedoeling dat dit in de nieuwe situatie om een significant lager
bedrag gaat dan in de oude situatie.
4
B e d r i j f s e c o n o mi e v o o r d e d i e n s t e n s e c t o r