2005-21782 Richtlijn activeren en afschrijven Toelichting
advertisement
Ambtelijke toelichting Richtlijn activeren en afschrijven INHOUDSOPGAVE Voorwoord 2 Hoofdstuk 1 Inleiding 3 Hoofdstuk 2 Indeling vaste activa 3 Hoofdstuk 3 Activeren 3 Hoofdstuk 4 Waarderingsgrondslag 4 Hoofdstuk 5 Moment van activering en afschrijving 5 Hoofdstuk 6 Afschrijvingsmethoden 6 Hoofdstuk 7 Vervanging activa 6 Hoofdstuk 8 Rente 6 Hoofdstuk 9 Uitzonderingen en aanvullingen 6 Hoofdstuk 10 Implementatie 7 Voorbeeld activeren en afschrijven incl. renteboeking Voorbeeld reserve mutaties via exploitatie Voorbeeld beslissingsboom activeren 10 12 13 Bijlagen Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Ambtelijke toelichting op richtlijn activeren en afschrijven – november 2005 1 Voorwoord Conform artikel 212 van de gemeentewet zal in 2005 de richtlijn activeren en afschrijven worden vastgesteld. De richtlijn is primair opgesteld voor de raad. Om de richtlijn zorgvuldig te laten neerdalen in de ambtelijke organisatie is het van belang dat een aantal punten nader worden toegelicht. Deze toelichting is daarbij niet relevant voor de raad, omdat het de uitvoerende kant van de richtlijn belicht. De toelichting is bedoeld voor medewerkers binnen sectoren die te maken hebben met activeren en afschrijven. Het beoogt een heldere aanvulling en handleiding te zijn voor het implementeren en borgen van de regelgeving uit de richtlijn. Synchroon aan de hoofdstuk indeling welke in de richtlijn wordt gehanteerd, volgt hieronder een korte of langere toelichting. Dit is uiteraard afhankelijk van de complexiteit van hetgeen wordt behandeld in het betreffende hoofdstuk. Aan het einde van deze toelichting is een extra hoofdstuk 10 opgenomen. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de implementatie en de borging van de richtlijn. Ambtelijke toelichting op richtlijn activeren en afschrijven – november 2005 2 Hoofdstuk 1 Inleiding De richtlijn beperkt zich tot het proces activeren en afschrijven. Het beoogde resultaat is een heldere richtlijn voor het eenduidig omgaan met, uit investeringen voortvloeiende, activa en daaraan gerelateerde afschrijvingen. De planning voor het opstellen van de richtlijn is gericht op vaststelling door de raad in 2005. Hoofdstuk 2 Indeling activa In paragraaf 2.1 Immateriële vaste activa wordt gesteld dat kosten verbonden aan geldleningen mogen worden geactiveerd. Dit geldt eveneens voor boeterente mits er een nieuwe lening wordt afgesloten (het zogenaamde oversluiten). In paragraaf 2.2 Materiële vaste activa wordt gesteld hoe de materiële vaste activa in de balans moet worden opgenomen (7 categorieën). In aanvulling op deze categorisering stelt artikel 52 – BBV vervolgens, dat de toelichting op de balans het verloop van de activa, gedurende het begrotingsjaar, in een sluitend overzicht moet worden weergegeven. Uit die toelichting moet blijken; 1. 2. 3. 4. 5. 6. De boekwaarde aan het begin van het begrotingsjaar De investeringen of desinvesteringen De afschrijvingen Bijdragen van derden, direct gerelateerd aan een actief Afwaarderingen wegens duurzame waardeverminderingen De boekwaarde aan het einde van het begrotingsjaar Met name punt 5. bijdragen van derden direct gerelateerd aan een actief zal in het, huidig in gebruik zijnde, format van de GA opgenomen moeten worden. Een toelichting op deze bijdrage staat vermeld in hoofdstuk 4.3 Bijdragen van derden en bijdrage uit reserves van de richtlijn. Hoofdstuk 3 Activeren Bij punt 3 wordt vermeld dat op investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut resultaat afhankelijk mag worden afgeschreven. Met het resultaat wordt hier het gemeente brede resultaat beoogd en zal, indien dit wordt aangewend voor extra afschrijving, nader in de paragraaf resultaatbestemming moet worden toegelicht en worden voorgesteld aan de raad. Bij punt 4 wordt vermeld dat kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief alleen mogen worden geactiveerd als het project voldoet aan al de vier vermelde voorwaarden. In de praktijk zullen binnen gemeente Deventer alleen specifieke R&D kosten onder deze noemer worden geactiveerd. De veelvuldig voorkomende voorbereidingskredieten, waarbij een concrete relatie kan worden vastgesteld tussen de kosten en het uiteindelijke product, worden meegenomen bij de totale activering. Hieraan zijn eveneens voorwaarden verbonden. Deze staan vermeld bij punt 7. Hoofdstuk 4 Waarderingsgrondslag Verrekenen van bijdragen van derden met direct aantoonbare relatie In paragraaf 4.3.1 wordt onder de toelichting op de balans verwezen naar het overzicht “niet uit de balans blijkende bezittingen” (bijlage 3 - richtlijn). Dit overzicht is eveneens bedoeld voor het registreren van alle activa welke niet (meer) op de balans voorkomen maar nog wel een bepaalde economische waarde vertegenwoordigen. Dit overzicht dient als toelichting op de paragraaf weerstandsvermogen. In de P&C producten begroting en jaarrekening wordt jaarlijks de paragraaf weerstandsvermogen vastgesteld. Een onderdeel van het weerstandsvermogen wordt gevormd door de stille reserves. Activa die niet meer voorkomen op de balans maar nog wel een substantiële economische waarde vertegenwoordigen moeten worden gerekend tot deze stille reserves (dit geldt eveneens voor de activa die tegen een substantieel lager bedrag op de balans staan dan zij vertegenwoordigen in het economische verkeer). In deze richtlijn wordt dan ook vastgesteld dat deze bezittingen periodiek in een uniform overzicht moeten worden geregistreerd. Voorbeelden zijn de objecten waarbij de bijdrage van derden is verrekend met de bruto investering (“netto benadering” - Ambtelijke toelichting op richtlijn activeren en afschrijven – november 2005 3 methode) en gebouwen die volledig zijn afgeschreven maar nog een aanzienlijke waarde vertegenwoordigen. Jaarlijks bij het afsluiten van het boekjaar en het opstellen van de rekening dienen de sectoren informatie voor dit overzicht aan te leveren (in de richtlijnen voor de jaarrekening zal hiervoor een format ter beschikking worden gesteld). In dezelfde paragraaf wordt bij opmerking vermeld, dat de gemeente Deventer bij het verkrijgen van bijdragen van derden, deze eerst in een voorziening moeten stoppen, zolang het actief nog niet is gerealiseerd of aangekocht. Het gaat hier immers om bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief en de derde heeft de middelen voor een specifiek doel beschikbaar gesteld. Op het moment dat het actief is gerealiseerd of aangekocht en wordt geactiveerd, kan een deel van de betaling rechtstreeks ten laste van de betreffende voorziening worden gebracht en conform de “netto waardering“ methode worden geactiveerd (= verkrijging- of vervaardigingprijs minus bijdrage van derde). Verrekenen van bijdragen van derden zonder direct aantoonbare relatie In paragraaf 4.3.1 Investeringen met economisch nut wordt gesteld dat er een voorziening wordt gevormd voor de bijdrage van derden, indien geen direct aantoonbare relatie bestaat of dat de geldverstrekker bepaalde voorwaarden inzake terugbetaling heeft gesteld. De hier toe te passen methode kan als volgt worden samengevat; - het totale investeringsbedrag wordt volledig opgenomen als actief op de balans (“bruto”-opname); - op dit bruto bedrag wordt vervolgens stelselmatig afgeschreven; - de ontvangen bijdrage wordt als voorziening op de balans opgenomen (passiva); - van deze voorziening valt stelselmatig een deel vrij ter (gedeeltelijke) dekking van de kapitaallasten. Gedurende de periode van afschrijven worden de middelen uit de voorziening, conform de parameters van het bijbehorende actief, ten bate van de exploitatie aangewend. Deze bijdrage van derden dient door de sectoren bij de aanvraag van het investeringskrediet te worden aangemeld. De sectoren dienen zelf zorg te dragen voor juiste registratie en beheer bij de GA. De sectoren dienen zowel de bruto kapitaallasten als de vrijval vanuit de voorziening mee te nemen in de begroting. Om de koopkracht van de voorziening in stand te houden is het van belang dat over de voorziening een prijsindex wordt gehanteerd. Dit houdt in de praktijk in dat het rente omslagpercentage, dat wordt gehanteerd over de vaste activa, eveneens wordt toegepast over de voorziening. In de voortgangsnota reserves en voorzieningen – maart 2003 is echter gesteld dat met ingang van 1 januari 2004 geen rentetoerekening aan voorzieningen wordt toegestaan (Artikel 45 – BBV). In betreffende nota wordt eveneens gesteld dat het college van burgmeester en wethouders hiervan mogen afwijken. In bovenvermelde situatie wordt van betreffende uitzondering gebruik gemaakt. De sectoren dienen jaarlijks op basis van het gehanteerde omslagpercentage te bepalen hoeveel rente moet worden toegevoegd aan de voorziening om de koopkracht te borgen. Deze handeling dient door het B&W te worden geautoriseerd. Hoe dit formeel moet worden vastgesteld, middels een B&W nota of via de jaarrekening, is nog niet bekend. Hierover worden de sectoren op een later tijdstip geïnformeerd (actiepunt). Verrekenen van reserves In paragraaf 4.3.1 Investeringen met economisch nut wordt eveneens gesteld dat bijdragen aan investeringen met economisch nut vanuit reserves niet mogen worden verrekend. Dit houdt dus in, “bruto” activering van de investeringskosten. Vervolgens wordt de mogelijkheid geboden om in de dekking (of een deel daarvan) te voorzien door een bestemmingsreserve te vormen waaruit periodiek (conform de parameters van bijbehorende activum) bedragen vrijvallen ten gunste van de exploitatie. Hiermee wordt per saldo een zelfde exploitatieresultaat verkregen als wanneer de reserve direct met de investering zou zijn verrekend. Het betreft hier een verplichte overboeking naar de bestemmingsreserve. Hiermee wordt voorkomen dat de reserve voor andere doeleinden gebruikt gaat worden, dan voor het bijdragen aan de reductie van de kapitaallasten van het betreffende actief. Een bestemmingsreserve is uitgesloten van automatisch periodieke rentetoevoeging (rente-omslag). Om, evenals bij bovenvermelde voorziening, de koopkracht van de reserve in stand te houden, dient periodiek (jaarlijks) de omslagrente aan de reserve te worden toegevoegd. Ambtelijke toelichting op richtlijn activeren en afschrijven – november 2005 4 Beknopt samengevat gaat het hier om twee trajecten: Bijdrage van derden dienen te worden gepassiveerd als voorziening en gelijk met de parameters van het bijbehorende activum af te lopen. De rente dient jaarlijks te worden gedoteerd. Bijdrage aan investering vanuit een reserve dienen te worden gepassiveerd als reserve bijdrage kapitaallasten. De rente dient jaarlijks te worden toegevoegd. Een voorbeeld van een activering/passivering van een investering met economisch nut, waarbij een deel van de kapitaallasten wordt gedekt uit een reserve, wordt weergegeven in bijlage 1. Vervolgens is in bijlage 2 een voorbeeld bijgevoegd van de administratieve verwerking van een investering in de openbare ruimte met maatschappelijk nut. In deze bijlage 2. zijn twee situaties uitgewerkt, waarbij de nadruk ligt op de verplichting vanuit het BBV, dat mutaties in de reserves via de exploitatie dienen te worden geboekt. Niet uit de balans blijkende bezittingen In paragraaf 4.3.1 Investeringen met economisch nut wordt aangegeven dat, indien de bijdrage van derden direct ten laste van het investeringsbedrag wordt gebracht, het betreffende activum moet worden opgenomen in het overzicht “niet uit de balans blijkende bezittingen”. Dit geldt niet alleen voor de hier vermelde investeringen. Dit geldt in principe voor alle bezittingen welke een bepaalde economische waarde vertegenwoordigen maar niet op de balans worden vermeld. Voor opname in het overzicht dient de geschatte waarde hoger te zijn dan € 50.000. In aanvulling op paragraaf 4.8 BTW is het van belang te melden dat op dit moment wordt uitgezocht hoe gemeente Deventer met deze, in de activa opgenomen, BTW component om dient te gaan. Onderkend is, dat de kapitaallasten (zowel de afschrijving als de rente) van activa, welke voor 1 januari 2003 inclusief de BTW component zijn geactiveerd, lager dienen te zijn dan op dit moment door de OBG-module wordt berekend. In paragraaf 7.4 Vervanging en BTW (bruto- netto bepaling) van de richtlijn worden de consequenties nader toegelicht. Hoofdstuk 5 Moment van activeren en afschrijven In hoofdstuk 5 wordt veelvuldig de term periode gehanteerd waar men de term jaar zou verwachten. Dit is niet zonder reden. Op dit moment wordt jaarlijks (kalenderjaar) de boekhouding afgesloten en als gevolg daarvan jaarlijks de rente en afschrijvingen geboekt. Echter op basis van de vereisten uit het BBV wordt vanaf 1 januari 2004 ieder kwartaal gerapporteerd aan derden (Artikel 74 – BBV). Dit houdt in dat ieder kwartaal o.a. een momentopname van de boekhouding wordt gemaakt en wordt gerapporteerd. Het is niet ondenkbaar (en misschien zelfs een ambitie), dat op niet al te lange termijn per kwartaal de boekhouding wordt afgesloten. Dit neemt met zich mee dat ieder kwartaal de rente- en afschrijvingskosten geboekt moeten worden. Een ideale situatie zal worden bereikt als ook het activeren per kwartaal gaat plaatsvinden. Hiermee wordt bereikt dat eerder en frequenter een volledig inzicht wordt verkregen in de balans- en vermogenspositie van de gemeente. Vooruitlopend op de realisatie is daarom op deze plaats gekozen voor de term periode in plaats van jaar. Ambtelijke toelichting op richtlijn activeren en afschrijven – november 2005 5 Hoofdstuk 6 Afschrijvingsmethoden Op de inhoud van hoofdstuk 6 uit de richtlijn is op dit moment geen nadere toelichting noodzakelijk. Hoofdstuk 7 Vervanging activa In paragraaf 7.3 wordt vermeld dat door de dienst jaarlijks een prijsmutatiecijfer wordt vastgesteld, waartegen prijsstijgingen van vervangingsactiva worden berekend. Dit cijfer zal door de dienst in de richtlijnen voor de begroting worden gecommuniceerd. Indien de uitkomsten van de berekening aanleiding geven tot het vormen van een vervangingsreserve dan zal deze reserve decentraal op sector niveau moeten worden vastgesteld en beheerd. Compensatie zal vanuit de centrale dienst worden voorzien. Onder het kopje “opmerkingen” in paragraaf 7.3 wordt gewezen op het opnemen van investeringen in het vervangingsschema welke op dit moment niet als een actief op de balans voorkomen. Dit betreft investeringen welke onder het voorgaande administratieve stramien niet geactiveerd hoefden te worden, maar nu onder het BBV wel. Dit opnemen is van belang om een zo volledig en transparant mogelijk inzicht te verkrijgen in de vermogensbehoefte, de kosten en de dekking van toekomstige investeringen. Hoofdstuk 8 Rente In de inleiding van hoofdstuk 8 wordt beknopt de huidige systematiek van rente toerekening beschreven. In het jaar dat het investeringskrediet wordt toegekend, in de administratie wordt opgenomen en wordt besteed, wordt geen rente toegerekend. Met de boekwaarde op 31-12 wordt niets gedaan. Deze boekwaarde gaat over naar de beginbalans van het volgende jaar (n + 1) en gaat als basis dienen voor de rentetoerekening van dat jaar. Dit proces genereert ieder jaar een bedrag aan voorfinanciering vanuit de dienst. De investerende partij krijgt financiële middelen ter beschikking waar rekeningtechnisch over het eerste jaar geen rente in rekening wordt gebracht. Deze periode van voorfinancieren zal aanmerkelijk worden verkleind indien wordt overgegaan op het frequenter afsluiten van de boekingsperioden (bijvoorbeeld per kwartaal). In hoofdstuk 5 is hierover reeds een opmerking gemaakt. De hier bedoelde renteberekeningen worden jaarlijks door de afdeling GA aangeleverd aan de sectoren. Indien de frequentie van afsluiten van de boekhouding wijzigt zal de frequentie van aanleveren worden aangepast. Hoofdstuk 9 Uitzonderingen en aanvullingen In paragraaf 9.1.2 wordt gesteld dat de gemeente Deventer ervoor kiest om vrij te blijven in het wel of niet activeren van kosten voor eerste aanleg van wegen. Hierbij moet wel worden bedacht dat een bepaalde stelselmatigheid moet worden gehanteerd. Indien onder bepaalde criteria wordt gekozen om een reconstructie te activeren zal in een soortgelijke situatie eveneens moeten worden besloten om te activeren. Met betrekking tot het afschrijven van investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut worden vanuit het BBV geen beperkingen voorgeschreven. Wel dient een bepaalde stelselmatigheid (bestendige gedragslijn) te worden gevolgd (voor gemeente Deventer gelden in dit geval de maximaal vastgestelde afschrijvingstermijnen). Indien een extra afschrijving wordt toegepast dient deze handeling te worden toegelicht (toelichting op de balans). In paragraaf 9.2 wordt een voorbeeld gegeven van een casus waarin onderhoudskosten, die voldoen aan vermelde voorwaarden, worden geactiveerd en afgeschreven inclusief de nog resterende boekwaarde van het “oude” activum. Het is van belang om te weten, dat hier wordt afgeweken van hetgeen in BBV wordt gesteld (V&A rubriek, deel 11, vraag 7 – BBV). In deze rubriek staat namelijk dat de resterende boekwaarde moet worden gesaneerd. Echter op basis van de mogelijkheid om het actief te verkopen en als onderdeel van de reconstructie terug te laten komen in de activering, is in de richtlijn gekozen voor hantering van de gepresenteerde methode (zie tabel 2. activeren reconstructie richtlijn). Voorwaarde is dat het “oude”activum niet wordt gesloopt maar onderdeel vormt van het “nieuwe” activum. Ambtelijke toelichting op richtlijn activeren en afschrijven – november 2005 6 Aandachtspunten jaarrekening 2005 In paragraaf 9.6 wordt gesteld dat de richtlijn, na vaststelling door het B&W en de Raad in 2005, vanaf 1 januari 2006 gaat gelden. Voor de sectoren heeft dit als consequentie dat over 2005 niet alle regelgevingen uit deze richtlijn verplicht van toepassing zijn. Hierbij wordt expliciet gewezen op het feit dat over 2005 wel voldaan dient te worden aan de wettelijk verplichte regelgeving vanuit het BBV (ingevoerd per 01-01-2004). In de richtlijn zijn deze BBV vereisten herkenbaar aan de vermelde artikelnummers. Om de implementatie in 2006 zo soepel mogelijk te laten verlopen wordt aan de sectoren hierbij het advies gegeven om zoveel mogelijk op basis van onderliggende richtlijn om te gaan bij het activeren en afschrijven van investeringen in 2005. Enkele extra aandachtspunten vanuit het BBV bij het afsluiten van 2005 zijn; - Onderscheid bij activeren van investeringen met economisch- en met maatschappelijk nut. - Rekening houden met beperkende criteria voor activeren. - Juiste administratieve verwerking bijdragen van derden of bijdragen vanuit reserves (rekening houdend met de soort investering). - Activeren exclusief BTW (indien compensabel). - Toepassen van het juiste moment van activeren en afschrijven. - Toepassen van de juiste categorisering. - Negatieve boekwaarden zijn niet toegestaan. Een extra aandachtspunt vormt hier het activeren van een voorbereidingskrediet. Om voor activering in 2005 in aanmerking te komen dient aan alle, in hoofdstuk 3 onder punt 7, vermelde voorwaarden te worden voldaan. Hoofdstuk 10 Implementatie De richtlijn activeren en afschrijven zou per 01-01-2005 (met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2004) ingevoerd moeten zijn, echter door externe factoren is deze termijn niet gehaald. Hierdoor is ultimo 2004 het wettelijk verplichte deel volgens het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) uit deze richtlijn gelicht en versneld toegepast op de aanwezige activa over het boekjaar 2004. Door adequate medewerking van de verschillende bedrijfsbureaus en de Gemeente Administratie heeft dit voor de jaarrekening 2004 geleidt tot het ”BBV proof” zijn van de activa op de balans. Financieel leidde deze schoningsactie tot een extra afschrijving van ruim € 3,1 miljoen grotendeels uit de rente egalisatiereserve over boekjaar 2004. De richtlijn is breder opgezet dan alleen de implementatie van het BBV. Binnen gemeente Deventer zijn op bepaalde artikelen uit het BBV uitzonderingen van toepassing. Op het moment dat de richtlijn activeren en afschrijven door de Raad is vastgesteld gaat deze vanaf 1 januari 2006 gelden. In aansluiting op de richtlijn staan hieronder drie stappen vermeld, die bijdragen aan een versnelde implementatie van de richtlijn in de ambtelijke organisatie. 1. Op basis van de richtlijn dienen procesbeschrijvingen te worden opgesteld. Aan deze procesbeschrijvingen dienen heldere werkinstructies te worden gekoppeld, zodat sectoren op ambtelijk niveau de juiste informatie verstrekken aan de gemeente administratie (GA) voor registratie in de activamodule. Op het moment dat de richtlijn is vastgesteld dient afdeling AO/IC hiervoor te worden geconsulteerd. 2. Op een aantal plaatsen in deze richtlijn worden budgetregels vermeld. Met name de regels op het gebied van “het bij de sector laten van middelen” of “het centraal naar de dienst laten afvloeien” vormen regelmatig een punt van discussie. Om de implementatie van deze richtlijn te bespoedigen zou een inventarisatie, beoordeling en opnieuw vaststellen van de budgetregels een vervolg project kunnen vormen. Ambtelijke toelichting op richtlijn activeren en afschrijven – november 2005 7 3. Een instrument die behulpzaam kan zijn bij het beoordelen van investeringen op het gebied van de administratieve verwerking is een beslissingsboom. Een beslissingsboom is een overzicht van stellingen waarmee kan worden bepaald wat moet gebeuren indien een bepaalde situatie zich voordoet (een soort bereidingswijze). De gebruiker kan in stappen vaststellen hoe een investering administratief moet worden verwerkt. Een indicatief voorbeeld hiervan is opgenomen in bijlage 3. Een volledige uitwerking van de beslissingsboom zal het toepassen van de richtlijn aanzienlijk kunnen vereenvoudigen. Structurele activiteiten ten behoeve van borging richtlijn Onderstaande activiteiten dienen periodiek te worden uitgevoerd om een adequate richtlijn activeren en afschrijven binnen gemeente Deventer te kunnen blijven hanteren (borging). Jaarlijks dient de richtlijn binnen afdeling Financiën te worden geëvalueerd. Hierbij dient de richtlijn te worden beoordeeld op; Het voldoen aan het BBV (of additionele wettelijke regelgeving) De praktische bruikbaarheid bij de sectoren Wijzigingen in de afschrijvingsduur (levensduurverwachting) van activa Wijzigingen in de budgetregels Uitzonderingssituaties (en eventuele opname hiervan in de richtlijn) Hierbij is afdeling Financiën sterk afhankelijk van de signalen die door o.a. de sectoren zullen moeten worden aangereikt! Deze sectoren zullen jaarlijks centraal vanuit afdeling Financiën worden betrokken bij de evaluatie. Periodieke beoordeling status investeringsprojecten (AIA of AIB) op sectorniveau Jaarlijks, voor het opmaken van de jaarrekening, dienen de sectoren hun investeringsprojecten te beoordelen. De volgende criteria dienen daarbij te worden beoordeeld; Is het project zowel technisch als administratief gereed? Zo ja, dan dient het project administratief te worden afgesloten en zal de status overgaan van Activa In Aanbouw (onderhanden werk fase) naar Activa In Bedrijf (statische fase) en kan er niet meer op worden geboekt (case closed)! Voldoet het project nog steeds aan de BBV vereisten die bij het aangaan van het project hebben geleid tot eventuele opname (categorisering) in de balans. Zo niet, dan afboeken ten laste van de exploitatie of terug naar de tekentafel om het project opnieuw aan het B&W en eventueel de Raad voor te leggen. Periodieke beoordeling activa op sectorniveau Jaarlijks, voor het opmaken van de jaarrekening, dienen de sectoren hun activa te beoordelen. Deze beoordeling houdt in dat de sector de resterende gebruiksduur van de activa stukken evalueert en zo nodig herziet. Indien de herziening leidt tot een structurele aanpassing van de verwachte gebruiksduur (economische levensduur) zal hierover contact moeten worden opgenomen met afdeling Financiën. Vervolgens zal de richtlijn worden aangepast en zal de aanpassing gemeentebreed worden gecommuniceerd. Support implementatie vanuit afdeling Financiën Deze richtlijn is centraal vanuit afdeling Financiën (discipline beleid) opgesteld. Afdeling Financiën blijft op dit gebied support verlenen en is verantwoordelijk voor het up-to-date houden van deze richtlijn (borging). Primair zal de sector voor support zich moeten melden bij haar financieel consulent. De consulent zal in eerst instantie proberen een antwoord te geven op eventuele vragen. Bij complexe zaken kan hij/zij de betreffende case specifiek in afdeling Financiën beleggen. Ambtelijke toelichting op richtlijn activeren en afschrijven – november 2005 8 Om de implementatie van de richtlijn te bespoedigen zijn drie extra bijlagen opgenomen. Bijlage 1: Voorbeeld activeren en afschrijven incl. renteboeking (huidige methode) In deze bijlage wordt een voorbeeld van een activering van een ladderwagen bij sector BHV uitgewerkt. In deze case wordt eveneens aangegeven hoe administratief gehandeld dient te worden, indien een deel van de investering wordt gedekt vanuit een reserve. Deze bijdrage uit een reserve wordt op de passiva zijde van de balans geboekt en loopt af volgens dezelfde parameters als het activum (ladderwagen). Voor vragen omtrent deze case verwijs ik u naar afdeling Financiën of naar een administratief consulent binnen afdeling GA. Bijlage 2: Voorbeeld reserve mutaties via exploitatie In deze bijlage wordt aan de hand van een voorbeeld helder gemaakt hoe de boeking dient te verlopen van een investering in de openbare ruimte met maatschappelijk nut, waarbij een deel van de investeringskosten worden gedekt uit een reserve. Bijlage 3: Beslissingsboom In deze bijlage wordt een voorbeeld gegeven van een beslissingsboom die voor een deel als leidraad kan dienen voor het bepalen van hoe een bepaalde investering in de administratie moet worden opgenomen. Betreffende boom is niet geheel uitgewerkt in afwachting van de behoefte hieraan. Ambities Bij de voorbesprekingen van deze richtlijn met afdeling Financiën, de Gemeente Administratie en de Gemeente Controller zijn beperkingen geconstateerd van het huidige financiële systeem Eagle in relatie tot de bedrijfseconomische verwachtingen omtrent de richtlijn. Waar mogelijk heb ik de ambities op bedrijfseconomisch gebied in de tekst kenbaar gemaakt en vermeld dat het hier een ambitie betreft is. Het overgaan van het financiële systeem Eagle naar het systeem Civision zal bij kunnen dragen bij het realiseren van de ambitie. Daarnaast zal bij het doorlichten en opnieuw opstellen van de budgetregels en rentebeleid bepaalde ambities gerealiseerd kunnen worden. Reden om te benadrukken dat deze richtlijn niet als statisch stuk moet worden beschouwd. Schoningsactie 2005 Bij het converteren van activa van gemeente Bathmen naar gemeente Deventer zijn een aantal “kleine” activa overgekomen. Om de conversie naar Civision te laten verlopen zonder onnodige ballast in de activa, is het van belang in 2005 een nieuwe schoningsactie uit te voeren. Met name zal deze actie gericht zijn op de activa met een vervaardiging- of verkrijgingprijs kleiner of gelijk aan € 25.000,-. Deze actie is niet verplicht vanuit het BBV of de richtlijn. Ambtelijke toelichting op richtlijn activeren en afschrijven – november 2005 9 Bijlage 1 - Voorbeeld activeren en afschrijven incl. renteboeking (begrotingstechnisch) Voorbeeld: Aanschaf ladderwagen sector BHV Verkrijgingsprijs Eenmalige dekking reserve vervangingschema Afschrijvingstermijn (lineair) Rentepercentage 2.000.000 500.000 10 jaar 6,50% BHV product 501: Rubriek 7: Investering (bedragen x € 1.000) Activa Debet Passiva Ladderwagen 2.000 Materieel vast actief 2.000 Credit 0 Tabel 1. Rubriek 9: Reserves (bedragen x € 1.000) Onttrekkingen Debet Putting uit reserve vervangingsschema Stortingen (dotaties) 500 Storting in reserve bijdrage kapitaallasten investeringen BHV 500 Credit 500 500 Tabel 2. Balans: (bedragen x € 1.000) Activa Materieel vast actief Debet Passiva 2.000 Reserve bijdrage kapitaallasten investeringen BHV Reserve vervangingsschema Materieel vast actief 2.000 Reserve Credit 500 -500 0 Tabel 3. Exploitatie (rubriek 6, product 501) (bedragen x € 1.000) Lasten Afschrijvingskst. Debet Baten 200 Putting uit reserve bijdrage kapitaallasten investeringen BHV 130 (= 500/10) Rente reserve bijdrage kapitaallasten investeringen BHV (= 2.000/10) Rente actief (= 0,065 x 2.000) Kapitaallasten Credit 50 32,5 (= 0,065 x 500) 330 Kapitaalbijdragen Ambtelijke toelichting op richtlijn activeren en afschrijven – november 2005 82,5 10 Vervolg bijlage 1 - Vb. activeren en afschrijven incl. renteboeking (begrotingstechnisch) Product X: (bedragen x € 1.000) Lasten Debet Baten Bijvoorbeeld: verlaging van uitgaafstelpost -247,5 Lasten -247,5 Baten Credit 0,0 Tabel 5. Kostenplaatsniveau (kostenplaats kapitaallasten DM): (bedragen x € 1.000) Lasten Debet Bespaarde rente ten gunste van product 902 Baten 32,5 Doorberekening aan ….. (via rente-omslag) 32,5 Credit 32,5 32,5 Tabel 6. Reserve kapitaallasten (rubriek 9) (bedragen x € 1.000) Lasten Debet Baten Bijdrage aan exploitatie (product 501) - rente 32,5 Bijdrage aan exploitatie (product 501) - afschrijving 50,0 Bijdrage van exploitatie (product 902) 82,5 Credit 32,5 32,5 Tabel 7. Opgenomen geldleningen rubriek 9 (bedragen x € 1.000) Lasten Debet Baten Opgenomen geldleningen 0,0 Credit 50 50,0 Tabel 8. Dienstmiddelen product 902: Exploitatie (rubriek 6) (bedragen x € 1.000) Lasten Rentetoevoeging aan reserve bijdrage kapitaallasten BHV Debet Baten 32,5 Bespaarde rente Credit 32,5 investeringen (= 0,065 x 500) 32,5 Ambtelijke toelichting op richtlijn activeren en afschrijven – november 2005 32,5 11 Bijlage 2 Voorbeeld – reservemutaties via de exploitatie Het BBV stelt dat het saldo van baten en lasten moet aansluiten met het verschil tussen het eigen vermogen per 01-01 en 31-12 van het betreffende boekjaar. Dit houdt in dat alle puttingen uit en stortingen in reserves moeten worden verantwoord via de exploitatie (rubriek 6). Op grond hiervan wordt gesteld; - Rechtstreekse mutaties van reserves op investeringen (in de openbare ruimte met maatschappelijk nut) zijn niet meer toegestaan. - Rechtstreekse mutaties van reserves op kostenplaatsen zijn niet meer toegestaan. Hieronder volgt een voorbeeld van een putting uit de reserve RSI voor het investeringsproject fietstunnel Dunantlaan; lasten/uitg. Rubriek 7 krediet fietstunnel € € 300.000 doorbelasting naar product 23 via ksrt. 48.622.xxx Rubriek 6 doorbelasting vanuit rubriek 7 ksrt. 44.622.xxx Product 23 putting uit reserve RSI 48.600.138 Rubriek 9 putting uit reserve RSI ARZD800/act.1315/ksrt. 44.600.138 baten/ink. 300.000 € 300.000 € 300.000 € 300.000 € 300.000 opgenomen geldleningen AA00003/act.1501/ksrt. 48.560.100 Op programmaniveau leidt het bovenstaande tot het volgende: € Programma 4 300.000 € 300.000 Programma 16 Voorbeeld 1. Reserve mutatie over exploitatie – situatie 1 Toelichting tabel 1: Bij het bovenvermelde voorbeeld wordt uitgegaan van een gedeeltelijke dekking vanuit een reserve (investering = € 500.000 bijdrage reserve = € 300.000). De rest van de investering (€ 200.000) kan via rubriek 7 worden geactiveerd. Met betrekking tot de mutaties van de reserve t.a.v. kostenplaatsen geldt bovenstaande eveneens. Bij kostenplaatsen dient rubriek 7 te worden vervangen door rubriek 5. Hieronder volgt een voorbeeld van een investeringsproject (in de openbare ruimte met maatschappelijk nut), waarbij de dekking (€ 300.000) vanuit de reserve gelijk is aan het totale investeringsbedrag (€ 300.000). Het krediet wordt daarbij rechtstreeks in rubriek 6 geraamd; lasten/uitg. Rubriek 6 krediet fietstunnel Product 23 putting uit reserve RSI 48.600.138 Rubriek 9 putting uit reserve RSI ARZD800/act.1315/ksrt. 44.600.138 € baten/ink. 300.000 € 300.000 € 300.000 € 300.000 opgenomen geldleningen AA00003/act.1501/ksrt. 48.560.100 Op programmaniveau leidt het bovenstaande tot het volgende: € Programma 4 Voorbeeld 2. 300.000 € 300.000 Programma 16 Reserve mutatie over exploitatie – situatie 2 Voorbeeld 2 is alleen van toepassing bij investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut waarbij de bijdrage gelijk is aan het totale investeringsbedrag. Ambtelijke toelichting op richtlijn activeren en afschrijven – november 2005 12 Bijlage 3 - Voorbeeld: Beslissingsboom activeren 1. Betreft het investeringsuitgaven? Ja -> Ga naar punt 2 Nee -> Neem kosten op in exploitatie 2. Is de waarde van de investering hoger dan € 25.000 en de gebruiksduur langer dan 3 jaar? Ja -> Ga naar punt 3 Nee -> Neem kosten op in exploitatie 3. Staat er een fysiek bezit tegenover? Ja -> De investering betreft een materieel actief --> ga naar punt 10 Nee -> De investering betreft een immaterieel actief --> ga naar punt 4 4. Vertegenwoordigd het immateriële actief een financiële waarde of een financieel bezit? Ja -> De investering betreft een financieel vast actief --> ga naar punt 5 Nee -> De investering betreft een immaterieel actief --> ga naar punt 6 5. Deel het financiële actief in, in één van ondervermelde categoriën - Kapitaalverstrekkingen aan: 1. deelnemingen 2. gemeenschappelijke regelingen 3. overige verbonden partijen 6. Zijn het kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen of saldo van agio en disagio? Ja -> Activeer vermelde kosten onder immateriële vaste activa Nee -> Ga naar punt 7 7. Voldoen de kosten aan al de hieronder vermelde criteria? - Bestaat het voornemen het actief te gebruiken of te verkopen? - Staat de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vast? - Genereert het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut? - Worden de uitgaven toegerekend aan het actief? Ja 10. Betreft het een investering met een economisch nut en is het verhandelbaar? Ja Nee Activeren --> ga naar punt … Ga naar punt 11 11. Betreft het een investering in de openbare ruimte met maatschappelijk nut? Ja Nee Activeren --> ga naar punt 12 Neem kosten op in exploitatie 12. Is op de investering een bijdrage ontvangen of wordt dekking verkregen uit een reserve? Ja Neem het verschil tussen het totale investeringsbedrag en de bijdrage of reserve op in de activamodule. Verreken de reserve administratief via rubriek 6 (exploitatie). Neem het totale bedrag op in de activa module -> Activeer vermelde kosten onder immateriële vaste activa als kosten van onderzoek en ontwikkeling -> afschrijven in maximaal 5 jaar Nee -> Neem kosten op in exploitatie Nee En verder ….. Ambtelijke toelichting op richtlijn activeren en afschrijven – november 2005 13
