Quint® Software - Care Solutions
advertisement
GEBRUIKERSHANDLEIDING Inleiding en begrippenkader INLEIDING De vaststelling dat kwaliteitscoördinatoren in de welzijns- en gezondheidssector meestal ook nog andere taken verrichten was de aanleiding om een softwarepakket te maken dat de kwaliteitscoördinator ondersteunt in de uitvoering van zijn taken. De gigantische hoeveelheid informatie die de kwaliteitscoördinator dient te verwerken in het kader van de kwaliteitszorg, kwaliteitsplanning en het kwaliteitshandboek wordt voor het eerst geïntegreerd in één pakket. Quint® Software is een ondersteuning en dient dan ook steeds als dusdanig te worden beschouwd. Op geen enkel ogenblik kan Quint® Software de kwaliteit van de zorg die de medewerkers verlenen aan de gebruikers verhogen. Wel kan een doelmatig en doeltreffend gebruik van informatica leiden tot een betere kwaliteitszorg. Dit was de doelstelling bij de ontwikkeling van Quint® Software. STRUCTUUR VAN DE GEBRUIKERSHANDLEIDING Quint® Software heeft voldoende helpschermen om u tijdens het gebruik ervan de nodige ondersteuning te geven. Nochtans vonden we het nodig om gezien de omvangrijkheid en complexiteit van het pakket u een gebruikershandleiding aan te bieden. Deze handleiding kan u gebruiken als naslagwerk. Daartoe zijn het begrippenkader en de specifieke hoofdstukken rond zelf-evaluatie, documentenbeheer en risico-analyse geschikt. Daarnaast biedt de handleiding ook enkele mogelijke strategieën voor het gebruik van de handleiding in het kader van uw eigen kwaliteitszorg. BEGRIPPENKADER Quint® Software hanteert een aantal specifieke begrippen die u zich eigen dient te maken vooraleer u het softwarepakket opstart. In dit kader wordt er bewust geen enkele toelichting gegeven over de specifieke begrippen eigen aan kwaliteitszorg tenzij deze in Quint® Software afwijkend zijn van de algemeen gangbare begrippen. Deze handleiding geeft evenmin een toelichting over het kwaliteitsmodel Quint van Docendo Dienstencentrum waarop Quint® Software is gebaseerd. Hiervoor verwijzen wij naar de publicatie van het Docendo Dienstencentrum1. sector Quint® Software is een pakket dat toepasbaar is in de hele welzijnszorg. Aangezien de regelgeving verschilt voor de diverse sectoren zal er voor elke sector een specifieke databank worden opgesteld met de overeenstemmende regelgeving. De verschillende sectoren in de Vlaamse welzijnssector die worden ondersteunt zijn: 1 Quint, Integraal kwaliteitsmodel voor de welzijnszorg, Docendo Dienstencentrum, juni 2001. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.1 Inleiding en begrippenkader - Gezinsbeleid Maatschappelijk welzijn Onthaal en integratie van inwijkelingen Personen met een handicap Bejaardenzorg Jeugdbescherming Sociale hulpverlening aan gedetineerden met het oog op hun sociale reïntegratie organisatie Met de organisatie wordt de rechtspersoon bedoeld die verantwoordelijk is voor het aanbieden van de gebruikelijke hulp- en dienstverlening. Dit kan een publieke of private rechtspersoon zijn. In sommige gevallen kan dit ook een groepsnaam zijn indien het kwaliteitsbeleid van de diverse organisaties met een eigen rechtspersoon gemeenschappelijk wordt gevoerd. De naam van de organisatie die beschikt over de licentieovereenkomst kan na de installatie niet meer gewijzigd worden. voorziening Een organisatie kan één of meerder voorzieningen hebben die al dan niet binnen dezelfde sector werkzaam zijn. bv. Een OCMW kan zowel residentiële ouderenzorg aanbieden als gezinszorg. Eén congregatie kan meerdere rustoorden voor bejaarden beheren. De namen van de voorzieningen waarvoor de organisatie over een licentie beschikt kunnen na de installatie niet meer gewijzigd worden. afdeling Elke voorziening bestaat uit meerdere afdelingen. Dit kunnen zowel functionele als operationele afdelingen zijn. De administratie of het secretariaat zijn functionele afdelingen. Een operationele afdeling is het gevolg van de opsplitsing binnen een voorziening in één of meerder zorgafdelingen. Bv. een gesloten afdeling voor dementerenden, kinderopvang voor de allerkleinsten. gebruiker In het kader van Quint® Software is de gebruiker de persoon die gebruik maakt van de softwaretoepassing en niet de gebruiker van de welzijnsvoorziening. In de meeste gevallen zal het aantal gebruikers zeer beperkt zijn. Slechts in organisaties waar er een administratieve kracht ter ondersteuning van de kwaliteitscoördinator toegang krijgt tot de software is het aangewezen om meerdere gebruikers te hebben. verantwoordelijke Een verantwoordelijk is de persoon die in de voorziening verantwoordelijk is voor een bepaald onderwerp. Hij zal de evaluatiefiches invullen en bespreken met de kwaliteitscoördinator en ook de verschillende klachten met betrekking tot zijn onderwerp behandelen. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.2 Inleiding en begrippenkader laag De organisatie in het Quint-model wordt voorgesteld door een piramide met vier lagen. De laag bepaald de afstand tot de klant van de voorziening. veld Elke laag wordt opgesplitst in twee of meerdere velden die een concretere invulling geven van de laag. onderwerp Het Quint-model telt 68 onderwerpen die gegroepeerd worden in velden, die op hun beurt gegroepeerd zijn in lagen. verplichte onderwerpen Een onderwerp wordt weergegeven als verplicht indien in de uitvoeringsbesluiten van het decreet inzake de kwaliteitszorg in de welzijnsvoorzieningen dit onderwerp een sectorspecifieke minimale kwaliteitseis is of een minimaal element vormt van het kwaliteitssysteem, -handboek of planning. aanbevolen onderwerpen Alle overige onderwerpen uit het Quint-model zijn aanbevolen. eigen onderwerpen De organisatie of voorzieningen kan opteren voor het toevoegen van eigen onderwerpen. projecten Een project is een planning opgesteld in het kader van kwaliteitszorg. projectelementen Elk project bestaat uit een aantal stappen waarin de doelstellingen worden bepaald, een stappenplan uitgeschreven, … tot en met de evaluatie en borging van de doorgevoerde veranderingen. Deze verschillende stappen worden in het kader van de software omschreven als projectelementen. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.3 Hoe Quint® Software gebruiken QUINT toepassen De verleiding zal natuurlijk groot zijn om vanaf de eerste dag alles te willen aanpakken en in het systeem in te voeren. Op dat ogenblik schiet Quint® Software zijn doel uiteraard voorbij. De kwaliteitscoördinator zal dagenlang bezig zijn met het invoeren van documenten, klachten, registraties enz. Schematisch weergegeven zal in de meeste organisatie de aanpak het volgende verloop kennen: 1 2 3 4 5 6 aanpassen basistabellen beschikbare documenten invoeren in het systeem zelf-evaluatie uitvoeren kwaliteitsplanning opstellen bestaande documenten aanpassen en nieuwe documenten invoeren opnieuw de zelf-evaluatie uitvoeren Vanaf stap 1 zal de instelling ook kunnen starten met de risico-analyse. De gegevens van de risico-analyse worden dan gebruikt vanaf stap 6. In de tijd dient één en ander natuurlijk op elkaar te worden afgestemd. Voornamelijk een goed gebruik van de verschillende elementen van de risico-analyse vergt natuurlijk een goede afstemming met de verschillende medewerkers. Ook zal het nagenoeg onmogelijk zijn om een volledig zicht te hebben over de bestaande documentatie alvorens de zelf-evaluatie uit te voeren. Functionaliteiten Quint® Software Navigatie Alle acties kunnen door middel van sneltoetsen, muis of functietoetsen worden uitgevoerd. Een lijst van de verschillende functietoetsen is terug te vinden in de bijlage. Elk scherm heeft een specifieke opbouw en in de statusbalk onderaan kan men volgende gegevens terugvinden (van links naar rechts) systeemboodschappen naam organisatie / actieve voorziening gebruikersinitialen versienummer interne programmamodule (sub)schermnummer Figuur 1 Statusbalk De laatste drie elementen van de statusbalk zijn belangrijk voor de melding van anomaliën. Indien u de muisaanwijzer op een onderdeel van de statusbalk plaatst krijgt u nog bijkomende informatie. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.4 Hoe Quint® Software gebruiken Helpschermen Op elk ogenblik zal u helpschermen kunnen oproepen die u de nodige informatie kunnen geven over de wijze waarop (technische gesproken) een bepaald gegeven zal ingevoerd moeten worden. Hiervoor maakt u gebruik van de F1-toest. U zal deze helpteksten kunnen afdrukken of rechtstreeks contact opnemen met de hotline via e-mail of via de website de meest recente versie van de vaakgestelde vragen consulteren.Uiteraard dient u te beschikken over een internetaansluiting. Figuur 2 Helpscherm Foutboodschappen Elke foutboodschap kent een specifieke structuur en onderscheidt zich van een helpscherm door de rode rand. Eerst wordt de fout weergegeven die aanleiding gaf tot de boodschap, vervolgens worden enkele tips meegegeven op welke wijze het gegeven correct kan worden ingevuld. Tot slot is er een technische referentie. Ook de foutboodschappen kan u afdrukken. Figuur 3 Foutboodschappen Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.5 Hoe Quint® Software gebruiken Afdrukken Quint® Software gebruikt steeds de standaardprinter voor het afdrukken van rapporten. Raadpleeg de handleiding van uw besturingssysteem om de standaardprinter te wijzigen. Figuur 4 Afdrukken en afdrukvoorbeeld Het gebruik van de mogelijk voor een afdrukvoorbeeld is zinvol indien u: milieubewust bent en alvorens een rapport af te drukken wil nagaan of het wel de informatie weergeeft die u wenst een specifieke printer wil selecteren slechts één of enkele pagina’s wenst af te drukken Voor de laatste twee mogelijkheden selecteert u het printer-icoontje in de navigatiebalk links boven bij het afdrukvoorbeeld. Figuur 5 Navigatiebalk afdrukvoorbeeld In het algemeen worden de rapporten steeds in landschapsoriëntatie afgedrukt. Dit moet toelaten de grote hoeveelheid gegevens op een gestructureerde wijze voor te stellen. Bovenaan elk rapport vindt u de titel en de paginanummer van het rapport, alsook aanduidingen voor perforatie. Onderaan elk rapport staan staat een technische vermelding die moet toelaten het rapport opnieuw te generen, de voorziening waarop het rapport van toepassing is en de afdrukdatum. De aangemaakte rapporten kunnen niet worden opgeslagen. Beschikt u slechts over een demo versie van Quint ® Software dan zal dit op elk rapport vermeld worden door middel van een watermerk. Figuur 6 Structuur rapport Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.6 Hoe Quint® Software gebruiken Schermafdrukken Quint ®Software heeft ook een ingebouwde functie voor het afdrukken van een scherm. Dit kan bijzonder handig zijn indien u onverhoopt toch nog tegen een foutboodschap aanloopt waarmee u niet verder kan. U gebruikt hiervoor gewoon de Print Scrn toets op uw toetsenbord. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.7 De eerste keer DE EERSTE KEER Installatie Voor de installatieprocedure verwijzen wij naar de bijhorende toelichting. Via een eenvoudige wizard verloopt deze installatie automatisch. Opstarten U kan Quint® Software opstarten op drie manieren via de snelkoppeling op de desktop via het startmenu of via de Taakbalk van Windows Na de controle van de parameters krijgt u volgend openingsscherm. Figuur 7 Openingsscherm Aanmelden In het openingsscherm kan de gebruiker een bepaalde voorziening selecteren en zich aanmelden door het invoeren van zijn initialen en zijn paswoord. Ter controle verschijnt na het invoeren van de initialen de volledige naam van de geselecteerde gebruiker op het scherm. Na het invoeren van de initialen en het paswoord komt u terecht op het navigatiescherm van Quint® Software. Als eerste gebruiker heeft u de initialen SA en paswoord QUINT. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.8 De eerste keer Figuur 8 Navigatiescherm Quint Van hieruit kan u de verschillende modules opstarten. Aanpassen basisgegevens Alvorens Quint® Software te kunnen gebruiken voor het uitvoeren van de zelf-evaluatie, het beheer van documenten of de analyse van de risico’s zal u de basisgegevens voor uw instelling moeten invoeren. Het gaat om basisgegevens in de meest letterlijke betekenis van het woord. Zorg vooraf dat u een goed beeld heeft van uw organisatie. In het keuze menu selecteert u de optie 8 beheer basistabellen waardoor u volgende mogelijkheden krijgt: 81 beheer van de sectoren 82 beheer van de organisatie gegevens 83 beheer van de voorzieningen van de organisatie 84 beheer van de afdeling binnen de voorziening 85 beheer van de gebruikers en verantwoordelijke binnen de organisatie/voorziening 86 beheer van de onderwerpen Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.9 De eerste keer Figuur 9 Keuzemogelijkheden beheer basistabellen U zal in de logische volgorde eerst een sector moeten kiezen, dan een organisatie creëren, binnen deze organisatie verschillende voorzieningen aanmaken, voor elke voorziening de nodige afdelingen aanmaken, de verschillende gebruikers en verantwoordelijken aanduiden en vervolgens de onderwerpen toewijzen aan verantwoordelijken. De eerste drie stappen zijn vrij logisch en vergen weinig voorbereiding. Toch herhalen we nogmaals dat ingevolge uw licentieovereenkomst de sector en de benaming van zowel uw organisatie als de voorziening(en) reeds vastliggen van bij de installatie. Bij het aanmaken van de afdelingen vragen wij toch enige omzichtigheid. Voornamelijk indien u ook onmiddellijk wenst te starten met documentenbeheer doet u er goed aan ook deze sectie van de gebruikershandleiding even door te nemen om de gevolgen te kennen die het (niet) aanmaken van afdelingen kan hebben bij de distributie van handboeken. Voor het uitvoeren van de zelf-evaluatie zal u eerst de onderwerpen moeten toewijzen aan verantwoordelijken die u uiteraard eerst moet aanmaken. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.10 De eerste keer beheer van de gebruikers Figuur 10 Overzichtscherm verantwoordelijken Vanaf het overzichtscherm kan u nieuwe gebruikers/verantwoordelijken toevoegen of gegevens van bestaande gebruikers/verantwoordelijken wijzigen. De verantwoordelijken die organisatie-breed zijn. Dit wil zeggen dat u ze in elke voorziening van de organisatie hen een onderwerp kan toewijzen worden in het vet aangeduid. Indien u de niet-actieve verantwoordelijke wenst te selecteren worden deze in het rood opgenomen. Voor het toevoegen of wijzigen wordt dezelfde schermstructuur gehanteerd. Figuur 11 Toevoegen en/of wijzigen gebruiker/verantwoordelijke De velden voorafgegaan door een rode asteriks moeten ingevuld worden of er dient een geldige selectie te worden gemaakt. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.11 De eerste keer Figuur 12 Toegangsniveau gebruikers De gebruikers kennen vier toegangsniveau’s waarbij een hoger niveau uiteraard de bevoegdheden van de lagere niveaus krijgt toegewezen. zelfevaluatie documentenbeheer verantwoordelijke geen toegang risico-analyse basistabellen ° coördinator administrator toevoegen en wijzigen toevoegen en verwijderen wijzigen registreren en afsluiten wijzigen inzage en afdrukken toevoegen en wijzigen° assistent de naam van de organisatie en de voorzieningen kan niet worden gewijzigd ook het aantal voorzieningen kan niet worden uitgebreid U kan het toegangsniveau van een gebruiker steeds wijzigen. Bij de opstart van het geheel is het best denkbaar dat u een administratief bediende een toegangsniveau wenst te geven vergelijkbaar met kwaliteitscoördinator. Eens opgestart kan u dit toegangsniveau wijzigen. Indien een persoon de instelling verlaat of niet langer actief is in de organisatie dan kan u deze op inactief plaatsen. De historische gegevens gaan niet verloren maar hij zal niet langer geselecteerd worden. Figuur 13 Een verantwoordelijke 'inactiveren' Belangrijk is dat u uiteraard eerst de onderwerpen die waren toegewezen aan de verantwoordelijke aan iemand anders of iemand nieuw in de organisatie toewijst. Zolang een verantwoordelijke nog onderwerpen heeft toegewezen kan u hem niet activeren. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.12 Zelf-evaluatie ZELF-EVALUATIE Het uitvoeren van de zelfevaluatie kan pas gebeuren nadat de gegevens in de basistabellen werden aangepast. De module zelf-evaluatie stelt de gebruiker in staat om: registratiefiches af te drukken gegevens te registreren het analyseren van de gegevens projecten te plannen Registratiefiches Figuur 14 Afdruk registratiefiches Nadat u in het keuzemenu de optie Adruk registratiefiches heeft geselecteerd kunnen de fiches worden afgedrukt met volgende opties sorteervolgorde per onderwerp selectiemogelijkheden alle onderwerpen geselecteerde velden geselecteerde onderwerpen alle verantwoordelijken geselecteerde verantwoordelijken per verantwoordelijke Voor de selectie van één item klik op het item. Voor de selectie van meerdere items klik op het item, druk de ctrl-toets in en druk vervolgens op het volgende item. In bijlage vindt u een instructieblad. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.13 Zelf-evaluatie Voor de verantwoordelijke van een onderwerp kan u ook een toelichting over het onderwerp afdrukken. Via beheer basistabellen beheer van de onderwerpen (menu 86) kan u bij de afdrukopties aanvullende opmerkingen en/of regelgeving selecteren. Deze afdrukken kunnen naast het instructieblad zeer zinvol zijn bij het eerste gebruik van de registratiefiches door de verantwoordelijken. Figuur 15 Afdrukken van aanvullende opmerkingen bij onderwerpen Registreren van de gegevens Aan de hand van de ingevulde registratiefiches kan u via de keuze Registraties inbrengen (menu 11) een specifiek onderwerp selecteren en een registratie invoeren. Figuur 16 Registraties inbrengen Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.14 Zelf-evaluatie Figuur 17 Registratiescherm Het registratiescherm biedt een aantal mogelijkheden de antwoorden op de zes kernvragen beantwoorden de waardering invoeren de prioriteit invoeren toevoegen van de toelichting geven van overzichten De toelichting voor een bepaald onderdeel wordt mogelijk gemaakt door nadat u een specifieke selectie heeft gemaakt op F11 te drukken. Hierdoor wordt het rechtergedeelte van het scherm geactiveerd en kan u de nodige toelichting invoeren. Aangezien de waardering een beoordeling is van de PDCA-cyclus zal het programma niet toelaten dat u de waardering HOOG invoert zolang op één van de kernvragen met NEEN is geantwoord. De prioriteit van het onderwerp is voor verplichte onderwerpen steeds HOOG. Het is bij het invoeren van de registraties vereist van de nodige aandacht en zorgvuldigheid aan de dag te leggen. Eénmaal een registratie is aanvaard dan kan men deze niet meer ongedaan maken. Eventuele materiële vergissingen kan u rechtzetten door een nieuwe registratie te voorzien van de nodige toelichting. Daarom zal hij u steeds vragen om uw registratie te bevestigen. Figuur 18 Bevestiging registratie Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.15 Zelf-evaluatie Via dit zelfde scherm kan u ook visueel de nodige overzichten krijgen van de voorbije registraties. Om de specifieke opmerkingen te raadplegen die bij de registraties horen klikt u op het betreffende element van de matrix. Figuur 19 Historiek B Figuur 20 Historiek A Analyseren van de gegevens Eens de gegevens in Quint ® Software zijn ingevoerd kan u deze analyseren door gebruik te maken van de zelf-evaluatiematrix. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.16 Zelf-evaluatie Figuur 21 Zelfevaluatiematrix Deze analysetechniek stelt u in staat om de verschillende onderwerpen te plaatsen in een matrix in functie van hun waardering en prioriteit. Figuur 22 Selectiemogelijkheden zelf-evaluatiematrix U heeft de mogelijkheid om de onderwerpen in de matrix weer te geven op een grafische wijze of in tabelvorm, waarbij de naam van het onderwerp en/of de verantwoordelijke kan worden afgedrukt. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.17 Zelf-evaluatie Figuur 23 Afdrukken matrix op vier pagina's Indien de bladspiegel te klein is zal Quint® Software automatisch overschakelen naar een afdruk op 4 A4 pagina’s. Een afdrukvoorbeeld is in dit geval niet mogelijk. Nadat u de verschillende analyses heeft uitgevoerd kan u door middel van selectietechnieken bepalen welk onderwerp u prioritair zal aanpakken. Daarvoor kan u gebruik maken van de planning. Planning Bij het uitwerken van Quint® Software werd uitgegaan van een project of planmatige aanpak van de kwaliteitsverbeteringen in de voorziening en/of organisatie. Teneinde deze planning doeltreffend op te stellen heeft u een zelf-evaluatie kunnen uitvoeren. De resultaten van deze zelf-evaluatie kunnen u in staat stellen de evolutie van de zorg voor kwaliteit te bewaken alsook een selectie te maken van de prioritaire onderwerpen. Eens een project gedefinieerd kan u dit invoeren via het opstellen van de planning. Figuur 24 Opstellen planning In het scherm beheer registraties kan u een onderwerp selecteren waarvoor een kwaliteitsplanning dient te worden opgesteld. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.18 Zelf-evaluatie Figuur 25 Selecteren van een onderwerp voor planning Vervolgens klikt u op de knop Planning (F2) om een overzicht te krijgen van de geplande projecten met betrekking tot dit onderwerp. Figuur 26 Planning Figuur 27 Overzichtscherm planning onderwerp Via de knop Nieuw (F2) kan u een nieuw project opstarten. Voor het opstarten van een nieuw project heeft u een titel nodig, een startdatum en een geplande einddatum. U kan het project ook reeds een korte omschrijving meegeven. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.19 Zelf-evaluatie Figuur 28 Opstarten van een nieuw kwaliteitsverbeterend project Voor het ingeven van de datum dient u gebruik te maken van een kalenderscherm Figuur 29 Kalenderscherm voor ingave van data Nadat u een nieuw project heeft aangemaakt zal Quint® Software u automatisch een aantal standaard projectelementen aanmaken. Figuur 30 Nieuw project met projectelementen Deze projectelementen zijn de standaard elementen die voorkomen in een kwaliteitsplan. U kan vervolgens elk projectelement afzonderlijk aan te passen indien nodig. Hiervoor selecteert u een specifiek element en klikt op de knop Wijzig (F4). Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.20 Zelf-evaluatie Voor elk projectelement kan een specifieke verantwoordelijke worden aangeduid, een starten/of einddatum worden bepaald en een toelichting worden gegeven. Gebruik de toelichtingsmogelijkheid van de verschillende projectelementen met mate. Verwijs naar verslagen, data, documenten zonder ze opnieuw over te nemen. Indien mocht blijken dat bepaalde gegevens met betrekking tot het geheel van het project (titel, start- of einddatum, verantwoordelijke) nog dienen gewijzigd te worden na de creatie dan kan u dit via de knop Wijzig (F4) die actief wordt nadat u een project heeft geselecteerd. Figuur 31 Wijzigen van project Wenst u echter specifieke project elementen te wijzigen dan dient u eerst een project element te selecteren en vervolgens de knop Wijzig (F4) te gebruiken. Figuur 32 Wijzigen van projectelementen Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.21 Zelf-evaluatie Figuur 33 Planningkalender Via de knop Planningkalender (F6) kan u een overzicht krijgen van de projectelementen waarvoor er binnen een specifieke periode (gaande van 14 dagen tot 3 maand) een einddatum was voorzien. Figuur 34 Selectie planningskalender U kan deze overzichten sorteren volgens verschillende criteria, op het scherm weergeven en vervolgens afdrukken. Figuur 35 Overzicht planningskalender volgens einddatum Via de knop Afdrukken (Ctrl P) te gebruiken in het hoofdscherm kan u eveneens verschillende afdrukoverzichten aanmaken van de projecten. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.22 Zelf-evaluatie Figuur 36 Afdrukken overzichten projecten Vervolgens krijgt u een scherm met afdrukmogelijkheden waarop de verschillende tabbladen actief zijn. Figuur 37 Opties voor afdrukken planning – tabblad projectoverzicht Het eerste tabblad Afdruk projectoverzicht geeft u de mogelijkheid om voor een specifiek project een overzicht af te drukken. Deze mogelijkheid zal u voornamelijk kunnen gebruiken voor uw kwaliteitsjaarverslag. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.23 Zelf-evaluatie Figuur 38 Opties voor afdrukken planning - tabblad planningkalender Het tabblad planningkalender is vooral handig indien u een beeld wenst te krijgen van de verschillende projectelementen die in de nabije toekomst zullen afgewerkt moeten worden. Dit kan u in staat stellen om de verschillende verantwoordelijken te herinneren aan de geplande einddata of om hen te vragen om gegevens over dit projectelement door te geven voor verwerking in Quint® Software. Figuur 39 Opties voor afdrukken planning - tabblad projectfiche Het tabblad projectfiche biedt de mogelijkheid om een kort overzicht te geven van de planning van één specifiek project. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.24 Risico-analyse RISICO-ANALYSE Quint® Software ondersteunt drie vormen van risico-analyse klachtenbehandeling De registratie van de klachten is steunt op de brochure Klachtenmanagement in de Ouderenzorg. Schematisch weergegeven bent u met deze module klachtenbehandeling van Quint® Software in staat - een klacht te registreren de ontvangstbevestiging van de klacht af te drukken een vraag tot nader onderzoek te richten aan de verantwoordelijke van het onderwerp het gevolg van de klacht te melden aan de melder een nazorgmeting uit te voeren een dossier afsluiten Figuur 40 Klachtenbehandeling blanco klachtenregistratiefiche verspreiden In bijlage een blanco klachtenregistratiefiche. In functie van de klachtenprocedure van de instelling wordt deze gewijzigd en verspreid. U kan dus nog steeds uw eigen formulieren gebruiken. klachten registreren Zodra er een nieuwe klacht binnenkomt kan de gebruiker een klacht invoeren in Quint® Software door op de knop Nieuw (F2) te klikken in het overzichtscherm klachtenbehandeling. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.25 Risico-analyse Figuur 41 Overzicht klachtenbehandeling Bij het invoeren van een nieuwe klacht zal u deze moeten verbinden met een onderwerp uit de piramide door F11 te drukken Figuur 42 Toevoegen van een klacht De mogelijkheid bestaat ook om de klachten in te delen volgens de categorieën van de Rusthuis-Infofoon. Dit geeft u de mogelijkheid tot het vergelijken van uw gegevens met deze uit het jaarverslag van de Rusthuis Infofoon. U kan drie verschillende types van klachten onderscheiden: een klacht, een suggestie of een opmerking. Via de verschillende tabbladen kan u meer toelichting geven over de klacht. Indien de aangever van de klacht geen resident is kan u de adresgegevens in het tabblad adresgegevens noteren. Deze worden dan overgenomen voor de ontvangstbevestiging en de mededeling van het gevolg dat aan de klacht werd gegeven. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.26 Risico-analyse Figuur 43 Klachtenbehandeling tabblad doorlooptijd Het tabblad doorlooptijd biedt de mogelijkheid om van de procedure van de klachtenbehandeling te volgen. Datums kunnen ingegeven worden op volgende manieren: twee cijfers: wordt verondersteld de dag binnen de huidige maand te zijn. vb 05 invoeren geeft 05/02/2001 in de veronderstelling dat de systeemdatum februari 2001 is. vier cijfers: wordt verondersteld de dag en de maand binnen het huidige jaar te zijn. vb 0511 geeft 05/11/2001 in de veronderstelling dat de systeemdatum 2001 is. zes of acht cijfers: wordt verondersteld de dag, de maand en het jaar te zijn. vb 050301 geeft 05/03/2001 en 06071966 geeft 06/07/1966 Je kan ook de volledige datum ingeven in datumformaat. Let er dan wel op dat de dag en de maand steeds twee cijfers tellen en het jaar twee of vier cijfers, telkens gescheiden door /. ontvangstbevestiging van de klacht afdrukken U kan elke gebruiker een bevestiging bezorgen van de geregistreerde klacht. Indien u een afdruk maakt wordt de datum automatisch ingevuld. Er is bewust gekozen voor een zeer strakke en vrij technische lay out van de verschillende documenten die door Quint ® Software worden gegenereerd. De organisatie zelf kan verkiezen om bij de verschillende documenten een algemene en meer gepersonaliseerde toelichting te geven over de procedure. vraag tot nader onderzoek Vervolgens kan u aan de verantwoordelijke van het onderwerp een verzoek tot nader onderzoek toesturen. Op de voorzijde kan de verantwoordelijke aangeven welke het resultaat is van het onderzoek. Dit resultaat kan worden ingevoerd in het tabblad resultaat. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.27 Risico-analyse Figuur 44 Klachtenbehandeling tabblad resultaat Op de keerzijde van het schrijven kan een toelichting worden gegeven. Deze oplossing kan worden ingevoerd in het tabblad oplossing. Figuur 45 Klachtenbehandeling tabblad oplossing De oplossing en het resultaat worden vermeld in het gevolg dat aan de aangever wordt medegedeeld. gevolg van de klacht melden Na ontvangst van het onderzoek kan u de klacht verder aanvullen en de aangever het gevolg meedelen dat aan zijn klacht werd gegeven. Zie hiervoor het tabblad doorlooptijd. nazorgmeting uitvoeren Samen met de mededeling van het gevolg dat aan de klacht werd gegeven zal de aangever ook gevraagd worden naar zijn tevredenheid bij de geboden oplossing. De zogenaamde nazorgmeting. De nazorgmeting bestaat erin de aangever te bevragen over zijn tevredenheid met de geboden oplossing. Deze kan u invoeren in het tabblad resultaat. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.28 Risico-analyse afsluiten en heropenen van dossiers Het overzichtscherm klachtenbehandeling geeft u ook de mogelijkheid om een dossier af te sluiten. Op dat ogenblik zal Quint® Software een markering plaatsen in het dossier zodat de afsluitdatum eveneens in het dossier van de klacht wordt opgenomen. Figuur 46 Klachtendossier afsluiten Wenst u toch nog een overzicht van de afgesloten dossiers dan kan u opteren om de afgesloten dossiers te tonen via de knop Toon afgesloten. Deze worden dan in de lijst opgenomen in het rood. Figuur 47 Afgesloten klachtendossier tonen Figuur 48 Klachtendossier heropen Indien u een afgesloten dossier selecteert en vraagt om dit te wijzigen dan zal Quint® Software uitdrukkelijk vragen of het afgesloten dossier terug mag worden heropend. Deze bewegingen worden telkens geregistreerd in de toelichting van de klacht. incidentenmelding In de welzijnszorg zijn naast de klachten ook de incidenten van zeer groot belang voor het bijsturen van de werkwijze. Daarom werd in Quint® Software een uitgebreide luik incidentenmelding opgenomen. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.29 Risico-analyse Figuur 49 Incidentenmelding De werkwijze voor het invoeren van een incident is vrij analoog aan de wijze waarop klachten worden behandeld in Quint® Software. Via een overzichtsscherm kan u nieuwe incidenten melden of reeds gemelde incidenten wijzigen. Dossiers afsluiten en afgesloten dossiers tonen gebeurt analoog aan de klachtenbehandeling. Figuur 50 Overzichtsscherm incidentenmelding Nadat u een incident heeft aangemaakt of wenst te wijzigen dient u in de verschillende tabbladen de nodige gegevens in- of aan te vullen. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.30 Risico-analyse Figuur 51 Incidentenmelding tabblad algemeen Figuur 52 Incidentenmelding tabblad gebeurtenis Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.31 Risico-analyse Figuur 53 Incidentenmelding tabblad oorzaken Figuur 54 Incidentenmelding tabblad afloop Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.32 Risico-analyse Figuur 55 Incidentenmelding tabblad aanvullende informatie Figuur 56 Incidentenmelding meldingsinformatie Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.33 Risico-analyse Figuur 57 Incidentenmelding doorlooptijd De gegevens van het incident kunnen worden afgedrukt via het tabblad doorlooptijd of via de afdrukmogelijkheid in het overzichtscherm. arbeidsongevallen Het Koninklijk Besluit van 27 maart 1998 betreffende de Interne Dienst voor Preventie en bescherming op het Werk voorziet in artikel 7, §1, 2° c) dat de preventieadviseurs ertoe gehouden zijn om ten minste in het kader van het beheer en de werking van de dienst te zorgen voor het opstellen van de arbeidsongevallensteekkaart. De module arbeidsongevallen van Quint® Software stelt u hiertoe in staat. Figuur 58 Arbeidsongevallen De verschillende tabbladen volgen de wettelijk verplichte indeling van een arbeidsongevallensteekkaart zoals vermeld in Bijlage IV van het hogervermeld besluit. De werkwijze voor het registeren van een arbeidsongeval zijn analoog aan de overige modules van risico-analyse van de Quint® Software. Via het overzichtsscherm kan u nieuwe arbeidsogevallen registreren of bestaande aanvullen of wijzigen. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.34 Risico-analyse Figuur 59 Overzichtsscherm arbeidsongevallen Door de gegevens op de verschillende tabbladen verder aan te vullen kan u het arbeidsongeval volledig registreren. Figuur 60 Arbeidsongevallen tabblad identiteit De arbeidsongevallensteekkaart dient chronologisch genummerd te worden per werkgever. Aangezien deze informatie niet bijgehouden wordt door Quint® Software is het noodzakelijk dat de kwaliteitscoördinator of preventieadviseur de chronologie van de nummering bewaakt. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.35 Risico-analyse Figuur 61 Arbeidsongevallen tabblad details van het ongeval Dit zal enkel aanleiding geven tot problemen indien verschillende voorzieningen met telkens een andere werkgever maar toch eenzelfde kwaliteitscoördinator gebruik maken van de software. In alle andere gevallen dient u zich gewoon te vergewissen dat de nummering de chronologie volgt. Elk arbeidsongeval dient volgens de bepalingen van het Koninklijk Besluit te worden onderverdeeld in specifieke categorieën. Een overzicht van deze classificatie naar vorm, materiële agens en preventie treft u aan in de onderliggende tabbladen. U kan slechts één item selecteren uit de lijst door gebruik te maken van de selectieknop of te dubbelklikken op het item. Figuur 62 Selectieknop classificatielijst arbeidsongevallen Figuur 63 Arbeidsongeval tabblad classificatie naar vorm Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.36 Risico-analyse Figuur 64 Arbeidsongevallen tabblad classificatie naar materieel agens Figuur 65 Arbeidsongevallen tabblad preventiemaatregelen Figuur 66 Arbeidsongevallen tabblad verslag van het ongeval Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.37 Risico-analyse Figuur 67 Arbeidsongevallen tabblad getuigen Figuur 68 Arbeidsongevallen tabblad classificatie verwonding naar aard Figuur 69 Arbeidsongevallen tabblad classificatie verwonding naar plaats Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.38 Risico-analyse Figuur 70 Arbeidsongevallen invoeren duur arbeidsongeschiktheid Voor het invoeren van de duur ven de arbeidsongeschiktheid kan u het aantal dagen opgeven of de vermoedelijke datum van werkhervatting. In de module arbeidsongevallen beschikt u, zoals in de overige modules van de risico-analyse over de mogelijkheid om een volledig overzicht af te drukken volgens bepaalde selectiecriteria of het afdrukken van een individuele fiche. Figuur 71 Arbeidsongevallen afdrukken volgens selectie Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.39 Risico-analyse Figuur 72 Arbeidsongevallen afdrukken individuele fiche De individuele fiche van het arbeidsongeval kan bewaard worden in het daartoe bestemde register. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.40 Documentenbeheer DOCUMENTENBEHEER Een goed documentenbeheer daar staat of valt het systeem van kwaliteitszorg mee. Wij hebben geopteerd voor een decentrale verspreiding van de kwaliteitshandboeken en een volledige afdruk per wijziging. Hierdoor bent u er zeker van dat alle en enkel die documenten die een bepaalde groep uit uw instelling nodig heeft ter plaatse komen. Bovendien moeten de medewerkers zich geen zorgen maken over het op een juiste wijze bijhouden of vervangen van documenten. De kwaliteitscoördinator hoeft er zich bij de verspreiding van de nieuwe afdrukken enkel van te vergewissen dat de oude exemplaren worden ingeleverd en vernietigd. De module documentenbeheer van Quint® Software stelt u in staat om nieuwe documenten toe te voegen aan uw kwaliteitshandboek en deze samen te stellen en af te drukken. Figuur 73 Keuzemogelijkheden documentenbeheer documenten beheren Nadat u in het overzichtscherm van Quint® Software de optie documenten beheren heeft geselecteerd komt u op het overzichtsscherm van het documentenbeheer. Hier krijgt u een overzicht van alle beschikbare documenten in de actieve voorziening. U kan een nieuw document toevoegen, de eigenschappen van een bestaand document wijzigen, het document wijzigen, afdrukken of enkel de eigenschappen bekijken. Tot slot kan u ook overzichten afdrukken van de verschillende documenten. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.41 Documentenbeheer Figuur 74 Overzicht documentenbeheer document toevoegen aan het handboek Met de knop Nieuw (F2) kan u een nieuw document toevoegen aan het kwaliteitshandboek. Figuur 75 Een nieuw document toevoegen aan het handboek Een eerste stap in het toevoegen van een nieuw document is het toewijzen aan een bepaald onderwerp van het Quint-model. Dit kan door een onderwerp te selecteren en vervolgens te bevestigen. Figuur 76 Een onderwerp koppelen aan een document Daarna dient u aan het document nog bijkomende referenties toe te voegen. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.42 Documentenbeheer Figuur 77 Documenteigenschappen of referenties In de eerste plaats is er de titel. De titel kent maximaal 100 karakters maar bij rapporten ed. kan het gebeuren dat omwille van de bladschikking niet alle karakters worden weergegeven. Indien het document organisatiebreed is dan kan hoeft u het slechts in één voorziening aan te maken en aan te duiden bij de eigenschappen dat het organisatiebreed is. Bespreek op voorhand welke de ‘moeder’voorziening is voor de documenten. Een handige tip hierbij is die instelling te nemen waar het project heeft gelopen of waar de hoofdverantwoordelijke van het project werkzaam is. Vermijd titels zoals ‘procedure voor …’ aangezien op elk document van het kwaliteitshandboek het verbonden onderwerp mee zal worden afgedrukt. Dan dient u te bepalen wie verantwoordelijk is voor de inhoud van het document. Hiervoor kan u selecteren uit de gebruikers en verantwoordelijken die u binnen de voorziening heeft aangemaakt. Het gaat hier niet om de persoon die het document heeft bekrachtigd aangezien maar wel de persoon die het meest betrokken is door zijn functie of werking met het document. Dit kan ook de projectverantwoordelijke geweest zijn. Vervolgens kan u het verbinden met één of meerdere afdelingen. Hiervoor gebruikt u de functietoets F11 op het ogenblik dat ‘verbonden afdelingen’ actief is. U kan dan alle of bepaalde afdelingen selecteren of deselecteren. Of u dubbelklikt op het overzicht van de afdelingen. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.43 Documentenbeheer Figuur 78 Selectie van afdelingen verbonden met een document Vervolgens kan u één of meerdere trefwoorden verbinden met het document. U kan hiervoor gebruik maken van een handige overzichtslijst van reeds gebruikte trefwoorden. Figuur 79 Onderhoud van trefwoorden documentenbeheer Is geen enkel van de reeds gebruikte trefwoorden van toepassing dan kan u een nieuw trefwoord aanmaken en dadelijk koppelen aan het document Om er zeker van te zijn dat verplichte elementen uit het kwaliteitshandboek na verloop van tijd niet zouden verwijderd worden kan u bijvoorbeeld ‘Verplicht element kwaliteitshandboek’ gebruiken als trefwoord. inhoud van een document wijzigen Nadat u deze stappen heeft doorlopen wordt na de bevestiging een blanco document aangemaakt en opgeslagen. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.44 Documentenbeheer Om de inhoud vervolgens in te voeren opent u het document vanuit het overzichtscherm documentenbeheer. MS Word wordt opgestart en het betrokken document wordt geopend. U kan nu gebruik maken van alle functionaliteiten van de tekstverwerker om de inhoud van het document in te voeren. Voor een uitvoerige toelichting over deze mogelijkheden verwijzen we handleidingen van MS Word. Heeft u reeds een bestaand document dan dient u dit te openen en de inhoud ervan te kopiëren in het document dat Quint® Software heeft aangemaakt. U kan dus uw eigen bestanden koppelen aan Quint® Software en dit omdat anders de verschillende functionaliteiten niet meer beschikbaar zullen zijn. Zolang het document niet is gesloten zal Quint® Software niet meer reageren. MS Word kent ook verschillende mogelijkheden om versies bij te houden, opmerkingen in te voeren etc. Maak er gebruik van! Om een overzicht te krijgen van de details van een document selecteert u de mogelijkheid Toon details. Figuur 80 Details van een document Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.45 Documentenbeheer Figuur 81 Details van een document wijzigen Indien u enkel een specifiek document wenst af te drukken dan selecteert u dit document in de lijst en klik vervolgens op de knop Afdruk document. Figuur 82 Afdrukken geselecteerd document Voor een overzicht van de verschillende documenten kiest u Afdrukken. Figuur 83 Afdrukken van overzicht Vervolgens krijgt u verschillende afdruk en selectiemogelijkheden om overzichten af te drukken. Figuur 84 Afdrukopties voor afdrukken overzicht Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.46 Documentenbeheer Een overzicht per onderwerp kan handig zijn als geheugensteun voor de verantwoordelijke bij het uitvoeren van een zelf-evaluatie. kwaliteitshandboeken afdrukken Uiteindelijk is het de bedoeling dat de verschillende documenten worden verzameld en gericht verspreid naar de verschillende afdelingen. Figuur 85 Afdruk kwaliteitshandboeken Daarvoor kiest u in het overzichtscherm de optie Afdruk kwaliteitshandboeken en krijgt u een overzicht van de afdelingen met hun respectievelijke documenten. Dit kan u reeds een beeld geven van de tijd die Quint® Software nodig zal hebben om een afdruk te genereren. Zorg voor goed gekozen en duidelijk herkenbare tijdstippen om het kwaliteitshandboek te verspreiden. U hoeft het niet in alle afdelingen tegelijk te doen maar vermijd een kakafonie van afdrukdata. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.47 Documentenbeheer Figuur 86 overzichtscherm Afdrukken kwaliteitshandboeken Op dit overzichtscherm kan u één of meerdere afdelingen aanduiden waarvoor een kwaliteitshandboek dient te worden afgedrukt. Figuur 87 Alleen geselecteerde afdelingen afdrukken Indien u kiest voor het afdrukken van de geselecteerde afdelingen dient u er zich van te vergewissen dat u wel degelijk een afdeling heeft gekozen. Onderstaande figuur geeft duidelijk weer dat de afdeling administratie is geselecteerd. De aanwijzer is verschillend en de achtergrondkleur is gewijzigd. Figuur 88 Een geslecteerde afdeling Ook dient u hier een selectie te maken welke overzichten er samen met de documenten uit het handboek worden afgedrukt. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.48 Documentenbeheer Vervolgens klikt u op afdrukken om een overzicht te krijgen van uw selecties. Figuur 89 Opties bij het afdrukken van handboeken Vanop dit scherm kan u een specifieke printer selecteren voor een afdeling en/of kiezen om het voorblad op een andere printer dan de documenten af te drukken. Zo kan u het voorblad op een kleurenprinter laten afdrukken en de overige documenten op een snellere laserprinter. Beschikt u over een netwerk en heeft elke afdeling zijn eigen printers dan kan u via het netwerk op elke afdeling een handboek laten afdrukken. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.49 Technische aspecten TECHNISCHE ASPECTEN Systeemvereisten Hardware Pentium II klasse processor of hoger (400 Mhz of hoger aanbevolen) Minimaal 64 MB geheugen HDD minimaal 2 Gigabyte (sterk afhankelijk van hoeveelheid en omvang documenten kwaliteitshandboek) (excl. de nodige ruimte voor OS en MS Office) 17 inch monitor 1024x768 16 bit professionele inkjetprinter of laserprinter Software Windows 2000 MS Word Bestandslocatie C:/QUINT Deze directory bevat standaard het programma, de database en de documenten voor kwaliteitshandboek Auteursrechten Quint ® is een gedeponeerd merk van Docendo Dienstencentrum MS Word ® is een gedeponeerd merk van Microsoft Klachtenmanagement in de Ouderenzorg is een uitgave van Docendo Dienstencentrum Quint® Software is een produkt van Care Solutions nv Deze handleiding maakt een integraal deel uit van Quint® Software en is een uitgave van Care Solutions nv. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.50 Bijlagen BIJLAGEN Lijst afkortingen FOS NIZW PDCA RIF Federatie Onafhankelijke Seniorenzorg Nederlands Instituut voor Zorgwetenschappen Plan Do Check Act ofwel Deming-cyclus Rusthuis Infofoon Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.51 Bijlagen Lijst figuren Figuur 1 Statusbalk..................................................................................................................... 4 Figuur 2 Helpscherm .................................................................................................................. 5 Figuur 3 Foutboodschappen ....................................................................................................... 5 Figuur 4 Afdrukken en afdrukvoorbeeld .................................................................................... 6 Figuur 5 Navigatiebalk afdrukvoorbeeld ................................................................................... 6 Figuur 6 Structuur rapport .......................................................................................................... 6 Figuur 7 Openingsscherm .......................................................................................................... 8 Figuur 8 Navigatiescherm Quint ................................................................................................ 9 Figuur 9 Keuzemogelijkheden beheer basistabellen ................................................................ 10 Figuur 10 Overzichtscherm verantwoordelijken ...................................................................... 11 Figuur 11 Toevoegen en/of wijzigen gebruiker/verantwoordelijke ......................................... 11 Figuur 12 Toegangsniveau gebruikers ..................................................................................... 12 Figuur 13 Een verantwoordelijke 'inactiveren' ......................................................................... 12 Figuur 14 Afdruk registratiefiches ........................................................................................... 13 Figuur 15 Afdrukken van aanvullende opmerkingen bij onderwerpen .................................... 14 Figuur 16 Registraties inbrengen ............................................................................................. 14 Figuur 17 Registratiescherm .................................................................................................... 15 Figuur 18 Bevestiging registratie ............................................................................................. 15 Figuur 19 Historiek B ............................................................................................................... 16 Figuur 20 Historiek A .............................................................................................................. 16 Figuur 21 Zelfevaluatiematrix .................................................................................................. 17 Figuur 22 Selectiemogelijkheden zelf-evaluatiematrix............................................................ 17 Figuur 23 Afdrukken matrix op vier pagina's .......................................................................... 18 Figuur 24 Opstellen planning ................................................................................................... 18 Figuur 25 Selecteren van een onderwerp voor planning .......................................................... 19 Figuur 26 Planning ................................................................................................................... 19 Figuur 27 Overzichtscherm planning onderwerp ..................................................................... 19 Figuur 28 Opstarten van een nieuw kwaliteitsverbeterend project .......................................... 20 Figuur 29 Kalenderscherm voor ingave van data..................................................................... 20 Figuur 30 Nieuw project met projectelementen ....................................................................... 20 Figuur 31 Wijzigen van project ................................................................................................ 21 Figuur 32 Wijzigen van projectelementen ............................................................................... 21 Figuur 33 Planningkalender ..................................................................................................... 22 Figuur 34 Selectie planningskalender ...................................................................................... 22 Figuur 35 Overzicht planningskalender volgens einddatum .................................................... 22 Figuur 36 Afdrukken overzichten projecten ............................................................................ 23 Figuur 37 Opties voor afdrukken planning – tabblad projectoverzicht ................................... 23 Figuur 38 Opties voor afdrukken planning - tabblad planningkalender .................................. 24 Figuur 39 Opties voor afdrukken planning - tabblad projectfiche ........................................... 24 Figuur 40 Klachtenbehandeling ............................................................................................... 25 Figuur 41 Overzicht klachtenbehandeling ............................................................................... 26 Figuur 42 Toevoegen van een klacht ....................................................................................... 26 Figuur 43 Klachtenbehandeling tabblad doorlooptijd .............................................................. 27 Figuur 44 Klachtenbehandeling tabblad resultaat .................................................................... 28 Figuur 45 Klachtenbehandeling tabblad oplossing .................................................................. 28 Figuur 46 Klachtendossier afsluiten ......................................................................................... 29 Figuur 47 Afgesloten klachtendossier tonen ............................................................................ 29 Figuur 48 Klachtendossier heropen.......................................................................................... 29 Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.52 Bijlagen Figuur 49 Incidentenmelding ................................................................................................... 30 Figuur 50 Overzichtsscherm incidentenmelding...................................................................... 30 Figuur 51 Incidentenmelding tabblad algemeen ...................................................................... 31 Figuur 52 Incidentenmelding tabblad gebeurtenis ................................................................... 31 Figuur 53 Incidentenmelding tabblad oorzaken ....................................................................... 32 Figuur 54 Incidentenmelding tabblad afloop ........................................................................... 32 Figuur 55 Incidentenmelding tabblad aanvullende informatie ................................................ 33 Figuur 56 Incidentenmelding meldingsinformatie ................................................................... 33 Figuur 57 Incidentenmelding doorlooptijd .............................................................................. 34 Figuur 58 Arbeidsongevallen ................................................................................................... 34 Figuur 59 Overzichtsscherm arbeidsongevallen ...................................................................... 35 Figuur 60 Arbeidsongevallen tabblad identiteit ....................................................................... 35 Figuur 61 Arbeidsongevallen tabblad details van het ongeval ................................................ 36 Figuur 62 Selectieknop classificatielijst arbeidsongevallen ..................................................... 36 Figuur 63 Arbeidsongeval tabblad classificatie naar vorm ...................................................... 36 Figuur 64 Arbeidsongevallen tabblad classificatie naar materieel agens ................................ 37 Figuur 65 Arbeidsongevallen tabblad preventiemaatregelen ................................................... 37 Figuur 66 Arbeidsongevallen tabblad verslag van het ongeval ............................................... 37 Figuur 67 Arbeidsongevallen tabblad getuigen ....................................................................... 38 Figuur 68 Arbeidsongevallen tabblad classificatie verwonding naar aard .............................. 38 Figuur 69 Arbeidsongevallen tabblad classificatie verwonding naar plaats ............................ 38 Figuur 70 Arbeidsongevallen invoeren duur arbeidsongeschiktheid ....................................... 39 Figuur 71 Arbeidsongevallen afdrukken volgens selectie ....................................................... 39 Figuur 72 Arbeidsongevallen afdrukken individuele fiche ...................................................... 40 Figuur 73 Keuzemogelijkheden documentenbeheer ................................................................ 41 Figuur 74 Overzicht documentenbeheer .................................................................................. 42 Figuur 75 Een nieuw document toevoegen aan het handboek ................................................. 42 Figuur 76 Een onderwerp koppelen aan een document ........................................................... 42 Figuur 77 Documenteigenschappen of referenties ................................................................... 43 Figuur 78 Selectie van afdelingen verbonden met een document ............................................ 44 Figuur 79 Onderhoud van trefwoorden documentenbeheer ..................................................... 44 Figuur 80 Details van een document ........................................................................................ 45 Figuur 81 Details van een document wijzigen ......................................................................... 46 Figuur 82 Afdrukken geselecteerd document .......................................................................... 46 Figuur 83 Afdrukken van overzicht ......................................................................................... 46 Figuur 84 Afdrukopties voor afdrukken overzicht ................................................................... 46 Figuur 85 Afdruk kwaliteitshandboeken .................................................................................. 47 Figuur 86 overzichtscherm Afdrukken kwaliteitshandboeken ................................................. 48 Figuur 87 Alleen geselecteerde afdelingen afdrukken ............................................................. 48 Figuur 88 Een geslecteerde afdeling ........................................................................................ 48 Figuur 89 Opties bij het afdrukken van handboeken ............................................................... 49 Figuur 90 Opbouw registratiefiche .......................................................................................... 55 Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.53 Bijlagen Vaak gestelde vragen Hoewel ik als gebruiker slechts één taal heb aangekruist krijg ik toch vaak de informatie in verschillende talen. Dit is een zeer bewuste keuze geweest bij de ontwikkeling. Aangezien een kwaliteitscoördinator in een meertalige instelling eveneens de consistentie tussen de verschillende talen dient te bewaken zijn de schermen zo opgebouwd dat deze meertaligheid ook steeds mogelijk blijft. De taalkeuze zullen wel degelijk een invloed hebben bij de schermopbouw, helpschermen en foutboodschappen. 2 Indien ik gebruik wil maken van de omschreven functietoetsen dan wordt er steeds een andere toepassing actief. Indien u vaak gebruikt maakt van de functie-toetsen dan kan het zijn dat andere actieve toepassingen voorrang hebben op het gebruik van de functietoetse. U dient dit conflict op te lossen door in de andere toepassing de voorrang voor het gebruik van de functietoetsen uit te schakelen. Binnen de toepassing zal u steeds kunnen blijven navigeren door middel van uw muis-aanwijzer. 3 Ik wens een nieuwe gebruiker aan te maken met de initiale PDW maar krijg telkens een foutboodschap. Er is nochtans geen enkele gebruiker met deze initialen. De initialen van de gebruiker/verantwoordelijke moeten uniek zijn voor het geheel van de organisatie en in de tijd. Er is dus reeds een verantwoordelijke die deze initialen heeft toegewezen gekregen binnen de organisatie of er is een verantwoordelijke met deze initialen op’ inactief’ geplaats. Probeer dus een andere combinatie uit met de initialen. 4 Ik had graag een overzicht van de verschillende onderwerpen in Quint In het beheer van de onderwerpen (menu 86) heeft u verschillende afdrukmogelijkheden voor de onderwerpen uit het Quint-model. 5 Kan ik Quint Software nog gebruiken indien de regelgeving in mijn sector is gewijzigd? Uiteraard. Enerzijds is de aanduiding van een verplicht onderwerp slechts indicatief, anderzijds heeft Care Solutions de nodige afspraken gemaakt met de verschillende sectoren om de regelgeving in de software regelmatig up-to-date te houden. 6 Is Quint Software compatibel met ISO en/of EFQM? De software staat in grote mate los van het model dat gebruikt wordt. Bij de ontwikkeling is gekozen voor het Quint model omdat dit voor de welzijnssector het meest toepasselijke model was en het bovendien volledig compatibel is met ISO en/of EFQM. 7 Ik kan een gebruiker niet desactiveren. Hoe komt dat? U kan een gebruiker slechts desactiveren indien hij niet meer verbonden is aan een onderwerp in uw organisatie. 8 In de projectplanning verschijnt voor elk van de project elementen een omschrijving plan-do-check-act. Kan ik deze wijzigen en waartoe dient dit? Neen, u kan deze omschrijving niet wijzigen. Dit heeft elke een informatief doel om de kwaliteitscoördinator er op te wijzen dat ook in de projectplanning een PDCA-cylcus zit. 9 In de projectplanning kan ik de volgorde van de verschillende projectelementen niet wijzigen. U kan de volgorde van de gegenereerde projectelementen niet wijzigen maar u kan wel telkens de beschrijving van het onderwerp wijzigen. Bovendien is het in de rapportering van het project mogelijk om in functie van de einddatum van het project. 1 surf naar www.caresolutions.be voor een update van de vaakgestelde vragen Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.54 Bijlagen Instructieblad registratiefiches Quint Als verantwoordelijk voor uw onderwerp bent u het best geplaatst om toe te lichten in welke mate de doelstellingen van dit onderwerp zijn gerealiseerd binnen uw organisatie. De fiche is opgebouwd uit vijf delen 1. Bovenaan bevindt zich de naam van het onderwerp en uw naam als verantwoordelijk alsook de periodiciteit waarmee dit onderwerp door u geëvalueerd dient te worden. 2. In het linkergedeelte van kan u kort antwoorden op de zes kernvragen met daarnaast de laatste gegevens (niet noodzakelijk) 3. Na de zes kernvragen volgen de waardering en de prioriteit met eveneens de laatste gegevens (niet noodzakelijk) Onder waardering wordt begrepen in welke mate dit onderwerp in uw organisatie wordt gepland, uitgevoerd, geëvalueerd en bijgestuurd. Indien al deze stappen aanwezig zijn en uitgevoerd worden dan kan de waardering hoog zijn. Zoniet is de waardering laag. Het is dus geen antwoord op de vraag ‘Doen we het goed?’ maar wel op de vraag doen we het volgens de regels van ‘Doen we het volgens de regels van kwaliteitszorg ?’ 4. Onderaan in het linkergedeelte vindt u gegevens over de beschikbare documenten over dit onderwerp in het kwaliteitshandboek en gegevens over klachten die er in de afgelopen periode over dit onderwerp werden geregistreerd. 5. Het rechtergedeelte geeft u de mogelijkheid om de nodige toelichting te geven bij de verschillende antwoorden die u formuleert. Figuur 90 Opbouw registratiefiche Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.55 Bijlagen Modelformulier Klachten Registratie gedeelte bestemd voor de registratie Identiteit van de aanmelder Naam en voornaam resident medewerker familie en of derden Indien aanmelder resident of medewerker vervolledig achteraf de gegevens met behulp van het administratief dossier, zoniet vraag dadelijk de nodige informatie op adres telefoonnummer prive tweede telefoonnummer bereikbaar op Omschrijving van de klacht plaats afdeling tijdstip dag datum betrokken personen uur omschrijving van het probleem: zorg ervoor dat iemand anders dit verhaal nog begrijpt verzamel voldoende gegevens die belangrijk zijn Indien er documenten zijn om de klacht te staven maak dan hier melding van deze documenten. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.56 Bijlagen Modelformulier Klachten Registratie gedeelte bestemd voor de behandeling Oplossingsgericht werken Kan u het probleem dadelijk oplossen. Stel dit dan voor en vraag of de betrokkene tevreden is met deze oplossing. onmiddellijk geboden oplossing: tevredenheid met de geboden oplossing: tevreden - matig tevreden – niet tevreden Kan u het probleem niet dadelijk oplossen. Zeg dit en vraag eventueel een suggestie aan de betrokkene. Stel voor dat u de klacht zal laten onderzoeken en dat er binnen de vijf dagen een antwoord zal geformuleerd worden. Noteer onrustgevoelens met betrekking tot deze klacht ook in het bewonersdossier en vermeld dat er reeds stappen werden ondernomen. suggestie van de betrokkene: Bezorg dit document aan de dagelijks verantwoordelijke. Indien u van oordeel was dat u het probleem niet zelf kon oplossen wordt van u ook niet verwacht dat u dit toch zou proberen. De dagelijks verantwoordelijke zal zelf contact opnemen met de persoon die het probleem zal kunnen oplossen. Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.57 Bijlagen Model Registratie Incidenten Hulp- en Dienstverlening korte omschrijving type incident/melding voorgevallen incident bijna-incident of gevaarlijke situatie handicap bewoner geen bewoner betrokken reactivering somatisch psycho-geriatrisch psycho-geriatrisch en somatisch is er een bewoner bij betroken ? nee ja naam: plaats van het incident eigen afdeling andere afdeling elders in het gebouw buiten het gebouw tijdstip van incident of ontdekking datum : uur : vertrek of ruimte soort incident waardoor gebeurde het vallen voeding medicatie stoten-knellen-botsen agressie vermissing bewoner inname schadelijkse stoffen brand – schroeien andere door materiaal (niet-) handelen van bewoner toestand van de bewoner toedoen van medebewoner (niet-) handelen van personeel andere lichamelijk letsel bewoner nee of geen bewoner betrokken (nog) niet merkbaar pijn blauwe plek huidletsel botbreuk benauwdheid overleden andere Gebruikershandleiding Quint ® Software welke omstandigheid is mede-oorzaak verkeerd gebruik materiaal defect materiaal natte vloer/obstakel foute aflevering of bereiding geen toezicht afspraken schieten tekort bewust genomen risico vergissing of vergeten andere psychische schade bewoner nee of geen bewoner betrokken (nog) niet merkbaar sufheid onrust angst andere juni 2001 p.58 Bijlagen letsel anderen wie is gewaarschuwd nee of geen anderen betrokken (nog) niet merkbaar ja arts familie leidinggevende arts en familie arts en leidinggevende leidinggevende en familie arts, familie en leidinggevende geen of andere ziekenhuisopname/raadpleging nodig nee of geen bewoner betrokken (nog) niet duidelijk alleen raadpleging zieknhuisopname Nadere uitleg of toelichting Hoe kan dit incident in de toekomst vermeden worden ? betrokkenheid van de melder direct betrokken of getuige achteraf aangetroffen of gealarmeerd contact met kwaliteitscoördinator neen jaa ingevuld door afdeling datum Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.59 Inhoudsopgave INHOUDSTAFEL INLEIDING ............................................................................................................................... 1 STRUCTUUR VAN DE GEBRUIKERSHANDLEIDING ...................................................... 1 BEGRIPPENKADER ................................................................................................................ 1 sector .................................................................................................................................. 1 organisatie .......................................................................................................................... 2 voorziening ......................................................................................................................... 2 afdeling ............................................................................................................................... 2 gebruiker............................................................................................................................. 2 verantwoordelijke ............................................................................................................... 2 laag ..................................................................................................................................... 3 veld ..................................................................................................................................... 3 onderwerp ........................................................................................................................... 3 verplichte onderwerpen ...................................................................................................... 3 aanbevolen onderwerpen .................................................................................................... 3 eigen onderwerpen ............................................................................................................. 3 projecten ............................................................................................................................. 3 projectelementen ................................................................................................................ 3 QUINT toepassen ................................................................................................................... 4 Functionaliteiten Quint® Software ........................................................................................ 4 Navigatie ............................................................................................................................ 4 Helpschermen ..................................................................................................................... 5 Foutboodschappen .............................................................................................................. 5 Afdrukken........................................................................................................................... 6 Schermafdrukken ............................................................................................................... 7 DE EERSTE KEER ................................................................................................................... 8 Installatie ................................................................................................................................ 8 Opstarten ................................................................................................................................ 8 Aanmelden ............................................................................................................................. 8 Aanpassen basisgegevens ....................................................................................................... 9 beheer van de gebruikers .................................................................................................. 11 ZELF-EVALUATIE ................................................................................................................ 13 Registratiefiches ................................................................................................................... 13 Registreren van de gegevens ................................................................................................ 14 Analyseren van de gegevens ................................................................................................ 16 Planning................................................................................................................................ 18 RISICO-ANALYSE ................................................................................................................. 25 klachtenbehandeling ............................................................................................................. 25 blanco klachtenregistratiefiche verspreiden ..................................................................... 25 klachten registreren .......................................................................................................... 25 ontvangstbevestiging van de klacht afdrukken ................................................................ 27 vraag tot nader onderzoek ................................................................................................ 27 gevolg van de klacht melden ............................................................................................ 28 nazorgmeting uitvoeren .................................................................................................... 28 afsluiten en heropenen van dossiers ................................................................................. 29 incidentenmelding ................................................................................................................ 29 arbeidsongevallen ................................................................................................................. 34 DOCUMENTENBEHEER ...................................................................................................... 41 documenten beheren ............................................................................................................. 41 Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.60 Inhoudsopgave document toevoegen aan het handboek ............................................................................ 42 inhoud van een document wijzigen .................................................................................. 44 kwaliteitshandboeken afdrukken .......................................................................................... 47 TECHNISCHE ASPECTEN .................................................................................................... 50 Systeemvereisten .................................................................................................................. 50 Hardware ...................................................................................................................... 50 Software ....................................................................................................................... 50 Bestandslocatie ..................................................................................................................... 50 Auteursrechten ..................................................................................................................... 50 BIJLAGEN ............................................................................................................................... 51 Lijst afkortingen ................................................................................................................... 51 Lijst figuren .......................................................................................................................... 52 Vaak gestelde vragen ........................................................................................................... 54 Modelformulier Klachten Registratie................................................................................... 56 Model Registratie Incidenten Hulp- en Dienstverlening...................................................... 58 INHOUDSTAFEL ................................................................................................................... 60 Gebruikershandleiding Quint ® Software juni 2001 p.61
