Meerjarenformatieraming 2016-2020 Voorgenomen besluit CvB: Goedkeuring RvT: 30-11-2015 16-12-2015 De opbouw van deze MeerJarenFormatieRaming (MJFR) is als volgt: Hoofdstuk 1 Leidraad en kern van de inhoud 2 Hoofdstuk 2 Missie, visie en strategie 4 Hoofdstuk 3 Meerjarenformatie 2016 – 2020 5 Hoofdstuk 4 4.1 4.2 4.3 4.4 Toelichting op de MJFR Effect externe ontwikkelingen op formatiebeleid Effect interne ontwikkelingen op formatiebeleid Deelnemersprognose tot 2016-2020 Prognose klassenontwikkeling tot 2016-2020 6 Meerjarenformatieraming 2016 – 2020 1 1. Leidraad en kern van de inhoud Werkwijze MJFR In de MJFR wordt een koppeling aangebracht tussen enerzijds de doelen en anderzijds de formatieve inzet voor een periode van vier jaar. Hiermee geeft Ma als werkgever de samenstelling van de personele geplande formatie voor de komende jaren aan. De meerjarenraming is opgezet volgens de aangepaste werkcyclus, waarbij de ramingen (meerjarenbegroting op boekjaren en de meerjarenformatieraming op schooljaren) zoveel mogelijk worden afgestemd. Van deze meerjarenramingen zijn de jaarbegroting en het personele plan van inzet (= jaarlijks formatieplan) afgeleid. Hierin wordt de meerjarenraming vertaald naar de uitvoering op de kortere termijn. Deze MJFR heeft een viertal functies: het vormt de basis voor communicatie over de uitvoering van vastgesteld beleid naar de interne organisatie. het vormt de basis voor intern overleg en interne besluitvorming over de inzet van personeel, het vormt de verantwoording van de personeelsinzet tegenover de ondernemingsraad van het Mediacollege Amsterdam. het vormt een instituut breed kader voor de formulering en uitwerking van personeels- en organisatiebeleid. Procedure formatiebeleid en plan van inzet Jaarlijks wordt in de periode oktober/november een voortschrijdende meerjarenformatieraming (MJFR) uitgewerkt. De financiële meerjarenraming vormt het kader voor deze raming. Kort voor het einde van het schooljaar is het redelijk duidelijk in hoeverre de studenten- en klassenprognose worden gehaald voor de diverse opleidingen. Evaluatie van het vastgestelde beleid en het plan van inzet zal worden meegenomen in de opstelling van de nieuwe MJFR voor de komende periode van vier jaar. De werkwijze zoals hier aangegeven leidt tot een cyclisch proces van ontwikkeling, evaluatie en bijstelling. De uitkomsten hiervan worden in de Financiële Meerjarenraming getoetst binnen het daarin gestelde financiële kader. De begroting voor de komende 4 jaar wordt apart in de Financiële Meerjarenraming beschreven, in de volgende stappen: Stap 1. Studenten- en klassenprognose en daarvan afgeleide OP-formatie. Stap 2. Inventarisatie formatieve implicaties externe ontwikkelingen Stap 3. Inventarisatie formatieve implicaties intern beleid Stap 4 Inventarisatie doelsubsidies en formatieve implicaties Stap 5 Opstellen Financiële meerjarenraming en personeelsbegroting. De personeelsbegroting wordt bepaald aan de hand van het aantal ingeschreven studenten en klassen, de prognose voor de komende jaren plus doelsubsidies. Stap 6. Opstellen formatieramingen en geplande formatie afzetten tegen het beschikbare personeelsbudget. Meerjarenformatieraming 2016 – 2020 2 Uitgangspunten bij het opstellen van de MJFR Ma hanteert de onderstaande uitgangspunten voor het opstellen van de MJFR, waarbij de zgn. normatieve formatie wordt vastgelegd. Hierbij wordt niet uitgegaan van de huidige bezetting en huidige kwaliteit, maar van de bezetting zoals die er kwantitatief uit zou moeten zien. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten: het onderwijsproces staat centraal, rekening houdend met beleidskeuzes ten aanzien van studentenontwikkelingen op basis van arbeidsmarktrelevantie en doelmatigheid. als het College van Bestuur van mening is dat er sprake moet zijn van continuïteit om gedane investeringen te laten renderen, kan besloten worden om gedane inspanningen te continueren – ook als bekostiging aan verandering onderhevig is. Het behalen van gestelde doelen geldt hierbij als maatstaf. er wordt gestreefd naar een dusdanige kostenverdeling dat de personeelskosten maximaal 70% van de totale kosten bedragen. van het personeelsbudget wordt 2/3 besteed ten behoeve van de onderwijsformatie (OP); niet meer dan 1/3 wordt besteed ten behoeve van de staf (OBP). Dit sluit aan bij de benchmark van de gemiddelde besteding in de MBO sector. functies en posities worden doelmatig ingericht en kunnen veranderen dan wel opgeheven worden. Dit laatste is het geval als doelsubsidies vervallen. voor de bepaling van de normen voor vaststelling van de onderwijsformatie wordt de relatie gelegd met externe regelgeving en landelijke normen. indien de kosten van de geplande formatie hoger zijn dan de personele inkomsten en dit aanleiding vormt tot een voornemen tot reorganisatie, dan treedt het sociaal statuut in werking; indien de kosten van de geplande formatie hoger zijn dan de personele inkomsten, kunnen functies als boventallig worden aangemerkt of worden opgeheven. eventuele aanpassingen op het sociaal statuut worden eerst besproken met de vakbonden. Indien partijen, dan wel één van de partijen, daartoe grond(en) aanwezig acht(en), ofwel nieuwe wet- en regelgeving daartoe naar de mening van partij(en) aanleiding geeft, worden deze afspraken opnieuw met de vakbonden besproken en eventueel op basis daarvan aangepast. iedere medewerker blijft opgenomen in de formatie tot aan de ontslagdatum. de berekening van de fte’s is op basis van normatieve inzet (berekende behoefte); evt. extra financiële ruimte ten behoeve van tussentijds bijsturen is opgenomen in de financiële meerjarenraming. Ma streeft naar een vaste formatie en een flexibele schil. Het gaat hier enerzijds om freelancers die worden ingehuurd vanwege hun specialistische en actuele expertise, anderzijds om werknemers met tijdelijke contracten vanwege tijdelijkheid van projecten en benoembaarheidsvereisten. Een dergelijke flexibele schil is noodzakelijk om in te kunnen spelen op een snel veranderende omgeving: veranderende behoeften van het afnemend beroepenveld, schommelingen in het aantal studenten en veranderingen in beleid van de overheid, waarover doorgaans laat duidelijkheid ontstaat. De gewenste verhouding vaste en flexibele formatie van Ma wordt vastgesteld op 80-20 % teneinde een buffer te creëren om veranderingen in de behoefte van de organisatie op te vangen. Ma hanteert de afspraken in lijn met de CAO-MBO 2014-2015 en wetgeving als uitgangspunt in de MJFR. Meerjarenformatieraming 2016 – 2020 3 2. Missie, visie en strategie Het Mediacollege Amsterdam (Ma) bevindt zich in een turbulente periode. De overheid vraagt om meetbare prestaties, de markt vraagt om direct inzetbare startende professionals, studenten vragen aansprekend onderwijs, ouders eisen les en onderwijsgevenden, gesteund vanuit de regerende opvatting in het publieke domein, streven naar autonomie in hun lespraktijk. Daarnaast veranderen de beroepen waarvoor Ma opleidt voortdurend en blijft er sprake van verstorende concurrentie vanuit andere onderwijsinstellingen die opleidingen voor de mediabranche aanbieden. Om in deze omgeving haar missie te realiseren, speelt Ma in op de veranderingen en past zij haar beleid aan waar nodig. Ma heeft een maatschappelijke opdracht. Volgens deze opdracht is ‘beroepsonderwijs gericht op de theoretische en praktische voorbereiding voor de uitoefening van beroepen, waarvoor een beroepskwalificerende opleiding is vereist of dienstig kan zijn. Het beroepsonderwijs bevordert tevens ‘de algemene vorming en persoonlijke ontplooiing van de deelnemers en draagt bij tot het maatschappelijk functioneren. Beroepsonderwijs sluit aan op het voorbereidend beroepsonderwijs en het algemeen voortgezet onderwijs.’ Dit betekent dat Ma studenten primair opleidt voor de uitoefening van beroepen in de mediabranche. Ma is daarbij verplicht om te zorgen voor kwalitatieve en kwantitatieve afstemming op de arbeidsmarkt (zorgplicht conform de Wet Educatie en Beroepsonderwijs). Ma is verbonden met de mediabranche en het kenniscentrum voor de creatieve industrie, en heeft zitting in de bedrijfstakgroep welke overlegt met de samenwerkende marktvertegenwoordiging (SBB). Ma heeft een bovenregionale functie. Bovenstaande heeft geleid tot de volgende missie: Ma leidt op tot gemotiveerde technisch creatieve vakmensen voor de mediabranche die interdisciplinair kunnen samen werken in een veranderende markt. Ma heeft daarbij de volgende ambitie: Studenten die van Ma afkomstig zijn, steken uit boven hun collega’s afkomstig van andere opleidingen. Zij zijn in basis opgeleid als specialist, maar hebben daarnaast ontdekt hoe je interdisciplinair kunt werken en staan open voor de mogelijkheden van nieuwe media. Dit wil Ma op een zodanig manier doen dat studenten, personeel en afnemers tevreden zijn en Ma voldoet aan de inspectiestandaarden: de rendementen en de kwaliteit van het onderwijsproces op orde. Om deze missie te realiseren zet Ma in op professionalisering van de organisatie (verduurzamen) en wordt de samenwerking met het bedrijfsleven gezocht om gezamenlijk nieuwe media-toepassingen te ontwikkelingen zodat werknemers opgeleid worden die beantwoorden aan de eisen van toekomstige werkgevers (verbinden en vernieuwen). Zowel de eisen die aan Ma worden gesteld vanuit de omgeving (ministerie van OCW, CAO) en het bestuursakkoord van de MBO als de manier waarop Ma haar missie wil realiseren hebben formatieve implicaties. Hierop zal nader worden ingegaan in de volgende hoofdstukken. Meerjarenformatieraming 2016 – 2020 4 3. Meerjarenformatie 2016 - 2020 OP: ONDERWIJS MBO (1) VMBO Subtotaal onderwijs Kaderbrief 2015-2016 basisformatie Basis geplande formatie 2016-2017 Basis geplande formatie 2017-2018 Basis geplande formatie 2018-2019 Basis geplande formatie 2019-2020 89,4 17,9 107,3 97,5 17,9 115,4 98,8 17,9 116,7 99,1 17,9 117,0 99,1 17,9 117,0 Projectformatie Onderwijs Totaal directe inzet onderwijs 14,3 19,5 17,7 15,2 15,1 121,6 134,9 134,4 132,2 132,1 Instellingstaken Onderwijs (2) OP: Team ondersteunend Totaal Onderwijs 3,5 2,5 127,6 3,5 2,5 140,9 3,5 2,5 140,3 3,5 2,5 138,2 3,5 2,5 138,1 OBP: STAF EN CvB Projectformatie staf totaal Instellingstaken Algemeen (3) Totaal Staf en CvB 49,3 3,1 0,7 53,1 51,2 3,1 2,2 56,5 51,2 3,1 2,2 56,5 50,6 3,1 2,2 55,9 50,6 3,1 2,2 55,9 Projectformatie Staf en Onderwijs totaal 17,4 22,6 20,8 18,3 18,2 180,7 197,4 196,8 194,1 194,0 4,9 4,5 4,5 4,5 4,5 185,6 201,9 201,3 198,6 198,5 Totaal Onderwijs, Staf en CvB (OP + OBP) OVERIGE FORMATIE Seniorenregeling (bapo) (4) TOTALE INZET (1) incl. 0,5 fte tbv avondopleiding Filmacteur (2) t.b.v. onvoorzien OP, jaarboek, 1 fte TOA (50% MV en 50% ARTF) (3) t.b.v. OR en onvoorzien OBP (4) gebaseerd op aantal deelnemers seniorenregeling 2016 Eventuele fricties blijven op de afdeling drukken. Meerjarenformatieraming 2016 – 2020 5 4. Toelichting op de MJFR 4.1 Effect externe ontwikkelingen op formatiebeleid In een aantal documenten worden ontwikkelingen beschreven die zich voltrekken binnen het MBO die in meeren/of mindere mate van invloed zijn op de formatie. Focus op vakmanschap In het kader van focus op vakmanschap is binnen Ma volop gewerkt aan de invoering van nieuwe kwalificatiedossiers, verkorting van opleidingen, intensivering van onderwijstijd, samenstelling van nieuwe onderwijsprogramma’s, herziening van de examens, invoering van de nieuwe bekostigingssystematiek met het cascademodel en professionalisering van docenten. Dit alles om te zorgen voor een doelmatig opleidingsaanbod. De beleidskeuze om Niveau 4 opleidingen waar mogelijk in 4 jaar aan te bieden heeft een directe invloed op de berekende formatiebehoefte. De vanaf 2014 geldende 1000 urennorm is per cohort ingevoerd en leidt tot 2017 tot onevenredige stijging van het aantal lesuren ten opzichte van de klassenontwikkeling. Daarnaast leidt voor een aantal opleidingen de verkorting vanaf 2017 tot een kleiner aantal klassen indien autonome groei niet wordt meegenomen. Actieplan leraar 2012 Versterking van de positie leraar, versterking van HRM-beleid en scholing van leidinggevenden is het streefbeeld dat door de minister is neergezet. De positie van leraar wordt versterkt middels de salarismix voor MBO-docenten en de functiemix voor Vmbo-docenten. Extra gelden zijn vanaf 1 oktober 2011 beschikbaar gesteld om docenten te promoveren naar een hogere salarisschaal en om de werkdruk te verminderen. Ma heeft vanaf oktober 2011 de mogelijkheid gecreëerd om alle docenten LB (onder voorwaarden) te laten promoveren naar de functie van docent LC. De doelstelling (vanuit OCW) is om op 1 oktober 2014 een verhouding van de salarismix te hebben van: Schaal LB LC LD FTE’s 25% 65% 10% Deze doelstelling is ruim behaald door Ma. Ten aanzien van de huidige situatie vraagt het CvB zich af in hoeverre de huidige verdeling voldoet aan de evenwichtige verdeling van functies welke recht doet aan de ambities van Ma. Het is de doelstelling van het College van Bestuur personeelsbeleid zodanig in te richten dat er ruimte is voor persoonlijke groei van medewerkers enerzijds en mogelijkheden biedt voor instoom van startende medewerkers anderzijds. Daarnaast beoogt het College van Bestuur een verdeling te vinden die recht doet aan een gezonde organisatie met een evenredige opbouw van de personeelsformatie en bijbehorende kosten. Meerjarenformatieraming 2016 – 2020 6 Versterking kwaliteit De minister richt zich op de versterking van de kwaliteitsborging en de kwaliteitscultuur binnen de instellingen en met name op versterking van de verbetercultuur binnen onderwijsteams. Daarvoor is zij met de MBO-raad en de daarbij aangesloten onderwijsinstellingen een bestuursakkoord overeengekomen. Daarin zijn kaders uitgewerkt voor een aantal kwaliteitsafspraken die betrekking hebben op VSV, Taal & Rekenen, excellente opleidingen etc. Op grond van deze kaders en de vastgestelde budgetten is in het voorjaar 2015 een kwaliteitsplan opgesteld. Dit plan heeft impact op de formatie planning van de komende jaren. Specifieke subsidies worden beschikbaar gesteld aan Ma om kwaliteitsafspraken na te kunnen komen op de diverse gebieden. Extra personeel wordt ingezet om doelstellingen ten aanzien van VSV, Taal en Rekenen, excellente opleidingen te behalen. CAO MBO De CAO-MBO 2014-2015 is op 30 juni 2015 afgelopen. De werkgeversdelegatie van de MBO-Raad is sinds eind 2014 met de vakbonden in gesprek over een nieuwe CAO. Tot op heden is deze nog niet tot stand gekomen. Omdat afspraken, welke tussen ministerie en marktpartijen waren gemaakt, publiekelijk gecommuniceerd zijn en de daarvoor benodigde bekostiging in de rijksbijdrage is verankerd, heeft het Ma in overleg met de MBOraad ervoor gekozen eenzijdig de beschikbare ruimte invulling te geven in de salarissen van haar medewerkers. Het verdere overleg over invulling van de CAO vindt onderwijl gewoon doorgang. De CAO 2014-2015 heeft impact gehad ten aanzien van de formatieverdeling in de teams in het afgelopen jaar. De werkverdeling vindt in eerste instantie in de teams zelf plaats. Ma kiest ervoor deze afspraken in grote lijnen in haar beleid te continueren ook al is het CAO-overleg gestrand en is er geen zicht op snelle afronding van de onderhandeling. Dit leidt in het beleid van Ma niet tot extra inzet van fte’s. 4.2 Effect interne ontwikkelingen op formatiebeleid Algemeen: van doelsubsidies naar toekenning middelen via kwaliteitsplan De doelsubsidies zijn ondergebracht in een deel van de Regeling kwaliteitsafspraken MBO. In het kwaliteitsplan Ma wordt omschreven hoe tijdelijke middelen besteed worden. Deze tijdelijke middelen kennen geen verantwoording. Ma mag zelf bepalen hoe de doelen het best bereikt gaan worden. Dit vraagt veel van de ondersteunende diensten hoe dit het beste gemanaged dient te worden. Deze omschakeling van verstrekking doelsubsidies naar middelen toekenning via het kwaliteitsplan kost extra inspanning door specifieke keuzes die gemaakt moeten worden ter besteding. Strategische speerpunten Ma heeft haar meerjarenstrategie vertaald in een jaarlijkse beleidsagenda, waarin de voorgenomen acties beschreven staan. Met de te ondernemen acties wordt een bijdrage geleverd aan de realisatie van drie strategische speerpunten: verbinden, vernieuwen en verduurzamen. Hieronder wordt verstaan: Verbinden: aansluiten bij interesses en mogelijkheden van studenten en (toekomstige) behoeften van het bedrijfsleven. Vernieuwen: bijdrage leveren aan de ontwikkeling van de branche en opleidingen. Verduurzamen: garanderen continuïteit van de organisatie door optimalisatie bedrijfsprocessen, professionalisering medewerkers en verbeteren financiële positie. Meerjarenformatieraming 2016 – 2020 7 Studentengroei In paragraaf 4.3 is aangegeven dat het aantal MBO-studenten in 2016 – 2017 toeneemt tot ca. 2650. Hierdoor groeit het aantal klassen tot 105 in 2016-2017 (paragraaf 4.4). Het aantal klassen MBO stabiliseert vanaf 20172018 op 106, terwijl het aantal studenten doorgroeit tot ruim 2700 in 2018. Dat het aantal klassen al vanaf 2017-2018 stabiliseert heeft te maken met de toenemende klassengrootte als gevolg van toegenomen rendement. Het VMBO blijft de hele periode gelijk met 12 klassen, zij het dat er sprake is van een lichte groei naar 300 leerlingen in 2016. Eén en ander heeft effect op het benodigde aantal OP-ers in het MBO. In de berekening van de benodigde OP-formatie is hier al rekening mee gehouden. Naast een grotere behoefte aan onderwijspersoneel zal dit ook leiden tot een grotere behoefte aan stafmedewerkers, bijv. op het gebied van ICT en toezicht. Onderstaand worden slechts die onderdelen van het strategische beleid belicht voor zover deze gevolgen kunnen hebben voor de formatieraming. Afgeleide doelstellingen verbinden Werken met opleidingsoverstijgende thema’s, herinrichting van opleidingen, invoering van propedeuses, ontwikkeling van nieuwe opleidingen en eenduidige invulling AVO en keuzedelen. Structuur opleidingen harmoniseren teneinde te kunnen werken met opleidingsoverstijgende thema’s. Afgeleide doelstellingen verduurzamen Ten einde de gewenste doelstellingen op het gebied van verduurzamen te realiseren, wordt ingezet op de bevordering van kwaliteit medewerkers en verbetering van het rendement. Deze inspanningen worden bekostigd vanuit de extra middelen zoals omschreven in het kwaliteitsplan Ma. Daarnaast wordt ingezet op de volgende doelstellingen: Ontwikkeling professionele cultuur. Organisatieontwikkeling en organisatie inrichting. Implementatie ICT plan: Ma stelt hoge eisen aan ICT om onderwijs te kunnen geven dat voorbereidt op de huidige en toekomstige beroepspraktijk. Daarnaast is Ma bezig met de professionalisering en optimalisatie van veel bedrijfsprocessen. Ook hierin speelt ICT een belangrijke rol. Daar waar uitvoering van beleid de inzet van extra FTE’s vereist, is dit opgenomen in de raming. Planning onderwijsproces: voor de zomer 2015 is een nieuw roosterprogramma geïmplementeerd, t.w. Xedule. Het onderwijsproces wordt logistiek geoptimaliseerd. Voor de beleidsmatige inzet binnen de MJFR leidt de invoering van Xedule niet tot extra inzet. Verbouwing locatie Contactweg: om de groei van de studentenpopulatie goed te kunnen opvangen wordt de locatie Contactweg thans uitgebreid. Extra ruimte wordt gecreëerd welke begin schooljaar 2016-2017 gereed dient te zijn. Tijdelijk zijn opleidingen verhuisd naar een externe locatie. Voor de beleidsmatige inzet binnen de MJFR leidt de verbouwing niet tot extra inzet. Meerjarenformatieraming 2016 – 2020 8 4.3 Deelnemerprognose 2016 - 2020 Invloed factoren Het benodigde aantal FTE’s wordt voor een groot deel bepaald door het aantal deelnemers en het aantal klassen dat hieruit wordt samengesteld. Doorrekening van het aantal klassen in OTM bepaalt de geplande formatie OP. Op de deelnemerprognose zijn veel factoren van invloed. De belangrijkste daarvan zijn: voortijdig schoolverlaten rendementsontwikkeling concurrerende opleidingen groeipotentie van opleidingen regionale behoefte aan mediaprofessionals scores van Ma in benchmarks overheidsmaatregelen Tot 2016 – 2017 voorzien wij een stijging van ca. 150 studenten tot ca. 2650 studenten, waarna vanaf 2018 2019 een stabilisatie optreedt op ca. 2700 MBO studenten. De vergroting van de instroom, sturing op volle klassen bij de intake en beperking van de uitval zorgen voor de groei van de afgelopen jaren. Vanaf 2018 werkt de verkorting van 4 naar 3 leerjaren bij verschillende opleidingen door, waardoor de groei afvlakt. Bij het VMBO is het aantal leerlingen stabiel rond 300. De studentenontwikkeling voor de beleidsperiode tot 2020 wordt hieronder weergegeven. Het aantal studenten wordt vastgesteld op 1 oktober, waarna op 1 februari een tweede telling plaatsvindt. Deze tweede telling is veelal 2,5 % lager dan de eerste telling. Beide tellingen bepalen de inkomsten. Omdat gewerkt wordt met een T-2 bekostiging, zijn de effecten hiervan pas na 2 jaar merkbaar. Deelnemerprognose 2016 - 2020 afdeling MIG MV ARTF MP 2015 728 676 686 321 2016 798 679 776 333 2017 863 689 767 337 2018 874 669 810 353 2019 838 648 854 362 2020 839 648 860 362 totaal MBO 2411 2586 2656 2706 2702 2709 VMBO 283 300 300 300 300 300 totaal Ma 2694 2886 2956 3006 3002 3009 Meerjarenformatieraming 2016 – 2020 9 4.4 Prognose klassenontwikkeling 2016-2020 Binnen Ma zijn de taken in de organisatie gedefinieerd en de functies vastgesteld. Op grond van deze gegevens en de geplande studentenontwikkeling wordt de formatie gedefinieerd. De ervaring leert dat voor een uitgebalanceerde taakverdeling sprake is van een ondersteunende taakomvang van 30-35% van de totale taakomvang. Deze ervaring is vertaald in onderliggende klassenraming. De groei van het aantal deelnemers vertaalt zich ook in het aantal klassen. We voorzien echter dat het aantal klassen eerder stabiliseert en dat de groei van het aantal deelnemers van 2016-2017 zal leiden tot een stijging van de gemiddelde groepsgrootte. Prognose ontwikkeling aantal klassen tot 2016 – 2020 afdeling MV MIG ARTF MP VMBO totaal Ma 2015 26 28 29 13 12 108 2016 25 33 33 14 12 117 2017 25 36 31 14 12 118 2018 24 36 32 14 12 118 2019 24 34 33 15 12 118 Meerjarenformatieraming 2016 – 2020 2020 24 34 33 15 12 118 10