2001-17444-FAD Investeringen Beheer op orde

NOTA voor burgemeester en wethouders
Onderwerp:
Investeringsvoorstellen Beheer op orde, Continuiteit en capaciteitsuitbreiding UNIX en
opwaardering netwerk
Notanr.: 2001.17444
FAD/FB/IM
27-08-2001
Portef.h.: wethouder Doornebos
Agenda BenW
16-10-2001
BESLUIT:
1. In te stemmen met de investeringsvoorstellen beheer op orde (voorstel 02), continuiteit en capaciteitsuitbreiding UNIX (voorstel 06) en opwaardering netwerk (voorstel 08);
2. De exploitatielasten van de voorstellen beheer op orde en continuits- en capaciteits uitbreiding UNIX , 2001 ad
ƒ 88.333 (€ 40.083) te dekken uit de bij de zomernota 2000-2004 beschikbaar gestelde middelen;
3. De exploitatielasten van de voorstellen 06 en 08 voor 2002 voor ƒ 586.567 (€ 266.173) te dekken uit de vrijval
kapitaalslasten en voor de voorstellen 02 en 06 ƒ 309.667 ( € 140.521) te dekken uit de bij de zomernota 2000
– 2004 beschikbaar gestelde middelen;
4. De exploitatielasten voor 2003 m.b.t. de onderhoudslasten UNIX en ICT adviseur die niet kunnen worden
gedekt uit de vrijval kapitaalslasten ad ƒ 193.000 ( € 87.580) op te nemen in het tarief. (voorstel 02 en 06) en
vervolgens te dekken uit de middelen die beschikbaar zijn gesteld in de zomernota 2000- 2004;
5. De exploitatielasten m.b.t. de landmeetkundige coordinator (voorstel 02) ad ƒ 103.000 (€ 46.739) door te
berekenen aan de sectoren volgens het GIS tarief 2002;
6. Het raadsvoorstel en het ontwerp raadsbesluit vast te stellen;
7. De commissie ABZ om advies te vragen;
8. Het sectorhoofd FAD te machtigen, vooruitlopend op het raadsbesluit, uitgaven te doen.
OPENBAARMAKING:
dit besluit openbaar te maken
COMMUNICATIE:
Personelsblad
email
FINANCIELE ASPECTEN:
financiële gevolgen voor de gemeente?
ja
gevolgen worden opgevangen door:
via taakstelling binnen eigen sector
Concern
TOELICHTING/OVERWEGINGEN:
In het voorjaar van 2000 is in het kader van de zomernota 2000-2004 door de productgroep Informatiemanagement het meerjaren investeringsplan voorgelegd aan Burgemeester en Wethouders. De samenhang met de
beleidsdoelstellingen van de gemeente en de rechtvaardiging van de hoge investeringen was op dat moment
onvoldoende duidelijk om B & W positief te doen laten besluiten. Het college heeft de opdracht gegeven tot twee
second opinions;
 doelmatigheid IM organisatie
 second opnion investeringsvoorstellen IM en DM.
Deloitte & Touche Bakkenist heeft in het najaar van 2000 de onderzoeken uitgevoerd. Voor wat de
investeringsvoorstellen betreft waren de conclusies:
 de gemeente Deventer heeft onvoldoende kaders voor toetsing van de investeringsvoorstellen aan het
gemeentelijk beleid;
 de visie van IM en DM op ontwikkelingen is duidelijk;
 de beschrijving en onderbouwingvan veelal aanzienlijke investeringen zijn summier;




prioritering is onduidelijk;
Deventer loopt in de pas met landelijke ontwikkelingen;
Het totaal van de voorgestelde investeringen zal daadwerkelijke uitgaven redelijk benaderen;
de komende jaren zijn aanzienlijke investeringen noodzakelijk.
Uit het doelmatigheidsonderzoek van Deloitte & Touche Bakkenist komt een groot aantal bevindingen over de
doelmatigheid van de IM beheerorganisatie naar voren. De voornaamste zijn:
 Basis (organisatie)structuuris voldoende maar moet verder uitgebouwd worden;
 Regiefunctie ten aanzien van uitbestede taken (nog) onvoldoende;
 Doelmatigheid IM lijdt onder gebrek personele capaciteit;
 Sturing totale gemeentelijke ICT-kosten door IM is moeilijk.
Om invulling te geven aan een groot aantal van de hiervoor genoemde punten (met andere woorden om invulling
te geven aan ‘beheer op orde’) zijn investeringen nodig, niet alleen in netwerken, hard- en software, maar zeker
ook in de personele vulling (kwantitatief en kwalitatief) van de productgroep Informatiemanagement.
De eerste stap om te komen tot een gestructureerde en planmatige invulling van de informatievoorziening binnen
de gemeente Deventer is genomen door het formuleren van het door B&W op 19 juni 2001 vastgesteld
gemeentebreed informatiseringbeleid.
De tweede stap is gezet door de investeringsvoorstellen voor informatiesystemen en ICT-infrastructuur voor de
voorjaarsnota 2001-2005 rekening houdend met de second opinions integraal en in samenhang uit te werken. De
voorstellen die daarin gedaan worden betreffen de noodzakelijke investeringen in de basis ICT-infrastructuur.
De hele materie is april 2001 uitvoerig gepresenteerd aan de raadscommissie ABZ voorzien van een
uitgebreide hand-out. Om de samenhang aan te tonen zijn de investeringsvoorstellenvan IM en DM in het
wolkenmodel geplaatst. De voorstellen passen in het recent vastgesteld gemeentebreed informatiseringsbeleid.
2
6
8
11
Beheer op orde
Cont. en cap. uitbr. UNIX
Opwaardering netwerk
Uitbreiding servercapaciteit
3
4
5
7
Outsourcing Unix
Opstellen beveiligingsplan
BISserver
Basisinfr. Inter- en intranet
17 Upgrade Windows en Office
18 Vervanging PC’s
20 Vervanging tel. centrale
9 Content intranet
13 Metagegevensbeheer
14 Realisatie geg. magazijn
15 Ontw. func. bouwstenen
16 Managementinformatie
Interne informatievoorziening
optimaliseren
12 Ontwikkeling GIS
Basis ICT
infrastructuur
Digitalisering
vastgoedinformatie
Producten
en diensten
10 Content internet
19 Uitbr. tel. centr.
Voorwaarden
externe ontsluiting
Interne
bedrijfsvoering
Basisinfra structuur
digitalisering
21
22
23
24
Document informatiesysteem
Opschonen arch. Diepenveen
Opschonen arch. Deventer
Postreg., dig. uitl. adm., BIS
Sectorplannen
Digitalisering
documenten
Digitaliseren van documenten en processen
25 Dig. fact. str. + fin. bescheiden
26 Dig. Bedrijfsbibliotheek
27 Dig. Tekening archief
Ontsluiten van gegevens en verbeteren dienstverlening
In het model worden de relaties tussen verschillende (binnen een wolk gebundelde) investeringen aangegeven.
Zo is bijvoorbeeld een goede basis ICT infrastructuur nodig voordat de interne informatievoorziening geoptimaliseerd kan worden en is deze weer nodig om externe ontsluiting te kunnen bereiken. Verder zal een basisinfrastructuur digitalisering nodig zijn alvorens documenten te kunnen digitaliseren. Indien documenten gedigitaliseerd
kunnen worden opgeslagen draagt dit weer bij tot de externe ontsluiting van informatie. Het wolkenmodel geeft
aldus een globaal beeld van de samenhang van de verschillende groepen investeringen. Dit betekent overigens
niet dat het noodzakelijk is om voor elke investering in een wolk eerst alle investeringen in de voorafgaande wolken
uit te voeren. Een beperkt aantal investeringen kan tegelijkertijd worden gedaan. In november zal IM een voorstel
indienen voor de projecten die in 2002 opgestart gaan worden.
Randvoorwaardelijk voor alle investeringen, zowel binnen de wolk ‘basis ICT infrastructuur’ als tussen de wolken
onderling, zijn:
 beheer op orde (voorstel 02);
 continuïteit en capaciteitsuitbreiding UNIX (voorstel 06);
 opwaardering netwerk (voorstel 08);
 uitbreiding servercapaciteit (voorstel 11).
Zo is bijvoorbeeld het opwaarderen van het netwerk nodig om de basisinfrastructuur voor intra- en internet te
realiseren (voorstel 07), maar ook om de ontwikkeling GIS (voorstel 12) te faciliteren.
Tevens is in het formatieplan (voorjaarsnota 2001 FAD) aangegeven welke capaciteit binnen de productgroep
Informatiemanagement nodig is om de zaken structureel op orde te krijgen en om succesvol invulling te geven aan
het beheer op orde en de realisatie van de investeringen.
In dit voorstel zijn concrete keuzes gemaakt (zie wolkenmodel) waarin de consequenties afgewogen zijn van het
wel of niet doen van investeringen op een bepaald moment. Voor met name 2001 wordt invulling gegeven aan de
investeringen en activiteiten die nodig zijn om de vier topprioriteiten te realiseren. Zij vormen noodzakelijke
basisvoorwaarden die ongeacht te kiezen scenario’s en prioriteitskeuzen binnen producten & diensten en interne
bedrijfsvoering uitgevoerd móeten worden.
Alle bovengenoemde aspecten zijn door IM, DM en ICM vastgelegd in de voorjaarsnota 2001-2005. Bij de
besluitvorming is financiële ruimte gecreëerd om de meest urgente knelpunten aan te pakken.
In de gepresenteerde samenhang zijn de volgende randvoorwaardelijke topprioriteiten onderkend:
 Voorstel 02, Beheer op orde, inclusief stap 1 uitbreiding formatie met ICT adviseur en landmeetkundig
coördinator
 Voorstel 06, Continuïteit- en capaciteitsuitbreiding UNIX
 Voorstel 08, Opwaardering netwerk
 Voorstel 11, Uitbreiding servercapaciteit
Tot deze laatste investering is afzonderlijk in mei 2001 door de raad besloten en is in de uitvoeringsfase. De
aansluiting van de brandweer op het gemeentelijk netwerk (zomernota 2000-2004) en in januari 2001 door de raad
geaccordeerd is reeds gerealiseerd.
IM heeft ten behoeve van een goede beheersing en sturing van de complexe projecten die op haar af komen een
instrumentarium (masterplan) ontwikkeld en voorgelegd aan de directie om een goede verantwoordingsinformatie
omtrent de voortgang van de projecten te kunnen leveren, hetgeen overigens niet wil betekenen dat er geen
bijstellingen kunnen volgen. Van ieder project zal een afzonderlijk dossier worden bijgehouden en vindt er intern
frequent verantwoording plaats aan het sectorhoofd. De inkoopadviseur zal zeker bij de investeringen worden
betrokken.
In het kader van de zomernota 2000-2004 en de voorjaarsnota 2001-2005 zijn middelen vrijgemaakt om deze
investeringen, eenmalige lasten en formatie uitbreiding te kunnen plegen:
Toelichting per investering:
Voorstel 02 Beheer op orde:
Doel investering: Het wegwerken van achterstanden in de Service Level Agreements, zowel voor de gemeentelijke
netwerkomgeving als voor de raadsledenpc's, mobiele telefonie en mobiele elektronische agenda’s en inhoud
geven aan de conclusies second opinion doelmatigheidsonderzoek IM.
Toelichting investering: De huidige service levels zijn wegens gebrek aan capaciteit niet meer onderhouden en
moeten verder uitgewerkt worden. Dit leidt tot achterstanden waardoor IM haar regiefunctie niet meer naar behoren
kan uitvoeren. De kosten hebben betrekking op het inhuren van incidentele personele capaciteit.
Belang: Het goed kunnen sturen op dienstverlening en kosten t.a.v. de uitbestede diensten
Risico: Onduidelijkheid over afspraken en kosten waardoor intensieve extra sturing noodzakelijk is.
Dienstverlening van IM aan gemeentelijke organisatie komt in gevaar
Conclusie second opnion: Ten aanzien van de instrumenten, waarover gemeente Deventer beschikt voor de
regiefunctie ten opzichte van KPN, trekken wij de volgende conclusies:
1. Uit ons onderzoek is gebleken dat de procedures en functiebeschrijvingen nog niet volledig en definitief zijn.
Op zich is dit verklaarbaar uit de turbulente fase die IM achter de rug heeft. Dit betekent dat de formele
beschrijvingen op een groot aantal punten nog kunnen worden verbeterd. IM onderkent dat er sprake is van
een leer- en verbeter-proces.
2. Uit de Service-Level rapportages van KPN blijkt dat alle “calls” binnen de in de SLA overeengekomen tijd
worden afgehandeld. De rapportages zelf zijn echter voor verbetering vatbaar. De laatste rapportage in het
bezit van Deloitte & Touche Bakkenist (oktober 1999 tot maart 2000) is zeer summier en biedt de gemeente
Deventer geen aanknopingspunten voor sturing.
3. De periodiciteit van de rapportage, éénmaal per drie maanden, is te weinig om adequaat te kunnen reageren
op gesignaleerde afwijkingen.Momenteel wordt door IM en KPN gewerkt aan verbetering van de rapportage.
4. De in het kader van dit onderzoek aan Deloitte & Touche Bakkenist beschikbaar gestelde documenten
inzake de beheeractiviteiten blijken deels nog de status concept te dragen of zijn niet actueel. Dit betekent
dat de formele processen en procedures voor een deel niet volledig c.q. actueel zijn en dat er voor beide
partijen voor een deel van de werkzaamheden geen actuele en sluitende afspraken zijn. Hierdoor kan de
gemeente haar regiefunctie niet goed invullen.
5. Wij zijn van mening dat de gemeente Deventer onvoldoende kan sturen op de kosten en de uitvoering van
de werkzaamheden van KPN omdat de aantallen geleverde producten wordt bepaald door de sectoren. De
productgroep IM kan wel sturen op de “output” van KPN, met betrekking tot de kwaliteit van de binnen de
SLA geleverde producten en diensten, mits de sturingsmiddelen, zoals Service-Level Rapportages,
voldoende kwaliteit bieden.
Resultaat investering voorstel 02:
1. actueel service level
2. op de organisatie toegepaste rapportages
3. goed ontwikkeld instrumentarium om de diensten van KPN/ESN te controleren
4. een op haar taak berekende en ingerichte IM organisatie
Financiële aspecten voorstel 02
Investeringen
Eenmalig
Formatie
Onderhoudslasten
N.v.t.
f 175.000, (€ 79.412) eenmalige inhuur in 2001 f 58.333 (€26.470) en 2002 f 116.667
(€ 52.941)
f 206.000 , (€ 93.479) onder voorbehoud van de functiewaardering 2x schaal 10
anciënniteit 7 ingaande 2002 (ICT adviseur en landmeetkundig coordinator)
N.v.t.
Voorstel 06 Continuïteits- en capaciteitsuitbreiding UNIX
Doel investering: Aanschaf HP-UNIX machine, randapparatuur (o.a. ten behoeve van back-up) en migratie van
huidige toepassingen naar deze machine.
Toelichting investering: Investering vervangt de machines Bull1, Bull2 en Unisys SMP6400 alsmede Unixrandapparatuur. Bedrag is raming afgeleid van aanschaf HP 9000 in 1999. De technische levensduur van de
machines is gesteld op vier jaar. Applicaties zoals GBA en GSA vragen meer capaciteit vanwege extra
functionaliteit/ invoeren client-serverapplicaties. Bovendien groeit het aantal gegevens gestaag.
Risico: Het aantal storingen is in 2000 toegenomen
Conclusie second opnion: De gemeente Deventer heeft meerdere, verschillende, UNIX platforms binnen de
organisatie. Hierdoor is het noodzakelijk om bij het niet meer toereikend zijn van de verwerkings- en
opslagcapaciteit van de betreffende machine deze te vervangen door een systeem van het zelfde merk. De
geraamde bedragen zijn volgens IM tot stand gekomen op basis van historische
gegevens, deskresearch en offertes van leveranciers.
Door de keuze voor meerdere verschillende hardwareplatforms is het niet mogelijk om toepassingen te laten
“doorschuiven”. Hierdoor is het noodzakelijk om ongeveer iedere 3 jaar de betreffende machine te vervangen. Door
standaardisatie op één hardwarelijn kan apparatuur langer en flexibeler worden ingezet en kunnen de kosten
mogelijk worden teruggedrongen. Naast financiële voordelen heeft standaardisatie ook voordelen bij het beheer en
verder bij eventuele uitwijk- en testvoorzieningen in eigen huis. De bedragen van de door IM aangevraagde
offertes zijn gebruikt als basis voor de investeringsvoorstellen. Daardoor zijn de bedragen in de
investeringsvoorstellen als realistisch te beschouwen.
Resultaat investering 06:
1. Waarborgen continuiteit
2. Verbeteren performance
3. Beantwoorden aan capaciteitsbehoefte
4. Naar 1 machinelijn waardoor langer en flexibeler inzet kan worden gerealiseerd
Financiele aspecten voorstel 06
Investeringen
Eenmalig
Formatie
Onderhoudslasten
Kapitaalslasten
f 1.200.000, (€ 544.536) afschrijving 4 jaar annuïteit 6.5%
N.v.t.
N.v.t.
f 120.000 (€ 54.453) waarvan f 30.000 (€ 13.613) in 2001 en f 90.000 (€ 40.840) in 2002
f 350.284 (€ 158.952)
Voorstel 08 Opwaardering netwerk
Doel investering: Toekomstvast netwerk
Toelichting investering: opheffen achterstand, wegnemen performanceklachten. Huidig netwerk is gebaseerd op
550 gebruikers; momenteel zijn er al ruim 950 gebruikers. Applicaties zoals GBA, GSA, Eagle alsmede ook
Windows vragen steeds meer netwerkcapaciteit (ook i.v.m. toename client/serverplatform). Netwerk voldoet niet
meer aan huidige en toekomstige behoeften.
Belang: Zonder opwaardering geen verdere uitbreiding functionaliteiten van applicaties zoals GBA, GSA & Eagle
mogelijk.
Risico: Stagnatie, geen verdere ontwikkeling geo informatie mogelijk,geen intranet/internet,geen multimediale
toepassingen, uitbreiding/vervanging diverse sectorale toepassingen zoals GBA, GSA & Eagle niet mogelijk
Conclusie second opnion: Het betreft investeringen in het gemeentelijke netwerk, in 2000 ƒ 250.000 en vervolgens
ƒ 500.000 per jaar. Het gaat hierbij om investeringen in actieve componenten, die in 3 jaar worden afgeschreven.
Gelet op de verspreide huisvesting van de gemeente Deventer is het logisch dat er hoge(re) investeringen
noodzakelijk zijn in de technische infrastructuur.
De omvangrijke en structurele investeringen zijn in de voorstellen van IM niet onder-bouwd. Wij zijn wel van
mening dat bij de invoering van grotere grafische toepassingen zoals DIS, GIS, digitaal archief en
workflowmanagement investeringen in de technische infrastructuur onontkoombaar zijn. Zie hiervoor ook hoofdstuk
3.5.
Resultaat investering voorstel 08: Een uitgewerkt netwerkconcept waarna implementatie volgt van een
toekomstvast netwerk rekening houdend met de toekomstige ontwikkelingen zoals een eventuele nieuwbouw.
Financiele aspecten voorstel 08
Investeringen
Planvorming
f. 50.000 afschrijving 8 jaar annuïteit 6.5% f 8.212 (€ 3.726)
Implementatie stap 1 f. 500.000 afschrijving 8 jaar annuïteit 6.5% f 82.119 (€ 37.264)
Implementatie stap 2 f. 500.000 afschrijving 4 jaar annuïteit 6.5% f 145.952 (€ 66.230)
Implementatie stap 3 volgt in 2002
Totaal investeringen
Eenmalig
Formatie
Onderhoudslasten
f. 1.050.000 (€ 476.469)
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
Resumé exploitatielasten 2001 en 2002 over de voorstellen 02, 06 en 08:
Exploitatielasten
Personeelslasten
Kapitaalslasten
Onderhoudslasten
Inleenlasten
Totaal
2001 ƒ
2001 €
30.000
58.333
88.333
13.613
26.470
40.083
2002 ƒ
206.000
220.159
90.000
116.667
632.826
2002 €
93.479
99.904
40.840
52.941
453.432
Totaal ƒ
206000
220.159
120.000
175.000
721.159
Totaal €
93.479
99.904
54.453
79.411
327.247
Dekking voorsstellen 02, 06 en 08
Voorstel 02, Beheer op orde:
 De inhuurlasten 2001 en 2002 ad f 58.333 (€ 26.470) respectievelijk f 116.667 (€ 52.941) te dekken uit het
restant zomernota 2000 gelden, in totaal f 175.000 ( € 79.411)
Formatie uitbreiding ICT adviseur, voor 2002 te dekken uit de zomernota 2000 en vanaf 2003 opnemen in het
tarief.
Op basis van de begrotingsaantallen 2002 zullen de tarieven dan als volgt stijgen:
PC tarief:
60% van f 103.000: 796 = f 78 (€ 35,4)
Telefoontarief
10% van f 103.000: 904 = f 11 (€ 5,0)
UNIX tarief
30% van f 103.000: 315 = f 98 (€ 44,5)
Tarief volgens begrotingsrichtlijn 2002
Tarief volgens actuele begroting 2002
PC tarief
f 7.206 (€ 3.270)
f 7.288 ( € 3.307)
Telefoontarief
f 1.615 (€ 687)
f 1.626 ( € 738)
UNIX tarief
f 3.681 ( € 1.670)
f 4.017 ( € 1.823)
 De landmeetkundig coordinator opnemen in het GIS tarief 2002 en doorberekenen aan de volgende sectoren
conform de huidige verdeelsleutel:
W&V 30%
RMW 30%
SDB
30%
BB
10%
De sectoren kunnen deze kosten dekken uit de gerealiseerde besparing van het nieuwe contract landmeetkundige dienstverlening met Arcadis, dat is ingegaan op 1 april 2001. De geschatte jaarlijkse besparing
bedraagt f 160.000 ( € 72.605)
Overigens zal in 2003 een herijking moeten hebben plaatsgevonden m.b.t. het GIS tarief. Vanaf 2003 zal er
sprake zijn van een CAD werkplektarief en een GIS werkplektarief.
Voorstel 06 continuiteits- en capaciteitsuitbreiding UNIX:
De kapitaalslasten ad f 350.284 (€ 158.952) dekken uit de vrijval kapitaalslasten.
De onderhoudslasten 2001 en 2002 dekken uit de zomernota 2000 gelden en vanaf 2003 opnemen in het UNIX
tarief.
Op basis van de begrotingsaantallen 2002 zal het UNIX tarief toenemen met f 90.000: 315 =f 286 ( € 130,0) per
aansluiting op jaarbasis.
Voorstel 08, opwaardering netwerk:
De kapitaalslasten ad f 236.283 ( € 107.220) dekken uit de vrijval kapitaalslasten.
Resume dekking 2001 en 2002 voorstellen 02,06 en 08:
Dekking
02 Beheer
 Inleen
 ICT
 Landmeetkunde
06, UNIX capaciteit
 Kapitaalslasten
 Onderhoud
08, Opwaarderen
netwerk
 Kapitaalslasten
2001 ƒ
2001 €
2002 ƒ
2002 €
58.333
26.470
116.667
103.000
52.941
46.740
103.000
46.740
103.000
46.740
103.000
46.740
136.142
90.000
61.779
40.840
350.284
90.000
158.952 Vrijval kap. Lasten
40.840 2001 en 2002
zomernota,
daarna tarief
84.017
38126
236.283
107.221 Vrijval kap. lasten
30.000
13.613
2003 ƒ
2003 €
Dekkingsbron
Zomernota
Zomernota 2002,
daarna tarief
GIS tarief
Bronnen
Aanbiedingsbrief begroting 2002
Zomernota 2000-2004, april 2000
Second opinion deel 1 second opinion investeringsvoorstellen d.d. 24-10-2000
Second opinion deel 2 Onderzoek doelmatigheid ICT beheerorganisatie d.d. 13-11-2000
Handout presentatie commissie ABZ d.d. 25 april 2001
Rapport investeringsplan en formatieplan sector FAD, voorstellen voorjaarsnota 2001 d.d 2 maart 2001, inclusief
formatieplan
Voorjaarsnota 2001-2005 (maart 2001)