Notulen vorige vergadering

Notulen van de Algemene Ledenvergadering van TC Hogedijk gehouden op 7 maart 2016
Aanwezig aantal leden: 29
Afwezig met afbericht: Mart Houtenbos en Piet van der Poel
Opening en vaststellen agenda
Om 19.45 opent de voorzitter,constateert dat het vereiste quorum niet behaald is en sluit de vergadering.
Om 20.00 uur opent de voorzitter de vergadering en heet de aanwezige leden van harte welkom.
De voorzitter is verrast met zo’n grote opkomst en vraagt aan de leden of er op- of aanmerkingen zijn op
de agenda, die zijn er niet, en vervolgens wordt de agenda vastgesteld.
Ingekomen berichten en mededelingen
Er zijn geen ingekomen berichten en of mededelingen
Notulen algemene leden vergadering d.d. 9 maart 2015
Er zijn geen op- of aanmerkingen op de notulen, waarbij de notulen worden vastgesteld met dank aan de
notulist.
Financieel jaarverslag penningmeester
Ed Baltus geeft een bondige uitleg van de baten- en lasten van TC Hogedijk en hieruit blijkt dat we
keurig aan onze verplichtingen hebben voldaan.
Er is een redelijk financieel goed seizoen gedraaid, mede dankzij het terugbrengen van de inkoopkosten
van de kantine door Peter Slot.
De voorzitter vraagt of de leden nog vragen hebben over de cijfers, maar er zijn geen op- of
aanmerkingen.
Chris Vergeer informeert naar de leden registratie bij de bond. We hebben een aantal leden die slapend
of ondersteunend lid zijn en dus niet tennissen, vandaar dat ze niet aangemeld zijn bij de bond, het heeft
geen zin om deze leden aan te melden (voor een actueel tennispasje) als ze geen competitie of
toernooien spelen.
Gerard Roelofsen geeft aan dat het belangrijk is dat we geen loonkosten meer hebben. Dit geldt voor
zowel parkonderhoud als schoonmaak kantine. Het uitsparen van deze kosten draagt ook bij aan de
gezonde financiële situatie van de club.
Verslag kascommissie, decharge penningmeester
De voorzitter vraagt om de bevindingen van de kascommissie, bestaande uit Willem Kooy en Mark
Zagwijn, over de jaarlijkse controle van de door Ed gepresenteerde cijfers.
Er zijn geen vreemde zaken boven tafel gekomen en alles was duidelijk uitgelegd. Aanleiding voor de
voorzitter om de leden te vragen in te stemmen met het verlenen van decharge aan de penningmeester,
alle aanwezige leden stemmen, onder applaus, hiermee in met dank aan Ed.
Willem Kooy heeft z’n 2 jaar kascommissie er op zitten en wordt hiervoor bedankt. Mark blijft nog een
jaar en Danny Montange treedt toe tot de kascommissie.
Contributievoorstel en vaststellen contributie
Gezien de cijfers dit jaar, stelt de voorzitter voor de contributie voor 2016 gelijk te houden aan 2015.
Hanna Roelofsen heeft een voorstel inzake contributie en vraagt wanneer zij dit in kan brengen. Een
aantal ereleden/leden van verdienste hoeven geen contributie te betalen, hele leuke geste maar niet
meer van deze tijd. Zij stelt voor deze leden gewoon te laten betalen, maar Nel de Wolf is het hier niet
mee eens: erelid is erelid.
Gerard Roelofsen geeft aan dat alles nu automatisch betaald wordt waardoor deze leden geen seintje
meer krijgen dat het contributiegeld voor het nieuwe seizoen betaald gaat worden en stelt voor om deze
leden een seintje te geven als de contributie betaald gaat worden, zodat ze eventueel een vrijwillige
bijdrage kunnen leveren.
In principe hoeven deze leden volgens de statuten geen contributie te betalen, aldus Peter slot.
Het huidige bestuur is niet van plan om deze regeling in de toekomst weer toe passen.
We kunnen aan verworven rechten niet tornen, maar het bestuur zal wel een beroep op deze mensen
gaan doen om op vrijwillige basis toch een financiële bijdrage te leveren aan de club.
De voorzitter stelt voor dat het bestuur zich zal buigen of er een statutenwijziging moet komen..
Begroting 2016
De voorzitter vraagt aan de penningmeester ons door de begroting te leiden, vervolgens volgt er een
korte uitleg over de begroting van 2016.
Nieuwe banen en renovatie worden gefinancierd uit leningen van een aantal leden en uit eigen
vermogen van de club.
Er worden voor het komend seizoen geen rare dingen verwacht, de vereniging is financieel gezond.
Edith Goedhart vraagt waarom de post publiciteitscommissie op nul staat.
Ed legt uit dat we een publiciteitscommissie hadden o.a. voor het uitgeven van een boekje, dat is nu niet
meer aan de orde.
Kees van Zoonen informeert of wij het in de plaatselijke bladen plaatsen als de banen gereed zijn. Er zal
een persbericht gemaakt worden.
Bestuur mutaties
Aftredend en herkiesbaar zijn: Yvonne Vreeswijk en Lien Blesgraaf
Er hebben zich geen nieuwe kandidaten voorgesteld, dus plakken zij er nog een aantal jaren aan vast.
We zijn nog steeds op zoek naar een penningmeester, dus als er iemand is die het van Ed over wil
nemen?!
Voortgang baan 1 en 2
Ad Punt geeft aan dat als de keurmeester groen licht geeft, vrijdag 11 maart a.s. men kan gaan starten.
Eind van de volgende week zijn de banen dan klaar als de weersverwachting goed is. Het moet dan
droog zijn, de temperatuur boven de 10 graden en ook niet te hard waaien. Ad gaat er vanuit dat we
ruim voor de voorjaarscompetitie klaar zijn.
Hanna Roelofsen: het is nu een andere soort baan, hoe kunnen we mensen daar een beetje mee weg
wijs maken.
De voorzitter heeft al een stukje tekst gemaakt hoe nu om te gaan met de nieuwe banen. Belangrijk is
dat je schoenen goed schoon moeten zijn zodat je geen gravel meeneemt naar de nieuwe banen.
Communicatie via de nieuwsbrief, eventueel harde matten/borstels voor de poortjes neerleggen. Voordat
je de baan op gaat je schoenen dus goed borstelen.
Baangebruik door leden
Nu we straks weer 6 banen ter beschikking hebben is het belangrijk dat we op een verantwoorde manier
de banen gaan gebruiken. Eerste keus om te spelen zal dus banen 1 en 2 zijn, daarna 3 en 4. De banen
5 en 6 zijn het minst (baan 5 de minste) en moeten dus zoveel mogelijk ontzien worden.
Eigenlijk alleen bij toernooien of competitie gebruiken, in principe kunnen wij het af met 4 banen.
Gerard Roelofsen stelt voor dat je eventueel de netten kunt laten zakken, de voorzitter is hier geen
voorstander van.
Hanna Roelofsen stelt voor om de mensen via de nieuwsbrief kenbaar te maken, zoveel mogelijk op de
banen 1 tot 4 te spelen.
Jan Veldhuizen denkt dat dit niet gaat werken omdat een hoop mensen de nieuwsbrief niet lezen.
Yvonne stelt dat je de leden ook kunt opvoeden, denk positief.
Erik van Tol stelt voor om een pamflet op te hangen bij baan 5 en 6 en bij het afhangbord.
Ledenwerving en behoud
De voorzitter geeft aan dat er te weinig van de grond is gekomen. Hoe kunnen wij ervoor zorgen dat
mensen lid blijven.
Mark Zagwijn meldt dat hij een onderzoek heeft gedaan op toernooi.nl . Van mensen die maar een paar
keer tennissen voor het contributiebedrag wat ze per jaar moeten betalen, haakt 70% af, omdat ze tegen
het bedrag aan zitten te hikken. Hij geeft aan dat we toch zullen moeten gaan zoeken naar middelen om
de mensen aan het tennis te krijgen.
Peter Slot geeft aan dat het lastig is om financieel flexibel om te gaan met mensen die relatief weinig
tennissen, men heeft het vaak te druk en/of blessures.
Erik van Tol haakt hierop in en vraagt of het mogelijk is het contributiebedrag over eventueel meerdere
maanden te betalen. Peter Slot: dit is een goede suggestie, ons systeem kan het aan, eventueel bij het
inschrijfformulier aangeven om in 4 termijnen te betalen. Als je hiermee nieuwe leden binnenhaalt dan
hebben we toch weer iets bereikt. Als je ze nu niet hebt. De voorzitter komt hier nog op terug.
Gerard Roelofsen: meldt als het bekend wordt, als er iemand uitvalt in je tennisgroep, zet het op
internet of iets dergelijks.
Hetty van Gent en Lien Blesgraaf gaan naar de uitnodiging van de KNLTB roadshow m.b.t. workshop
groeps-app op 17 maart 2016.
Hanna geeft aan dat er ook mensen graag opgenomen willen worden in groepjes. Als je het probleem
signaleert meldt het dan aan Peter Slot. We hebben een ledenadministratie en stuur een mailtje naar
TC-Hogedijk en mocht je iets hebben en wil je hier iets mee doen meldt het dan. Als we alleen iets op de
ledenvergadering horen en voor de rest van het jaar niet, dan is dat moeilijk in te schatten voor het
bestuur. Als je problemen hebt meldt het dan bij het bestuur. Hanna Roelofsen geeft aan hang handige
of nuttige tips op het prikbord. Peter Slot geeft aan dat we samen met elkaar de uitdaging aan moeten
gaan, trek aan de bel. Hanna geeft aan dat mensen vaak niet goed weten bij wie ze moeten wezen.
Gerard Roelofsen: als je onze homepage bekijkt staat er veel informatie op, als je de homepage opent
zie je gelijk 3 hoofdpunten staan. Paar belangrijke punten eenvoudiger maken. De voorzitter zet het op
z’n lijstje om de website aan te passen.
Peter Slot geeft aan dat de opmerking van Kees van Zoonen van vorig jaar, nieuws volgt via de
nieuwsbrief. Ook via de website zijn de oude nieuwsbrieven te lezen.
Rondvraag
Danny Montagne informeert naar het opgeven van kantinediensten, zij wil graag schoonmaken, maar er
is slecht materiaal aanwezig. Er is nieuw materiaal aangeschaft. Wanneer gaat het van start, de eerste
bardiensten zullen begin april gaan starten. De voorzitter geeft aan dat ons ledenaantal ons dwingt om
kantinedienst/schoonmaakdienst te draaien. In overleg kan er bij Hogedijk altijd iets geregeld worden.
Gerard Roelofsen: Nieuwsbrief, voor heen netwerk 6x per jaar en vind de nieuwsbrief te onregelmatig.
En zag graag wat meer regelmaat, zeker in de winter. Banen 1 en 2 vooral, toch een kans voor
promotie, nieuwsbrief is ook een bindmiddel. Voorzitter is het hiermee eens.
Mark Zagwijn geeft aan dat de nieuwsbrief ook uitgebreid kan worden, vertel bv. iets over de competitie.
Peter Slot geeft aan dat je dat met een paar mensen moet oppakken, dat is ook de reden dat de
publiciteitscommissie jaren geleden gestopt is (vaak bedelen om kopij).
Adrie Kaptein vraagt naar het onderzoek van de lampen. Mark Zagwijn geeft aan dat er gekeken is naar
goedkope energie, gaat om 6 laag lampen, wordt wel gekeken om de lampen te leasen, daar volgt nog
informatie over. Led lampen kunnen niet in deze masten.
Rieneke Houtenbos: wanneer je lid bent kan je dan met je pasje naar Wimmenum of de Duinpan. Dat
kon alleen afgelopen jaar vanaf augustus tot oktober als proef met de Duinpan. Voor volgend seizoen
moeten er evt. nog nieuwe afspraken gemaakt worden.
Gerard Roelofsen: hoe zijn de ervaringen van alle aanwezigen m.b.t. de banen 3 t/m 6. Voorzitter vindt
het prima dat de banen gauw droog zijn en de lijnen wel iets omhoog mogen. Alleen maakt de voorzitter
zich zorgen om baan 5. De banen 3 en 4 moeten nog goed ingespeeld worden. Ballen worden niet bruin,
de investering is o.a. daarom goed geweest.
Adri Kaptein: nu ledlampen niet lukt, kunnen wij dan niet aan zonne-energie doen? Rick geeft aan dat
het op dit dak moet en dat ziet hij niet zitten.
De parkcommissie wil graag toestemming voor het kappen/inkorten van 3 bomen bij de ingang van het
park i.v.m. gevaar voor het clubgebouw bij zware storm. De voorzitter geeft namens het bestuur hier
toestemming voor.
Sluiting
De voorzitter sluit de vergadering om 21.30 uur en bedankt de leden voor hun aanwezigheid.