(Standaard) Commissie voorbladen griffi - Provincie Noord

Commissie voor
algemene bestuurlijke aangelegenheden
Datum commissievergadering: -DIS-stuknummer
Secretaris
Doorkiesnummer
Behandelend ambtenaar
Dienst/afdeling
Nummer commissiestuk
Status
Datum
Bijlagen
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
808568
ing. A.J. Brul
073 6812057
L. Nelis
MCO
ABA-0318
ter advisering
ter bespreking
ter kennisneming
ter vaststelling
23 januari 2002
diverse
Onderwerp:
Verslag Europese ministersconferentie eGovernment: From policy to practice,
29 en 30 november 2001
Voorstel aan commissie:
Ter informatie
Eventuele nadere opmerkingen:
n.v.t.
Overeenkomstig het door Gedeputeerde Staten
van Noord-Brabant genomen besluit,
namens deze,
ing. A.J. Brul, secretaris
Commissie voor algemene bestuurlijke
aangelegenheden
Bijlagen:
Bijlage 1: Benchmarkonderzoek Cap Gemini (digitaal beschikbaar)
Bijlage 2: ministersverklaring (digitaal beschikbaar)
Bijlage 3: overzicht best practices (digitaal beschikbaar)
Bijlage 4: verslag conferentie uit Automatiseringsgids d.d. 21-12-2001 (digitaal
beschikbaar)
VERSLAG EUROPESE MINISTERS-CONFERENTIE EGOVERNMENT: FROM POLICY TO PRACTICE
29 en 30 november 2001, Brussel
1. Inleiding
De Europese Commissie heeft in 1999 in Lissabon het eEurope programma vastgesteld. Het
bijbehorende actieprogramma eEurope heeft als doel de voordelen van de informatiesamenleving bij
de gehele europese bevolking te brengen. Eén van de onderdelen van dit programma heeft betrekking
op egovernment: de electronische overheid.
De europese ministersconferentie op 29 en 30 november te Brussel had tot doel, de stand van zaken op
te maken waarbij praktijkvoorbeelden een belangrijke plaats innamen. Vernieuwende en succesvolle
projecten werd het predicaat egovernment verleend. Ook is het eerste benchmark-onderzoek
gepresenteerd.
Noord-Brabant maakte deel uit van de ambtelijke delegatie uit Nederland, die totaal uit zes personen
bestond (rijk, VNG en Provincie Noord-Brabant).
Dit verslag beoogt in steekwoorden de belangrijkste bevindingen vanuit de verschillende presentaties
puntsgewijs weer te geven. Tevens zijn enkele informatieve bijlagen bijgevoegd.
Aan de orde komen:
1. Samenvattende conclusies en uitdagingen voor de overheid (paragraaf 2)
2. Benchmark onderzoek elektronische dienstverlening overheid (paragraaf 3)
3. Ministersverklaring en vervolg binnen de EU (paragraaf 4)
4. Enkele saillante opmerkingen van de verschillende inleiders (paragraaf 5)
5. Conclusies uit de thematische sessies (paragraaf 6).
Bijlagen:
1. Benchmark onderzoek Cap Gemini Ernst & Young
2. Ministersverklaring
3. Overzicht best-practices incl. websites plus Tentoonstellingsgids
4. Verslag conferentie uit Automatiseringsgids d.d. 21-12-2001
2. SAMENVATTENDE CONCLUSIES EN UITDAGINGEN VOOR DE OVERHEID
In de voorbereiding naar de conferentie is onderzoek gedaan naar de verschillende projecten in de
landen van de EU. eGovernment gaat niet vanzelf, het is een complexe materie die van de overheden
in Europa veel inspanningen en doorzettingsvermogen vraagt. Enkele cijfers zijn illustratief voor de
ontwikkelingsfase waarin egovernment zich bevindt
In 65% van de projecten was de voorbereidingsduur langer dan gepland.
Bij 37% van de projecten gaf men aan dat er veel fouten gemaakt zijn.
En een hoopvol gegeven: slechts bij 7% van de projecten gaf men aan dat men ‘moe is van het
probleem egovernment.
De volgende zeven belangrijkste conclusies en lessen voor egovernment zoals die uit alle informatie
over projecten, ontwikkelingstrajecten konden worden gedistilleerd zijn plenair geformuleerd:
1. Think big, start small, scale fast: heb een brede visie, begin klein maar breidt snel uit.
2. Kritische factor voor succes is langdurig draagvlak bij de top van de organisatie (zowel bestuurlijk
als ambtelijk management).
3. Start met een gezonde business case, monitor voortdurend via benchmarking en
voortgangsrapportages.
-2-
4.
5.
6.
7.
Ken uw klant, werk met ‘levensgebeurtenissen’ als ingang (vraaggerichte optiek).
Moedig actief het gebruik aan van de elektronische snelweg, dat gaat niet vanzelf.
Zorg voor een integratie in de back-office.
Er zijn nog nauwelijks voorbeelden van goede verbindingen egovernment tussen overheden.
Door verschillende sprekers is uitdrukkelijk uitgesproken dat de structuur van de overheid ter
discussie staat.
De vijf uitdagingen voor de overheid zijn:
1. Realiseren van één gezicht naar buiten
2. Resultaatgericht managen van egovernment, waarbij gebruik wordt gemaakt
van verschillende fondsen, en met name ook van publiek-private
samenwerking
3. Uitwerking geven aan adagium: burgers, bedrijven, wij kunnen uw leven
gemakkelijker maken door egovernment. Dat moedigt hen aan van
elektronische dienstverlening gebruik zo maken.
4. Oplossing te vinden voor de elektronische identiteit, dat is het Paard
van Troje.
5. Pas het niveau van veiligheid aan de dienst die de overheid levert aan:
niet alles heeft de hoogste graad van veiligheid nodig.
In de discussies tijdens de conferentie bleek enerzijds behoefte aan
standaardisatie, anderzijds toonde niet iedereen zich gelukkig met de
geopperde gedachte van een europees model egovernment. Naast een
gemeenschappelijke basis zou er ruimte moeten blijven voor diversiteit.
3. BENCHMARK ONDERZOEK ‘Web-based Survey on Electronic Public
Services’
Elk half jaar zal een benchmark onderzoek gehouden worden naar de stand van
zaken op het gebied van egovernment in de Europese Unie. Naast de 15 landen
van de EU zijn Noorwegen en IJsland in het onderzoek betrokken.
De eerste survey is in oktober 2001 uitgevoerd door Cap Gemini Ernst&Young.
7400 websites van overheden (van lokaal tot nationaal) zijn onderzocht,
zonder naar de integratie van de back-office te kijken. Het onderzoek
beperkt zich dus alleen tot de diensten die via internet toegankelijk zijn
voor burgers en bedrijven.
Voor het onderzoek zijn 20 diensten geformuleerd, 12 gericht op burgers, 8
op bedrijven. Ze zijn geclusterd in vier groepen:
1. gerelateerd aan inkomen
2. gerelateerd aan registraties
3. gerelateerd aan dienstverlening waarvoor betaald wordt
4. gerelateerd aan vergunningen e.d.
Tevens zijn vier stadia geformuleerd waarop de websites getoetst zijn:
1. informatie (online informatie over diensten overheid)
2. interactie (mogelijkheid tot downloaden formulieren)
3. 2-zijdige interactie (terugsturen van formulieren inclusief waarmerking)
4. transacties (afhandelen, besluitvorming en betaling)
Nederland komt in dit onderzoek bepaald niet als koploper te voorschijn, maar verschijnt regelmatig
in de onderste regionen van de middenmoot of lager. Uitzonderingen zijn de sectoren onderwijs en
bibliotheken.
4. MINISTERSVERKLARING en vervolg binnen de EU
In een verklaring hebben de ministers van de EU-lidstaten, EFTA en landen die geassocieerd zijn aan
de EU het volgende vastgelegd:

Er moet hogere prioriteit toegekend worden aan de ontwikkeling van
-3-












egovernment.
De vraagkant (burgers en bedrijven) moeten centraal staan bij het
ontwerp van on-line dienstverlening die voor ieder toegankelijk moeten
zijn. Speciale aandacht is nodig voor groepen met specifieke behoeften,
zoals lichamelijk gehandicapten, leeftijdsgroepen en taalgroepen.
Naast on-line dienstverlening moeten traditionele kanalen openblijven
(assistentie en directe contacten)
Bezorgdheid over de afhankelijkheid van enkele providers en producenten,
er zou meer concurrentie moeten zijn.
De Europese Commissie wordt gevraagd zo nodig open source alternatieven
te stimuleren.
Veiligheid van het netwerk is een belangrijke voorwaarde voor succes van
egovernment.
Pleidooi voor een gezamenlijke aanpak van elektronische
identificatiesystemen, om er in 2003 op grote schaal gebruik van te
kunnen gaan maken.
Het invoeren van effectief egovernment vraagt reorganisaties binnen de
overheden (structuur, werkorganisatie, vaardigheden, werkcondities).
ICT kan een krachtig instrument zijn voor het beleid, en voor de
uitwerking van vijf sleutelbegrippen: openheid, participatie,
verantwoordelijkheid, effectiviteit en samenhang.
ICT kan bijdragen aan een grotere participatie in democratische
activiteiten.
Pleidooi voor een versterking van investeringen in onderzoek en
technologie, m.n. gericht op de uitwisselbaarheid van infrastructuur en
open systemen.
Een dynamische en democratische Europese samenleving met een sterke en
productieve economie, vraagt een overheid met een dienstverlenende
oriëntatie, betrouwbaar en innovatief, op alle niveaus.
Concluderend: succesvolle implementatie van egovernment kan
dienstverlening verbeteren, de samenleving versterken, evenals welvaart
en welzijn, en een krachtige bijdrage leveren aan de democratie.
Mevrouw Birulés y Bertran, de Spaanse minister van Wetenschap en Techniek,
kondigde de volgende voornemens aan voor de invulling van het Spaanse
voorzitterschap in 2002 als het gaat om egovernment:
1. Harmonisatie/standaardisatie binnen Europa
2. Coöperatie en benchmarking, waarbij meer inhoud gegeven zal worden aan
kwaliteit en het volgen van de best practices. De beste resultaten tot
nu toe liggen op het terrein van belastingen en het vinden van werk.
3. Veiligheid
4. Europese digitale identiteit.
Er is een pleidooi gehouden dat de nationale regeringen hun
verantwoordelijkheid op deze terreinen moeten nemen.
De eerstvolgende ministersconferentie is gepland in juli 2003 (Italië).
5. ENKELE SAILLANTE BEVINDINGEN/OPMERKINGEN DIVERSE
LEZINGEN/PRESENTATIES
A. De heer Henning Kagerman, SAP (grootste leverancier software business
solutions in Europa).



Als je internet-site mager is, dan laat je de wereld zien dat je back-office ook niet bij-de-tijd is
Je bent succesvol als organisatie, als je in staat bent je back-office goed te reorganiseren, en je
voldoet aan wereldwijde standaarden.
Voor burgers is het belang van verenigde diensten (publiek en privaat) zeer groot, zowel voor
informatie als diensten (voorbeeld: bij verlies van een portemonnee zou je via één website contact
-4-





moeten kunnen leggen met alle relevante instanties: van politie, overheid [paspoort] tot banken
[pasjes] en verzekeringswezen).
Je bent succesvol als je met kleine stappen groot draagvlak creëert bij burgers en ambtenaren.
Neem best-practices over, geen enkele organisatie is uniek.
Interessante resultaten door toepassing ICT:
Ministerie van Defensie, Canada (o.a. voorraadbeheer, centrale inkoop): kostenreductie variërend
van 20-50%.
Zoek uitvoerende sponsors, zoek fondsen. Voorbeeld: Baynet.de
Herontwerp je administratieve proces en implementeer snel. Voorbeelden van succesvolle snelle
implementaties workflowwijzigingen: Mannheim: Project citizen self service: 6 maanden. State of
Arkansas (via krachtige top-down benadering): 159 kantoren, 2000 gebruikers: aantal
processtappen terug van 42 naar 7, implementatie in 16 maanden. Oostenrijk: processen van
overheid naar overheid: van 25 terug naar 15 stappen, duur van 12 naar 6 dagen (halvering).
B. De heer Murray (Europees consumentplatform)
 Vraagzijde, burgers zijn nog te weinig in beeld als leidend principe. Er wordt teveel
aanbodgericht, teveel vanuit techniek gedacht. Zelfs bij bedrijven met een goede reputatie als het
gaat om klantgerichtheid
 Levensgebeurtenissen als ingang op de websites moet normaal worden.
 Overheid moet zich ervan bewust zijn dat de manier van lobbyen gaat veranderen in de wereld, nu
fysieke ontmoetingen/bereikbaarheid niet meer essentieel zijn.
 ICT verandert de mensheid niet (goed èn kwaad).
C. De heer Santini, voorzitter van Global Cities Dialogue (60 steden, wereldwijd)
 Netwerken zijn essentieel om van elkaar te leren. De 60 steden leggen verschillende accenten,
maar leren veel van elkaar. Voorbeeld: www.issy.com: via internet geboortebewijs aanvragen, het
reserveren van boeken in bibliotheek tot het inschrijven op subsidieprogramma’s.
 Overheid moet zich bewust zijn van veranderingen voor de overheid zelf, en actief handelen.
D. De heer Pimenta da Veiga Filho, minister communicatie, Brazilië
Brazilië is 7 jaar geleden gestart met ontwikkelingen telecommunicatie. Essentieel voor Brazilië,
gezien het omvangrijke grondgebied.
Er is één website voor de overheid, 72% van de zaken wordt via internet afgehandeld. Er zijn
programma’s voor scholen, bibliotheken, gezondheidszorg, gehandicapten. Uitgangspunt: vrije
internettoegang voor iedereen. Smartcards worden gebruikt als identificatiebewijs.
Inmiddels is de stand van zaken:
1. Teruggave belastingen: 51,6 % via internet
2. Stemmen via internet: promotie via radio/tv over werking
3. Openbare aanbestedingen, inschrijvingen voor tenderprogramma’s via internet
4. Kosten zijn met 30% gereduceerd
5. Systeem van overheid is transparanter geworden.
E. De heer Van den Bossche, minister voor Burgerzaken en modernisering van openbaar bestuur,
België
 Lokale en regionale overheden zijn cruciaal voor het welslagen van egovernment, zij staan het
dichtste bij de burger
 De inzet van ICT leidt tot een werkwijze, die in zijn algemeenheid beter voldoet aan de beoogde
doelen in wetten dan de traditionele manier van werken.
 Waar veel persoonsgegevens spelen, is een controlemechanisme nodig, uitgevoerd door een
onafhankelijke derde partij. In België is dat inmiddels via de Kruisbank gerealiseerd.
-5-
5. BEST PRACTICES, THEMATISCHE SESSIES
Er zijn 291 projecten aangemeld (meer dan men had verwacht), waarvan 61 het predikaat egovernment gekregen hebben. Daaronder bevonden zich twee Nederlandse projecten, uit Den Haag.
Binnen de context van het eEurope-actieplan komt er een jaarlijkse competitie egovernment, waarbij
prijzen uitgereikt gaan worden. Een overzicht van de projecten vindt u in bijlage 3.
Zowel de themadiscussies als best practices waren gegroepeerd rond 4 ingangen:
1. basisvoorwaarden voor egovernment
2. contract met burgers en bedrijven
3. organiseren van egovernment
4. e-government en participatie
De ervaringen bij de best practices en discussies rond de thema’s vormden een inzichtelijke illustratie
van de belangrijkste conclusies, lessen en uitdagingen die samengevat zijn in paragraaf 2. Het
gepubliceerde boekje “eGovernment, Exhibition Guide” (opgenomen in de bibliotheek) met alle
geselecteerde projecten biedt biedt gegevens om contacten op te nemen met de projecten. Een aantal
sluit aan bij projecten waar de provincie mee bezig is. Bij het projectbureau @Brabant is eveneens
aanvullende informatie te verkrijgen.
-6-