7c Reservering vakantiegeld en afschrijvingstermijn verbouwingen

Financiën
J. Vos
T 088 – 5450 307
[email protected]
Postbus 45
2800 AA Gouda
T 088 – 545 00 00
www.odmh.nl
MEMO
Aan
CC
Van
Betreft
Kenmerk
Datum
Bijlage(n)
: Algemeen Bestuur
:
: DB
: Reservering vakantiegeld en afschrijvingstermijn
verbouwing
:
: 27 november 2014
: -
Inleiding
In dit advies wordt een tweetal financiële besluiten aan u voorgelegd in het kader van de
rechtmatigheid van de jaarrekening 2014. De eerste is het gevolg van de nieuwe CAO voor
gemeenteambtenaren, die onlangs is vastgesteld. Onderdeel daarvan is het individueel keuzebudget
(IKB). Het IKB geeft werknemers de ruimte om keuzes te maken ten aanzien van geld, tijd of
bijvoorbeeld een opleiding. Dit voorstel gaat in op een eenmalig nadeel dat ontstaat door de invoering
van het IKB. Dit nadeel betreft de reservering van vakantiegeld en ontstaat bij alle organisaties (onder
andere gemeenten), waarop deze nieuwe CAO en het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) van
toepassing is.
Daarnaast wordt een voorstel gedaan omtrent de afschrijvingstermijn, die geldt voor verbouwingen
aan het Midden-Hollandhuis.
Reservering vakantiegeld
Op grond van artikel 44, lid 3 van de BBV is het voor gemeentelijke organisaties niet toegestaan om
aan het eind van een boekjaar een voorziening te treffen ter hoogte van de schuld die op dat moment
bestaat ten aanzien van het vakantiegeld. Deze schuld vindt zijn oorsprong in het feit dat het
vakantiegeld tot nu toe altijd in mei uitbetaald wordt en op grond van de BBV voor een jaarlijks
terugkerende vaste personeelslast geen voorziening getroffen mag worden. Eind van een boekjaar
bestaat daardoor wel een schuld aan de werknemers ter hoogte van 7 maanden vakantiegeld, voor de
periode juni tot en met december, maar mogen hiervoor geen middelen in een voorziening gestopt
worden. Voor de ODMH bedraagt die schuld circa € 365.000.
Als gevolg van de invoering van het IKB op 1 januari 2016 krijgt elke werknemer de keuze om te
bepalen, wanneer hij of zij het vakantiegeld uitbetaald krijgt. Dit kan nog steeds in de maand mei zijn,
maar ook is het mogelijk om het vakantiegeld maandelijks uit te laten betalen. Dit zal er toe leiden dat
wel gereserveerd moet worden en dat er eenmalig een systeemwijziging moet plaatsvinden om aan
het eind van een boekjaar wel een voorziening te kunnen treffen voor het nog verschuldigde
vakantiegeld. De verwachting is dat de systeemwijziging in 2015 moet plaatsvinden, omdat het IKB op
1 januari 2016 ingevoerd wordt. In 2015 zal dan het reguliere jaarlijkse vakantiegeld in de kosten
opgenomen moeten worden en ook de extra kosten van circa € 365.000 als gevolg van de
systeemwijziging.
1 van 2
Vooruitlopend op deze wijziging stelt de ODMH voor om het restantsaldo van boekjaar 2014 reeds te
bestemmen voor de toekomstige schuld. Dit kan door hier een bestemmingsreserve voor te maken en
het resultaat hierin te storten. Het restantsaldo van boekjaar 2014 is in de 2e Managementrapportage
geprognosticeerd op € 200.000. De helft hiervan is reeds bestemd voor de Programmafinanciering
Externe Veiligheid 2015, zodat naar verwachting € 100.000 aan restsaldo overblijft om te reserveren
voor vakantiegeld. Daarnaast is voor 2014 een storting in een voorziening personeel geraamd voor in
totaal € 300.000. Mogelijk is deze raming aan de hoge kant. Voorgesteld wordt daarom om het niet
gebruikte deel daarvan ook toe te voegen aan de Bestemmingsreserve Vakantiegeld.
Afschrijvingstermijn verbouwingen
Begin 2015 wordt de ODMH eigenaar van het Midden-Hollandhuis. Vooruitlopend op deze overgang
is de ODMH reeds begonnen met de verbouwing van het pand. In 2013 is de 2 e etage reeds
verbouwd en momenteel vindt de verbouwing van de begane grond en de 4e etage plaats. Ook de
overige etages zullen de komende jaren aangepakt worden.
De investeringslasten van de verbouwing bestaan uit verschillende componenten, grofweg te verdelen
in de volgende 3 categorieën: installaties, meubilair en aanpassingen aan het pand. In de Financiële
Verordening zijn de afschrijvingstermijnen benoemd voor deze investeringen. Vooralsnog zijn deze
alle 3 vastgesteld op 10 jaar, conform de afschrijvingstermijnen binnen het ISMH, de huidige eigenaar
van het pand. Op basis van de economische levensduur zijn wij van mening dat de vastgestelde
afschrijvingstermijnen juist zijn voor meubilair en installaties. Voor de aanpassingen van het pand
echter lijkt een afschrijvingstermijn van 20 jaar beter aan te sluiten op de verwachte economische
levensduur. Voorgesteld wordt om de afschrijvingstermijn voor verbouwingen/aanpassingen aan het
pand vast te stellen op 20 jaar en om deze termijn met ingang van boekjaar 2014 te hanteren. De
effecten van deze mutatie zullen in de jaarrekening (2014) en de managementrapportage (2015)
worden verwerkt.
Voorgesteld besluit
Het Algemeen Bestuur wordt voorgesteld te besluiten:
1. De Bestemmingsreserve Vakantiegeld te vormen;
2. Het voordelige resultaat van 2014 toe te voegen aan deze reserve, na aftrek van de dotatie
van € 100.000 aan de Bestemmingsreserve Externe Veiligheid;
3. Het niet gebruikte deel van de dotatie in de voorziening personeel eveneens toe te voegen
aan de Bestemmingsreserve Vakantiegeld;
4. De afschrijvingstermijn voor verbouwingen/aanpassingen aan het pand met ingang van
boekjaar 2014 vast te stellen op 20 jaar.
2 van 2