DIRECTIESTRUCTUUR VZW HUIZE SINT

DIRECTIESTRUCTUUR VZW HUIZE SINT-VINCENTIUS
1.
ALGEMEEN DIRECTEUR
De algemeen directeur draagt, in opdracht van de raad van bestuur, de eindverantwoordelijkheid over de werking van
de organisatie in zijn totaliteit.
Zijn voornaamste taak bestaat erin de organisatie aan te sturen, alsook een globaal zicht over de gehele organisatie te
behouden en te bewaken, en de verbinding tussen de verschillende afdelingen en deeldomeinen te borgen.
De algemeen directeur is tevens rechtstreeks verantwoordelijk voor een aantal beleidsdomeinen. Hij blijft eveneens
betrokken op de beleidsdomeinen die hij zelf niet rechtstreeks opvolgt en behoudt hierin ook een
beslissingsbevoegdheid.
Om de informatieoverdracht te garanderen, participeert de algemeen directeur actief aan het systematisch overleg met
de andere leden uit de directiestructuur en met de coördinatoren conform de afspraken in de overlegstructuur.
Naast de algemene eindverantwoordelijkheid, staat de algemeen directeur eveneens in voor een aantal specifieke
beleidsdomeinen, zijnde:
1.
2.
3.
Algemeen beleid:
De algemeen directeur waakt erover dat de opdrachten van de organisatie worden uitgevoerd conform de missie,
visie, waarden, doelstellingen en strategie, de visie op hulpverlening en de maatschappelijke opdracht van de
organisatie. Indien nodig stuurt de algemeen directeur bij. Hij stimuleert en stuurt de organisatie naar het bereiken
van de prestatieniveaus die beantwoorden aan de verwachtingen van alle belanghebbenden (of die deze zelfs
overtreffen), gesteund door de processen en procedures uit het kwaliteitsbeleid van de organisatie.
Door het bewaken van het overzicht over het geheel van de organisatie, verzekert de algemeen directeur de
eenheid, de eenvormige toepassing van de basisprincipes en de verbondenheid binnen de organisatie.
De algemeen directeur volgt wijzigingen op vlak van visie en organisatiemodel, innovatie in de sector,
maatschappelijke, sectorale en bestuurlijke tendensen op. De algemeen directeur stimuleert hierover de dialoog
binnen de organisatie en staat open voor input vanuit alle medewerkers. Aan de hand van procesmatige trajecten
stimuleert de algemeen directeur interne dialoog en vernieuwing, steeds in functie van de doelstelling en de
maatschappelijke opdracht van de organisatie en in breed overleg met alle betrokken interne en externe partijen.
Intern overleg:
De algemeen directeur houdt voeling met de werking van alle afdelingen, zowel met de pedagogische als met de
ondersteunende diensten. Hij waakt over een vlotte informatiedoorstroming binnen de organisatie (top down en
bottom up) en profileert zich als toegankelijk voor alle medewerkers. De algemeen directeur waakt over de
organisatie van ontmoetingsmomenten tussen personeel, bewaakt de verbinding binnen de organisatie, de sector
en de maatschappij. Hij bewaakt de uitvoering van de overlegstructuur en past deze aan indien nodig.
De algemeen directeur staat eveneens in voor het werknemers-werkgeversoverleg via de geëigende kanalen.
Extern overleg:
De algemeen directeur vertegenwoordigt de organisatie in de diverse externe overlegstructuren en ten aanzien van
de verschillende stakeholders. Het betreft hier zowel het provinciaal overleg, het overleg en de werkgroep(en) van
de koepelorganisatie, het sectoraal en intersectoraal overleg alsook de contacten met de overheid. Via dit overleg
4.
5.
2.
houdt de algemeen directeur de vinger aan de pols inzake thema’s en evoluties in de sector, wisselt hij ervaring uit
met andere organisaties, participeert hij aan thematisch overleg en ontwikkelt hij partnerschappen. De algemeen
directeur capteert vereisten en verwachtingen van de sector, overheid en maatschappij maar geeft evenzeer
signalen van het werkveld door aan de beleidsmakende instanties. Gezien de algemeen directeur op diverse fora
de organisatie representeert, staat hij tevens in voor een goede relatievorming met alle stakeholders.
Inhoudelijk personeelsbeleid:
De algemeen directeur volgt de uitvoering van de procedures en afspraken uit het personeelsbeleid op. Hij
stimuleert de waarderende benadering binnen het personeelsbeleid, de talentgerichte inzet van medewerkers en
een open en respectvolle overlegcultuur. De algemeen directeur stuurt het personeelsoverleg binnen de
organisatie aan. Hij beheert het overzicht van personeelsplanning, verdeling en personeelsnoden voor de gehele
organisatie. De algemeen directeur volgt het functioneren van elke medewerker vanop afstand op en is ook de
rechtstreekse contactpersoon inzake contracten, contractverlengingen, vragen en perspectieven voor personeel.
Hij is op de hoogte van de samenwerking binnen de verschillende teams en is hiervoor regelmatig aanwezig op de
werkvloer. In overleg met de coördinatoren organisatie ondersteunt hij begeleidingstrajecten van teams en
individuele medewerkers, maar kan deze ook zelf aansturen indien dit aangewezen blijkt. De algemeen directeur is
verantwoordelijk voor de aanwervingen van personeel, maar kan voor selectieprocessen opdrachten aan de
stafmedewerker directie delegeren.
Hiërarchische bevoegdheid:
De algemeen directeur rapporteert rechtstreeks aan de raad van bestuur. Hij heeft het mandaat voor de opvolging
van de dagelijkse werking. De algemeen directeur staat in voor een volledige en correcte rapportage aan de raad
van bestuur inzake alle belangrijke onderdelen van de diverse beleidsdomeinen. Hij stelt de agenda van de raad
van bestuur op, bereidt de vergadering voor en voert de besluitvorming van dit overleg uit.
De algemeen directeur is de rechtstreeks leidinggevende voor de andere directieleden en voor de coördinatoren.
Hij staat in voor hun aansturing, opvolging en coaching voor wat betreft zijn bevoegdheden. Hij bewaakt de goede
sfeer onder de directie en coördinatoren en stimuleert hierbij een open overlegcultuur.
Ten aanzien van de andere medewerkers binnen de organisatie, heeft de algemeen directeur een indirect
leidinggevende rol. Dat wil zeggen dat hij niet instaat voor de dagelijkse begeleiding en opvolging, maar dat hij ten
allen tijde en mits overleg met de direct leidinggevende, medewerkers kan aanspreken en beslissingen omtrent
personeel kan uitvoeren.
ADJUNCT-DIRECTEUR
De adjunct-directeur rapporteert aan de algemeen directeur waarmee hij nauw samenwerkt. Hij vervangt de algemeen
directeur in diens afwezigheid. In die hoedanigheid is de adjunct-directeur goed op de hoogte van de gang van zaken
van alle beleidsonderdelen van de organisatie en overlegt hij dagelijks, formeel en informeel, met de algemeen
directeur.
Daarnaast draagt de adjunct-directeur de verantwoordelijkheid over volgende werkdomeinen:
1.
Het pedagogisch beleid:
De adjunct-directeur waakt over de pedagogische visie en processen van de organisatie en volgt de pedagogische
werking in zijn algemeenheid op. De adjunct-directeur participeert hiervoor systematisch aan het overleg met de
coördinatoren cliënten en modereert inzake de instroom. Hij is de contactpersoon voor de buitenwereld voor alle
niet reguliere begeleidingsvragen (crisisdossiers, zorgnetwerk, …).
Bij complexe cliëntdossiers kan de adjunct-directeur een adviserende rol opnemen, zowel op vraag van de
afdelingen als op eigen initiatief. In deze hoedanigheid is het ook mogelijk dat de adjunct-directeur voor bepaalde
begeleidingsonderdelen rechtstreeks met de cliënt in contact treedt. Dit gebeurt steeds in duidelijk overleg met de
betrokken coördinatoren.
Vanuit zijn verantwoordelijkheid voor het kwaliteitsgebeuren heeft de adjunct-directeur een mandaat voor interne
audit en kan hij de toepassing van procedures , processen en rapportages in de registratiesystemen voor wat
betreft de begeleidingsdossiers nagaan.
De adjunct-directeur volgt pedagogische tendensen in het hulpverleningslandschap op. Hij stimuleert het opvolgen
en participeren aan wetenschappelijk onderzoek, volgt relevante literatuur op en blijft op de hoogte van
methodieken en instrumenten. Hij is de aanspreekpersoon voor coördinatoren die zelf ook input hebben over deze
2
2.
3.
4.
5.
3.
materie. De adjunct-directeur stimuleert de interne dialoog inzake deze vernieuwingen en evoluties en zorgt zo
nodig voor de introductie van nieuwe instrumenten en de aanpassing van het pedagogisch beleid, processen en
procedures.
Het kwaliteitsbeleid:
De adjunct-directeur waakt over het kwaliteitsgebeuren conform de visie op kwaliteit en de procedures van het
kwaliteitssysteem. Hij leidt de beleidsvergaderingen en is de centrale aanspreekfiguur voor alles wat het
inhoudelijk beleid, de visieteksten, procedures, documenten en de (meerjaren) kwaliteitsplanning betreft. Hij borgt
de circulaire systematiek van het kwaliteitsmodel en stimuleert zo de geleidelijke groei van de kwaliteitswerking
van de organisatie.
De adjunct-directeur coördineert de informatieverzameling en verzorgt de vereiste rapportage aan de overheid.
Hij participeert actief aan het kwaliteitsoverleg binnen de sector en blijft op de hoogte van tendensen en
verwachtingen in het kwaliteitsgebeuren. Hij introduceert innovatie in het kwaliteitsbeleid wanneer dit nodig of
gepast is.
De adjunct-directeur coördineert de voorbereiding van inspecties, participeert aan het inspectiemoment en volgt
nadien de verslaggeving op.
Hij heeft het mandaat om op elk moment de kwaliteit van de werking, processen en procedures na te gaan aan de
hand van interne audit.
Vormingsbeleid:
De adjunct-directeur staat in voor de competentiebevordering van de medewerkers, het uitwerken van leerlijnen
voor de verschillende groepen van medewerkers en het stimuleren van de lerende organisatie door middel van het
vormingsbeleid. Hij leidt de coördinatiegroep VTO van de organisatie, waarin de krijtlijnen voor de
meerjarenplanning vorming worden opgemaakt. Gesteund door de coördinatoren detecteert hij vormingsnoden,
gaat hij op zoek naar een vormingstraject dat hierop een antwoordt biedt, organiseert hij deze vorming, volgt hij de
effecten ervan op en gaat hij op zoek naar methodieken om het geleerde te borgen. De adjunct-directeur
participeert aan de provinciale werkgroep VTO BJB & CKG waarbij hij de vertaalslag borgt in de organisatie, maar
eveneens de input vanuit de organisatie naar deze werkgroep verzorgt.
De adjunct-directeur draagt de verantwoordelijkheid voor de opvolging van het VTO-budget.
Opdrachten en projecten:
De adjunct-directeur werkt een aantal specifieke opdrachten en dossiers uit in opdracht van en in samenwerking
met de algemeen directeur ter ondersteuning van de werking van de organisatie, zoals aanvragen tot uitbreiding,
specifieke projecten, coördineren van de implementatie van een nieuw informaticasysteem, …
Hiërarchische bevoegdheid:
Bij afwezigheid van de algemeen directeur, fungeert de adjunct-directeur als diens vervanger. Op dat moment
neemt hij de hiërarchische bevoegdheid van de algemeen directeur over. Daarnaast beschikt de adjunct-directeur
over hiërarchische bevoegdheid voor wat de verantwoordelijkheden uit zijn beleidsdomeinen betreft.
De adjunct-directeur neemt deel aan de vergaderingen van de raad van bestuur.
STAFMEDEWERKER DIRECTIE
De stafmedewerker directie ondersteunt de directie in de diverse beleidsdomeinen in de organisatie. Naast het
uitwerken van specifieke opdrachten en dossiers voor de directie (zoals aanvragen tot sponsoring, het uitwerken van de
modulering, …), staat hij eveneens in voor de opvolging van een aantal specifieke beleidsdomeinen ter ondersteuning
van de pedagogische kernactiviteit van de organisatie, telkens in nauw overleg met de algemeen directeur.
Hij overlegt en rapporteert aan de algemeen directeur of, in geval van diens afwezigheid en bij relevante thema’s, aan
de adjunct- directeur.
Vanuit nauw overleg met de algemeen directeur staat hij in voor volgende domeinen:
1.
Financieel beleid:
De stafmedewerker beheert de enveloppe van het lopende jaar en maakt de begroting van het komende jaar op.
Hij houdt een overzicht bij van de investeringen en volgt aanpassingswerken budgettair op. Hij verzorgt de
financiële en boekhoudkundige rapportage doorheen het jaar. Hij is de contactpersoon voor de bedrijfsrevisor,
voor financiële inspecties en contacten met banken, waarbij hij, voor wat betreft het nemen van beslissingen, de
algemeen directeur actief betrekt. De stafmedewerker directie stuurt de medewerkers van de boekhouding aan.
3
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Vanuit zijn verantwoordelijkheid voor het financieel beleid, staat de stafmedewerker directie eveneens in voor het
aankoopbeleid. Hij vergelijkt prijzen, onderzoekt de markt, vraagt offertes aan en volgt contracten op (water,
elektriciteit, gas, stookolie, keuringen, arbeidsgeneeskundige dienst, …). Hij stelt aankoopprocedures op conform
de regelgeving en waakt over de toepassing hiervan.
Preventie en veiligheid:
De stafmedewerker directie staat in voor de preventie en veiligheid binnen de organisatie. Hij beschikt hiervoor
over de noodzakelijke basiskennis. In samenwerking met het CPB stelt hij het globaal preventieplan en de jaarlijkse
actieplannen op en borgt hij de uitvoering hiervan. Hij volgt aanpassingen en vernieuwingen in de preventie-,
veiligheids- en welzijnswetgeving op en zorgt voor de toepassing hiervan binnen de organisatie. Hij is de
contactpersoon voor de externe preventie-adviseur veiligheid, de arbeidsgeneesheer en de externe
preventieadviseur welzijn op het werk.
De stafmedewerker directie is verantwoordelijk voor de uitvoering en opvolging van de externe technische
controles en keuringen.
Gebouwenbeheer:
De stafmedewerker directie waakt over de goede staat van de infrastructuur en het patrimonium van de
organisatie. Hiertoe maakt hij een meerjarenplanning op van aanpassingswerken en vernieuwingen, waarvan hij
zowel de technische als financiële impact voorbereidt en ter goedkeuring voorlegt aan de algemeen directeur.
In overleg met de algemeen directeur en het diensthoofd van de technische dienst plant hij grote werken in,
bepaalt hij prioriteiten, stelt hij de werkplanning van de werkmannen op en volgt hij alle werken op.
De stafmedewerker directie is de contactpersoon voor de subsidiërende instanties inzake infrastructuur (o.a. Vipa)
en externe technische diensten (architect, controle-organismen, aannemers, …). In overleg met het diensthoofd
van de werkmannen kan hij een deel van deze bevoegdheid aan hem delegeren.
Administratief personeelsbeleid en juridische opvolging: De stafmedewerker directie stuurt de administratief
medewerkers van de personeelsdienst aan. Samen met hen volgt hij de loonverwerking en de toepassing van de
sociale wetgeving op. Hij behoudt het overzicht van de personeelskosten en financiële impact van
personeelsbeleid. Hiertoe verdiept hij zich grondig in de cijfermatige personeelsbezetting (Sociale Maribel,
vervangingen, toevoegingen, tijdelijke contracten). In opdracht van de algemeen directeur voert de
stafmedewerker directie eveneens een aantal specifieke taken uit ter ondersteuning van het personeelsbeleid
(zoals het organiseren van een eerste selectieronde bij aanwerving personeel, het organiseren en opvolgen
psychotechnische proeven, …). Daarnaast bewaakt de stafmedewerker directie het pakket van verzekeringen,
inclusief de groepsverzekering, de aansprakelijkheid van de vzw, alsook de vzw-wetgeving en formaliteiten.
Administratie en ICT:
De stafmedewerker directie stuurt de centrale administratie aan en volgt de werking hiervan op. Hij controleert de
werkingsindicatoren en kengetallen van de organisatie (cliëntenbeheer, digitale verslagen en dossiers, rapportages
bezetting, benutting en contexturen, …) en werkt een correct en efficiënt rapportagesysteem uit.
De stafmedewerker directie staat in voor de installatie, aanpassing en opvolging van rapportage-instrumenten die
door de overheid zijn opgelegd (Binc, Insisto, …). Daarnaast werkt hij mee aan het opstellen en uitvoeren van een
ICT-beleid. In deze rol stuurt hij de administratief medewerkers van het secretariaat aan.
Interesse in en betrokkenheid met de pedagogische kernactiviteit:
Teneinde zijn verantwoordelijkheden te kunnen uitvoeren binnen het kader van de organisatie, dient de
stafmedewerker directie geïnteresseerd te zijn in en betrokken te zijn met de pedagogische kernactiviteit van de
organisatie. Vanuit zijn mandaat maar eveneens vanuit intrinsieke interesse in en begrip voor de geboden
hulpverlening, participeert hij aan de centrale overlegmomenten zoals de beleidsvergadering, werkvergadering,
het regio-overleg en diverse werkgroepen. Beslissingen in zijn werkdomeinen zijn steeds gekaderd in de bredere
opdracht van de organisatie.
Hiërarchische bevoegdheid:
De stafmedewerker directie rapporteert rechtstreeks aan de algemeen directeur, of in geval van diens afwezigheid,
aan de adjunct-directeur. Voor de beleidsdomeinen die zijn verantwoordelijkheden betreft, kan hij opdrachten
geven aan afdelingen en medewerkers binnen de organisatie. De stafmedewerker directie is de direct
leidinggevende voor alle administratief medewerkers, de werkmannen en de huisvrouwen van het administratief
centrum.
4