Handleiding kasstaat – bankstaat

Handleiding kasstaat – bankstaat
Hierbij een korte handleiding met de belangrijkste instructies voor het werken met de kas-en
bankstaat.
Bankstaat:
Bij de bankstaat vult u bovenaan de volgende gegevens in:





Naam van de stichting
Jaar en periode waarvoor de bankstaat is ingevuld (veelal een maand)
Rekeningnummer van de bank- of girorekening waarover de bankstaat gaat
Naam van de school
Het adres van de school
In cel F16 vult u bij beginsaldo het banksaldo van het jaaroverzicht van 2008 in (het
banksaldo per 31-12-2008). Wanneer u de bankstaat voor de periode januari 2009 heeft
ingezonden, moet het nieuwe beginsaldo van februari het eindsaldo van het ingezonden
overzicht van januari zijn en zo verder.
Voor de bankstaat geldt dat elke mutatie op de bankrekening ingevuld moet worden. Alleen
op deze wijze blijft het eindsaldo onderaan de bankstaat aansluiten met het daadwerkelijke
banksaldo. Dus ook ontvangen rente en/of bankkosten moeten ingevuld worden.
Het invullen van een bankstaat is niet anders dan het coderen van facturen. Onder het kopje
‘BEGINSALDO’ treft u vier kolommen aan. Een toelichting:




Gbnr: grootboekrekeningnummer. Koopt u iets in de supermarkt dan gebruikt u hier
bv de grootboekrekening ‘kantinekosten’ voor.
Kdrg: kostendrager. Te gebruiken voor niet geoormerkte geldstromen of voor zaken
die niet het centrale rekeningschema staan zoals bv ‘personeelspot’
Fin. Br: financieringsbron. Te gebruiken voor geoormerkte subsidies zoals bv
bestedingen voor de CF subsidie cultuureducatie.
Datum: de datum op het bankafschrift waarop het bedrag wordt bijgeschreven.
Wanneer er een bedrag wordt afgeschreven vult u dit in in de kolom ‘uitgaven’. Wordt er iets
bijgeschreven dan gebruikt u de kolom ‘inkomsten’ .In de kolom ‘omschrijving’ kunt u een
omschrijving meegeven welke Dyade zal overnemen in de administratie.
Belangrijke opmerking: wanneer er geld contant wordt opgenomen van de bankrekening of
wanneer er een aanvulling van het banksaldo wordt ontvangen vanuit Dyade dan is de
codering ALTIJD grootboekrekening 2000 ‘kruisposten’
Is de periode afgerond dan controleert u onderaan de bankstaat het eindsaldo. Dit moet
overeen komen met het saldo op de bankrekening waarover u de bankstaat instuurt. Hierna
tekent u de bankstaat en stuurt u hem in naar Dyade ter verwerking. Als bijlage een kopie van
de bankafschriften en de bonnetjes / bescheiden wanneer de inkomsten / uitgaven hoger zijn
dan 200 euro.
Aanvulling bankrekening: wilt u een aanvulling van uw bankrekening, dan vult u hiertoe het
formulier ‘aanvulling bankrekening’ in en dat stuurt u in naar Dyade. Het bedrag wat u hierop
aangeeft wordt hierna overgemaakt op uw bankrekening.
Kasstaat:
Veel van hetgene voor een bankstaat geldt, geldt ook voor de kasstaat.
Op een kasstaat vult u alle mutaties in die u doet met uw contante geld. Een kasstaat heeft in
principe niets met uw bankrekening te maken, anders dan het contante geld dat u op uw
bankrekening stort (en waarmee uw kassaldo dus lager wordt) of het geld dat u opneemt /
pint van uw bankrekening (waarmee uw kassaldo hoger wordt).
Bij de bankstaat vult u bovenaan de volgende gegevens in:




Naam van de stichting
Jaar en periode waarvoor de kasstaat is ingevuld (veelal een maand)
Naam van de school
Het adres van de school
In cel F15 vult u bij beginsaldo het saldo in van uw contante kas per 31-12-2008. Dit saldo is
gelijk aan het kassaldo dat u aan Dyade heeft opgegeven ihkv de jaarrekening. Wanneer u de
kasstaat voor de periode januari 2009 heeft ingezonden, moet het nieuwe beginsaldo van
februari het eindsaldo van het ingezonden overzicht van januari zijn en zo verder.
Hiernaast zijn alle opmerkingen gelijk aan de bankstaat voor wat betreft de codering.
Belangrijke opmerking: wanneer er geld contant wordt opgenomen van de bankrekening of
wanneer er een storting naar de bankrekening wordt gedaan dan is de codering ALTIJD
grootboekrekening 2000 ‘kruisposten’
Een pinopname van geld bevindt zich dus op de kasstaat bij de inkomsten op
grootboekrekening 2000 en bij de bankstaat als uitgaven op grootboekrekening 2000.
Is de periode afgerond dan controleert u onderaan de kasstaat het eindsaldo. Dit moet
overeen komen met het saldo dat u contant in uw bezit heeft. Hierna tekent u de kasstaat en
stuurt u hem in naar Dyade ter verwerking. Als bijlage de bonnetjes / bescheiden wanneer de
inkomsten / uitgaven hoger zijn dan 200 euro.
Aanvullende coderingen:
Jac Leijtens heeft geïnventariseerd onder de directeuren van Leerrijk! en er waren een aantal
wensen m.b.t de coderingen. Deze zijn hieronder samengevat:
Kasgeld v
Schoolkamp v
Schoolreis v
Ouderbijdrage v
Overblijven/tso v
M.R. gelden
Stagevergoedingen
Personeelspot
BVL
gelden/verkeersmethode
Opbrengst SoVatrainingen
Internetaankopen
Goede doelen
Sponsoring
Schadevergoedingen
Opbrengsten acties
grootboekrekening
kostendrager
opmerking
2000
6401
6402
8400
zal ik laten aanmaken als kostendrager
4445
zal ik laten aanmaken als kostendrager
zal ik laten aanmaken als kostendrager
coderen op activa of schoolbehoeften
3301
coderen op
betreffende gbrek
(kantine,
schoolbehoeften
enz)
4460
4460
1075
8430