emergency procedures ye



Rotary Jeugduitwisseling
Inloggen




Club zoeken
Helpdesk
Translate
o English
o Deutsch
o Français
o Español
Zoeken binnen deze site




Clubs
Districten
Landelijk home
Leden
Rotary Hoofdnavigatie van deze site






Aanmelden
Procedures
Berichten
Agenda
Contact
Links
U bevindt zich hier:

ROTARY IN NEDERLAND
o Rotary Jeugduitwisseling
 Aanmelden
 Publicaties
 EMERGENCY PROCEDURES YE
EMERGENCY PROCEDURES YE
EMERGENCY PROCEDURES Youth Exchange MDJC Nederland
Rotary International District 1550-1560-1570-1580-1590-1600-1610
Youth Exchange Committee MDJC(2009-2010)
“Service Above Self”
Richtlijnen voor Youth Exchange Noodgevallen
Hoewel het zelden voorkomt kunnen zich gedurende een Exchange jammer genoeg situaties
voordoen die adequaat handelen vereisen.
Voorzorgsmaatregelen en een plan in geval van een ernstig voorval zijn essentieel voor een Youth
Exchange programma.
Deze richtlijn is dan ook bedoeld om voorbereid te zijn op mogelijke acties die in een noodgeval
plaats moeten vinden.
De wijze waarop zaken worden afgehandeld heeft een directe invloed op de beleving van de familie
en de studenten.
Ook de manier waarop de pers in het geheel wordt betrokken heeft grote impact op het YE
programma.
De volgende richtlijnen, “hoe te handelen in een mogelijk noodgeval”, zijn geformuleerd door
MDJC en in overeenstemming met de eisen die Rotary International stelt.
De verantwoordelijke Youth Exchange Officer (YEO) moet deze richtlijnen gebruiken en zal met
ondersteuning vanuit de MDJC het noodgeval moeten kunnen begeleiden.
Juiste kennis vooraf over handelen in een noodgeval zal optreden in een noodsituatie
vergemakkelijken.
Elke Rotaryclub die een student ontvangt, moet tevoren een kleine groep mensen aanwijzen die in
een noodgeval samenwerken om de onverwachte situatie het hoofd te bieden, begeleiden en
iedereen te informeren.
In alle gevallen worden de verantwoordelijke YEO van de MDJC en de voorzitter van de
MDJC direct ingelicht en toegevoegd aan deze commissie .
De samenstelling van dit crisisteam moet, voor zover het om clubleden gaat, bij het clubbestuur
bekend zijn.
Suggestie voor de samenstelling van een crisisteam:
-
De gastouders, met name van het gezin waar de student verblijft.
De Clubjeugdcommissaris.
De counselor
Eventueel de clubvoorzitter
en in alle gevallen de landelijk verantwoordelijke YEO in de MDJC en
de voorzitter van de MDJC.
Tips vooraf die handig zijn wanneer zich een calamiteit voordoet:
•
•
•
•
•
•
De clubjeugdcommissaris zou een kopie van het paspoort, de vliegticket ticket en de
verzekeringspapieren van de student veilig opgeborgen in zijn bezit moeten hebben waardoor de
counselor steeds over deze documenten kan beschikken. Ook de gastouders zouden een kopie
van het paspoort en de verzekeringen moeten hebben. Gastouders moeten weten waar het
originele paspoort zich bevindt. Deze documenten zijn alle digitaal beschikbaar. Zet ze op
een pagina van de clubwebsite. Advies: zet die documenten niet open en bloot op de
website, maar achter een beveiligd gedeelte.
De MDJC-Youth Exchange officer heeft een kopie van paspoort, verzekering en ticket. Elvia
heet nu Mondial Assistence en vraagt altijd een verzekeringsnemer die in Nederland woont,
daarom laten wij de aanvraag lopen via de MDJC-YEO. De MDJC-YEO zal zorgdragen dat de
gegevens van de verzekering naar de CJC zal worden gestuurd. De CJC zal zorgdragen voor een
kopie van paspoort en ticket.
De gastclub of sponsorclub (van de inbounds) moet de MDJC-YEO mededelen hoe het verblijf
is geregeld (bij wie de student verblijft) en wie de student ophaalt bij aankomst.
De sponsorclub moet aangeven wie (club, district, ouders) zal betalen in geval van evacuatie in
geval van een politieke crisis of maatschappelijke onrust of in een ander noodgeval. Er is een
verplichting tot het kopen van een open ticket dus daarop kan retour toch geboekt worden zonder
hoge extra kosten.
De CJC en de gastfamilie moeten alle reisplanningen minstens een maand van tevoren van de
student ontvangen. Zij moeten ook weten of de verantwoordelijken (ouders/verzorgers)
ingestemd hebben met het reisplan. Dit met name als de student tijdens of na de exchange naar
een ander land zou gaan. Dit is onduidelijk: bij jaaruitwisseling gaat jongere direct naar huis,
nooit toestemming voor omweg. Zo ja dan onder verantwoordelijkheid van natuurlijke ouders.
In Nederland staan we niet toe dat exchangestudent tijdens de uitwisseling (op eigen houtje, niet
onder de verantwoording van de Rotary of van een Rotarian) naar het buitenland gaat.
De MDJC-YEO heeft een toestemmingsformulier om in geval van een ongeluk of noodgeval
(waaronder overlijden) te kunnen handelen. (Zie students application form and medical consent
page).
Aangeraden wordt dat de ouders van de exchange student schriftelijk verklaren dat de gastouders, de
CJC of de MDJC-YEO mag handelen als een ongeluk of noodgeval zich voordoet.
Opmerking. Sommige (Multi) districten eisen een schriftelijke verklaring van de ouders dat de
afhandeling door derden mag worden gedaan. Deze verklaring staat los van de Appl.form en een
kopie zal in het bezit van de MDJC- YEO, CJC en gastouder moeten zijn.
De bovengenoemde verklaring zou ook de volgende zaken moeten aangeven:
De ouders verklaren dat de verzekering de volgende zaken dekt:
(het is dan ook verplicht om de verzekering af te sluiten bij onze eigen nationale verzekering
Mondial Assistence (v/h Elvia) die dit dekt.)


bij overlijden vallen de kosten voor begrafenis en voorbereidende werkzaamheden onder de
dekking van de polis .Zo ook transport naar het thuisland, legeskosten, transport kosten,
administratieve kosten etc.
Kosten die de gastouders of de counselor moeten maken om de afhandeling te regelen (reis en
verblijfskosten).
Kosten die zich aandienen zullen in eerste instantie door een gastclub worden voorgeschoten. Indien
dit niet mogelijk is zal de MDJC de kosten voorschieten. Dit om de afhandeling van noodsituaties
niet te vertragen.
De gastouders zullen zich in dergelijk geval gedragen alsof zij de echte ouders zijn van het
slachtoffer. (Dit geldt echter niet voor financiële afhandelingen en kosten, zie hierboven).
Daarom heeft de MDJC een noodfonds ter beschikking voor dit type calamiteiten.
Van de studenten wordt overigens ook verwacht een verzekering te hebben die calamiteiten dekt.
Als een noodgeval zich voordoet moet er snel worden gehandeld.
Taken moeten worden verdeeld en bekend moet zijn wie ze uitvoert.
Alle verantwoordelijken dienen ervan op de hoogte te zijn hoe zij een dergelijke situatie
aanpakken
(crisismanagement).
De volgende zaken dienen ter harte genomen te worden en te worden uitgevoerd.
Volg de instructies op die door de overheid/ politie- autoriteiten worden gegeven en respecteer
vertrouwelijkheid in zaken en voor personen.
Deze instructies zullen afhangen van het soort ongeval. Zij zullen ook aangeven dat bv een
doodsoorzaak vastgesteld moet worden.








Stel een persoon aan die de contacten met de ouders gaat onderhouden en deze in gaat lichten
(voordat alle autoriteiten dat doen, maar zeker niet voordat de autoriteiten, in bepaalde gevallen:
Interpol, daar groen licht voor hebben gegeven!).
In geval van het overlijden van een student uit het buitenland is de politie/interpol
verantwoordelijk voor het leggen van contact met de ouders en familie.
Dat kan wel 24 uur duren. In die tussentijd is het niet handig zelf de ouders op wat voor
manier ook te informeren.
Het crisisteam van de Rotary zal ook informatie onder zich moeten houden TOTDAT
Interpol oe ouders heeft ingelicht.
Stel de gouverneur jeugdzaken, de voorzitter van de MDJC, de landelijk coördinator MDJC
YEO meteen op de hoogte nadat Interpol daarvoor toestemming heeft gegeven, evenals alle
gastouders en clubleden en de sponsorclub uit het thuisland van het slachtoffer. Ook de
inboundstudenten die het slachtoffer kennen, school van het slachtoffer.
Spreek met de voorzitter van de MDJC af wie de pers te woord zal staan ( en geen ander dan de
afgesproken persoon). De pers mag zonder toestemming van de persvoorlichter geen beelden of
verslagen publiceren of intervieuws afnemen.
Stel een crisisteam samen (zie hierboven) en bespreek/verdeel de taken die verricht moeten
worden. (zie hieronder)
Stel de verzekering direct op de hoogte en bespreek hoe de kosten kunnen worden gedeclareerd/
betaald. (art. 5 v.d. alg. voorwaarden van Monidal Assistence (v/h Elvia) die een alarmcentrale
heeft die 24 uur telefonisch bereikbaar is.)












In art.5 van de voorwaarden staat duidelijk dat men vooraf toestemming moet vragen om
bepaalde kosten te maken. Mondial Assistence is in staat om bepaalde zaken, zoals
ziekenvervoer en opname e.d. zelf te regelen. Dus m.a.w. de alarmcentrale inschakelen om
zaken zoals zieken-transport en overkomst familie leden te regelen en als dat om welke
reden dan ook niet mogelijk blijkt dan vooraf toestemming te vragen om dit zelf te regelen.
Bel de ambassade of het consulaat voor advies en assistentie.
Zorg dat eigendommen van het slachtoffer en met name het paspoort (als dat niet in het bezit is
van de CJC of gastouder) opgevraagd/gehaald worden.
Laat de documenten (overlijdensverklaring / eventueel politierapport) goed bewaren door
degene die in het crisisteam daarvoor verrantwoordelijk is.
Onderhoud contacten met het ziekenhuis i.v.m. een eventuele balseming van het lichaam, om het
later te kunnen transporteren. Een begrafenisondernemer zal hierbij betrokken moeten worden.
Die is ook op de hoogte van alle verklaringen die nodig zijn om een lichaam te vervoeren
(balseming-verklaring, verzegelings- en “verpakkings” verklaring voor het lichaam, export
verklaring en import verklaring voor het lichaam). Anders met hulp van de ambassade.
De begrafenisondernemer en de politie handelen de formaliteiten af in samenspraak met de
verantwoordelijke van het crisisteam.
Overleg met de ouders hoe zij de repatriëring van het lichaam willen, of ze eventueel meteen
invliegen om te begeleiden en bij een herdenkingsdienst te zijn.
Zorg dat de vlucht van het lichaam goed gepland is, ook i.v.m indirecte vluchten.
Het is verstandig een afgevaardigde mee te sturen en ook naar de ouders voor een correcte
overdracht te zorgen
Maak van alle documenten een copie en laat die bewaren door een crisisteamlid)
Houdt een herdenkingsdienst met/voor alle betrokkenen (school) en leg de ceremonie vast voor
de ouders.
Schrijf een rapport voor de MDJC en Rotary international op de daarvoor bestemde formulieren.
Voorgestelde procedure:
De Voorzitter van de MDJC zal in overleg met het crisisteam een persvoorlichter aanstellen, die
alleen met de pers mag praten.
Zaken en taken afspreken:
•
•
•
•
o
o
o
o
•
•
•
•
•
Contactpersoon voor familie aanwijzen.
Regelen wie er met de politie samenwerkt.
afspreken wie de contacten met ambassade,consulaat, autoriteiten onderhoudt.
Informeer alle betrokkenen binnen Rotary (nadat Interpol de familie heeft ingelicht).
Gastgezinnen, clubleden
YE studenten
School van slachtoffer
Sponsorclub thuisland
Overleg met de ouders hoe zij de repatriëring van het lichaam willen, of ze eventueel meteen
invliegen om te begeleiden en bij een herdenkingsdienst te zijn.
Zoek contact met een begrafenisondernemer die bekend is met het traject van transport en eisen
voor het lichaam per luchttransport
Zoek contact met de MDJC–YEO om financiële zaken op te lossen indien zij zich aandienen.
Zoek contact met de verzekering van het slachtoffer i.v.m. repatriëring.
Overleg met de familie wie eventueel mee gaat vanuit Nederland.
• Media afhandelen en alle artikelen verzamelen voor de ouders.
• Transport regelen van slachtoffer, of indien het hier wordt gecremeerd alles regelen voor een
ceremonie en transport van de as.
• Houd een herdenkingsdienst op school of in samenwerking met de school en overleg hoe de
school deze overleden leerling wil herdenken.
• De lijkschouwer zorgt voor een forensisch onderzoek en rapport
• De ambassade of gemeente in het land van het slachtoffer kan betrokken moeten worden, dit
geeft de ambassade wel aan.
Direct afspraak maken met crisisteam (voorzitter MDJC, MDJC-YEO, counselor, gastouder
eventueel voorzitter Rotaryclub).
Spreek af wie de crisisteamvoorzitter is en naar wie alle informatie gaat.
Deze persoon zou ook de contactpersoon moeten zijn voor de ouders, omdat die alle informatie
heeft.
Spreek af:
•
•
•
•
Welk crisisteamlid contact onderhoudt met politie en begrafenis- ondernemer.
Wie contact onderhoudt met diplomatieke instanties.
Wie contact onderhoudt met media/pers.
Wie contactpersoon is voor Gastclub, gastfamilies, YE studenten, clubleden, familie. (bij
voorkeur voorzitter Rotaryclub)
Het spreekt voor zich dat iedereen zich van zijn taak bewust moet zijn.
Diplomatiek optreden wordt verwacht.
Aandachtspunten:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Laat geen contact opnemen met de ouders voordat Interpol de ouders heeft geïnformeerd.
De media kunnen informatie doorspelen voordat alle betrokkenen zijn ingelicht.
(aan)klacht van ouders over gebeurtenis kan worden verwacht.
Let al direct bij de aankomst van de student op de mogelijkheid dat er geen of een verkeerde
verzekering is.
Rotary MDJC zorgt dat de informatie aan de YE studenten gegeven wordt in een daarvoor
belegde bijeenkomst.
Beleg ook een bijeenkomst met alle betrokkenen van de Rotaryclub, zodat iedereen dezelfde
informatie heeft. Zorg voor opvang van de YE studenten, laat de gastouders meekomen.
Laat de in het land aanwezige YE studenten een (log)boek maken met herinneringen en foto’s
van de student. Vraag dat ook aan de gastgezinnen en de school. Dit materiaal wordt naar de
ouders gestuurd.
Door de Rotaryclub wordt, m.b.v. de school, een herdenkingsdienst georganiseerd.
Onderzoek of de familie van het slachtoffer en eventueel vertenwoordigers van de sponsorclub
bij deze dienst aanwezig kunnen zijn.
Draag er zorg voor dat een daartoe aangewezen persoon namens de Rotaryclub het lichaam
begeleidt naar het thuisland en daar de familie zo lang ondersteunt als wenselijk is.
Regel indien wenselijk een gedenkteken ter gedachtenis van de student.
Notitie 3e de exemplaar 22-04-2009
Deel deze pagina:






Facebook
Twitter
LinkedIn
addThis
E-mail
Print
Alle hoofdpagina's van deze site







ROTARY IN NEDERLAND
o THE ROTARY FOUNDATION
o OVER ROTARY
o ACTIVITEITEN
o NIEUWS
o LIDMAATSCHAP
o DISTRICTEN
o CONTACT
o MAGAZINE
Aanmelden
Procedures
Berichten
Agenda
Contact
Links
Volg ons op:


LinkedIn
youtube
Shortcuts



Ledentoegang
Club zoeken
Rotary International





© 2017 Rotary in Nederland
Voorwaarden en © Copyright
Contact
Naar boven ↑
Wevolve