Waar staat gemeente Súdwest-Fryslân

RISK-BASED ASSET MANAGEMENT (RBAM)
Waar staat gemeente Súdwest-Fryslân
Bijeenkomst ambassadeurs; 27 juni 2017
Gemeente Súdwest-Fryslân hanteert voor de besluiten over de kapitaalgoederen het
zogenaamde Risk-Based Asset Management (Risico Gestuurd Asset Management),
waarbij maatregelen altijd beoordeeld worden op de hoeveelheid risico die ze
reduceren, afgezet tegen de kosten van de maatregel. In deze afweging is het risico van
het handhaven van de huidige situatie (de nuloptie, niets doen) een uitgangspunt.
1
1 Assetmanagement gemeente SWF in het kort
2 Aanleiding risico gebaseerd assetmanagement
3 Ontwikkelstappen en ervaringen
4 Risico-gebaseerde lange termijn planning
Assetmanagement gemeente SWF in het kort.
2
Risico gebaseerd assetmanagement
van onze objecten in de buitenruimte
“Alles doen dat nodig is om te zorgen
dat er niks gebeurt wat je niet wilt”
Poster Assetmanagement gemeente SWF met toelichting plaatsen we binnenkort op
portaal iAMPro.
3
Gemeente Súdwest-Fryslân kort voorstellen:
• De totale oppervlakte is circa 841 vierkante kilometer.
• Circa 84.000 inwoners.
• 74 woonplaatsen, waarvan 6 van de Friese elf steden.
• Kleuren logo SWF:
• Groen = de ‘fjilden’, blauw = water en rood = steden.
4
De eerste stappen naar een andere organisatiestructuur
“De toekomst van assetmanagement ligt in samenwerken in ketens”
De eerste stappen naar een andere organisatiecultuur:
De rol van de gemeente is aan het veranderen. Ontwikkelingen in de samenleving,
decentralisatie van overheidstaken én bezuinigingen vragen om een bepaalde manier
van werken. Het sleutelwoord hierbij is Samenwerken. Dat doen we natuurlijk al goed op
heel veel gebieden. Nu zijn we aan het bekijken hoe dit slimmer kan. Hoe kan SúdwestFryslân zich verder ontwikkelen naar een organisatie die omgevingsbewust en flexibel is.
Hoe kunnen we ons werk zó organiseren, dat we het voor de inwoner, ondernemer,
instelling of bezoeker nóg beter kunnen doen? Hoe kunnen we met zijn allen meer
vanuit ‘de bedoeling’ werken?
Hoe we die verdere ontwikkeling willen aanpakken staat beschreven in de
besturingsfilosofie met de pijlers Omgevingsbewust, Persoonlijk Leiderschap en
Assetmanagement. In deze besturingsfilosofie praten we onder andere over werken in
ketens. In het kort bedoelen we daarmee hiermee dat een groep collega’s vanuit
verschillende vakgebieden samenwerkt aan één proces of dienst.
We hebben alvast een voorlopig toekomstgericht organisatiemodel geschetst.
Hierbij benoemen we drie onderdelen:
1) Ontwikkelen
2) Bedrijfsvoeren
3) Dienstverlenen
In 2017 willen we onderzoeken wat “werkt” voor Súdwest-Fryslân.
5
Ketenaanpak Openbare ruimte samengevat
• Instandhouding (beheer & onderhoud), Dienstverlening en
Nieuwe Aanleg
• Iedere dag meer dan 82.000 klanten
• 12.000 meldingen per jaar
• Teams RE, BHR, BOG, BTO, OW en RBD
• Totaal 250 medewerkers (220 FTE/5 managers)
• Financiële omzet 45 – 50 miljoen per jaar
“Samen ontwikkelen we assetmanagement en alle lagen doen mee”
Wat levert onze keten Openbare ruimte?
Voor de Samenleving:
• Instandhouding (beheer&onderhoud/renovaties).
• Nieuwe fysieke aanleg.
• Dienstverlening (reiniging, recreatie, etc.).
Intern:
• Ondersteuning aan andere ketens/teams.
Besturingsfilosofie:
Drie pijlers in de doorontwikkeling:
1) Omgevingsbewust
• Vanuit de Bedoeling
• Samen met de Samenleving
• Gebiedsgericht
2) Persoonlijk Leiderschap
3) Assetmanagement
Besturingsfilosofie Assetmanagement:
• Samenwerken en dienstverlenend.
• Vakmanschap en uitdagend.
• Planmatig, integraal en doelgericht.
• Flexibel en omgevingsbewust.
6
Continu bezig met verbeteren via P-D-C-A cyclus
“Zeggen wat we doen, doen wat we zeggen, evalueren, verbeteren”
Gedachtegoed van de norm ISO 55001 als basis.
Basisprincipes Assetmanagement:
• Waarde: Waarde uit assets realiseren voor de belanghebbenden.
• Afstemming: Doelstellingen vertalen naar plannen en activiteiten.
• Leiderschap: Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden.
• Waardeborging: Processen voor monitoring (P-D-C-A) en continue verbetering.
7
Vertrekpunt is hetzelfde gezamenlijke doel
“Missie is een veilige, leefbare en verantwoord beheerde leefomgeving”
Onze missie is een veilige, leefbare en verantwoord beheerde leefomgeving.
Infrastructuur en Openbare ruimte vormen hier belangrijke dragers voor.
8
1 Assetmanagement gemeente SWF in het kort
2 Aanleiding risico gebaseerd assetmanagement
3 Ontwikkelstappen en ervaringen
4 Risico-gebaseerde lange termijn planning
Aanleiding risico gebaseerd assetmangement.
9
Scan beoordeling assetmanagement SWF
Sterk ontwikkeld
Goed op weg
Nog zwak ontwikkeld
Belanghebbenden
Strategische organisatieplan
Assetmanagement
strategie en planning
Levensduuractiviteiten
Organisatie
en
mensen
Assetmanagement
besluitvorming
Risico’s,
evaluatie en
beoordeling
Assetinformatie
Conceptueel assetmanagementmodel van The Institute of Asset Management (https://theiam.org/)
“Met goed Assetmanagement kan je het verschil maken”
Vraagstelling in 2014:
Voer op basis van documenten een inhoudelijke quickscan uit die antwoord geeft op de
vraag in hoeverre de huidige werkwijze assetmanagement van de gemeente SúdwestFryslân voldoet aan geldende standaarden (ISO 55000/PAS 55/best practices
watersector).
Aanpak:
Voor de inhoudelijke beoordeling is gebruik gemaakt van het conceptuele
assetmanagementmodel van The Institute of Assetmanagement .
Dit model verbindt twee internationale standaarden voor assetmanagement: De PAS55
en de ISO 55000-serie, en sluit aan bij de IAM-opleiding assetmanagement die een
aantal medewerkers van de gemeente Súdwest-Fryslân heeft gevolgd.
Beoordeling:
De bevindingen zijn samengevat in het conceptuele assetmanagementmodel van The
Institute of Assetmanagement en voor de eenvoud weergegeven op basis van drie
kleuren. Zowel de blokken als de verbindende pijlen hebben een kleur gekregen.
Groen: sterk ontwikkeld.
Oranje: goed op weg.
Rood: basis; nog zwak ontwikkeld.
Het document met AM-model en toelichting is gratis down te loaden via
https://theiam.org/what-is-asset-management/anatomy-asset-management.
10
Waar liggen de verbetermogelijkheden
Processen
Risicoregister
Risicomatrix
“Assetmanagement is de kapstok om samen verder te ontwikkelen”
Prioritering verbeterpotentieel:
De Gemeente Súdwest-Fryslân is goed op weg met de verdergaande professionalisering
in assetmanagement. Het inhoudelijke verbeterpotentieel is in een uitgebreide scan
toegelicht en de eerste prioritering ligt bij:
• Risicomatrix
• Risicoregister
• Processen
11
1 Assetmanagement gemeente SWF in het kort
2 Aanleiding risico gebaseerd assetmanagement
3 Ontwikkelstappen en ervaringen
4 Risico-gebaseerde lange termijn planning
Ontwikkelstappen en ervaringen.
12
Processen
Risicomatrix
Risicoregister
Het assetmanagement ontwikkelingspad van de gemeente Súdwest-Fryslân.
Assetmanagement groeiproces via 5 fasen vanuit Waarom, Hoe en Wat.
Tips:
Start met bewustwording, draagvlak bottum-up en commitment top.
Neem de tijd, stap voor stap, behapbaar en KIS, Keep It Simple!
13
Uniforme set van beslissingscriteria
Risicomatrix
“Risico is een gebeurtenis die een negatief effect op de kernwaarden kan hebben”
Instrument Organisatie waardenmatrix:
De matrix helpt ons om te bekijken hoe je ongewenste gebeurtenissen kan indelen en de
meeste prioriteit moet geven om er maatregelen voor te bedenken.
De matrix geeft aan welke organisatiewaarden belangrijk zijn voor Súdwest-Fryslân en
hoe er gedacht wordt over het omgaan met ongewenste gebeurtenissen.
De matrix is overkoepelend en generiek voor alle assets (objecten) in onze buitenruimte.
In de matrix zijn effecten afgezet tegen de kans waarop deze kunnen voorkomen. Het
product van deze twee factoren vormt de grootte van de ongewenste gebeurtenis
waarmee een organisatiewaarde wordt beïnvloed.
De matrix wordt gebruikt als instrument bij de assetmanagement methodiek om
oplossingen (alternatieven) voor lokale problemen (de zogenaamde knelpunten), zo
objectief mogelijk voor te bereiden.
Bedoeld als hulpmiddel voor het maken van een onderbouwde keuze op vooraf
vastgestelde uitgangspunten.
In het algemeen is dit de maatregel met de beste kosten/baten verhouding (hoogste
rendement).
De matrix helpt ons ook bij het risico gebaseerd opstellen van de lange termijn plannen.
Op basis hiervan kunnen investeringen en onderhoud nu worden geprioriteerd.
14
Samen met onze omgeving invulling geven aan kernwaarden
ONZE KERNWAARDEN
Waar worden onze inwoners en bedrijven blij van?
Economie
Veiligheid
Beschikbaarheid
leefomgeving
Financieel gedegen
Veilig
Bereikbaar
Leefbaar
Kwaliteit
Milieu
Reputatie
Duurzaam
Positief imago
“Het geld zo inzetten dat het risico voor de kernwaarden zoveel
mogelijk wordt gereduceerd. Dat is risico gebaseerd assetmanagement”
Via een uitgebreide omgevingsanalyse (belanghebbendenanalyse) hebben we eerst de
belanghebbenden geprioriteerd en hun belangen bepaald.
De volgende 6 organisatiewaarden (kernwaarden) zijn benoemd als input voor onze
organisatie waardenmatrix:
Economie, Veiligheid, Beschikbaarheid, Kwaliteit leefomgeving, Milieu en Reputatie.
15
Pilots risico gebaseerde assetmanagement benadering
“Assetmanagement is van iedereen en een kwestie van DOEN”
Toepassingen in onze praktijk:
Om Medewerkers, Management, College van B&W en onze Raad vertrouwd te maken
met het Organisatie waardenmodel, zijn we in 2016 pilots gestart.
In deze sessie zijn veel positieve punten en verbeterpunten aangegeven.
Hiermee is assetmanagement bij ons goed in beweging gekomen (olievlek theorie).
In de traditionele benadering gingen wij al snel naar de oplossingen en keuze.
Met de assetmanagement benadering hebben we vraagstukken eerst beoordeeld op
hun belang voor de organisatie (probleemverkenning). En vervolgens het belangrijke
onderdeel risico nader analyseren door het structureren van oorzaken en gevolgen.
16
Helder zicht krijgen op de risico’s en kansen
“Het risiconiveau geeft een hint voor de oplossingsrichting”
Activiteiten binnen ons proces beheren risico’s en kansen:
• Risico’s en kansen inventariseren
• Risico’s beoordelen en analyseren
• Ontwerpen en vaststellen van actieplannen
• Uitvoeren van beheersmaatregelen
• Risico evaluatie en bijstellen
17
Beslistemplate “Falend kruispunt rondweg Sneek”
Wat is het (potentiële) probleem dat opgelost moet
worden?
Hoe scoren die oplossingen op de organisatiewaarden?
Alt. 0
Omschrijving
• Falen van het kruispunt door
slijtage weg/vri
• Klachten, schade/gaten in de weg,
falen VRI (storingen of instorten)
Niets
doen
Nieuwe VRI
210k/15 jr.
Economie
Veiligheid
Alt. 1
1 dode per
30 jr., € 7M
1 dode per
1000 jr., € 0,-
€ 233k
€ 14k
Alt. 2
Alt. 3
Geen VRI,
versmallen
kruispunt
Rotonde
50k/10 jr.
210k/30 jr.
1 dode per 100 1 dode per 1000
jaar, € 2,1M
jr., € 0,-
Beschikbaarheid
Kwaliteit leefomgeving
Milieu
Reputatie
Resultaat
Welke oplossingen zijn daarvoor denkbaar?
• Niets doen
• Nieuwe VRI
• Geen VRI, versmallen kruispunt
• Rotonde
€ 26k
€ 7k
Welk alternatief is gegeven de onzekerheden de
beste keuze?
• Rotonde
“Hulpmiddel voor bewuste keuzes (DE BESTE OPLOSSING)”
Vereenvoudigde weergave van een beslistemplate voor documentatie besluit.
Welke vragen moeten beantwoord worden voor een goed besluit?
Doel is het objectiveren van beslissingen maar er is ook een menselijke toets nodig.
We gaan Samen voor: DE BESTE OPLOSSING!
18
Risicoanalyse, risicoregistratie en maatregelen
Risicoregister
“Het doel van risicomanagement is het doelmatig beheersen
van de in kaart gebrachte risico’s op een acceptabel niveau”
Voor risicoanalyse, risicoregistratie en maatregelen gebruiken wij Risk Processor via
www.assetresolutions.nl
De doelstelling van dit systeem is te ondersteunen in een efficiënt beheer van risico’s.
19
Besturende processen
Strategische
planvorming
Auditing
Prestatiemanagement
Directiebeoordeling
Verbetermanagement
Inspecties
(conditiemeting)
Beheer/Onderhoud
(Grijs/Blauw/
Groen/Oranje)
Grondstromen
(grondwerken)
Realiseren
projecten
buitenruimte
Directievoering
en toezicht
Metingen
(monitoren KPI’s
en energie)
Afhandeling
meldingen
Rûnom
Oplevering en
Overdracht
Assets
……………………..
Ondersteuning
evenementen
……………………..
……………………..
……………………..
……………………..
Inkoop
Financiële
ondersteuning
en afhandeling
Programmeren
Primaire processen
Vergunningen
(kabels &
leidingen)
Opstellen
ontwerp
(Voorbereiding)
Begraven
Opstellen
Bestek
(Voorbereiding)
Ondersteunende processen
Informatievoorziening en
bestandsbeheer
Beheren
risico’s en
kansen
Communicatie
(Intern en extern)
HRM
(rolprofielen/
HR21/opleiding)
Processen
Procesarchitectuur gemeente Súdwest-Fryslân:
De indeling en visualisatie van de processen in besturende, primaire en ondersteunende
processen.
Een kopie van ons ondersteunende proces: beheren van risico’s en kansen met rollen en
verantwoordelijkheden.
20
1 Assetmanagement gemeente SWF in het kort
2 Aanleiding risico gebaseerd assetmanagement
3 Ontwikkelstappen en ervaringen
4 Risico-gebaseerde lange termijn planning
Risico-gebaseerde lange termijn planning.
21
Samenwerking en vakkennis heeft geresulteerd in:
Model Assetplanner voor risico gebaseerde lange termijn
planning, waarmee we kunnen:
Voorspellen (inzicht in langere termijn)
Risico’s wegen (risicobeschrijving 36 assettypen)
Prioriteren en Budgetteren
Strategisch plannen
Aan knoppen draaien voor een optimale balans tussen
kosten, prestaties en risico’s
Kosten
Basis
Basis
Hoog
Laag
Prestaties
Hoog
Laag
Risico’s
Laag
Kosten
Basis
Prestaties
•
•
•
•
•
Risico’s
Hoog
Model risico gebaseerde lange termijn planning, waarmee we kunnen:
• Voorspellen;
• Simuleren;
• Risico’s wegen;
• Prioriteren;
• Budgetteren;
• Strategische planvorming;
• Optimale beheerstrategieën;
• En bestuurders kunnen aan knoppen draaien om de lange termijn balans tussen
kosten, prestaties en risico’s te kunnen borgen.
22
Eind van de ochtend een blik in het model
“Alle modellen zijn fout, sommige zijn bruikbaar”
Kort een blik in een aantal beheerstrategieën van onze 36 assettypen:
• Correctief (geen preventief werk)
• Conditie met budget beperking (huidig)
• Optimaal met benodigd budget en groei
• Optimaal met budget beperking en groei
23