Uitbesteden van de administratie

Voorbeeld.
Uitbesteden van de administratie
Als ondernemer moet je de juiste balans zien te vinden tussen de inspanningen die je levert en het
resultaat dat je daarbij behaalt. Hoe meer je in staat bent de focus op het resultaat te houden, hoe
groter de kans dat je daarbij succesvol bent. Maar ondernemen bestaat voor een deel ook uit het
vastleggen van de transacties en het voldoen aan wettelijke verplichtingen in het rapporteren
daarvan.
Dat kost tijd en geld en kan de nodige zorgen met zich meebrengen, zeker als de administratieve
werkzaamheden boven het hoofd beginnen te groeien en de tijd ontbreekt om het de aandacht te
geven
die het nu eenmaal nodig heeft.
De vraag is dan: zelf doen of laten doen ?
De beslissing om de administratie zelf te blijven doen of gebruik te maken van diensten die door
derden
worden geleverd is vaak een afweging op basis van de daaraan verbonden kosten. Maar naast de
kosten
zijn er ook een aantal andere factoren die een rol kunnen spelen: is er voldoende tijd en kennis om
de
administratie zelf te doen, moet iemand in dienst worden genomen om de werkzaamheden uit te
voeren,
welke risico’s en kosten zijn verbonden aan fout, hoe snel kan ik
beschikken over de juiste informatie en hoe betrouwbaar is deze ?
Ondernemen brengt nu eenmaal met zich mee dat er beslissingen genomen moeten worden: wel of
niet
een opdracht aannemen, investeren in bedrijfsmiddelen, bedrijfsvestiging, personeel, en ga zo
maar
door. Bij het nemen van beslissingen is het prettig als je kan beschikken over informatie die je kan
helpen om tot een goede en verantwoorde keuze te komen. Ook als je wilt weten hoe je er op enig
moment voorstaat, of een klant wel of niet heeft betaald, hoe de resultaten er tot op dat moment
uitzien
moet je op die informatie kunnen vertrouwen. Tot die informatie wil je toegang hebben op het
moment
dat je het zelf wilt.
Voorbeeld
Onze ondersteuning bestaat voor een deel uit automatisering.
Ons beveiligde systeem is toegankelijk via
internet. Al onze klanten krijgen een ruimte op onze
website. Die is dag en nacht, zeven dagen per week
toegankelijk. Mits je de juiste inlogcode hebt,
natuurlijk. Alle administratieve handelingen worden
door ons gedaan. Zo zorgen wij onder andere voor
de prolongaties, schade afhandelingen en het complete
debiteurenbeheer. De tussenpersonen leveren
bij ons de informatie aan en wij zorgen ervoor dat het
administratief op orde komt.’’ Op deze manier is de
administratie altijd actueel.
Voordelen
Groot voordeel van het uit handen geven van de
administratie is dat de tussenpersoon zich volledig
kan concentreren op het bezoeken van klanten, het
afsluiten van polissen en het adviseren. Iets waar de
tussenpersonen vanwege de administratieve lastenverzwaring
steeds minder aan toe dreigen te komen.
,,Elke gesprek dat wordt gevoerd met een klant moet
tegenwoordig worden vastgelegd: wat is er besproken
en geadviseerd en waarom? Op basis van de
input van de tussenpersonen, houden wij dat op
uiterst efficiënte wijze voor hen bij.
van de administratie en gebruikmaking van de backoffice
en het netwerk tot forse omzetstijgingen. Ook
hoeft de intermediair zelf geen administratief personeel
aan te nemen. ,,Belangrijker vinden wij echter nog
dat we in de praktijk zien dat de tussenpersonen veel
meer plezier hebben bij het uitoefenen van hun vak.’’
Adviseren
Onze medewerkers zijn
allemaal gecertificeerd volgens de Wet Financiële
Dienstverlening (WFD). Bovendien gaan ze regelmatig
op cursus. ,,Maar we adviseren niet. Dat is de taak
en verantwoordelijkheid van de tussenpersoon. Wel
geven we inhoudelijk antwoord op vragen. We treden
immers op namens de tussenpersoon.’’ Als de tussenpersonen
op pad gaan, wordt de telefoon doorgeschakeld.
Klanten die bellen, worden keurig te woord
gestaan, boodschappen worden aangenomen, afspraken
gemaakt.
AVB GROEP als backoffice het wapen
voor de tussenpersoon
Administratie uitbesteden
is een economische must”
Voorbeeld.
Assurantie tussenpersoon
Het zijn spannende tijden voor het assurantie-intermediair. De beroepsgroep ligt momenteel
continue van alle kanten onder vuur. Door de Consumentenbond, de leden van de Tweede kamer,
de AFM en zelfs door hun traditionele partners, de verzekeraars. De roep om transparantie en het
afschaffen van het provisiesysteem zwelt aan. Dat heeft enorme gevolgen voor het businessmodel
van de assurantie-intermediair. In elk geval is het zaak dat uw financiële administratie nu al wordt
aangepast om vitale informatie snel en betrouwbaar zichtbaar te kunnen maken. Hoe? We hebben
veel intermediairs als opdrachtgever en daarmee de nodige ervaring opgedaan. We delen die
ervaring graag met u.
Provisie, uren en transparantie
Over transparantie gesproken. Beschikt u eigenlijk zelf over de informatie die nodig is om
‘transparant’ te werken. Waarschijnlijk niet. Uw administratie is ingericht om kosten en provisie te
administreren. Niet om werkzaamheden per cliënt te kunnen reproduceren. Daarmee is alle
historische informatie die u graag zou willen gebruiken om bijvoorbeeld uw nieuwe uurtarieven uit
te rekenen ergens verstopt in de cijfers.
Wat moet er eigenlijk transparant gemaakt worden? En is transparant hetzelfde als de werkelijke
kosten doorbelasten met een opslag, of is er een norm van toepassing die dicteert hoe lang iets
mag duren? Het is zaak dat u (op termijn) goed in de gaten kunt houden welke kosten en welke
opbrengsten op cliënt niveau gerealiseerd worden. Dan is meteen transparant wat een goede, en
wat een minder goede klant is. Zodat u daar actie op kunt nemen. Het is bijna onvermijdelijk: uw
organisatie zal moeten gaan tijdschrijven in een urenadministratie, die gekoppeld is aan een zgn.
projectadministratie waarin u elk adviesgesprek en elke schadeafhandeling kunt beoordelen op
kosten en opbrengsten.
Voorbeeld
Vooruitstrevend in assurantie Administratie (hans)
Als tussenpersoon komt u vandaag de dag voor een zware klus te staan. Uw wilt immers een
zo goed mogelijk een totaal pakket samen stellen voor uw klanten en werken aan een
duurzame lange relatie verhouding. Dit betekend dat uw advies doorslag gevend moet zijn.
Al uw energie moet dan ook worden besteed aan het werven en onderhouden van uw relatie.
Daarnaast moet u volgens de nieuwe regelgeving een zeer strakke en correcte administratie
volgen. Deze administratie kost veel tijd en energie. Tijd en energie die u beter aan uw
klanten kunt besteden.
Door de wijziging in de beloningsstructuur is het belangrijk om kritisch te kijken naar uw
kosten. Net als verzekeren komt u voor de keuze om werkzaamheden zelf te doen of uit te
besteden. Binnendienstpersoneel aannemen is een oplossing, maar wel een kosten post die
geen direkte omzet opleverd. Ook moet u kosten maken met betrekking tot het inrichten van
een kantoor het aanschaffen van computers en de nodige software.
Stelt u zich eens voor dat u geen dure uitgaven
hoeft te maken en toch een professionele
binnendienst heeft welke u ondersteund daar
waar u dit nodig heeft. Mensen die jaren lange
ervaring hebben en over de diploma’s
beschikken welke vereist zijn. Valt dan het
puzzelstukje niet op zijn plaats?
AVB Groep is toon aan gevend in verzekeringsadministratie. Wij onderscheiden ons door een
zeer efficiente verwerking van uw assurantie administratie. Denk bijvoorbeeld aan de tijd die
u besteed aan het verwerken van hypotheekdosiers, schadedosiers, prolongatie end..
Daarnaast staan wij u klanten ook te woord. Wat bij ons voorop staat is dat u de regiseur bent.
Wij hebben een eigen assurantie pakket waar wij uw administratie in voeren. U krijgt van ons
toegang tot dit assurantiepakket zodat u op elk moment uw klant kunt inzien. Tevens houden
wij u per mail of telefoon op de hoogte van elk klanten contact. Ook als u een week vrij bent
zorgen wij ervoor dat uw klant altijd wordt geholpen.
AVB groep:

Doet uw verzekeringsadministratie





Behandeld schade van begin tot het einde
Behandeld hypotheekdosiers
Telefonisch bereikbaar voor uw klanten
Altijd uw klant dosier kunnen inzien
Uw klant een eigen digitale polismap