ALGEMENE CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN
VAN PLAN TOT ACTIEPLAN
Doelgroep in kaart brengen:
Intern:
Personeelsleden-vast/tijdelijk/parttime
Ex/oud-medewerkers
Bestuursleden/commissarissen
Extern:
Klanten/afnemers (te verdelen in beïnvloeders, beslissers en gebruikers)
Prospects (te verdelen in cold en hot)
Leveranciers
Overheid
Pers
Omwonenden
Financiers
Overige kenmerken
Verwacht aantal gasten
Met/zonder partner
Met/zonder kinderen
Sexe-verdeling
Leeftijdsopbouw
Woonplaats
Opleiding
Functie en eventueel differentiatie daarin
Sociale status en eventueel differentiatie daarin
Nationaliteit(en)
Lichamelijke conditie (bij sportieve evenementen)
Evenementen/activiteiten in het verleden voor deze doelgroep georganiseerd
Afhankelijkheidsrelatie ten opzicht van het bedrijf
Onderlinge verhoudingen
Verwachtingen
Activiteiten van anderen voor deze doelgroep.
Nicoline van Straten Checklist 2007©
pagina - 1 -
ALGEMENE CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN
Doelstellingen formuleren (combinatie van 4 tot 8 is mogelijk):
motiveren/stimuleren
bedanken/belonen
informatie/kennis overdragen, vergaren of uitwisselen
zaken doen/geld verdienen
imago vestigen/bevestigen of verbeteren
platform creëren
elkaar (anders) leren kennen
saamhorigheid/teambuilding creëren/vergroten
Reden van het communiceren van de boodschap
Is er een sociaal doel (informeren, motiveren)?
Is een commercieel doel (aanzetten tot kooptransactie, informeren, motiveren)?
Is er een promotioneel doel (informeren, motiveren, aanzetten tot koopgedrag)?
Reden van de keuze voor een evenement
Andere communicatiemiddelen
Verborgen verwachtingen.
Is het rendement in concrete eenheden te meten, zoals geld/klanten/orders.
Welke plaats neemt dit evenement in binnen de totale PZ/Marketing/PR strategie?
Globaal gewenste vorm inventariseren:
Duur:
Uren
Dagen
Overnachtingen
Datum
De te kiezen datum is afhankelijk van:
Dag van de week
Seizoen
Vakanties (vakantiespreiding!)
Feestdagen
Speciale evenementen voor de branche (beurzen etc.)
Belangrijke sportwedstrijden
Activiteiten van de concurrent
Nicoline van Straten Checklist 2007©
pagina - 2 -
ALGEMENE CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN
Locatie:
Binnenland (Randstad/noord/oost/zuid/midden Nederland)
Buitenland, te weten .................
Verzorgingsniveau:
Luxe
Gemiddeld
Eenvoudig
Beschikbaar budget
Investering versus rendement
Accommodatie:
Hotel
Partycentrum
Boot
Themapark
Kasteel/slot
Congrescentrum
Schouwburg
Industrieel erfgoed
Anders, zoals:
Eigen kantoor/productieruimte
Tent
Andersoortig, te weten…
Wel/niet geheel of gedeeltelijk uitbesteden. Keuze a.h.v.:
Beschikbare tijd
Beschikbaar budget
Beschikbare kennis/kunde/ervaring
Behoefte aan frisse kijk door anderen
Dragen van organisatorische/financiële risico's
Bedrijfscultuur.
Specifieke externe organisator kiezen zoals:
Evenementenorganisatie/adviesbureau
P.C.O.
Reclame- en/of PR bureau
Incentive house
Reisbureau
Externe organisator kiezen op basis van:
Inventarisatie aanbiedersmarkt
Karakterisering/rubricering
Referenties
Altijd! persoonlijk gesprek
Offerte
Leveringsvoorwaarden
Account manager.
Brainstormen en globaal vaststellen evenementvorm(en).
Nicoline van Straten Checklist 2007©
pagina - 3 -
ALGEMENE CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN
Benodigd budget opstellen a.h.v. de volgende meest voorkomende posten:
Restauratieve voorzieningen (voor gasten en medewerkenden)
Huur permanente/tijdelijke locatie (ook opbouw/afbraak)
Garderobe (uitkoop/betaling van personeelskosten/p.p. Prijs/betaling door gasten)
Verwarming/koeling (gas/olie/bij grote hallen/tenten etcetera)
Schoonmaak (voor/tijdens/na afloop)
Meubilair (huur/vervoer/plaatsen/schoonmaken)
Overnachtingskosten (voor gasten en medewerkenden)
Vervoer van personen/materialen/bagage
(materiaalkosten/personeelskosten/restauratieve verzorging/vergunningen)
Parkeerkosten (uitkoop/betaling van personeelskosten, prijs per auto, betaling door
gasten)
Amusement (afdracht sociale lasten en werkgeverslasten/Buma/Stemra/uitkoop)
VIP's (bewaking/speciaal vervoer/speciale restauratieve voorzieningen/cadeau/bloemen)
Sprekers/dagvoorzitter (vergoeding/reisgeld/cadeau/bloemen)
Bloem/groenversiering (huur of koop/plaatsen/transport/op podium/op tafels/op
buffetten/aanbiedboeketten)
Decoraties (gehuurd of éénmalig speciaal vervaardigd)
Bewegwijzering (zowel binnen- als buiten)
Technische voorzieningen (extra telefoon-, data- en faxlijnen/gewone- en krachtstroom/
gas/water)
Speciale attributen (sportmaterialen, marktkramen et cetera)
Special effects (laser/vuurwerk/rook/sneeuw et cetera inclusief bediening)
A.V. middelen (huur/vervoer/opbouw/assistentie/afbraak)
Foto/videoproducties (materialen/nabestellingen/reiskosten/restauratievevoorziening/
personeelskosten/scenariovervaardiging/acteurs/stemmen)
Professionele presentator/-trice (gage/voorbespreking/repetitie/reis- en kledingkosten)
Hostessen (gage/voorbespreking/training/reis- en kledingkosten/restauratieve
voorzieningen)
Beveiliging van mensen en middelen (materialen/personeelskosten/restauratieve
voorzieningen)
Medische voorzieningen (EHBO/ambulance/arts)
Drukwerk/porti (pre-press/press/handling)
Secretariële kosten (kopiëren etcetera)
Attenties (ontwerp/inkoop/verpakking/verzending/uitreiking)
Promotiekosten (media-activiteiten et cetera)
Verzekeringen (materialen/personen/assurantiebelasting)
Vergunningen
Fooien (facultatief)
Organisatiekosten intern/extern
Extern: open of gesloten calculatie
Intern: urenverantwoording
Omzetbelasting
Post 'onvoorzien' (meestal 10% van het totaalbudget).
Info vergaren aan de hand van:
Ervaringen van derden
Beurzen
Nicoline van Straten Checklist 2007©
pagina - 4 -
ALGEMENE CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN
Datagidsen/vaktijdschriften
Gouden Gids
NBT/VVV/buitenlandse verkeersburo's
Internet
Brancheverenigingen.
Eerste schifting maken en eventueel fiat vragen voor offertes.
Subsidie aanvragen in geval van internationaal congres.
Briefing voor leveranciers opstellen met gegevens over:
Aanleiding
Doelgroep
Doelstelling
Gewenste datum/data
Globaal tijdstip
Vorm en inhoud.
Maximaal 3 offertes aanvragen op basis van gelijke briefing.
Offertes beoordelen op:
Inzichtelijkheid
Eerlijkheid
Gedetailleerdheid
Genoemde vaste-, stel- en PM-posten
Niet vermelde zaken
Leverings- en betalingsvoorwaarden
In/exclusief BTW.
Locatie beoordelen op:
Uitstraling
Naam/faam
Horecafaciliteiten
Ligging
Beschikbaarheid
Prijsniveau
Bereikbaarheid
Capaciteit
Diversiteit/grootte zalen
Toneelfaciliteiten (eventueel)
Bijzondere faciliteiten
Toegankelijkheid voor mindervaliden
Parkeergelegenheid
Hotelaccommodatie (eventueel)
Overige activiteiten op hetzelfde tijdstip
Flexibiliteit en kundigheid management.
Locaties bezoeken/spreken/opteren.
Nicoline van Straten Checklist 2007©
pagina - 5 -
ALGEMENE CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN
Amusement opteren.
Schaarse middelen opteren.
Advies (in aantrekkelijke vorm) aan directie voorleggen.
Keuze maken en afvallers afzeggen.
Definitieve bevestiging vragen/maken met daarin:
Alle overeengekomen zaken
Bijbehorende prijzen
Tijdschema
Indicatieaantallen
Deadlines
Specifieke leveringsvoorwaarden
Eventuele opbouw-, afbouw- en repetitietijden
Geschatte hoogte van stelposten
PM-posten.
Nicoline van Straten Checklist 2007©
pagina - 6 -
ALGEMENE CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN
ALGEMEEN VOORBEREIDENDE FASE
Definitieve programmering maken.
Keuze/uitnodiging sprekers.
Amusement bevestigen.
Vergunningen aanvragen.
Regelmatige contacten leveranciers.
Tussentijdse afspraken vastleggen/checken.
Regelmatige rapportage naar directie en betrokken afdelingen.
Budgetbewaking.
Uitnodigingslijst maken.
Voorbespreking met de sprekers regelen/houden
Drukwerk produceren/verzenden, denken aan/keuze maken uit::
Uitnodiging, waarin altijd vermeld:
Het feit of de uitnodiging persoonlijk is of tevens voor partners en/of collega's
geldt
Datum en dag van de week
Reden/doel van het evenement
Tijd van aanvang en einde
Naam van de locatie en plaats
Programmaoverzicht
Aanwezigheid van belangrijke genodigden
(Eventueel) lunch/dinermogelijkheden
R.s.v.p. met telefoonnummer, email adres en contactpersoon of
R.s.v.p. door middel van een antwoordkaart/antwoordfax/antwoordmail
Uiterste inzendtermijn antwoordkaart
(Eventueel) deelnamekosten en betaalmogelijkheden
Voorwaarden van deelname
Vermelding parkeermogelijkheden en info voor reizigers per openbaar vervoer
(Eventueel) kledingadvies
Naam en adres van de organisator
Adres van de locatie.
Nicoline van Straten Checklist 2007©
pagina - 7 -
ALGEMENE CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN
Antwoordkaart met/zonder envelop c.q. antwoordnummer of antwoordfax/mail, daarin:
Aan/afwezigheid
Aantal personen (eventueel met (roep)naam)
Speciale maaltijdwensen
Naam van afzender (met geslacht en eventueel titel)
Betalingsmededeling
Handtekening.
Overig drukwerk, zoals:
Briefpapier
Enveloppen
Entreekaarten
Waardebon (voor bijv. Geschenk en consumpties)
Presentatiemappen
Stickers
Programma, waarin overzichtelijk vermeld:
Datum
Aanleiding
Feestlogo c.q. naam
Plaats c.q. ruimte
Activiteit
Sprekers
Culinaire mogelijkheden
Telefoon
Receptie
Toiletten
EHBO
(nood)uitgang
Routing
Plattegrond
Labels
Bewegwijzering
Posters
Advertenties
Sprekersbordjes
Badges met als keuzemogelijkheden:
Uitvoering (dames-heren)
Formaat
Kleurcodering
Wel/geen voornaam-titulatuur
Hergebruik
Bordjes gereserveerd
Tafelschikkingkaartjes
Menukaarten
Draagtassen
Nicoline van Straten Checklist 2007©
pagina - 8 -
ALGEMENE CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN
Bij alle drukwerken denken aan:
Huisstijl
Uitstraling
Ontwerp logo en lay out
Teksten
Vertalingen
Handling
Adressering
Oplage
Gewicht i.v.m. portokosten
Leveringstijd
Voldoende aantallen.
Bevestiging sturen aan gasten, met daarin
Bevestiging van registratie
Meer details
Routebeschrijving en parkeermogelijkheden
Telefoonnummer van de locatie
Contactpersoon.
Relatiegeschenken/give-aways bestellen.
Persbenadering d.m.v.:
Persbericht, waarbij aandacht voor:
Gebruiksvriendelijkheid
Nieuwswaarde voor relevante doelgroep
Pakkende kop
Strekking van bericht in openingsalinea
Alle feiten op een rijtje
Eerst belangrijke info
Vervolgens achtergrondinfo
Verdeling in los van elkaar staande alinea's
Ca. 1 A4 getypte tekst
Naam/telefoonnummer contactpersoon
Datum van persbericht en eventueel embargo
Fotomateriaal
Persbijeenkomst, waarbij aandacht voor:
Rustige omgeving
Korte, bondige informatieoverdracht
Wisselende invalshoeken
Schriftelijke achtergrondinfo
Persmap (zie persbericht)
Hapjes/drankjes
Telefoon/faxverbinding
Perskamer, waarbij aandacht voor:
Nicoline van Straten Checklist 2007©
pagina - 9 -
ALGEMENE CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN
Rustige omgeving
Voldoende zitruimte
Schriftelijke (achtergrond)info
Fotomateriaal
Persoonlijke toelichting
Telefoon/faxverbinding.
Overige publiciteit, door middel van:
(internationale) kranten
(internationale) tijdschriften
(internationale) vakbladen
Huis-aan-huis-bladen
Regionale omroep
(internationale) radio
(internationale) TV
Kabelkrant.
Interne organisatie regelen en betrokkenen informeren.
Regelmatig indicatieaantallen bijstellen en doorgeven.
Politie en brandweer op de hoogte brengen.
Draaiboek maken, met daarbij aandacht voor:
Overzichtelijkheid d.m.v. kolomindeling, 5 kolommen t.w.:
Tijd
Plaats
Activiteit
Actiepersoon
Ruimte voor eigen aantekeningen
Duidelijke omschrijving van verantwoordelijkheden
Duidelijke omschrijving van taken
Benoeming van personen/afdelingen
Nummering van opeenvolgende versies
Lijst mee te nemen zaken
Telefoonlijst (zo mogelijk mobiel) van alle betrokkenen.
Eventueel verfijnd draaiboek maken, met daarbij aandacht voor:
Beperkte groep van betrokkenen
Beschrijving per ruimte.
Check en double check!
Nicoline van Straten Checklist 2007©
pagina - 10 -
ALGEMENE CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN
LAATSTE VOORBEREIDENDE FASE
Belronde potentiële gasten, die niet reageerden.
Gastenlijst maken/bijhouden met indicatieaantallen over:
Catering
Techniek
Parkeerplaatsen
Hotelkamers
Geschenken.
Badges maken.
Placering maken.
Tafelkaartjes maken.
Powerpoint presentaties/sheets doornemen en in één vorm gieten.
Garantieaantallen doorgeven en schriftelijk bevestigen.
Diëten doorgeven.
Aantal en verzorging artiesten/chauffeurs/technici etc. doorgeven.
Speciale verzorging genodigden regelen.
Vervoersaantallen bevestigen en routebeschrijvingen geven.
Met alle betrokken leveranciers afspraken in detail doorspreken.
Goederen laten afleveren, zo mogelijk op locatie.
Verlening vergunningen checken.
Nicoline van Straten Checklist 2007©
pagina - 11 -
ALGEMENE CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN
OPBOUW EN INRICHTING OP DE DAG VAN HET EVENEMENT
Toegankelijkheid locatie checken.
Parkeergelegenheid vrachtwagens/medewerkers checken.
Gebruik liften waarborgen.
Checken KPN-, stroom- en watervoorzieningen.
Aanwezigheid van ondersteunende diensten van locatie checken.
Catering tijdens opbouw.
Checks van techniek.
Repetities met sprekers, dagvoorzitter en techniek.
Controle van dia's/powerpoint presentaties/video’s en volgorde.
Draaiboek met betrokkenen doornemen.
Schoonmaak na opbouw.
Beveiliging/bewaking van materialen.
Aanbrengen van versieringen.
Aanbrengen bewegwijzering, zowel binnen als buiten.
Aanleveren bedrijfsvlag.
Drukwerk aanleveren en handlen.
Relatiegeschenken en/of give-aways controleren en handlen.
Nicoline van Straten Checklist 2007©
pagina - 12 -
ALGEMENE CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN
Installeren van receptie en secretariaat en zorgen voor:
Laptop met (eventueel) internetverbinding
Kopieerapparaat
(Mobiele) telefoon/fax
Deelnemerslijst op rangschikking
Lijst van speciaal op te vangen personen (VIP’s, sprekers, artiesten)
Badges op alfabet
Blanco reservebadges en labelmaker
Programma
Prepaid telefoonkaarten
Pennen/papier
Tipp-Ex
Belangrijke telefoonnummers zoals hotel/vliegveld/taxi
Belangrijkste interne telefoonnummers en namen
Paperclipsen/enkel- en dubbelzijdig plakband/punaises/nietapparaat/elastiekjes
Hamer/touw/schaar/spijkertjes/schroevendraaier/trapje
Aspirientjes
EHBO-kit
Prullenbak
Koffie voor laatkomers en bemanning zelf
Wisselgeld, kwitanties en geldkist
Extra consumptiebonnen
Receptieboek
Stickers voor cadeaus
Panty's
Naaigerei.
Instrueren van specifiek personeel, zowel intern als extern
Opvang van vroeg arriverende genodigden.
Nicoline van Straten Checklist 2007©
pagina - 13 -
ALGEMENE CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN
UITVOERING
Laatste opbouw en controle van apparatuur.
Laatste schoonmaak.
Laatste instructie personeel.
Laatste instructies sprekers.
Controle van:
Parkeerterrein en -wacht
Vlaggen
Routebordjes en bewegwijzering
Entree en routing
Bewegwijzering
Garderobe
Nooddeuren/brandgangen
Registratie- en informatiebalie
Activiteitenschema elders in de locatie
Weers- en verkeersberichten
Binnengekomen boodschappen, zowel in locatie als op kantoor
Aantal zitplaatsen en juiste opstelling per zaal
Bloem- en groendecoraties
Aanwezigheid alle gebruiksklare a.v. middelen
Juiste cateringvoorzieningen
Hoeveelheid en uiterlijk personeel
Distributie drukwerk
VIP room
Toiletten en voldoende handdoekrollen en toiletpapier
Perskamer.
Regelmatige stemmingpeiling onder de gasten.
Begeleiding en opvang van sprekers en genodigden.
Opvang, instructie en cateringrichtlijnen van
politie/brandwacht/beveiliging/suppoosten/hostesses/buschauffeurs.
Opvang en begeleiding artiesten.
Drankverbruik artiesten.
Pauzes van artiesten.
Tijdschema en eventueel in- en uitloop van het programma.
Knelpunten in routing en oplossingen daarvoor.
Nicoline van Straten Checklist 2007©
pagina - 14 -
ALGEMENE CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN
Tussentijds vertrek gasten en meegeven documentatie/give-aways etc.
Bediening controleren tijdens maaltijduitgifte.
Drankverbruik gasten controleren en eventueel bijstellen.
'Sturen' van fotograaf.
Enquête/evaluatie
Juist eindtijdstip.
DIRECT NA AFLOOP
Alle eigendommen verzamelen en meenemen of opslaan tot nader te bepalen
tijdstip. Daarbij vooral denken aan:
Vlaggen
Logo's
Routebordjes
Drukwerk
Give-aways/presentjes
Dia's/sheets/floppy’s/videobanden/cassettebanden
Laptops.
Huurmaterialen etc. behandelen volgens afspraak of opslaan.
Bloem & groen meenemen/laten staan/ophalen/verdelen onder personeel.
Evaluatieformulieren verzamelen en bewaren.
Rekening aftekenen of qfrekenen en eventueel fooien geven.
Kas opmaken en geld goed verzorgen.
Nicoline van Straten Checklist 2007©
pagina - 15 -
ALGEMENE CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN
TOT BESLUIT
Lijst met te verwachten facturen opstellen.
Binnengekomen facturen controleren op
Overeengekomen bedragen
Tussentijdse prijsverhogingen
In/exclusief BTW
Garantieaantallen
Hoogte van stelposten
Meer-minderwerk
Verleende kortingen
Schadeposten
Onverwachte posten.
Budgetverantwoording.
Betalingen verrichten met inachtneming van de geldende betalingstermijnen.
After sales naar aanwezigen, in de vorm van bijvoorbeeld:
Bedankbrief
Fotoverslag
Attentie, herinnering
Follow-up (bij verkoopgerichte activiteiten)
Mailing.
Bedankbrieven naar sprekers, leveranciers en andere naaste betrokkenen.
Evaluatie van enquêtes.
Financiële verslaglegging.
Administratie bijwerken en bewaren voor volgende keer.
Nabespreking met naaste betrokkenen en schriftelijk verslag.
Draaiboek bijwerken en bewaren voor volgende keer.
Verslag met foto's naar relevante media voor publicatie.
Fotoverslag voor archief.
Verslag in personeelsblad/bedrijfsjournaal.
Nicoline van Straten Checklist 2007©
pagina - 16 -
