ALGEMENE CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN

ALGEMENE CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN
VAN PLAN TOT ACTIEPLAN
 Doelgroep in kaart brengen:
 Intern:
 Personeelsleden-vast/tijdelijk/parttime
 Ex/oud-medewerkers
 Bestuursleden/commissarissen
 Extern:
 Klanten/afnemers (te verdelen in beïnvloeders, beslissers en gebruikers)
 Prospects (te verdelen in cold en hot)
 Leveranciers
 Overheid
 Pers
 Omwonenden
 Financiers
 Overige kenmerken
 Verwacht aantal gasten
 Met/zonder partner
 Met/zonder kinderen
 Sexe-verdeling
 Leeftijdsopbouw
 Woonplaats
 Opleiding
 Functie en eventueel differentiatie daarin
 Sociale status en eventueel differentiatie daarin
 Nationaliteit(en)
 Lichamelijke conditie (bij sportieve evenementen)
 Evenementen/activiteiten in het verleden voor deze doelgroep georganiseerd
 Afhankelijkheidsrelatie ten opzicht van het bedrijf
 Onderlinge verhoudingen
 Verwachtingen
 Activiteiten van anderen voor deze doelgroep.
Nicoline van Straten Checklist 2007©
pagina - 1 -
ALGEMENE CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN
 Doelstellingen formuleren (combinatie van 4 tot 8 is mogelijk):








motiveren/stimuleren
bedanken/belonen
informatie/kennis overdragen, vergaren of uitwisselen
zaken doen/geld verdienen
imago vestigen/bevestigen of verbeteren
platform creëren
elkaar (anders) leren kennen
saamhorigheid/teambuilding creëren/vergroten









Reden van het communiceren van de boodschap
Is er een sociaal doel (informeren, motiveren)?
Is een commercieel doel (aanzetten tot kooptransactie, informeren, motiveren)?
Is er een promotioneel doel (informeren, motiveren, aanzetten tot koopgedrag)?
Reden van de keuze voor een evenement
Andere communicatiemiddelen
Verborgen verwachtingen.
Is het rendement in concrete eenheden te meten, zoals geld/klanten/orders.
Welke plaats neemt dit evenement in binnen de totale PZ/Marketing/PR strategie?
 Globaal gewenste vorm inventariseren:
 Duur:
 Uren
 Dagen
 Overnachtingen
 Datum
 De te kiezen datum is afhankelijk van:
 Dag van de week
 Seizoen
 Vakanties (vakantiespreiding!)
 Feestdagen
 Speciale evenementen voor de branche (beurzen etc.)
 Belangrijke sportwedstrijden
 Activiteiten van de concurrent
Nicoline van Straten Checklist 2007©
pagina - 2 -
ALGEMENE CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN
 Locatie:
 Binnenland (Randstad/noord/oost/zuid/midden Nederland)
 Buitenland, te weten .................
 Verzorgingsniveau:
 Luxe
 Gemiddeld
 Eenvoudig
 Beschikbaar budget
 Investering versus rendement
 Accommodatie:
 Hotel
 Partycentrum
 Boot
 Themapark
 Kasteel/slot
 Congrescentrum
 Schouwburg
 Industrieel erfgoed
 Anders, zoals:
 Eigen kantoor/productieruimte
 Tent
 Andersoortig, te weten…
 Wel/niet geheel of gedeeltelijk uitbesteden. Keuze a.h.v.:
 Beschikbare tijd
 Beschikbaar budget
 Beschikbare kennis/kunde/ervaring
 Behoefte aan frisse kijk door anderen
 Dragen van organisatorische/financiële risico's
 Bedrijfscultuur.
 Specifieke externe organisator kiezen zoals:
 Evenementenorganisatie/adviesbureau
 P.C.O.
 Reclame- en/of PR bureau
 Incentive house
 Reisbureau
 Externe organisator kiezen op basis van:
 Inventarisatie aanbiedersmarkt
 Karakterisering/rubricering
 Referenties
 Altijd! persoonlijk gesprek
 Offerte
 Leveringsvoorwaarden
 Account manager.
 Brainstormen en globaal vaststellen evenementvorm(en).
Nicoline van Straten Checklist 2007©
pagina - 3 -
ALGEMENE CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN
 Benodigd budget opstellen a.h.v. de volgende meest voorkomende posten:


































Restauratieve voorzieningen (voor gasten en medewerkenden)
Huur permanente/tijdelijke locatie (ook opbouw/afbraak)
Garderobe (uitkoop/betaling van personeelskosten/p.p. Prijs/betaling door gasten)
Verwarming/koeling (gas/olie/bij grote hallen/tenten etcetera)
Schoonmaak (voor/tijdens/na afloop)
Meubilair (huur/vervoer/plaatsen/schoonmaken)
Overnachtingskosten (voor gasten en medewerkenden)
Vervoer van personen/materialen/bagage
(materiaalkosten/personeelskosten/restauratieve verzorging/vergunningen)
Parkeerkosten (uitkoop/betaling van personeelskosten, prijs per auto, betaling door
gasten)
Amusement (afdracht sociale lasten en werkgeverslasten/Buma/Stemra/uitkoop)
VIP's (bewaking/speciaal vervoer/speciale restauratieve voorzieningen/cadeau/bloemen)
Sprekers/dagvoorzitter (vergoeding/reisgeld/cadeau/bloemen)
Bloem/groenversiering (huur of koop/plaatsen/transport/op podium/op tafels/op
buffetten/aanbiedboeketten)
Decoraties (gehuurd of éénmalig speciaal vervaardigd)
Bewegwijzering (zowel binnen- als buiten)
Technische voorzieningen (extra telefoon-, data- en faxlijnen/gewone- en krachtstroom/
gas/water)
Speciale attributen (sportmaterialen, marktkramen et cetera)
Special effects (laser/vuurwerk/rook/sneeuw et cetera inclusief bediening)
A.V. middelen (huur/vervoer/opbouw/assistentie/afbraak)
Foto/videoproducties (materialen/nabestellingen/reiskosten/restauratievevoorziening/
personeelskosten/scenariovervaardiging/acteurs/stemmen)
Professionele presentator/-trice (gage/voorbespreking/repetitie/reis- en kledingkosten)
Hostessen (gage/voorbespreking/training/reis- en kledingkosten/restauratieve
voorzieningen)
Beveiliging van mensen en middelen (materialen/personeelskosten/restauratieve
voorzieningen)
Medische voorzieningen (EHBO/ambulance/arts)
Drukwerk/porti (pre-press/press/handling)
Secretariële kosten (kopiëren etcetera)
Attenties (ontwerp/inkoop/verpakking/verzending/uitreiking)
Promotiekosten (media-activiteiten et cetera)
Verzekeringen (materialen/personen/assurantiebelasting)
Vergunningen
Fooien (facultatief)
Organisatiekosten intern/extern
 Extern: open of gesloten calculatie
 Intern: urenverantwoording
Omzetbelasting
Post 'onvoorzien' (meestal 10% van het totaalbudget).
Info vergaren aan de hand van:
 Ervaringen van derden
 Beurzen
Nicoline van Straten Checklist 2007©
pagina - 4 -
ALGEMENE CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN





Datagidsen/vaktijdschriften
Gouden Gids
NBT/VVV/buitenlandse verkeersburo's
Internet
Brancheverenigingen.
 Eerste schifting maken en eventueel fiat vragen voor offertes.
 Subsidie aanvragen in geval van internationaal congres.
 Briefing voor leveranciers opstellen met gegevens over:






Aanleiding
Doelgroep
Doelstelling
Gewenste datum/data
Globaal tijdstip
Vorm en inhoud.
 Maximaal 3 offertes aanvragen op basis van gelijke briefing.
 Offertes beoordelen op:







Inzichtelijkheid
Eerlijkheid
Gedetailleerdheid
Genoemde vaste-, stel- en PM-posten
Niet vermelde zaken
Leverings- en betalingsvoorwaarden
In/exclusief BTW.
 Locatie beoordelen op:
















Uitstraling
Naam/faam
Horecafaciliteiten
Ligging
Beschikbaarheid
Prijsniveau
Bereikbaarheid
Capaciteit
Diversiteit/grootte zalen
Toneelfaciliteiten (eventueel)
Bijzondere faciliteiten
Toegankelijkheid voor mindervaliden
Parkeergelegenheid
Hotelaccommodatie (eventueel)
Overige activiteiten op hetzelfde tijdstip
Flexibiliteit en kundigheid management.
 Locaties bezoeken/spreken/opteren.
Nicoline van Straten Checklist 2007©
pagina - 5 -
ALGEMENE CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN
 Amusement opteren.
 Schaarse middelen opteren.
 Advies (in aantrekkelijke vorm) aan directie voorleggen.
 Keuze maken en afvallers afzeggen.
 Definitieve bevestiging vragen/maken met daarin:









Alle overeengekomen zaken
Bijbehorende prijzen
Tijdschema
Indicatieaantallen
Deadlines
Specifieke leveringsvoorwaarden
Eventuele opbouw-, afbouw- en repetitietijden
Geschatte hoogte van stelposten
PM-posten.
Nicoline van Straten Checklist 2007©
pagina - 6 -
ALGEMENE CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN
ALGEMEEN VOORBEREIDENDE FASE
 Definitieve programmering maken.
 Keuze/uitnodiging sprekers.
 Amusement bevestigen.
 Vergunningen aanvragen.
 Regelmatige contacten leveranciers.
 Tussentijdse afspraken vastleggen/checken.
 Regelmatige rapportage naar directie en betrokken afdelingen.
 Budgetbewaking.
 Uitnodigingslijst maken.
 Voorbespreking met de sprekers regelen/houden
 Drukwerk produceren/verzenden, denken aan/keuze maken uit::
 Uitnodiging, waarin altijd vermeld:
 Het feit of de uitnodiging persoonlijk is of tevens voor partners en/of collega's
geldt
 Datum en dag van de week
 Reden/doel van het evenement
 Tijd van aanvang en einde
 Naam van de locatie en plaats
 Programmaoverzicht
 Aanwezigheid van belangrijke genodigden
 (Eventueel) lunch/dinermogelijkheden
 R.s.v.p. met telefoonnummer, email adres en contactpersoon of
 R.s.v.p. door middel van een antwoordkaart/antwoordfax/antwoordmail
 Uiterste inzendtermijn antwoordkaart
 (Eventueel) deelnamekosten en betaalmogelijkheden
 Voorwaarden van deelname
 Vermelding parkeermogelijkheden en info voor reizigers per openbaar vervoer
 (Eventueel) kledingadvies
 Naam en adres van de organisator
 Adres van de locatie.
Nicoline van Straten Checklist 2007©
pagina - 7 -
ALGEMENE CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN
 Antwoordkaart met/zonder envelop c.q. antwoordnummer of antwoordfax/mail, daarin:
 Aan/afwezigheid
 Aantal personen (eventueel met (roep)naam)
 Speciale maaltijdwensen
 Naam van afzender (met geslacht en eventueel titel)
 Betalingsmededeling
 Handtekening.
Overig drukwerk, zoals:
 Briefpapier
 Enveloppen
 Entreekaarten
 Waardebon (voor bijv. Geschenk en consumpties)
 Presentatiemappen
 Stickers
 Programma, waarin overzichtelijk vermeld:
 Datum
 Aanleiding
 Feestlogo c.q. naam
 Plaats c.q. ruimte
 Activiteit
 Sprekers
 Culinaire mogelijkheden
 Telefoon
 Receptie
 Toiletten
 EHBO
 (nood)uitgang
 Routing
 Plattegrond
 Labels
 Bewegwijzering
 Posters
 Advertenties
 Sprekersbordjes
 Badges met als keuzemogelijkheden:
 Uitvoering (dames-heren)
 Formaat
 Kleurcodering
 Wel/geen voornaam-titulatuur
 Hergebruik
 Bordjes gereserveerd
 Tafelschikkingkaartjes
 Menukaarten
 Draagtassen
Nicoline van Straten Checklist 2007©
pagina - 8 -
ALGEMENE CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN
 Bij alle drukwerken denken aan:











Huisstijl
Uitstraling
Ontwerp logo en lay out
Teksten
Vertalingen
Handling
Adressering
Oplage
Gewicht i.v.m. portokosten
Leveringstijd
Voldoende aantallen.
 Bevestiging sturen aan gasten, met daarin





Bevestiging van registratie
Meer details
Routebeschrijving en parkeermogelijkheden
Telefoonnummer van de locatie
Contactpersoon.
 Relatiegeschenken/give-aways bestellen.
 Persbenadering d.m.v.:
 Persbericht, waarbij aandacht voor:
 Gebruiksvriendelijkheid
 Nieuwswaarde voor relevante doelgroep
 Pakkende kop
 Strekking van bericht in openingsalinea
 Alle feiten op een rijtje
 Eerst belangrijke info
 Vervolgens achtergrondinfo
 Verdeling in los van elkaar staande alinea's
 Ca. 1 A4 getypte tekst
 Naam/telefoonnummer contactpersoon
 Datum van persbericht en eventueel embargo
 Fotomateriaal
 Persbijeenkomst, waarbij aandacht voor:
 Rustige omgeving
 Korte, bondige informatieoverdracht
 Wisselende invalshoeken
 Schriftelijke achtergrondinfo
 Persmap (zie persbericht)
 Hapjes/drankjes
 Telefoon/faxverbinding
 Perskamer, waarbij aandacht voor:
Nicoline van Straten Checklist 2007©
pagina - 9 -
ALGEMENE CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN
 Rustige omgeving
 Voldoende zitruimte
 Schriftelijke (achtergrond)info
 Fotomateriaal
 Persoonlijke toelichting
 Telefoon/faxverbinding.
 Overige publiciteit, door middel van:
 (internationale) kranten
 (internationale) tijdschriften
 (internationale) vakbladen
 Huis-aan-huis-bladen
 Regionale omroep
 (internationale) radio
 (internationale) TV
 Kabelkrant.
 Interne organisatie regelen en betrokkenen informeren.
 Regelmatig indicatieaantallen bijstellen en doorgeven.
 Politie en brandweer op de hoogte brengen.
 Draaiboek maken, met daarbij aandacht voor:
 Overzichtelijkheid d.m.v. kolomindeling, 5 kolommen t.w.:
 Tijd
 Plaats
 Activiteit
 Actiepersoon
 Ruimte voor eigen aantekeningen
 Duidelijke omschrijving van verantwoordelijkheden
 Duidelijke omschrijving van taken
 Benoeming van personen/afdelingen
 Nummering van opeenvolgende versies
 Lijst mee te nemen zaken
 Telefoonlijst (zo mogelijk mobiel) van alle betrokkenen.
 Eventueel verfijnd draaiboek maken, met daarbij aandacht voor:
 Beperkte groep van betrokkenen
 Beschrijving per ruimte.
 Check en double check!
Nicoline van Straten Checklist 2007©
pagina - 10 -
ALGEMENE CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN
LAATSTE VOORBEREIDENDE FASE
 Belronde potentiële gasten, die niet reageerden.
 Gastenlijst maken/bijhouden met indicatieaantallen over:





Catering
Techniek
Parkeerplaatsen
Hotelkamers
Geschenken.
 Badges maken.
 Placering maken.
 Tafelkaartjes maken.
 Powerpoint presentaties/sheets doornemen en in één vorm gieten.
 Garantieaantallen doorgeven en schriftelijk bevestigen.
 Diëten doorgeven.
 Aantal en verzorging artiesten/chauffeurs/technici etc. doorgeven.
 Speciale verzorging genodigden regelen.
 Vervoersaantallen bevestigen en routebeschrijvingen geven.
 Met alle betrokken leveranciers afspraken in detail doorspreken.
 Goederen laten afleveren, zo mogelijk op locatie.
 Verlening vergunningen checken.
Nicoline van Straten Checklist 2007©
pagina - 11 -
ALGEMENE CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN
OPBOUW EN INRICHTING OP DE DAG VAN HET EVENEMENT
 Toegankelijkheid locatie checken.
 Parkeergelegenheid vrachtwagens/medewerkers checken.
 Gebruik liften waarborgen.
 Checken KPN-, stroom- en watervoorzieningen.
 Aanwezigheid van ondersteunende diensten van locatie checken.
 Catering tijdens opbouw.
 Checks van techniek.
 Repetities met sprekers, dagvoorzitter en techniek.
 Controle van dia's/powerpoint presentaties/video’s en volgorde.
 Draaiboek met betrokkenen doornemen.
 Schoonmaak na opbouw.
 Beveiliging/bewaking van materialen.
 Aanbrengen van versieringen.
 Aanbrengen bewegwijzering, zowel binnen als buiten.
 Aanleveren bedrijfsvlag.
 Drukwerk aanleveren en handlen.
 Relatiegeschenken en/of give-aways controleren en handlen.
Nicoline van Straten Checklist 2007©
pagina - 12 -
ALGEMENE CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN
 Installeren van receptie en secretariaat en zorgen voor:

























Laptop met (eventueel) internetverbinding
Kopieerapparaat
(Mobiele) telefoon/fax
Deelnemerslijst op rangschikking
Lijst van speciaal op te vangen personen (VIP’s, sprekers, artiesten)
Badges op alfabet
Blanco reservebadges en labelmaker
Programma
Prepaid telefoonkaarten
Pennen/papier
Tipp-Ex
Belangrijke telefoonnummers zoals hotel/vliegveld/taxi
Belangrijkste interne telefoonnummers en namen
Paperclipsen/enkel- en dubbelzijdig plakband/punaises/nietapparaat/elastiekjes
Hamer/touw/schaar/spijkertjes/schroevendraaier/trapje
Aspirientjes
EHBO-kit
Prullenbak
Koffie voor laatkomers en bemanning zelf
Wisselgeld, kwitanties en geldkist
Extra consumptiebonnen
Receptieboek
Stickers voor cadeaus
Panty's
Naaigerei.
 Instrueren van specifiek personeel, zowel intern als extern
 Opvang van vroeg arriverende genodigden.
Nicoline van Straten Checklist 2007©
pagina - 13 -
ALGEMENE CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN
UITVOERING
 Laatste opbouw en controle van apparatuur.
 Laatste schoonmaak.
 Laatste instructie personeel.
 Laatste instructies sprekers.
 Controle van:




















Parkeerterrein en -wacht
Vlaggen
Routebordjes en bewegwijzering
Entree en routing
Bewegwijzering
Garderobe
Nooddeuren/brandgangen
Registratie- en informatiebalie
Activiteitenschema elders in de locatie
Weers- en verkeersberichten
Binnengekomen boodschappen, zowel in locatie als op kantoor
Aantal zitplaatsen en juiste opstelling per zaal
Bloem- en groendecoraties
Aanwezigheid alle gebruiksklare a.v. middelen
Juiste cateringvoorzieningen
Hoeveelheid en uiterlijk personeel
Distributie drukwerk
VIP room
Toiletten en voldoende handdoekrollen en toiletpapier
Perskamer.
 Regelmatige stemmingpeiling onder de gasten.
 Begeleiding en opvang van sprekers en genodigden.
 Opvang, instructie en cateringrichtlijnen van
politie/brandwacht/beveiliging/suppoosten/hostesses/buschauffeurs.
 Opvang en begeleiding artiesten.
 Drankverbruik artiesten.
 Pauzes van artiesten.
 Tijdschema en eventueel in- en uitloop van het programma.
 Knelpunten in routing en oplossingen daarvoor.
Nicoline van Straten Checklist 2007©
pagina - 14 -
ALGEMENE CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN
 Tussentijds vertrek gasten en meegeven documentatie/give-aways etc.
 Bediening controleren tijdens maaltijduitgifte.
 Drankverbruik gasten controleren en eventueel bijstellen.
 'Sturen' van fotograaf.
 Enquête/evaluatie
 Juist eindtijdstip.
DIRECT NA AFLOOP
 Alle eigendommen verzamelen en meenemen of opslaan tot nader te bepalen
tijdstip. Daarbij vooral denken aan:







Vlaggen
Logo's
Routebordjes
Drukwerk
Give-aways/presentjes
Dia's/sheets/floppy’s/videobanden/cassettebanden
Laptops.
 Huurmaterialen etc. behandelen volgens afspraak of opslaan.
 Bloem & groen meenemen/laten staan/ophalen/verdelen onder personeel.
 Evaluatieformulieren verzamelen en bewaren.
 Rekening aftekenen of qfrekenen en eventueel fooien geven.
 Kas opmaken en geld goed verzorgen.
Nicoline van Straten Checklist 2007©
pagina - 15 -
ALGEMENE CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EVENEMENTEN
TOT BESLUIT
 Lijst met te verwachten facturen opstellen.
 Binnengekomen facturen controleren op









Overeengekomen bedragen
Tussentijdse prijsverhogingen
In/exclusief BTW
Garantieaantallen
Hoogte van stelposten
Meer-minderwerk
Verleende kortingen
Schadeposten
Onverwachte posten.
 Budgetverantwoording.
 Betalingen verrichten met inachtneming van de geldende betalingstermijnen.
 After sales naar aanwezigen, in de vorm van bijvoorbeeld:





Bedankbrief
Fotoverslag
Attentie, herinnering
Follow-up (bij verkoopgerichte activiteiten)
Mailing.
 Bedankbrieven naar sprekers, leveranciers en andere naaste betrokkenen.
 Evaluatie van enquêtes.
 Financiële verslaglegging.
 Administratie bijwerken en bewaren voor volgende keer.
 Nabespreking met naaste betrokkenen en schriftelijk verslag.
 Draaiboek bijwerken en bewaren voor volgende keer.
 Verslag met foto's naar relevante media voor publicatie.
 Fotoverslag voor archief.
 Verslag in personeelsblad/bedrijfsjournaal.
Nicoline van Straten Checklist 2007©
pagina - 16 -