Functionele instructie voor administrators

FUNCTIONELE INSTRUCTIE
FLOW WEP kan direct en zonder verdere handelingen gebruikt worden door elke corporatie. Maar
om er optimaal gebruik van te maken, met name van het werkgeversdeel, moet u binnen uw
organisatie een administrator aanwijzen. Deze administrator krijgt toegang tot extra
mogelijkheden en kan enkele aanpassingen doorvoeren. Hieronder staat om te beginnen wat de
mogelijkheden van een administrator zijn en hoe u een administrator kunt aanmelden. Daarna
volgt een instructie voor de uitvoering van de taken van de administrator.
Lees het Implementatieplan in deze toolkit voor nadere informatie over de implementatie,
communicatie en toepassing van de instrumenten van FLOW WEP.
ROL VAN DE ADMINISTRATOR
Mogelijkheden
Een administrator heeft de volgende extra mogelijkheden:
 Toegang tot gegevens
Elke gebruiker van FLOW WEP kan alleen de gegevens zien die hij zelf heeft ingevuld. Een
administrator kan alle gegevens zien die binnen de organisatie zijn ingevuld bij het Strategisch
Ontwikkelingsplan en de Talentenmonitor (niet bij de Loopbaanwijzer).
 Rapportages
Elke gebruiker (leidinggevende) van het Strategisch Ontwikkelingsplan en de Talentenmonitor
heeft toegang tot verschillende rapportages van de gegevens die hij zelf heeft ingevuld. Een
administrator kan rapportages maken van de organisatie als totaal.
 P&O-beleid
In het Strategisch Ontwikkelingsplan vullen gebruikers (leidinggevenden) de onderdelen
‘Afdelingsontwikkeling’ en ‘Personeelsplanning’ in voor hun eigen afdeling. Het onderdeel ‘P&Obeleid’ kan het beste voor de organisatie als totaal worden ingevuld – door de administrator.
 Talentenmonitor aanpassen
In de Talentenmonitor zijn vier beoordelingsniveaus gedefinieerd, zoals benoemd in de cao. Als
er binnen uw organisatie andere niveaus worden gehanteerd, kan de Talentenmonitor worden
aangepast naar drie of vijf niveaus. De administrator kan dit regelen.
 Gebruikers verwijderen
Het kan zijn dat u op enig moment een gebruiker (leidinggevende) van het Strategisch
Ontwikkelingsplan of de Talentenmonitor wilt verwijderen. Bijvoorbeeld bij uitdiensttreding of
bij een organisatiewijziging. De administrator kan dit regelen.
 Gebruikers wijzigen
Als een afdeling een andere leidinggevende krijgt, kunt u de gegevens die de vorige
leidinggevende heeft ingevuld in het Strategisch Ontwikkelingsplan of de Talentenmonitor
overdragen aan de nieuwe.
 Domeinnaam wijzigen
Bij een fusie of naamswijziging verandert mogelijk de naam waarmee de mailadressen van de
gebruikers worden geïdentificeerd (de domeinnaam). De administrator kan regelen dat de
domeinnaam wordt gewijzigd.
 Onbeperkte toegang tot Loopbaanwijzer
Medewerkers hebben na registratie een jaar toegang tot de Loopbaanwijzer. De administrator
heeft onbeperkt toegang, om het instrument altijd te kunnen bekijken. Het gebruik van de
Talententest en de loopbaangesprekken blijft beperkt tot eenmaal per drie jaar.
Daarnaast kan de administrator twee zaken regelen om het gebruik van de instrumenten te
vergemakkelijken voor de gebruikers:
 Zorgen dat de mails vanuit het systeem niet worden geblokkeerd
 Alvast de afdelingen en functies importeren in de instrumenten
 Alvast medewerkers importeren in de Talentenmonitor
Aanmelden
Het ligt voor de hand de P&O-verantwoordelijke aan te wijzen als administrator. Of, in
corporaties met grotere P&O-afdelingen, een P&O-medewerker of –adviseur. U kunt ook
meerdere administrators aanwijzen en u kunt de administrator altijd wijzigen. Houd er in
ieder geval rekening mee dat de administrator toegang heeft tot privacygevoelige gegevens.
Voor de goede orde: de administrator kan tevens, als elke gewone gebruiker, de
instrumenten toepassen op de eigen afdeling.
Als u een administrator wilt aanwijzen, kunt u dit doorgeven aan FLOW. Stuur hiervoor een
mail naar Esther Mons op [email protected], met daarin de volgende gegevens:
 Naam van de wooncorporatie
 Naam en functie van de administrator
 E-mailadres en (mobiele) telefoonnummer van de administrator
ROL VAN DE ADMINISTRATOR
Mails niet blokkeren
Gebruikers die zich registreren voor FLOW WEP ontvangen een automatische bevestigingsmail
van provider Indicia. Ook later kunnen gebruikers automatische mails ontvangen,
bijvoorbeeld als zij hun wachtwoord zijn vergeten. Sommige mailservers houden dit soort
mails tegen, zeker als ze in grote getale binnen komen.
Om te voorkomen dat dergelijke mails worden geblokkeerd en de gebruikers van je
organisatie niet bereiken, raden we u aan uw ICT-afdeling te vragen de volgende afzender
goed te keuren: [email protected] vanaf IP adres 213.207.85.5.
Afdelingen en functies importeren
In het Strategisch Ontwikkelingsplan en de Talentenmonitor kan elke gebruiker zelf de
benodigde afdelingen en functies toevoegen. U kunt de gebruikers flink helpen als u alle
afdelingen en functies zelf vooraf te importeren. Dan zorgt u er meteen voor dat de juiste
afdelingen en functies worden gebruikt.
Hiermee komt u bij de schermen waar u
afdelingen en functies kunt aanpassen voor
het Strategisch Ontwikkelingsplan. In de
Talentenmonitor gaat dit op dezelfde manier.
Medewerkers importeren
In de Talentenmonitor kan elke gebruiker zelf de eigen medewerkers toevoegen. U kunt de
gebruikers flink helpen door alle medewerkers zelf vooraf te importeren. Dan zorgt u er
meteen voor dat de juiste naam, functie, functieniveau en afdeling worden gebruikt.
Hiermee komt u bij het scherm
waar u medewerkers kunt
importeren in de Talentenmonitor.
Toegang tot gegevens
Als administrator kunt u alle gegevens zien die binnen de organisatie zijn ingevuld bij het
Strategisch Ontwikkelingsplan en de Talentenmonitor.
Bij het Strategisch Ontwikkelingsplan gaat het om:
De



overzichten met de uitkomsten van:
Afdelingsontwikkeling
Personeelsplanning
P&O-beleid
Bij de Talentenmonitor gaat het om:
Het




TM-overzicht en de verschillende rapporten:
Alle medewerkers
Actielijst
Aantallen per cel
Medewerkers per cel
Rapportages
Als administrator kunt u eigen rapportages maken van de beschikbare overzichten en
rapporten in het Strategisch Ontwikkelingsplan en de Talentenmonitor. De overzichten en
rapporten kunt u exporteren naar Excel, waarna u de gegevens naar eigen behoefte kunt
sorteren, selecteren en/of filteren.
Bijvoorbeeld in het rapport ‘Alle medewerkers’
in de Talentenmonitor kunt u met de knop
OPENEN IN EXCEL alle gegevens omzetten
naar Excel, zodat u ze verder kunt bewerken.
Voornaam
Jeroen
Kim
Linda
Marieke
Mark
Achternaam
Bakker
Jansen
Visser
Meijer
Smit
Functie
Functie 1
Functie 1
Functie 1
Functie 1
Functie 1
Functieniveau
G
G
G
G
G
Afdeling
Afdeling 1
Afdeling 1
Afdeling 1
Afdeling 1
Afdeling 1
Beoordeling
Normaal/goed
Normaal/goed
Zeer goed
Normaal/goed
Slecht/matig
Potentieel
Groeimogelijkheden in huidige functie
Potentieel voor toekomstige promotie
Klaar voor promotie
Groeimogelijkheden in huidige functie
Potentieelgrenzen bereikt
Ontwikkelrichting
Geen mobiliteit op dit moment
Promotie binnen functiegebied
Promotie naar ander functiegebied
Ander functiegebied, zelfde niveau
Buiten de organisatie
Mobiliteitsbereidheid
Vindt voldoening in huidige functie
Positief tegenover loopbaanstap
Ambieert een promotie
Positief tegenover loopbaanstap
Heeft geen behoefte aan mobiliteit
Vertrekrisico
Kleine kans, klein effect
Kleine kans, groot effect
Grote kans, groot effect
Grote kans, klein effect
Kleine kans, klein effect
Opmerkingen
Acties Deadline
Opmerking over Jeroen
Opmerking over Kim
Opmerking over Linda
Opmerking over Marieke
Opmerking over Mark
P&O-beleid
In het Strategisch Ontwikkelingsplan kunt u als administrator het onderdeel ‘P&O-beleid’
invullen voor de organisatie als totaal.
Start hier met het invullen van de
strategische personeelsthema’s.
Talentenmonitor aanpassen
Als administrator kunt u regelen dat de vier beoordelingsniveaus in de Talentenmonitor
worden aangepast naar drie of vijf niveaus, als dit beter aansluit bij het beoordelingssysteem
van uw organisatie. Stuur hiervoor een mail naar [email protected], met daarin:
 De naam van je wooncorporatie
 Het aantal niveaus en de bijbehorende namen
 Uw naam en functie
 Uw e-mailadres en (mobiele) telefoonnummer
De vier niveaus van slecht/matig
tot excellent kunnen worden
aangepast naar drie of vijf niveaus.
Gebruikers verwijderen
Als administrator kunt u regelen dat gebruikers van het Strategisch Ontwikkelingsplan of de
Talentmonitor verwijderd worden, bijvoorbeeld bij uitdiensttreding of bij een
organisatiewijziging. Zo voorkomt u dat organisatiebrede rapportages worden vervuild met
verkeerde gegevens. Stuur hiervoor een mail naar [email protected], met daarin:
 De naam van je wooncorporatie
 Het mailadres van de gebruiker die moet worden verwijderd
 Uw naam en functie
 Uw e-mailadres en (mobiele) telefoonnummer
Voor de volledigheid nog het volgende. In theorie is het mogelijk dat een willekeurige
medewerker van uw corporatie zich registreert als leidinggevende en gegevens voor ‘zijn’
afdeling invoert. Hoewel we verwachten dat dit niet of nauwelijks zal gebeuren, raden we u
aan de gegevens te controleren als u een organisatiebrede rapportage maakt.
Gebruikers wijzigen
Als een afdeling een andere leidinggevende krijgt, kunt u als administrator de gegevens die
de vorige leidinggevende heeft ingevuld in het Strategisch Ontwikkelingsplan of de
Talentenmonitor overdragen aan de nieuwe.
Hiermee komt u bij het scherm waar u
koppelingen tussen leidinggevenden
en afdelingen kunt aanpassen voor
het Strategisch Ontwikkelingsplan. In
de Talentenmonitor gaat dit op
dezelfde manier.
Domeinnaam wijzigen
In het geval de uitgang van de mailadressen van uw organisatie (‘@corporatie.nl’) wijzigt (de
domeinnaam), bijvoorbeeld bij een naamswijziging of fusie, kunt u dit doorgeven op
[email protected]. Stuur een mail met daarin:
 De oude en de nieuwe naam van uw wooncorporatie
 De oude en de nieuwe domeinnaam
 Uw naam en functie
 Uw (mobiele) telefoonnummer
In overleg met u wordt dan gekeken op welke wijze een aanpassing kan worden doorgevoerd.
Voor de Loopbaanwijzer geldt dat van bestaande gebruikers de e-mailadressen niet kunnen
worden aangepast. Deze gebruikers kunnen blijven inloggen met hun oude e-mailadres, maar
mails vanuit het systeem (bijvoorbeeld over een vergeten wachtwoord), worden ook naar het
oude e-mailadres gestuurd. Wij raden u daarom aan e-mails die aan het oude e-mailadres
worden gestuurd, gedurende een jaar door te sturen naar het nieuwe e-mailadres. Nieuwe
gebruikers kunnen zich registreren met hun nieuwe e-mailadres zodra de nieuwe
domeinnaam is toegevoegd aan FLOW WEP.
Verdere hulp
We hopen dat u met bovenstaande instructie uit de voeten kunt. Mocht u ergens toch niet
uitkomen, gebruik dan de Vraag en antwoord knop op FLOW WEP om uw vraag te stellen. U
krijgt dan binnen twee werkdagen antwoord.
In het menu op elke pagina vindt u de
Vraag en antwoord mogelijkheid.