bestek FLC Interreg V definitief 07082015

pagina 1 van 17
Eerstelijnscontrole Interreg V VLANED
APB PSES - Interreg
Departement WEP
AANBESTEDENDE OVERHEID: APB PSES -Interreg
Koningin Elisabethlei 22,
2018 Antwerpen
GUNNINGSWIJZE: Open offerteaanvraag
SOORT OPDRACHT: Overheidsopdracht voor diensten
VOORWERP VAN DE OPDRACHT: Eerstelijnscontrole Interreg VlaanderenNederland (2014-2020)
PLAATS VAN UITVOERING: Programmagebied grensregio VlaanderenNederland
REFERENTIENUMMER OPDRACHT: PSES GS 2015/FLC/1
CONTACTPERSOON EN -GEGEVENS: Stefaan Buelens
[email protected]
Lange Lozanastraat 223 - B-2018 Antwerpen
4de verdieping
+32 3 240 69 26
UITERSTE DATUM EN TIJDSTIP VOOR 9 oktober 2015 om 11u00
INDIENING OFFERTES:
ADRES VOOR INDIENING OFFERTES: Interreg Vlaanderen-Nederland
t.a.v. Stefaan Buelens
Lange Lozanastraat 223, 2018 Antwerpen (4de
verdieping), België
PLAATS EN UUR OPENINGSZITTING Interreg Vlaanderen-Nederland
Lange Lozanastraat 223, 2018 Antwerpen
(4de verdieping, grote vergaderzaal)
België
9 oktober 2015, 11u00
AFWIJKINGEN VAN DE Art 25: er wordt een forfaitaire borgtocht
ALGEMENE UITVOERINGSREGELS: gevraagd
Art. 45 : er kunnen bijzondere straffen
toegepast worden
pagina 2 van 17
Eerstelijnscontrole Interreg V VLANED
APB PSES - Interreg
Departement WEP
Inhoudstafel
Inhoudstafel ................................................................................................................... 2
1
ADMINISTRATIEF LUIK .............................................................................................. 3
1.1
BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE GUNNING VAN DE OPDRACHT .......................3
Aanbestedende overheid ....................................................................................3
Gunningswijze ..................................................................................................3
Voorwerp van de opdracht..................................................................................3
Classificatie .............................................................................................................3
Beschrijving van de diensten .....................................................................................3
Informatiesessie ...............................................................................................4
Toepasselijke wettelijke bepalingen .....................................................................4
Overige algemeen toepasselijke bepalingen ..........................................................4
Bijkomende prestaties ..............................................................................................5
Contractuele voorwaarden .........................................................................................5
Interne audit ...........................................................................................................5
Onderaanneming .....................................................................................................5
Indiening en opening van de offertes (art. 90 KB 15/07/2011)................................5
Vorm en inhoud van de offerte ............................................................................6
Toegangsrecht en kwalitatieve selectie ................................................................6
Uitsluitingscriteria (art. 60 t.e.m. 66 KB van 15/07/2011) .............................................6
Financiële en economische criteria (art. 67 KB 15/07/2011) ..........................................7
Technische bekwaamheidscriteria (art. 68 en 72 KB 15/07/2011) ..................................7
Prijsvaststelling (art. 13 KB 15/07/2011) ..........................................................7
Prijsopgave (art. 16 KB 15/07/2011) ................................................................7
Prijsherziening (art. 20 KB 15/07/2011)............................................................8
Gunningscriteria (art. 107 KB 15/07/2011) .......................................................8
Prijs .......................................................................................................................8
Kwaliteit .................................................................................................................9
Verbintenistermijn ..........................................................................................9
1.2
BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE UITVOERING VAN DE OPDRACHT ................. 10
Toepasselijke documenten................................................................................ 10
Leidend ambtenaar (art. 11 KB 14/01/2013) ...................................................... 10
Vertrouwelijkheid en informatieveiligheid ........................................................... 10
Vertrouwelijkheid (art. 18 KB 14/01/2013) ................................................................ 10
Privacy en informatieveiligheid ................................................................................. 10
Intellectuele rechten ............................................................................................... 10
Borgtocht (art. 25 KB 14/01/2013).................................................................... 10
Actiemiddelen van de aanbestedende overheid (art. 44 t.e.m. 51, 71, 72, 154 en 155
KB 14/01/2013) ....................................................................................................... 10
Uitvoeringstermijnen (art. 147 KB 14/01/2013) .................................................. 11
Hoeveelheden (art. 148 KB 14/01/2013) ............................................................ 11
Oplevering (art. 64 en 156 KB 14/01/2013) ....................................................... 11
Betaling van de diensten (art. 66 en 160 KB 14/01/2013) .................................... 11
Non-discriminatie en gelijke kansen ............................................................... 12
2
TECHNISCH LUIK .....................................................................................................13
2.1
BEKNOPTE VOORSTELLING PROGRAMMA VLAANDEREN-NEDERLAND (2014-2020) ..... 13
2.2
VOORWERP ....................................................................................................... 13
3
BIJLAGEN ...............................................................................................................16
3.1
OFFERTEFORMULIER........................................................................................... 16
pagina 3 van 17
Eerstelijnscontrole Interreg V VLANED
APB PSES - Interreg
Departement WEP
1 ADMINISTRATIEF LUIK
1.1 BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE GUNNING VAN DE
OPDRACHT
Aanbestedende overheid
APB PSES, activiteit Interreg
Koningin Elisabethlei 22, 2018 Antwerpen
ON: 0541.413.220
APB PSES treedt voor post 1 van deze opdracht op als aankoopcentrale en/of
opdrachtencentrale in de zin van artikel 2, 4° van de wet overheidsopdrachten van 15.06.2006
voor alle projectverantwoordelijken in het programma Vlaanderen-Nederland 2014-2020.
Naast het APB PSES, zullen ook project verantwoordelijken betalen voor verrichte diensten.
Voor bijkomende informatie en vragen betreffende deze gunningsprocedure kan u contact
opnemen met:
Stefaan Buelens
Tel +32 3 240 69 26
E-mail [email protected]
Gunningswijze
De gunning van deze overheidsopdracht gebeurt via open offerteaanvraag met Europese
bekendmaking.
Het voorstellen van vrije varianten is verboden.
Voorwerp van de opdracht
Classificatie
Deze opdracht is een opdracht voor diensten.
CPV-code:
79212000-3 Auditdiensten
66170000-2 Diensten op het gebied van financiële consultancy
Beschrijving van de diensten
post 1:
In opdracht van de Beheersautoriteit van het Europees subsidieprogramma VlaanderenNederland 2014-2020 de eerstelijnscontrole van alle projecten uitvoeren: het professioneel
controleren van de projectuitgaven die projectpartners declareren om hun EFRO-steun op te
vragen, een combinatie van controles op stukken en controles ter plaatse. Op basis van de
gecontroleerde bewijslast en het projectdossier moet verklaard worden of uitgaven aanvaard
worden of (al dan niet gedeeltelijk) verworpen worden. Deze controle wordt door de
opdrachtnemer aan elk project rechtstreeks gefactureerd. Geschat wordt dat er op het
pagina 4 van 17
Eerstelijnscontrole Interreg V VLANED
APB PSES - Interreg
Departement WEP
hoogtepunt in de periode 2015-2019 500-600 projectpartners zijn van wie projectuitgaven
gecontroleerd moeten worden in het kader van circa 50 projecten. De exacte aantallen zijn niet
vooraf bekend en de werklast per project ligt niet vast.
Post 2:
Aanvullend zal de opdrachtgever de opdrachtnemer inroepen voor regelmatig overleg over de
eerstelijnscontrole en kan de opdrachtgever de opdrachtnemer ook ad hoc inroepen voor
financiële en technische adviesopdrachten. Ook het inwerktraject eind 2015 voor de opdracht
omschreven onder post 1 behoort tot post 2. De deelopdrachten van post 2 worden gefactureerd
aan APB PSES.
Informatiesessie
Gelet op de aard van de opdracht, heeft de aanbestedende overheid beslist om een
informatiesessie te organiseren voor de inschrijvers. Deze informatiesessie zal plaatsvinden op
vrijdag 11 september 2015 om 10u30 op het volgende adres: Interreg Vlaanderen-Nederland,
Lange Lozanastraat 223, 2018 Antwerpen (4de verdieping).
Tijdens deze informatiesessie zal eerst een kort overzicht worden gegeven van het voorwerp van
de opdracht, vervolgens wordt ruimte gegeven voor het stellen van vragen.
Teneinde de informatiesessie ordentelijk te laten verlopen worden de inschrijvers die op de
informatiesessie wensen aanwezig te zijn, verzocht om zich vooraf in te schrijven voor deze
informatiesessie en om hun vragen aan de aanbestedende overheid te bezorgen via e-mail. Het
e-mailadres voor de inschrijving en voor eventuele vragen is [email protected]
Enkel de vragen die vijf werkdagen voor de informatiesessie bij de aanbestedende overheid zijn
toegekomen, zullen zeker tijdens de informatiesessie worden behandeld.
Naderhand zal de aanbestedende overheid het verslag van deze infosessie publiceren.
Toepasselijke wettelijke bepalingen
Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk:
-
Wet van 15 juni 2006 inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken,
leveringen en diensten.
Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen
inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en
diensten.
KB van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten klassieke
sectoren.
KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de
overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken.
en alle latere aanvullingen en wijzigingen.
Overige algemeen toepasselijke bepalingen
pagina 5 van 17
Eerstelijnscontrole Interreg V VLANED
APB PSES - Interreg
Departement WEP
Bijkomende prestaties
Krachtens artikel 26, §1, 2°b) van de Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten
en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, behoudt de Provincie Antwerpen
zich de mogelijkheid voor om extra prestaties van soortgelijke aard te bestellen.
Contractuele voorwaarden
Met de overhandiging van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn algemene of
bijzondere verkoopsvoorwaarden, ook als deze worden vermeld in een of meerdere bijlagen van
zijn offerte. Door het indienen van een offerte verbinden de inschrijvers zich ertoe de bepalingen
van onderhavig bestek na te leven.
Interne audit
De interne auditor van Provincie Antwerpen heeft, binnen de limieten van zijn opdracht, het
recht informatie op te vragen met betrekking tot processen, die relevant zijn voor de specifieke
dienstverlening aan de provincie. Het kan hierbij gaan om documenten, procedures, gegevens…
Deze informatie wordt vertrouwelijk behandeld en kan in samenspraak met de opdrachtnemer in
een rapport verwerkt worden.
Onderaanneming
De inschrijver kan zich voor het aantonen van zijn financiële en economische draagkracht alsook
van zijn technische bekwaamheid beroepen op de draagkracht van andere entiteiten, ongeacht
de juridische aard van zijn band met deze entiteiten. (art. 74 KB Plaatsing) Deze entiteiten
moeten voldoen aan de uitsluitingscriteria zoals vermeld onder 1.1.9.
De kandidaat vermeldt in zijn offerte op welke andere entiteiten hij zich beroept.
De aanbestedende overheid kan de opdrachtnemer verplichten om voor de uitvoering van de
opdracht beroep te doen op de door de opdrachtnemer vermelde entiteiten.
De opdrachtnemer zelf blijft echter ten allen tijde de enige contractpartij van de aanbestedende
overheid en zijn aansprakelijkheid tegenover de aanbestedende overheid geldt onverkort. (cf.
art. 12 KB Plaatsing en art. 12 KB Uitvoering).
Indiening en opening van de offertes (art. 90 KB 15/07/2011)
De offertes moeten worden gestuurd naar of ingediend op het adres voor indiening van offertes
zoals opgegeven op het voorblad van dit bestek. De uiterste datum en tijdstip voor indiening van
de offertes zijn opgegeven op het voorblad van dit bestek.
De offerte wordt in een definitief gesloten envelop gestoken met vermelding van:
- de op het voorblad vermelde adres- en contactgegevens
- de uiterste datum voor indiening van offertes
- de verwijzing naar het referentienummer en het voorwerp van de opdracht
De offerte die per post wordt verzonden, wordt in een tweede definitief gesloten envelop
gestoken met vermelding van:
- de op het voorblad vermelde adres- en contactgegevens
pagina 6 van 17
Eerstelijnscontrole Interreg V VLANED
APB PSES - Interreg
Departement WEP
-
de verwijzing naar het referentienummer en het voorwerp van de opdracht
OFFERTE – NIET OPENEN
De opening van de offertes vindt plaats in openbare zitting in het lokaal en op de datum en het
tijdstip vermeld op het voorblad van dit bestek.
Vorm en inhoud van de offerte
De offerte wordt in één exemplaar op papier ingediend (origineel) en in één exemplaar
elektronisch bezorgd (op cd-rom of USB stick).
De inschrijver maakt zijn offerte op de bij het bestek horende formulieren. Deze formulieren
vindt u in deel 3, bij de bijlagen bij dit bestek.
Op elke offerte die op een ander document is opgemaakt, moet de inschrijver op het document
de volgende verklaring vermelden:
“Ik, ondergetekende ……………………, verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde
gegevens volstrekt overeenstemmen met de vermeldingen van het bij het bestek behorende
formulier en de inventaris en neem daarvoor de volledige verantwoordelijkheid op”
De documenten moeten door de inschrijver of zijn gemachtigde worden ondertekend.
Het bewijs van de handtekeningsbevoegdheid van deze persoon moet bij de offerte
worden bijgevoegd.
De inschrijver dient op papier zijn offerte als volgt in te delen:

Deel 1: documenten met betrekking tot offerteformulier, handtekenbevoegdheid en
inventaris
o offerteformulier
o documenten betreffende de handtekeningsbevoegdheid van de ondertekenaar

Deel 2: documenten met betrekking tot toegangsrecht en kwalitatieve selectie
o Uitsluitingscriteria (uitsluitend van toepassing op niet-Belgische inschrijver)
o Technische bekwaamheidscriteria

Deel 3: documenten met betrekking tot het gunningscriterium prijs (gedetailleerde
prijsberekening)

Deel 4: documenten met betrekking tot het gunningscriterium kwaliteit (plan van aanpak en
ervaring teamleider(s))
De indiening van de offertes en alle briefwisseling voortvloeiend uit deze opdracht moeten in het
Nederlands gebeuren.
Toegangsrecht en kwalitatieve selectie
Uitsluitingscriteria (art. 60 t.e.m. 66 KB van 15/07/2011)
Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van
uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 van het KB plaatsing van 15 juli 2011.
Daar de aanbestedende overheid zelf toegang heeft tot bepaalde inlichtingen betreffende de
situatie van de inschrijver, zal zij zelf deze inlichtingen nagaan en hoeft de Belgische
inschrijver volgende attesten NIET bij te voegen:
 Een attest van niet-faillissement, afgeleverd door de Rechtbank van Koophandel, waaruit
blijkt dat de inschrijver geen aangifte heeft gedaan van faillissement, geen gerechtelijke
pagina 7 van 17
Eerstelijnscontrole Interreg V VLANED
APB PSES - Interreg
Departement WEP


reorganisatie aangevraagd heeft of niet in staat van faillissement, vereffening of een
gelijkaardige situatie verkeert;
een RSZ-attest waaruit blijkt dat de inschrijver voldoet aan de voorschriften inzake
bijdragen voor de sociale zekerheid en bestaanszekerheid.
Een attest tot bewijs van betaling van fiscale schulden.
Belangrijke opmerking: inschrijvers die niet aan de Belgische wetgeving onderworpen zijn,
dienen VERPLICHT evenwaardige attesten bij te voegen, overeenkomstig de wettelijke
bepalingen van het land waar zij gevestigd zijn (overeenkomstig art. 61, 62 en 63 van het KB
van 15 juli 2011).
Financiële en economische criteria (art. 67 KB 15/07/2011)
geen
Technische bekwaamheidscriteria (art. 68 en 72 KB 15/07/2011)
1. De inschrijver toont aan over een pool van minimum acht voltijds equivalente medewerkers
te beschikken om een geschikt projectteam samen te stellen die deze opdracht kan
uitvoeren. Hieruit moet blijken dat het projectteam:
- kennis en ervaring heeft met soortgelijke opdrachten van vergelijkbare omvang en
complexiteit (te bewijzen aan de hand van referenties met vermelding van de teamleden
die daaraan werkten en de rol die ze daarin opnamen). Praktisch kan de technische
bekwaamheid gestaafd worden door:
o Relevante diploma’s op het vlak van audit en financieel management;
o Registratie bij het instituut der Bedrijfsrevisoren, het Instituut der Accountants en
Belastingconsulenten of een andere gelijkwaardige beroepsorganisatie;
- Gecoördineerd werkt (CV ervaren projectleider)
- voldoende capaciteit voor inzetbaarheid heeft voor tijdige controles op stukken en op
plaats van uitgaven van mogelijk 500-600 projectpartners
- Vervangbaarheid van teamleden voorziet (continuïteit van dienstverlening)
- In staat is om de communicatie gedurende de ganse duur van de opdracht in het
Nederlands te laten verlopen (schriftelijk en mondeling)
2. De inschrijver bezorgt ook minstens één en maximum twee gedetailleerde referenties van
technisch gelijkwaardige opdrachten met daarbij een korte omschrijving. Daaruit moet ook
de concrete rol en inbreng van de inschrijver blijken en contactgegevens van de
opdrachtgever van de referentie moeten worden bezorgd.
Prijsvaststelling (art. 13 KB 15/07/2011)
Wat de prijsbepaling betreft wordt deze opdracht aanzien als een opdracht volgens prijslijst,
bestaande uit uitsluitend posten met een vermoedelijke hoeveelheid, waarbij alleen de
eenheidsprijzen voor de prestaties forfaitair zijn.
Prijsopgave (art. 16 KB 15/07/2011)
Alle kosten en heffingen welke de opdracht belasten met uitzondering van de btw vallen ten
laste van de inschrijver en worden verondersteld te zijn inbegrepen in de eenheidsprijzen van de
opdracht.
De opgegeven prijs dient alle kostenelementen te omvatten voor de afhandeling van de
eerstelijnscontrole conform de controleprotocollen en voor de interne organisatie, monitoring en
bijscholing van het team van de opdrachtnemer. Hiervoor wordt geen afzonderlijk vergoeding
pagina 8 van 17
Eerstelijnscontrole Interreg V VLANED
APB PSES - Interreg
Departement WEP
voorzien, uitgezonderd de vergoeding voor het inwerktraject bij de start van de opdracht eind
2015 (post 2).
De prijzen worden verplicht in euro opgegeven tot op twee cijfers na de komma.
Prijsherziening (art. 20 KB 15/07/2011)
Op 1 januari 2017 is de opdrachtnemer éénmalig toegestaan de prijzen te indexeren conform de
evolutie van de Belgische gezondheidsindex. Dit kan zowel in positieve als in negatieve zin een
effect hebben op de opgegeven prijzen. APB PSES zal de aangepaste prijzen voor post 1
bekendmaken bij de projectverantwoordelijken.
Gunningscriteria (art. 107 KB 15/07/2011)
De aanbestedende overheid kiest de economisch voordeligste offerte op basis van volgende
gunningscriteria:
 Prijs
55 %
 Kwaliteit
45 %
Prijs
Het gunningscriterium prijs wordt beoordeeld aan de hand van de volgende vermoedelijke
hoeveelheden gerekend volgens de prijslijst:
POST 1 Controle op stukken
500 declaratiemomenten van een projectpartner (of projectpartner light)
50.000 gecontroleerde kostenlijnen
25.000.000 totaal gedeclareerd bedrag
2.000 gecontroleerde aanbestedingsdossiers
POST 1 Controle ter plaatse
50 controles ter plaatse (bij projectpartners)
2.000 kostenlijn in de steekproeven (bij projectpartners)
5 controles ter plaatse (bij projectpartner light)
200 kostenlijnen in de steekproef (bij projectpartner light)
POST 2
1 forfaitaire prijs voor inwerktraject team bij start van de opdracht eind 2015
100 uren junior medewerker
80 uren senior medewerker
De puntentoekenning gebeurt op basis van de volgende formule:
P= 55 x prijs laagste inschrijver/prijs inschrijver.
Een gedetailleerde prijsberekening moet worden toegevoegd.
pagina 9 van 17
Eerstelijnscontrole Interreg V VLANED
APB PSES - Interreg
Departement WEP
Kwaliteit voorstel van aanpak
Het gunningscriterium kwaliteit wordt beoordeeld aan de hand van de evaluatie van het
gedetailleerd voorstel van aanpak van de opdracht (score op 30) en de ervaring van de
teamleider(s) (score op 15 punten).
Uit het plan van aanpak moet blijken
- hoe gegarandeerd wordt dat de eerste controles kunnen plaatsvinden meteen na de
eerste declaraties door projecten (verwacht eind 2015, start 2016)
- hoe nieuwe teamleden gevonden en ingewerkt worden
- hoe piekbelasting wordt opgevangen en de taken worden verdeeld
- hoe de kennis en vaststellingen intern worden gedeeld in het team en bewaard in de
controlesporen
- hoe de werkpapieren gebruikt worden en gedeeld met de opdrachtgever zodat er een
goed controlespoor is (inclusief bewaring voor auditdoeleinden)
- hoe de terugkoppeling naar de opdrachtgever voorzien wordt
- hoe de kwaliteit bewaakt en verhoogd wordt
- hoe gegarandeerd wordt dat de controleur zich niet in een situatie van belangenconflict of
onverenigbaarheid bevindt
- hoe voorzien wordt dat het team over de capaciteit beschikt om ook gespecialiseerde
controles uit te voeren
- hoe de relevante EU-regelgeving (staatssteun, overheidsopdrachten, inkomsten, gelijke
kansen, duurzaamheid en communicatie), programmaregelgeving (B&C-handboek) en
Belgische en Nederlandse regelgeving (overheidsopdrachten, afschrijvingen,
boekhoudkundige verwerking van kosten en inkomsten) opgevolgd wordt.
Hieruit moet blijken dat de opdrachtnemer bij de eerste declaraties (verwacht ten vroegste
eind 2015- start 2016) gereed zal zijn om de eerstelijnscontrole uit te voeren en om de
volgende jaren de kwaliteit hoog te houden.
De ervaring van de teamleider(s) wordt aangetoond met zijn of haar CV. De referentieprojecten
in de CV’s die voor deze opdracht relevant zijn, moeten duidelijk aangeduid worden in de CV’s
(beperken tot maximum vijf referentieprojecten).
Er wordt nagegaan in welke mate de ervaring van teamleider(s) aansluit bij de noden van de
aanbestedende overheid voor deze opdracht (dit wordt gescoord op 15 punten).
Het vervangen van de teamleider(s) tijdens de uitvoering van de opdracht kan enkel mits
schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid.
Verbintenistermijn
De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 120
kalenderdagen, ingaand vanaf de uiterste datum voor ontvangst van de offertes.
pagina 10 van 17
Eerstelijnscontrole Interreg V VLANED
APB PSES - Interreg
Departement WEP
1.2 BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE UITVOERING VAN DE
OPDRACHT
Toepasselijke documenten
Het Samenwerkingsprogramma en het Beheers- en controlehandboek Interreg V zijn terug te
vinden op http://www.grensregio.eu/project-indienen/. Zie ook het technisch luik.
Leidend ambtenaar (art. 11 KB 14/01/2013)
De leidend ambtenaar is Bram de Kort, directeur GS Interreg Vlaanderen-Nederland (APB PSES)
Vertrouwelijkheid en informatieveiligheid
Vertrouwelijkheid (art. 18 KB 14/01/2013)
Door in te schrijven op deze opdracht verbindt de opdrachtnemer zich niet alleen tot het meest
absolute beroepsgeheim, maar ook tot neutraliteit en uiterste discretie ten overstaan van het
personeel van het bestuur. Alle inlichtingen en documenten toevertrouwd aan het personeel van
de opdrachtnemer of zijn onderaannemers, evenals alle vergaderingen waaraan hij deelneemt
worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. Inbreuken op deze bepaling kunnen leiden tot de
onmiddellijke beëindiging van het contract, onverminderd strafrechtelijke en burgerlijke
rechtsgedingen.
Privacy en informatieveiligheid
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om de specifieke bepalingen m.b.t. de verwerking van
persoonsgegevens van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke
levenssfeer na te leven.
Intellectuele rechten
De resultaten en producten die ontstaan door de uitvoering van deze opdracht worden eigendom
van de provincie Antwerpen als aanbestedende overheid. De provincie Antwerpen verwerft een
onbeperkt, onvoorwaardelijk en exclusief eigendomsrecht van onbeperkte duur voor de
producten die resulteren uit deze opdracht.
Borgtocht (art. 25 KB 14/01/2013)
Er wordt een forfaitaire borgtocht geëist van 7.000 euro.
Actiemiddelen van de aanbestedende overheid (art. 44 t.e.m. 51, 71, 72, 154
en 155 KB 14/01/2013)
Als de opdrachtnemer kostenlijnen onterecht verwerpt (of foute reden van verwerping invult) of
onterecht aanvaard, bezorgt dit het programma extra werk. Als de beheersautoriteit vaststelt
(na wederwoord opdrachtnemer) dat er een onterechte verwerping is, kan APB PSES een
pagina 11 van 17
Eerstelijnscontrole Interreg V VLANED
APB PSES - Interreg
Departement WEP
bijzondere straf aanrekenen van 50 EUR per onterechte verwerping en van 100 EUR per
onterechte aanvaarding. (art. 52 KB uitvoering)
Bij het niet halen van een afgesproken deadline bij controle op stukken of de verwerking van
een controle ter plaatse kan APB PSES 150 EUR bijzondere straf aanrekenen per twee weken
vertraging, met een maximum van 300 EUR per controle. De boetes worden afgehouden van de
facturen van post 2.
Uitvoeringstermijnen (art. 147 KB 14/01/2013)
De overeenkomst wordt afgesloten voor de periode die begint met de betekening van de
opdracht en eindigt 4 jaar later. De afsluiting van het programma (eindrapportage) is
momenteel gepland op 30 september 2023. Er is voorzien dat op het einde van deze opdracht
de aanbestedende overheid een nieuwe opdracht lanceert voor de aansluitende periode 20202023. Indien nodig kan de periode waarin de opdracht loopt, op verzoek van de aanbestedende
overheid worden verlengd met maximum één jaar.
Hoeveelheden (art. 148 KB 14/01/2013)
Het opgegeven aantal controles, projecten projectpartners is een vermoedelijke hoeveelheid.
Modaliteiten inzake prestaties (art. 149 KB 14/01/2013)
Oplevering (art. 64 en 156 KB 14/01/2013)
Betaling van de diensten (art. 66 en 160 KB 14/01/2013)
De diensten van post 1 worden door elke specifieke projectverantwoordelijke betaald met in
principe jaarlijkse betalingen in mindering en een afrekening in het voorziene laatste projectjaar
(doorgaans derde jaar na start van het project, maar verlenging 1 jaar mogelijk). De facturen
vermelden de projectnaam en eerstelijnscontrole, het bedrag exclusief btw, het btw-bedrag, het
totaal te betalen bedrag inclusief btw en de referentie van de opdracht.
De eerste projectjaren: jaarlijks een vooraf vastgelegd bedrag als voorschot.
Laatste projectjaar (uiterlijk op de einddatum van het project): het saldo van het totaal voor de
werkelijk uitgevoerde controles conform de prijslijst en inclusief de geplande controles in het
kader van de eindcontrole.
Eventuele bijkomende controles (naar aanleiding van de eindcontrole bijvoorbeeld) worden
bijkomend gefactureerd na afronding van de eindcontrole van het project.
Elke factuur van post 2 moet de volgende informatie bevatten: Technische bijstand VLANED
FLC; een detaillering van de gepresteerde diensten, het totaal te betalen bedrag exclusief btw,
het tarief en het bedrag van de btw en het totaal te betalen bedrag, btw inbegrepen.
Elke factuur zal gestuurd worden naar het volgende adres:
APB PSES – Interreg
Koningin Elisabethlei 22
2018 Antwerpen (België)
pagina 12 van 17
Eerstelijnscontrole Interreg V VLANED
APB PSES - Interreg
Departement WEP
De facturen voor post 2 worden in overleg periodiek opgesteld (bijvoorbeeld per kwartaal).
Voor de betaling van de opdracht zal de aanbestedende overheid Europese steun aanvragen in
het kader van het project technische bijstand van het Interreg V programma (2014-2020).
Non-discriminatie en gelijke kansen
De opdrachtnemer verbindt zich er toe bij het uitvoeren van deze opdracht niemand te
discrimineren op grond van geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte,
vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, gezondheidstoestand,
handicap, fysieke of genetische eigenschappen, sociale positie, nationaliteit, zogenaamd ras,
huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming of syndicale overtuiging. Hij ziet hierop
toe, zowel ten aanzien van zijn personeelsleden onderling als ten aanzien van derden, zoals
deelnemers, bezoekers, externe medewerkers,…
De opdrachtnemer verbindt zich er toe, voor zo ver redelijk, aanpassingen door te voeren, op
vraag van personen met een handicap, die de beperkende invloed van een onaangepaste
omgeving op de participatie van een persoon met een handicap neutraliseren. (zie artikel 19 van
het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en
gelijkebehandelingsbeleid)
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de werknemers en derden zoals deelnemers, bezoekers,
externe medewerkers,… mee te delen dat hij geen rekening zal houden met vragen of wensen
van discriminerende aard.
Indien een personeelslid van de opdrachtnemer zich tijdens de uitvoering van de opdracht
schuldig maakt aan discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, zal de
opdrachtnemer de nodige maatregelen treffen om een eind te maken aan dit gedrag en waar
nodig het slachtoffer in eer herstellen. De werknemers met hiërarchische verantwoordelijkheden
zullen toezien op het naleven van dit engagement.
Bij elke mogelijke klacht in dit verband tegen de opdrachtnemer, zal deze zijn volledige
medewerking verlenen aan eventueel onderzoek dat in dit verband verricht wordt door een
organisatie, gespecialiseerd in de bestrijding van discriminatie, in dit verband aangesteld door
de Vlaamse overheid.
De opdrachtnemer vraagt tevens al zijn personeelsleden alert te zijn voor discriminatie,
pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, in die zin dat ze de gevallen waar ze getuige
van zijn, onmiddellijk dienen te melden aan een werknemer met hiërarchische
verantwoordelijkheid.
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om geen druk uit te oefenen op eigen personeelsleden,
die slachtoffer worden van discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag door
een klant of een derde, om af te zien van eventuele indiening van een klacht of inleiding van een
vordering voor de rechtbank in dit verband.
De opdrachtnemer ziet er voor zover redelijk op toe dat ook de onderaannemers die hij
eventueel inschakelt voor de opdracht en de verschillende schakels van zijn toeleveringsketen
zich houden aan deze uitvoeringsvoorwaarden.
pagina 13 van 17
Eerstelijnscontrole Interreg V VLANED
APB PSES - Interreg
Departement WEP
2 TECHNISCH LUIK
2.1 BEKNOPTE VOORSTELLING PROGRAMMA VLAANDEREN-NEDERLAND
(2014-2020)
Het Europees Territoriale Samenwerkingsprogramma Grensregio Vlaanderen-Nederland voor de
periode 2014-2020 wordt uitgevoerd in het kader van een samenwerkingsverband tussen:
- het Vlaamse Gewest
- het Nederlandse Ministerie van Economische Zaken
- de provincies Antwerpen, Limburg, Vlaams-Brabant, West-Vlaanderen en Oost-Vlaanderen
- de provincies Noord-Brabant, Limburg en Zeeland
Het programma bevordert de grensoverschrijdende samenwerking in de grensregio Vlaanderen–
Nederland met als doel een duurzame sociaaleconomische ontwikkeling en de benutting van
kansen die voortkomen uit de ligging en de kenmerken van de regio. Binnen de gekozen
prioritaire assen (innovatie, energie, milieu en arbeidsmobiliteit) zijn investeringsprioriteiten
gedefinieerd waarbinnen grensoverschrijdende projecten worden goedgekeurd en uitgevoerd. In
de projecten voeren Nederlandse en Vlaamse projectpartners samen een project uit. Eén van de
projectpartners neemt daarbij de rol op van projectverantwoordelijke die voor de uitvoering van
het project samenwerkingsovereenkomsten afsluit met de andere projectpartners.
Het programma wordt door Europa medegefinancierd uit het Europees Fonds voor Regionale
Ontwikkeling (EFRO) en geeft uitvoering aan de prioriteiten van de Gemeenschap, met name de
EU2020-strategie.
In het programma 2007-2013 werden er 69 projecten goedgekeurd door de stuurgroep
Grensregio Vlaanderen-Nederland met gemiddeld 9 projectpartners. In totaal hebben de
projecten een omvang van circa 230 miljoen EUR waarvan 94 miljoen EUR EFRO-bijdrage.
Het EFRO-budget voor de nieuwe programmaperiode is opgetrokken tot 152 miljoen EUR
(EFRO).
Er zullen maximum 22 projecten worden goedgekeurd in 2015 en de eerste projectuitgaven van
deze projecten worden ten vroegste eind 2015 gedeclareerd. In juni 2016 wordt een tweede
reeks projecten goedgekeurd zodat er geschat wordt dat in het najaar 2016 er circa 40
projecten lopen met circa 400-500 projectpartners.
2.2 VOORWERP
De opdrachtnemer voert de eerstelijnscontrole uit op de uitgaven en resultaten van projecten
van het Europees programma Europese territoriale samenwerking Vlaanderen-Nederland 20142020. Standaard wordt van projecten verwacht dat ze uiterlijk na 6 maanden na hun startdatum
hun eerste kosten declareren. Projecten moeten uiterlijk 6 maanden na betaaldatum van hun
kosten deze uitgaven declareren via het e-loket. In het e-loket wordt alle informatie van de
projecten bewaard. Het e-loket laat projectpartners toe permanent kosten in te voeren in het
systeem. De projectverantwoordelijke moet deze goedkeuren voordat het systeem de kosten als
‘gedeclareerd’ beschouwt. Alle bewijsstukken en projectdocumenten om controle op stukken uit
te voeren, zijn beschikbaar via het e-loket.
De financiële cel van het programmasecretariaat controleert de gedeclareerde kostenlijnen op
volledigheid en bewaakt dat de opdrachtnemer geen gefragmenteerde declaratie van een
projectpartner krijgt. Als de financiële cel een onvolledigheid ontdekt in een kostenlijn, dan
wordt deze niet aangeboden aan de opdrachtnemer.
pagina 14 van 17
Eerstelijnscontrole Interreg V VLANED
APB PSES - Interreg
Departement WEP
De opdrachtnemer geeft in het e-loket aan per kostenlijn of deze kan aanvaard worden. Als de
kost (gedeeltelijk) niet aanvaard wordt, moet de reden gegeven worden waarom een kostenlijn
niet aanvaard wordt (met duidelijke verwijzing naar de wet- en regelgeving).
De controle op stukken omvat een 100% controle van de gedeclareerde uitgaven, met
uitzondering van de kostenlijnen die zeer laag zijn (bijvoorbeeld lager dan 300 EUR): voor deze
kostenlijnen volstaat een sampling met een dekking van 50% van de kostenrubriek.
De controle op stukken van gedeclareerde kostenlijnen die zijn doorgezet door het secretariaat
voor eerstelijnscontrole, moet uitgevoerd worden binnen de 30 kalenderdagen.
De eerstelijnscontrole verloopt volgens het controleprotocol dat in overleg tussen opdrachtnemer
en opdrachtgever wordt vastgesteld. In dit protocol wordt beschreven welke controleacties de
opdrachtnemer uitvoert en hoe hiervan een helder auditspoor wordt bijgehouden. De
uitgangsbasis hiervoor zijn het controleprotocol ‘controle op stukken’, het controleprotocol
‘controle ter plaatse’ en het controleprotocol op ex post inkomstenmonitoring van Interreg IV
(programmaperiode 2007-2013), aangepast aan de nieuwe regelgeving in de periode 20142020. De voorlopige versies worden illustratief als bijlage toegevoegd. Het controleprotocol kan
in de loop van het programma na evaluatie van de kwaliteit en de efficiëntie eerstelijnscontrole
in overleg aangepast worden.
De opdrachtnemer moet een helder auditspoor bijhouden van de uitgevoerde controles in de
eigen werkpapieren, ook sporen van het uitgevoerde werk wanneer kostenlijnen aanvaard
worden. Deze werkpapieren moeten overgemaakt worden aan het programma met het oog op
kwaliteitscontrole en audit. Ook van de controle ter plaatse moeten de werkpapieren ter
beschikking gesteld worden van het programma. Deze moeten toelaten te verifiëren dat de te
controleren aspecten inderdaad zijn nagegaan bij controle ter plaatse.
Het vervangen van de teamleider(s) of teamleden (die controles uitvoeren) tijdens de uitvoering
van de opdracht kan enkel mits schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid.
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe rekening te houden met alle wettelijke, reglementaire en
administratieve, nationale of communautaire voorschriften die van toepassing zijn op de
eerstelijnscontrole voor het programma, met name met Verordening (EU) nr. 1299/2013 en
1303/2013, gedelegeerde verordening (EU) Nr. 481/2014, cocof_13_9527 (financiële
correcties), guidance on simplified cost options dd 6/10/2014 en het beheers- en controlehandboek van het programma en met aanpassingen hieraan. Bij de controle van de kostenlijnen is
een uitstekende toegepaste kennis nodig van de onderliggende Europese en Nationale
regelgeving. Relevante regelgeving op het gebied van staatssteun, overheidsopdrachten,
inkomsten, lonen, publiciteitsverplichtingen, afschrijvingen, boekhoudkundige verwerking van
uitgaven en inkomsten moet concreet worden toegepast.
De uitvoerder van een controle van een projectpartner mag zich niet in een toestand van
onverenigbaarheden bevinden (vaste accountant of bedrijfsrevisor van de projectpartner,
tweedelijnscontroleur van het project in het programma, geen strikte onafhankelijkheid in enig
opzicht (persoonlijk, functioneel, economisch, …)).
Als een projectpartner de wetgeving overheidsopdrachten (Europese, Belgische of Nederlandse)
niet volledig respecteerde, waardoor een kostenlijn niet aanvaard kan worden, dan kan de
projectpartner in de laatste declaratie de kostenlijnen herdeclareren. De opdrachtnemer moet
dan aan de hand van de financiële correcties die de Europese Commissie aangeeft, nagaan of de
kosten gedeeltelijk aanvaard kunnen worden na toepassing van een financiële correctie.
Controles ter plaatse zijn er bij het afsluiten van het project, maar vinden ook systematisch
tussentijds plaats. Er dient nog vastgelegd te worden wanneer de selectie plaatsvindt en hoe
groot de steekproef is. Om de projectpartner te selecteren die tussentijdse controle ter plaatse
krijgt, wordt rekening gehouden met zijn aanvaarde uitgaven en de nog te controleren
pagina 15 van 17
Eerstelijnscontrole Interreg V VLANED
APB PSES - Interreg
Departement WEP
gedeclareerde uitgaven die nog niet gecertificeerd zijn. Van elk project worden elk projectjaar
minstens één projectpartner ter plaatse bezocht door de opdrachtnemer of door het
programmasecretariaat. Bij de selectie wordt rekening gehouden met de risicoscreening (kan
hoger of lager aantal te controleren partners opleveren) uitgevoerd door het
programmasecretariaat. Projectpartners kunnen worden vrijgesteld van een tussentijdse
controle indien ze recent een tweedelijnscontrole kregen en dit geen aanleiding gaf voor een
nieuwe controle.
Bij de controle ter plaatse dient een sampling te worden toegepast (steekproef van uitgaven
gespreid in de te controleren periode, de kostenrubrieken en de leveranciers). De steekproef is
erop gericht om de bewijsstukken die 25% van de ingebrachte kosten onderbouwen te
controleren met een maximum van 50 kostenlijnen. De steekproef moet worden voorgelegd aan
de opdrachtgever.
Bij controle ter plaatse moeten dit aandachtspunten zijn:
- Personeelskosten: kwaliteit en plausibiliteit van de urenstaten (nagaan link met
projectuitvoering en met urenregistratiesysteem van de organisatie): zijn het betaalde
uren, zijn het gewerkte uren, zijn het voor het project gewerkte uren. Is de urenstaat
conform de vereisten.
- Reiskosten: detailstaten nakijken + achterliggende bewijsstukken, effectieve betaling en
aansluiting met projectuitvoering nagaan.
- Diensten
en
experten
+
uitrusting:
aanbestedingen,
logo-gebruik/plaquette,
verdeelsleutels, nagaan realisatie en aansluiting bij project, aanbestedingen en
controleren op creditnota’s (leveranciersfiche), alternatieve inkomsten nagaan en
effectieve betaling facturen.
- Infrastructuur en bouwwerken (aanvullend op bovenstaande aandachtspunten): werfbord
en eigendom.
- Inkomsten: onderbouwing en alternatieve inkomsten nagaan.
- Cofinanciering: na te gaan (werkelijk ontvangen, ten opzichte van financieringsplan) via
financiering gelinkt aan projectuitgaven.
- De projectadministratie moet aansluiten met de boekhouding: na te gaan of voor alle
gedeclareerde transacties er een afzonderlijk boekhoudsysteem is gebruikt dan wel een
passende boekhoudkundige code en of er risico is op dubbeldeclaratie. Daarnaast moet
nagegaan worden hoe via interne werkafspraken in de administratie risico’s op fouten
worden beperkt. Workflow voor bestellingen en betalingen van kosten (stempels,
aftekenen, …), opvolgen van aanbestedingen, aansluiting tussen de financiële
projectadministratie en de inhoudelijk projectopvolging.
Post 2
Regelmatig overleg vindt in principe plaats bij de opdrachtgever in Antwerpen. Dit overleg wordt
gevoerd tussen het secretariaat, de Beheersautoriteit en de opdrachtnemer.
De opdrachten die ad hoc worden gegeven zijn opdrachten die het programma wil uitbesteden
en die ruimer gaan dan de strikte eerstelijnscontrole. Het zijn bijkomende opdrachten in kader
van de verbetering of evaluatie van de financiële administratie van projecten en/of verbetering
of monitoring van de kwaliteit van het financiële beheerssysteem van het programma.
Het inwerktraject in 2015-begin 2016 als voorbereiding op de eerstelijnscontrole (post 1) is ook
onder post 2 voorzien. Dit inwerktraject net na de start van de opdracht wordt gefinancierd
vanuit het programma, niet vanuit de projecten.
pagina 16 van 17
Eerstelijnscontrole Interreg V VLANED
APB PSES - Interreg
Departement WEP
3 BIJLAGEN
3.1 OFFERTEFORMULIER
Overheidsopdracht via open offerteaanvraag voor het uitvoeren van Eerstelijnscontrole Interreg
Vlaanderen-Nederland (2014-2020)
De firma
(volledige benaming en rechtsvorm)
met als adres van de maatschappelijke zetel:
(straat)
(postnr en gemeente)
(land)
Ingeschreven bij de Kruispuntbank
van de Ondernemingen onder
nummer [ voor Nederland: inschrijving bij Kvk]
en waarvoor Mijnheer/Mevrouw (*)
(naam)
(functie)
gedomicilieerd op het adres
(straat)
(postnr en gemeente)
(land)
als inschrijver of gevolmachtigde (bewijs bij te voegen) optreedt en hieronder ondertekent,
verbindt zich tot de uitvoering, overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het bestek
PSES GS 2015/FLC/1 van de opdracht voor eerstelijnscontrole Interreg V VLANED voor APB
PSES-Interreg, tegen de hieronder vermelde prijzen (telkens in EUR EXCLUSIEF BTW, het BTWbedrag apart en de prijs inclusief BTW):
POST 1
Controle op stukken
Omschrijving
Forfaitaire prijs per projectpartner (of
projectpartner light) die kosten declareert
(éénmalig)
Prijs per gecontroleerde kostenlijn
Prijs per gecontroleerd bedrag/1000
Prijs
per
gecontroleerd
dossier
overheidsopdrachten (marktverkenning bij
private partner)
Prijs
btw
exclusief
Btwbedrag
Prijs
btw
inclusief
pagina 17 van 17
Eerstelijnscontrole Interreg V VLANED
APB PSES - Interreg
Departement WEP
Controle ter plaatse
Omschrijving
Prijs
btw
exclusief
Btwbedrag
Prijs
btw
inclusief
Prijs
btw
exclusief
Btwbedrag
Prijs
btw
inclusief
Forfaitaire prijs voor een controle ter
plaatse projectpartner
Prijs per kostenlijn in de steekproef voor
projectpartner
Forfaitaire prijs voor een controle ter
plaatse projectpartner light
Prijs per kostenlijn in de steekproef voor
projectpartner light
POST 2
Omschrijving
Forfaitaire prijs voor inwerktraject team
bij start van de opdracht eind 2015 begin 2016
Uurtarief Junior medewerker
Uurtarief senior medewerker
In het geval deze offerte wordt goedgekeurd, zal de borgtocht van 7.000 euro worden gesteld
overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden en termijnen.
In de offerte is de vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op
technische of commerciële geheimen duidelijk aangeduid.
Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen
door overschrijving op het rekeningnummer:
IBAN
BIC
Alle briefwisseling betreffende de gunning en de uitvoering van de opdracht moet worden
gestuurd naar:
(contactpersoon)
(adres)
(telefoon)
(emailadres)
Gedaan:
Te
Op
De inschrijver of gevolmachtigde:
(naam)
(functie)
(handtekening)