Communicatie en PR

Rotary Trainingsdag 2016
Seminar
Communicatie en PR
Jacqueline van den Bergen
Het Programma
Blok 1
•
Roll call
•
Behoeftepeiling
•
Wat iedere Rotarian moet weten
•
Hoe maak je met communicatie en PR het verschil?
•
Tops en Flops ter inspiratie
Blok 2
•
Werkvorm om gekozen issues met elkaar uit te werken
Roll-Call
• Opstaan met naam
• Classificatie
• Club
Wat wil je vandaag onder de knie krijgen?
1.
2.
3.
Hoe werk je aan het imago van Rotary?
Hoe werf je effectief leden?
Hoe verhoog je de zichtbaarheid van de club, Rotary,
activiteiten
4. Hoe werken we professioneler?
5. Hoe ga je om met drukte van de leden?
6. Hoe verhoog je het commitment?
Wat moet je vandaag onder de knie krijgen ;-)!
1. Rotary Organisatie
2. LeAd
3. Districtorganisatie
4. Regio-Awards
My Rotary / www.rotary.org
My Rotary: internationale rotary.org website
Waarom zelf het wiel uitvinden?
My Rotary: iedere Rotarian kan inloggen
Een schat aan informatie:
• Exchange ideas
• Take action
• Learing & Reference
•
•
•
•
Manage
Rotary Foundation
News & Media
Member Center
Inloggen
via
mailadres
•
•
•
•
•
•
•
•
•
My Rotary: inhoud
Informatieve……………..
website pagina’s
Downloads (manuals, aanvraagform. e.d.)
Beeldmateriaal, filmpjes, logo’s
Cursussen en Webinars
International magazines en nieuwsbrieven
Inspiratie: Rotary showcases
Persberichten (media center)
(Jaar)verslaggeving, rapporten e.d.
Club Administration (bestuur)
My Rotary: wat wil je weten?
My Rotary
Meer weten over
Rotary onderwerpen?
Met 35.000 clubs is
alles echt al eens
uitgezocht
Zoek het op
www.rotary.org
LeAd: Landelijke Leden Administratie Rotary
LeAd: Hoe te bereiken
Snelle toegang
via website
Email adres:
1e invoer door club
Wachtwoord op te
vragen + onthouden
LeAd: toegang en hulp / handleidingen
Knop LEAD voor toegang
Hulp en uitleg / handleidingen
via knop Service Center
LeAd: schrijfrechten en de rechter muisknop
• Rechter muisknop
• Schrijfrechten:
voorzitter
secretaris
zelf toegewezen
• Extra functies:
Meetings voor attendance en App
Functionarissen clubjaar
Functionarissen vermelden op website
Ledenboek
LeAd: informatie over bijeenkomsten
Rechter muisknop: club – Beheer – Meetings
Klikken op gewenste datum
Koppeling met Rotary App (ook titel en info)
LeAd : automatische verwerking
aanwezigheid
• Info voor App
• Mail 15.00 uur
naar secretaris
en locatie
(18.00 – 3 uur)
• Zelf afmelden
via pc en app,
directe registratie van
attendance
(totalen te downloaden)
LeAd: vastleggen functionarissen
• Vóór 1 juli nieuw bestuur !!
• Wees volledig met functies
• Bereikbaarheid voor district
(gerichte mails)
• Koppeling met website
LeAd: extra aandachtspunten
• Downloaden van:
lijst functionarissen
statistieken
attendance club
• Interactie met website en app
vaste gegevens clubfunctionarissen
meetings
• Mailings
Rotary International District 1610
RI D.1610 : internationaal
gezien
•
•
•
•
1,2 miljoen Rotarians
35.000 clubs (club is lid RI)
530 districten
50-100 clubs per district
Rotary
International
Dis
tric
t
Districtsgouverneur (DG) benoemd voor 1 jaar.
Taak: ondersteunen en inspireren clubs
maandbrief en bezoeken clubs
club
RI D.1610 in Nederland
7 zelfstandige
districten in
Nederland
1610 : ZW Nederland
• < 2.100 Rotarians
• 59 clubs
• 5 regio’s
RI D.1610 : districtstaf 2016-2017
DG
Steven Quast
DGE
Peter Blankenstein
DGN
Fred Dijkers
IPDG
Frits Stavast
PDG
Peter de Waard
DS
Christine Barnhard
DT
Hans Maathuis
+ 5 AG’s = eerste aanspreekpunt voor clubs
2016-2017
2017-2018
2018-2019
2015-2016
2014-2015
D.1610 : regio’s en AG’s
Regio 1
Regio 2
Regio 3
Regio 4
Regio 5
Zeeland en Goeree-Overflakkee
AG
Corinne den Baars
Zuid-Holland zuidwest
AG
Willemien Stroo
Noord-Brabant west
AG
Mary-Lou Simons
Noord-Brabant midden
AG
Eus de Haas
Zuid-Holland zuidoost
AG
Danny van der Meulen
D.1610 commissies
•
•
•
•
•
•
•
•
The Rotary Foundation commissie
District Media Commissie
Webmasters
Commissie Ledenbeleid
Jeugd Commissie
Stichting RYLA (met Rotaracters)
Vocational Service commissie
Financiële / Audit commissie
•
•
•
•
•
•
•
D.1610 : bijeenkomsten met clubs / leden
President-elect Training Seminar (PETS)
District Trainingsdag
Nieuwe Leden bijeenkomsten
Regionale Bestuurs Contact (RBC’s)
District Assembly (ledenvergadering)
District Conferentie (DisCon)
Rotary Youth Leadership Awards (RYLA)
Plus diverse activiteiten van de commissies
D.1610 : samenwerking in
Nederland
• Gouverneursberaad
• Stichting RAN
(financiën, administratie, ICT, PR)
• MDJC (internationale jeugduitwisseling)
• Rotary Magazine
• Gouverneursopleiding NL
• Plus (ad-hoc) overleg tussen
districtsfuncties
Regio Awards D.1610
Regio Awards
Jaarlijks toekenning 5 Regio Awards
van ieder € 1.000
Voor de meest aansprekende (inspirerende)
Rotary-activiteit van een club in de
betreffende regio
DOELSTELLING
• Stimuleren van activiteiten door Rotaryclubs in
de regio.
• Het bevorderen van service verlening.
• Waardering geven aan samenwerking tussen
Rotaryclubs.
• Het inspireren van andere clubs in het district.
• Het zichtbaar maken van Rotary in de
samenleving.
• Het dichter bij elkaar brengen van clubs en
district.
Regio Awards : ACTIVITEIT
Een in aanmerking komende Rotary
activiteit moet verband houden met een
Avenue of Service:
•
•
•
•
•
Club Service
Community Service
Vocational Service
International Service
Youth Service
VOORWAARDEN
De voor de Regio Award in aanmerking komende
activiteit moet:
• Door Rotary worden georganiseerd.
• In het clubjaar 2016-2017 vallen met de
uitvoering.
• Plaats vinden binnen het district.
• Tijdig worden aangevraagd overeenkomstig de
aanmeldingsbepalingen (vóór 1 maart 2017)
• Niet eerder met een Regio Award zijn
gehonoreerd
PROCEDURE
Tot maart indienen aanvraag
In maart jurering in staf district
5 april bekend maken 25 nominaties tijdens
District Assembly
13 mei uitreiken aan 5 winnaars
tijdens District Conferentie
Criteria beoordeling door jury
40% aansprekende, inspirerende activiteit
25% serviceverlenend project
- voorziet in reële behoefte gemeenschap
- inzet vocational service
25% vergroot positieve zichtbaarheid Rotary
10% uitvoering samenwerkende Rotaryclubs
100%
Doe mee en vraag aan !!
We communiceren allemaal en 24/7
Van…Iedereen heeft verstand van communicatie…
En toch is het een vak!
Dat uiteindelijk om twee dingen draait:
Zichtbaarheid
en
Aantrekkelijkheid
.…naar resultaatgericht communiceren!
= meer dan inzet van middelen
(efficiënte inzet van middelen)
= vooral met een andere blik/frisse blik naar je
product/dienst kijken om een beter resultaat te
realiseren.
Doelstelling voor vandaag
• weten wat er op het vlak van communicatie en PR
kan
• hoe je zelf invloed kunt uitoefenen
• inzicht krijgen in ‘waarom lukt het niet’.
Van zender naar ontvanger mét ruis!
•
Ruis
•
Is goed
Mits:
•
Aantrekkelijk: heldere communicatie om je boodschap goed over te
brengen; triggeren
•
Zichtbaar
Het spel van de communicatiemiddelen:
gebied afbakenen
• Website
• Flyers/folders
• Advertising (print, radio, tv, buitenreclame)
• Free publicity
• Sponsoring
• Direct marketing (e-mail, sms, brief)
• Relatiegeschenken/weggevers
• Huisstijlgids
• Testimonials
Externe communicatiemiddelen 2
• Point of sale promotion
• Persoonlijke communicatie (advies op maat)
• Telefonische communicatie
• Relatiemagazine
• Klachtenafhandeling
• Loyaliteitsprogramma (member-gets-member)
• Klantonderzoek/marktonderzoek
Interne communicatiemiddelen: alles
communiceert!
• Themasessies
• Nieuwsbrief
• Memo
• Werkoverleg
• Presentaties/trainingen
• Factsheet
• Coaching
• Successen vieren
• Teamuitjes
• Targetgesprekken
Het spel van de communicatiemiddelen bij Rotary
• Rotary clubwebsite
• Communicatie met leden
• Kennis LeAd en Rotary App
• Kennis Rotary.org en Brand Center
• Regio Awards
• Etc., etc., etc.
Realiseer je dat er 1001 mogelijkheden wereldwijd zijn als je bij Rotary-leden te
raad gaat!
Waar gaat het mis?
Filmpje: knippen zonder afspraak
‘Rembo en Rembo Knippen zonder afspraak’
• De juiste verwachting scheppen
• Juiste middel inzetten
• Bij de juiste doelgroep
Tops voorbeelden
Efteling: Betovering
Microsoft: Er staat een personal computer op elk bureau met
Microsoft-software
War Child: Een toekomst in vrede voor alle oorlogskinderen
Coca Cola; To refresh the world, To inspire moments of optimism and
happiness... To create value and make a difference
La Place: hou van natuurlijk!
Coolblue doet alles voor een glimlach!
Deze keuze klopt: schorem
Communicatiehuis
Pijlers:
Resultaatgebieden:
Kernwaarden
Corporate
communicatie
Merkwaarden
Marketingcommunicatie
Werkwaarden
Interne communicatie
Reputatie
Naams- en
productbekendheid
Geïnspireerde
medewerkers
Identiteit en Imago
• Wie je bent
• Wie je wilt zijn
• De Kloof
Identiteit versus Reputatie
• Reputatie is geen eigen keuze, maar een beoordeling
• Het is hoe anderen jou zien
• Identiteit is een eigen keuze en biedt dus mogelijkheden!
Hoe doet de Rotary het?
• Hoe groot is onze kloof
• Wat kunnen we eraan doen?
Uw vraag, ons antwoord
Identiteit
+ missie
+ visie
+ kernwaarden
+ merkwaarden
+ werkwaarden
Positionering
+ visie positie
t.o.v.
concurrenten
Een
geïntegreerde
communicatie
aanpak
+ communicatiestrategie met
+ doelstellingen
- organisatie
- marketing
- communicatie
Profilering
Een boodschap die
verleidt
+ aantrekkeijke
woorden
Middelen
+ middelenmatrix
De 5 stappen op een rij
• Bedrijfsidentiteit
• Positionering
• Doelgroepen en doelstellingen
• Profileren
• Communicatiemiddelenmix
TO BE OR NOT TO BE
Communicatie-effecten zijn doelen
• Kennis
• Houding
• Gedrag
First things first
Is dit je doel?
Of juist dit?
Aan de slag!
WERKVORMEN voor VERANDERING
Alleen ga je sneller, samen kom je verder
• Samenwerking tussen clubs bevorderen: speeddate op zoek
naar een concreet haakje voor learnings
Aan de slag
WERKVORM: creativiteit, triggeren, leren
• Alles is te verkopen
• Omgekeerd denken en terugdenken
Whatever you think, think the opposite!
Opdracht
• Met een Alice-in-Wonderland blik kijken naar je vertrouwde
product
• Stel twee verschillende vragen: hoe verkoop ik dit product?
Wat is het probleem waar ik tegenaan loop?
• Bedenk drie verschillende oplossingen
• Vertaal terug
• Neem bijvoorbeeld: chocoladepasta, tandem, skippybal,
nietmachine, schoffel, luier
Best Practices
Aanreiken ideeën: best practices van andere clubs onder de
aandacht brengen en hoe dat zo gekomen is
Zomaar kopiëren is niet altijd een succes omdat
omstandigheden anders zijn
Door ons imago, wat levert het op?
Uitkomsten zijn verkoopargumenten:
1. ……..
2. ……..
3. ……..
4. ……..
5. ……..
Dankzij onze identiteit; wat levert het op?
1. ……..
2. ……..
3. ……..
4. ……..
5. ……..
Tips uit de interactie voortgekomen (antwoorden op
slide 4)
1. Wat voor soort club ben je? Gezellig, maatschappelijk relevant? Dat bepaalt hoe en
in welke mate je over de club communiceert en tot wie je je richt
2. Wat is jullie onderscheidende locale accent?
3. Welk verhaal vertel je en wie trek je daarmee aan of stoot je af?
4. Een actieve club die haar ware aard uitstraalt heeft van nature aantrekkingskracht
5. Gebruik de oneindige wereldwijde Rotary-kennis en -middelen om leden te werven
en zichtbaar te zijn
6. Als je na herhaalde verzoeken leden niet kunt bewegen tot actie, bedenk dan andere
oplossingen; de moderne technieken bieden vaak veel mogelijkheden die niet zoveel
tijd kosten en tot hetzelfde resultaat leiden (voorbeeld inzet regioredacteuren); zo
blijf je bewegen zonder dat je heel veel meer tijd moet investeren
7. Kijk op een andere manier naar ledenwerving; wees creatief
8. Als je de club wilt verjongen, vertel een potentieel nieuw lid dan dat dat de wens is
en hoe dat potentiële lid daarbij kan helpen; zo voorkom je dat een potentieel nieuw
lid na de eerste introductie-avond afhaakt
9. Bedenk dat als je je jezelf als jonge club positioneert, dat je dan niet alleen maar
foto’s plaatst met oudere leden
Conclusies
• Ken uw eigen aardigheden
• Doe ook eens het tegenovergestelde
• Communiceer wat je doet en doe wat je communiceert
• Communicatie zonder doelstelling heeft effect maar is dat ook het
gewenste effect?
• Imago en identiteit in lijn brengen levert altijd iets op
Actie is reactie!
Hartelijk dank voor jullie aandacht!
Specifieke vragen?
Altijd van harte welkom
op [email protected]
of 06-22448435
www.vrouwendiebouwen.nl