Bijlage 1: SWIC-begroting 2016 - Hoogwaterbeschermingsprogramma

Bijlage 1: SWIC-begroting 2016
Het Samenwerkingsverband Waterveiligheidprogramma’s In Control (SWIC) staat in 2015 in het teken van het ‘richten’; 2016 zal in het teken staan van
het ‘inrichten’. De organisatie van het SWIC staat, de doelgroepen zijn bekend en de positie van het SWIC is (h)erkend. Dit laatste schept
verwachtingen, die in 2016 en 2017 en verder zullen worden ingevuld. De activiteiten voor 2016 bestaan voornamelijk uit kennisopbouw en -overdracht.
De SWIC-begroting onderscheidt de volgende onderdelen:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Reguliere activiteiten
Themabijeenkomsten
Ad hoc vragen en –opdrachten
Kennisnetwerk
Masterclass (en vorming & opleiding)
Organisatie
Ad. 1. Reguliere activiteiten
Onder de noemer ‘Reguliere activiteiten’ zijn de activiteiten uit het onderzoeksplan 2015-2016 opgenomen. Dit betreft voor 2016:
Het inregelen van de 3 lines of defence
Het invoeren van de controleverklaringen
Eenduidigheid in de rapportages
Periodieke bijeenkomsten indien niet gekoppeld kan worden met een themabijeenkomst
Voor de begroting zijn de volgende uitgangspunten per activiteit gehanteerd: Een ‘reguliere activiteit’ bestaat per activiteit uit:
maximaal aantal bijeenkomsten: 4
maximaal benodigde capaciteit: 1 werkdag (8 uur) per medewerker per bijeenkomst
vast aantal deelnemers (leveranciers allianties / waterschappen):
capaciteit voor ondersteuning en begeleiding: 1 medewerker zoals bedoeld onder punt 6 ‘organisatie’ (leverancier: alliantie)
Voor de activiteiten wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de faciliteiten van de waterschappen en RWS. De bemensing van de werkgroepen
bestaat uit medewerkers van de waterschappen en de alliantie. Er is secretariële ondersteuning nodig zoals bedoeld onder punt 6 organisatie. Het lijkt
ons fatsoenlijk de deelnemers wel te voorzien van een lunch (á 7x9x €10 pp = €720,-)
Ad. 2. Themabijeenkomsten
In het onderzoeksplan is opgenomen dat het SWIC een aantal informatiebijeenkomsten organiseert met de volgende thema’s in 2016:
1.
Programma in 30 minuten
2.
Financiën
3.
Deltaprogramma en Deltafonds
4.
Contracten en beheersing
5.
Oplevering, overdracht en finale kwijting
6.
Best practices
Voor de accommodatie van de themabijeenkomsten wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de faciliteiten van de waterschappen en RWS. Voor een
goede voorbereiding en een goed verloop van deze bijeenkomsten is ondersteuning vereist. Aangezien het beleid van het HWBP is dat er geen
mogelijkheid bestaat voor inhuur van ondersteuning stelt het SWIC voor dat de alliantie voorziet in de ondersteuning, overigens anders bedoeld dan
onder punt 6 ‘Organisatie’. Het lijkt ons daarnaast fatsoenlijk de deelnemers wel te voorzien van een lunch (á 70 personen, €10 pp=€700*x 5
bijeenkomsten=€3500,-)
Ad. 3. Ad hoc vragen en –opdrachten
Het onderdeel ‘Ad hoc vragen en –opdrachten’ bestaat uit audits, reviews, collegiale toetsingen en adviesvragen die door het SWIC op verzoek van
belanghebbenden worden uitgevoerd. Onder belanghebbenden vallen alle stakeholders te weten: deelnemers van het SWIC, de ambassadeurs, de
opdrachtgevers van het programma en de projecten en anderen. De audits, reviews en collegiale toetsingen zullen bij voorkeur worden uitgevoerd in
teamverband, waarbij het streven is om één audit-/reviewteam te hebben dat bestaat uit:
-
maximaal beschikbare capaciteit: 4 medewerkers (leveranciers; waterschappen/alliantie)
capaciteit voor ondersteuning en begeleiding: 1 medewerker zoals bedoeld onder punt 6 ‘organisatie’ (leverancier: alliantie)
geschatte inzet per medewerker per activiteit: 4 werkdagen (32 uren) inzet of pm al naargelang de zwaarte van het ad hoc- verzoek
Ook bij dit onderdeel wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de faciliteiten van de waterschappen en RWS. De bemensing van de onderzoeksteams
bestaat uit medewerkers van de waterschappen en de alliantie. Er is secretariële ondersteuning nodig zoals bedoeld onder punt 6 organisatie.
Ad. 4. Kennisnetwerk
Het Kennisnetwerk omvat alle activiteiten die betrekking hebben op het opzetten en webbased toegankelijk maken van de kennis via een digitaal
platform, alsmede alle activiteiten gericht op de kennisoverdracht en -uitwisseling binnen het SWIC zelf. Het digitale platform zal onderdeel gaan
uitmaken van reguliere netwerkapplicaties die bij RWS al voorhanden zijn. Op wijze en in welke vorm de ontsluiting gaat plaatsvinden zal nog nader
onderzocht worden. Voor het digitale platform wordt gebruikt gemaakt van de al bestaande infrastructuur van het sharepoint van RWS. Resteert het
beheer; hiervoor wordt voorgesteld dit onderdeel te laten zijn van het takenpakket van de secretariële ondersteuning zoals bedoeld onder punt 6
‘organisatie'
Ad. 5. Masterclass en vorming & opleiding.
Om de betrokken controllers (waterschappen en programmabureaus) in 2016 op gelijke vlieghoogte te krijgen qua kennisniveau zal het middel
‘Masterclasses’ worden ingezet.. V.w.b. vorming en opleiding (bijvoorbeeld voor het aspect ‘Inzicht in invloed’) wordt aangesloten bij het regulier HWBP
opleidingsprogramma. Het curriculum wordt aangevuld al naar gelang de kennisbehoefte van de deelnemers. Daarnaast is het idee om een
‘alumnivereniging’ op te richten om het netwerk in stand te houden en ook in de toekomst de kennis bij de deelnemers op peil te houden.
De masterclass zal bestaan uit vier bijeenkomsten, het curriculum wordt ingevuld al naargelang de kennisbehoefte. Voor facilitering wordt zoveel
mogelijk gebruik gemaakt van locaties die beschikbaar worden gesteld door de waterschappen en RWS.
Wat betreft opleiding en vorming zijn er daarnaast de activiteiten naar aanleiding van de themabijeenkomst ‘Kwaliteitsborging’, namelijk het ‘opzetten
van proeftuin(en)’ en het ‘acteren conform het mentorschap model (meester/gezel principe)’. Ook deze activiteiten dienen in overleg met het primaire
proces inhoud dienen te krijgen.
Voor bovenstaande activiteiten wordt een duidelijke overlap met het opleidingsplan HWBP onderkend. Voorstel is dan ook om in de bekostiging hiervan
te voorzien vanuit het opleidingsplan. Het SWIC zal de organisatie en coördinatie voor haar rekening nemen, waarvoor in secretariële ondersteuning
dient te worden voorzien zoals bedoeld onder punt 6 ‘Organisatie’.
Ad. 6. Organisatie.
Het onderdeel ‘Organisatie’ omvat de activiteiten die betrekking hebben op regievoering van het SWIC, feitelijk op alle bovenstaande activiteiten. Deze
wordt ingevuld door Ferry Molendijk (concerncontroller Waterschap Rivierenland) en Gert Stijf (programmacontroller Ruimte voor de Rivier), aangevuld
met secretariële ondersteuning . Voor invulling van deze ondersteuning doet het SWIC een beroep op de alliantie voor gegarandeerde ondersteuning van
goede kwaliteit. Hij/zij dient te worden vrijgemaakt ten behoeve van de punten 1 t/m 5. Dit betreft 1174 uur (= 0,7fte)
Daarnaast is er capaciteit nodig voor de voorbereiding en begeleiding van de punten 2 (themabijeenkomsten), 3 (ad hoc-vragen) en 5 (vorming en
opleiding). Er is begroot dat de waterschappen hiervoor 50% voor hun rekening nemen. Voor de andere 50% wordt een beroep gedaan op de alliantie, te
weten 3205/2=1602 uur (=1 fte) Aangezien is gebleken dat inhuur hiervoor niet wordt gehonoreerd doet het SWIC ook hiervoor een beroep op de
alliantie. Note: De benodigde capaciteit voor het voldoen aan de vraag van ad hoc onderzoeken is bij aanvang 2016 niet te bepalen. Daarvoor is een
stelpost opgenomen (PM).
Naast bovenstaande is er ter ondersteuning van het SWIC een klankbordgroep geformeerd, waaraan de concerncontrollers van de waterschappen
Brabantse Delta, Vallei en Veluwe en Noorderzijlvest. Er wordt van de programmacontrollers verwacht dat zij zich hier ook bij aansluiten. Ook hebben
een aantal ‘ambassadeurs’ zich verbonden aan het SWIC, te weten; Edie Brouwer (Directeur Bedrijfsvoering HWBP-2), Eric Jongmans (Lid directieraad
WSRL) en George Rouhof (Ambtelijk opdrachtgever Dijkverbetering HHSR).
Tot slot: Het SWIC is door verschillende gremia in 2015 omarmd, zoals de ADR, externe accountants, de directeuren Middelen en het BOA. Er zijn
verwachtingen gewekt die waar moeten worden gemaakt. Aangezien het HWBP het SWIC heeft gewezen op het beleid waarbij inhuur niet is toegestaan
en in accommodaties steeds zelf moet worden voorzien, mag het duidelijk zijn dat het welslagen van het SWIC afhankelijk is van de onvoorwaardelijke
medewerking van de alliantie wat betreft de ondersteuning en inpassing van de door verschillende partijen geuite wensen in het opleidingsplan. Het is
echter niet volledig te overzien wat er in 2016 op ons afkomt. Daarom en om niet voor ieder verzoek steeds terug te moeten en de organisaties onnodig
te moeten belasten is een bescheiden post onvoorzien opgenomen van €25.000.
Begrotingsonderdeel
Reguliere
activiteiten
Activiteiten
Inzet SWIC
(ex SWIC
organisatie incl. secretarieel)
Capaciteit
In uren
(50%W/50%A)
bedrag
Inregelen 3 lines of defence
192 (W+A)
€ 0,00
Invoeren controlverklaringen
192 (W+A)
€ 0,00
Eenduidigheid in rapportages
288 (W+A)
672
(W+A)
16
(W+A)
16
(W+A)
16
(W+A)
16
(W+A)
16
(W+A)
80
(W+A)
€ 0,00
1312(PM)
(W+A)
€ 0,00
416(PM)
(A)
€ 0,00
100
(W+A)
€ 0,00
96
(A)
€ 0,00
subtotaal :
thema: Financiën
thema: Deltaprogramma en Deltafonds
Themabijeenkomsten
thema: Contracten en -beheersing
thema: Oplevering, Overdracht en finale kwijting
thema: Best Practices
subtotaal :
Ad hoc vragen
en opdrachten
Kennisnetwerk
Ondersteuning
Capaciteit
in uren
(A)
bedrag
64
(A)
€ 0,00
64
(A)
€ 0,00
64
(A)
€ 0,00
192
€ 0,00
(A)
32
€ 0,00
De verwachting is dat er een achttal reviews,
audits en/of collegiale toetsingen worden
uitgevoerd
Aansluiten bij reguliere applicaties RWS en
opzetten redactieteam
€ 0,00
€ 0,00
Middelen
bedrag
Totaal Begroot
uren
bedrag
€ 240
256
€
240
€ 240
256
€
240
€240
352
€
240
€ 720
864
€
720
€700
48
€
700
€ 0,00
32
€ 0,00
€700
48
€
700
€ 0,00
32
€ 0,00
€700
48
€
700
€ 0,00
32
€ 0,00
€700
48
€
700
€ 0,00
32
160
(A)
€ 0,00
€700
48
€
700
€ 0,00
€3500
240
€
3500
1728
€
0
€ 0
196
€
0
€ 0,00
Masterclasses,.
Opleiding en
vorming
Op vlieghoogte brengen kennis, opzetten
proeftuinen, meester/gezel mentorschap
800
(W+A)
€ 0,00
70
(A)
€ 0,00
PM
(opleidingsplan
alliantie)
870
PM
(opleidingsplan
alliantie)
Organisatie
Coördineren, rapporteren, vertegenwoordigen en
uitdragen
240
(W+A)
€ 0,00
240
(A)
€ 0,00
€ 0
480
€
0
€ 0,00
0
€
-
€ 25.000
0
€
1174=0,7fte
(A)
€
0
€ 28.500
4380
Onvoorzien
Totaal
Legenda:
W=Waterschappen
A=Alliantie
3205=2 fte
(50%W/50%A)
€ 0
0
25.000
€ 29.220
(A)