Draaiboek Mendurance

Draaiboek Mendurance.
Version
0.0
1.0
2.0
Date
09-02-11
28-01-2013
24-02-2013
Author
Jos Bodewes
Jos Bodewes
Bianca van der Straat
Description
Document creation.
Update Mendurance
Aanpassingen
Voor op/aanmerkingen graag mailen naar [email protected] of [email protected]
317503973
Sheet 1 of 20
Inhoudsopgave
1
Wat komt er kijken bij het organiseren van een mendurance wedstrijd? ................................................... 4
1.1 Organisatie ........................................................................................................................................... 4
1.2 Locatie .................................................................................................................................................. 4
1.3 Vaststellen datum(organisatorenvergadering) ..................................................................................... 5
1.4 Route, afstanden en kaartmateriaal ..................................................................................................... 5
1.5 Toestemmingen en vergunningen ........................................................................................................ 6
1.6 TA,Vrijwilligers + officials ...................................................................................................................... 8
1.7 KNHS/mendistrict ................................................................................................................................. 9
1.8 Begroting .............................................................................................................................................. 9
1.9 Markeringsmateriaal ............................................................................................................................. 9
1.10 Sponsoren en standhouders .............................................................................................................. 10
1.11 Programmaboekje en startlijst ............................................................................................................ 10
1.12 Prijzen en aandenken ......................................................................................................................... 11
1.13 Papierwerk .......................................................................................................................................... 11
1.14 Afdrachten KNHS ............................................................................................................................... 11
1.15 Voorbespreking................................................................................................................................... 11
1.16 Markeren ............................................................................................................................................. 11
1.17 Opbouw wedstrijdterrein ..................................................................................................................... 12
1.18 Dopingcontrole.................................................................................................................................... 12
1.19 De wedstrijddag .................................................................................................................................. 12
1.20 Wanbetalers ........................................................................................................................................ 12
1.21 Checklist ............................................................................................................................................. 13
2 Bijlagen ..................................................................................................................................................... 14
2.1 Programmaboekje .............................................................................................................................. 14
2.2 Start/trajectfinish/vetgate/trajecteinde lijst .......................................................................................... 15
2.3 Taakomschrijvingen ............................................................................................................................ 16
2.4 Benodigheden..................................................................................................................................... 19
2.4.1 Mensen: ....................................................................................................................................... 19
2.4.2 Papieren....................................................................................................................................... 19
2.4.3 Onderdelen .................................................................................................................................. 19
Inleiding
317503973
Sheet 2 of 20
Nadat het voornemen is genomen om een mendurance wedstrijd te gaan organiseren moet er veel
werk worden verzet alvorens de wedstrijd een feit is.
In dit document wordt een overzicht gegeven van zaken waaraan voldaan dient te worden en een
handreiking gegeven over wat er allemaal moet worden gedaan en waar allemaal aan moet
worden gedacht om een wedstrijd te organiseren.
Dit document is niet bedoeld om potentiële organisaties af te schrikken maar om te
voorkomen dat tijdens de wedstrijd blijkt dat aan een aantal zaken onvoldoende aandacht is
besteed of dat er niet aan gedacht is.
Lees dit draaiboek, het algemeen wedstrijdreglement en het disciplinereglement mendurance goed
door! (zie www.knhs.nl) In de reglementen staan regels waar aan voldaan moet worden, de eisen
die in dit draaiboek staan zijn meer een etiquette die zeer gewaardeerd wordt door deelnemers en
juryleden.
Als fundamentele dingen niet voor elkaar zijn, kan de discipline commissie mendurance of de
technisch afgevaardigde besluiten de wedstrijd af te lassen of niet meer op de kalender op te
nemen.
317503973
Sheet 3 of 20
1
1.1
Wat komt er kijken bij het organiseren
van een mendurance wedstrijd?
Organisatie
Iedere organisatie dient onder een stichting of vereniging te organiseren.
Een mogelijkheid is om je bij een rij- of menvereniging aan te sluiten, zodat de organisatie een
rechtspersoon is in plaats van een natuurlijke persoon. In het geval van calamiteiten is de
organisatie niet hoofdelijk aansprakelijk maar is de stichting aansprakelijk.
1.2
Locatie
Voor oktober
Begin allereerst dit draaiboek en de reglementen goed door te lezen.
Zoek vervolgens een geschikte locatie die de benodigde faciliteiten heeft, goed aan de route ligt en
waar voldoende ruimte beschikbaar is voor alle deelnemers en bijbehorende grooms e.d. Dit houdt
in dat bij ca. 50 deelnemers er gerekend moet worden op ca. 75 auto/trailer combinaties, enkele
vrachtwagens en ca. 30 à 40 personenauto’s van grooms, medewerkers, veterinairen, juryleden en
bezoekers. Hiervoor moet voldoende parkeer en met name manoeuvreer ruimte beschikbaar zijn.
Als er beperkt ruimte is, kan een maximaal aantal deelnemers aangehouden worden.
Verder moet er voldoende ruimte zijn voor de veterinaire keuringen, start en finish en eventueel
voor paddocks. Vetgate liefst op gras, maar zeker in het begin en aan het eind van het seizoen kan
het wenselijk zijn als de vetgate in een binnenbak plaats kan vinden. Deelnemers mogen het hele
wedstrijdterrein gebruiken als vetgate. Het is wenselijk dat er bij het trajecteinde een aparte ruimte
is voor de vetgate, zodat deelnemers die niet terug willen/kunnen naar de trailer (als de trailer te
ver weg staat bijvoorbeeld), daar hun paard/pony kunnen groomen.
Indien het parkeerterrein erg nat, drassig, modderig is (geweest) kunnen auto’s vast komen te
zitten. Probeer hier bij het zoeken naar een geschikte locatie al rekening mee te houden. Indien
het risico van vast gekomen auto’s aanwezig is, zorg dan voor trekkers o.i.d. om de auto’s los te
trekken of voor rijplaten.
Bij voorkeur dient de in-uitrit voor de auto’s niet gelijk te zijn als die waar de menners het terrein
verlaten. Indien dit wel het geval is dient e.e.a breed genoeg te zijn. Dit ter beoordeling van de TA.
Over het algemeen is het meest voor de hand liggende een manege. Hier zijn de benodigde
voorzieningen meestal aanwezig.
Het is ook mogelijk om een willekeurig stuk land te gebruiken. Hierbij kan dan gedacht worden aan
een (dag)recreatie gebied of een weiland. Wel moet rekening worden gehouden dat dan alle
voorzieningen moeten worden aangevoerd, t.w.:
- schoon water
- toiletgelegenheid
- noodstal
- enz.
Verder moeten op de wedstrijdlocatie tenminste de volgende voorzieningen aanwezig zijn:
- Monsterbaan (zand/gras of verhard) van minstens 40 m lang (1 baan tot 50 deelnemers,
daarboven 2 banen);
- Minstens 1 noodbox;
317503973
Sheet 4 of 20
- Voldoende schoon drinkwater;
- Sanitaire voorzieningen;
- Plaats voor afval;
- Catering is niet verplicht, maar wordt gewaardeerd.
Nadat je de meest optimale locatie hebt gevonden, kun je met de eigenaar overleggen of, wanneer
en tegen welke condities de locatie gebruikt kan worden. Probeer een aantal data voorlopig vast te
leggen zodat je bij de organisatorenvergadering alternatieven hebt indien jouw datum niet schikt.
Elke locatie is verplicht om een calamiteitenplan te hebben. Is er geen aanwezig op de
desbetreffende locatie dan dient er zelf een gemaakt te worden. Denk er ook aan dat je op de
hoogte bent van het protocol met betrekking tot het overlijden van een paard. (zie www.knhs.nl)
1.3
Vaststellen datum(organisatorenvergadering)
Oktober/November
Kies een datum en geef deze in oktober door aan het KNHS-Mendistrict en aan de KNHS
wedstrijdzaken. (Ilse Ferwerda: [email protected]) Deze maken een concept van de
wedstrijdkalender en mocht er een conflict zijn, dan kunnen ze je vragen een andere datum te
kiezen. Zorg er dus voor dat je een aantal andere datums achter de hand hebt. In de vergadering
van de organisatoren wordt het voorgaande jaar geëvalueerd en de kalender voor het nieuwe jaar
vastgesteld. Hierna is het nog wel mogelijk een wedstrijd aan te melden, maar niet in hetzelfde
weekend of een week voor of na een bestaande organisatie.
Het is ook mogelijk aanmerkingen te maken op het draaiboek. Bij voorkeur worden deze
opmerkingen voor de vergadering via e-mail verstuurd, zodat iedereen er over na kan denken.
Als je voor de eerste keer organiseert, is deze vergadering een kans om advies en assistentie te
vragen van ervaren organisatoren.
1.4
Route, afstanden en kaartmateriaal
Na het vaststellen van de start / finish locatie is het zaak een globale route uit te denken. Dit kan
direct in het veld als dit bekend terrein is of via gedetailleerde kaarten. Bekijk of de afstanden naar
vetgate ingepast kunnen worden.
Zoek op de kaart een route uit die overeenkomt met de gewenste afstanden. De route mag voor
niet meer dan 30% uit verharde weg bestaan! (Wegen met een brede, berijdbare berm worden niet
als verhard gezien.)
Het is handig de exacte route in een vroeg stadium te bepalen, zodat de afstanden vast staan voor
het vraagprogramma en begonnen kan worden met het maken en bepalen van controle punten.
Mochten de routes later toch gewijzigd moeten worden dan moet dit op tijd door worden gegeven
aan de deelnemers.
Controleer de afstanden indien mogelijk met een auto, fiets, GPS, www.afstandmeten.nl o.i.d. om
te voorkomen dat er afwijkingen in de genoemde afstanden zitten. Het is ook mogelijk de
afstanden op een kaart te meten, maar doe dit alleen als je zeker weet dat de kaart betrouwbaar
is. Het is belangrijk dat de afstanden nauwkeurig gemeten worden! Het verplichte staptraject van
1km wordt niet meegenomen in de totale afstand.
Kijk nadat de route op de kaart is gevonden of alle paden door deelnemers bereden mogen
worden en of deze geschikt zijn voor het beoogde aantal deelnemers. Eventuele obstakels als
317503973
Sheet 5 of 20
slagbomen en bruggen moeten zo geplaatst zijn dat deelnemers er makkelijk en veilig om- of
overheen kunnen rijden.
Overleg nog even met de terreineigenaren of de gekozen route geen probleem is.
Het is verstandig om enkele weken voor de wedstrijd de gehele route nog een keer te rijden om te
zien of er obstakels zijn ontstaan. Dan is er nog de gelegenheid om terreineigenaren te vragen
bijvoorbeeld omgevallen bomen te verwijderen of in het ergste geval om de route om te leggen.
Zorg er ook voor dat voldoende groompunten op tijd door de grooms kunnen worden bereikt.
Indien onvoldoende groompunten op tijd gehaald kunnen worden t.g.v. grote omwegen, te
verwachten drukte of als de wedstrijdroute niet per auto bereikbaar is, kan de organisatie beslissen
een aantal waterpunten in te richten.
Een waterpunt bestaat uit twee of meer speciekuipen o.i.d. waar de paarden uit kunnen drinken en
waar de deelnemers eventueel de paarden middels een spons mee kunnen koelen. Zorg ervoor
dat de drinkbak en de “spons” bak niet te dicht bij elkaar staan en dat duidelijk is welke bak voor
drinken is en welke voor het sponsen. (De sponsbak vervuilt erg snel door zweet van de paarden.)
Indien wordt gekozen voor het inrichten van een waterpunt moet tijdens de rit worden
gecontroleerd of de bakken nog voldoende zijn gevuld en of de bakken niet zijn omgegooid.
Tussen elk traject dient in de klasse II, III en IV een keuring en pauze te worden opgenomen. Bij
een keuring die in het veld wordt gehouden dient ook deze goed en op tijd bereikbaar te zijn voor
de grooms. Bij de keuring moet voldoende ruimte om de paarden te keuren, eventueel uit te
spannen, te verzorgen en er moet een monsterbaan van minimaal 40 m zijn. Op de keuring moet
ook drinkwater aanwezig zijn. Het wordt geadviseerd om een keuring op het wedstrijdterrein te
laten plaatsvinden, dit is kostenbesparend in verband met de benodigde dierenartsen.
Er dient een routecommissaris aangesteld te worden. Deze kent de route en kan tijdens de
wedstrijd verdwaalde deelnemers helpen of weggehaalde markering vervangen. De
routecommisaris dient binnen 20 minuten op de plek aanwezig te kunnen zijn. Lukt dit niet zal er
een tweede routecommisaris aangesteld moeten worden.
Markering gebeurt met rood/geel/wit gekleurde tape (bijvoorbeeld te koop bij: www.overtoom.nl ) of
met paaltjes met gekleurde koppen die zelf gemaakt worden. De route mag ook aangegeven
worden met pijlen. Gevaarlijke punten moeten aangegeven en eventueel bemand worden.
Minstens iedere 10 km (liever iedere 5 km) worden bordjes met kilometeraanduiding aangebracht.
Deze worden zelf gemaakt. De vetgate en trajectfinish worden 2 en 1 km van tevoren aangegeven.
Ook deze bordjes worden zelf gemaakt.
Gebruik kleur- of zwart-wit kopieën van het gebied voor de deelnemers.
De volgende dingen moet duidelijk ingetekend zijn:
- De route
- Kilometeraanduiding + trajectfinish 1 + 2 km
- Vetgate
- Groompunten en eventueel waterpunten
- Gevaarlijke punten
- Noodnummer
Voor de grooms kan een roadbook gemaakt worden naar de groompunten en vetgate. Dit
bevat een routebeschrijving en een duidelijke kaart. Het is niet verplicht een roadbook te
maken.
1.5
Toestemmingen en vergunningen
Voor het organiseren van een evenement is bij de meeste gemeentes een vergunning verplicht.
Ruim voor de wedstrijd moet deze vergunning worden aangevraagd. Ook moeten de
landeigenaren toestemming geven voor het gebruik van hun terreinen voor de wedstrijd. Onder
landeigenaren kunnen onder andere worden verstaan:
317503973
Sheet 6 of 20
- Gemeente
- Natuurmonumenten
- Staatsbosbeheer
- Waterschap
- lokale landeigenaren
Vraag allereerst aan de eigenaren van de locatie welke weekenden vrij zijn. Ga eventueel ook na
of de landeigenaren hun gebied alleen in een bepaald gedeelte van het jaar beschikbaar willen
stellen. Houdt verder rekening met insecten of andere problemen die in een bepaald gedeelte van
het jaar voorkomen en bedenk of zaterdag of zondag het meest geschikt is.
Afhankelijk van het gebied moeten ook nog andere vergunningen aangevraagd worden.
(Bijvoorbeeld bij de brandweer.) Vraag hier naar bij de gemeente. Het hebben van de
vergunningen is van essentieel belang voor het doorgaan van de wedstrijd. Zorg ervoor dat de
benodigde toestemmingen vroegtijdig worden toegezegd.
De meeste vergunningen kosten geld. Dit verschilt per landeigenaar. Er moet gedacht worden aan
bedragen tussen de € 30,- en € 50,- of zoals natuurmonumenten op de Veluwe € 1,- per gestarte
deelnemer. Houdt hiermee rekening bij het opstellen van de begroting.
Voor hulp met vergunningen en tips over natuurvriendelijk organiseren, kun je op de volgende
website kijken: www.supportfornature.nl Het is verplicht je vergunning aan te vragen via het
support for nature formulier.
Als in de route een of meer gevaarlijke oversteken voorkomen is het ook zinvol om de politie
hierover in te lichten. Bij een gevaarlijke oversteek is het aan te raden een aantal vrijwilligers te
zetten die helpen bij het oversteken. Als de vrijwilligers alleen helpen bij het oversteken zonder dat
zij het verkeer gaan beïnvloeden / regelen zijn hiervoor geen eisen.
(Behoudens een gezond verstand en kennis van het verkeer.) Zodra de vrijwilligers ook het
verkeer gaan regelen is sprake van “verkeersregelaars”. Verkeersregelaars zijn mensen die
hiervoor zijn opgeleid om het verkeer te regelen. Dit kunnen vrijwilligers zijn die een cursus bij de
politie hebben gevolgd. Nadat deze mensen (door de organisatie) zijn aangemeld op de
gemeentelijke “grosslijst” zijn deze mensen voor de dag(en) van de wedstrijd verzekerd en,
belangrijker nog, hebben zij de bevoegdheid om het verkeer te regelen (bijvoorbeeld staande te
houden). Op deze manier kan op gevaarlijke punten een veilige oversteek van de deelnemers
plaatsvinden.
Vraag ongeveer 6 maanden voor de wedstrijd de vergunningen aan bij de gemeente en de
terreineigenaren. Stuur hen hiervoor een brief en vertel wat een mendurancewedstrijd precies
inhoudt en welke gebieden gebruikt gaan worden. Terreineigenaren zullen eventueel een gesprek
en meer uitleg willen hebben.
Het verstrekken van vergunningen kan wat langzaam verlopen, dus doe de aanvraag op tijd.
Het is verstandig om voorafgaand aan de organisatoren vergadering al te informeren bij de
terreineigenaren of er al bepaalde data andere evenementen zijn. Veel terreineigenaren zullen niet
gelijktijdig meerdere grote evenementen willen toestaan. Informeer ook bij de terreineigenaren of
er kosten zijn verbonden aan het gebruik van hun land. Dit kan van belang zijn bij het vaststellen
van de inschrijfgelden voor de deelnemers.
Vraag ook bij de terreineigenaren of er nog een aantal zaken zijn waarmee tijdens de wedstrijd
rekening moet worden gehouden.
Vraag wanneer de route mag worden uitgezet en wanneer de markering weer opgeruimd moet
zijn. Vraag verder of het is toegestaan om eventueel met een auto het veld in te mogen om de
route uit te zetten of om posten / waterpunten weg te brengen / op te halen.
Indien je de route niet met de auto mag uitzetten (en dat is veelal het geval in de bossen) dien je er
over na denken hoe dit dan gedaan kan worden. Een oplossing is om te paard, met een
aanspanning of op een mountainbike te markeren. Houdt hier rekening mee tijdens de planning
kort voor de wedstrijd.
317503973
Sheet 7 of 20
1.6
TA,Vrijwilligers + officials
De TA begeleid de nieuwe organisatie. Neem contact op met de KNHS . ([email protected])
om te vragen welke TA er voor jouw wedstrijd is ingedeeld, zodat je zelf met deze TA contact kan
opnemen.
Een TA is in de paardensport gebruikelijk hij/zij is betrokken bij de voorbereiding van alle
wedstrijden. De doelstelling is dat de TA de organisatie helpt en adviseert zodat de wedstrijd
voldoet aan alle regels van de KNHS en een succesvol verloop heeft.
Het voordeel van een TA bij een wedstrijd is dat hij/zij als vraagbaak dient voor de organisatie en
objectief kan oordelen over zaken.
De volgende medewerkers worden door de KNHS geregeld:
- 1 KNHS-federatie vertegenwoordiger, deze wordt door de KNHS betaald. (heeft tevens de
functie van jurylid)
- Benodigde juryleden, deze moet de wedstrijdorganisatie zelf betalen. (vergoeding van 45
euro per dag + kilometervergoeding van 0,28ct/km.)
Begin ongeveer 3 maand van tevoren met het vragen van vrijwilligers. Doe het zeker niet te laat,
want dan hebben de mensen al afspraken. Vraag vrienden, familie en kennissen. Mensen die
paarden of zelfs mendurance als hobby hebben, zijn eerder geneigd te helpen. Ze kennen
mendurance en hebben mogelijk de datum vrij.
De volgende medewerkers worden zelf geregeld:
- Bemanning van het secretariaat
- Tijdwaarnemers bij de start, finish en vetgate
- Posten
- Parkeermedewerker
- Noodchauffeurs
- Routecommissaris
- Eventueel catering
- EHBO
- Hoefsmid
Taakomschrijvingen voor deze medewerkers staan in de bijlagen. Zorg ervoor dat de bemanning
van het secretariaat goed op de hoogte is van alles wat er tijdens de wedstrijd gebeurt, zodat zij
iedereen met vragen meteen kunnen helpen.
Op het secretariaat dienen de laatste versies van de disciplinereglementen mendurance en het
algemeen wedstrijd reglement te zijn.
Paarden die op de vetgate in het veld afgekeurd worden, moeten met de trailer naar het
hoofdterrein vervoerd worden. Het is niet verplicht als organisatie een auto met trailer en chauffeur
als noodequipe te hebben (de grooms kunnen het paard ook meenemen), maar het is wel aan te
raden.
Andere benodigdheden zijn:
- Klemborden voor de tijdwaarnemers en posten
- Geldkistje
- Pennen
- Plakband om dingen op te hangen bij het secretariaat.
- Mappen met plastic hoesjes om de inschrijvingen in op te bergen.
- Logies en stalling ; veel deelnemers zullen hiernaar vragen. Zorg dat de adressen klaar liggen,
zodat de deelnemers meteen doorverwezen kunnen worden.
- Eventuele hokjes of trailers om tijdwaarnemers of andere medewerkers beschutting te geven.
- Afzetmateriaal zoals prikpalen en lint.
- Computer met printer en printpapier.
Alle medewerkers krijgen een lunchpakket en eventueel consumptiebonnen.
317503973
Sheet 8 of 20
Het lunchpakket kan in verschillende delen gekocht worden. 3 weken voor de wedstrijd kunnen
blikjes, snoep en andere dingen die niet bederven ingekocht worden. Een paar dagen voor de
wedstrijd worden broodjes en fruit gehaald. Koop in bij een groothandel en vraag supermarkten of
groenteboeren in de omgeving te sponsoren.
De avond van te voren worden de broodjes gesmeerd en worden de verschillende onderdelen
bij elkaar in een plastic tas gedaan.
Een voorbeeld van de inhoud van een lunchpakket:
3 broodjes (1 ham, 1 kaas en 1 krentenbol)
1 zakje chips
1 reep
1 blikje fanta/cola/sevenup
1 flesje water
1 appel
2 servetjes
Het is verplicht EHBO/BHV + materiaal op het wedstrijdterrein te hebben. Benader hiervoor
bijvoorbeeld de lokale EHBO-vereniging.
Stuur de vrijwilligers een week voor de wedstrijd een brief die vertelt hoe laat ze waar moeten zijn,
wat ze mee moeten nemen (bijvoorbeeld een klapstoeltje, pen of regenkleding) en wat hun taak
zal zijn. Zorg dat vooral de bemanning van het secretariaat precies weet wat er gebeurt op de
wedstrijd en alle vragen kan beantwoorden of direct door kan verwijzen naar iemand die het weet.
Geef de mensen een presentje of geef bijvoorbeeld alle medewerkers het aandenken dat de
deelnemers ook krijgen.
Tevens moet er een hoefsmid aanwezig of oproepbaar zijn vanaf het begin tot het eind van de
nakeuring. Maak op tijd afspraken met een hoefsmid en overleg over een eventuele vergoeding.
Vraag een praktiserend paardendierenarts om op jouw wedstrijd te keuren. Je kunt veterinaire
studenten van Solleysol ([email protected]) vragen ter assistentie van de paarden
dierenarts. Indien Solleysol niet de benodigde assistenten kan leveren is het mogelijk om zelf
veterinaire assistenten te regelen, denk hierbij aan assistentes van de geregelde dierenarts. Per
15 paarden is 1 veterinaire assistent verplicht.
1.7
KNHS/mendistrict
Verstuur het KNHS vraagprogramma uiterlijk 6 weken voor de wedstrijd naar de KNHS
wedstrijdzaken (Ilse Verwerda: [email protected]) De KNHS keurt het vraagprogramma en
als alles goed is, wordt de wedstrijd opgenomen in de wedstrijdkalender.
Geef de definitieve datum van je wedstrijd zo spoedig mogelijk door aan het mendistrict, deze
neemt hem op in hun wedstrijdkalender.
1.8
Begroting
Stel minstens 4 maanden van tevoren een begroting op. Het handigste is om deze in excel te
maken.
1.9
Markeringsmateriaal
Zorg dat dit op tijd aanwezig is (minstens een maand voor de wedstrijd) zodat er in de laatste
weken geen tijd aan besteedt hoeft te worden. Indien in het vorige jaar een organisator gestopt is
met organiseren, vraag dan of hij/zij de markeringsspullen wil weggeven/verkopen. Dit scheelt een
hoop tijd en dan hoeft de ander deze spullen niet weg te gooien. Mocht dit niet het geval zijn dan
317503973
Sheet 9 of 20
moeten de materialen zelf gemaakt worden. Het is makkelijk eerst te bepalen hoeveel paaltjes en
bordjes je nodig hebt. Rij bijvoorbeeld de route en kijk waar markering moet staan en of er tape of
een paaltje gebruikt kan worden. Houd bij hoeveel paaltjes er gemaakt moeten worden.
Maak de benodigde paaltjes (+ van elke kleur minstens 10 extra, want er raken er altijd een paar
kwijt) of snij stukken pvc-buis van minstens een meter lang, zodat ze diep de grond in kunnen. Verf
ze geel, rood of wit of plak er tape omheen.
Zorg dat de bordjes duidelijk te lezen (ze mogen niet vervagen in de regen) en goed te bevestigen
zijn.
1.10
Sponsoren en standhouders
Ga ongeveer 4 maanden voor de wedstrijd op zoek naar sponsoren. Maak zelf een sponsorplan
met redelijke prijzen. Verstuur een brief waarin uitgelegd wordt wat voor evenement het is aan de
mogelijke sponsoren. Zorg ervoor dat sponsoren bewijs krijgen van hun reclame.
Mogelijkheden voor sponsoren om hun advertentie/reclame te plaatsen zijn:
- Programmaboekje
- Routekaart
- Reclamebord/ spandoek
- Folder in het lunchpakket van de vrijwilligers/presentje van de deelnemers.
- Enz.
1.11
Programmaboekje en startlijst
Begin ongeveer 1.5 tot twee maanden voor de wedstrijd met het programmaboekje. De volgende
onderdelen dienen in het programmaboekje opgenomen te worden:
- Etiquette mendurance.(zie bijlage)
- Noodnummer
- Tijdschema
- Routebeschrijving naar de locatie
- Overzicht wedstrijdterrein
- Op welke manier de route is uitgezet.
- Deelname is geheel voor eigen risico en verantwoordelijkheid.
- De betrokken instanties en de organisatie hebben er vertrouwen in dat alle deelnemers zich
goed gedragen. Dat houdt in; geen rommel achterlaten op de route, niks kapot maken en
rekening houden met andere gebruikers van wegen en paden. Alleen op deze manier
zullen we in staat zijn deze wedstrijd vaker te organiseren.
- Het paard dient minimaal 6 dagen en maximaal 12 maanden voor de wedstrijd ingeent te zijn
tegen influenza (en bij voorkeur ook tegen tetanus). Het bewijs van deze entingen alsmede
het bewijs de vereiste basisenting (2 entingen die minimaal 21 en maximaal 92 dagen na
elkaar gegeven zijn) en correcte jaarlijkse herhalingsentingen dienen bijgeschreven te zijn
in het paardenpaspoort.
- Elke aanspanning is verplicht een afgeknotte driehoek te dragen.
Het concept moet ruim op tijd (4 weken voor de wedstrijd) naar de TA of
federatievertegenwoordiger worden gestuurd zodat eventuele foutjes eruit kunnen worden
gehaald.
Verstuur het boekje 10 dagen voor de wedstrijd naar de deelnemers + officals. Het boekje kan
(samen met de kaarten) op een website gezet worden (zet duidelijk in het vraagprogramma waar
het boekje komt te staan of mail alle deelnemers een boekje. Maak extra programmaboekjes (en
kaarten) om op de wedstrijddag weg te geven of te verkopen.
317503973
Sheet 10 of 20
Voor de mendurancewedstrijd krijgen alle deelnemers, officials, vrijwilligers en anderszins
betrokkenen een programmaboekje. Een advertentie in dit programmaboekje is een fantastische
manier voor sponsoren om hun product te promoten.
1.12
Prijzen en aandenken
Bestel de prijzen en het aandenken minstens 3 weken van te voren. Inventariseer hoeveel prijzen
sponsoren en standhouders bieden en hoeveel er nodig is. 1 op de 4 gestarte deelnemers krijgt
een prijs. Het is mogelijk om rozetten met een opdruk te geven. Als er geen rozetten worden
uitgereikt dient dit in het vraagprogramma naar de KNHS te worden aangegeven.
Elke deelnemer (en eventueel ook elke medewerker) krijgt een aandenken. (Dit is niet verplicht.)
Verzin iets origineels en laat er eventueel het logo van de wedstrijd op drukken.
Houd rekening met levertijd en de tijd die het drukken kost.
Maak voor de wedstrijd een indeling: nummer 1 krijgt prijs X, nummer 2 krijgt prijs Y enz.
1.13
Papierwerk
Doe alle inschrijvingen in een multomap in plastic hoesjes en geef met ‘geeltjes’ aan welke
deelnemers nog moeten betalen.
Print alle lijsten (zoals start-, finish-, en vetgatelijsten) en vetkaarten vanuit de bijlage of maak ze
zelf. Zorg dat ze op tijd klaar zijn.
Maak de dag voor de wedstrijd actuele startlijsten voor de officials.
Maak een lijst met mobiele telefoonnummers van alle officials en vrijwilligers en zorg dat deze
gedurende de dag op het secretariaat ligt.
1.14
Afdrachten KNHS
Voor elke wedstrijd dient er een afdracht betaald te worden aan de KNHS. Op de website van de
KNHS vind u de Tarievenlijst met daarop de hoogte van de wedstrijdafdracht.
1.15
Voorbespreking
Bereid de voorbespreking in de week voor de wedstrijd voor. Zorg dat alle bijzonderheden die niet
in het boekje vermeldt staan in de voorbespreking genoemd worden. Maak een grote kaart van de
route (bijvoorbeeld A3-formaat) en gebruik deze bij de voorbespreking.
1.16
Markeren
Begin in de week voor de wedstrijd met markeren. In gebieden waar weinig mensen komen, kan al
vroeg gemarkeerd worden, omdat het daar minder snel wordt weggehaald. Op paden waar veel
wandelaars en fietsers komen, moet pas de dag van te voren worden gemarkeerd, zodat er minder
kans is dat het weggehaald wordt.
Als je bordjes met (km)aanduidingen maakt op A4 papier in een showmapje is het handig om in
een hoek de datum van de wedstrijd een een telefoonnummer te zetten. Hiermee voorkom je dat
een overijverige boswachter of toerist al aanduidingen verwijderd.
Laat iemand met een auto, fiets of paard de route de avond voor de wedstrijd of in de ochtend van
de wedstrijd de route controleren en de weggehaalde markering vervangen.
Denk eraan alle markering rechts te plaatsen! Neem de volgende spullen mee:
- routekaart waarop ook alle afstandsaanduidingen op staan
317503973
Sheet 11 of 20
- markeringsmateriaal
- bordjes met afstandsaanduidingen
- bordjes met 1 en 2 km vetgate en trajectfinish
- blanco ‘bordjes’ en viltstiften in diverse kleuren
- bevestigingsmateriaal voor bordjes
- trapje en schaar of tang
Bij het weghalen van de markering is het handig een stanleymesje mee te nemen om tape om
bomen door midden te snijden.
1.17
Opbouw wedstrijdterrein
Bouw het wedstrijdterrein de dag voor de wedstrijd op. Geef in de voorbespreking aan of de
opbouw afwijkt van de in het programmaboekje getekende opbouw.
1.18
Dopingcontrole
Het kan voorkomen dat er op een wedstrijd een dopingcontrole gehouden wordt. Deze komt
onaangekondigd, dus elke organisator dient een stal klaar te hebben staan die afgeschermd kan
worden van derden. Als de controlerend dierenarts naar de wedstrijd komt, zal deze zich op het
secretariaat melden. Als organisator ben je verplicht medewerking te verlenen. Stel de dierenarts
voor aan de jury. De jury beslist welke paarden er gecontroleerd worden! Als de dierenarts erom
vraagt, moet je een steward aanstellen die de dierenarts helpt.
1.19
De wedstrijddag
Elke wedstrijd loopt anders en het is dus het best voor jezelf een draaiboekje te maken met wat er
op welke tijden moet gebeuren. Denk in ieder geval aan de volgende dingen:
- Ontvang alle medewerkers en officials vriendelijk en zorg dat ze hun lunchpakket en
taakomschrijvingen krijgen. Geef de gelegenheid vragen te stellen en beantwoord deze.
- Houd de voorbespreking.
- Geef jezelf geen vaste taak; als iets fout gaat, moet je er zelf heen kunnen om het op te
lossen.
- Controleer van te voren de noodboxen.
1.20
Wanbetalers
Deelnemers die zich na de sluitingsdatum afmelden dienen het volledige inschrijfgeld te betalen.
Deelnemers die na de wedstrijd niet betaald hebben stuur je 3x een herinnering. Voorbeeld
brieven hiervoor vind je op de website van de KNHS. Heeft de deelnemer daarna nog niet betaald
kan de KNHS je helpen met het innen van het inschrijfgeld. Meer informatie hierover vind je ook op
de website van de KNHS.
317503973
Sheet 12 of 20
1.21
Checklist
Voor nieuw jaar:
 Draaiboek doorgelezen
 Locatie gezocht
 Globale route bedacht
 In overleg geweest met eigenaren
Januari
 Vraagprogramma gemaakt
Enkele maanden van tevoren
 Vergunningen aangevraagd
 Exacte route bepaald
 Begroting opgesteld
 Markeringsmateriaal gemaakt
 Sponsorplan gemaakt
 Sponsoren en standhouders gezocht
 Vrijwilligers gezocht
 Begonnen aan programmaboekje
 Prijzen en aandenken geregeld
 Ingekocht voor lunchpakket
 Veterinairen (assistenten) gezocht
 Met technische afgevaardigde overlegd
Week van tevoren
 Boekje verstuurd
 Startlijsten verstuurd
 Inschrijvingen in een map gedaan
 Vetkaarten geprint
 Lijsten geprint
 Lijst met mobiele nummers gemaakt
 Voorbespreking voorbereid
 Medewerkers brieven gestuurd
 Actuele startlijsten gemaakt
Dag van tevoren
 Lunchpakketten gemaakt
 Route gemarkeerd
 Route laten controleren
 Wedstrijdterrein opgebouwd
317503973
Sheet 13 of 20
2
2.1
Bijlagen
Programmaboekje
Etiquette :

















Zorg dat alle paarden kunnen drinken voordat een waterpunt wordt verlaten
Spoel geen zweet sponzen uit in drinkwater
Waarschuw andere deelnemers voordat u ze passeert
Wees beleefd tegen uw mededeelnemers
Houdt voldoende afstand tot de aanspanning voor u
Waarschuw tegemoet komende deelnemers indien uw paard kan slaan
Vraag bij twijfel raad aan de veterinair of officials
Houdt afstand tot andere paarden tijdens veterinaire controles
Zorg dat uw paard zich gedraagt
Houdt u aan de regels van de KNHS, de organisatie en overheden
Begeef u uitsluitend op de voor de rit gemarkeerde paden en wegen; ga er niet vanaf.
Jonge aanplant moet bos worden voor het nageslacht
U deelt en kruist een aantal paden met wandelaars en fietsers/mountainbikers; houd
rekening met hen. Fiets- en voetpaden zijn alleen voor fietsers en voetgangers
Laat uw paard niet knabbelen aan struiken en bomen
Passeer wandelaars en anderen stapvoets
Rook niet in de vrije natuur
Ruim uw afval op
Deze regels zijn niet anders dan een vorm van wellevendheid. Houd rekening met
elkaar en met de natuur!
317503973
Sheet 14 of 20
2.2
Start/trajectfinish/vetgate/trajecteinde lijst
Welke post:…………………………………………………………………………………………………………
Nummer:
317503973
Tijd:
straftijd (15min):
Start volgend traject.
(60min/75min):
Sheet 15 of 20
2.3
Taakomschrijvingen
Taakomschrijving Start:
Twee medewerkers helpen bij de start, één die de startlijst invult met de juiste starttijd terwijl de
andere de veterinaire kaarten van dezelfde starttijd voorziet.
Voordat een deelnemer kan starten moet een paard goedgekeurd worden bij de voorkeuring.
De starter controleert de volgende zaken
 de veterinaire kaart om te zien of de deelnemers startgerechtigd is.
 dat de deelnemer een goedgekeurd hoofddeksel (goedgekeurde helm of cap) draagt.
 het deelnemersnummer duidelijk zichtbaar is.
 het startnummer op de startkaart correspondeert met het deelnemersnummer.
 Het tuig en de wagen voldoende veilig zijn (zie artikel 653 disciplinereglement)
Bij het constateren van een of meerdere van bovenstaande zaken die niet in orde zijn dan wordt
de deelnemer gewaarschuwd dat pas gestart kan worden als deze zaken wel in orde zijn.
Bij problemen of twijfel kan de jury gevraagd worden dit op te lossen. De jury is veelal in de buurt
en anders kan die telefonisch gewaarschuwd worden.
Om de 3 minuten kan er gestart worden.
Zorg dat de start ook daadwerkelijk op tijd wordt gegeven.
Start nooit iemand voor dat de start officieel open gaat of na de sluiting, i.v.m. de posten die nog
niet onderweg staan of al vertrokken zijn. Als die niet bemand zijn kan een deelnemer
gediskwalificeerd worden voor het missen van een post.
Deelnemers dienen start en finish rijdend te passeren. Ten alle tijde moet men zich in de richting
van de uitgezette route bewegen. Opzettelijk tijd rekken kan leiden tot diskwalificatie.
Taakomschrijving controlepost:
 Noteer op de lijst het nummer en de tijd waarop de deelnemer langskomt.
 Eventueel noteer je, als het erg druk is met langskomende deelnemers, de nummers eerst
op een apart vel papier en neem je ze op een rustiger moment nauwkeurig over op de
officiële lijsten.
 De deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor het kenbaar maken en noteren van hun
nummer. Zij zullen dit doen door aanroepen. Kijk goed mee!
 Als ze in een grotere groep rijden, wordt de deelnemer geadviseerd te stappen, zodat de
nummers ook daadwerkelijk genoteerd kunnen worden.
 Mis je het nummer van een deelnemer, roep de deelnemer dan terug; het is in zijn eigen
belang.
 Krijg je afmeldingen of afkeuringen door, noteer dat dan direct op je lijst. Zo voorkom je dat je
nog uren moet blijven zitten, terwijl de laatste te verwachten deelnemer allang langs is.
 De controlepost mag de deelnemer weer op de juiste route wijzen indien de deelnemer de
weg kwijt is.
 Indien er op fietspaden gereden wordt, gegaloppeerd op verharde wegen, de route
afgesneden wordt of in de verkeerde richting gereden wordt dan moet de controlepost hier
een notitie van maken zodat dit later kan worden gerapporteerd. Deze zaken leiden tot
uitsluiting.
 Deelnemer weten niet waar controleposten staan, zorg dat deelnemer je op tijd kunnen zien
zodat ze tempo kunnen minderen.
Het gehele parcours is gemarkeerd. Iedere deelnemer krijgt een routekaart ter beschikking. De
deelnemer is op basis van uitsluiting verplicht de gehele route in de juiste richting te
volbrengen, waarbij alle posten en veterinaire controles in de juiste volgorde en vanuit de
juiste aanrijrichting aangedaan moeten worden. Bij afwijken van het parcours dient de fout
hersteld te worden vanaf de plaats waar men van de route is afgeweken.
317503973
Sheet 16 of 20
Taakomschrijving keuring:
 Let op dat in het zicht van de keuring niet getreuzeld wordt door de deelnemer en dat het
paard zich blijft bewegen in de richting van de vetgate.
 Noteer de tijd van binnenkomst op je lijst en op de veterinaire kaart van de deelnemer (vraag
de deelnemer om de kaart als deze niet uit zichzelf afgegeven wordt)
 De dierenarts zal de hartslag van het paard meten en de waarde noteren op de veterinaire
kaart.
 Noteer de tijd van de 2e controle (indien nodig) na 15 minuten, bij “re-inspection” op de
veterinaire kaart en op de lijst.
 De deelnemer dient het paard na binnenkomst aan te bieden bij de dierenarts
 De verplichte rusttijd is van tevoren vast gesteld en is 1 uur na het passeren van de
trajectfinish (dus voor het staptraject)
 Zodra de hartslag gemeten is, wordt het paard door de dierenarts geheel gekeurd. Wanneer
het paard geheel goedgekeurd is, mag de deelnemer na de verplichte rusttijd de rit weer
vervolgen. Noteer de tijd van vertrek op je lijst en op de veterinaire kaart van de deelnemer.
(vraag de deelnemer hierom als deze niet uit zichzelf afgegeven wordt)
 Men mag tijdens het staptraject voor de vetgate of trajecteinde niet stil staan.
 Ten allen tijde moet men zich in de richting van de uitgezette route bewegen. Opzettelijk
tijdrekken kan leiden tot diskwalificatie.
 Gebruik van een hartslagmeter is toegestaan in alle klassen.
 De paarden dienen bij voor- en nakeuringen uitsluitend met halster of hoofdstel voorgebracht
worden, bij de vetgate is dit niet verplicht.
Tussen elk traject vind in de klasse II, III en IV een vetgate plaats.
De gang van zaken op een vetgate verloopt als volgt:
Direct na binnenkomst op de vetgate wordt de tijd van binnenkomst genoteerd op de
veterinaire kaart. Dit is de “arrival time”.
Wanneer bij de veterinaire controle de polsfrequentie lager dan 70 is dan volgt de verplichte rust.
Is de polsfrequentie hoger dan 70 dan volgt 15 minuten straftijd. Wanneer de polsfrequentie bij de
tweede aanbieding hoger is dan 70 per minuut dan volgt automatisch uitsluiting.
De duur van de verplichte rusttijd is 60 minuten (75 minuten bij straftijd) vanaf de trajectfinish.
Direct aansluitend wordt het paard nader gecontroleerd op ademhaling, turgor, slijmvliezen,
darmgeluiden,spiertonus en algehele conditie. Bij duidelijke tekenen van oververmoeidheid of
dehydratie, bij te hoge temperatuur, bij kreupelheden of ernstige verwondingen of
drukkingen wordt de desbetreffende combinatie uitgesloten of gediskwalificeerd en mag niet
verder rijden.
Wanneer naast de polsfrequentie en de andere controlepunten ook de beoordeling van dit
laatste aspect positief kan de deelnemer de wedstrijd vervolgen en wordt de vertrektijd
als start genoteerd.
Het is de deelnemer niet toegestaan handelingen te verrichten die de hartslag van het paard
kunnen beïnvloeden, dit ter beoordeling van de wedstrijddierenarts.
Taakomschrijving trajectfinish:
Twee medewerkers staan bij de trajectfinish. Eén noteert de exacte tijd van binnenkomst op de
finishlijst, op seconden nauwkeurig, terwijl de andere dezelfde tijd noteert op de veterinaire kaart.
Daarna begint voor de deelnemer het staptraject van 1 km.
Let op:
 2 kilometer voor de finish mag het paard niet stilstaan.
 Let op dat in het zicht van de finish niet getreuzeld wordt (tijdrekken) en dat het paard zich
blijft bewegen in de richting van de finishlijn.
 De finish dient rijdend plaats te vinden.
 In alle klassen stopt de rijtijd bij het passeren van de trajectfinish.
317503973
Sheet 17 of 20
Taakomschrijving Trajecteinde:
Twee medewerkers staan bij de finish, één noteert de exacte tijd van binnenkomst op de finishlijst,
op seconden nauwkeurig, terwijl de andere dezelfde tijd noteert op de veterinaire kaart. Bij een
eventuele straftijd wordt dit ook op de lijst genoteerd en op de veterinaire kaart.
Let op:
 Men mag tijdens het staptraject en voor het trajecteinde niet stil staan.
 Let op dat in het zicht van het trajecteinde niet getreuzeld wordt (tijdrekken) en dat het paard
zich blijft bewegen in de richting van de finishlijn.
 Deelnemer en groom dienen rijdend het trajecteinde te passeren.
 Het paard moet ten alle tijde nagekeurd worden.
 Binnen 15 minuten na het passeren van het trajectfinish wordt het paard ter keuring
aangeboden. Wordt het paard niet goedgekeurd volgt er een straftijd van 15 minuten.
Daarna wordt het paard wederom gekeurd.
 Een deelnemer kan zich op ieder moment uit de wedstrijd terugtrekken. De deelnemer komt
dan niet in de uitslagenlijst voor. Een nakeuring is ten alle tijde verplicht.
Taakomschrijving secretariaat:
In de mappen zit elke inschrijving in een plastic hoesje op volgorde van nummer.
In een hoesje zit:
- Inschrijvingsformulier
- Veterinaire kaart
- Eventueel andere dingen zoals routekaart of parkeerkaart die de deelnemers mee krijgen.
Voor op het hoesje zit bij sommige inschrijvingen een geel briefje, waar het volgende op kan staan:
- Betalen: de deelnemer heeft nog niet betaald en moet dit bedrag nu contant betalen.
Zodra de deelnemer zich meldt, vraag je naar naam en startnummer. Dit zoek je op in de map.
Eventueel laat je de deelnemer betalen als dit nog niet is gedaan. Vervolgens geef je hem/haar
zijn/haar veterinaire kaart en zijn/haar deelnemernummer.
Geef op je deelnemerslijst aan dat de deelnemer zich heeft gemeld, zodat je weet wie er wel en
niet is. Als je afmeldingen binnen krijgt, streep je deze deelnemer door op zowel je eigen startlijst
als op de startlijst die opgehangen is bij het secretariaat.
Na afloop meld de deelnemer zich weer bij het secretariaat om zijn/haar deelnemernummer af
geven. Leg het in het krat terug waar het nummer thuishoort. Geef de deelnemer het aandenken.
Geef op je deelnemerslijst aan dat de deelnemer het deelnemersnummer heeft ingeleverd en een
aandenken heeft gekregen.
317503973
Sheet 18 of 20
2.4
Benodigheden.
2.4.1
Mensen:
Functie
Organisator 1x
Verkeersregelaars 10x
Routecommisaris
Start/Finish 2x
Secretariaat 1x
Controle (vetgate) 4x
Jury 2x
Dierenarts
EHBO
Hoefsmid
PR
Foto’s
Website
Locatie
2.4.2
Papieren
Wat
Vergunningen
Naam
Bij wie
Gemeente, SBB,
Natuurmonumenten,
Waterschap
Verzekeringen
Programmaboekje
Inschrijfformulieren
Flyer
Route kaarten
Vetkaarten
2.4.3
Onderdelen
Wat
Prikstokken
Lint
Locatieborden
Route borden
Route stokken
Tape
Klokken 3x
Noodbox
Noodtrailer
Lunchzakjes
Presentje
Deelnemersnummers
Klemborden
Geldkistje
Pennen
Plakband
317503973
Geregeld door
Sheet 19 of 20
Schuilhokje
Laptop
Printer
Pionnen 6x
Waterbakken
Muntjes
Sleutel hek
Prijzen
Verkeersregelaarshesjes
317503973
Sheet 20 of 20