7. Administratieve verplichtingen administratie COMMIT

CONCEPT 17-6-2011
Administratieve Organisatie
van
het FES programma
COMMIT
Stichting
COMMIT
Concept Versie 0.4
17 juni 2011
Concept 17-6-2011
Inhoud
1. Inleiding ..................................................................................................................................................................... 3
2. Organisatiestructuur ................................................................................................................................................... 4
3. Planning en begroting ................................................................................................................................................ 7
4. Financiële verantwoording ......................................................................................................................................... 9
5. Financiële stromen en betalingen ............................................................................................................................. 15
6. Administratieve verplichtingen partners .................................................................................................................. 16
7. Administratieve verplichtingen administratie COMMIT ......................................................................................... 20
8. Varia......................................................................................................................................................................... 24
9. Bijlagen .................................................................................................................................................................... 25
2
Concept 17-6-2011
1. Inleiding
Op 28 mei 2010 heeft de Ministerraad besloten dat het ‘COMMIT’- voorstel in aanmerking komt voor een FESsubsidie van maximaal € 50 miljoen. De voorliggende beschrijving van de Administratieve Organisatie (AO) van het
COMMIT is onder meer gebaseerd op de volgende documenten en besluiten:
- Kaderbesluit EZ-subsidies van 21 november 2008 en eventuele daarin genoemde ministeriele richtlijnen
- Het besluit van de Ministerraad om € 50 miljoen te reserveren voor COMMIT van 28 mei 2010
- Het advies van de ‘International Advisory Board COMMIT’ van 6 oktober 2010
- Het geactualiseerde COMMIT Programma van april 2011
- De Samenwerkingsovereenkomst COMMIT van april 2011
- De definitieve subsidietoekenningbrief van Agentschap NL d.d.27 mei 2011
Deze – en andere belangrijke – documenten staan op de speciale partnerpagina van de website van COMMIT:
http://www.commit-nl.nl/Messiaen53.htm
Doel
Het doel van dit document is het informeren van alle betrokkenen bij het kennisproject COMMIT over de
administratieve organisatie, zoals die wordt toegepast bij de uitvoering van dit FES programma. Het beschrijven van
een administratieve organisatie behelst het schriftelijk vastleggen van procedures en processen.
Met deze beschrijving wordt eenduidig vastgelegd hoe gehandeld moet worden bij de administratieve en financiële
verwerking van de uit te voeren projecten (de 16 onderdelen van het COMMIT programma) enerzijds en het
consolideren van afzonderlijke projecten naar een ‘total program’-administratie anderzijds.
De beschrijving beslaat vooral de administratieve organisatie tussen de administratieve verantwoordelijken van de
projecten en de Stichting COMMIT die als penvoerder voor het COMMIT consortium zal optreden. Voordelen van
een gedegen beschrijving zijn onder andere een goede waarborg voor de communicatie, tijdige uitwisseling van
informatie en uniformiteit in presentatie.
Reikwijdte
De interne administratieve organisatie van de verschillende uitvoerders binnen de projecten wordt niet besproken in
dit document. Wel zullen vanuit de Stichting COMMIT eisen worden gesteld waaraan de administratieve organisatie
van de uitvoerders van de projecten zal moeten voldoen. Deze eisen worden in het hoofdstuk ‘Administratieve
verplichtingen partners’ beschreven. Vanuit de Stichting COMMIT wordt de verantwoordelijkheid gelegd bij de
afzonderlijke projectuitvoerders om de eigen interne administratieve organisatie aan te laten sluiten op de
administratieve organisatie van de Stichting COMMIT.
Wanneer in dit document procedures ontbreken of aanvullingen noodzakelijk zijn, dan zal de directie nadere
besluiten hierover nemen.
Beschikbaarheid
Deze beschrijving van de administratieve organisatie zal worden gepresenteerd als handboek. De digitale versie van
de AO zal via de COMMIT website beschikbaar worden gesteld. Ook zal een exemplaar worden geplaatst op het
COMMIT Webportal specifiek ten behoeve van de samenwerkende partners. Eventuele wijzigingen zullen zo snel
mogelijk worden doorgevoerd in de digitale versie van de AO onder vermelding van de datum van wijziging.
Eventuele gewenste wijzigingen kunnen worden geïnitieerd door het management, maar natuurlijk ook worden
voorgesteld door uzelf. U wordt van harte uitgenodigd om op- en aanmerkingen, welke kunnen leiden tot een
verbetering van de administratieve organisatie, te melden bij de administratieve contactpersoon van uw organisatie of
bij de COMMIT directie.
3
Concept 17-6-2011
2. Organisatiestructuur
Hieronder wordt de structuur nader uiteengezet. De tekst van de statuten van de stichting, de
Samenwerkingsovereenkomst COMMIT en de taakomschrijvingen uitgevaardigd door het bestuur van de Stichting
COMMIT zijn leidend voor onderstaande beschrijving.
Raad van Toezicht
COMMIT
International Advisory
Board COMMIT
Bestuur/Directie
COMMIT
Bureau
COMMIT
16 COMMIT
projecten
NB: De werking van deze organisatie zoals die beschreven is in de statuten van de stichting en de
Samenwerkingsovereenkomst prevaleert boven de beschrijving in deze AO handleiding.
Toelichting:
De Raad van Toezicht (RvT) van de Stichting COMMIT
De Stichting COMMIT is op 11 februari 2011 opgericht.
Het doel van de stichting is:
- bevordering van informatie- en communicatietechnologie (ICT) onderzoek in het algemeen;
- de uitvoering van het onderzoeksprogramma COMMIT in het bijzonder.
In de historie van de stichting heeft de Stichting MultimediaN als penvoerder van het Bsik-programma MultimediaN,
dat van 2004 tot en met 2009 liep, de Stichting COMMIT opgericht.
De leden van de Raad van Toezicht zijn grotendeels vertegenwoordigers van de partners in het COMMIT consortium
en bestonden bij de oprichting van de Stichting uit leden van de Colleges van Bestuur, dan wel directies van:
 Universiteit van Amsterdam (UvA);
 Universiteit Twente (UT);
 Logica Nederland
De Raad van Toezicht houdt met name toezicht op het functioneren van de directie. Hij vergadert minimaal twee
keer per jaar en moet instemming met majeure besluiten van het bestuur, waaronder de jaarlijkse begroting en
belangrijke rapportages aan de subsidiegever. De RvT is bevoegd bestuursleden te ontslaan en te benoemen.
Bestuur Stichting COMMIT
Het bestuur bestaat uit 5 leden, bestuurt de stichting en voert het beheer van en de beschikking over het vermogen
van de stichting binnen de grenzen van haar doel. Zij stelt in overleg met de RvT het jaarplan vast en de eventuele
wijzigingen daarop. Ook evalueert zij de strategische doelen en missie.
4
Concept 17-6-2011
Het bestuur van de stichting is tevens de directie van het FES-programma COMMIT. De voorzitter van het bestuur is
de formele projectleider van het COMMIT programma. Het bestuur is verantwoordelijk voor de coördinatie, de
organisatie en de voortgang van het COMMIT onderzoeksprogramma, daarbij inbegrepen de goedkeuring voor de
start, de aanpassingen tijdens de looptijd, de kwaliteitsbewaking en het initiëren en eventueel wijzigen en goedkeuren
van nieuwe projecten of projectonderdelen.
Het bestuur benoemt en ontslaat de projectleiders in nauw overleg met de partners van de betreffende projecten en de
functionarissen van het bureau COMMIT.
De zakelijk directeur draagt de verantwoording voor de niet wetenschappelijke activiteiten binnen het kennisproject
waaronder financiën, de inrichting van de administratie, het leveren van juridische adviezen en het voorstellen van
regelingen inzake kennisexploitatie.
Het bestuur legt verantwoording af aan de RvT.
De International Advisory Board COMMIT (IABC)
De IABC is ingesteld door het bestuur, waarbij de leden in overleg met de subsidiegever zijn gevraagd en
vastgesteld. In het verlengde van het initiële advies van deze IABC eind 2010, op basis waarvan de 16 projecten zijn
geselecteerd die nu uitgevoerd worden, zal de IABC tijdens de looptijd van het programma gevraagd en ongevraagd
advies vertrekken aan het bestuur, de RvT en – in overleg met de directie – aan de subsidiegever.
De IABC vergadert zo vaak als nodig is; deze vergaderingen worden door het bestuur voorbereid.
De COMMIT Projecten
Aan het hoofd van ieder project staat een projectleider. Deze projectleider is verantwoordelijk voor de
wetenschappelijke en dagelijkse aansturing van het project.
Tevens is de projectleider verantwoordelijk voor het opstellen van begrotingen, het bewaken van de vastgestelde
budgetten, het informeren van de directie bij afwijkingen en de inhoudelijke periodieke rapportages aan de directie.
In mei 2011 zijn de volgende 16 projecten van start gegaan:
- P01 Information retrieval for information services - Prof. dr. Maarten de Rijke, University of Amsterdam
-
P02 Interaction for universal acces - Prof. dr. ir. Anton Nijholt, Twente University
-
P04 Virtual worlds for wellbeing - Dr. Rob Blaauboer, Logica
-
P05 Sensor content for wellbeing - Dr. Mark Jäger, Philips Research
P06 Socially enriched acces to cultural media - Dr. Alan Hanjalic, Technical University Delft
P07 User centric reasoning for wellworking - Prof. dr. ir. Wessel Kraaij, TNO
-
P08 Sensof networks for public safety - Prof. dr. ing. Paul Havinga, University of Twente
-
P09 Extreme wireless distributed systems for wellbeing - Prof. dr. Maarten van Steen, Free University
-
P11 Composable embedded systems for healthcare - Prof.dr. Jozef Hooman, Embedded Systems Institute
-
P12 Dependable cooperative systems for public safety - Dr. Pierre America, ESI, Embedded Systems
Institute
-
P15 Trusted healthcare services - Dr. Milan Petkovic, Philips Research
-
P19 Spatiotemporal data wharehouses for travelers - Prof. dr. Martin Kersten, CWI
-
P20 e-Infrastructure virtualization for e-science applications - Prof. dr. ir. Henri Bal, Free University
-
P23 From data to semantics for scientific data publishers - Prof. dr. Frank van Harmelen, Free University
-
P24 e-Biobanking with imaging for care - Prof.dr. Joost Kok, Leids Universitair Medisch Centrum
-
P26 e-Foodlab - Prof. dr. Jan Top, Wageningen University
De COMMIT projectleiders
Tot de taken en bevoegdheden van de COMMIT projectleider behoren:
- het operationaliseren en uitwerken van het betreffende project;
- het tijdig signaleren van knelpunten en het doen van voorstellen aan de directie voor aanpassingen;
5
Concept 17-6-2011
- het dagelijkse wetenschappelijk en zakelijk management van het project;
- het onderhouden van de contacten met alle partners die in het project participeren;
- het voorzitten en initiëren van bijeenkomsten van de ‘Project Assembly’;
- het bewaken van de afspraken met betrekking tot het Intellectueel Eigendom;
- het verzorgen van periodieke rapportages conform de aanwijzingen van de directie.
Partners
Partners nemen deel aan de uitvoering van het onderzoeksprogramma COMMIT en kunnen in aanmerking komen
voor subsidie. In de startbegroting staan de subsidiebedragen vermeld die voor de verschillende partners zijn
gereserveerd.
De partners zijn ieder verantwoordelijk voor de uitvoering van het afgesproken onderdeel van het project en de
dekking van de kosten. Binnen een project werken partners samen. Een partner is een private onderneming, een notfor-profit organisatie of een onderzoeksinstelling, die wetenschappelijk onderzoek verricht ten behoeve van het
project. De partners hebben medio 2011 een samenwerkingsovereenkomst gesloten. De duur van deze
samenwerkingsovereenkomst is gelijk aan de looptijd van het COMMIT programma.
Alle organisaties die partner van COMMIT waren bij de start van het programma staan vermeld in de
samenwerkingsovereenkomst.
Administratieve punten binnen de projectorganisatie
Binnen het COMMIT programma is een aantal administratieve punten gedefinieerd.
De volgende hiërarchische niveau’s in relatie tot de administratieve punten kunnen worden onderscheiden.
- Partner
De administrateur van de partner voert een eigen administratie ten behoeve van het uitgevoerde wetenschappelijk
onderzoek. Zie hoofdstuk ‘administratieve verplichtingen partners’.
- COMMIT (projecten en programma)
De administratie van COMMIT verwerkt de administratieve gegevens van alle partners behorende tot hetzelfde
project tot een geconsolideerd projectniveau en verwerkt de administratieve gegevens van alle projecten tot een
geconsolideerd COMMIT programmaniveau.
Tevens verzorgt de administratie van COMMIT de kostenverantwoording bij Agentschap NL en de (financiële)
management informatie. Zie hoofdstuk ‘administratieve verplichtingen administratie COMMIT.
Voor de uitvoering van deze taken zijn afspraken gemaakt met een extern bureau: Capacc registeraccountants.
Bijeenkomsten administrateurs
Gedurende de projectduur zal gemiddeld 1 keer per jaar, of indien gewenst vaker, een bijeenkomst worden
georganiseerd waarbij alle administrateurs van de partners worden uitgenodigd. Tijdens dit overleg zal actuele
informatie worden uitgewisseld.
6
Concept 17-6-2011
3. Planning en begroting
De wetenschappelijke planning valt buiten de beschouwing van deze AO. Dit hoofdstuk beslaat alleen de financiële
planning en begrotingen.
Gedurende de looptijd van COMMIT (vooralsnog 5 jaar) wordt een aantal financiële begrotingen opgesteld.
Bij deze begrotingen zal een onderscheid worden gemaakt tussen de verschillende perioden binnen de looptijd van
het COMMIT programma en de hiërarchische niveau’s van de verschillende entiteiten binnen COMMIT.
Zo wordt onderscheid gemaakt in:
- Meerjarenbegrotingen
- Jaarlijkse begrotingen
en op niveau van:
- Partner
- Project
- Programma
De partners hoeven geen afzonderlijke begrotingen aan te leveren aan de directie, maar aan de betreffende
projectleider(s). Het is de taak van de projectleider om voor zijn project begrotingen op te stellen waarbij rekening
wordt gehouden met vermelding van de wijze waarop de kosten worden berekend bij de partners. De projectleider
overlegt hiervoor met de partners die tot het project behoren.
Startbegroting
Bij aanvang van COMMIT, begin 2011, is een startbegroting opgesteld voor de gehele periode, verdeeld over vijf
jaar. Deze startbegroting is enerzijds uitgesplitst naar partners en projecten en anderzijds naar kostensoort; een en
ander conform de eisen van Agentschap NL. De startbegroting is goedgekeurd door Agentschap NL; jaarlijks zal
worden gerapporteerd over de mate waarin de totaalbegroting gerealiseerd is en welke bijstellingen nodig danwel
gewenst zijn.
Jaarbegroting
Jaarlijks wordt door de projectleider vóór 15 oktober een gedetailleerde begroting van het betreffende project
opgesteld voor het komende projectjaar. Bij deze begroting worden de kosten verbijzonderd naar detailniveau. In
deze begroting wordt rekening gehouden met alle financiële stromen van de partners in het project. Het te hanteren
begrotingsformat wordt ter beschikking gesteld via Capacc registeraccountants en is digitaal terug te vinden in het
COMMIT Portal. Een voorbeeld van dit format is als bijlage toegevoegd.
De jaarbegroting van het project dient te worden vastgesteld door de COMMIT directie. Een projectjaar is gelijk aan
een kalenderjaar. De start van het COMMIT programma is vastgesteld op 1 januari 2011. De startdatum van de
verschillende projecten is met startbrieven aan de individuele projectleiders bekend gemaakt; de meeste projecten
zijn op 1 mei 2011 gestart. De duur van de projecten is in principe 4 jaar, maar omdat de totale projectduur van
COMMIT (minimaal) 5 jaar bedraagt zijn er mogelijkheden voor uitloop wanneer de subsidiegever en/of de directie
hiermee instemmen.
Opstellen begroting
De projectleider kan de begroting voor een projectjaar aanleveren via het standaardformat voor begroting en
verantwoording. Voor de wijze van verwerking van de in te vullen gegevens wordt verwezen naar het hoofdstuk
‘Financiële rapportages’. Het format voor de begroting is te vinden in het COMMIT Webportal waarin de gegevens
zijn te uploaden. Er mag niet worden afgeweken van dit format. Een begroting die niet op deze wijze wordt
aangeleverd kan niet worden geaccepteerd en zal niet in behandeling worden genomen.
De begrotingen worden door de directie COMMIT vastgesteld, na overleg met de projectleider. De goedgekeurde
begroting wordt geplaatst op het COMMIT Webportal en is verbijzonderd per project en werkpakket binnen het
betreffende project.
7
Concept 17-6-2011
De door de Raad van Toezicht en het bestuur respectievelijk goedgekeurde en vastgestelde en vastgestelde begroting
wordt ondertekend door:
Entiteit
Ondertekening door:
Medeondertekening door:
Project
Projectleider
Verantwoordelijke Directielid
COMMIT programma
Voorzitter Directie
Zakelijk Directeur
De bestanden van de begrotingen worden gebruikt door de administrateur van COMMIT om de jaar- en
meerjarenbegrotingen van de projecten en het COMMIT programma te kunnen consolideren. Het verwerken zal
gebeuren in vastgelegde formats en bestanden.
De projectleider informeert de partners als de begroting definitief is vastgesteld door de directie van COMMIT.
Deadlines
De deadlines voor het inleveren van de jaarbegrotingen en het bijstellen van de meerjarenbegroting zijn als volgt
(tussentijdse wijzigingen – indien mogelijk – zijn voorbehouden aan de COMMIT directie):
Project begrotingen:
15 oktober
COMMIT begroting:
1 november
Agentschap NL:
1 december
8
Concept 17-6-2011
4. Financiële verantwoording
Dit hoofdstuk bestaat uit:
 de wijze van kostenverantwoording
 tijdstip van kostenverantwoording
 verantwoordingsregels
 het verantwoordingsformulier
 omzetbelasting
 de accountantsverklaring over een projectjaar
In dit hoofdstuk wordt gesproken over het verantwoorden van (subsidiabele) kosten en niet over het declareren van
kosten. Bij het COMMIT programma is vooraf vastgesteld hoeveel financiële middelen beschikbaar kunnen worden
gesteld aan de afzonderlijke partners (zie programmaplan inclusief begroting) voor de totale projectduur.
Vanuit de door het COMMIT programmamanagement vastgestelde jaarbegrotingen van de projecten is af te leiden
hoeveel financiële middelen per projectjaar maximaal aan de afzonderlijk partners beschikbaar kunnen worden
gesteld.
De Stichting COMMIT ontvangt als penvoerder voorschotten van Agentschap NL tot maximaal 90% van de
toegezegde subsidie. Deze voorschotten zullen door de penvoerder in principe op dezelfde wijze worden
doorgeschoven en overgemaakt aan alle individuele partners op voorwaarde dat de individuele partner voldaan heeft
aan zijn verplichtingen met betrekking tot begroting en verantwoording, inclusief mogelijke goedkeurende
verklaringen van accountants.
Na overmaking van het eerste voorschot worden alle daaropvolgende voorschotten beschikbaar gesteld nadat
jaarlijks de onderstaande verantwoordingen zijn afgelegd en goedgekeurd:
 een inhoudelijke verantwoording via de projectleider aan de wetenschappelijke directie
 een financiële verantwoording inclusief een eventuele accountantsverklaring aan de zakelijk directeur,
De wetenschappelijke verantwoording valt buiten het bestek van deze AO.
De financiële verantwoording is het zichtbaar maken van de gemaakte kosten ten behoeve van het onderzoek binnen
het COMMIT programma. Deze financiële verantwoording moet voldoen aan de subsidieregelgeving zoals deze
verwoord is in de toekenningbrief van AgentschapNL, inclusief bijlagen, het kaderbesluit EZ subsidies, de
bijbehorende ministeriële richtlijn, en deze beschrijving van de AO.
Dit bovenstaande betekent dat:
 de feitelijke subsidie nimmer hoger zal zijn dan aan het binnen het COMMIT programma vooraf
afgesproken beschikbare gestelde subsidiebedrag. I.c. de uit de verantwoorde kosten te berekenen subsidie
is maximaal gelijk aan het afgesproken bedrag.
 de feitelijke subsidie gedurende de projectduur lager kan zijn dan aan het afgesproken beschikbaar gestelde
subsidiebedrag. I.c. de uit de verantwoorde kosten te berekenen subsidie lager is dan het afgesproken
bedrag.
Uitzonderingen hierop kunnen alleen gemaakt worden door de directie en dienen schriftelijk te zijn vastgelegd.
De wijze van kostenverantwoording
Binnen het COMMIT programma zijn voor de kostenverantwoording twee organisatorische niveau’s aanwezig,
namelijk:
 partners
 COMMIT totaal
Bij de opstelling van de kostenverantwoordingen leggen de partners direct administratieve verantwoording afleggen
aan de zakelijk directeur. De partners rapporteren per project.
Wanneer partners kosten maken voor het management van het COMMIT programma, zoals overeengekomen met de
COMMIT directie, dan worden deze kosten tevens verantwoord in de kostenverantwoordingen.
9
Concept 17-6-2011
Er wordt binnen het COMMIT programma financiële verantwoording afgelegd door middel van een web-portal, het
COMMIT Webportal. Een handleiding voor het invullen van deze webportal zal worden verstrekt door de
administrateur van Commit: Capacc. Daarnaast wordt een schriftelijk rapport uit het COMMIT Webportal
ondertekend door de partner en opgestuurd aan de zakelijk directeur van COMMIT.
Het schriftelijke verantwoordingsformulier wordt ondertekend conform het onderstaande overzicht:
Entiteit
Partner
COMMIT totaal
Ondertekening door:
Contactpersoon partner
Voorzitter Directie
Mede-ondertekening door:
Administrateur partner
Zakelijke Directeur
Het COMMIT Webportal is specifiek ontwikkeld voor het COMMIT programma op verzoek van de COMMIT
directie. Het bestaat uit een halfjaarverantwoordingen en een jaarverantwoording.
De halfjaarverantwoording dient ter informatie van de financiële voortgang van de partner en de jaarverantwoording
dient voor de definitieve jaarafrekening van de partner.
Met het COMMIT Webportal is het mogelijk om de kosten voor verschillende projecten te verantwoorden.
Het gebruik van het COMMIT Webportal wordt beschreven in een handleiding dat als bijlage is toegevoegd aan dit
handboek.
Tijdstip van kostenverantwoording
In lijn met – maar met een tussentijdse toets – het voorgeschreven verantwoordingschema van AgentschapNL,
worden binnen het COMMIT programma halfjaarlijks (per 30 juni en 31 december) alle gemaakte kosten
verantwoord. De deadlines voor het inleveren van de verantwoordingen zijn:
Entiteit
1e halfjaar
Totaal jaar
Partner
COMMIT totaal
31 juli
15 augustus
31 januari
28 februari
Aan het eind van ieder kalenderjaar wordt door de partner een definitieve jaarverantwoording opgesteld. Deze
jaarverantwoording moet gecontroleerd worden door een geregistreerde accountant (RA of AA), indien de partner in
totaal meer dan 125.000 euro subsidie ontvangt.
Als de partner minder dan 125.000 euro subsidie ontvangt volstaat een directieverklaring conform het template dat
als bijlage is toegevoegd
Een controleverklaring moet worden overlegd als in enig jaar de subsidie cumulatief de € 125.000 overschrijdt. Tot
dat moment volstaat de directieverklaring. De controleverklaring dient dan alle cumulatieve kosten te omvatten (en
niet alleen die van het laatste kalenderjaar).
Nadat een controleverklaring is overlegd vervallen eerder afgegeven directieverklaringen. Daarna kan weer gebruikt
gemaakt worden van directieverklaringen totdat opnieuw de grens van cumulatief € 125.000 subsidie is bereikt.
De deadline voor inleveren van de jaarverantwoording met de daarbij behorende controleverklaring is 31 maart. Dit
laat onverlet dat de verantwoording van de kosten (zonder controleverklaring) over het voorgaande jaar vóór 31
januari dient te zijn aangeleverd omdat de penvoerder vóór 28 februari verantwoording moet afleggen over de kosten
die door alle partners gezamenlijk zijn gemaakt.
Verantwoordingsregels
Het (kosten) verantwoordingsformulier is opgebouwd uit de volgende elementen (kostensoorten):
1. loonkosten
2. opslag algemene kosten (overhead)
3. Overige kosten:
 kosten voor gebruikte materialen (waaronder ook de reiskosten buitenland)
 kosten voor gebruik van apparatuur
 kosten voor inzet door derden ('subcontracting')
10
Concept 17-6-2011
In het hoofdstuk ‘Planning en begroting’ is een verwijzing gemaakt naar dit hoofdstuk “Financiële verantwoording”.
Reden hiervoor is dat de jaarbegroting en de kostenverantwoording wat inhoud betreft niet van elkaar verschillen.
Het onderstaande inzake verantwoordingsregels is dus ook van toepassing op de wijze van invulling van de diverse
begrotingen!
1) Loonkosten
Ter bepaling van de loonkosten kent de subsidieregeling drie varianten. De partner dient één van die varianten te
kiezen. Uit de toekenningbrief:
"De subsidie-ontvanger kiest voor de berekening van de subsidiabele kosten uit;
a- de integrale kostensystematiek, als opgenomen in artikel 12 van het Kaderbesluit
b- de loonkosten plus vaste opslag-systematiek, als opgenomen in artikel 13 van het Kaderbesluit
c- de vaste-uurtarief-systematiek, als opgenomen in artikel 14 van het Kaderbesluit
2. De artikelen 12, 13 en 14 zijn van overeenkomstige toepassing op deze subsidieverlening."
Ter verheldering zijn deze artikelen hieronder opgenomen:
Artikel 12
Indien de aanvrager kiest voor de integrale kostensystematiek, berekent de aanvrager de directe en indirecte kosten
per kostendrager in een tarief per eenheid van deze kostendrager.
2.De subsidiabele kosten worden berekend door het aantal eenheden van de kostendragers te vermenigvuldigen
met de ingevolge het eerste lid berekende tarief, vermeerderd met de aan derden betaalde kosten voor zover deze
geen deel uitmaken van het ingevolge het eerste lid vastgestelde tarief.
3.Bij een aanvraag om subsidie van € 125.000 of meer dient de subsidie-ontvanger uiterlijk bij de aanvraag om
subsidievaststelling een afschrift in van een rapport van feitelijke bevindingen over de uitkomst van het onderzoek
van een accountant betreffende de door de subsidie-ontvanger gehanteerde integrale kostensystematiek.
4.Bij ministeriële regeling worden voorschriften gegeven over het rapport, bedoeld in het derde lid en kunnen
andere rapporten worden aangewezen die in plaats van het rapport, bedoeld in het derde lid, worden ingediend.
Artikel 13
1.Indien de aanvrager kiest voor de loonkosten plus vaste-opslag-systematiek, worden de subsidiabele kosten
berekend door de directe loonkosten per uur te vermenigvuldigen met het aantal uren dat de direct bij de
subsidiabele activiteiten betrokken personen ten behoeve van deze activiteiten hebben gemaakt, vermeerderd met:
a. een vaste opslag voor indirecte kosten uitgedrukt als een percentage van de loonkosten, welk percentage bij
ministeriële regeling wordt vastgesteld;
b. de kosten van het gebruik van apparatuur en de kosten van verbruikte materialen indien deze in de
administratie te onderscheiden zijn;
c. de aan derden betaalde kosten.
2.Voor zover geen loonkosten worden gemaakt, maar niettemin arbeid wordt verricht, wordt voor de berekening
van de kosten van die arbeid inclusief de opslag voor indirecte kosten, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a,
uitgegaan van een bij ministeriële regeling vast te stellen vast uurtarief.
Artikel 14
Indien de aanvrager kiest voor de vaste-uurtarief-systematiek, worden de subsidiabele kosten berekend door het
aantal uren dat de direct bij de subsidiabele activiteiten betrokken personen ten behoeve van deze activiteiten
11
Concept 17-6-2011
hebben gemaakt te vermenigvuldigen met een bij ministeriële regeling vast te stellen vast uurtarief waarin zowel de
directe loonkosten als daaraan toegerekende indirecte kosten zijn begrepen, vermeerderd met:
a. de kosten van het gebruik van apparatuur en de kosten van verbruikte materialen indien deze in de
administratie te onderscheiden zijn;
b. de aan derden betaalde kosten.
Om in aanmerking te komen voor de integrale kostensystematiek dient de partner overeenstemming te hebben met
AgentschapNL. Dat valt buiten de scope van COMMIT.
In bovenstaande artikelen wordt niet nader gespecificeerd wat het vaste opslagpercentage voor indirecte kosten is en
wat het vaste uurtarief is. COMMIT gaat er vooralsnog vanuit dat dit om 50% resp. 60 euro gaat, maar zal dit
checken bij AgentschapNL.
Het verantwoordingsformulier
Op het verantwoordingsformulier worden de volgende posten opgenomen:
 naam onderzoeker
 functie (of kwalificatie arbeidsinzet)
 projectcode
 productieve uren
 tarief onderzoeker
 totaalbedrag (uren * tarief)
Het totaal van de loonkosten van de medewerkers in dienstverband is het totaalbedrag aan loonkosten van de
betreffende organisatie over een bepaalde verantwoordingsperiode.
Onderstaand volgt een nadere uitleg van de bovengenoemde begrippen welke op het verantwoordingsformulier
moeten worden opgenomen.
Naam onderzoeker:
De naam van de onderzoeker of zelfstandige is de naam zoals deze voorkomt in de loonadministratie van de
organisatie waar de dienstbetrekking vervuld wordt.
Functie:
Bij functie wordt verbijzonderd naar de onderstaande codering:
1 academisch medewerk(st)er op hoogleraarniveau
2 academisch medewerk(st)er op seniorniveau
3 academisch medewerk(st)er op juniorniveau
4 programmeurs, technici en laboranten
5 overige medewerkers
Code 5 overige medewerkers is van toepassing indien het voor de uitvoerende organisatie niet mogelijk is een
vergelijking te maken met de andere genoemde categorieën (bijv. bij zelfstandigen). De werkzaamheden ten behoeve
van het COMMIT programma moeten worden vermeld op een bijlage bij het verantwoordingsformulier.
Projectcode:
Kosten en tijd worden verantwoord onder een specifieke projectcode. Er wordt geen onderscheid gemaakt naar
eventuele onderliggende projecten dan wel workpackages. Deze projectcodering volgt het overzicht zoals
opgenomen in hoofdstuk 2.
Productieve uren:
Het aantal productieve uren wordt bepaald door de partner zelf en dient te kunnen worden onderbouwd. Het aantal
productieve uren dient op bedrijfseconomisch verantwoorde wijze berekend te worden en dient geldig te zijn als
gangbare norm voor de hele organisatie van de partner. Als een partner hier geen eigen gebruikelijke norm voor heeft
ontwikkeld, geldt een norm van 1650 uur. De meer-uren die gewerkt worden (op jaarbasis) kunnen niet worden
12
Concept 17-6-2011
verantwoord! Per halfjaar kunnen wel meer uren dan 1/2 van 1650 uur worden verantwoord, maar dan zal er
compensatie moeten plaatsvinden in het andere halfjaar in hetzelfde projectjaar. Compensatie van meer en minder
uren over (gedeelten van) meerdere projectjaren is niet mogelijk!
Bij medewerkers in parttime dienstverband wordt het maximaal aantal productieve uren naar rato berekend.
In dit veld wordt per medewerk(st)er en per projectcode (!) het aantal productieve uren vermeld. Om de aantallen
productieve uren te kunnen registreren, dient u te beschikken over een tijdregistratiesysteem. Het
tijdregistratiesysteem wordt behandeld in hoofdstuk ‘Administratieve verplichtingen partners’.
Berekening van het tarief:
Uurtarieven worden berekend volgens de methodiek zoals beschreven in de kaderregeling, met name de artikelen 12,
13 en 14 (zie boven).
De loonkostencomponent in het tarief kan niet hoger zijn dan 181.000 euro op jaarbasis, conform de bijlage bij de
toekenningsbrief van AgentschapNL ('Balkenende norm'). Wat dat betekent voor het uurtarief is afhankelijk van de
wijze waarop per partner de loonkosten worden berekend (zie boven).
Totaalbedrag:
In dit veld wordt het aantal productieve uren per projectcode berekend, vermenigvuldigd met het tarief.
Het kan voorkomen dat medewerkers van een partner extern werk verrichten bij een andere partner. Deze
medewerkers kunnen niet bij de inhurende partner verantwoord worden met het € 60,-- tarief. In de Algemene Wet
Bestuursrecht staat in artikel 4:46 dat er geen onredelijke kosten opgevoerd mogen worden. Het tarief van de
betreffende medewerker dat maximaal verantwoord mag worden is het loontarief van de medewerker waar deze
medewerker op de payroll staat. Hiervoor dient de verhurende partner de loonkosten schriftelijk te verklaren aan de
inhurende partner (controle accountant).
De medewerker wordt bij de inhurende partner verantwoord onder interne loonkosten en bij het invoeren van de
naam in de kostenverantwoording wordt vermeld naam + “afkomstig van (naam organisatie)”.
Opslag voor algemene kosten (overhead)
Partners die gebruik maken van integrale kosten of loonkosten+overhead, kunnen een bedrag opvoeren per uur voor
indirecte kosten. Partners die gebruik maken van de vaste uurtarief systematiek kunnen geen indirecte kosten
opvoeren op de kostenverantwoording.
Partners met integrale kostensystematiek
Deze partners hebben een berekening van hun integrale kosten overlegd aan AgentschapNL. Op basis van deze
berekening kan het bedrag (of percentage) voor indirecte kosten worden opgevoerd op de kostenverantwoording.
Partners met loonkosten+opslag systematiek
Deze partners kunnen een standaard percentage opvoeren op de loonkosten van 50%. Dit percentage hoeft niet
verder verantwoord te worden
Overige kosten
Deze kosten bestaan uit:
 kosten voor gebruikte materialen
 kosten voor gebruik van apparatuur
 kosten voor inzet door derden ('subcontracting')
Reiskosten zijn alleen subsidiabel als het buitenlandse reizen betreft en dienen te worden verantwoord onder 'kosten
voor gebruikte materialen'. Reiskosten binnenland vallen onder de integrale kostensystematiek, c.q. loonkosten +
opslag systematiek.
Voor al deze overige kosten geldt dat voor de berekening ervan normale bedrijfseconomische principes gelden en er
dient altijd een controleerbare onderbouwing voorhanden te zijn. Winstopslagen zijn uiteraard nooit toegestaan!
Omzetbelasting
De stichting COMMIT fungeert als penvoerder van het COMMIT consortium en als geldverdelend orgaan van de
ontvangen subsidie. De subsidie zal BTW-vrij beschikbaar worden gesteld aan de partners op basis van de vooraf
13
Concept 17-6-2011
aan het COMMIT programma maximaal vastgestelde beschikbaar gestelde bedragen en op basis van de
kostenverantwoordingen. De partners zijn verantwoordelijk voor het eigen onderzoek en leveren in het kader van dit
onderzoek geen prestaties aan de Stichting COMMIT.
Indien een partner de aan derden betaalde omzetbelasting niet kan verrekenen met de Belastingdienst, dan worden
diens kosten inclusief omzetbelasting in aanmerking genomen. In het andere geval moeten alle kosten exclusief
omzetbelasting worden meegenomen. Voor aanvang van het COMMIT programma zal iedere partner moeten
aangeven of de te verantwoorden kosten inclusief dan wel exclusief BTW worden verantwoord.
14
Concept 17-6-2011
5. Financiële stromen en betalingen
<<CHECK CAPACC>>
COMMIT betaalt 2 keer per jaar een voorschotbetaling aan de partners, gebaseerd op de omvang van de partner in de
begroting van het programma. De betalingen worden gedaan na ontvangst van de kostenverantwoordingen (zie
hoofdstuk 4). Na de jaarlijkse kostenverantwoording van 31 december wordt een eventueel niet gebruikt voorschot
over het afgelopen jaar verrekend met het nieuwe voorschot.
Over 2011 wordt alleen het 2e halfjaar als voorschot uitgekeerd. Dit bedrag wordt betaald op 15 oktober 2011.
Alle genoemde data en bedragen zijn onder voorbehoud van de betaaldata van de subsidiegever Agentschap NL. Als
de voorschotten van Agenstschap NL niet op tijd of in lagere bedragen dan verwacht door COMMIT zijn ontvangen
wordt de bevoorschotting uitgesteld tot na ontvangst van het (juiste) voorschot van Agenstschap NL.
Niet meer dan 90% van de totale subsidie wordt als voorschot uitgekeerd. Het laatste deel van de subsidie wordt
uitgekeerd na vaststelling van de subsidie door Agentschap NL, na afloop van het project. Dit houdt in dat ook de
partners van COMMIT tot maximaal 90% van de toegezegde subsidie aan voorschot kunnen ontvangen.
Een rekenvoorbeeld:
Partner A, totale kosten in COMMIT volgens begroting: 2 Mln euro, te ontvangen subsidie: 900.000 euro. Aan
voorschotten wordt maximaal 90% uitbetaald, dus 810 euro.
Per halfjaar is dit (afgerond) 90.000 euro (uitgaande van 4 projectjaren).
Partner A ontvangt over 2011 90.000 euro (op 1 oktober 2011).
Partner A verantwoordt op 31 december 2011 70.000 euro aan kosten (dus 20.000 minder dan waarvoor voorschot
ontvangen is).
Partner A ontvangt na ontvangst en goedkeuring van de kostenverantwoording 70.000 euro voorschot voor het eerste
halfjaar 2012 (90.000 regulier minus 20.000 minder besteding half jaar ervoor) en 90.000 euro na ontvangst van de
kostenverantwoording in juli 2012 voor het 2 e halfjaar 2012.
15
Concept 17-6-2011
6. Administratieve verplichtingen partners
De partners zijn verplicht zich te houden aan de hieronder vermelde administratieve verplichtingen in relatie tot het
COMMIT programma.
Door de implementatie van de administratieve verplichtingen van het COMMIT programma in de administratieve
organisatie van de partners ontstaat een adequate afstemming tussen de beide organisaties op het gebied van de
administratieve organisatie. De betreffende contactpersoon van de partner is hiervoor verantwoordelijk.
De volgende administratieve verplichtingen worden in dit hoofdstuk uitgewerkt:
 gegevens van de organisatie en de administratie
 tekenbevoegdheden
 administratie
 tijdregistratiesysteem
 financiële verantwoording
 controleverklaring
Gegevens van de organisatie en de administratie
Ter bevordering van de onderlinge communicatie en herkenning is het noodzakelijk dat voorafgaande aan de start
van het COMMIT programma aan de stichting COMMIT de volgende zaken per partner kenbaar worden gemaakt:
 naam partner
 postadres
 bezoekadres
 naam financieel contactpersoon (vertegenwoordiger van de organisatie)
 telefoonnummer financieel contactpersoon
 e-mailadres financieel contactpersoon
 handtekening en paraaf financieel contactpersoon
 naam administratief contactpersoon
 telefoonnummer administratief contactpersoon
 e-mailadres administratief contactpersoon
 handtekening en paraaf administratief contactpersoon
 bankrekeningnummer partner (organisatie)
 naam accountant
 adres accountant
 telefoonnummer accountant
 e-mailadres accountant
Het COMMIT Webportalbevat een stamformulier dat zo snel als mogelijk online moet worden ingevuld. Het
betreffende formulier is ter illustratie opgenomen in de bijlagen. Dit stamformulier moet door de partner worden
ingevuld nadat de werkzaamheden voor het COMMIT programma zijn begonnen. Na invulling worden de gegevens
bevroren, aanpassing is daarna alleen mogelijk door een partnermutatieformulier in te vullen. Ook dit formulier is
online beschikbaar. Capacc zal de gevraagde mutatie beoordelen en, na eventuele ruggespraak met de zakelijk
directeur van COMMIT, de gevraagde mutaties aanbrengen in het COMMIT Portal.
Tekenbevoegdheden
De financieel contactpersoon van de partner (de vertegenwoordiger van de organisatie) dient bevoegd te zijn om de
financiële verantwoording te ondertekenen.
Administratie
De administratie van de partner heeft een centrale functie voor de financiële verwerking van de geleverde producten
en diensten aan het COMMIT programma. De administratie heeft als taken het verzamelen, registreren en vastleggen
van alle door de partner gemaakte kosten ten behoeve van het COMMIT programma. De administratie dient te
worden gevoerd in euro’s.
16
Concept 17-6-2011
Na afloop van elk halfjaar worden de gerealiseerde kosten bij de COMMIT directie verantwoord met behulp van het
daarvoor bestemde formulier in het COMMIT Portal. In de handleiding (zie de bijlage) is uitgelegd hoe de kosten
moeten worden ingevoerd. Na invoering van kosten heeft de partner nog een dag de tijd om eventuele correcties aan
te brengen. Daarna worden de cijfers bevroren en kunnen deze niet meer worden aangepast. Zoals blijkt uit de
handleiding zorgt Capacc ervoor dat de juiste boekingsperiode voor de partners is geopend voor het invoeren van
kosten.
De te verantwoorden kosten moeten bij de partner centraal en eenduidig worden geadministreerd. De administratie
wordt gevoerd op een vaste en bekende plaats (zie “plaats van de organisatie en de administratie”). Voor het voeren
van de administratie mag gebruik worden gemaakt van de bij de partner aanwezige financiële/administratieve
software.
Het is de verantwoordelijkheid van het management van de partner en haar administratie om ervoor te zorgen dat de
te verantwoorden kosten binnen de gestelde termijnen worden opgesteld met behulp van het
verantwoordingsformulier.
Het is mogelijk dat voor de partners andere bedrijven of private personen werkzaamheden verrichten ten behoeve
van het COMMIT programma in de vorm van uitbesteed werk. Aan de financiële verantwoording liggen altijd
facturen, werkbriefjes (tijdregistratie) of andere schriftelijke stukken (declaraties, contracten etc.) ten grondslag.
De door derden in rekening gebrachte kosten worden betaald door de partner. De betalingstermijn waarbinnen deze
in rekening gebrachte kosten betaald moeten zijn, is dezelfde als die gewoonlijk bij de partner geldt. Met dien
verstande dat deze betalingstermijn redelijk is en geenszins de goede naam van het COMMIT programma dan wel
stichting COMMIT mag schaden. De Stichting COMMIT zal nimmer kosten vergoeden aan een onderliggende derde
organisatie die door een partner is ingehuurd.
Alle relevante schriftelijke (financiële) stukken worden bij de administratie van de partner op een centrale plaats
gearchiveerd. De archiveringstermijn is de wettelijke (momenteel 7 jaar) of langer wanneer het COMMIT
programma binnen deze periode niet zou zijn afgerond. De wijze van archivering moet dusdanig zijn dat bij
eventuele controles (Rekenkamer, Belastingdienst, accountant van COMMIT, AgentschapNL e.d.) alle stukken
binnen redelijke termijn overdraagbaar zijn aan de controlerende instelling.
Tijdregistratiesysteem
Aan de door de partners te verantwoorden loonkosten ligt een administratie ten grondslag. Alle partners dienen over
een sluitend tijdregistratiesysteem te beschikken. De partners die al een tijdregistratiesysteem hanteren kunnen van
het bestaande systeem gebruik maken. Voorwaarde is wel dat minimaal een sluitende tijdregistratie wordt
gehanteerd.
Een sluitende tijdregistratie is een registratie van de volledige arbeidstijden van personen die (volledig of
gedeeltelijk) werkzaamheden uitvoeren aan het COMMIT programma per werkdag, waarbij de tijdsbesteding voor
het COMMIT programma verbijzonderd wordt en de overige tijdsbesteding niet.
Heeft de partner al de beschikking over een tijdregistratiesysteem maar is deze niet sluitend, dan dienen de
resterende arbeidsuren, welke niet ten behoeve van het COMMIT programma zijn aangewend, wel geregistreerd te
worden. Deze resterende arbeidsuren hoeven niet gespecificeerd te worden. Heeft de partner de beschikking over een
integraal tijdregistratiesysteem dan kan deze zonder meer gebruikt worden ten behoeve van de tijdregistratie van het
COMMIT programma.
Partners die niet de beschikking hebben over een tijdregistratiesysteem, zoals hierboven beschreven, moeten gebruik
maken van het standaard COMMIT werkbriefje, zie bijlagen. Deze partners moeten wel zorgdragen dat de
verantwoorde tijd sluitend is. De kleinste tijdeenheid is 0,25 uur (een kwartier).
Het is alleen toegestaan uren te verantwoorden voor 2 programma’s (dus voor nog een ander onderzoeksprogramma
dan COMMIT) wanneer dit geschiedt conform de regels van Agentschap NL. Wanneer een partner cumulatie van
subsidies nastreeft dan dient deze dit uitdrukkelijk te vermelden in de kostenverantwoording en moet de directie van
17
Concept 17-6-2011
COMMIT toestemming verlenen (zoals hoogstwaarschijnlijk ook toestemming van het andere
onderzoeksprogramma vereist zal zijn).
De tijdregistratie wordt gedaan op de projectcodering zoals deze is vermeld in hoofdstuk 2. Als de binnen het
COMMIT programma gehanteerde projectcodes niet passen binnen de bij de partner gehanteerde projectcodering
(tijdregistratiesysteem), dan mag gebruik gemaakt worden van andere projectnummers.
Voorwaarden hierbij zijn:
1. de bij de partner gehanteerde projectnummers verhouden zich één op één met de in het COMMIT
programma gehanteerde projectcodes;
2. de partner houdt een lijst bij van gebruikte interne projectnummers die corresponderen met de COMMIT
projectcodes, dit overzicht dient als brugstaat voor de controlerend accountant;
3. de partner vult op het kostenverantwoordingsformulier de COMMIT projectcodes in.
De werkbriefjes (of andere vormen van tijdregistratie zoals reeds door de partner gevoerd) worden ondertekend door
de tijdschrijver en geautoriseerd door zijn/haar leidinggevende of projectleider. De werkbriefjes van een medewerker
van een partner die managementtaken uitvoert ten behoeve van het COMMIT programma dienen eveneens te worden
ondertekend door zijn/haar leidinggevende (directie of decaan van de partner).
De administratie van de partner verwerkt de uren tot een totaaloverzicht per tijdschrijver per halfjaar op het
verantwoordingsformulier. De originele of kopie werkbriefjes hoeven niet aan dit kostenverantwoordingsformulier te
worden toegevoegd. De originele werkbriefjes worden gearchiveerd bij de administratie van de partner. De
bewaartermijn is de wettelijke (momenteel 7 jaar of langer als het project COMMIT nog niet is afgerond).
De regels van het hierboven vermelde tijdregistratiesysteem zijn ook van toepassing op derde organisaties die
loonkosten genereren.
Financiële verantwoording
De partner heeft de plicht gedurende de looptijd van het COMMIT programma de gemaakte kosten te verantwoorden
bij de zakelijk directeur van het COMMIT programma. Hiervoor gebruikt de partner het COMMIT Portal.
De belangrijkste punten worden hieronder vermeld:
 de financiële verantwoording beslaat een halfjaar;
 de inleverdatum voor de halfjaarverantwoording is 31 juli;
 de financiële jaarverantwoording heeft betrekking op een kalenderjaar en beslaat derhalve het reeds
verantwoorde eerste alsmede het tweede halfjaar;
 de inleverdatum voor de financiële jaarverantwoording is 31 januari; de financiële jaarverantwoording
inclusief controleverklaring of directieverklaring dient voor 31 maart te worden aangeleverd;
 in het COMMIT Webportalstaat een verantwoordingsformulier klaar met daarin de opgetelde kosten
van de twee afgelopen halve jaren. Deze kosten zijn eerder per half jaar opgegeven door de betreffende
partner. Het is de bedoeling om dit formulier te printen en te gebruiken als schriftelijke
kostenverantwoording;
 de schriftelijke kostenverantwoording moet voor akkoord worden ondertekend door de contactpersoon
en de administratief contactpersoon van de partner en worden ingeleverd bij de zakelijk directeur van
de stichting COMMIT;
 de zakelijk directeur beoordeelt de ingevulde stukken en stelt vast of aan de gestelde voorwaarden is
voldaan. Dit is van belang om na te gaan of volgende subsidievoorschotten betaalbaar gesteld kunnen
worden;
 na deze beoordeling gaan de documenten naar Capacc die vervolgens zorgt voor verdere
administratieve verwerking.
Controleverklaringen
De partners zijn verplicht om jaarlijks de administratie van het onderzoek in het kader van het COMMIT programma
te laten controleren door een geregistreerde accountant (RA of AA). De jaarverantwoordingen vormen het
controleobject voor de accountant.
18
Concept 17-6-2011
Partners die minder dan € 125.000 subsidie ontvangen hoeven geen controleverklaring af te geven; een verklaring
van de directie voldoet in dit geval. Een template voor deze verklaring is als format opgenomen in het COMMIT
Portal.
Partijen die meer dan € 125.000 subsidie ontvangen volgens de originele 4-jaarsbegroting, dienen jaarlijks een
controleverklaring af te geven, startend op het moment dat de cumulatieve kosten waarover subsidie verstrekt wordt
(€ 125.000 subsidie = 45% van de subsidiabele kosten) overschrijden; dus wanneer de subsidiabele kosten hoger zijn
dan € 278.000.
Om problemen en verschillen van inzicht inzake de wijze van kostenverantwoording tussen de partner en de
accountant aan het eind van een projectjaar te voorkomen, worden alle partners verzocht om vooraf goede afspraken
te maken met de accountant.
Jaarlijks dienen de betreffende partners (zie de alinea hiervoor over de grens van € 125.000 subsidie) vóór 31 maart
de directie van COMMIT een goedkeurende controleverklaring conform voorschrift van AgenstschapNL toe te
sturen; zie de bijlage voor het format en het model zoals opgenomen in het COMMIT Portal . Deze
controleverklaring dient te zijn voorzien van een handtekening en een stempel van de accountant. Aan de
controleverklaring worden de voor identificatiedoeleinden (eveneens door een stempel van de accountant voorzien)
cumulatieve verantwoordingsoverzichten toegevoegd. Tevens zal in de controleverklaring de status van de partner
inzake de omzetbelasting worden bevestigd.
Deze controleverklaring dient te worden gericht aan de Stichting COMMIT. Aan het einde van het project zal de
directie een eindverantwoording aan Agentschap NL toesturen. De controleverklaringen maken hiervan deel uit.
De accountantscontrole van de stichting COMMIT en de accountantscontrole van de kostenverantwoording van
COMMIT aan het AgentschapNL worden uitgevoerd door PricewaterhouseCoopers (PwC). Bij aanvang van de
participatie in het COMMIT programma zal iedere partner opgave moeten doen van de naam en adresgegevens van
de accountant (zie stamformulier).
19
Concept 17-6-2011
7. Administratieve verplichtingen administratie COMMIT
In dit hoofdstuk worden de verplichtingen beschreven die plaatsvinden op het niveau van projecten en COMMIT
totaal projectniveau. Met name zullen de processen worden uitgelicht tussen het projectmanagement COMMIT en de
administratie van COMMIT. Ook zal aandacht worden gegeven aan registers, beheer van financiële middelen en de
informatievoorziening.
De volgende punten worden in dit hoofdstuk beschreven:
1. plaats van de administratie
2. de administratie
3. betalingsproces
4. beheer financiële middelen
5. handtekeningen en parafenregister
6. management informatie systeem
7. notulen
Plaats van de administratie
Met de uitvoering van de administratie van het COMMIT programma is de stichting COMMIT belast. De
administratie van de stichting COMMIT wordt uitgevoerd door Capacc. Het adres van Capacc luidt:
Capacc
Lange Voort 68
2341 KD OEGSTGEEST
Contactpersoon is de heer M. (Marco) Pijnnaken AA
Telefoon: 071-5154014
E-mailadres: [email protected]
Marco Pijnnaken functioneert als de administrateur van Stichting COMMIT. Hij wordt hierbij ondersteund door:
Mevrouw S. (Sandra) Pot
Telefoon: 071-5154014
E-mailadres: [email protected]
De administratie
De administratie van de stichting COMMIT verzamelt, registreert en maakt vastleggingen van alle financiële
handelingen voortkomende uit de financiële processen van het COMMIT programma.
De administratie van het COMMIT programma heeft o.m. de volgende taken:
 het bouwen en onderhouden van het COMMIT Webportal voor verantwoording van kosten door de
partners,
 het fungeren als helpdesk bij problemen of vragen over het COMMIT Portal, door de partners,
 adequate administratieve verwerking van financiële stukken zoals bankafschriften, facturen,
kostenverantwoordingen van de partners etc.
 opstellen van periodieke management informatie, zoals de jaarlijks begroting, kwartaaloverzichten voor de
afzonderlijk projecten, het COMMIT programma totaal, jaarrekening, financiële verantwoording richting
Agenstschap NL.
 het onderhouden van contacten met de bank
 het onderhouden van contacten met de administraties van de partners
 het onderhouden van het handtekening- en parafenregister (stamformulieren)
 het gevraagd of ongevraagd verstrekken van adviezen op administratief en/of bedrijfseconomisch gebied
aan de COMMIT directie
 onderhouden en hosten van het COMMIT Webportal en van de financiële administratie van Stichting
COMMIT. De administratie wordt gevoerd met een webbased toepassing van Accountantview en is alleen
benaderbaar door de mensen van Capacc en de relevante vertegenwoordigers van Stichting COMMIT. De
20
Concept 17-6-2011

vertegenwoordigers van COMMIT zijn alleen bevoegd tot het raadplegen van Accountantview. Het muteren
is nadrukkelijk voorbehouden aan de betrokken medewerkers van Capacc registeraccountants.
archiveren van de administratieve bescheiden (zie hieronder)
Alle relevante schriftelijke (financiële) stukken van het COMMIT programma worden bij de administratie, op een
centrale plaats, gearchiveerd. De archiveringstermijn is de wettelijke (momenteel 7 jaar of langer als het project
COMMIT nog niet is afgerond). De archivering zal dusdanig zijn dat bij eventuele controles (Rekenkamer,
Belastingdienst, Agentschap NL, accountant COMMIT e.d.) alle stukken binnen redelijke termijn overdraagbaar zijn
aan de controlerende instelling.
Betalingsproces
Alle betalingen ten behoeve van het COMMIT programma worden geëffectueerd met de bankrekening van de
stichting COMMIT. Zogenaamde kashandelingen zijn niet mogelijk.
Tekenbevoegdheid hebben:
 de zakelijk directeur en wetenschappelijk directeur van het COMMIT programma (gelimiteerde volmacht)
 de statutaire directie van COMMIT (gezamenlijke ongelimiteerde volmacht)
De administratie van de stichting COMMIT prepareert de betalingen. Alleen door de COMMIT directie
geaccordeerde verantwoordingen in samenhang met de vooraf vastgestelde beschikbare financiële middelen, facturen
e.d., komen voor betaling in aanmerking. Behoudens uitzonderingssituaties is alleen de zakelijk directeur belast met
het ondertekenen van betalingsopdrachten.
De procedure rond het betalen van subsidies en overige crediteuren van Stichting COMMIT is verder als volgt:

De stichting COMMIT kent twee type financiële verplichtingen, het (door)betalen van subsidies aan de
deelnemers en de exploitatiekosten van de stichting. Het (door)betalen van subsidie aan de partners is
afhankelijk van de naleving van eerder beschreven administratieve verplichtingen. In verband hiermee stelt
Capacc een bevoorschottingsschema op. Dit schema dient eerst te worden goedgekeurd door de zakelijk
directeur van Stichting COMMIT. Na deze goedkeuring is het schema definitief tot het moment dat (te) grote
afwijkingen tussen begroting en realisatie ontstaan. Capacc zorgt verder voor het vastleggen van de te betalen
subsidievoorschotten (inclusief de bijbehorende betaaldata) in de crediteurenadministratie van Stichting
COMMIT.

Facturen en declaraties die betrekking hebben op de exploitatie van Stichting COMMIT zelf dienen eerst te
worden geautoriseerd door de zakelijk directeur van Stichting COMMIT. Vervolgens zorgt Capacc voor
administratieve verwerking ervan in de financiële- en crediteurenadministratie van Stichting COMMIT.

Maandelijks stelt Capacc, op basis van de vastgelegde betaaldata in de crediteurenadministratie, een betaallijst
samen en legt deze ter goedkeuring voor aan de zakelijk directeur. De goedgekeurde en eventueel aangepaste
betaallijst wordt doorgeboekt naar het betaalprogramma van de bank, betaling vindt plaats door het ingeven van
een autorisatiecode door de zakelijk directeur. Capacc beschikt niet over de autorisatiecodes en zal nimmer
concrete betaalhandelingen verrichten.

Het toevoegen en/of wijzigen van stamgegevens, NAW gegevens, bankrekeningnummers wordt verzorgd door
de medewerkster van Capacc en gecontroleerd door de administrateur.
Beheer financiële middelen
Het beheer van de financiële middelen wordt gevoerd door de administratie van COMMIT. Het is de taak van de
administratie zorg te dragen voor de volgende punten:
 voldoende middelen voor het verrichten van betalingen (e.e.a. afhankelijk van de bevoorschotting door
Agenstschap NL);
21
Concept 17-6-2011



het verdelen van de COMMIT subsidie a.d.h.v. van de geaccordeerde verantwoordingen in samenhang met
de vooraf vastgestelde beschikbare financiële middelen, de voorschotregelingen en
subsidievaststellingsbrieven;
onderhouden van contacten met de bank;
adequaat reageren op afwijkingen in het betalingsverkeer.
Capacc zorgt verder voor het Beheer van financiële middelen door het opstellen van liquiditeitsoverzichten. Basis
voor het invullen hiervan is onder andere de betaaldata uit de crediteurenadministratie. Capacc doet nadere
voorstellen aan de zakelijk directeur over het “beleggen” van eventuele tijdelijke overtollige financiële middelen.
Beleggen kan overigens alleen plaatsvinden op spaar- of depositorekeningen bij gerenomeerde (systeem)banken in
Nederland, zoals de ABN Amro, de ING , de Rabobank de Nederlandse Waterschapsbank of de Bank Nederlandse
Gemeenten. Beleggen in effecten, opties, overige waardepapieren of in overige activa van waarde is niet toegestaan,
de Stichting COMMIT voert hierin een absoluut risicomijdend beleid.
Handtekeningen en parafenregister
De administratie van COMMIT is belast met het onderhoud van dit register. Alle in aanmerking komende
functionarissen binnen het COMMIT programma dienen het in de bijlagen opgenomen formulier (stamformulier) ten
behoeve van het paraaf- en handtekeningenregister in te vullen.
Dit register dient voor controle- en herkenningsdoeleinden. Het register is alleen toegankelijk voor de leden van de
COMMIT directie en de administratie. Uitzondering hierop zijn de medewerk(st)ers van het externe
accountantskantoor en van andere officiële controlelichamen zoals Belastingdienst, Rekenkamer e.d.
Management informatie systeem
Het management informatie systeem zal bestaan uit informatie op project en COMMIT programma totaalniveau en
de hierop gebaseerde analyses. Het betreft o.m. de volgende informatie:
 jaar- en meerjarenbegrotingen
 halfjaaroverzichten van gecumuleerde project verantwoordingen
 financiële verantwoordingen aan Agentschap NL
 Jaarrekening stichting COMMIT
 overige informatie
Het management informatiesysteem kent verder de volgende informatiebronnen:


Het COMMIT Webportal van de stichting, hierin worden door de partners periodiek de bestede kosten
en voortgang van de projecten vastgelegd.
Het boekhoudpakket (Accountview) wordt periodiek aangevuld met de financiële informatie uit het
COMMIT Webportal. Administratieve vastlegging in Accountview gebeurt door middel van automatisch
inlezen van journaalposten.
De relevante general computer controls rond het COMMIT Webportal zoals toegangsbeveiliging, competenties,
voorgeprogrammeerde controles etc. worden nader beschreven in de bijgevoegde bijlage.
Jaar- en meerjarenbegrotingen
Het eerste begrotingsjaar 2011 is in mei van dat jaar gestart. Capacc zal de begrotingscijfers 2011 vastleggen in het
COMMIT Portal en het restant budget naar rato verdelen over de resterende halfjaarperioden. Vóór 15 oktober 2011
levert de projectleider een nieuwe gedetailleerde begroting betreffende het project aan voor 2012. Ook nu zal Capacc
de begrotingscijfers 2012 vastleggen in het COMMIT Portal en het restant budget naar rato verdelen over de
resterende halfjaarperioden. Exact een jaar later herhaalt de cyclus zich.
De projectleider kan een moverende reden hebben om tussentijds te verzoeken om een begrotingswijziging. In dat
geval dient een schriftelijk verzoek te worden voorgelegd aan de zakelijk directeur. Na akkoordbevinding zal Capacc
de tussentijdse aanpassing doorvoeren.
Halfjaaroverzichten
22
Concept 17-6-2011
De frequentie van rapportages bedraagt 2x per jaar met als peildata 30 juni en 31 december. De partners dienen hun
kosten via het COMMIT Webportal te hebben verantwoord uiterlijk op 31 juli respectievelijk op 31 januari.
COMMIT en de administrateur hebben uiterlijk tot 15 augustus en 28 februari de tijd om de managementinformatie
op te stellen volgens vastgesteld rapportagemodel.
In de tweede en derde week van juli en januari zal de administrateur contact opnemen met de contactpersonen van de
partners die nog geen kostenrapportage via het COMMIT Webportal hebben ingediend. In de vierde week van
genoemde maanden zal de administrateur rapporteren aan de zakelijk directeur over resterende achterstanden.
Financiële verantwoording aan Agentschap-NL
Na afloop van het totale project stelt Capacc registeraccountants de eindafrekening op ten behoeve van het afleggen
van finale financiële verantwoording aan het Agentschap NL. De controlerende accountant van de stichting
controleert de eindafrekening en geeft een controleverklaring af ten behoeve van het Agentschap. De accountant
neemt hierbij de subsidievoorwaarden en het geldende controleprotocol in acht en hanteert het model van de
controleverklaring zoals voorgeschreven door het Agentschap. De geldende indieningsdeadlines worden strikt in acht
genomen.
Tijdens de controle zijn de betrokken medewerkers van Capacc beschikbaar voor het beantwoorden van vragen.
Jaarrekening Stichting COMMIT
Na afloop van het boekjaar stelt Capacc de jaarrekening op van de stichting. Vanzelfsprekend zal hierbij qua
planning rekening worden gehouden met geldende deadlines c.q. vergaderingen waarin deze jaarrekening wordt
behandeld. Het model van de jaarrekening sluit aan op de Richtlijn voor de jaarverslaggeving 640 (voor
“Organisaties zonder winststreven”). Naast het samenstellen hiervan maakt Capacc een samensteldossier waarin alle
documenten zijn opgenomen die de basis vormen voor de posten in de jaarrekening. Hierbij moet worden gedacht
aan een proefsaldibalans, de aansluiting daarvan op de jaarrekening, nadere specificaties van posten in de balans en
in de Staat van baten en lasten, zichtbaar uitgevoerde afloopcontroles op openstaande vorderingen en schulden,
aansluiting van subadministraties (zoals debiteuren en crediteuren) op de jaarrekening, aansluiting van genoemde
projectbaten- en lasten op de totalen in het COMMIT Portal en een gedegen analyse van verschillen tussen begroteen werkelijke baten en lasten.
De concept jaarrekening zal worden gecontroleerd door de accountant van Stichting COMMIT. Ook in dit geval is
Capacc beschikbaar voor het beantwoorden van vragen.
Notulen
De notulen voortkomende uit COMMIT directie vergaderingen en overige belangrijke besprekingen zullen bij de
administratie COMMIT worden gearchiveerd.
23
Concept 17-6-2011
8. Varia
In dit hoofdstuk worden de volgende onderwerpen behandeld:
 cumulatie van subsidies
 directe en indirecte uren
 matching
De reden dat deze onderwerpen niet behandeld worden in de voorliggende hoofdstukken is het feit dat deze
onderwerpen niet voor alle partners van het COMMIT programma relevant zijn.
Cumulatie van subsidies
De eigen bijdrage van de partner mag tot een maximum van 35% bestaan uit subsidies van een bestuursorgaan,
NWO en/of de Europese Commissie. Wat NWO betreft gaat dit alleen om subsidies waarvan NWO niet expliciet
heeft aangegeven dat het basissubsidie betreft. Basissubsidie wordt beschouwd als een bijdrage van de partner zelf.
Subsidies die wel ingezet kunnen worden als eigen bijdrage van de partner zijn:
 basissubsidies;
 subsidies van NWO, wanneer NWO heeft aangegeven dat deze als eigen bijdrage voor COMMIT ingezet
mogen worden;
 subsidies en bijdragen van private organisaties en bedrijven.
Nadere beschrijving en voorwaarden van de eigen bijdrage (ofwel matching) wordt beschreven in de kaderregeling.
De uren die ingezet worden in COMMIT en worden gesubsidieerd door genoemde subsidiegevers dienen te worden
geregistreerd op die subsidieprojecten en bij controle kan dan door de accountant worden nagegaan hoeveel subsidie
gemoeid is met deze uren. De projectleider is verantwoordelijk voor goedkeuring van de inbreng van deze uren in het
project; het moet uiteraard wel een bijdrage leveren aan de deliverables van het project.
Waardering databestanden e.d.
Waardering van de inbreng van databestanden, software en overige zaken die van belang zijn voor de uitvoering van
onderzoek in de projecten moet per geval bekeken en onderbouwd worden. Uitgangspunt is dat aan deze waardering
een zakelijke kostenberekening op basis van kostprijs ten grondslag ligt; een marktprijs is niet acceptabel als basis
voor deze waardering. Voordat de directie deze waardering kan accepteren zal instemming gevraagd worden van
Agentschap NL.
24
Concept 17-6-2011
9. Bijlagen










Kaderbesluit
ministeriele richtlijn
committeringsbrief Agentschap-NL
template directieverklaring
template controleverklaring
template verklaring Integrale Kosten Systematiek
begrotingsformat
handleiding Webportal
stamformulier
werkbriefje COMMIT urenregistratie (bij afwezigheid van een eigen, sluitende urenregistratie)
25