Visie op: Facility Management voor de

Bijlage 1
Visie op:
Facility Management voor de
Nederlandse Politie
Werkgroep Visie
April 2003
Visie op Facility Management voor de Nederlandse Politie
1
Inhoudsopgave
INLEIDING _________________________________________________________ 3
1.
MANAGEMENTSAMENVATTING ___________________________________ 4
1.1
Visie op Facility Management _______________________________________________ 4
1.2
Integraal bedrijfsmiddelenmanagement _______________________________________ 4
1.3
Voordelen________________________________________________________________ 5
1.4
Samenwerking ____________________________________________________________ 5
2.
2.1
3.
PEOPLE, PROCESS, PLACE (PPP) _________________________________ 6
Een definitie voor Facility Management. _______________________________________ 6
MANAGEMENTMODEL “FACILITY MANAGEMENT”___________________ 7
3.1
Managementprocessen ____________________________________________________ 7
3.2
Waarvoor staat strategisch Facility Management? ______________________________ 7
3.3
Waarvoor staat tactisch Facility Management? _________________________________ 8
3.4
Waarvoor staat operationeel Facility Management? _____________________________ 8
3.5
De verschillende facilities in het model _______________________________________ 8
4.
HUIDIGE VERSCHILLEN VAN DE FACILITAIRE ORGANISATIES. ________ 9
Visie op Facility Management voor de Nederlandse Politie
2
Inleiding
Deze notitie is opgesteld door de werkgroep “Visie”, in opdracht van de Programmacommissie
Facilitair Management (FM).
De Programmacommissie FM bestaat uit vertegenwoordigers van de zes facilitaire clusters van
korpsen en functioneert onder aansturing van de board Bedrijfsvoering van de Raad van
Hoofdcommissarissen.
De elementen van de taakopdracht van de werkgroep visie zijn:
1. Ontwikkelen van een visie op facilitair management binnen de politieorganisatie als
aspect van integrale bedrijfsvoering.
2. Inzichtelijk maken van de wijze waarop de FM functie thans binnen de korpsen is
georganiseerd, alsmede van de (eventuele) ontwikkelingen/tendensen op dit gebied.
3. Inbreng van de mogelijkheden tot bovenregionale samenwerking waarop deelaspecten
van FM binnen de Nederlandse politie georganiseerd kunnen worden (korps, cluster en
landelijk)
4. Formuleren van de functionele vraag op ICT gebied, de behoefte aan tools ter
ondersteuning van facilitaire processen.
Het formuleren van een visie impliceert de vorming van een éénduidig beeld.
Met deze notitie wil de werkgroep visie bijdragen aan de totstandkoming van zo’n éénduidig beeld op
het bedrijfsproces Facility Management (1) en de mogelijkheden en randvoorwaarden voor
samenwerking tussen korpsen binnen dit proces (3).Tevens zal op hoofdlijnen inzicht worden gegeven
in de verschillende manieren waarop dit bedrijfsproces georganiseerd kan worden (2).
Het vierde element van de taakopdracht heeft betrekking op de functionele ICT-vraag (behoefte)
vanuit het Facility Management. Deze verdiepingsslag houdt nauw verband met de activiteiten van de
Coöperatie Informatiemanagement Politie en wordt vooralsnog buiten beschouwing gelaten.
Leden van de werkgroep Visie:
De heer P.L. Markus (voorzitter)
De heer J. Fioole
De heer A.J.A. Huyskes
De heer P.Kop
Mevrouw W. Los
De heer T. Roskam
De heer J. de Vries
Politie Zeeland
Politie Hollands Midden
Politie Gelderland-Midden
Politie Midden en West Brabant
Politie Zaanstreek
NPI
Politie Friesland
.
Visie op Facility Management voor de Nederlandse Politie
3
1.
Managementsamenvatting
1.1
Visie op Facility Management
Facility Management is een volwaardig bedrijfsproces, naast Financieel Management
en Human Resource Management, dat binnen een organisatie op strategisch, tactisch
en operationeel niveau geborgd moet zijn.
In de praktijk blijkt er een zeer nauwe verwevenheid te bestaan tussen de activiteiten op de
verschillende managementniveaus van Facility Management (FM) dat, ten onrechte, in eerste instantie
vaak geassocieerd wordt met uitvoerende facilitaire productie en dienstverlening.
Tactisch en operationeel FM alleen gaat voorbij aan de (schaal)voordelen en anticipatiewinst die de
strategische component kan bieden. Andersom is strategisch- en tactisch FM niet goed mogelijk
zonder informatie van het operationele managementniveau.
Om goede facilities te kunnen leveren is het noodzakelijk om duidelijkheid te hebben over de invulling
van alle managementprocessen. De toegevoegde waarde van Facility Management zal pas dan
optimaal zijn.
1.2
Integraal bedrijfsmiddelenmanagement
Het facilitaire werkveld heeft zich vanaf haar ontstaan ontwikkeld in de breedte. Was er eerst sprake
van integratie van bouw- en onderhoudskosten, de zogenaamde life-cycle benadering, later werden
gebouw en inrichting integraal beschouwd. Gebouw, meubilair en apparatuur werden huisvesting en
werkplekinrichting. Met diensten als veiligheid, catering en schoonmaak werd de bedrijfshouding er
aan toegevoegd. Inmiddels staat in veel organisaties de link tussen huisvesting, werkplekinrichting en
informatie- en communicatietechnologie niet meer ter discussie. Bij sommige organisaties wordt een
verdere integratie voorzien waarbij ook human- en financiële middelen (resources) worden betrokken.
Zo kan figuur 1 als een groeimodel voor het integrale management van faciliteiten, van resources
worden gezien. (bron: NEN 2748)
CRIM
Huisvesting
Werkplekinrichting
Diensten
ICT
Human Resources
Financien
Integraal bedrijfsmiddelenmanagement
Hv
WPi
Dnst
ICT
HR
Fin
Facility Management
Figuur 1; Ordening van bedrijfsmiddelen als groeimodel NEN 2748
Visie op Facility Management voor de Nederlandse Politie
4
1.3
Voordelen
Met de erkenning van FM als een volwaardig bedrijfsproces, naast Financieel Management en Human
Resource Management, krijgen het Politiekorps een sturingsmiddel tot haar beschikking om pro-actief,
planmatig en bewust keuzes te maken over huisvesting, services en middelen met de gewenste
kwaliteit tegen verantwoorde kosten.
Het structuren van FM stelt een Politiekorps tevens in staat om flexibel in te springen op onverwachte
situaties zonder onnodige capaciteitsinzet en onvoorziene kosten. Door de constant veranderende
facilitaire behoeften van primaire politieprocessen als toezicht, ordehandhaving, opsporing en conflicten crisisbeheersing, veelal onder invloed van externe factoren, is deze flexibiliteit één van de
succesfactoren voor het optimaal functioneren van een Politiekorps.
Door de capaciteitsinzet en kosten met betrekking tot de huisvesting, services en middelen éénduidige
te administreren is het mogelijk deze intern en extern te vergelijken en mede daardoor beter te
verantwoorden en te beheersen. Uit landelijke (Twijnstra en Gudde) kengetallen blijkt dat per FTE de
gemiddelde kosten voor huisvesting, services en middelen gemiddeld 15.000 euro bedragen. Een
aanzienlijke maar beheersbare en beïnvloedbare kostenpost, mits professioneel gemanaged.
1.4
Samenwerking
Op het niveau van tactisch en operationeel FM en de uitvoerende productie en dienstverlening
bestaan voldoende mogelijkheden tot samenwerking.
Van belang in dit verband is de borging van het strategische FM binnen de afzonderlijke korpsen, dat
gekenmerkt wordt door het pro-actief anticiperen op verwachte interne en externe ontwikkelingen.
Om een optimale afstemming tussen de facilities en het primaire proces te kunnen leveren is het
noodzakelijk dit strategische proces een structureel onderdeel te laten zijn van de organisatie.
Concrete voorbeelden van samenwerkingsmogelijkheden zijn:
• Inkoop van producten en diensten
• Administreren
• Contractbeheer
• Uitvoerende facilitaire productie en dienstverlening
Werkgroep Visie
April 2003
Visie op Facility Management voor de Nederlandse Politie
5
2.
People, process, place (PPP)
In het denken over Facility Management heeft people, process, place gedachte een centrale plaats.
Bij people (mensen) gaat het om zaken als human resources en talentmanagement, om competenties
van mensen, om het ontwikkelen en delen van kennis, om cultuur en managementstijl.
Bij process (organisatieprocessen) gaat het om de inrichting van de primaire en de ondersteunende
processen.
Bij place (omgeving) ten slotte gaat het om de fysieke en de virtuele omgeving waarbinnen een
organisatie werkt.
Op het snijvlak van de genoemde drie spreekt men van bedrijfsprocessen. Eén van die
bedrijfsprocessen is Facility Management.
Facility
Management
Mensen
People
Organisatie
processen
Omgeving
Place
Process
3
Figuur 2; people, place, process
2.1
Een definitie voor Facility Management.
Facility Management (FM) is het integraal managen - tussen vraag en aanbod - van huisvesting,
services en middelen met als doel het op een effectieve, efficiënte en creatieve wijze leveren van deze
faciliteiten aan het primaire proces tegen een verantwoorde prijs/kwaliteit.
Visie op Facility Management voor de Nederlandse Politie
6
3.
Managementmodel “Facility Management”
Facility Management is, zoals iedere vorm van management, op te splitsen in operationeel-, tactischen strategisch management. In de praktijk blijkt er een zeer nauwe verwevenheid te zijn tussen de
activiteiten op de verschillende managementniveaus. Tactisch en operationeel Facility Management
alleen gaat voorbij aan de (schaal)voordelen en anticipatiewinst die de strategische component kan
bieden. Andersom is strategisch- en tactisch Facility Management niet goed mogelijk zonder
informatie van het operationele managementniveau. Om goede facilities te kunnen leveren is het
noodzakelijk om duidelijkheid te hebben over de invulling van alle managementprocessen. Alle
processen in het model moeten extern of intern ingevuld worden. De toegevoegde waarde van de
facilitaire organisatie zal dan pas optimaal zijn.
3.1
Managementprocessen
De managementprocessen waaruit, in de visie van de schrijvers van deze notitie beheersmatig Facility
Management bestaat, zijn in een model weergegeven (figuur 3). Het voordeel van dit model is dat het
voor veel doelen ingezet kan worden: communiceren met klanten over de rol, de inhoud en de
grenzen van Facility Management; het illustreren van samenwerkingsmodellen tussen de facilitaire
organisatie en het primair proces; het uitstippelen van ontwikkelingspaden voor medewerkers van de
facilitaire bedrijf; inhoud geven aan contracten of Service Level Agreements voor de afname van
facilitaire organisatie, ondersteuning bij de besluitvorming over samenwerking met andere partijen,
uitgangspunt voor quick scans van facilitaire oganisatie.
Het is een instrument voor een professionele rolverdeling tussen het strategisch (besturen) en
taktisch/operationeel (beheren en coördineren) Facility Management.
operationeel
tactisch
strategisch
Managementmodel “Facility Management”
besturen
Korpsspecifiek
Facility management
adviseren
contracteren
beheren
rapporteren
Facilitaire dienst
verlening
administreren
aansturen
signaleren
coördineren
.......
catering
schoonmaak
Services
huisvesting
wagenpark
.......
Middelen
basisniveau communicatie bij ieder proces
21
Figuur 3; Managementmodel “Facility Management” (A.J.A. Huyskes MSc, 2000)
De managementprocessen zoals genoemd aan de linkerzijde van het model, vragen om toelichting.
3.2
Waarvoor staat strategisch Facility Management?
Strategisch Facility Management kenmerkt zich door haar overwegend pro-actief en innovatief
karakter. Het pro-actief anticiperen op de verwachte ontwikkelingen, zowel intern als extern, zorgt
voor een optimale afstemming tussen de facilities en het primair proces.
Visie op Facility Management voor de Nederlandse Politie
7
Strategisch Besturen
Het geven van richting aan een facilitaire organisatie en haar
medewerkers, zodat het primaire proces zo optimaal mogelijk wordt
ondersteund. Voor een belangrijk deel komt dit neer op het richting
geven aan de uitvoering van strategische FM-plannen.
Adviseren
Het schriftelijk of mondeling (laten) doen van voorstellen over
beleidsondersteunende en beleidsontwikkelende zaken zoals
facilities of de organisatie van facilities. Voorbeelden hiervan zijn het
opstellen van een (meerjaren) facilitair beleidsplan of
onderhoudsplan.
contracteren Het (laten) verzorgen van schriftelijke overeenkomsten inclusief het
organiseren van (her)aanbestedingen en het strategisch beheer van
raamcontracten.
3.3
Waarvoor staat tactisch Facility Management?
Tactisch Facility Management kenmerkt zich door haar overwegend pro-actief en preventieve
karakter. Het is een samenspel van het maken van plannen en het toezien van de uitvoering van die
plannen. Leidt de uitvoering tot het gewenste en geplande resultaat. En, indien nodig, het bijsturen
van de uitvoering.
Tactisch
Beheren
Op- en bijstellen van jaarplannen, programma’s van eisen/bestekken
en kostenbegrotingen. Samengevat behelst beheren het structureel
zorgen voor een optimale ‘fit’ tussen behoefte aan facilitair diensten
en productie enerzijds en de daadwerkelijke levering ervan anderzijds.
Rapporteren
Het analyseren van kwalitatieve en kwantitatieve gegevens over de
levering van facilitaire diensten, zodat stuurinformatie ontstaat,
alsmede het periodiek vastleggen van die stuurinformatie, adviseren
op basis daarvan en bespreken met klanten.
Administreren Het beheren van financiële stromen door het voeren van een
boekhouding, het opstellen van een begroting en een eindafrekening,
en door het controleren van facturen. Periodiek of op aanvraag
worden rapportages verstrekt aan de facility manager als input voor
de rapportage aan zijn klanten.
Aansturen
Op afstand en steekproefsgewijs toezien op de levering van facilitaire
diensten conform afspraken met leveranciers en bijsturen van de
uitvoering, indien de uitvoering niet overeenkomt met de afspraken.
Het functioneel leidinggeven aan (eigen) medewerkers die zich op
operationeel niveau bezighouden met facilitaire dienstverlening.
3.4
Waarvoor staat operationeel Facility Management?
Operationeel Facility Management kenmerkt zich door haar overwegend re-actieve en correctieve
karakter. Ligt de nadruk bij strategisch- en tactisch Facility Management met name op het maken van
plannen en het toezien op de juiste uitvoering ervan: operationeel Facility Management voorziet in het
‘vangnet’ voor die gevallen waarin het toch nog mis mocht gaan. De processen zijn zeer kort cyclisch
van aard. Mits op een juiste wijze geregistreerd en geconsolideerd vormen deze operationele
correcties nuttige input voor de tactische processen.
Operatio
neel
Signaleren
Coördineren
Het, door een hoogfrequente aanwezigheid op de locatie, opmerken
van de geleverde diensten.
Het registreren van afwijkingen en verstoringen, het laten afwikkelen
ervan en het terugkoppelen aan de melder ervan.
3.5
De verschillende facilities in het model
In het model zijn de verschillende facilities die beheerd worden als voorbeeld benoemd. Afhankelijk
van de situatie kunnen deze facilities verschillen. Deze facilities kunnen niet alleen per korps/klant
verschillen (kwantitatief) maar ook de kwalitatieve invulling ervan.
Visie op Facility Management voor de Nederlandse Politie
8
4.
Huidige verschillen van de facilitaire organisaties.
Het bedrijfsproces Facility Management kan verschillend georganiseerd worden. In de praktijk blijkt
dat het ook daadwerkelijk binnen de korpsen verschillende georganiseerd is.
Veel organisaties kennen wel een onderdeel facilitair, maar binnen dat onderdeel is niet per definitief
het bedrijfsproces Facility Management geborgd. Ten onrechte wordt dit FM in eerste instantie veelal
geassocieerd met de uitvoerende productie en dienstverlening. Deze productie en dienstverlening
wordt vaak gevat onder de noemer facilitair en geborgd binnen het breder verband van bijvoorbeeld
FEZ.
De verschillen tussen facilitaire organisaties zijn zeer divers. Bijvoorbeeld in de te leveren diensten,
bevoegdheden, verantwoordelijkheden, schaalgrootte, positionering, uitbesteden van de
dienstverlening of zelf doen, budgetverantwoordelijkheid, centraal of decentraal, strategisch of alleen
tactisch / operationele taken. En wellicht het belangrijkste verschil de structuur van de organisaties.
De organisaties zijn product, proces of klantgeoriënteerd georganiseerd.
In figuur 4 zijn de vier categorieën, waar een facilitaire organisatie bij betrokken kan zijn,
weergegeven. De facilitaire organisaties zijn niet altijd verantwoordelijk voor alle beschreven
categorieën. Dit is afhankelijk van de toegewezen rol, positionering, taken, verantwoordelijkheden en
bevoegdheden binnen de regio waar de facilitaire organisatie een onderdeel van is.
Adviseren
Primair
proces
Verwerven
Facility
management
Specificeren
Facilitaire
diensten
Regisseren
Figuur 4; de vier categorieen
De 4 categorieën zijn als volgt te typeren:
• Adviseren: adviseren van het primair proces omtrent huisvesting, services en middelen in de
brede zin;
• Verwerven: op basis van bestekken, Programma’s van Eisen et cetera uitvragen van offertes,
vergelijken daarvan en eventueel na aanvullende onderhandeling contracteren van leverancier.
Regisseren: contractbeheer, begeleiding van en toezicht op de uitvoering;
• Specificeren: eenduidige beschrijving van het door het primair proces gewenste produkt of dienst,
met onder andere als doel dat aanbiedingen van leveranciers onderling vergelijkbaar zijn.
Visie op Facility Management voor de Nederlandse Politie
9