Beroepspraktijkvorming

Medewerker evenementenorganisatie, niveau 4
Overzicht activiteiten / mogelijke werkzaamheden
Beroepsbeschrijving Medewerker evenementenorganisatie
Een medewerker evenementenorganisatie werkt voornamelijk bij bedrijven die zich bezighouden met de organisatie van
evenementen zoals concerten, festivals, tournees, congressen, beurzen en bedrijfsuitjes. De medewerker evenementenorganisatie
bereidt de evenementen voor vanachter zijn bureau. Zo stelt hij bijvoorbeeld draaiboeken op en bespreekt die met de relevante
personen. Hij overlegt met de opdrachtgever en met faciliterende organisaties. Hij heeft intensief contact met bijvoorbeeld
cateringbedrijven, beveiligers, technici, gastsprekers en artiesten. Tijdens de voorbereiding van een evenement bewaakt hij de
uitvoering van het draaiboek en bedenkt oplossingen bij eventuele organisatorische knelpunten.
Op de dag van het evenement is hij ‘op de werkvloer’ aanwezig om daar allerlei hand- en spandiensten te verrichten. Hij werkt vaak
buiten kantoortijden. Daarnaast ondersteunt de medewerker de event- en/of productmanager, bijvoorbeeld bij het opstellen van het
marketing- en/of communicatieplan en bij de ontwikkeling van promotiemateriaal.
1
Overzicht activiteiten / mogelijke werkzaamheden
Medewerker Evenementenorganisatie niveau 4
1 Assisteert bij het opstellen van operationele plannen ten behoeve van het strategisch marketing- en/of
communicatiebeleid
Analyseert informatie voor een operationeel plan
(goed) interpreteren van de opdracht/het verzoek
eventueel vragen om verduidelijking van de opdracht/het verzoek
kiezen van de juiste informatiebronnen
opvragen van informatie c.q. bevragen van collega’s
scannen van informatie
bepalen welke informatie goed aansluit; vaststellen van de informatiewaarde
samenstellen van informatie(pakket)
vastleggen van relevante informatiebronnen
Analyseert informatie voor een beleids- of instrumentplan
toetsen van gegevens op juistheid, betrouwbaarheid, volledigheid en relevantie
analyseren van informatie
vastleggen van analyse
voorleggen analyse aan collega’s
presenteren van analyse aan management
Doet voorstellen voor een operationeel plan
Ontwikkelen van verbeterings- en vernieuwingsvoorstellen
Presenteren van voorstellen
Werkt een operationeel plan uit
stelt reële doelen en prioriteiten
werkt voorstellen uit in (een deel van) een plan
brengt te verrichten activiteiten in kaart
voorleggen uitwerking aan collega’s
Becommentarieert een operationeel plan
beoordelen van bijdragen van anderen/collega’s
beargumenteren van voorstellen
analyseren van voorstellen en/of plannen gemaakt door derden
3 Zet marketing- en/of communicatieactiviteiten op en voert ze uit
Brengt een marketing- en/of communicatievraagstuk in kaart
toetsen van gegevens op juistheid, betrouwbaarheid, volledigheid en relevantie
analyseren van een/het marketingvraagstuk
zoeken naar aanvullende informatie met behulp van adequate informatiebronnen
in beeld brengen van het marketingvraagstuk
vastleggen van de analyse
Bedenkt een oplossing
bedenken van een oplossing voor het marketingvraagstuk
doen van onderbouwde voorstellen voor oplossingen
oplossing voorleggen aan c.q. afstemmen met collega’s en opdrachtgever
het vraagstuk vanuit meerdere (c.q. een andere) invalshoek(en) bekijken
2
Stelt een projectplan op
maken c.q. uitwerken van een project(stappen)plan, inclusief een/de financiële paragraaf
presenteren van het projectplan
Voert een projectplan uit
houden van een briefing; toelichten van projectplan aan betrokkenen
bewaken van de uitvoering van het project(plan)
halen van de kwaliteits- en productiviteitsniveaus
bewaken van het budget
Evalueert het projectplan en het behaalde resultaat
kiezen van een evaluatiemethode (mede op basis van interne eisen)
verzamelen van relevante gegevens
uitvoeren van een evaluatie
analyseren van behaalde resultaten en gevolgde werkwijze
opstellen van een evaluatierapport
bespreken van het evaluatierapport
Ontwikkelt en beheert voorlichtings-, promotie- en/of pr-materiaal
inventariseren en analyseren van de wensen van de opdrachtgever
analyseren van (bestaande) informatie en materiaal op (her)bruikbaarheid
ontwikkelen c.q. schrijven van voorlichtings- en/of promotiemateriaal
beheren van het (bestaande) voorlichtings- en/of promotiemateriaal
4 Organiseert evenementen
Overlegt met de opdrachtgever
ervaringen vertellen over eerder door de organisatie georganiseerde evenementen
(vragen stellen en samenvatten wat gezegd is, vragen naar ontbrekende informatie)
keuzes voorleggen, voorstellen doen, afspraken maken
Maakt een draaiboek voor het evenement en licht dit toe
uitwerken draaiboek
overleg plegen met derden
oplossingen voor problemen bedenken
afstemming activiteiten bewaken
informeren betrokkenen/briefen betrokkenen
Verzorgt het vervoer van materialen en personen
informeren naar wensen/ideeën t.a.v. het vervoer
inplannen vervoer, berekenen vervoerskosten
afstemmen van verpakkings- en vervoersactiviteiten
passende vervoerswijze kiezen voor personen en materialen
zoeken naar mogelijkheden om vervoerskosten te reduceren
controleren of procedures en veiligheidsvoorschriften nageleefd (kunnen) worden
anderen erop wijzen dat procedures en veiligheidsvoorschriften nageleefd moeten worden
Richt ruimtes in en installeert materialen
installeren materialen
inrichten ruimtes
kiezen van materialen en middelen
oplossen van (technische) problemen
aansturen collega’s, derden
3
bewaken planning
naleven procedures en veiligheidsvoorschriften
controleren of procedures en veiligheidsvoorschriften nageleefd worden
anderen erop wijzen dat procedures en veiligheidsvoorschriften nageleefd moeten worden
Draagt zorg voor de dagelijkse voorzieningen
(catering)bedrijven en ‘ontvangstcomité’ informeren over eisen
aanbod (catering)bedrijven beoordelen
leidinggevende informeren en adviseren over aanbod (catering)bedrijven
afspraken met (catering)bedrijven maken
wijze van ontvangst bezoekers regelen
inspelen op tussentijdse verzoeken van de opdrachtgever
Voert ondersteunende werkzaamheden op het gebied van personeelszaken uit
relevante vragen stellen aan leidinggevende om de personeelsbehoefte duidelijk in kaart te krijgen
inplannen van de benodigde activiteiten
inschakelen van personeelsbemiddelingsbureaus
informeren (tijdelijke) medewerkers over administratieve verplichtingen
administreren gegevens over ingehuurd personeel
controleren van formulieren en declaraties
Organiseert de beveiliging van locaties
offertes aanvragen
beveiligingsbedrijven informeren over locatie, (soort) evenement en eisen en wensen
beslissingen/te maken afspraken samenvatten
aanbod/offertes beveiligingsbedrijven beoordelen
beveiligingsplannen beoordelen
leidinggevende informeren en adviseren over offertes en beveiligingsplannen
voortgang inhuren beveiliging bewaken
Assisteert tijdens het evenement
controleren of alles volgens projectplan/planning/ beveiligingsplan en veiligheidsvoorschriften gebeurt
instrueren/bijsturen van degenen die niet conform het plan en de veiligheidsvoorschriften werken
beantwoorden van vragen/adviseren van bezoekers
oplossingen voor praktische problemen bedenken
evalueren van het verloop van het evenement
4