Basispresentatie Benschop Proces- en

[email protected]
20 juli 2017
1
benschop proces- en managementadvies



pragmatisch procesontwerp
effectieve procesoptimalisatie
structurele procesimplementatie
door:




realiseren proces (her)ontwerp
maken proces visualisaties
geven optimalisatie- en efficiencyadvies
uitvoeren implementatie- en projectmanagement
[email protected]
20 juli 2017
2
[email protected]
20 juli 2017
3
deliverables








Procesanalyses
Proces (her)ontwerpen
Proces visualisaties
Impactanalyses
Fit-Gap analyses
Optimalisatie- en efficiencyadviezen
Trainingen
Project- en implementatiemanagement BPR trajecten
•
•
Planning & voortgangsbewaking
Coördinatie
[email protected]
20 juli 2017
4
bedrijfsprocessen

Bedrijfsproces: logisch samenhangende taken, die in een organisatie
worden uitgevoerd om een vooraf vastgestelde uitkomst te bereiken.

Bereiken van deze vooraf vastgestelde uitkomst veel efficiënter en
effectiever te bereiken met behulp van IT.
IT is inmiddels in hoge mate doorgedrongen in alle sectoren in onze
economie en binnen de dienstverlening en de overheid.
Probleem in deze laatste sectoren: efficiency ondanks IT inzet slechts
in beperkte mate verbeterd.
Bedrijfsprocessen zijn vaak niet (optimaal) in lijn gebracht aan de
mogelijkheden die IT biedt.
Maar: IT wordt te vaak gekozen als aanvliegroute. Processen
uitvoeren is en blijft mensenwerk




[email protected]
20 juli 2017
5
visie




Steeds sterkere nadruk op klantgerichtheid bij dienstverlenende
organisaties.
Organisaties nu: veel werkgroepen, onduidelijke plannen en een
veelheid aan projecten en informatiestromen.
Groeiende behoefte aan meetbare resultaten, actie, afgeronde
projecten en zichtbare vorderingen.
Middels Business Process Redesign richten op optimaliseren
organisaties: bedrijfsprocessen centraal stellen, daarnaast richten op
IT ontwikkelingen èn op de mensen die processen uitvoeren of
aansturen.
•
Creëren van draagvlak en begrip bij de mensen die het administratieve werk
verzetten + optimaliseren werkwijze en (gebruik)IT systemen = gestructureerde
bijdrage aan verhogen van efficiency en effectiviteit
•
Mensen en processen centraal, want juist in in IT leveren hoge investeringskosten
vaak niet de resultaten die men er vooraf van verwacht.
[email protected]
20 juli 2017
6
visie

Traditioneel:
•
•
•
•

Gevolgen:
•
•
•
•
•

informatiesystemen leidend voor procesinrichting
geen benadering vanuit de businessprocessen
automatiseerder “bedenkt” informatiesysteem
gebruikersinput onvoldoende
procesinrichting naar informatiesystemen
mismatching tussen informatiesysteem en proces
informatiesysteem niet efficiënt en effectief
informatiesysteem is keurslijf voor de processen en organisatie
acceptatiegraad informatisering daalt
Visie:
•
•
•
•
•
•
bedrijfsprocessen leidend laten zijn tijdens systeemontwikkeling
informatiseren vanuit de processen
informatiesystemen ondersteunen de processen
breng daarom de bestaande bedrijfsprocessen in beeld
ontwikkel een process map van bestaande situatie
projecteer gewenste veranderingen op de process map
[email protected]
20 juli 2017
7
process Mapping = procesvisualisatie
waarom?




Denken en handelen vanuit de processen
Top Down benadering
Samenhang tussen de relevante aspecten
Visualisatie dient als vertrekpunt om daarna de organisatie te
bedienen op allerlei gebieden waarin de opgebouwde proceskennis
essentieel is:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Overlegplatform creëren
Gevolgen voorgenomen veranderingen zichtbaar
Impactanalyses
Fit-Gap analyses
Gestructureerde transitieplannen maken
Transitie / Implementatie begeleiden – projectmanagement
Voortgangsmonitor
AO opstellen
Opleidingsmateriaal realiseren
[email protected]
20 juli 2017
8
methodieken + instrumenten
Methodieken






Business Process Redesign
Business Mapping
Mindmapping
PRINCE II
Tollgate
Brainstorming
[email protected]
Instrumenten








20 juli 2017
Gezond verstand
Business Maps
Processor Cards
Mindmanager
MsProject
Protos
Bwise
Mavim
9
opdrachtgevers

Ministerie van Buitenlandse Zaken
•
•
•
•

P-Direkt, impactanalyse,
implementatie SSC

P-Direkt, impactanalyse, SSC

Fusie
•
Begeleiding selectietraject
nieuwbouw Ministeries
Rijksgebouwendenst
2e kamer
•
20 juli 2017
Begeleiding selectietraject
nieuwbouw Ministeries
Monumentenzorg + ROB
Fusie
Prorail
•
•
P-Direkt, impactanalyse, SSC
Procesherontwerp en Ontwikkeling
dienstverlening: BPR
Optimalisatie parkeerproducten
Rijksgebouwendenst
•

E-procurement
Gemeente Rotterdam
•

P-Direkt, impactanalyse, SSC
[email protected]
•
•
Ministerie van VWS
•
Interpolis
•

Ministerie van Financiën
•


Ministerie van VROM
•

ICT (uitrol hard- & software
worldwide) procesmodel, opleiding
Personeelszaken (implementatie
salarissysteem)
Financiele administratie
(implementatie Oracle)
Inkoop (E-procurement)
Ministerie van Binnenlandse Zaken
+ IBM
•


Ontwikkeling Productencatalogus
Training procesmatig werken
10
aanpak process mapping
Current-situatie vastleggen:
procesflow & proces(deel)stappen
rollen / organisatie
activiteiten
systeemlandschap
producten
wetgeving
current
eisen
risico´s
controles
effectiviteit
efficiency
communicatie
fouten / problemen
verantwoording
[email protected]
20 juli 2017
11
aanpak process mapping
scenario´s future vastleggen:
mogelijke toekomstige situaties
vastleggen gewenste veranderingen
mogelijke nieuwe procesgang
benodigde systeem-aanpassingen
mogelijke nieuwe werkstromen
andere rolvoering
current
possible
futures
impact per scenario
kosten/baten
doorlooptijd scenario´s
onderbouwde besluitvorming
keuze definitieve future
[email protected]
20 juli 2017
12
aanpak process mapping
future vastleggen:
definitieve toekomstige situatie
vastleggen door te voeren veranderingen
visualisatie veranderingsdoel
current
possible
futures
future
procesflow & proces(deel)stappen
rollen / organisatie
aktiviteiten
systeemlandschap
produkten
controles
wetgeving
[email protected]
20 juli 2017
13
aanpak process mapping
fit gap analyse:
welke processen worden geraakt ?
welke systemen moeten worden aangepast ?
welke rollen veranderen ?
andere of nieuwe controles ?
current
possible
futures
future
fit gap
wat wijzigt er waar?
wat verandert niet?
wat is er nieuw?
wat gaat verdwijnen?
[email protected]
20 juli 2017
14
aanpak process mapping
realisatie future:
opstellen projectplan
(hoe gaan we het doel bereiken?
wie doet wat wanneer?)
realiseren veranderingen
uitvoeren projectplan
current
possible
futures
future
fit gap
realisatie
AO – IC (her)inrichten
werkinstructies
systeemaanpassing ,OTAP
responsibilities beleggen
opleiden medewerkers
[email protected]
20 juli 2017
15
aanpak process mapping
implementatie:
future ingericht
proces ingericht
systeem in productie
controles ingericht
medewerkers opgeleid
current
possible
futures
future
fit gap
realisatie
imple–
mentatie
AO – IC in beheer
changeman. ingericht
systeem in beheer
nieuwe proces = current
[email protected]
20 juli 2017
16
[email protected]
20 juli 2017
17
process mapping, waarom?
 instrument om gevolgen van veranderingen inzichtelijk te
maken
 impact van nieuwe of gewijzigde maatregelen vaststellen
 Projecten om nieuwe of gewijzigde regelingen te
implementeren
 Organisaties nu: veel werkgroepen, onduidelijke plannen en
een veelheid aan projecten en informatiestromen
 Process map: zichtbare veranderdoelen, meetbare resultaten,
actie, afgeronde projecten en gemarkeerde vorderingen
[email protected]
20 juli 2017
18
18
process map als communicatieplatform
[email protected]
20 juli 2017
19
fusie
CURRENT
Procesmap organisatie X
current
Modelleer huidige
situaties
Procesmap organisatie Y
current
Analyse
Ontwerp toekomstig
model
Ontwikkel Transitie
Scenario
Implementatie
FUTURE
Procesmap nieuwe organisatie
future
[email protected]
20 juli 2017
20
fusie











Bedrijfsprocessen te fuseren organisaties inzichtelijk maken.
Gelijksoortige bedrijfsprocessen onderkennen.
Probleemgebieden worden aanwijsbaar.
Bestaande knelpunten worden hierdoor niet geincorporeerd in
nieuwe organisatie.
Inzicht en begrip medewerkers van te fuseren organisatieonderdelen.
Beeld nieuwe organisatie duidelijk te definiëren.
Doublure van bedrijfsprocessen wordt voorkomen.
Keuzes in te zetten informatiesystemen onderbouwd en inzichtelijk.
Functionaliteit ondersteuning info-systemen versus processen vast te
stellen.
Informatiestromen in kaart brengen.
Overdrachts – en ontkoppelmomenten bepalen.
[email protected]
20 juli 2017
21
proces mapping & AO - IC
 vastleggen functioneren van de organisatie
 vastleggen informatie die hieruit voortkomt
 complex van maatregelen om het functioneren en informeren
naar wens te laten verlopen
• 6 w's: wie (functionaris) mag wat (welke gegevens), waarom, wanneer en
waarmee (met welke hulpmiddelen) en waarheen gaan die gegevens?
 process map om AO te visualiseren
 process map om stappenplan IC uit te voeren
[email protected]
20 juli 2017
22
process mapping & compliance
 impact IT systemen is groot
 daarom compliance: (extra) controles
• noodzakelijk
• wettelijk voorgeschreven.
• controles van productie- en informatieprocessen.
 process map als raamwerk, waarmee wetgeving wordt
doorvertaald naar de werkvloer
 process map als instrument om gevolgen van wettelijke en
kwaliteitseisen inzichtelijk te maken
 process map om impact van nieuwe of gewijzigde regelingen
vast te stellen
 hulpmiddel bij opstellen compliance-programma en -plan.
[email protected]
20 juli 2017
23
23
process mapping & productontwikkeling
 ontwerpproces om (nieuwe) producten te ontwikkelen, te
produceren en te verkopen (vermarkten) structureren.
 nieuwe innovaties en / of bestaande producten optimaliseren
•
•
•
•
•
•
bedrijfsprocessen inzichtelijk maken.
herbruikbare proces(onderdelen) bekend.
impact op bestaande processen bekend.
impact op organisatie voorspelbaar.
capaciteit resources beter te bepalen.
probleemgebieden in kaart brengen.
 process map als instrument bij ontwerp- of ontwikkelproces
[email protected]
20 juli 2017
24
impactanalyse
Stap 1: Matching te implementeren processen op Current model
V
erdwijnend
proces
M
atch proces:
gelijkvormig
N
Nieuw proces
M
V
Current
Processen
Te implementeren
processen
N
N
N
N
[email protected]
N
20 juli 2017
25
impactanalyse
Stap 2: Op Current model vastleggen wat veranderen, wat uitfaseren , wat
toevoegen en wat in stand houden
Current processen
waarop impact
bepaald is
V
uitfaseren
M
M
V
toevoegen
Nieuw
M
veranderen
Aspecten
Systemen
[email protected]
Organisatie
20 juli 2017
Producten
26
procesmapping: de methode
Subprocessen opsplitsen in processtappen
Primair proces 1
Primair proces 2
Secundair proces
[email protected]
20 juli 2017
27
procesmapping: de methode
Navigatie vaststellen
Primair proces 1
Trigger A1.1
A1.2
Product
Primair proces 2
Secundair proces
[email protected]
20 juli 2017
28
procesmapping: de methode
Aspectgebieden vastleggen
Wetgeving
Hoofdst. I
Par.1
Par.2
Kennis
Subsidie
regeling
Hoofdst. II
Par.3
Par.1
Par.2
Aspect A
Hoofdst. III
Par.3
Par.4
Par.1
Par.2
Producten
Kennis
Aspect B
Aspect C
Aspect D
Producten
Informatie (I)
A.1
B.1
C.1
D.1
C.2
D.2
Subsidies
I.2
I.1
Besch
Afw
Monumenten
Aanvr
Arch
Object
Art.1
Art.1
Art.1
Art.1
Art.1
Art.1
Art.1
A.2
B.2
1.1
Art.2
Art.2
1.1
Art.2
1.1
1.1
Art.2
Art.2
A.3
B.3
A.1
A.1
1.2
2.1
Art.3
1.2
Art.3
1.2
1.2
2.1
Art.3
1.3
2.2
1.3
Art.4
1.3
2.2
Art.4
A.4
B.4
A.2
A.2
2.3
1.4
B.5
A.3
Art.1
Art.2
Art.1
Art.2
D.3
I.1.a1
I.1.a2
2.1
Primair proces 1
Primair proces 2
Secundair proces
Informatie
Systeem
Activiteiten
Activiteiten
Organisatie
Systeem X
DIR
Dienstleiding
ADR
SCR STAF
SOS
1.Accounts
2.Accounts
3.Vorderen
4.Betalen
5.Overeenk
1.Accounts
Payable
2.Accounts
Receivable
3. Genral
Ledger
4. Project
Accounting
5. Mngt
informatie
REGIO 1
1.1
1.5
2.1
3.1
3.4
4.1
4.4
5.1
5.4
1.1
1.5
2.1
2.5
3.1
3.6
4.1
4.4
5.1
5.6
1.2
1.6
2.2
3.2
3.5
4.2
4.5
5.2
5.5
1.2
1.6
2.2
2.6
3.2
3.7
4.2
4.5
5.2
5.7
FIN
5.3
5.8
MDW
5.4
5.9
1.3
2.3
3.3
4.3
4.6
1.4
5.3
5.6
1.3
1.7
2.3
3.3
3.8
1.4
1.8
2.4
3.4
3.9
4.3
3.5
[email protected]
20 juli 2017
`
ADM
DIR
REGIO 2
DIR
MGR
DIR
ADM
VAL
OND
VER
VER
5.5
29
procesmapping: de methode
Koppelingen aanbrengen
Wetgeving
decompositie
Hoofdst. I
Par.1
Par.2
Art.1
Hoofdst. II
Par.3
Par.1
Par.2
Hoofdst. III
Par.3
Art.1
Art.1
Art.1
Art.1
1.1
Art.2
Art.2
1.1
Art.2
1.2
2.1
Art.3
1.2
Art.3
1.3
2.2
1.3
Art.4
2.3
1.4
Art.2
Kennis
decompositie
Subsidie
regeling
Par.4
Art.1
Aspect A
Par.1
Par.2
Producten
decompositie
Kennis
Aspect B
Aspect C
Producten
Informatie (I)
Aspect D
A.1
B.1
C.1
D.1
C.2
D.2
Subsidies
I.2
I.1
Besch
Afw
Monumenten
Aanvr
Arch
Object
Art.1
Art.1
Art.1
A.2
B.2
1.1
Art.2
Art.2
A.3
B.3
A.1
A.1
1.2
2.1
Art.3
1.3
2.2
Art.4
A.4
B.4
A.2
A.2
B.5
A.3
1.1
1.2
1.2
Art.2
D.3
I.1.a1
I.1.a2
2.1
Activiteiten
decompositie
1.Accounts
Systeem
decompositie
Activiteiten
2.Accounts
3.Vorderen
4.Betalen
5.Overeenk
1.Accounts
Payable
ORGANOGRAM
Systeem X
2.Accounts
Receivable
3. Genral
Ledger
4. Project
Accounting
REGIO 1
1.5
2.1
3.1
3.4
4.1
4.4
5.1
5.4
1.1
1.5
2.1
2.5
3.1
3.6
4.1
4.4
5.1
5.6
1.2
1.6
2.2
3.2
3.5
4.2
4.5
5.2
5.5
1.2
1.6
2.2
2.6
3.2
3.7
4.2
4.5
5.2
5.7
FIN
5.3
5.8
MDW
5.4
5.9
2.3
3.3
4.3
4.6
1.4
5.3
5.6
1.3
1.7
2.3
3.3
3.8
1.4
1.8
2.4
3.4
3.9
4.3
3.5
[email protected]
20 juli 2017
Dienstleiding
SCR
SOSSTAF
ADR
5. Mngt
informatie
1.1
1.3
DIR
`
ADM
DIR
REGIO 2
DIR
MGR
DIR
ADM
VAL
OND
VER
VER
5.5
30
procesmapping: de methode
het resultaat op procesniveau
Omschrijving
Navigatie
FIN
2.3.15
Registreren
Crediteur
PA 4.6
Bet. 4.2
AR 2.4
A.3,67
Art. 2
3.7
Aspectgebied
Prod. A.3
[email protected]
20 juli 2017
31
Toegevoegde waarde process map





communicatie tussen alle betrokkenen
10 – 20 % besparing in menskosten
20 – 30% verkorting doorlooptijd
concentratie op processen en procesverbeteringen
meer kans om de veranderdoelen te realiseren:
• processturing
• procesresultaat
• zicht op de status van het realisatietraject
[email protected]
20 juli 2017
32