Project Initiation Documentation

Project Initiation Documentation
updated 20/07/17
Project KeyTech
PRINCE2™
Project Initiation Documentation
Project Name:
Date:
Author:
Client:
KeyTech
15/10/2013
Niels Goossens
Nicolas Paradis
Niels Goossens
Nicolas Paradis
Erik Steenhouwer
Document Number:
1
Owner:
Release:
Final
Note: This document is only valid on the day it was printed
Revision History
Date of next revision:
Revision Date
16/10/13
17/10/13
18/11/13
Previous
Revision Date
15/10/13
16/10/13
17/10/13
Summary of Changes
Bijkomende informatie toevoegen
Bijkomende informatie toevoegen
Bijkomende informatie toevoegen
Changes
Marked
Project Initiation Documentation
updated 20/07/17
Project KeyTech
Overview
Purpose
The purpose of the Project Initiation Documentation is to define the project, in
order to form the basis for its management and an assessment of its overall success.
The Project Initiation Documentation gives the direction and scope of the project
and (along with the Stage Plan) forms the ‘contract’ between the Project Manager
and the Project Board.
The three primary uses of the Project Initiation Documentation are to:



Ensure that the project has a sound basis before asking the Project Board to
make any major commitment to the project
Act as a base document against which the Project Board and Project Manager
can assess progress, issues and ongoing viability questions
Provide a single source of reference about the project so that people joining
the ‘temporary organization’ can quickly and easily find out what the project is
about, and how it is being managed.
The Project Initiation Documentation is a living product in that it should always
reflect the current status, plans and controls of the project. Its component products
will need to be updated and re-baselined, as necessary, at the end of each stage, to
reflect the current status of its constituent parts.
The version of the Project Initiation Documentation that was used to gain
authorization for the project is preserved as the basis against which performance will
later be assessed when closing the project.
Advice
The Project Initiation Documentation is derived from the Project Brief and discussions
with user, business and supplier stakeholders for input on methods, standards and
controls.
The Project Initiation Documentation could be a single document; an index for a
collection of documents; a document with cross references to a number of other
documents; a collection of information in a project management tool.
The following quality criteria should be observed:








The Project Initiation Documentation correctly represents the project
It shows a viable, achievable project that is in line with corporate strategy or
overall programme needs
The project management team structure is complete, with names and titles. All
the roles have been considered and are backed up by agreed role descriptions.
The relationships and lines of authority are clear. If necessary, the project
management team structure says to whom the Project Board reports
It clearly shows a control, reporting and direction regime that can be
implemented, appropriate to the scale, risk and importance of the project to
corporate or programme management
The controls cover the needs of the Project Board, Project Manager and Team
Managers and satisfy any delegated assurance requirements
It is clear who will administer each control
The project objectives, approach and strategies are consistent with the
organization’s corporate social responsibility directive, and the project controls
are adequate to ensure that the project remains compliant with such a
directive
Consideration has been given to the format of the Project Initiation
Documentation. For small projects a single document is appropriate.
For large projects it is more appropriate for the Project Initiation
Documentation to be a collection of stand-alone documents. The volatility of
each element of the Project Initiation Documentation should be used to
assess whether it should be stand-alone, e.g. elements that are likely to
change frequently are best separated out.
Project Initiation Documentation
updated 20/07/17
Project KeyTech
Project Definition
Background
Als bachelorproef voor toegepaste informatica dient men een stageplaats en een IT project
te zoeken. We hebben contact opgenomen met verschillende bedrijven, onder meer KBC en
Siemens, om plaatsen te vinden. We zijn uiteindelijk bij KeyTech terecht gekomen.
KeyTech is reeds verschillende jaren actief in verschillende branches binnen IT:
IT consultancy, web development, hosting en web design. Deze KMO heeft diverse klanten
(KMO’s, multinationals) die aanwezig zijn in verschillende domeinen.
De opdrachtgever voor dit project is Erik Steenhouwer, CEO van het bedrijf KeyTech.
Deze opdracht voor Keytech bestaat uit verschillende doelstellingen. Het is de bedoeling
om een audit uit te voeren voor hun datacenter. We moeten een Disaster Recovery Plan
(DRP) maken, bijwerken en waar nodig is, vernieuwen. Alsook monitoring van de servers
waar klanten hun programma’s op draaien. Ook daar is het de bedoeling om verbeteringen
voor te stellen en nadien tijdens de stage deze te implementeren.
Project objectives
•
•
•
•
•
Het doel is om de voorbereiding van het project af te werken en af te hebben in
januari 2014.
Het doel is om het project te implementeren van februari 2014 tot en met eind mei
2014.
Tijdens dit project is confidentialiteit van de klanten heel belangrijk.
Het doel is om een verbeterde, stabielere opstelling te verkrijgen die eveneens
voorbereid is op ernstige problemen (DRP).
De kosten voor dit project moeten zo laag mogelijk blijven. Het is niet nodig om te
investeren in extra apparatuur voor de monitoring/DRP.
Desired outcomes
De volgende resultaten moeten we bekomen na het uitvoeren van het project/stage:
•
•
•
•
•
•
Geoptimaliseerd en performant netwerk
Synchronisatie tussen servers op verschillende locaties
Veilige back-upmethodes
Uitgebreid en up-to-date stappenplan bij noodgevallen (DRP)
Automatische heropstart van servers bij uitval
Snelle lokalisatie van problemen in het netwerk (gedetailleerde berichten)
Project Initiation Documentation
updated 20/07/17
Project KeyTech
Project scope and exclusions
Deze puntjes behoren binnen de scope project:
• Monitoring van servers/netwerk
• Monitoring van servers/netwerk verbeteren
• DRP plan opbouwen/vernieuwen
• Audit van de systemen in het datacenter
Deze zaken vallen echter buiten de scope en zijn dus de exclusions:
• Opbouw nieuw netwerk
• Servers installeren
• Servers configureren
• Programma’s ontwikkelen
Constraints and assumptions
De beperkingen (constraints) die in dit project (kunnen) voorkomen:
 Weinig kennis over de nodige methodes
o Research over DRP
o Research over auditing
o Research over netwerksecurity
 Tijdsgebrek/deadlines
 Geen ondersteuning van het monitoringsysteem op bepaalde hardware
In dit project gaan we uit dat volgende zaken in orde zijn (assumptions):
 Resources zijn beschikbaar indien nodig.
 De teamleden hebben de nodige skills en compententies om het project tot een
goed einde te brengen.
 De werknemers van Keytech weten hoe ze het monitoringsysteem moeten
gebruiken.
The user(s) and any other known interested parties

Klanten van Keytech
Deze klanten maken gebruik van de infrastructuur van Keytech. Dit project
handelt net over die infrastructuur.

Medewerkers van Keytech
Zij moeten de infrastructuur onderhouden en beheren. Dit project zal zorgen voor
een betere ondersteuning bij problemen dankzij het DRP, maar ook voor een
betere redundantie.
* Business / specialist
Interfaces
Interface
Server bedrijf ( Virtualisation )
Server bedrijf (co-location )
Netwerk bedrijf
Locatie
Extern
Intern
Intern
Project Initiation Documentation
updated 20/07/17
Project KeyTech
Het bedrijf heeft verschillende virtuele servers lopen waarop Sharepoint en SQL servers
draaien. Maar het bedrijf heeft ook enkele fysieke servers staan, waar men ook deze data
kan terugvinden. Het netwerk van het bedrijf is zelf door het bedrijf opgebouwd.
Fasering (bij planning)
Dit project gaan we gefaseerd uitvoeren. Stap per stap gaan we de volgende puntjes doen.
In het eerste deel gaan we ons focussen op de voorbereiding en het aanleren van methodes
voor de implementatie. Nadien passen we onze kennis en verkregen oplossingen uit de
eerste stap toe in de tweede stap.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Interview opdrachtgever
Wensen en vereisten noteren
Aanleren DRP opstellen
Aanleren auditing opstellen
Aanleren (netwerk)security
Netwerkstructuur uittekenen
Oplossingen aanreiken voor:
a. Monitoring
b. Back-up
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Monitoring van het netwerk
DRP toepassen op netwerkplan
Security van het netwerk instellen
Inbouwen van redundante oplossingen
Synchronisatie van servers regelen
Back-up van servers
Business Case
In principe zijn er in dit project niet veel kosten voorzien. Het grootste deel van dit project is
voornamelijk consulting en beveiliging van een bestaand netwerk. De enige kosten die dus
gemaakt dienen te worden, zijn het aantal manuren en het ter beschikking stellen van
apparatuur, zoals computers, om monitoring en verdere configuraties uit te voeren.
De voordelen bij dit project zijn bovendien enorm belangrijk. Het gaat namelijk om het veilig
stellen van (gevoelige) bedrijfsgegevens en het werkend houden van kritieke ITinfrastructuur.
Project Initiation Documentation
updated 20/07/17
Project KeyTech
Project Management Team Structure
KeyTech
Bart Clabots
Erik Steenhouwer
CEO
Steven Ophalvens
Persoonlijke Begeleider
Steven Ophalvens
Paradis Nicolas
Goossens Niels
Persoonlijke Begeleider
Yvan Rooseleer
HoofdBegeleider
Role Descriptions
Keytech
Dit is het bedrijf waar we tewerkgesteld zullen worden. Dit bedrijf is gelegen te WatermaalBosvoorde.
Erik Steenhouwer
CEO van het bedrijf KeyTech. Hij is de belangrijkste contactpersoon binnen het bedrijf.
Bart Clabots
Werknemer bij KeyTech. Hij houdt zich onder andere bezig met het bedrijfsnetwerk van
KeyTech. Hij is de contactpersoon waar men terecht kan bij vragen over de structuur,
toegangsgegevens en de huidige monitoringtechnieken van het netwerk.
Niels Goossens & Nicolas Paradis
Project Initiation Documentation
updated 20/07/17
Project KeyTech
De studenten die de opdracht dienen uit te voeren. Het analyseren van het huidige netwerk,
implementeren van aanpassingen. Het maken/vernieuwen van het DRP plan. Beiden staan in
voor de voorbereiding, de uitvoering en implementatie gebeurt alleen door Niels Goossens
(o.w.v. Erasmusuitwisseling).
Yvan Rooseleer
Hoofdbegeleider van het IT project op school, bij deze persoon kun je terecht voor
problemen en om je voortgang te bespreken
Steven Ophalvens
Persoonlijke coach van Niels Goossens en Nicolas Paradis. Regelmatig wordt de voortgang
van het project gevolgd en besproken.
Quality Management Strategy





De klant verwacht een noodplan bij problemen.
De klant verwacht een performant netwerk.
De klant verwacht een back-upsysteem wanneer er problemen zijn.
De klant verwacht de installatie van een systeem die
o problemen automatisch detecteert in het netwerk.
o problemen automatisch probeert te herstellen.
De student moet aan de voorwaarden van de klant voldoen
Configuration Management Strategy

De opdrachtgever verzorgt de fysieke infrastructuur zoals servers alsook de virtuele
servers.

Twee studenten zorgen voor de voorbereiding van de stage (DRP, monitoring,
auditing) in de eerste stap.

De stagiair zal uiteindelijk in de tweede stap zorgen voor het uitvoeren en het
toepassen van de oplossingen die gevonden zijn door de 2 studenten.
Project Initiation Documentation
updated 20/07/17
Project KeyTech
Risk Management Strategy
Risico
Kans
Impact
Totaal (*)
Uitval
elektriciteit
Overstroming
4
2
8
5
2
10
Brand
4
1
4
Inbraak
4
3
12
Budget
3
3
9
Falen bijscholing
3
1
3
Kans: 1=Zeer hoog, 5=Zeer laag
Mogelijke
oplossing
UPS
Back-ups
overzetten naar
een andere
locatie
Back-ups
overzetten naar
een andere
locatie
Alarmen +
Backups op
verschillende
locaties
Duidelijke
afspraken
Afstoten van
het project
Impact: 1=Volledige vernietiging, 5=Weinig impact
Communication Management Strategy
Communicatie is belangrijk om een project tot een goed einde te brengen. Daarom gaan we
op regelmatige basis contact houden met de verschillende belanghebbenden van dit project.
* Dagelijks
- Tussen de twee studenten onderling.
* Wekelijks
- Tussen studenten en de opdrachtgever Eric Steenhouwer
- Met de aangestelde begeleider(s)
* Maandelijks
- Docenten van HUB
Methodes
De communicatie zal op uiteenlopende manieren gebeuren.
 Gesprek (oog in oog)
 Skype
 Telefoongesprek
 Vergadering
 E-mail
Er zullen vooral mondelinge gesprekken gehouden worden, omdat dit directer en duidelijker
is.
Project Initiation Documentation
updated 20/07/17
Project KeyTech
Project Plan
Sept
Documenteren
Bedrijven contacteren
Projecten zoeken
Project voorbereiden
DRP
Monitoring
Oplevering
Okt
Nov
Dec
Jan