Informatie Planning
advertisement
Informatie Planning Voor de Technische Bedrijfskundige Technische Bedrijfskunde, Hogeschool van Amsterdam WL IPL3.1, TBK HOS IPL 2.1 TBK IPL 2.4 Drs A.S.Visser Versie 1.3 2006- 2007 Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 2 INHOUD Voorwoord……………………………………………………………………..…3 Het bedrijf Faninc 5 Organisatie van de Module 6 Plaats in het curriculum 8 1 Concepten van IP……………………………………..……………………11 1.1 Historie van IP 11 1.2 Architecturen 18 1.3 Aanleidingen voor een IP traject 22 1.4 Randvoorwaarden van een IP 26 2 Procedure en producten van een Informatieplanning…………………27 2.1 IP fasen en producten 27 2.2 Bespreking van de IP producten 29 3 Technieken van Informatieplanning……………………………………….47 3.1 Risicoanalyse 47 3.2 De Functionele decompositie 48 3.3 Modelleren 49 3.4 Interviewtechniek 59 3.4 Afbakening van systemen, de informatiearchitectuur 61 3.5 De organisatiearchitectuur 64 3.6 De Technische architectuur 67 4 Tools voor IP……………………………………………………………………70 4.1 MS Office 70 4.2 Professionele tools 72 5 Opdrachten…………………………………………………………………… .73 5.1 Cases beschrijving 73 5.2 Practicumschema 75 6 Bijlagen …………………………………………………………………………76 6.1 Literatuur 78 6.2 Indeling Informatieplan volgens HIP 80 6.3 Indeling informatieplan volgens ISP 82 6.4 Indeling projectenplan volgens HIP 83 6.5 Indeling voor systeembeschrijving 86 6.6 ICT ontwikkelingsfasen volgens Nolan 87 6.7 Risicoanalyse voor een IP traject 88 6.8 Interviewvragen volgens HIP 92 6.9 prioriteiten analyse voor een projectenplan 94 6.10 FDC van Faninc 98 6.11 Collegesheets 99 Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 3 Voorwoord Beste studenten Informatieplanning (IP) is een methode die het traject van informatiebeleid en – planvorming voor de informatieverzorging van een bedrijf als geheel uitvoert. Hoewel de technieken die hierbij horen ook in te zetten zijn bij kleine organisaties of afdelingen, zijn ze toch vooral bedoeld om richting te geven aan het ontwerp en invoering van informatiesystemen voor grote, complexe organisaties. Het product van een IP project is het Informatieplan, meestal aangevuld met een projectenplan. Bij grote projecten van grote ondernemingen wordt een Informatieplan vaak voorafgegaan door een Informatiebeleidsplan. Een informatieplan beschrijft de gewenste toekomstige inrichting van de informatievoorziening, de huidige informatievoorziening en het migratiepad naar de gewenste situatie. IP gaat uit van de organisatie als geheel en het informatieplan is de blauwdruk voor alle ICT (Informatie en Communicatie Technologie) ontwikkelingen voor de middellange2-4 jaar), en soms ook voor de lange termijn (4-7 jaar). Een informatieplan geeft o.a. antwoord op de volgende vragen: Welke informatiesystemen heeft het bedrijf nodig. Welke gegevens worden tussen die informatiesystemen uitgewisseld. Welke systemen moeten op termijn worden geautomatiseerd. Welke technologie moet worden ingezet voor die automatisering. Welke afdelingen en functionarissen zijn verantwoordelijk voor het functionele beheer van de gegevensverzamelingen. Het Informatieplan geeft dan ook een algemeen overzicht van de bedrijfsprocessen, gegevensverzamelingen en gegevensstromen die nodig zijn om de bedrijfsmissie en doelen te ondersteunen. Bovendien analyseert het de rol van de afdelingen t.a.v. het Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 4 functioneel informatiebeheer en de rol die nieuwe ICT technologieën in de toekomst moeten gaan spelen in de informatievoorziening van het bedrijf. Want een Informatieplan is ook de basis voor een projecten plan. Het IP projectenplan is een verzameling projecten die verbeteringen en vernieuwingen moeten invoeren op het gebied van automatisering (invoering van nieuwe geautomatiseerde informatiesystemen), reorganisatie (invoering van nieuwe taken en verantwoordelijkheden aan afdelingen en functionarissen) en conditionering (invoering van voorbereidingen voor een nieuwe informatievoorziening zoals het opleiden van personeel) IP is ook een methode. Bij vele vakgebieden wordt onder een methode verstaan: de wijze waarop men naar een vastgesteld doel gaat. Het zijn de stappen (bij een project de fasen) die leiden tot het resultaat. Methodisch werken is het traject indelen in stappen en bij projectmatig werken moet elke stap een concreet product opleveren. De methode is dan dus de procedure die gevolgd moet worden. Bij informatiekunde wordt veelal onder een methode iets meer verstaan. Het is niet alleen de procedure, maar ook de technieken, het concept en de tools horen erbij. IP is een methode zoals informatiekundigen die zien, een totaal van concepten en middelen om een probleem aan te pakken. Daarom is IP niet alleen het uitvoeren van een procedure, maar ook een manier van denken, het toepassen van de juiste technieken en bedreven zijn met de juiste tools. Om een methode zoals IP te kunnen toepassen moet je dus de kennis en vaardigheden hebben van: 1. De manier van denken die bij de methode hoort (het concept van de methode). 2. De procedures die bij de methode behoren (de stappen die moeten worden uitgevoerd). 3. De technieken die ingezet moet worden om de stappen te kunnen uitvoeren 4. De hulpmiddelen (tools) die gebruikt kunnen worden om de technieken uit te voeren. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 5 Alle vier de onderdelen van de IP methode zullen in deze syllabus in afzonderlijke hoofdstukken toegelicht worden: Voor het IP concept zal in hoofdstuk 1 de historie van het ontstaan van IP beschreven worden, de situaties die geschikt zijn om de IP methode in te zetten en de uitgangspunten die aan IP ten grondslag liggen. De procedures zullen in hoofdstuk 2 worden uitgelegd aan de hand van de verschillende IP stromingen die allemaal een iets andere procedure hanteren. Wij zullen voor de opdrachten van deze module gebruik maken van een procedure (6) van Aarts en Janssen die zich in de praktijk vele malen bewezen heeft. In hoofdstuk 3 wordt summier ingegaan op de technieken. Bij IP horen speciale schematechnieken die de informatiebehoefte van de organisatie in kaart brengen. Deze schematechnieken zijn te vinden in de syllabus schematechnieken (1) die in het eerste jaar is uitgegeven, en gedurende deze module zal een practicum gegeven worden om de technieken te beoefenen. Hoofdstuk 4 gaat kort in op de tools. Als tool zullen wij de tekenopties van het MS officepakket gebruiken. Je kan ook Visio gebruiken wat voor E15,- te koop is bij Surfspot (als je bij HvA als student bent ingeschreven) Professionals zullen wellicht de IP module van SDW (System Development Workbench van Pandata/Gemini/Volmac) gebruiken, maar wij zullen ons behelpen met de tekenmogelijkheden die het spreadsheet van Excel ons biedt. Je kan voorbewerkte formats downloaden uit het Intranet van B&L of uit de docenten drive: T: A.S.Visser/2e jaar/IPL/ Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 6 Het bedrijf Faninc Om IP te oefenen heb je de gegevens nodig van een volledig beschreven bedrijf. Dat bedrijf is in ons geval Faninc, een ventilatorenfabriek dat op Internet is te vinden onder: HTTP:// www.faninc.nl Behalve de beschrijving van Faninc heb je ook een schema’s nodig die in het eerste jaar al is gemaakt namelijk: De FDC van de bedrijfskritische processen van Faninc. Deze diagrammen zijn opgenomen in de bijlagen van deze syllabus. Organisatie van de module Je werkt in groepjes van 1-3 personen, en je hebt de opdracht een Informatieplan voor Faninc te schrijven. Je wordt in deze module beoordeeld op: Kwaliteit en volledigheid van het informatieplan (zie de onderdelen van het informatieplan verderop in deze syllabus) Kwaliteit van de tussenproducten van het IP (zie het hoofdstukken over de opdrachten verderop in deze handleiding) Kwaliteit en duidelijkheid van de presentatie (zie bijlage voor de beoordelingscriteria) Aanwezigheid bij de IP practica (6 x 2 uur) Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Alle onderstaande onderdelen moeten voldoende zijn! Om deze module met succes te kunnen doorlopen heb je bovendien nodig: Bedrijfsbeschrijving Faninc (te vinden op het Internet) met FDC en EXD diagram. (toegevoegd in de bijlagen van deze handleiding) Syllabus schematechnieken. (versie 2.0 of later) Uitleg over IP concepten en technieken (te vinden in deze modulehandleiding). IP practica met de daar gemaakte voorbeelden en aantekeningen. Casusbeschrijving in Faninc 7 Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 8 Plaats in het curriculum Omdat het informatieplan ook beschrijft welke ICT technologieën ingezet moeten worden kan deze gekoppeld worden aan opdrachten die innovatie en implementatie als onderwerp hebben. Zo kan het VIM2.3 (Implementatie van informatiesystemen) als een vervolg gezien worden van een Informatie Plan project. Het totale curriculum TBK is gericht op het ontwikkelen van competenties, maar ook op het voorbereiden van de student op de toekomstige beroepsrollen. Ook van deze module is vastgesteld welke competenties en welke beroepsrollen ondersteund worden. Competenties Deze module draagt bij aan 4 competenties, zoals aangegeven in onderstaande tabel. De onderstreepte indicatoren zullen een rol spelen bij de beoordeling van de producten (zie beoordelingscriteria in de bijlagen) Competentiedomein Taakgericht handelen Competentie 1. Bedrijfskundig handelen 2. Analyseren en oordeelsvorming 3. Innoveren 4. Plannen en organiseren Indicator Beleid ontwikkelend Conceptueel vaardig Omgevingsgericht Beleid uitvoerend Onderzoekend Analytisch Oplossingsgericht Vernieuwingsgericht Creatief Overtuigend Plannend Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Sociaalgericht handelen 5. Effectief communiceren 9 Voortgang bewakend Organiserend Ondernemend Doelgericht Overtuigend presenteren Helder rapporteren Doelgroepgericht handelen 6. Samenwerken 7. Klantgericht handelen Teamgericht Team motiverend Doelgericht en resultaatgericht Persoonlijk gericht 8. Zelfsturend handelen handelen Onderhandelvaardig Interviewvaardig Reflecterend Zelflerend De beroepsrollen Informatieplanning leert veel technieken die tot de ontwerpfase behoren. Dat betekent dat met name de rol van adviseur en onderzoeker zullen met deze module ondersteund worden. Voor een informatieplan moet onderzoek gedaan worden op het gebied van bedrijfsprocessen, gegevensverzamelingen en nieuwe ICT technologieën die ingezet kunnen worden voor de toekomstige informatievoorziening. De bedrijfsprocessen en gegevensverzamelingen worden vervolgens weergegeven in structuren (bij IP architecturen genoemd) die het ontwerp van de toekomstige informatievoorziening vormen. De ontwerpfase van informatieplanning levert de belangrijkste onderdelen voor het informatieplan op. Deze module leert je dan ook vooral ontwerpen (opzetten van de informatiearchitectuur) hetgeen je vaardigheden als onderzoeker en ontwerper zal Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 10 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 vergroten. De beroepscontext is die van middengrote en grote bedrijven of complexe instellingen waarvoor de informatievoorziening in kaart moet worden gebracht. Ik wens jullie veel genoegen met deze ingewikkelde casus die je leert: De informatiebehoefte van complexe organisaties gestructureerd in beeld te brengen. Systeem- en organisatiearchitecturen te ontwerpen. Een informatieplan te schrijven. Veel succes A.S.Visser Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 11 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 1 Concepten van IP 1.1 Historie van IP Behoefte aan Informatieplanning (1) In de 80 ‘er jaren vond er door de invoering van de Pc’s, een automatiseringsgolf plaats bij het midden en kleinbedrijf. Alle administratieve afdelingen werden voorzien van een of meer Pc’s die al snel werden verbonden met een netwerkje. De grote bedrijven waren al veel verder met automatiseren, en koppelden de Pc’s aan het bestaande netwerk dat door een mainframe werd aangestuurd. Bij deze netwerken deed ook de minicomputer zijn intrede die als afdelingsserver een aparte plaats ging innemen. Het netwerk ging bestaan uit vele subnetwerken en gegevensbestanden raakten verspreid over de diverse locaties. Hierdoor werd onderhoud van gegevensbestanden steeds moeilijker en duurder en was er steeds vaker sprake van eilandautomatisering. Het management werd telkens weer verrast door de gestegen hoge kosten van onderhoud van de toch zo goedkoop aangeschafte hardware. Het leek wel of de kostenbesparingen die beoogd werden, door de ICT weer teniet werden gedaan door de hoge personele kosten voor softwareontwikkeling en onderhoud. In ICT kringen grapte men wel dat het getal Pi ( ongeveer3,1) bij hen een natuurconstante was met een krachtige voorspellende waarde. Immers: elk ICT project duurde 3x zo lang als gepland en koste 3x zo duur als begroot. Bovendien was van alle software die de afdelingen op eigen houtje aanschaften 1/3 geschikt, was 1/3 niet geschikt maar werd wel (een beetje) gebruikt en werd1/3 nooit geïnstalleerd en bleef in kast staan. Hetzelfde zou ook voor de aangeschafte hardware gelden. Bij veel grote bedrijven en instellingen werd veel op afdelingsniveau aangeschaft en ontwikkeld en het totale overzicht van de informatievoorziening ging verloren. Onderzoekers voorspelden dat de automatiseringsproblemen en de verspilling aan ICT budgetten die grotere bedrijven nu ondervonden, in de nabije toekomst ook zou opgaan voor het midden- en kleinbedrijf. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 12 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Er was dus een groeiende behoefte ontstaan aan een centraal geleide planning en een algemeen geldend ICT beleid. Men zocht naar technieken voor het maken van een informatiebeleidsplan (een rapport dat de richting aangeeft waarin de informatievoorziening zich moet ontwikkelen, met name dat deel dat men wil gaan automatiseren) en voor het maken van een informatieplan (een rapport dat aangeeft welke ICT projecten moeten worden uitgevoerd om het beleidsplan uit te voeren) Informatiebeleid en –planning heeft dus niet tot doel informatiesystemen te ontwerpen en te bouwen. Het doel is meer om aan te geven hoe de informatievoorziening voor de gehele onderneming zich moet ontwikkelen voor de komende jaren. Men zegt ook wel eens dat een goed Informatieplan de blauwdruk is voor de ICT ontwikkeling van een bedrijf voor de komende 5 jaar. Een van de eerste en bekendste informatieplanningmethoden die ontwikkeld werden voor was die van IBM: de BSP (Business Systems Planning) (2) geheten. IBM heeft in de 90’er jaren de BSP methode aangepast, en deze aangepaste versie staat bekend als ISS (Information System Study) Een andere, van BSP afgeleide methode is het ISP (Information Strategy Planning). Alle genoemde methoden gebruiken dezelfde technieken voor het maken van de Systeem- en Informatiearchitecturen als onderdelen van het informatieplan. Zij verschillen echter wel in de volgorde van stappen die ondernomen moeten worden en de mate waarin managers ingezet worden bij de ontwikkeling van het informatieplan. Vele methoden van systeemontwerp en systeembouw hebben informatieplanning aan hun methode toegevoegd omdat zoiets vaak ontbrak. Zo start ook de bekende methode SDM (3) (System Development Methodology van Pandata/Cap Gemini/Volmac) met de stappen van IP. De SDM methode bestrijkt het totale ontwikkel traject vanaf informatiebeleid tot en met systeembouw en onderhoud. Een andere bekende ontwikkelmethode is IE (Information Engineering) (4,5) welke IP als uitgangspunt heeft genomen. De producten van het informatieplan Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 13 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 (bedrijfsprocessen, gegevensverzamelingen) werden dan verder uitgesplitst tot het niveau van scherm acties en database acties is bereikt. Met geautomatiseerde tools (Icase tools) worden de diagrammen vertaald in C-code wat de programmatuur en de database oplevert. De methode IE is vooral door James Martin (4,5) in Europa op de markt gebracht. Wij zullen ons in deze module vooral bezig houden met Information Planning, waarbij het informatieplan het eindproduct is. Eerst zullen achtereenvolgens de kenmerken van BSP, ISS, ISP en IE nader worden toegelicht. BSP (2) BSP legt er de nadruk op dat het topmanagement volledig achter het IP project moet staan. Het is immers een uitwerking van het algemene bedrijfsbeleid naar een ICT beleid. Uitgangspunt zijn de beleidsonderdelen zoals Missie, doelen, succesfactoren, bedrijfskritische gegevens en strategie om de technologie in te zetten etc. Als deze uitgangspunten nog niet vastgelegd zijn, dan moet dat alsnog gebeuren. De stappen 1-8 dienen alleen om commitment (volledige betrokkenheid) met het topmanagement te krijgen. In de stappen 9-11 wordt de architectuur (clusters van informatiesystemen) ontworpen, en bij stap 12 en 13 tenslotte wordt het Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 14 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 actieplan opgesteld om tot een invoering van de vastgestelde architectuur te komen. Vervolgens wordt bij de BSP methode de bedrijfsprocessen, al aanwezige informatiesystemen, gegevensklassen en afdelingen in tabellen tegen elkaar uitgezet. Het resultaat hiervan is het informatiekruis (zie figuur) Hierin wordt b.v in het segment tussen informatiesystemen en dataklassen met een X aangegeven of een systeem een bepaalde dataklasse in zijn database heeft opgeslagen. Op deze manier wordt zichtbaar of afdelingen die bepaalde processen uitvoeren wel door de aanwezige informatiesystemen worden ondersteund (white spots) en of meerdere systemen dezelfde dataklassen hebben (doublures) etc. Eventueel kan men een informatiekruis maken van de huidige situatie en van de gewenste situatie. Men kan aangeven of b.v. het implementeren van een CMS systeem (Customer Management System) voor meerdere afdelingen van belang is, of er speciale koppelingen met andere aanwezige systemen nodig zijn etc. Merk op dat hier de dataklassen en de bedrijfsprocessen niet met elkaar worden geclusterd, zij staan tegenover elkaar. Het informatiekruis is vooral geschikt voor de beschrijving van de huidige situatie en het vastleggen van de plaats van al geplande informatiesystemen. In de BSP methode wordt het informatiekruis gebruikt om aan managers te vragen welke knelpunten zijn ervaren bij het gebruik van de aanwezige informatiesystemen. Hiermee krijgt men een beeld van de informatiebehoefte van de organisatie. Hieruit worden de conclusies afgeleid die vooral 2 vragen beantwoorden: Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 15 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Wat zijn de sterke en zwakke punten van het huidige informatiemanagement Welke prioriteiten krijgen de nieuw op te zetten informatiesystemen De BSP methode wordt in de oude vorm praktisch niet meer gebruikt. Wel wordt het informatiekruis nog wel toegepast om de huidige informatiesystemen in de organisatie in beeld te krijgen. Het zal duidelijk zijn dat de BSP methode (net als alle IP methoden) een top-down benadering heeft, vanuit het topmanagement wordt bepaald wat de bedrijfsprocessen zijn die moeten worden ondersteund door informatiesystemen. De werkvloer wordt pas in een laat stadium (voor de uitvoering van het projectenplan) gekend in de automatiseringsplannen. ISS IBM heeft de BSP methode verder ontwikkeld tot een versie die bekend staat als ISS (Information system study) Bij deze methode is een tool ontwikkeld (ISMOD) waarmee het schema’s van het informatiemodel kunnen worden gemaakt en geanalyseerd. ISP Een methode die nog steeds veel gebruikt wordt ISP (Information Strategie Planning). Deze methode lijkt erg op BSP of ISS. Eerst wordt hier de ondernemingsstrategie geanalyseerd en de organisatie van de informatievoorziening, vervolgens worden de bestaande en geplande informatiesystemen in kaart gebracht en wordt de huidige informatiebehoefte beschreven, vervolgens wordt de informatie architectuur bepaald (systeemafbakening) en wordt de gewenste technische architectuur vastgelegd. Vervolgens wordt aan de projectplannen een prioriteit toegekend. IE Een methode die IP tot in detail heeft uitgewerkt en bovendien de projectplannen voortzet tot en met bouw, implementatie en beheer van de systemen is Information Engineering. (IE) Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 16 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Information Engineering is ooit bedacht door Clive Finkelstein. (8) Hij probeerde een link te leggen tussen de eindproducten van strategische informatie planning (de eerste fasen van IP) en de databases van de daaruit voortkomende informatiesystemen. Zijn benadering was dan ook erg databasegericht. Vanuit de vastgestelde objectdiagrammen werd steeds verder uitgesplitst totdat een geschikt ERD (Entiteit Relatie Diagram) werd verkregen dat geschikt was voor het programmeren van een relationele database. Een probleem hierbij was dat uit het oog werd verloren welke bedrijfsprocessen nu nog werden ondersteund door die informatiesystemen. James Martin beklemtoonde dat bij iedere uitsplitsing van het datamodel tegelijkertijd een uitsplitsing van het procesmodel moest plaats vinden. (zie figuur) Als men op het niveau van de tabellen van database was aangeland (constructie fase), zou de het procesmodel tevens de schermacties voor de gebruiker opleveren, want die waren uiteindelijk de activiteiten die voorkwamen uit het procesmodel. Bij elk detail niveau moesten processen en gegevens gelinkt worden. Steeds moest duidelijk blijven welke informatie en proces of actie oplevert en nodig heeft. Dat is een principe dat voortkomt uit het IP concept. Het is uiteindelijk James Martin (4,5) geweest die een consistent model heeft ontwikkeld vanuit het IP concept voor het gehele traject vanaf strategische informatiebeleid tot en met beheer van informatiesystemen. Voor de uitvoering van deze methode zijn diverse tools ontwikkeld die het mogelijk maken alle producten van IE te produceren, vanaf het informatieplan tot de C-code voor de relationele databases en de schermafhandeling tot het implementatieplan en onderhoudsplan. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 17 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 De diverse IP methoden hebben ieder hun goede en minder goede kanten. Ze gaan allemaal uit van een top down benadering, koppeling op alle detail niveaus van het proces model en het gegevens model en het maken van architecturen. IP concept Het concept van IP is dan ook dat ICT beleid afgeleid moet zijn van het algemene strategisch beleid van het topmanagement. Als er geen algemeen strategisch beleid is, is er ook geen IP mogelijk. Als het topmanagement zich niet persoonlijk met ICT beleid bezighoudt, zal het IP project mislukken. Dit uitgangspunt maakt IP top-down vanaf de start. Bottom-up (het inschakelen van de werkvloer) kan worden toegepast bij een latere fase, zoals bij uitvoering van het projectenplan. Ook gaat IP uit van stabiele structuren, dwz dat het Procesmodel en het gegevensmodel gebaseerd moeten zijn op beleidsuitgangspunten die niet snel veranderen. (missie, doelen, succesfactoren en strategie t.a.v ICT technologieën) Hierbij is de redenering van IP dat bij beperkte budgetten informatiesystemen die bepalend zijn voor de overlevingsstrategie prioriteit verdienen. Dat zijn systemen die kernactiviteiten ondersteunen, en afgeleid zijn missie, doelen en CSF’s . Tenslotte moet IP vanuit globale en vage structuren toch inhoud geven aan concrete informatiesystemen die de programmeur kan bouwen. Dat wordt mogelijk gemaakt doordat er consequent gebruik wordt gemaakt van architecturen. Bovendien wordt zo ook vastgelegd welke bedrijfsprocessen door welk informatiesysteem ondersteund worden. In het projectenplan kan worden vastgesteld welke informatiesystemen met voorrang moeten worden geautomatiseerd, en in welk mate dat dient te gebeuren. Een ander kenmerk van een IP is strakke projectmatige aanpak. Het inzetten van architecturen heeft het begrip “Informatiemanagement” een heel andere betekenis gegeven. We zullen in het volgende hoofdstuk het begrip architectuur nader toelichten. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 18 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 1.2 Architecturen Een architectuur is een model waarbij vanuit een globaal ontwerp steeds verder kan worden gedetailleerd. Een schema valt dan uiteen in subschema’s die een meer uitgewerkt detailniveau hebben. Maar ook deze schema’s kunnen weer worden uitgewerkt. (decompositie van het model). Tegenwoordig wordt het begrip architectuur ruimer gedefinieerd: Het is het geheel van modellen en voorschriften die vorm geven aan de totale organisatie. Je zou kunnen zeggen dat een architectuur de organisatie in zijn volledige samenhang beschrijft, en om het overzichtelijk te houden gaat men uit van diagrammen die top-down steeds verder uitgesplitst kunnen worden tot een uitgebreider detailniveau. Bij IP kent men procesarchitecturen, gegevensarchitecturen en afbakeningsarchitecturen. Procesarchitecturen. Het hoogste proces niveau in IP is dat van de Bedrijfsfuncties. Een bedrijfsfunctie is een cluster van bedrijfsprocessen die de uitvoering van een hoofdtaak van de organisatie nastreven. Men maakt onderscheid tussen primaire functies (afgeleid van missie en doelen) en secundaire functies (beheer van materiele middelen, personele middelen, financiële middelen en infrastructurele middelen) Bij een ziekenhuis zijn de primaire functies: verzorgen inschrijving, uitvoeren medisch onderzoek, behandeling en verzorging. Bij een adviesbureau: Werven klanten, Geven advies. Bij een winkel: Inkopen goederen, opslaan goederen, verkopen goederen. Bij een apotheek: Inkopen medicijnen, beheren medicijnen, verkopen medicijnen, adviseren. Een bedrijfsfunctie worden uitgesplitst tot hoofdprocessen. Het voorbeeld Uitvoeren medisch onderzoek in een ziekenhuis kan b.v. worden uitgesplitst naar : verrichten functieonderzoek (wordt door laboratoria gedaan) en verrichten eigenonderzoek (wordt door arts zelf gedaan). Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 19 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Processen moeten altijd met een werkwoord benoemd worden. Processen moeten in volgorde van uitvoering geplaatst worden. Dit in tegen stelling tot bedrijfsfuncties, die mogen in elk volgorde staan. Hoofdprocessen kunnen worden uitgesplitst tot processen. Zo kan uitvoeren functieonderzoek worden uitgesplitst naar “maken röntgen foto” , “bepalen albumine in bloed”, “Maken CT scan” etc. Processen leveren altijd een product op! Processen kunnen worden uitgesplitst tot activiteiten. Zo kan het proces “maken röntgenfoto” worden uitgesplitst tot activiteiten als: informeren patiënt, plaatsen patiënt, belichten patiënt, ontwikkelen foto, beoordelen foto, opsturen foto. In tegenstelling tot processen leiden activiteiten niet tot een product, ze doen iets met het product, maar ze hebben alleen zin als alle bij elkaar behorende activiteiten achter elkaar worden uitgevoerd totdat het procesproduct klaar is. Indien processen moeten worden ondersteund door informatiesystemen, kunnen de activiteiten worden vertaald in handelingen die de gebruiker moet doen om op schermniveau het Informatie Systeem te gebruiken. Gegevens architecturen Bij IP zijn de diverse niveaus’s van het procesmodel gekoppeld aan die van het gegevens model. Ook hier moet er sprake zijn van een architectuur: het meest globale gegevensmodel dat afgeleid is van de bedrijfsfuncties (Het objectenmodel) moet uitgesplitst kunnen worden naar gegevensverzamelingen met een meer uitgebreid detail niveau. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 20 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Bedrijfs Hoofdproces functies sen Processen Activiteiten schermactie s objectmodel Entiteittypen ERD tabellen Afbakeningsarchitecturen In IP jargon zijn eigenlijk de afbakeningsarchitecturen de “echte architecturen”. Immers, het hoofddoel is toch het positioneren van informatiesystemen in de organisatie, en dat wordt gedaan door het procesmodel aan het gegevensmodel te koppelen. (door het maken van een C/U matrix. Zie het schematechnieken boek voor de uitvoering van deze techniek) Indien bedrijfsfuncties en het objectenmodel tegen elkaar worden uitgezet, ontstaan er afgebakende gebieden die aangeven welke objecten geproduceerd worden door de bedrijfsfuncties. Deze afgebakende gebieden worden Business Area’s genoemd. Bij grote, complexe organisaties kan men ervoor kiezen voor elke Business Area een apart Informatie plan te maken. In het plaatje van de informatiearchitectuur is immers vastgelegd welke gegevens de business area’s aan elkaar moeten doorgeven, zodat de koppeling tussen die informatieplannen ook is vastgelegd. Informatiearchitectuur Er zijn diverse matrices mogelijk, maar meestal kiest men ervoor een C/U matrix te maken van de hoofdprocessen uitgezet tegen de entiteitypen. Het zo verkregen overzicht noemt men bij IP de Informatiearchitectuur. De afgebakende gebieden die zo verkregen worden zijn de informatiesystemen. Informatiesystemen zijn dus een lager detailniveau van de business area’s . De informatiesystemen kunnen weer opgesplitst worden subsystemen. Dit plaatje wordt wel de systeemarchitectuur genoemd, hoewel men met de systeemarchitectuur soms ook wel het diagram van de informatiearchitectuur bedoelt. Bij het gebruik van deze termen met je wel opletten wat er nu bedoelt wordt. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 21 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Het Informatieplan gaat niet verder dan de informatiearchitectuur, maar bij IE gaat men door tot het scherm ontwerp van de geautomatiseerde systemen. Organisatiearchitectuur Bij IP wordt ook vaak een matrix gemaakt van functionarissen uit het organogram uitgezet tegen de hoofprocessen. In de matrix wordt met R,A,E of W aangegeven welke rol deze functionarissen spelen bij de uitvoering van het proces. (zie schematechnieken boek) Een dergelijke matrix wordt de Organisatiearchitectuur genoemd. Uiteraard kunnen er meerdere bedrijfskundige eenheden tegen elkaar worden uitgezet, zoals afdelingen tegen processen of entiteittypen, het informatiekruis gas daar al een voorbeeld van. P.Laagland (9) heeft de methode PRISMA met het z.g.n prismahuis ontwikkeld, een model waarbij afhankelijk van de probleemstelling diverse matrices worden gemaakt om doublures of lege plekken in de informatievoorziening zichtbaar en bespreekbaar te maken. Zo zal de O/G matrix (functionarissen tegen gegevensgroepen) aangeven wie zich interessert voor welke gegevens. Vervolgens kan men zich afvragen of hij toegang heeft tot de software die die gegevens kan leveren (O/S matrix). Het prisma huis wordt vaak, net als het informatiekruis, gebruikt om de huidige technische situatie in kaart te brengen. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 22 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 1.3 Aanleidingen voor een IP De IP methode is ontwikkeld in een tijd dat het hogere management behoefte had om de kosten te beheersen van de ICT uitgaven. Men had dus al veel ervaring met netwerken en door de ontstane eilandautomatisering stegen de onderhoudskosten de pan uit. Dat betekent dat de IP methode eigenlijk alleen geschikt is voor organisaties die al een bepaalde ICT ontwikkeling achter de rug hebben en waar het top management veel eigentijd in een IP project wil steken om de zaak weer op orde te krijgen. Vele risicoanalyses die ter voorbereiding van een IP traject worden uitgevoerd om te beoordelen of de organisatie wel gebaat is bij een IP traject onderzoeken dan ook vooral: De ontwikkelingsfase van ICT waarin de organisatie zich bevindt (minimaal Nolan fase 3, zie de bijlagen) De mate van commitment die het topmanagement heeft voor het IP traject. Als echter aan deze voorwaarden is voldaan, levert een IP traject een Informatieplan op met een helikopterview van de informatievoorziening, een visie in welke richting de ICT technologieën ingeschakeld moeten worden, en een projectenplan die aangeeft hoe dat aangepakt moet worden. De oude methoden die uitgaan van analyse van knelpunten en het oplossen daarvan door het inzetten van ICT technologie hebben het nadeel dat in grote organisaties overlappingen in informatiesystemen ontstaan, maar ook blinde vlekken doordat bedrijfsprocessen niet ondersteund worden hoewel dat met de al aangeschafte systemen wel mogelijk is. Dat veroorzaakt een verspilling aan kosten door het aanschaffen van zowel overbodige systeemfunctionaliteit (overlapping) als ongebruikte systeemfunctionaliteit. De motieven voor een bedrijf om een IP traject in te gaan hebben natuurlijk te maken met wat men verwacht dat het Informatieplan en het projectenplan zullen opleveren. Dat is in vele gevallen het volgende: (6) Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 23 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Voorkomen van overlappingen en blinde vlekken o met een informatieplan krijgt het management inzicht in de samenhang tussen de systemen Beter beheersen van de ontwikkeling van informatiesystemen o Met een informatieplan wordt voorkomen dat tijdens de systeemontwikkeling voortduren nieuwe relaties (koppelingen) tussen de systemen wordt toegevoegd Maken van prioriteitsstelling o Met een informatieplan kan beter de prioritering van de te ontwikkelde systemen worden aangegeven (welk systeem moet eerst ontwikkeld worden en welk kan later) wat bij dalende budgetten van belang is. Vergroten van de invloed van het management op de informatievoorziening o Met een informatieplan kan het management zijn bevoegdheden en verantwoordelijkheden op ICT gebied helder vastleggen. Ook kan de opdrachtgever bij de projecten van het projectenplan nu zelf vooraf de projectspecificaties vastleggen. Beter afstemmen van de informatievoorziening op de organisatie o De informatiesystemen worden in het informatieplan gekoppeld aan bedrijfsprocessen. Deze zijn weer afgeleid van missie en doelen en zijn dus bedrijfskritische systemen. Goedkoper maken van de informatievoorziening o Door systemen te baseren op de gegevensstructuur die nodig is voor de bedrijfsprocessen wordt overlap in systeemfuncties en blinde vlekken in de informatievoorziening voorkomen en wordt onderhoud en beheer van systemen goedkoper Betere financiële planning o De projecten uit het projectenplan worden financieel vertaald en maken zo deel uit van het totale investeringsplan van de organisatie. Hiermee wordt een aansluiting verkregen tussen informatieplanning en bedrijfsplanning. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 24 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Het is belangrijk dat van te voren is vastgesteld wat het management verlangs van het Informatie Plan. Dan kan hier extra aandacht aan worden besteed. Argelo en Boterman (10) maken onderscheid tussen Knelpunt-gedreven IP en Grensverleggende IP trajecten. Bij knelpunt-gedreven IP projecten staat optimalisatie van de huidige situatie voorop. Er zal dan aandacht besteed moeten worden aan knelpunt analyse. De knelpunten kunnen aangegeven worden in de procesmodellen en de informatiearchitectuur. Uitgebreide aandacht gaat ook naar de technische architectuur, en de analyse van de inzet van huidige technologieën. Het projecten plan richt zich op conditionerende projecten en reorganisatieprojecten. Bij grensverleggende IP trajecten is de uitkomst een plan voor innovatie. Hierbij speelt de oriëntatie van het bedrijf op zijn omgeving (SWOT analyse) en onderzoek naar nieuwe technologieën een belangrijke rol waarna aan de hand van de vastgestelde architecturen wordt besproken hoe en waar de innovatie moet worden ingezet. Het projectenplan richt zich vooral op de ontwikkeling van nieuwe informatiesystemen. Uit praktijkonderzoeken blijkt volgens CMG dat het management onderstaande redenen voor de aanvraag van een IP traject aangeeft (11) Veranderde visie op de informatieverzorging Verbetering van de efficiency van de informatieverzorging Knelpunten in de huidige automatisering zoals: o Gebrek aan personeel en programmatuur o Eiland oplossingen o Te lage kwaliteit van de verstrekte informatie o Te lage betrokkenheid gebruikers en management o Nieuwe technologische ontwikkelingen Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 25 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 In een ander empirisch onderzoek (Theeuwes 1986) wordt in afnemende volgorde als aanleiding van een IP traject genoemd: Informatievoorziening niet afgestemd op de behoefte Geen integratie van deelsystemen Veranderingen in de organisatie of besturing daarvan Ontbreken van selectiecriteria voor automatisering Verouderde geautomatiseerde systemen Slechte efficiency van registratieve processen Onvoldoende betrokkenheid topmanagement Onduidelijke verantwoordelijkheden bij I-functies Strategische heroriëntatie nodig Behoefte aan nieuwe informatie technologieën Duidelijk is dat strategisch beleid en informatiebeleid belangrijke onderdelen zijn voor een Informatie plan. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 26 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 1.4 Randvoorwaarden van IP (6) Er gelden diverse uitgangspunten voor een IP traject omdat anders het traject zal mislukken. Bij een risicoanalyse (zie voorbeeld van risicoanalyse in de bijlagen) zal dan ook getoetst worden of aan de uitgangspunten is voldaan. Een risicoanalyse is onderdeel van een haalbaarheidsonderzoek voor een IP traject, het z.g.n IP strategie plan wat wel eens als voorbereiding wordt uitgevoerd als het eigenlijke IP traject omvangrijk is en veel mens-uren gaat kosten. Belangrijke uitgangspunten zijn: Het IP concept wordt toegepast. Dwz: Voldoende commitment van het strategisch management. De directie zal voldoende eigentijd in de projectbijeenkomsten moeten stoppen om het IP concept te bespreken en de ICT strategie te ontwikkelen. Het Informatieplan is niet van de informatiemanager maar van de directie! De IP procedures, technieken en tools worden ingezet. D.w.z : De informatiesystemen worden afgebakend op grond van bedrijfsprocessen, gegevenverzamelingen en de organisatiestructuur van het bedrijf. De IP eindproducten sluiten aan op een systeemontwikkelomgeving. D.w.z : De projectopdrachten uit het projectenplan worden ontwikkeld met een IE (Information Engineering) of SDM (System Development Methodology) methode als vervolg omdat anders het IP geen vervolg heeft voor de organisatie, het blijft dan een papieren plan. Het IP traject wordt als project uitgevoerd. D.w.z: Het totale IP traject duurt maximaal 6 maanden (Dat is exclusief het uitgewerkte projectenplan) Dwz er zijn voldoende gekwalificeerde projectmedewerkers die dit voor elkaar kunnen krijgen, en het IP traject is zonodig opgesplitst in meerdere informatieplannen die over aparte informatieplangebieden (z.g.n. Business Area’s bij grote organisaties) gaan. Er vindt stapsgewijze besluitvorming plaats aan de hand van deelproducten gedurende het gehele project. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 27 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 2 Procedure en producten van Informatieplanning 2.1 IP fasen en producten Zoals vermeld zijn er verschillende IP stromingen die allemaal hun eigen procedures kennen. Wij zullen ons houden aan de procedure zoals beschreven in het “Handboek Informatie Planning” (HIP)(6) omdat die algemeen toepasbaar is en snel tot producten leidt. Deze procedure kent 7 project fasen waarbij fase 0 de voorbereiding (opdracht verwerving) is. De faseproducten en hun toepassingen zullen per fase besproken worden in dit hoofdstuk. De technieken waarmee die producten tot stand komen (derde kolom van de tabel) worden in hoofdstuk 3 besproken. (Een meer uitgebreide handleiding voor het gebruik van de technieken kan gevonden worden in het techniekenboek (1) ) Fase Fase naam Product Techniek nr 0 Voorbereiding Goedgekeurde projectaanvraag --- Contract met randvoorwaarden 1 2 Verkenning Bedrijfsmodel Verkenningsrapport Risicoanalyse Plan van Aanpak --- Contract voor uitvoering --- Bedrijfsprocesmodel FDC Objectenmodel Modelleren Interviewtechniek 3 Systeemafbakening Hoofdentiteitenmodel Modelleren Bijgesteld procesmodel FDC Gevalideerd organogram --- Afbakening systemen C/U matrix 4 5 6 7 Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 28 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Noodzakelijkheid van realisatie --- Huidige informatie architectuur Informatiekruis Huidige Organisatie architectuur RAEW matrix Huidige Technische architectuur --- Alternatieven en Alternatieven technische Infr.S. Analyse nieuwe technologieën consequenties Alternatieven organisatie --- Alternatieven Inf.Architectuur --- Aanbevelingen alternatieven --- Afronden Informatieplan met --- informatieplan Management samenvatting Projectenplan Projectenplan Huidige situatie Prioriteiten analyse Elke fase kan als afgesloten worden beschouwd als de producten met voldoende kwaliteit zijn opgeleverd. Per fase zijn diverse technieken nodig, en er is ook steeds andere informatie nodig om tot de faseproducten te kunnen komen. We zullen per fase bespreken wat de rol is van de faseproducten in het IP project. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 29 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 2.2 Bespreking van de faseproducten Van elk product zullen de kenmerken vermeld worden alsmede hoe het product tot stand komt. Ook zal worden toegelicht hoe de producten gebruikt kunnen worden bij de verdere analyse. De techniek die nodig is om de producten te maken komt in hoofdstuk 3 “Technieken van informatieplanning” aan bod. Fase 0 (voorbereiding) Contract Het contract met randvoorwaarden bevat informatie zoals : Hoeveel tijd krijgt de projectleider, hoeveel projectmedewerkers zijn er voor hoeveel uren in totaal, hoeveel uur zal de directie aanwezig zijn bij de beleidssessies, hoe lang mag het totale project duren, welke deelproducten zullen worden afgeleverd. Het contract wordt getekend door projectleider en opdrachtgever. Nadat het contract getekend is kan het IP project formeel van start gaan. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 30 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Fase 1 (Verkenning) Verkenningsrapport Het verkenningsrapport beoordeelt de haalbaarheid van het project en geeft aan wat de slaagkans is. Een belangrijk onderdeel hierbij is de risicoanalyse. De risicoanalyse kan op verschillende manieren, met de Nolan analyse of met de gewogen score card. Nolan analyse De Nolan analyse gaat ervan uit dat volledige commitment van het topmanagement nodig is voor een IP traject, en dat zoiets alleen kan als de organisatie in Nolan fase 3 of verder zit. Dat wil zeggen dat er ervaring is met netwerken, dat men last heeft van eilandautomatisering, dat sterk oplopende ICT kosten die niet meer in de hand te houden zijn een zorg zijn en dat er bovendien een stijgende behoefte is aan een centraal overzicht van huidige en de gewenste informatievoorziening bij het management. De tabel met ontwikkelingskenmerken in de bijlage 6.6 kan gebruikt worden om vast te stellen in welke ICT fase de organisatie zit. Bij Nolan fase1 is de kans op slagen voor het project bijna 0, bij fase 4 kan de slaagkans groot zijn, en bij fase 3 kan de gewogen score card uitkomst bieden. Risicoanalyse met gewogen score card In de bijlage 6.7 is een voorbeeld van een gewogen scoretabel opgenomen die gebruikt kan worden bij de risicoanalyse. Deze scoretabel moet worden overgenomen in een spreadsheet zodat de berekening van de score automatisch kan plaatsvinden. De vragen hebben betrekking op de succesfactoren van een IP traject en betreffen vragen als aantal projectmedewerkers, betrokkenheid van de directie, ervaring met eerdere IP trajecten, aantal betrokken afdelingen etc. Als de score te hoog uitpakt kan men met de opdrachtgever overleggen welke onderdelen aangepast kunnen worden om het IP project meer slaagkans te geven. In het uiterste geval kan geadviseerd worden het IP traject nog niet in te gaan maar de problemen met een andere ontwikkelmethode proberen op te lossen. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 31 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Benodigde informatie verkenningsrapport Alvorens aan een IP traject te beginnen moet alle benodigde beleidsinformatie beschikbaar zijn. Indien dat niet het geval is, moeten er sessies met de directie worden ingelast om dat beleid geformuleerd te krijgen. Het verkenningsrapport moet dat dan melden zodat de directie zijn inbreng kan toezeggen. In dat geval moeten die sessies natuurlijk ook opgenomen worden in het plan van aanpak. Beleidsinformatie is: Missie Doelen Doelstellingen voor korte termijn en middellange termijn CSF’s (Kritieke Succes Factoren ) Huidige knelpunten in de informatievoorziening Algemene strategie (eventueel recente SWOT) Plan van aanpak (P.v.A) Het plan van aanpak kan ingevuld worden zoals in “Projectmanagement door Roel Grit” wordt aangegeven. (7) Natuurlijk bepaalt de situatie welke hoofdstukken in het plan van aanpak aan bod moeten komen. In ieder geval dient altijd het tijdspad waarop de deelproducten worden afgeleverd aanwezig te zijn. Ook moeten delen uit het contract (formulering van de opdracht etc) opgenomen worden in het P.v.A. Contract voor uitvoering Dit is een meer uitgewerkte vorm van het contract uit fase 0. Nu staan ook de namen van de medewerkers in het contract opgenomen, met de uren en dagen verplichtingen die voor de werknemers gelden. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 32 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Fase 2 Het Bedrijfsmodel Het bedrijfsmodel bestaat uit het procesmodel en het objectenmodel. Het bedrijfsprocesmodel De primaire bedrijfsfuncties voor het procesmodel worden afgeleid van de missie en doelen. De secundaire processen liggen in beginsel vast (zie syllabus schematechnieken) maar ook de CSF’s kunnen helpen bij het vaststellen van de voornaamste middelen van een bedrijf waaruit dan weer de secundaire functies kunnen worden afgeleid. Informatieplanning zet voornamelijk de primaire en secundaire bedrijfsfuncties in een FDC maar soms ontkomt men niet aan enkele tertiaire processen, zeker niet als het IP traject ook bedoeld is om besturende processen te optimaliseren. Voorwaarde is altijd dat processen die in het Informatieplan worden opgenomen stabiel zijn, dwz voor vele jaren geldend. Ook na reorganisatie van personele functies moeten de processen nog hun geldigheid behouden. Hoofdprocessen zoals “Plannen productie” of “plannen uitvoering opdrachten” worden dan ook nog al eens opgenomen in de FDC, want dergelijke processen zijn stabiel. Het objectenmodel Het objectenmodel wordt afgeleid van de FDC. De FDC moet dus wel in orde zijn, anders loopt vanaf hier het IP traject uit de rails. In het objectenmodel worden de relaties tussen de objecten aangeven. Het helpt als men ervaring heeft met data-analyse en de resultaten van normaliseren kent. Alleen kent het objectenmodel niet de randvoorwaarden van normaliseren; veel op veel relaties zijn toegestaan, objecten mogen ook minder concreet zijn en relaties tussen objecten kunnen ook elkaar uitsluiten (of de ene relatie geldt, of de andere). Voorwaarde is wel steeds dat elk object wordt gecreëerd door een proces uit het procesmodel. Voor het vaststellen van de volledigheid kunnen principe schema’s of afhankelijkheidsdiagrammen geraadpleegd worden (zie de technieken syllabus), maar vaak is het toch beredeneren wat nodig is om een object te produceren. Hiervoor moeten materiedeskundigen worden geïnterviewd. Soms lijkt modelleren meer een kunst dan een kunde. Ervaring is voor deze techniek van groot belang. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 33 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Denk er ook aan dat objecten kunnen worden uitgesplitst tot entiteittypem, en zonodig ook kunnen worden samengevoegd om een entiteittype te leveren (en zo ook de uiteindelijke tabellen van de database) Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 34 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Fase 3 De Informatiearchitectuur Hoofdentiteitmodel Als het procesmodel klaar is, wordt het gegevensmodel bijgesteld. Het nu verkregen gegevensmodel wordt nu hoofdentiteitmodel genoemd. Bijgesteld procesmodel Het procesmodel wordt bijgesteld aan de hand van het objectenmodel. Elk object moet worden gecreëerd door een proces, zodat toegevoegde objecten ook meer processen opleveren. Verder moeten processen een samenhang hebben, elk proces levert iets wat nodig is voor het daaropvolgende proces. Met principe schema’s kan men zo ontbrekende processen op het spoor komen. Op dit niveau betreft het meestal hoofdprocessen, de onderliggende processen komen meestal nog niet ion beeld. Gevalideerd organisatiemodel. Dat is een organogram van personele functies waarvan de directie heeft verklaard dat het juist en geldig is. Afbakening van systemen (Informatie architectuur) Met het maken van de C/U matrix (zie voor uitvoering hiervan hoofdstuk 3.4 van deze syllabus) heeft men een matrix gekregen dat ons vertelt: Welke informatiesystemen de organisatie nodig heeft om zijn missie en doelen te behalen en zijn CSF’s te ondersteunen. Welke gegevensverzamelingen moeten worden beheerd door die informatiesystemen Welke bedrijfsprocessen ondersteund worden door die informatiesystemen Welke koppelingen (informatiestromen) tussen de systemen nodig zijn om de systemen te laten werken. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 35 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Er zijn meerdere afbakeningen mogelijk (zie het PRISMA huis uit hoofdstuk 1.2) zoals die van de organisatiearchitectuur, maar die zal besproken worden bij fase 4. Afbakening van informatiesystemen wordt dus verkregen door processen aan gegevens in een matrix te koppelen! Noodzakelijkheid van realisatie Dit onderdeel van het informatieplan geeft aan welke informatiesystemen extra prioriteit krijgen. Zo zal een inschrijfsysteem van een ziekenhuis de gegevensverzameling “Patiënt” creëren. Echter, bijna alle informatiesystemen die de primaire processen van de zorginstelling ondersteunen hebben die patiëntgegevens nodig (deze systemen hebben allemaal een U (de U van Use= gebruiken) in de informatiearchitectuur met het inschrijfsysteem staan, zie voor verdere uitleg hoofdstuk 3 over de technieken) Dat betekent dat het geen zin heeft informatiesystemen te ontwikkelen als niet het Patiënt inschrijfsysteem is ingevoerd. Want alle systemen hebben patiëntgegevens nodig en die worden door het inschrijfsysteem beheerd!Dat systeem heeft dus de hoogste prioriteit! Ook kan uit het beleid blijken (SWOT analyse, beleidsdoelstellingen) dat een bepaald systeem hoge prioriteit heeft. Dan is het van belang in de informatiearchitectuur op te zoeken of er dan geen andere systemen, gezien de onderlinge afhankelijkheid, meegenomen moeten worden in dat traject. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 36 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Fase 4 Huidige situatie Fase 4 kan in een IP project tegelijkertijd met fase 3 worden uitgevoerd. Voor fase 4 zijn weinig producten nodig die voortkomen uit fase 3 Huidige informatiearchitectuur In fase 3 is de gewenste informatiearchitectuur opgezet met de afbakening van informatiesystemen, maar het bedrijf beschikt al over informatiesystemen die vaak geheel anders via de databases gekoppeld zijn dan de informatiearchitectuur voorschrijft. Een handige beschrijving kan aan de hand van het informatiekruis. Vervolgens wordt dan onderzocht: Waarin verschilt de huidige architectuur van de gewenste (uit fase 3) Wat zijn de knelpunten van de informatiesystemen In welke mate is sprake van decentrale/decentrale gegevensopslag en verwerking. Huidige organisatiearchitectuur Hierbij worden de functionarissen uit het organogram uitgezet tegen de bedrijfsprocessen. Met een R,A,E of W wordt aangegeven wat de betrokkenheid van de functionaris is voor het bedrijfsproces. Het is niet de bedoeling dat er een volledig uitgewerkte RAEW matrix gemaakt wordt. Het gaat vooral om de organisatie van de informatievoorziening. Alleen is die organisatie niet beperkt tot het ICT personeel, maar ook afdelingsmanagers en hoger zijn erbij betrokken omdat die ook een verantwoordelijkheid hebben bij het bewaken van de betrouwbaarheid van de gegevens die door hun personeel worden ingevoerd. De matrix wordt ook wel de organisatiearchitectuur genoemd en maakt duidelijk: Of er bedrijfsprocessen zijn waarvoor niemand verantwoordelijkheid draagt. Of er werkoverleg nodig is tussen functionarissen omdat ze een gezamenlijke verantwoordelijkheid hebben voor dezelfde bedrijfsprocessen. Of de indeling van het bedrijf in organisatorische eenheden niet een scheiding in verantwoordelijkheden voor dezelfde bedrijfsprocessen heeft veroorzaakt Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 37 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Wie bij de ontwikkeling van informatiesystemen medeverantwoordelijk worden omdat ze verantwoordelijkheid hebben voor de processen die door de systemen ondersteund gaan worden. Of er communicatie problemen tussen managers zijn te verwachten omdat ze dezelfde verantwoordelijkheid delen voor dezelfde processen Huidige Technische architectuur Ook dit betreft een onderzoek naar de huidige informatiesystemen De aandacht ligt nu op: De besturingssystemen (MS windows 98/XP, UNIX) Database managementsystemen (Access, Dbase, Informix etc) Programmeer en opvraagtalen Netwerksystemen (bekabeling, Novell, draadloos etc) Hardware Het is niet de bedoeling dat een vollediger inventarisatie wordt gemaakt van bovenstaande aandachtsgebieden. Van deze aandachtsgebieden worden de belangrijkste knelpunten geanalyseerd. De knelpunten worden vergeleken met het stuk “Eisen technische infrastructuur ” wat de behoefte aan nieuwe technologieën beschrijft, maar dat pas in de volgende fase (fase 5) wordt gemaakt. Het onderdeel “Huidige technische infrastructuur” kan dus pas worden afgerond als ook fase 5 is voltooid! Knelpunt analyse Bij alle deelproducten van fase 4 worden de waargenomen knelpunten geanalyseerd op oorzaak en belang voor de organisatie. Vaak helpt het al als knelpunten worden ingedeeld naar oorsprong of effecten op de organisatie. Mogelijke indelingen zijn: Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 38 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 volgens de onderdelen van de informatievoorziening: Informatie verzamelen. Informatie invoeren. Informatie opslaan. Informatie verstrekken. Maar men kan de indeling ook uitbreiden tot die van het spinmodel (met onderdelen als mens/organisatie, procedures en middelen) Volgens kwaliteitscriteria. Informatiesystemen moeten zijn: Betrouwbaar Consistent Flexibel …. ….. …. Zoek de kwaliteitscriteria zelf op in Informatiekunde deel I, er zijn er meer! (12) Bij de inventarisatie van de huidige informatiesystemen moet vooral gelet worden op: Operationele kosten in termen van geld en mensen In welke informatiebehoefte wordt voorzien (bedrijfsdoelen, processen etc) Knelpunten van de systemen (indelen naar soort, invloed op kwaliteit etc) Mate van gemeenschappelijk gebruik van de gegevens Doublures in vastlegging van gegevens (gegevens die op meerdere plaatsen opgeslagen worden) Lacunes in het vastleggen van gegevens Mate van centralisatie en decentralisatie Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 39 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Fase 5 Alternatieven en consequenties Dit onderdeel van het rapport kan samengesteld zijn uit vele andere onderdelen. Dat hangt o.a. af vanuit welke verwachtingen het IP project is gestart. In ieder geval moeten de scenario’s die het traject aangeven om van de beschreven situatie met de knelpunten uit fase naar de gewenste situatie uit fase 3 te komen, hier vermeld worden. Bovendien moet in deze fase onderzocht worden welke voordelen de nieuwste technologieën voor de informatievoorziening kunnen opleveren. Mogelijke deelproducten zijn: 1 Alternatieven technische infrastructuur 2 Alternatieven organisatie informatievoorziening 3 Alternatieven informatie architectuur 4 Aanbevelingen van alternatieven Van elke deelproducten moet men zich beperken in het aantal alternatieven. Bovendien moet per mogelijkheid aangegeven worden wat de consequenties zijn (voordelen t.a.v knelpunten en marktpositie en nadelen t.a.v tijdsinspanning voor ontwikkeling en onderhoud) Alternatieven technische infrastructuur. Hierbij wordt vastgesteld welke nieuwe technologieën op ICT gebied voor de onderneming van strategisch belang zijn. Hierbij worden nieuwe ICT ontwikkelingen beoordeeld op hun toepasbaarheid voor de onderneming. Wanneer is een nieuwe ICT ontwikkeling van belang voor de onderneming? Het is van belang dergelijke ontwikkelingen te zien in het licht van de marktpositie van het bedrijf. Wordt die erdoor verbeterd? En wat doen de concurrenten op dat gebied? De theorie van concurrentieverschijnselen van Porter (1979) kan hierbij Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 40 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 nuttig zijn. Potter onderscheidt 5 verschijnselen, door hem competitive forces genoemd (15). Deze bedreigende krachten vanuit de omgeving zijn: Potentiële nieuwkomers Intensiteit van bestaande concurrentie Aanwezigheid van vervangende diensten of producten Afnemers die de macht hebben grote kortingen te bedingen Toeleveranciers de macht hebben prijszetter te zijn. Deze krachten bepalen het winstpotentieel van een industrie. Met ICT kan het bedrijf zich vaak beschermen tegen deze bedreigingen, of er gunstig op inspelen. Dat kan door 3 strategieën (volgens Porter): Cost Leadership (met de laagste kosten produceren en distribueren) Differentiation (Een gedifferentieerd producten aanbod in 1 klasse om daarmee marktleider te worden) Focus door zich te richten op een bepaald marktsegment. Je kan dus ook kijken of de onderneming met ICT versterkt een van die strategieën kan uitvoeren. Voorbeelden van ontwikkelingen zijn: Sales Internet/ E-business Marketing informatiesystemen CRM systemen (Customer Relation Management) Trace and tracking Electronic service support Inkoop Procurement ERP Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 41 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Productie Robotica ERP Organisatie Draadloze netwerken Mobile telefonie en koppelingen aan intranet Management Informatiesystemen DVD opslag voor data storage Indien b.v een onderneming zich op een bepaald marktsegment wil richten, dan is het van belang om inzicht te hebben in de wijzigingen die zich in dat marktsegment voordoen. Kwartaal reportage in een dynamische markt kan dan al voldoende zijn. (11) Een ander concept dat hulp kan bieden bij het beoordelen van nieuwe technologieën is het waardeketenconcept van Porter en Millar 1985) Een waardeketen is een keten van productverwerkende processen in een organisatie. Ieder proces legt additionele kosten op het product. Een organisatie heeft een interne waarde keten, maar maakt ook zelf deel uit van een externe waarde keten. Zo is er een waarde keten van toeleveranciers, van het productie bedrijf, van het vervoer naar de opslag, van de afgifte (verkoop) aan de klant etc. Door intern de processen beter op elkaar af te stemmen kunnen toegevoegde productwaarde verminderd worden en afgifte aan klanten worden vereenvoudigd. Maar de meest spectaculaire resultaten zijn te behalen door ICT toe te passen op de externe waarde keten (b.v. pro-curement waar rechtstreeks op grond van voorraad gegevens en ordergegevens besteld wordt van de toeleverancier, en b.v. bij vluchtreserveringssystemen waar de klant via Internet een vlucht boekt en betaald en bij bankpasjes waarmee geld uit de muur kan worden gepind). Het is dus belangrijk om de waardeketen te identificeren, zodat de rol van ICT technologie kan worden beoordeeld. Volgens Porter en Millar kan je de waardeketen identificeren door: Informatie intensiteit te beoordelen. De waarde keten genereert de meeste gegevens (productiegegevens, ordergegevens etc) Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 42 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Te beoordelen welke rol ICT in de bedrijfstak als geheel speelt. Te beoordelen hoe concurrentievoordeel met ICT behaald kan worden Beoordelen of ICT ontwikkelingen tot het ontstaan van nieuwe (concurrerende) bedrijven kan leiden) Indien is vastgesteld of nieuwe ICT technologieën van belang zijn voor een betere concurrentiepositie van het bedrijf, kan het informatiekruis of een andere matrix die afdelingen, informatiesystemen, en/of functionarissen verbindt geraadpleegd worden. Zo kan vastgesteld worden welke systemen toegerust zullen worden met de nieuwe technologie. Alternatieven organisatie van de informatievoorziening Hierbij wordt RAEX matrix (organisatiearchitectuur) geraadpleegd. Indien een proces geen functionaris heeft die verantwoordelijk is voor het proces, dan moet dat proces alsnog aan iemand toegewezen worden. Indien meerdere functionarissen een R hebben, dan moet er een scheiding van verantwoordelijkheden plaatsvinden, of er moet een overlegstructuur komen die beslissingen neemt over de uitvoering van het bedrijfsproces. R en A moeten zoveel mogelijk gecombineerd worden. Soms moet ook bekeken worden of sommige processen niet op meerdere afdelingen uitgevoerd worden en daardoor meerdere R’s en A’s hebben. Herschikking van de processen over afdelingen kan dan worden overwogen. Geef bij elk alternatief aan hoe de veranderingen ingevoerd moeten worden, hoe gaat een dergelijk project eruit zien? Alternatieven informatiearchitectuur Basis document is hier de informatiearchitectuur. Deze wordt vergeleken met de huidige situatie (Informatiekruis, of anders een model waar de interacties van alle bestaande informatiesystemen zijn aangegeven) Kijk naar database tabellen die in meerdere systemen voorkomen! Vaak worden klantengegevens zowel opgeslagen in het orderverwerkende systeem als in het salessysteem, facturering, vrachtbriefsysteem etc. Dezelfde klant komt dan in vele Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 43 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 verschillende bestanden voor! Bepaal ook welke informatiesystemen die nu ontwikkeld moeten worden prioriteit moeten krijgen en beargumenteer duidelijk die keuzen. Geef ook aan welke bestaande systemen met de nieuwe plannen vervangen worden. Aanbevelingen alternatieven Vaak is het handig na de opsomming van voorstellen nog eens apart te zetten welke voorstellen de voorkeur hebben van de schrijver van het rapport. Combineer de beschreven alternatieven en geef puntsgewijs de voordelen/consequenties aan die een dergelijk scenario zal bieden. Een scenario bestaat uit een combinatie van alternatieven voor informatiesysteemaanpassing, de organisatieaanpassing en de technische aanpassing. Een scenario kan wel 1 of 2 wijzen van invoering hebben. Beperk het aantal scenario’s hier tot 1 of 2 Controleer of het door jou voorgestelde scenario nog wel in de pas loopt met de oorspronkelijke IP opdracht en de toen vastgestelde criteria (b.v. over het budget dat voor uitvoering van projecten maximaal beschikbaar is) Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 44 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Fase 6 Afronden informatieplan Onderstaande beschrijving van het Informatieplan is overgenomen uit het HIP (6). De indeling van het Informatieplan met bijbehorende toelichting is opgenomen in de bijlagen, evenals de indeling zoals die door de ISP methode wordt aangeraden. Doel Het beschikbaar hebben van een informatieplan (gewenste situatie, huidige situatie en wijze van invoering), dat zodanig consistent en volledig is, dat dit kan dienen als een basis waarop besluiten worden genomen en dat wordt gebruikt voor alle op informatieplanning aansluitende activiteiten. Doelgroep Opdrachtgever Overig management Participanten in de vervolgprojecten. Diepgang Het informatieplan bestaat uit 2 delen: het rapport t.b.v het management; de bijlagen t.b.v medewerkers van vervolgprojecten. Het rapport dient van een zodanige diepgang te zijn dat opdrachtgever en het organisatieonderdeel dat de investeringsaanvraag beoordeelt, gefundeerde beslissingen kunnen nemen over de in uitvoering te nemen projecten. In de bijlagen dient alle informatie te zijn opgenomen die nodig is voor het met succes uitvoeren van de vervolgprojecten, waarbij de mate van diepgang o.a. wordt bepaald door de eis: aansluiting op de definitiestudie van de systeemontwikkeling. Voor de inhoud kan men zich baseren op de bijlagen bij de fase-afsluitende rapporten. Het informatieplan is een zelfdragend document, dat wil zeggen dat het één rapport is Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 45 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 waarin aanleiding, randvoorwaarden, gewenste situatie, huidige situatie en aanbevelingen zijn terug te vinden. Voor het nemen van weloverwogen beslissingen dient het informatieplan als bron voldoende te zijn. Stijl De stijl van het rapport dient kort, helder en zakelijk te zijn. Het accent dient te liggen op conclusies, besluiten en acties. De stijl van de bijlagen moet aansluiten op het gebruik van deze informatie in de vervolgprojecten en de medewerkers van de vervolgprojecten in staat stellen zonder vertraging de vervolgactiviteiten voor systeemontwikkeling, organisatieprojecten e.d. te kunnen aanpakken. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 46 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Fase 7 Maken projectenplan Het projectenplan wordt bij het HIP (Handboek Informatieplan van defensie) beschouwd als een apart rapport met een eigen indeling. Net als bij het informatieplan is het eerste hoofdstuk een uitgebreide managementsamenvatting en is de rest van het rapport bedoeld voor de uitvoerders van het plan. Er wordt onderscheid gemaakt tussen 4 soorten projecten die uit het IP kunnen voortkomen: Automatiseringsprojecten Administratie organisatieprojecten Conditionerende projecten Interne organisatieprojecten Aan elke projectsoort wordt een apart hoofdstuk besteed waarin de projecten beschreven worden. Vaak moet een automatiseringsproject voorafgegaan worden door administratieve organisatieproject en/of een intern organisatie project. Vaak gaat een automatiseringsproject samen met een conditionerend project om de werknemers voor te bereiden op hun nieuwe taken. In de bijlagen van deze syllabus is de indeling van het projectenplan met een toelichting opgenomen. In een projectenplan wordt ook een afweging gemaakt tussen de noodzaak van een systeem en de haalbaarheid. Deze vorm van risicoanalyse is ook in de bijlagen van deze syllabus opgenomen. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 47 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 3 Technieken voor Informatieplanning 3.1 Risicoanalyse Risicoanalyse kwantificeert de slaagkansen van het IP traject. Een IP traject kost veel geld en inspanning, en als de risicoanalyse aangeeft dat aan de randvoorwaarden niet voldaan wordt, kan besloten worden meer middelen ter beschikking te stellen of het IP project af te blazen. Risicoanalyse wordt meestal uitgevoerd met een vragenlijst waarbij de belangrijkste vragen een groter gewicht krijgen toegekend. De vragen zijn gebaseerd op ervaring die men heeft opgedaan met IP projecten die al of niet gelukt zijn. Voor IP trajecten is gebleken dat belangrijke succesfactoren zijn: Commitment van top management Beschikbare stukken van strategisch management Voldoende deskundigheid en inzetbaarheid met IP in het projectenteam Niet teveel functionele gebieden die bij het IP betrokken zijn Duidelijkheid over de randvoorwaarden In bijlage 6.7 is een dergelijke sore card te vinden. Men kan naar eigen ervaring besluiten vragen te schrappen of toe te voegen, dan wel de risicowaarde van de vragen te verhogen of te verlagen. Uiteindelijk is het enige doel de opdrachtgever te wijzen op de risico’s die het project loopt als hij zich niet houdt aan de beloofde inzet en hij niet duidelijker wordt over zijn verwachtingen voor de uitkomsten. Een andere aanpak is Nolan analyse. Een organisatie is klaar voor informatieplanning in fase 4. In fase 3 kan ook als er voldoende commitment is van het strategisch management. Fase1 en 2 worden onvoldoende gevonden, in deze stadia is er niet voldoende draagvlak voor een IP studie. Immers, de top-down methode van een IP traject beknot de vrijheid op afdelingsniveau om zelf ICT uitgaven te doen. Pas in fase 3 ontstaat ook op afdelingsniveau de behoefte aan integratie met andere informatiesystemen. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 48 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 3.2 Functionele decompositie De tot het FDC behorende hoofdprocessen en processen worden afgeleid door een EXD te maken van de bedrijfskritische informatie stromen en een LCD van de primaire productengroepen of diensten die het bedrijf levert. In het FDC moeten de processen volgens hiërarchie geplaatst staan, dwz in volgorde waarin ze uitgevoerd worden en er mogen geen tussenliggende processen ontbreken. Dat kan gecontroleerd worden door van de procesgroepen die tot hetzelfde hoofdproces behoren een principeschema te maken. De technieken voor een EXD, LCD, FDC en principeschema’s staan uitgebreid beschreven in het technieken boek (1) Sommige IP methoden gebruiken andere technieken om gegevensstromen tussen processen te analyseren, zo is de techniek van de methode ACTIMOD ook bruikbaar. Deze techniek komt overeen met die van de afhankelijkheidsdiagrammen (AFD’s) die ook beschreven staan in de techniekensyllabus. Veel voor komende fouten van het procesmodel zijn: De namen komen niet overeen met de namen die de organisatie zelf voor die processen gebruikt Een proces mag maar 1x voor komen in de FDC. Sommige processen komen onder dezelfde naam meerdere keren voor, hetgeen niet mag. Een proces moet altijd een werkwoord zijn, een zelfstandig naamwoord mag niet (wel bij een functie, dus inkoop is een bedrijfsfunctie (of de naam van de afdeling) maar inkopen is een proces. Processen moeten in tijdsafhankelijke volgorde onder een functie staan. Soms klopt de volgorde niet. Bij een proces moet altijd een product zijn. De output verschilt van de input. Dus opvragen klantgegevens is geen proces (maar een activiteit), evenals controleren urenstaat. Accorderen urenstaat is wel een proces, want nu wort er een handtekening gezet. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 49 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 3.3 Modelleren Modelleren bij IP kent diverse tussenproducten: Objectenmodel Entiteittype Bijgesteld model entiteittypemodel Bij methoden zoals IE gaat de detaillering nog verder totdat een gegevensdiagram wordt verkregen waarop een database kan worden gebouwd. 3.3.1 Het objectenmodel Een objecten model geeft aan welke globale gegevensverzamelingen (dataklassen) een organisatie moet beheren om zijn missie en doelen te kunnen nastreven. Het opzetten van een objectenmodel bestaat uit twee stappen: Identificeren van de objecttypen (ook wel dataklassen genoemd) Vaststellen van de onderlinge relaties (Objecttypen relatiediagram) Identificeren van objecttypen Het objecttypen zijn de belangrijkste gegevensgebieden van het bedrijf. Zo zal een opleiding zoals TBK waarschijnlijk de volgende gegevensgebieden als objecten hebben: Student, personeel, module, curriculum, rendement, leermiddel, budget, beroepenveld,… Hoe kom je aan dergelijke objecten? Waarom geen verzamelingen zoals diploma, cijfer, tentamen, opleiding, klassenlijst, stageopdracht etc? Welk detailniveau moeten die verzamelingen hebben en hoe weet je dat een verzameling belangrijk genoeg is om in het objectenmodel opgenomen te worden? De opleiding heeft als doel studenten op te leiden tot bedrijfskundig ingenieur. Dat betekent dat de verzamelingen Student, Opleiding, Diploma en Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 50 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Beroepenveld belangrijk zijn, want met deze gegevens kan de opleiding beoordelen of zijn doelen wel worden gehaald. Verder wordt de opleiding betaald door het Centraal Bureau. Dat budget krijgt de opleiding op grond van studentenaantallen en rendement. Daarom zijn ook de verzamelingen van Budget, Student, Rendement van belang. Met dat budget schaft de opleiding de middelen aan die ze nodig hebben om de studenten op te leiden. Die middelen zijn: Leermiddel, Personeel, Lokaliteit, Curriculum. Verder kunnen de CSF ’s van een onderwijsinstelling ons op weg helpen. Die zijn: Deskundig personeel, voldoende studenten aantallen, voldoende rendement , goede ondersteunende organisatie, goede leermiddelen, gemotiveerde studenten. De objecten die hierbij horen zijn: Deskundigheid, Personeel, Student, Organisatie, Leermiddel en Motivatie. De totale set van objecten wordt nu: Student Curriculum/opleiding Diploma/studieresultaat Beroepenveld Deskundigheid Budget Rendement Leermiddel Lokaliteit Personeel Organisatie Motivatie Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 51 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 De wijze waarop nu de objecten geïdentificeerd zijn gaat uit vanuit de doelen, de CSF’s en wijze waarop de organisatie betaald wordt. Door het belang van deze informatiebronnen te beredeneren zijn we tot de objecten gekomen. Bij IP gaat men uit van het FDC, aangevuld met kennis over CSF’s en de resultaten van interviews Immers, het FDC is ook afgeleid van de missie en doelen van de organisatie, en bovendien zijn de bedrijfsfuncties gecontroleerd op geldigheid doordat ze ook zijn uitgesplitst tot het onderliggende niveau van hoofdprocessen. Als die juist zijn, zijn de bedrijfsprocessen het ook. Een onderwijsinstelling heeft als primaire onderwijsfuncties: Maken lesprogramma, Geven lesprogramma en beoordelen studieresultaat van student. Het FDC van een onderwijsinstelling heeft daarom de volgende bedrijfsfuncties Opleidings instituut Wer- Leer- Onder Beoor- ving stof wijs delen Perso- Materi- Finan- Infra- neel aal cien structuur Deze 8 bedrijfsfuncties produceren de volgende objecten: Student Leermiddel/lesmateriaal Curriculum/module, Onderwijsvorm, Beroepenveld Diploma/Studiepunt Personeel/Docent Ondersteunende materialen Budget Lokaliteit Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 52 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Vervolgens komt daar bij (volgens de CSF’s): Rendement Deskundigheid Motivatie Organisatie Merk op dat een object altijd een zelfstandig naamwoord is en nooit in meervoud wordt aangeven. Door sommige bedrijfsfuncties worden meerdere objecten geproduceerd. Zo heeft de bedrijfsfunctie geven onderwijs de volgende objecten voortgebracht; Curriculum (bestaande uit modulen) Lesvormen (zoals college, practicum, stage) Beroepenveld (waar stage plaats vindt, en die toetst of de leerstof relevant is) Ook blijken sommige objecten te kunnen worden samengevoegd tot een groter object zoals Diploma/studiepunt die beide een vorm zijn van het object studieresultaat en personeel/docent waarbij docent een onderdeel van personeel is. Voor IP wordt dus de procedure voor het identificeren van objecten: 1. Maak FDC. 2. Leidt uit de bedrijfsfuncties van het FDC de Objecten af 3. Leidt uit de CSF’s van het bedrijf de Objecten af 4. Stel met interviews vast wat het belang van de objecten is voor de organisatie en kijk of er geen objecten vergeten zijn. Het belang van de objecten voor de organisatie dient schriftelijk te worden vastgelegd, iets wat met het relatiediagram voor objecten schematisch wordt weergegeven. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 53 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Het relatiediagram van objecttypen De verschillende IP methoden hebben niet veel overeenstemming over wat wel en niet in het objecten relatiediagram mag worden aangegeven. Wel vinden ze allemaal dat op de onderlinge relatiepijlen (cardinaliteit in het jargo van gegevensanalyse) met tekst moet worden aangegeven wat die relatie is. Stel dat een winkel op bestelling artikelen levert aan klanten en dus de objecten Klant en Artikel verbonden moeten worden, dan kan dat aldus Klant Bestelt Artikel Deze notatie betekent: Een klant bestelt 1 of meerdere artikelen. En ook: een artikel gaan slechts naar 1 klant. Indien het woord bestelt onder de relatielijn had gestaan, dan betekent het: een artikel bestelt een klant, want natuurlijk onzin is. De plaats van de tekst op de verbindingslijn is dus van belang! Stel dat niet alleen de bestelling voor het bedrijf belangrijk is, maar ook de levering. Want niet geleverde artikelen bedreigen het voortbestaan van het bedrijf. Dan wordt het diagram: Bestelt Klant Artikel Wordt geleverd aan In het diagram wordt nu aangegeven dat elke artikel geleverd wordt aan 1 klant. Bij het later omzetten van het objectendiagram naar het entiteitendiagram zal vastgesteld worden dat niet alleen de verzamelingen Klant en Artikel van groot belang zijn voor het bedrijf, maar ook die van bestelling en levering. Het bedrijf zal dus ook de data van bestelling en levering moeten opslaan. Bij het objecten diagram worden essentiele gebeurtenissen vastgelegd in de relaties tussen de objecten, bij het entiteittypediagram worden gebeurtenissen als entiteittypen gedefinieerd. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 54 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 In bovenstaand voorbeeld zal duidelijk zijn dat het niet de bedoeling is in het objecttype diagram alles wat er gebeurt vast te leggen. Alleen die zaken die essentieel voor het voortbestaan en overleven van het bedrijf zijn worden vastgelegd. Bij meerdere objecten kan men een veelheid van relaties leggen. Dat is niet de bedoeling. Alleen de meest directe relaties worden aangebracht! Om dat te kunnen doen moet men goed op de hoogte zijn van de bedrijfsfuncties waaruit de objecten voortkomen. Stel bijvoorbeeld dat bij een tranportbedrijf de volgende objecten zijn vastgesteld: Klant Order Transportmiddel Transportdienst Werknemer Dan is er in de praktijk slechts 1 relatiediagram dat juist kan zijn. Alle andere mogelijkheden zouden misschien theoretisch wel kunnen, maar zijn voor het transportbedrijf verkeerd. Vaak ontdek je pas op het niveau van entiteitrelatie diagrammen of op nog lager niveau dat de uitgangspunten verkeerd waren. Klant plaatst Order Wordt uitgevoerd door Wordt gebruikt voor Transport Transport middel dienst Werknemer Voert uit In dit voorbeeld heeft een klant meerdere orders, en dat is de enige relatie van de klant met het bedrijf. De orders worden uitgevoerd door transportdiensten waarbij een dienst meerdere orders verwerkt. Van elke order moet dus bekend zijn wie de klant is, Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 55 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 en welke transport dienst de order gaat uitvoeren. Daar zijn werknemers en transportmiddelen voor nodig. Merk op dat een transportdienst meerdere transportmiddelen kan nodig hebben (meerdere auto’s) en dat een transportmiddel meerdere diensten verricht. Veel op veel relaties zijn heel normaal bij een objecten diagram! Andere relaties zijn: Een op een Een op veel Procedure relatiediagram De procedure voor het maken van een objecttype relatiediagram is: Plaats de objecten die direct voortkomen uit de missie en doelen centraal in het diagram (Klant-Product/dienst) en geef de relatie aan. Geef nu de plaats van de middelen aan die ingezet moeten worden voor de uitvoering van het product/dienst Plaats nu pas de andere objecten geef de relaties aan. OPM Twee objecten die een relatie hebben leveren meestal alleen in die combinatie informatie die relevant is voor het bedrijf! Als een bedrijf niet hoeft te weten welke werknemer een product heeft gemaakt, dan is de relatie product-werknemer ook niet zo relevant. Als het kwaliteitssysteem voorschrijft dat zoiets wel vastgelegd moet worden, dan is die relatie wel degelijk relevant! OPM Objecten mogen ook in een blok gezet worden als ze samen onderdeel zijn van een groter object. Dat kan een diagram overzichtelijker maken. Bijvoorbeeld het object personeel bevat docent, onderwijsassistent en planner. Deze uitsplitsing is alleen zinvol als deze subobjecten ook verschillende relaties hebben met de andere objecten uit het diagram. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 56 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 3.3.2 Het Hoofdentiteittype model Hoofdentiteiten zijn gegevensverzamelingen van tastbare dingen , gebeurtenissen of concepten waarover de organisatie informatie van moet verzamelen. Tastbare dingen: Personeel, product, materiaal, factuur, transportmiddel Gebeurtenis: bestelling, productie, levering, betaling Concept organisatie, instituut, bedrijf, instelling, transport Het hoofdentiteiten model is een gedecomponeerd objecten model. De hoofdentiteiten komen nu voort uit de hoofdprocessen die onder de bedrijfsfuncties van het FDC staan. Ook worden hoofdentiteiten afgeleid uit de relaties van het objectenmodel. Veel van de gebeurtenissen die van belang zijn voor het bedrijf zijn terug te vinden in de relaties van het objectenmodel. En tenslotte worden aanvullende Entiteittypen ontdekt bij het maken van de informatiearchitectuur. Daar kan blijken dat sommige processen meerdere entiteittypen creeeren. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 57 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 In bovenstaand voorbeeld van een entiteittype diagram is het meta-schema van de informatie- en systeemarchitectuur aangegeven. Het is een diagram dat aangeeft hoe met de ISP methode de informatiearchitectuur wordt afgeleid. Bij deze methode wordt een objecttype een subject genoemd. Uit het diagram is af te lezen dat een bedrijfsfunctie deel uit maakt van een Business area, en dat de bedrijfsfunctie zelf entiteittypen voorbrengt. Ook kan een bedrijfsfunctie worden opgesplitst in subfuncties. Entiteittypes zijn onderdeel van een subjectarea (Objecttype). De ISP methode kent 2 soorten informatiesystemen: de Huidige systyemen en de voorgerstelde systemen die voortkomen uit de C/U matrix. Hetzelfde geldt voor de gegevensverzamelingen. Gegevensverzamelingen komen hier voort uit de entiteittypen en worden door de informatiesystemen gebruikt in hun database. Een ander voorbeeld (hiernaast weergegeven) is een uitsplitsing van het objectendiagram van het transportbedrijf dat als laatste voorbeeld bij de bespreking van object relatiediagrammen (vorige hoofdstuk) is afgebeeld Dit diagram is gemaakt met de een tool IEF van de IE methode van Martin. Bij de opsplitsing van de objecten zijn de relaties opnieuw gedefinieerd, want ieder entiteittype moet gebonden zijn aan een ander entiteittype. Hierdoor kan de relatie tussen 2 objecten Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 58 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 nu opgesplitst worden tot meerdere relaties. Het eerste voorbeeld uit het vorige hoofdstuk “relatiediagram van objecten” van de klant-artikel relatie zou er in het entiteitrelatie diagram als volgt uitzien: plaatst bestelling betreft Klant artikel krijgt levering betreft OPM Een entiteittype relatie diagram lijkt erg op het ERD van het technisch ontwerp van een database, maar er zijn toch verschillen. Bij een relationele database komen 1-1 relaties niet voor. Entiteittype met een dergelijke relatie worden samengevoegd tot 1 entiteittype. Ook komen bij een ERD geen veel-veel relaties voor, maar bij de entiteittype relatie diagrammen van het IP zijn die nog wel toegestaan. Ze hoeven dus niet uit elkaar gehaald worden met een tussentabel. Ook cirkel relaties worden bij een ERD vermeden, maar hier spelen ze nog geen rol De procedure voor een entiteittype relatiediagram is: Ga uit van het objectentype diagram en splits de objecten uit tot entiteittype, uitgaande van de hoofdprocessen uit het FDC. Bepaal hiertoe de entiteittype die door de processen gecreeerd worden en gebruik die om de objecten uit te splitsen. Pas het diagram toe bij het maken van de C/U matrix, en gebruik die matrix voor het valideren van den entiteittype diagram. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 59 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 3.4 Interviewtechniek Voor de interviewtechniek wordt verwezen naar de lessen van AVA. Uitgangspunt Het is raadzaam om iedere geïnterviewde twee keer te interviewen. Daarbij zijn dan de te onderscheiden doelstellingen: Voor interview 1: Het verzamelen van informatie omtrent van belang geachte onderwerpen. Voor interview 2: Het verifiëren van interpretaties en opvullen van 'blinde vlekken'. Voorbereiding Het is noodzakelijk dat het team voldoende interviews houdt met personen in de organisatie. Aansluitend op de algemene kennis verkregen uit achtergrondinformatie, moet de interviewer de taal toepassen welke in de organisatie wordt gebruikt en kennis hebben van het gebruikte jargon en de afkortingen. Informeer degenen die worden geïnterviewd over het onderzoek, en zorg voor een introductie van de interviewers. Het interview moet tevoren worden aangekondigd, de geïnterviewde heeft dan voldoende tijd zich voor te bereiden en informatie te verzamelen over onderwerpen die besproken kunnen worden (bijv. uit het informatieplan, probleemanalyses e.d.. Eventueel kan vooraf een vragen-/onderwerplijst aan de te interviewen persoon worden verstrekt. Maak een basisvragenlijst (zie voorbeeld) Stel aan de hand van de basisvragenlijst eventueel een specifieke vragenlijst op afhankelijk van de functie van de geïnterviewde. De duur van een interview is bij voorkeur maximaal 1 uur. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 60 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Het gesprek Licht aan het begin van het gesprek het doel van het interview toe. De interviewer leidt het vraaggesprek. Let daarbij op dat niet van het onderwerp wordt afgeweken. Interviews moeten bij het onderwerp blijven en moeten zonder afleiding van buitenaf kunnen verlopen. Voer géén discussie, maar verzamel informatie. Betrek documentatie, rapporten e.d, voor zover relevant, bij het interview. - Er moet worden getoetst of het besprokene in gelijke zin is begrepen. De interviewer moet bij de beëindiging van het interview meedelen wat de volgende stappen zijn: o goedkeuring interviewverslag; o beslissing al dan niet voortzetting interview; o bepaling datum van voortzetting; o bespreking van resultaten van de analyse van het interview. Verslaglegging Maak tijdens het interview beknopte notities. Leg het interviewverslag op een uniforme wijze vast (zie indeling interviewplan). Laat de interviewverslagen door geïnterviewden goedkeuren. Het verdient aanbeveling de juistheid van de bij een interview verkregen informatie (o.a. kwantitatieve gegevens en relaties in de organisatie) te controleren. Dit kan geschieden door vergelijking met uitkomsten van interviews met functionarissen die in directe samenhang met betrokkenen werkzaam zijn. Geef interviewverslagen voor de vervolgfase door aan andere interviewers zodat doublures t.a. v. de vraagstelling kunnen worden vermeden. Bespreek na analyse de resultaten van de interviews en berg de interviewverslagen op in het projectdossier . Maak na afloop van alle interviews het definitieve interviewrapport. Maak afspraken over wie interviewt en wie notuleert. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 61 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 3.4 Afbakening van systemen, de Informatiearchitectuur De procedure voor de C/U matrix is als volgt: Eerst worden de processen uit het bijgestelde procesmodel in de eerste kolom van een matrix gezet. (Boven aan de primaire processen, vervolgens de secundaire en onderaan indien nodig de tertiaire of besturende processen. Vervolgens worden de entiteittypen uit het hoofd-entiteitenmodel op de bovenste rij geplaatst van de matrix. In de hokjes van de matrix wordt met een C (create) aangegeven welk proces een gegevensverzameling creëert (output van het bedrijfsproces) en met een U (Use) welke entiteittype door de processen als input wordt gebruikt. Vervolgens worden plaatsen van de gegevens op de eerste rij van de matrix zo gerangschikt dat de hokjes met een C diagonaalsgewijs van links boven naar rechts beneden komen te liggen. (zie volgende figuur) Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 62 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Vervolgens worden op grond van samenhang van de processen de informatiesystemen afgebakend. Informatiesystemen zijn hier dus geclusterde hokjes uit de matrix met een C. Van elk informatiesysteem is nu bekend welke gegevens daarin moeten worden opgeslagen, en welke bedrijfsprocessen door het systeem worden ondersteund. Geef de informatiesystemen een naam! Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 63 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Indien een proces meerdere C’s heeft, betekent dat het proces te ruim is. Er behoren dan 2 deelprocessen toe die ieder een aparte gegevensverzameling creëren. In dat geval moet het proces worden opgesplitst, evenals de gegevensverzameling (bijstelling van procesmodel en gegevensmodel) Tenslotte worden met een U (Use) aangegeven welke gegevens nodig zijn voor een proces (de input van het bedrijfsproces). Nu kan worden vastgesteld wat de onderlinge afhankelijkheid is van de informatiesystemen en welke informatie ze met elkaar moeten uitwisselen (koppelingen) Veelgemaakte fouten zijn: Een entiteittype heeft meerdere keren een C. Dat kan niet, er kan maar 1 C zijn, anders moet het entiteittype opgesplitst worden Een proces heeft geen entiteittype dat gecreëerd wordt. Dat kan alleen kloppen als het proces een extern proces is dat buiten de organisatie wordt uitgevoerd. In dat geval kan men het proces het beste helemaal onderaan zetten. Informatiesystemen worden te ruim afgebakend. Hierbij kan ervaring met bestaande systemen nuttig zijn. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 64 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 3.5 De Organisatie Architectuur Bij de organisatie architectuur worden de bedrijfsprocessen tegen de personele functies uit het organogram tegen elkaar uitgezet. Meestal betreft het de processen van de ICT ondersteuning, maar indien nodig voor de IP opdracht kunnen ook andere bedrijfsprocessen gebruikt worden. Bij de organisatie architectuur wordt door ons onderscheid gemaakt tussen de gewenste situatie en de huidige situatie. Organisatie architectuur van de gewenste organisatie. Hierbij wordt van elk proces met een V (verantwoordelijk aangegeven welke functionaris verantwoordelijk is voor het proces. Met een B (betrokken) wordt aangeven welke andere functionarissen betrokken zijn bij controle of uitvoering. Het is de bedoeling dat elk proces maar 1x een V heeft. Er kunnen meerdere B’s bij een proces horen. De aldus verkregen gewenste situatie moet natuurlijk wel gevalideerd worden door het hoogste management. Indien een proces toch meerdere functionarissen heeft die verantwoordelijk zijn, dan moet het proces worden opgesplitst in deelprocessen. Indien de betrokkenen van een proces verdeeld zijn over meerdere afdelingen, dan kan dat communicatie problemen geven bij de uitvoering van dat proces. Daarom Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 65 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 moet bij het opstellen van deze matrix ook gelet worden op de afdelingsstructuur van de organisatie. De organisatiearchitectuur van de huidige situatie Voor het opzetten van deze matrix worden de managers en werknemers geïnterviewd over de (vermeende) verantwoordelijkheid en betrokkenheid bij de uitvoering van de processen. In de matrix wordt nu ingevuld: R (Responsibility, je krijgt de schuld als het process niet goed wordt uitgevoerd) A (Authority of bevoegdheid, je mag opdrachten geven om het proces te laten uitvoeren W (Work: je moet het proces zelf uitvoeren) E (Expertise: je hebt de volledige deskundigheid om het proces uit te voeren) In deze matrix komen al snel onzekerheden zoals die leven bij het personeel over wie verantwoordelijk is aan het licht. Het verdient de voorkeur dat R en A steeds bij dezelfde persoon staat, evenals E en W. Bovendien wordt het overleg een stuk eenvoudiger als elk proces maar 1x een RA heeft. Want als de R vaker voorkomt bij Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 66 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 een proces, wie is dan verantwoordelijk? En als de R en A gescheiden zijn, dan krijgt de R de schuld als de persoon met de A verkeerde opdrachten geeft. In bovenstaand voorbeeld moet dus van alle processen worden nagegaan of voor de diverse personen hun verantwoordelijkheidsaandeel in een proces wel duidelijk is. Want een proces kent op dit globale niveau vele deelprocessen waar een ieder een verantwoordelijkheid voor kan hebben. Maar als functionarissen elkaar tegenspreken over wie nu eigenlijk bevoegd of verantwoordelijk is dan is de matrix aan herziening toe. Verbetervoorstellen kunnen worden vastgesteld door te vergelijken met de gewenste situatie (de V/B matrix) De bespreking van dergelijke verbeteringen van de organisatie vind plaats in fase 5 van de informatieplanning. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 67 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 3.6 De Technische architectuur De technische architectuur is een belangrijk onderdeel van een IP traject. Hoewel vele IP methoden de nadruk erg op de architecturen van het procesmodel en datamodel leggen, wordt met name in het IE de interactie met ICT techniek even belangrijk gevonden. In IE wordt dat uitgebeeld met een driezijdige pyramide: een vlak voor de processen, een vlak voor de gegevens en vlak voor de technologie. Op elke detailniveau moet de interactie van de 3 zijden besproken worden. Zoals al eerder vermeld bestaat ook de technische architectuur uit een model van de gewenste situatie en van de huidige situatie. Bij geconstateerde verschillen tussen deze modellen worden verbetervoorstellen geformuleerd in fase 5 van het IP traject. De gewenste technische situatie Het beschrijven van de gewenste situatie ken geen aparte techniek. Men moet onderzoek verrichten naar de stand van zaken van nieuwe technologieën. In hoofdstuk 2 van deze syllabus staan verschillende mogelijkheden van aanpak genoemd. De huidige technische situatie Voor het beschrijven van de huidige situatie bestaan verschillende technieken: Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 68 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Een inventarisatie van gebruikte informatiesystemen met de daaraan verbonden hardware en software. Tot de inventarisatie behoort ook een lijst van hieraan verbonden knelpunten en ICT kosten. Het Informatiekruis Matrices uit het Prisma model waarin tegen elkaar worden uitgezet: Huidige afdelingen Huidige informatiesystemen Dataklassen in informatiesystemen Functionarissen uit organogram Technische middelen (internet, intranet, enscriptie etc) Welke van de matrices zinvol is, hangt af van de IP opdracht en de verwachtingen die men daarvan heeft. Het informatiekruis behoeft nog enige uitleg: Het kruis heeft op elke hoek een matrix. De B/I hoek De matrix tussen bedrijfsprocessen en Informatiesystemen wordt b.v. gevuld met een D (Direct) als een informatiesysteem een bedrijfsproces rechtstreeks, direct ondersteund, en met een I als de ondersteuning indirect is. Bijvoorbeeld een orderverwerkend systeem ondersteunt D (direct) het proces Orders verwerken maar I (Indirect) het proces factureren Want voor factureren heb je de ordergegevens nodig. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 69 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 De B/O hoek De matrix van bedrijfsprocessen met afdelingen (O=Organisatie) kan worden ingevuld met een X als een afdeling het bedrijfsproces uitvoert. Als meerdere afdelingen dezelfde bedrijfsprocessen uitvoeren, dan is er gestructureerd overleg tussen die afdelingen nodig. Wellicht is reorganisatie op zijn plaats (zie de organisatie architectuur) Het is natuurlijk ook mogelijk dat de afdelingen ieder andere deelprocessen van het betreffende proces uitvoeren. Dat moet wel worden uitgezocht! De O/D hoek De matrix van Afdelingen met Dataklassen kan met een C (create als de afdeling de dataklasse creëert) of een U (Use als de afdeling de dataklasse gebruikt) worden ingevuld. Sommige dataklassen worden op meerdere afdelingen aangemaakt. Dat betekent dat je nooit weet wie de meest betrouwbare gegevens bezit. Sommige dataklassen worden door niemand gebruikt. De D/I hoek De matrix van dataklassen met Informatiesystemen kan ingevuld worden met C (create als het informatiesysteem de dataklasse creëert) of een U (Use als het informatiesysteem de dataklasse gebruikt) worden ingevuld. Soms komen dataklassen in meerdere informatiesystemen voor. Soms heeft de afdeling die de gegevens wil gebruiken geen toegang tot het informatiesysteem omdat het tot een andere afdeling behoort. Het informatiekruis kan op zich zelf al zicht geven op zaken die verbeterd moeten worden, maar beter is het om het kruis te koppelen aan de knelpunten zoals in de beschrijving van de huidige informatievoorziening gevonden zijn. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 70 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 4 Tools voor Informatie Planning Tools zijn hulpmiddelen waarmee de technieken van IP makkelijker worden uitgevoerd. Het zijn softwarepakketten die speciaal ontwikkeld zijn om de schema’s van een Informatieplan makkelijk en snel te maken. Op onze opleiding beschikken wij niet over dergelijke tools, dus we zullen ons moeten behelpen. Gelukkig zijn de meeste schema’s en diagrammen met weinig moeite met het Office pakket te maken. Voor de volledigheid zullen we ook kort de mogelijkheden van een meer professionele tool behandelen omdat die in de praktijk door IP analisten veel wordt gebruikt. 4.1 M.S.Office Wij zullen de opdrachten voor deze module allemaal uitvoeren met het M.S.Office pakket. Daarvoor zijn twee onderdelen van belang: PowerPoint en Excel. PowerPoint In PowerPoint maken we de diagrammen van een: Organogram FDC Objectenmodel Entiteitrelatiediagram We gebruiken daarvoor de opties van het tekenmenu (in PowerPoint standaard op het scherm) waarmee we hokjes en lijnen kunnen neerzetten. Met kopiëren en plakken kunnen we alle hokjes even groot houden, wat de schema’s een rustiger uiterlijk geeft. Probeer bij relatiediagrammen te voorkomen dat lijnen elkaar kruisen. Dat is niet professioneel, vooral ook niet omdat professionele tools zoiets altijd zullen vermijden. Het is mogelijk diagrammen in PowerPoint te exporteren als jpg file en die weer te importeren (Invoegen-figuur-bestand uit hoofdmenu) in Word, maar mooier wordt het Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 71 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 niet. Beter kan je de diagrammen uitprinten met PowerPoint en in de bijlagen van het informatieplan opnemen. Excel Met dit spreadsheetprogramma maken we: Tabellen voor risicoanalyses en noodzakelijkheidsanalyses Matrices voor informatiearchitectuur, organisatiearchitectuur etc. De uitgeprinte tabellen voor risicoanalyses zijn in de bijlagen te vinden, maar je zal ze zelf in een spreadsheet moeten overnemen. Vergeet niet de formules in te voeren die de risicofactoren omzetten in een risicoscore, anders geeft de tabel geen resultaten. En vergeet ook niet de eindscore om te zetten in en percentage van het maximale totaal! Voor de matrices gebruiken we de tabeleigenschappen van Excel. Met de optie celeigenschappen plaatsen we lijnen en kaders. Met copieren en plakken kunnen we cellen met lijnen steeds opnieuw overzetten. Om jullie wat werk te besparen is een format gemaakt van een matrix met 100 kolommen en 100 rijen. Voldoende voor het weergeven van de meeste architecturen. Na het uitprinten kan je de bladzijden aan elkaar plakken en als ingevouwen bladzijde bij de bijlagen opnemen. Vergeet niet alvorens je gaat printen het printbereik in te stellen, (met file/print/printbereik) anders wordt de totale matrix van 100x100 cellen uitgeprint! Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 72 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 4.2 professionele tools Professionele tools voor IP zijn meer dan tekentools. Ze bewaren de gegevens die in de diagrammen zijn ingevoerd in een database (ripository geheten) en kunnen zo opnieuw gebruikt worden voor andere diagrammen of voor zoekacties. Zo kan je bijvoorbeeld een FDC hebben gemaakt, en vervolgens een entiteitrelatiediagram. Vervolgens wordt de matrix voor de informatiearchitectuur opgeroepen en kan je de C’s en U’s plaatsen. Na een druk op de knop worden de dataklassen op volgorde van C gesorteerd, en kan je de informatiesystemen gaan clusteren. Een tool die zeer veel gebruikt wordt in Nederland is SDW (System development workbench) van Pandata/Volmac die de methode SDM ondersteund. Deze methode bestrijkt het totale traject van informatieplanning tot en met beheer van informatiesystemen. De workbench bestaat uit een groot aantal modules die allemaal verschillende technieken ondersteunen, en vaak ook de gegevens onderling kunnen uitwisselen. Zo kan de module die organogrammen maakt de gegevens uitwisselen met de module Functionele decompositie (om de organisatiearchitectuur te maken) maar ook met modules voor het maken van processchema’s zodat daar procedureboeken gemaakt kunnen worden die zijn gekoppeld aan de bestaande organisatie. Geïntegreerde Casetools Er bestaan ook geïntegreerde Casetools (zoals I-case van Westmount in Delft) die volledige IE methode ondersteunen. Hiermee kunnen producten van informatie analyse gemaakt worden, deze kunnen gedecomponeerd worden tot systeemniveau, waarna ook schermontwerp en database ontwerpproducten kunnen worden ingevoerd. Vervolgens wordt de complete software in C of een andere taal gegenereerd. De Casetool levert ook de tools voor versiebeheer en onderhoud. Het inzetten van dergelijke Casetools is interessant voor grote instellingen verzekeringsmaatschappijen, banken, supermarktketens) die zowel ontwikkeling als bouw van hun systemen in eigen beheer willen uitvoeren. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 73 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 5 Opdrachten 5.1 Casesbeschrijving Faninc is te vinden op www.faninc.nl Door bij de homepagina te kiezen voor de optie projecten (in het bovenstaande plaatje aangegeven als “company projects”, kan je uit de diverse projecten kiezen, waaronder ook voor IPL2.4 Hiermee kom je bij de cases beschrijving voor de IP opdracht. Alle richtlijnen en voorwaarden van de moduleorganisatie kunnen daar gevonden worden (inleverschema’s, van elke week de onderwerpen etc) Denk er aan dat je niet kan opkomen voor de bespreking en beoordeling van het Informatie Plan als je: De eerste 2 keer afwezig bent geweest Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 74 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 De tussenproducten allemaal onvoldoende zijn geweest Het informatieplan niet voor de deadline is ingeleverd. In bovenstaande gevallen moet je dus een jaar later de module opnieuw lopen! Als je wel kan opkomen voor de IP beoordeling, maar het resultaat was onvoldoende dan krijg je de gelegenheid binnen 3 weken alsnog het rapport te herstellen. Is de beoordeling opnieuw onvoldoende, dan moet de module alsnog opnieuw gelopen worden. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 75 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 5.2 Practicumschema Elke week wordt 1/2 uur besteed aan bespreking van het ingeleverde werk, en 1.5 uur aan behandeling van een IP techniek met de bijbehorende theorie. De onderwerpen van elke week zijn te vinden in onderstaand basisschema. Op de site van Faninc is het aangepaste schema tevinden. Aangezien elke jaar de lessen op andere dagen vallen zal elk jaar de week indeling iets anders kunnen uitvallen. Lesweek nr Onderwerp Techniek 1 Risicoanalyse Inleiding Informatieplanning Inhoud van een Informatieplan Inhoud van het verkenningsrapport Voorbeelden van producten 2-3 Objectenmodel Modelleren Informatieplangebieden (Business Area’s) Entiteittypen 4-6 Afbakenen van systemen Matrix analyse en Informatiearchitectuur systeemclustering Organisatiearchitectuur 7 Technische architectuur huidige situatie 7 Technische architectuur gewenste situatie 8 Presentatie 9, 10 tentamenweken Informatiekruis NB Aanwezigheid voor het practicum is verplicht! Bij onvoldoende aanwezigheid moet het practicum in een andere periode opnieuw gedaan worden wil men zijn studiepunten voor deze module kunnen halen! NB Na het responsie college (lesweek 8) worden GEEN vragen meer beantwoord! NB Afhankelijk van het aantal beschikbare lesweken in een periode kan het schema passend gemaakt worden in 8 lesweken i.p.v 9 Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 76 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 6 Bijlagen Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 77 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 78 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 6.1 Literatuur 1 Visser A.S. Schematechnieken voor Technische Bedrijfskunde. Syllabus B&L Hogeschool van Amsterdam. (vs 2.0 2003) 2 Bemelmans T.M.A. Bestuurlijke informatiesystemen en automatisering Steinfert Kroese , Leiden/Antwerpen (1987) 3 Turner W.S, Langenhorst.R.P, Hice G.F, Eilers H.B, Uijtenbroek A.A. System Development Methodology Pandata BV (1989) 4 Martin J. An Information Systems Manifesto Prentice-Hall Int. Englewood Cliffs U.S.A (1984) 5 Martin J, Leben J Strategische Informatieplanning Prentice Hall Academic service (1989) 6 Aarts A.F.H, Janssen P.M.C Handboek Informatieplanning. Uitgave ministerie van Defensie (1989) 7 R.Grit Projectmanagement. Hoofdstuk 5: maken van een plan van aanpak Wolters Noordhof (2000) 8 C.Finkelstein An Introduction to Information Engineering Addison-Wesley Publishing Comp. (1989) 9 P.T.M.Laagland Het beschrijven van organisaties en hun informatiesystemen: de methode PRISMA Publ KPMG, Utrecht (1986) 10 A.Argelo, J.Boterman Praktijkboek Informatieplanning Steinfert Kroese, Leiden (1991) 11 J.L.Simons, G.M.A.Verheijen Informatiestrategie als managementopgave Steinfert Kroese Leiden (1991) Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 79 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 12 C.T.Groot, J.H.W.M.de Seriere, J.H.Snijders Informatiekunde deel I Wolters Noordhof Groningen (2001) hoofdstuk 3.3 13 N.Greveling Informatieplanstudie Academic Service Schoonhoven (1990) 14 Porter M.E. Competitive Advantage The Free Press (1980) Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 80 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 6.2 Indeling van het Informatieplan (HIP) 0 Management samenvatting 0.1 Probleemstelling 0.2 Gewenste situatie 0.3 Gewenste informatiesystemen 0.4 Huidige situatie 0.5 Alternatieven en consequenties 0.6 (Conclusies en aanbevelingen) dit onderdeel wordt door ons niet gedaan! 1 Inhoudsopgave 2 Inleiding 2.1 Aanleiding en probleemstelling 2.2 Afbakening van het onderzoek 2.3 Uitgangspunten voor de organisatie 2.4 Uitgangspunten voor de informatievoorziening 3 Hoofdlijnen processen en gegevens (Gewenste situatie) 3.1 Globaal bedrijfsprocesmodel 3.2 Globaal hoofdentiteitenmodel 4 Afbakening van informatiesystemen (Gewenste situatie) 4.1 Beschrijving afbakening van informatiesystemen 4.2 Omschrijving van informatiesystemen 4.3 Relaties met de organisatie 5 Huidige situatie 5.1 Informatiesystemen en gegevensverzamelingen 5.2 Automatiseringshulpmiddelen 5.3 Organisatie van de informatievoorziening Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 81 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 6 Alternatieven en consequenties 6.1 Alternatieven en consequenties 6.3 (Keuze/Scenario) 27 (Globale projectplanning) Dit onderdeel wordt door ons niet gedaan! 7.1 (Te onderkennen projecten ) 7.2 (Prioriteiten) 7.3 (Volgorde) 8 (Aanbevelingen) Dit onderdeel wordt door ons niet gedaan! 8.1 (Keuze en volgorde projectrealisatie ) 8.2 (Overige aanbevelingen) Bijlagen: A Verkenningsrapport Management samenvatting (conclusies en aanbevelingen) Inleiding (Aanleiding IP, IP opdracht, IP verwachtingen) Resultaten inventarisatie strategische beleidsdocumenten Resultaten Nolan analyse Resultaten Score card B Bedrijfsprocesmodel C Objectenmodel en Hoofd-entiteitenmodel D Gewenste informatiesystemen E Schets huidige situatie OPM Hoofdstuk 7 (globale projectplanning) is niet het gehele projectenplan maar meer een inleiding hierop. Het projectenplan wordt in het HIP apart opgeleverd (zie bijlage 6.3), maar wordt door ons dus niet gedaan. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 82 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 6.3 Indeling van een Informatieplan volgens de ISP methode (11) 1. Introductie 1.1 doelstellingen en scope van ISP-opdracht 1.2 samenvatting van projectopdracht (Managementsamenvatting) *1.3 samenvatting van projectorganisatie 2. Bedrijfsstrategie 2.1 missie, doelstellingen en kritieke succesfactorcn 2.2 impact van informatietechnologie 2.3 strategische prioriteiten 3. Informatie-architectuur 3.1 bedrijfsactiviteiten en organisatie 3.2 gegevensmodel 3.3 interactie functies/entiteittypen 3.4 informatiegebieden (business areas) *3.5 distributieaspecten 4. Systeemarchitectuur 4.1 systemen en datastores (C/U matrix) *4.2 bestaande systemen *4.3 distributievereisten ten aanzien van systemen en datastores *4.4 conclusie met betrekking tot verdere analyse 5. Technische architectuur 5.1 huidige situatie 5.2 trends in technologie en industrie 5.3 gewenste architectuur 5.4 conclusie met betrekking tot verdere analyse en implementatie 6. Organisatie van de Informatiefunctie *6.1 huidige situatie *6.2 gewenste organisatie van de informatiefunctie *6.3 conclusies ten aanzien van te nemen acties 7. Informatiestrategie 7.1 alternatieve strategieën 7.2 strategiekeuze 7.3 aanbevelingen 8. Actieplan 8.1 te starten projecten 8.2 tijdsplanning en resources 8.3 direct uit te voeren acties Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 83 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 6.4 Indeling van het projectenplan (HIP) 0 Inhoudsopgave 1 Inleiding en samenvatting 1.1 Inleiding 1.2 Projecten overzicht 1.2.1 Automatiseringsprojecten 1.2.2 Administratieve organisatieprojecten 1.2.3 Conditionerende projecten 1.2.4 Interne organisatieprojecten 1.3 Consequenties 1.4 Projectmanagement 2 Automatiseringsprojecten 2.1 Doel 2.2 Startdatum en doorlooptijd 2.3 Projectorganisatie, financiële en andere middelen 3 Administratieve organisatieprojecten 3.1 Doel 3.2 Startdatum en doorlooptijd 3.3 Projectorganisatie, financiële en andere middelen 4 Conditionerende projecten 4.1 Doel 4.2 Startdatum en doorlooptijd 4.3 Projectorganisatie, financiële en andere middelen 5 Interne organisatieprojecten 5.1 Doel 5.2 Startdatum en doorlooptijd 5.3 Projectorganisatie, financiële en andere middelen Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 84 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 TOELICHTING OP DE INHOUDSOPGAVE VAN HET PROJECTENPLAN 1 Inleiding en samenvatting 1.1 Inleiding Een beschrijving van het doel van het projectenplan en informatie over de opbouw. 1.2 Projecten overzicht Een samenvatting van de gedefinieerde projecten. Maak daarbij onderscheid tussena): 1.2.1 Automatiseringsprojecten 1.2.2 Administratieve organisatieprojecten 1.2.3 Conditionerende projecten 1.2.4 Interne organisatieprojecten 1.3 Consequenties Een samenvatting van de voor de uitvoering van de beschreven projecten benodigde financiële middelen . 1.4 Projectmanagement Een netwerkplanning van het totaal aan projecten en een capaciteitsplanning van de voor de uitvoering benodigde soort mensen met een indicatie van het tijdspercentage dat deze mensen worden ingezet. Een indicatie van de voor de uitvoering van de projecten noodzakelijke middelen, zoals kantoorruimte, p.c. 's etc. Aangeven van manier waarop de overgang van de huidige naar de toekomstige projectorganisatie moet plaatsvinden. 2 Automatiseringsprojecten Per project wordt aangegeven: 2.1 Doel Korte beschrijving en doel van het project. 2.2 Startdatum en doorlooptijd Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 85 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Rekening houdend met de onderkende prioriteitsstelling en randvoorwaarden voor wat betreft de ontwikkelvolgorde, een inschatting van de aanvangsdatum van het project en de tijd die met het realiseren van het project gemoeid is. 2.3 Projectorganisatie, financiële en andere middelen Een overzicht van de benodigde soorten en aantallen personen en het percentage tijd dat ze netto worden ingezet. 3 Administratieve organisatieprojecten Per project wordt aangegeven (conform punt 2): 3.1 Doel 3.2 Startdatum en doorlooptijd 3.3 Projectorganisatie, financiële en andere middelen 4 Conditionerende projecten Per project wordt aangegeven (conform punt 2): 4.1 Doel 4.2 Startdatum en doorlooptijd 4.3 Projectorganisatie, financiële en andere middelen 5 Interne organisatieprojecten Per project wordt aangegeven (conform punt 2): 5.1 Doel 5.2 Startdatum en doorlooptijd 5.3 Projectorganisatie, financiële en andere middelen Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 86 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 6.5 Indeling voor systeembeschrijving Voor de beschrijving van een informatiesysteem moeten de volgende onderdelen worden ingevuld: Systeembeschrijving Beschrijving van het informatiesysteem Doel van het systeem Omschrijving Ondersteunde bedrijfsdoelen en processen Betrokken organisatie eenheden Soort systeem Eisen aan het systeem Hoofdfuncties van het informatiesysteem Invoer van gegevens Uitvoer van gegevens Relevante entiteittypen Relaties met andere geplande en bestaande informatiesystemen Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 87 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 88 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 6.7 Risicoanalyse voor een IP traject (HIP) Deze risicoanalyse wordt gebruikt in fase 1 van het IP traject. Doel is het verbeteren van de randvoorwaarden van het IP project zodat de slaagkans wordt vergroot. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 89 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 90 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 91 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 De eindscore diens zo laag mogelijk te zijn. Indien de score lager is dan 50% heeft het traject voldoende slaagkans als het management voldoende overtuigd is van de noodzaak van het project. Bij een score > 50% moet geprobeerd worden de risicofactoren te verminderen, en anders moet men overwegen het project niet door te laten gaan. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 92 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 6.8 Interviewvragen volgens HIP Voorbeeld van een basisvragenlijst voor fase I: Verkenning Toetsen van missie, doelen en processen Wat zijn de belangrijkste bedrijfsprocessen binnen de organisatie; Welke doelen wil men met deze bedrijfsprocessen realiseren; Wat is het bestaansrecht van de organisatie voor de buitenwereld (missie); Vanuit welke filosofie worden de bedrijfsprocessen verricht: o aard van de organisatie; o waar richten de activiteiten zich op; o in welke behoefte wil men voorzien; o waarin is men succesvol; o waarin wil men zich onderscheiden; o wat is daarbij belangrijk. 1 De organisatie en zijn omgeving Hoe ziet de organisatiestructuur eruit (hanteer organogram) en welke plaats, functie neemt u daarbij in; Hoe is het takenpakket van u samengesteld; Wat zijn de belangrijkste relaties en instanties waar u binnen en buiten de organisatie mee te maken heeft; Waar bent u verantwoordelijk voor; Waartoe bent u bevoegd; Is er een beleidsplan, afdelingsplan of uitvoeringsplan; Op welke wijze geeft u sturing aan de organisatie; Wat is de gewenste wijze van besturing. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 93 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 3 Knelpunten en oplossingen Welke knelpunten ervaart u in de organisatie; Welke oplossingen heeft u daarvoor; Welke knelpunten ervaart u in de informatievoorziening; Welke oplossingen heeft u daarvoor; Wat is uw mening over de geformuleerde probleemstelling. 4 Belangrijke ontwikkelingen Wat zijn belangrijke interne en externe ontwikkelingen die invloed hebben op de organisatie; Hoe grijpen die in op de organisatie en de werkwijze van de organisatie; - Hoe ziet de organisatie er over 3 tot 5 jaar uit, ook in zijn relatie met de omgevIng; Wat zijn daarbij kritieke succesfactoren. 5 Belangrijk om te weten Welke informatie is in het kader van dit onderzoek van belang voor de onderzoekers. 6 Verwachtingen Wat verwacht u van het informatieplan; Over welke onderwerpen vindt u dat in het kader van informatiebeleid en automatiseringsbeleid uitspraken zouden moeten worden gedaan; Aan welke gebieden moet volgens het informatiebeleid met de informatieplanning prioriteit worden gegeven. LET OP! In fase 2 zijn de te stellen vragen van een geheel andere inhoudelijke orde dan de vragen in fase I. Dan worden meer gedetailleerde vragen gesteld over de bedrijfsprocessen en de benodigde informatie. Daarbij worden Proces/Gegevensdiagrammen en Proces/Gegevensbeschrijvingen gebruikt. Bij deze formulieren is in het deel Technieken geen vragenlijst meer opgenomen. de Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 94 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 6.9 Prioriteiten voor het projectenplan Risicoanalyse In het stadium waarin prioriteitstoekenning moet plaatsvinden aan te ontwikkelen systemen, kan een eerste risico-analyse worden uitgevoerd. Deze is in deze paragraaf beschreven. De risico-analyse geldt zowel voor te automatiseren als voor niet te automatiseren systemen. In het laatste geval zijn een aantal van de onderstaande criteria niet relevant. Criteria die bij de beoordeling van het risico van het ontwikkeltraject kunnen worden gebruikt zijn: - geschatte doorlooptijd van het project; - benodigde capaciteit voor systeemontwikkeling en programmeren; - aantal functionele deelgebieden die betrokken zijn; - aantal eindgebruikers dat van het systeem gebruik gaat maken; - aantal systemen waar het onderhavige systeem bij gebruik van afhankelijk is; - gaat het om modificatie of nieuwbouw; - in hoeverre is het te modificeren systeem reeds geautomatiseerd; - in hoeverre zullen bestaande adm. procedures moeten wijzigen; - lopen er andere projecten, die afhankelijk zijn van dit project; - wat zal de houding van eindgebruikers zijn; - hoeveel automatiseringservaring hebben eindgebruikers; - kent het project een definitieve deadline; - zal er sprake zijn van deelprojecten en is de voortgang dan afhankelijk van de coördinatie hiertussen. Op de volgende bladzijde staat een voorbeeld van een dergelijke risicoanalyse van een ontwikkeltraject voor een informatiesysteem. Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 95 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 96 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17 Naast deze risicoanalyse wordt een noodzakelijkheidsanalyse uitgevoerd. Een voorbeeld is op de volgende blz. gegeven. De combinatie van de uitkomsten van de noodzakelijkheidanalyse en de risicoanalyse geeft de prioriteit aan. 200 150 NOODZAAK Hoogste Bezinning op prioriteit risicofactoren Twijfelachtig NIET leerproject uitvoeren 100 50 0 0 laag 45 90 Risico 135 180 hoog Syllabus Informatieplanning Auteur A.S.Visser 97 Opleiding TBK, Hogeschool van Amsterdam datum: 20-7-17
