Evaluatie Rob Verlinden

Verantwoording Projectplan
PSV / FC EINDHOVEN
Organisatie rondom thuiswedstrijden
Naam:
Studentnummer:
E-mail:
Datum:
Rob Verlinden
2151083
[email protected]
11-01-2013
Inhoudsopgave
1. Inleiding
Blz. 55
2. Theoretische verantwoording van het product
Blz. 56
3. Verantwoording bijdrage aan het product
Blz. 57-58
4. Verantwoording bijdrage aan het proces
Blz. 59
1. Inleiding
Dit is mijn verantwoording van het project PSV / FC Eindhoven. We organiseren
dit project met vijf studenten van de minor sport en bewegingsstimulering,
Events Eindhoven. We houden ons bezig met de organisatie van de
thuiswedstrijden van het vrouwenelftal PSV / FC Eindhoven.
De stage voor deze minor bestaat uit het organiseren van evenementen en
projecten de gemeente Eindhoven en specifiek het stadsgedeelte Genneper
Parken. Via John Heijster krijgen we opdrachten binnen voor het organiseren van
verschillende sport/beweeg activiteiten, waar het project PSV / FC Eindhoven
valt.
Het project (een thuiswedstrijd) vind steeds op een vrijdagavond plaats.
Meerdere malen in onze stageperiode. In het verantwoordingsdocument wordt
een koppeling gemaakt naar de theorie vanuit de praktijk. Ook staat er
beschreven hoe het groepsproces is verlopen en wat mijn individuele bijdrage is
geweest aan het proces en het uiteindelijke product.
2. Theoretische verantwoording van het product
Na de drie eerdere goed gekeurde producten (projectvoorstel, projectplan en het
productieplan) zijn we nu in de afrondende fase van de minor. Het laatste deel is
dan ook een evaluatie waarin we terug blikken op het behaalde resultaat en het
proces naar het eindproduct toe, namelijk de wedstrijdorganisatie.
Ook tijdens dit laatste product hebben we weer gebruik gemaakt van de
studiehandleiding en het inmiddels bekende boek van Verhaar,
Projectmanagement. Het boek heeft ons deze keer minder hulp geboden dan bij
de vorige beroepsproducten. Dit kwam omdat er bij de afwikkelfase (stap 17 &
18) weinig informatie stond die we konden gebruiken. Ik heb deze keer meer
gebruik gemaakt van de studiehandleiding. Hierin stonden de criteria waaraan het
product moet voldoen uitgebreider beschreven en dus vond ik het makkelijker om
hiermee te werken.
De laatste fase, de afwikkelfase bestaat uit de nazorg, het onderzoeksrapport, de
financiële eindafrekening, projectarchief en de projectevaluatie. Met de nazorg
wordt vooral beschreven hoe we na ons evenement omgaan met bepaalde zaken
zoals bedankjes voor vrijwilligers en bijvoorbeeld de nazorg van een EHBO
incident. In het onderzoeksrapport wordt beschreven hoe we met de verzamelde
gegevens vanuit onze enquêtes omgaan. En hierin wordt tot slot een advies
gegeven aan PSV / FC Eindhoven. Hierin geven we kort weer hoe wij het graag
verder zouden zien gaan voor wat betreft het doorzetten van de enquêtes. Dit
hebben we gedaan omdat we vele positieve reactie rondom de enquêtes zijn
gekomen.
Bij de financiële eindafrekingen was het even worstelen, dit komt omdat ons
evenement een steeds terugkerend evenement is waarbij er geen eindafrekening
per keer is. In eerdere producten beschreven hebben we de situatie rondom de
financiën beschreven.
In de projectevaluatie staat kort en bondig beschreven hoe we tot de realisatie
van het evenement zijn gekomen en het proces dat hierbij is komen kijken.
Dit is natuurlijk de zoveelste evaluatie, waarbij ik merk dat door de evaluatie
bewuster ben van de keuzes die gemaakt worden tijdens het organiseren van een
evenement. In het begin dacht ik snel te groot en niet echt in het belang van het
evenement zelf. Hierbij vergat ik soms waar het om ging, namelijk het
evenement zelf. Ik heb gemerkt dat mede door de evaluaties op papier en
natuurlijk de onderlinge feedback een stukje vooruit denk en zeker een stuk
eenvoudiger bij het organiseren van een volgend evenement.
3. Verantwoording bijdrage aan het product
Bij het verdelen van de taken voor het laatste gedeelte van het complete product
waren we weer zo klaar. Het was een stuk minder stof dan de vorige keren en het
leek ook logischer om terug te kijken op het onderdeel waarbij jij je de vorige
keer bezig hebt gehouden. Hierbij werd een beroep gedaan ook eerder vergaarde
kennis en ervaring.
Mijn deel ligt vooral bij het maken van het onderzoeksrapport. Dit heb ik in
samenwerking met Paul gedaan. Het rapport omvat informatie die we uit de
gehouden enquêtes tijdens de wedstrijden hebben gehaald. We hebben tijdens de
wedstrijden aan zomaar wat toeschouwers gevraagd of ze bereid waren een
enquête in te vullen over de organisatie van de wedstrijd en alles er om heen.
Uit de enquêtes is gebleken dat de toeschouwers bijzonder positief waren over de
gehele organisatie. Natuurlijk waren de toeschouwers ook kritisch, dit ging vooral
over de parkeergelegenheid dichtbij het stadion. Op deze parkeerplaats is slechts
ruimte voor enkele auto’s. Daarom moesten veel toeschouwers uitwijken naar
een andere parkeerplaats die de toeschouwers iets moeilijker konden vinden. We
hebben hier uiteraard een puntje van gemaakt in de evaluatie. Bij een volgende
keer zouden we met extra borden, verkeersregelaars of zelfs een parkeergarage
meer duidelijkheid en service kunnen bieden aan de toeschouwers.
Een andere deel waarin mijn aandeel ligt is de projectevaluatie. Dit heb ik
wederom in samenwerking met Paul gedaan, omdat we nu toch eenmaal goed
bezig waren. We hebben de kritische succesfactoren en prestatie indicatoren die
de kwaliteit van de uitvoering weergeven. In de studiehandleiding stond dat we
dit moesten herhalen. Hierna hebben we per onderdeel (zowel kritische factoren
als prestatie indicatoren) de aandachtspunten beschreven. Tijdens het maken van
deze opdracht kreeg ik het idee dat we op sommige zaken echt goed hebben
geanticipeerd. Het klinkt af en toe misschien wat pietluttig op voor bepaalde
zaken een goed alternatief te hebben, maar in de praktijk zijn een aantal punten
toch naar voren gekomen. Als voorbeeld gebruik ik even het EHBO geval wat we
hebben gehad tijdens een wedstrijd. Een vrouw werd hierbij onwel en door de
inzet van extra stewards waren ze daar snel bij. Dit gaf me toch een erg goed
gevoel. Ook voor een aantal toeschouwers was dit natuurlijk zichtbaar en zij
hebben ook gezien dat dit adequaat werd opgelost. Het klinkt gek, maar dit is
eigenlijk goede reclame.
Daarnaast hebben we in het kader van het onderzoeksrapport enquêtes gemaakt
en deze willekeurig uitgedeeld met de vraag of de mensen ons zouden willen
helpen door middel van het invullen van deze enquête. De reacties van de
mensen op het initiatief van het onderzoek waren verassend positief. De
ondervraagden waren zeer te spreken over het feit dat we de organisatie wilden
verbeteren. Ze vonden het knap dat wij als studenten een dusdanige kritische
houding hadden.
We hebben open vragen gebruikt in de enquêtes, omdat we zo de meest
uitsproken feedback zouden krijgen. Bij het verwerken van de antwoorden in de
diagrammen moesten Tom en ik zelf een betekenis geven aan de antwoorden die
de mensen gaven. Bij een volgende keer zouden we beter kunnen kiezen voor
gesloten vragen met de optie om een toelichting te geven op de vraag. Op deze
manier kunnen de antwoorden makkelijker verwerkt worden en geven de
ondervraagden gerichte feedback.
Mijn mening voor wat betreft het financiële gedeelte van dit project is kort, maar
simpel. Er is door ons in elk beroepsproduct aangegeven hoe het zit met het
financiële gedeelte. Door PSV / FC Eindhoven werd dit ook niet veel duidelijker,
omdat zij ons geen inzicht gaven voor bijvoorbeeld een budget. Als we ergens
geld voor nodig hadden, dan werd dit geregeld door de teammanager Nick.
Hierdoor kregen we ook niet de kans om met een budget te werken of om ons
aan een bepaald budget te houden zodat we in ieder geval een reëel vertrekpunt
hadden. Ook werd er vanuit de opleiding weinig duidelijk. We moesten een
fictieve begroting maken, maar hier leer je in principe ook niet van hoe je moet
omgaan met de financiën tijdens een project. Voor de studenten die hier in de
toekomst mee te maken krijgen zou ik willen adviseren om afspraken te maken
omtrent het budget, zodat zij wel met een x bedrag kunnen werken waaraan ze
zich moeten houden. Dit is een stuk realistischer en waarschijnlijk leren ze hier
meer van.
Over het verloop van het communicatietraject tijdens ons project ben ik redelijk
tevreden. Zoals al eerder in evaluaties staat beschreven is de interne
communicatie van ons groepje altijd goed tot zeer goed verlopen.
De ruimte voor verbetering of wat ik zelf bij een volgende keer anders zou doen
zit vooral in de afspraken met externe partijen en communicatie met de
desbetreffende organisatie.
Zo is het contact met scholen voor het side event een keer via Sandra verlopen.
Zij zou de scholen benaderen om mee te doen aan het side event. Dat heeft ze
uiteindelijk niet gedaan, of het is haar niet gelukt. Hierdoor kwam ik op de
wedstrijddag zelf voor een onaangename verassing te staan. Er waren geen
scholen geregeld. Nu is het makkelijk om kritiek te leveren op Sandra, maar ik
steek liever m’n hand in eigen boezem. Ik had dit beter zelf, of samen met
Sandra kunnen doen en dit niet zomaar uit handen moeten geven. Dan had ik
meer controle gehad op het contact met de scholen en hadden we waarschijnlijk
het side event door kunnen laten gaan.
De scholen werden twee weken van voren via de mail benaderd. Hierin zie ik ook
ruimte voor verbetering. Als je naar de scholen zelf gaat, bijvoorbeeld met een
paar speelsters van PSV / Fc Eindhoven, dan is het contact persoonlijker en
spreekt het voor de leerlingen meer aan. Op deze manier maak je de mensen
waarschijnlijker sneller warm om een wedstrijd te bezoeken, of mee te doen aan
het side event.
Verder wil ik nog het contact met Nick aanhalen als verbeterpunt. De
bereikbaarheid van Nick liet wat mij betreft wat te wensen over. Ik kan me heel
goed voorstellen dat hij het druk heeft en met heel veel zaken tegelijkertijd bezig
is geweest. Maar als ik hem belde of mailde dan duurde het soms enkele dagen
voordat ik een reactie kreeg. Andersom als hij me nodig had, dan reageerde ik
vrijwel direct. Soms was dit wel eens frustrerend omdat ik dan voelde alsof hij
niet in het gezamenlijke belang dacht.
Verder ben ik tevreden over contact met Nick. Hij gaf duidelijk aan wat hij wilde
en gaf ons ook goede adviezen en nieuwe inzichten in het aanpakken van zaken
rondom de organisatie.
Nadat iedereen zijn/haar deel had afgerond hebben we als groep nog even
doorlopen en gecheckt of we alles compleet was.
Ik vond het deze keer, misschien ook omdat het aanzienlijk minder werk was
toch relatief eenvoudig lopen. Herkenbare zaken die vanuit de vorige
beroepsproducten en situaties aan het licht komen en daardoor had ik snel een
beeld waar ik naartoe moest werken. Ik had ook het idee dat er een beetje het
gevoel in de groep hing, dit laatste deel nog even goed afmaken en dan zit de
minor er op. Dan kunnen we allemaal met een zeer tevreden gevoel terug kijken
op dit half jaar.
4. Verantwoording bijdrage aan het proces
Op de maandagen hebben we bij elkaar gezeten om te werken aan dit product.
Ondanks dat we allemaal ook nog bezig zijn met andere projecten, reguliere
school verplichtingen hebben we de maandag als dag aangehouden waarop we
samen aan dit product wilden werken. We kunnen ons dan concentreren op dit
product en hoeven ons dan niet bezig te houden met andere zaken.
Over de samenwerking ben ik erg tevreden, ik vind dat we als een team goed
functioneren omdat iedereen het gezamenlijke belang voor ogen heeft. We weten
wat elkaars kwaliteiten zijn en benutten deze naar mijn idee effectief.
Mijn rol in het proces ligt vooral bij het uitwerken van de onderdelen en het
helpen van anderen. Ik ben niet direct iemand die meteen de taken verdeelt
maar ik probeer me ondergeschikt te maken aan het ‘teambelang’. Mocht ik zelf
een idee heb hoe het anders kan, dan zal ik dit zeker laten horen. Ik zit niet te
wachten op ellelange discussie op opties bespreken. Wat dat betreft vind ik dat
iedereen verantwoordelijk is voor zijn/haar deel en als diegene er niet uit mocht
komen zal ik altijd bereid zijn om hulp te bieden.
Voor wat betreft mijn rol tijdens de thuiswedstrijden heb ik me in het begin bezig
gehouden met het licht/geluid samen met Paul. Het is voorgekomen dat het side
event op het laatste moment door verschillende reden buiten mij en ons
projectgroepje geen doorgang kon vinden. Dit was natuurlijk voor mij persoonlijk
een domper, maar hierdoor had ik ook mijn handen vrij om waar nodig te
ondersteunen. Dit heb ik dan ook gedaan als een soort duizendpoot. Hier en daar
te hulp schieten. Het was in ieder geval zeer afwisselend en niet saai.
Toen het side event toch door kon gaan heb ik de rol als coördinator van de
georganiseerde activiteit tijdens de rust op me genomen. Hierbij heb ik
begeleiders voor het evenement gezocht en de deelnemers ontvangen en
geïnstrueerd in samenwerking met Maud van het onderdeel hospitality. Ik diende
als aanspreekpunt voor alle betrokkene van het side event. De roc’ers, de
begeleiders van scholen, de kinderen, de stewards, de teammanager van PSV /
FC Eindhoven zelf en natuurlijk de verantwoordelijke van andere onderdelen.
Ik heb gezorgd dat alle materialen aanwezig waren op de wedstrijd dag, gezorgd
dat de begeleiders hun taken wisten en het contact begeleiders onderhouden.
Ik heb gemerkt dat het best chaotisch is als je als aanspreekpunt voor iedereen
dient. Iedereen verwacht iets en vraagt contant iets van je. Meestal meerde
dingen tegelijkertijd. Door rustig te blijven en door te communiceren met de
betrokkene is het uiteindelijk tot een succes gekomen.
Ik kijk met een zeer tevreden en trots gevoel terug op dit project. De
samenwerking binnen ons groepje was kort gezegd top! Ik ben weer een stuk
wijzer geworden en heb ook weer een aantal dingen over mezelf geleerd. Bij een
volgende keer zou ik een stuk doortastender zijn bij het opzetten van mijn
onderdeel. Hierbij wil ik ook minder afhankelijk zijn van andere in het bedrijf zelf.
Dit mezelf frustratie opgeleverd terwijl ik dit voor had kunnen zijn. Ik ben te snel
uitgegaan van mensen die het wel even zouden regelen. De volgende keer hou ik
graag meer zaken in de hand voor mijn te organiseren onderdeel. Verder heb ik
de bevestiging gekregen dat ik niet te beroerd ben om mijn handen uit de
mouwen te steken en flexibel ben als het gaat om het werken in een team.
Mocht er weer een project op mijn pad komen dan wil ik van te voren duidelijke
afspraken met de partij waarmee ik samenwerk.