Toerisme Vlaanderen - e

Grasmarkt 61
B-1000 Brussel
T +32 2 504 03 00
F +32 2 504 03 66
[email protected]
www.toerismevlaanderen.be
BESTEK VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHT:
Aanstelling van een vertegenwoordigingskantoor in Canada voor ‘100 Jaar
Groote Oorlog’ in Vlaanderen en Brussel
GUNNINGSPROCEDURE:
open offertaanvraag
OPDRACHTNUMMER:
TVL/2015/1184/IMK
INDIENING VAN DE OFFERTES:
uiterlijk op dinsdag 1 maart 2016 om 14:00 uur
(in Brussel)
BIJKOMENDE INFORMATIE:
Afdeling Bestemmingspromotie – Project 100 Jaar Groote Oorlog
T.a.v. Lea Winkeler
Grasmarkt 61
B-1000 Brussel
T +32 (0)2 504 03 62
[email protected]
Pagina 1 van 36
Inhoud
1
ALGEMENE VOORSCHRIFTEN .....................................................................................................................................................................6
1.1
Aanbestedende overheid ..................................................................................................................................................................6
1.2
Voorwerp en aard van de opdracht..........................................................................................................................................6
1.2.1
Algemeen..........................................................................................................................................................................................6
1.2.2
Classificatie ..................................................................................................................................................................................... 7
1.2.3
Raamovereenkomst .................................................................................................................................................................. 7
1.2.4
Geraamde waarde ...................................................................................................................................................................... 7
1.2.5
Duur van de opdracht ............................................................................................................................................................. 7
1.3
Gunningswijze ......................................................................................................................................................................................... 7
1.4
Mogelijkheid tot vraagstelling .......................................................................................................................................................8
1.5
Toegangsrecht inschrijvers uit derde landen buiten de EU .......................................................................................8
1.6
Toepasselijke wettelijke bepalingen ..........................................................................................................................................8
1.6.1
Algemeen..........................................................................................................................................................................................8
1.6.2
Naleving van de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie .......................................9
1.7
Aanbestedingsberichten en rechtzettingen ..........................................................................................................................9
1.8
Lijst afwijkingen KB Uitvoering....................................................................................................................................................9
1.9
Bijlagen ........................................................................................................................................................................................................9
2
ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN ...................................................................................................................................................10
2.1
Uitsluiting, sociale zekerheids- en fiscale bijdragen (art. 60 t.e.m. 63) ..............................................................10
2.1.1
Uitsluiting......................................................................................................................................................................................10
2.1.2
Sociale zekerheidsbijdragen ................................................................................................................................................ 11
2.1.3
Fiscale bijdragen ........................................................................................................................................................................ 11
2.2
Toegangsverbod (art. 64) ................................................................................................................................................................. 11
2.3
Kwalitatieve selectiecriteria (art. 67, 68 en 72)................................................................................................................... 11
2.3.1
Financiële en economische draagkracht ................................................................................................................... 12
2.3.2
Technische bekwaamheid ................................................................................................................................................... 12
2.4
Onderaannemers (art. 12) ............................................................................................................................................................... 13
2.5
Vrije varianten (art. 9) ...................................................................................................................................................................... 13
2.6
Opties (art. 10) ....................................................................................................................................................................................... 14
2.7
Prijs (art. 13 t.e.m. 21) ......................................................................................................................................................................... 14
2.7.1
Prijsvaststelling .......................................................................................................................................................................... 14
2.7.2
Prijsopgave ................................................................................................................................................................................... 14
pagina 2 van 36
2.7.3
Inbegrepen prijselementen ................................................................................................................................................. 14
2.7.4
Prijsherziening............................................................................................................................................................................ 15
2.7.5
Prijsonderzoek ............................................................................................................................................................................ 15
2.8
Vorm en inhoud van de offerte (art. 80 en 82, §1) ......................................................................................................... 15
2.9
Indiening van de offertes (art. 51, 90 en 92) ....................................................................................................................... 17
2.9.1
Indieningstermijn...................................................................................................................................................................... 17
2.9.2
Indieningswijze .......................................................................................................................................................................... 17
2.9.3
Opening van de offertes ...................................................................................................................................................... 19
2.10
Vermoedelijke hoeveelheden........................................................................................................................................................ 19
2.11
Beoordeling van de offerte - gunningscriteria ................................................................................................................. 19
2.12
Verbintenistermijn (art. 57) ........................................................................................................................................................... 21
2.13
Sluiting (art. 110) ................................................................................................................................................................................... 21
3
CONTRACTUELE BEPALINGEN ................................................................................................................................................................. 21
3.1
Leiding en toezicht (art. 11)............................................................................................................................................................ 21
3.2
Onderaannemers (art.12) ................................................................................................................................................................. 21
3.3
Vertrouwelijkheid (art.18) ............................................................................................................................................................... 21
3.4
Intellectuele rechten ......................................................................................................................................................................... 22
3.4.1
Intellectuele rechten en know how (art. 19 en 20) ............................................................................................. 22
3.4.2
Bestaande intellectuele eigendomsrechten (art. 17 KB Plaatsing) ............................................................. 22
3.5
Borgtocht (art. 25 t.e.m. 33) ......................................................................................................................................................... 23
3.5.1
Bedrag van de borgtocht ................................................................................................................................................... 23
3.5.2
Aard van de borgtocht......................................................................................................................................................... 23
3.5.3
Bewijs van de borgstelling ................................................................................................................................................. 23
3.5.4
Termijn voor de borgstelling............................................................................................................................................ 24
3.5.5
Vrijgave van de borgtocht ................................................................................................................................................. 24
3.6
Algemene betalingsvoorwaarden (art. 66) .......................................................................................................................... 24
3.6.1
Betalingswijze ............................................................................................................................................................................ 24
3.6.2
Facturatie ..................................................................................................................................................................................... 24
3.6.3
Procedure ..................................................................................................................................................................................... 24
3.6.4
Betaaltermijn .............................................................................................................................................................................. 25
3.6.5
Artikel 1254 Burgerlijk Wetboek ...................................................................................................................................... 25
3.7
Keuring en oplevering (art. 41 t.e.m. 43) ............................................................................................................................... 25
3.7.1
Evaluatie tijdens de uitvoering van de opdracht................................................................................................ 25
3.7.2
Evaluatie bij het einde van de opdracht .................................................................................................................. 26
pagina 3 van 36
3.7.3
Oplevering .................................................................................................................................................................................... 26
3.7.4
Kosten van de oplevering ................................................................................................................................................... 26
3.8
Taalgebruik (art. 53) .......................................................................................................................................................................... 26
3.9
Uitvoeringstermijn (art. 147) ........................................................................................................................................................ 26
3.9.1
Duur en opzegging ................................................................................................................................................................. 26
3.9.2
Uitvoeringstermijn bepaald in de opdrachtbrief ................................................................................................ 26
3.10
3.10.1
Algemeen....................................................................................................................................................................................... 27
3.10.2
Toevoegingen, weglatingen en wijzigingen ............................................................................................................ 27
3.10.3
Geen exclusiviteit .................................................................................................................................................................... 27
3.10.4
Team van de opdrachtnemer........................................................................................................................................... 27
3.10.5
Plaats van de dienstverlening ......................................................................................................................................... 27
3.10.6
Non-discriminatieverbintenis van de opdrachtnemer ..................................................................................... 27
3.10.7
Plaatsing van afzonderlijke opdrachten ................................................................................................................... 28
3.10.8
Elke geplaatste opdracht is een afzonderlijke opdracht ................................................................................ 28
3.10.9
Bijhouden van geplaatste opdrachten ....................................................................................................................... 28
3.10.10
Aansprakelijkheid van de opdrachtnemer ............................................................................................................... 29
3.11
4
Overige uitvoeringsmodaliteiten (art. 146) ......................................................................................................................... 27
Sancties en rechtsvorderingen................................................................................................................................................... 29
3.11.1
Straffen (art. 45)........................................................................................................................................................................ 29
3.11.2
Vertragingsboetes (art. 46) ................................................................................................................................................ 29
3.11.3
Bevoegdheids- en rechtskeuzebeding (art. 73) ...................................................................................................... 30
3.11.4
Ontbinding van de raamovereenkomst .................................................................................................................... 30
TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN ............................................................................................................................................................... 30
4.1
Toerisme Vlaanderen ....................................................................................................................................................................... 30
4.2
100 Jaar Groote Oorlog................................................................................................................................................................... 30
4.3
Algemene doelstellingen ................................................................................................................................................................. 31
4.4
Specifieke doelstellingen voor Canada .................................................................................................................................. 31
4.5
Exclusiviteitsbepaling voor Belgische toeristische promotie in Canada ......................................................... 32
4.6
Marketingacties ................................................................................................................................................................................... 32
4.6.1
Trademarketing ........................................................................................................................................................................ 33
4.6.2
Persmarketing............................................................................................................................................................................ 34
4.6.3
Consumentenmarketing ...................................................................................................................................................... 34
4.6.4
Achtergrondinformatie ........................................................................................................................................................ 35
4.7
Het beheer van het contract ....................................................................................................................................................... 35
pagina 4 van 36
4.7.1
Actieplan voor één jaar ....................................................................................................................................................... 35
4.7.2
Budgetplanning......................................................................................................................................................................... 35
4.7.3
Maandelijkse rapportering aan Toerisme Vlaanderen ...................................................................................... 35
4.7.4
Contact met Toerisme Vlaanderen ............................................................................................................................... 36
4.7.5
Facturering .................................................................................................................................................................................. 36
4.7.6
Onderaanneming ..................................................................................................................................................................... 36
4.7.7
Gemeenschappelijke promoties ...................................................................................................................................... 36
4.7.8
Productkennis – kennis van de marketingstrategie .......................................................................................... 36
pagina 5 van 36
1 ALGEMENE VOORSCHRIFTEN
1.1
Aanbestedende overheid
Deze opdracht wordt uitgeschreven door Toerisme Vlaanderen, intern verzelfstandigd agentschap met
rechtspersoonlijkheid van de Vlaamse Gemeenschap, met kantoren te 1000 Brussel, Grasmarkt 61. De
administratieve entiteit die met de uitvoering van deze opdracht belast wordt, is:
Toerisme Vlaanderen
Afdeling Bestemmingspromotie – Project ‘100 jaar Groote Oorlog’
T.a.v. Lea Winkeler
Grasmarkt 61
B-1000 Brussel
Alle briefwisseling m.b.t. deze opdracht moet aan deze entiteit verstuurd worden, behoudens in geval van
onderstaande bepaling.
Ieder deurwaardersexploot bestemd voor Toerisme Vlaanderen moet worden betekend aan Peter De Wilde,
administrateur-generaal, Toerisme Vlaanderen, Grasmarkt 61, 1000 Brussel. Het is daarbij onverschillig of het
gaat om de betekening van een dagvaarding, gerechtelijke uitspraak, overdracht van schuldvordering of
een ander exploot. Hetzelfde adres geldt ook voor de aangetekende brief waarbij een schuldvordering wordt
overgedragen of inpandgegeven.
1.2 Voorwerp en aard van de opdracht
1.2.1 Algemeen
Deze opdracht heeft betrekking op diensten voor de vertegenwoordiging van Toerisme Vlaanderen in
Canada.
De opdrachtnemer voert de internationale marketingstrategie van Toerisme Vlaanderen, en meer specifiek
het toeristisch marketingplan ‘2014-2018. 100 jaar Groote Oorlog’ uit in Canada.
De opdrachtnemer zal de vraag naar reizen naar Vlaanderen en Brussel stimuleren door
herdenkingstoerisme n.a.v. ‘100 Jaar Groote Oorlog’ te promoten bij de lokale travel trade en bij de pers en
in mindere mate bij de consument. De opdrachtnemer zal het aanbod van dergelijke reizen naar Vlaanderen
en Brussel stimuleren door een plaats te verwerven voor Vlaanderen en Brussel in de reisaanbiedingen van
touroperators. Dat doet de opdrachtnemer onder andere via informatieverstrekking, co-promoties en
beurzen. De opdrachtnemer onderhoudt relaties met belangrijke stakeholders als touroperators,
reisbureaus en de pers.
De opdracht wordt nader toegelicht in Deel IV. “Technische voorschriften” van dit bestek.
pagina 6 van 36
1.2.2 Classificatie
Deze opdracht is een opdracht voor aanneming van diensten in de zin van artikel 3, 4° van de wet
overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna:
“Wet Overheidsopdrachten”).
De diensten hebben betrekking op de CPV-code 79340000-9 ‘Reclame- en marketingdiensten’
(hoofdcategorie) en behoren tot categorie 13’ Reclamewezen’ van Bijlage II A bij de Richtlijn 2004/18/EG
van het Europees Parlement en de Wet Overheidsopdrachten.
1.2.3 Raamovereenkomst
De opdracht is een raamovereenkomst overeenkomstig artikel 3, 15° van de Wet Overheidsopdrachten en
de artikelen 136 en 138 van het Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15
juli 2011 (hierna: “KB Plaatsing”) tussen Toerisme Vlaanderen en de gekozen dienstverlener, waarvan de
uitvoering slechts invulling krijgt via het plaatsen van afzonderlijke opdrachten van Toerisme Vlaanderen
volgens en naarmate de behoeften. In deze raamovereenkomst worden de voorwaarden inzake de te
plaatsen opdrachten vastgelegd. De opdrachtnemer wordt aangeduid in functie van het voldoen aan deze
voorwaarden en overeenkomstig de bepalingen van dit bestek.
1.2.4 Geraamde waarde
Toerisme Vlaanderen raamt de waarde van het contract, voor de volledige uitvoering over de maximale
looptijd van 3 (drie) jaar op € 300.000 (driehonderdduizend euro), exclusief BTW.
De opgave van deze waarde is indicatief en louter ter informatie van de kandidaat-inschrijver die er bij de
opmaak van zijn offerte rekening mee kan houden. Het totaalbedrag van de geplaatste opdrachten stemt
niet noodzakelijk overeen met deze opgegeven waarde. Het aantal opdrachten die geplaatst zullen worden
door Toerisme Vlaanderen, worden bepaald op basis van marketingkeuzes en marktevoluties.
1.2.5 Duur van de opdracht
De opdracht heeft een looptijd van 1 (één) jaar, die tot 2 (twee) keer met een periode van 1 (één) jaar kan
worden verlengd.
De looptijd wordt gerekend vanaf de eerste kalenderdag die volgt op de dag waarop de betekening van de
goedkeuring van de offerte aan de gekozen opdrachtnemer wordt verzonden.
De looptijd van de opdracht dekt de periode tijdens welke de afzonderlijke opdrachten zullen worden
geplaatst.
1.3 Gunningswijze
De gunning van deze opdracht gebeurt via open offerteaanvraag bij toepassing van artikel 25 van de Wet
Overheidsopdrachten.
Er wordt hierbij de aandacht op gevestigd dat deze procedure geen ruimte laat voor onderhandelingen.
De offerte zal worden beoordeeld naar inhoud en samenstelling op het ogenblik van de opening van de
offertes zoals verder bepaald in dit bestek.
pagina 7 van 36
1.4 Mogelijkheid tot vraagstelling
De kandidaat-inschrijvers wordt de mogelijkheid geboden om schriftelijk vragen te stellen over het bestek
en zijn bijlagen. Zij moeten die vragen stellen per e-mail aan Lea Winkeler
([email protected]) uiterlijk op 15 februari 2016 om 14:00 uur (te Brussel). Elke vraag moet
de relevante bestekbepaling of bijlage vermelden waarover de kandidaat-inschrijver zich informeert.
Toerisme Vlaanderen tracht zo spoedig mogelijk de vraag te beantwoorden.
Toerisme Vlaanderen is evenwel niet verplicht om op alle vragen of opmerkingen te antwoorden. Ze
behoudt zich tevens het recht voor om niet te antwoorden op niet-pertinente vragen of opmerkingen.
Voor zover noodzakelijk worden de vragen of opmerkingen en de antwoorden hierop gelijktijdig en
anoniem aan alle overige kandidaat-inschrijvers via het online publicatieplatform e-Notification
bekendgemaakt. Deze antwoorden dienen te worden beschouwd als een integraal onderdeel van het bestek.
Indien de vragen of opmerkingen van de kandidaat-inschrijvers van dien aard zijn dat een aanpassing van
het bestek zich opdringt of een addendum dient te worden toegevoegd, wordt elke aanpassing gelijktijdig
en anoniem via het online publicatieplatform e-Notification bekendgemaakt.
1.5 Toegangsrecht inschrijvers uit derde landen buiten de EU
Gelet op het voorwerp en de plaats van de uitvoering van de opdracht, verleent Toerisme Vlaanderen ook
toegang tot de procedure aan inschrijvers die gevestigd zijn in Canada, of die er een vertegenwoordiging
hebben ongeacht waar de zetel van de inschrijver gevestigd is. Die inschrijvers niet toelaten, zou immers
onvermijdelijk impliceren dat een belangrijk aantal goed gekwalificeerde kandidaten niet in aanmerking
komt voor het uitvoeren van de opdracht. Voor een kwalitatief goede offerte zijn grondige kennis van de
taal en de markt in Canada en een uitgebreide ervaring in het presteren van gelijkaardige diensten in
Canada onontbeerlijk. Vanzelfsprekend zijn die eigenschappen niet in het minst aanwezig in hoofde van de
kandidaten die afkomstig zijn uit Canada.
1.6 Toepasselijke wettelijke bepalingen
1.6.1 Algemeen
Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk:




de Wet Overheidsopdrachten;
het KB Plaatsing;
het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de
overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken (hierna: “KB Uitvoering”);
Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake
overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;
gewijzigd door en aangevuld met de bepalingen van dit bestek en de eventuele andere documenten
waarnaar dit bestek verwijst.
In het geval van tegenstrijdigheden in de hierboven vermelde documenten, primeert steeds het bestek en
zijn bijlagen op de bepalingen van het KB Uitvoering, die op hun beurt primeren op alle andere documenten.
pagina 8 van 36
Elke inschrijver wordt geacht de bepalingen, opgenomen in de bovenstaande regelgeving, die kan worden
geraadpleegd op http://www.bestuurszaken.be/regelgeving-overheidsopdrachten, te kennen en te
aanvaarden.
1.6.2 Naleving van de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie
Door in te schrijven op deze opdracht, verbindt de inschrijver zich er toe dat hij en zijn eventuele
onderaannemers gedurende de volledige uitvoering van de opdracht, de basisconventies van de IAO
(Internationale Arbeidsorganisatie) naleven:





het verbod op dwangarbeid (conventies nr.° 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid,
1930, en nr.° 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957);
het recht op vakbondsvrijheid (conventie nr.° 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van
vakverenigingen en de bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948);
het recht van organisatie en collectief overleg (conventie nr.° 96 betreffende het recht van
organisatie en collectief overleg, 1949);
het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (conventies nr.° 100 betreffende de
gelijke beloning, 1951 en nr.° 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958);
de minimumleeftijd voor kinderarbeid (conventie nr.° 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973),
alsook betreffende het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (conventie nr.° 182 over de
ergste vormen van kinderarbeid, 1999).
Het niet in acht nemen van deze verbintenis kan, overeenkomstig artikel 44, §1, 1° KB Uitvoering, aanleiding
geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen bepaald in artikel 47, §2 KB Uitvoering, zoals o.m. de
eenzijdige verbreking van de opdracht.
1.7 Aanbestedingsberichten en rechtzettingen
De in het Bulletin der Aanbestedingen (e-Notification, raadpleegbaar op de internetsite https://enotpublicprocurement.be) en het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Unie (Tenders Electronic
Daily (TED), raadpleegbaar op de internetsite http://www.ted.europa.eu) aangekondigde of gepubliceerde
berichten en rechtzettingen die betrekking hebben op de aannemingen in het algemeen, evenals de
berichten en rechtzettingen betreffende deze aanneming maken integraal deel uit van huidig bestek. De
inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening
mee gehouden te hebben.
1.8 Lijst afwijkingen KB Uitvoering
Dit bestek wijkt af van artikel 45 (‘Straffen’) en 46 (‘Boete wegens laattijdige uitvoering’) van het KB
Uitvoering. Deze afwijking wordt gemotiveerd doordat anders geen adequate bestraffing van een
recidiverende opdrachtnemer mogelijk is.
1.9 Bijlagen
Bij dit bestek gaan volgende bijlagen (verplicht door de inschrijver te gebruiken):

BIJLAGE 1 – OFFERTEFORMULIER
pagina 9 van 36








BIJLAGE 2 – INVENTARIS
BIJLAGE 3 – FORMULIER ‘VERKLARING OP EER’
BIJLAGE 4 – FORMULIER ‘BANKVERKLARING’
BIJLAGE 5 – FORMULIER ‘OMZETVERKLARING’
BIJLAGE 6 – FORMULIER ‘REFERENTIE’
BIJLAGE 7 – MARKETINGSTRATEGIE TOERISME VLAANDEREN
BIJLAGE 8 – MARKETING PLAN 100 JAAR GROOTE OORLOG
BIJLAGE 9 – TRADE BROCHURE 2016 100 JAAR GROOTE OORLOG
2 ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN
(De nummers van de artikelen waarnaar in dit deel wordt verwezen, stemmen overeen met de nummers
van de artikelen van het KB Plaatsing.)
2.1 Uitsluiting, sociale zekerheids- en fiscale bijdragen (art. 60 t.e.m. 63)
2.1.1 Uitsluiting
De inschrijver mag zich niet in één van de uitsluitingsgronden van artikel 61, §§1 en 2 van het KB Plaatsing
bevinden. De inschrijver die wel verkeert in één van deze omstandigheden, kan door Toerisme Vlaanderen
in elk stadium van de procedure van (verdere) deelname aan de opdracht worden uitgesloten.
De inschrijver voegt bij zijn offerte een verklaring op eer dat hij zich niet in één van deze uitsluitingsgronden
bevindt (cf. BIJLAGE 3 – FORMULIER ‘VERKLARING OP EER’)
Tevens dient de Belgische inschrijver een uittreksel uit het strafregister bij zijn offerte te voegen. De
buitenlandse inschrijver voegt een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of
overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat aan de gesteld eisen is
voldaan.
Overeenkomstig de Belgische overheidsopdrachtenreglementering heeft Toerisme Vlaanderen, in elke fase
van de gunningsprocedure, de mogelijkheid om de inschrijver uit te sluiten die, bij wijze van een in kracht
van gewijsde gegane strafrechtelijke uitspraak veroordeeld werd voor een misdrijf dat zijn professionele
integriteit aantast
De niet-naleving van strafrechtelijk sanctioneerbare milieu- en sociale wetgeving kan worden geacht een
misdrijf te zijn dat de professionele integriteit aantast. Van zodra deze wordt vastgelegd in een in kracht
van gewijsde gegaan vonnis of arrest kan deze worden aangewend als uitsluitingsgrond, ongeacht de stand
van de procedure. Onder sociale wetgeving wordt onder meer verstaan:

het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en
gelijkebehandelingsbeleid; de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van
discriminatie, de wet van 10 mei 2007 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van
bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden en de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding
van discriminatie tussen vrouwen en mannen;
pagina 10 van 36

de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun
werk, meer bepaald hoofdstuk Vbis. Bijzondere bepalingen betreffende geweld, pesterijen en
ongewenst seksueel gedrag op het werk.
2.1.2 Sociale zekerheidsbijdragen
Om na te gaan of de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan het Belgisch
sociale zekerheidsstelsel en aan de vereisten inzake de betaling van zijn bijdragen voor de sociale zekerheid
voldoet, vraagt Toerisme Vlaanderen overeenkomstig artikel 60, §1, tweede lid KB Plaatsing het attest van
de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid via elektronische weg op.
De buitenlandse inschrijver, alsook de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is
aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie dan België, voegt bij zijn
offerte een attest of een verklaring volgens de bepalingen van art. 62, §2 KB Plaatsing.
Artikel 62, §2, KB Plaatsing bepaalt :
“De kandidaat of inschrijver die personeel uit een andere lidstaat van de Europese Unie tewerkstelt en dat niet beoogd is door § 1,
voegt bij zijn aanvraag tot deelneming of zijn offerte, al naargelang, een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en
waarin bevestigd wordt dat hij, volgens de rekening die ten laatste de uiterste dag bepaald voor de ontvangst van de aanvragen
tot deelneming of offertes, al naargelang, is opgemaakt, op die datum voldaan heeft aan de voorschriften inzake betaling van de
bijdragen voor sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. ”
2.1.3 Fiscale bijdragen
Om na te gaan of de Belgische inschrijver aan zijn fiscale verplichtingen heeft voldaan, vraagt Toerisme
Vlaanderen overeenkomstig artikel 63, §1, eerste lid KB Plaatsing het fiscaal schuldenattest van de Federale
Overheidsdienst Financiën via elektronische weg op.
De buitenlandse inschrijver voegt bij zijn offerte een attest waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan zijn
beroepsmatige fiscale verplichtingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij
gevestigd is. Het attest heeft betrekking op de laatste afgelopen fiscale periode vóór de uiterste datum voor
de ontvangst van de offertes zoals verder bepaald in dit bestek.
2.2 Toegangsverbod (art. 64)
Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een van de in artikel 64 KB
Plaatsing opgegeven situaties van belangenvermenging te bevinden.
2.3 Kwalitatieve selectiecriteria (art. 67, 68 en 72)
Vooraleer tot de vergelijking van de offertes over te gaan, zal Toerisme Vlaanderen de geschiktheid van de
inschrijvers om deze opdracht uit te voeren, onderzoeken. Enkel de ontvankelijk en regelmatige
aangenomen offertes van de inschrijvers die voldoen aan onderstaande vereisten inzake financiële en
economische draagkracht en technische bekwaamheid komen voor de toetsing aan de gunningscriteria
verder vermeld in dit bestek in aanmerking :
pagina 11 van 36
2.3.1 Financiële en economische draagkracht
Toerisme Vlaanderen hecht bijzondere aandacht aan een gezonde economische en financiële draagkracht
van de opdrachtnemer. De inschrijver dient daarom over een voldoende financiële en economische
draagkracht te beschikken, die wordt aangetoond aan de hand van de volgende documenten die de
inschrijver bij zijn offerte moet voegen :

Jaarrekening
De inschrijver moet zijn jaarrekening voorleggen van de afgelopen 3 (drie) boekjaren. De Belgische
inschrijver moet deze jaarrekeningen niet voorleggen, voor zover deze op de website van de
Balanscentrale Nationale Bank van België vrij kunnen worden geraadpleegd.

Bankverklaring
De inschrijver dient een passende bankverklaring voor te leggen betreffende zijn actuele financiële
toestand. Die verklaring mag niet ouder zijn dan 30 (dertig) kalenderdagen voor de indieningsdatum
van de offerte en moet opgesteld zijn volgens het als bijlage 3 bij dit bestek gevoegde model van
bankverklaring (cf. BIJLAGE 4 – FORMULIER ‘BANKVERKLARING’).

Omzetverklaring
De inschrijver voegt bij zijn offerte een verklaring over de totale omzet die rechtstreeks verband
houdt met de diensten die in dit bestek worden beschreven, gerealiseerd tijdens het laatste
afgesloten boekjaar, hetzij individueel hetzij gecombineerd (ingeval van een combinatie van
vennootschappen)..
De inschrijver maakt hiervoor gebruik van het als bijlage 5 bij dit bestek gevoegde formulier (cf.
BIJLAGE 5 – FORMULIER ‘OMZETVERKLARING’), tenzij – voor wat de Belgische inschrijver betreft –
deze omzet vermeld staat op de goedgekeurde jaarrekeningen die via het elektronisch loket kunnen
geraadpleegd worden (dit zijn de jaarrekeningen neergelegd bij de Nationale Bank van België,
opgesteld volgens het volledig boekhoudkundig schema, of volgens het verkort boekhoudkundig
schema waarop de facultatieve vermelding van de gerealiseerde totale omzet ingevuld werd), in
welk geval de inschrijver dit in zijn offerte vermeldt.
De buitenlandse inschrijver voegt bij zijn offerte een kopie van de jaarrekening van het laatst
afgesloten boekjaar, indien de wetgeving van het land waar de inschrijver is gevestigd, de publicatie
ervan voorschrijft.
2.3.2 Technische bekwaamheid
Van de inschrijvers wordt verwacht dat zij garanderen dat de essentiële bekwaamheden van in het begin
van deze gunningsprocedure aanwezig zijn. Bijgevolg wordt van de inschrijvers verwacht dat zij minstens
over de deskundigheid en ervaring in alle aspecten van de opdracht beschikken. De technische
bekwaamheid van de inschrijver wordt aangetoond door volgende elementen :
pagina 12 van 36

Studie- of beroepskwalificaties
De inschrijver doet opgave van de studie- of beroepskwalificaties van het personeel van de
onderneming en in het bijzonder van degenen die met de dienstverlening kunnen worden belast.
De inschrijver geeft daarbij het curriculum vitae (CV) van de betrokken personeelsleden, met
vermelding van diploma’s en bijkomende opleidingen, de lijst van de voornaamste en voor
onderhavige opdracht relevante ervaring en/of projecten van de betrokken personeelsleden, alsook
een verantwoording waarom die personeelsleden door de inschrijver voor de uitvoering van
onderhavige opdracht als geschikt worden beschouwd.
Minstens 75% (vijfenzeventig percent) van het team van de inschrijver dat met de uitvoering van de
opdracht zal worden belast, moet een hoogstaand niveau hebben van het Engels en een goede
werkkennis van het Frans.

Referenties
De inschrijver moet over aantoonbare ervaring beschikken die relevant is voor de uitvoering van
deze opdracht.
De inschrijver dient hiertoe in zijn offerte opgave te doen van een lijst van de voornaamste diensten
die gedurende de afgelopen drie (3) jaar (2015, 2014, 2013) werden verricht, waarbij per referentie de
kandidaat dient gebruik te maken van het model van referentieformulier, dat volledig en juist moet
worden ingevuld (cf. BIJLAGE 6 – FORMULIER ‘REFERENTIE’).
Bij elke referentie voegt de inschrijver een attest van goede uitvoering van de opdrachtgever. In elk
geval moet bij elke referentie een contactpersoon (inclusief telefonische en/of elektronische
contactgegevens) bij de opdrachtgever worden vermeld, waarbij inlichtingen over de uitvoering van
de referentieopdracht kunnen worden ingewonnen. Toerisme Vlaanderen houdt zich het recht voor
op ieder moment deze referenties te contacteren.
De inschrijver legt minimum 2 (twee) en maximum 5 (vijf) referenties voor. Bij meer referenties
beschikt Toerisme Vlaanderen over het recht zelf de referenties te selecteren die bij de beoordeling
van de kandidaatstelling in aanmerking zullen worden genomen. Offertes met minder dan 2 (twee)
relevante referenties kunnen om die reden uit de procedure worden geweerd.
2.4 Onderaannemers (art. 12)
De inschrijver vermeldt welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te geven en
de identiteit van de onderaannemers die hij voorstelt. De opdrachtnemer is verplicht deze voorgedragen
onderaannemers in te zetten bij de uitvoering van de opdracht. Het gebruik van andere onderaannemers
is onderworpen aan de toestemming van Toerisme Vlaanderen.
2.5 Vrije varianten (art. 9)
Het indienen van varianten is verboden.
pagina 13 van 36
2.6 Opties (art. 10)
Het indienen van vrije opties is verboden.
2.7 Prijs (art. 13 t.e.m. 21)
2.7.1 Prijsvaststelling
Deze opdracht is een gemengde opdracht.
Dit houdt in dat de opdracht een combinatie is van een prijsvaststelling tegen prijslijst (deze omvat enkel
posten tegen vermoedelijke hoeveelheid waarvoor forfaitaire eenheidsprijzen gelden, waarbij de werkelijk
uitgevoerde hoeveelheden het verschuldigd bedrag bepalen) en tegen werkelijke uitgaven (terugbetaling
van de reële kostprijs verhoogd met de winst).
Naargelang de geplaatste bestelling zal de prijsvaststelling volgens prijslijst dan wel op basis van werkelijke
uitgaven zijn, waarbij wordt voorzien dat:


een bestelling tegen prijslijst zal uitgevoerd worden indien de geplaatste opdracht diensten betreft
waarvoor de inschrijver in de bij dit bestek gevoegde inventaris (cf. BIJLAGE 2 - INVENTARIS) een
eenheidsprijs opgeeft;
een bestelling tegen werkelijke uitgaven zal uitgevoerd worden indien de geplaatste opdracht
diensten betreft waarvoor de inschrijver in de bij dit bestek gevoegde inventaris (cf. BIJLAGE 2 INVENTARIS) geen eenheidsprijs opgeeft; in dit geval wordt de opdracht uitgevoerd tegen de
werkelijke uitgaven van de opdrachtnemer, verhoogd met het percentage winst op de werkelijke
uitgaven zoals in de offerte opgegeven.
De opgegeven forfaitaire eenheidsprijzen en winstmarges bevatten alle elementen van de prijs, met inbegrip
van de geldende belastingen (vb. PST, GST, HST) en de belasting over de toegevoegde waarde, die bovendien
afzonderlijk vermeld wordt. Er kunnen geen andere kosten naast deze prijzen aangerekend worden.
2.7.2 Prijsopgave
Indien zulks voor de nauwkeurigheid van de eenheidsprijzen vereist is, mag de inschrijver die tot twee (2)
decimalen preciseren.
De inschrijver vermeldt de belasting over de toegevoegde waarde (BTW) afzonderlijk en voegt ze bij de prijs
van de offerte.
2.7.3 Inbegrepen prijselementen
De offerteprijs bevat alle elementen van de prijs, met uitzondering van de BTW, die afzonderlijk opgegeven
wordt. Er kunnen noch verplaatsingskosten, noch maaltijdvergoedingen, noch andere kosten apart worden
aangerekend. Alle prijzen worden in euro opgegeven.
pagina 14 van 36
2.7.4 Prijsherziening
De opgegeven eenheidsprijzen worden aangepast aan de schommelingen van de wisselkoers (referentie:
Europese Centrale Bank) en aan de inflatie van de consumentenprijzen van het land waarin de
opdrachtnemer is gevestigd.
Wat de wisselkoers betreft, geldt als basis de wisselkoers op de datum van de sluiting van het contract.
Wat de inflatie betreft, geldt de inflatiewaarde op de datum van de sluiting van het contract als basis.
De prijsherziening gebeurt als de wisselkoers of de inflatie van de consumptieprijzen in het land waar de
opdrachtnemer is gevestigd een stijging of een daling met 5% (vijf percent) of meer vertoont, volgens de
formule:
NEP = [ [ (EP x NWK) / WK ] x 1/2 ] + [ [ (EP x NIC) / IC] x 1/2 ]
Waarbij:
NEP = nieuwe eenheidsprijs
EP = geldende eenheidsprijs
WK = geldende wisselkoers
NWK = nieuwe wisselkoers
IC = geldend inflatiecijfer
NIC = nieuw inflatiecijfer
De aangepaste eenheidsprijzen worden afgerond tot op 2 (twee) cijfers na de komma. De aanpassing heeft
uitwerking op de eerste dag van de maand volgend op de maand waarin de wisselkoers en/of de inflatie
een verschil van ten minste 5% (vijf percent) bereikt en wordt enkel toegepast op de prestaties die op dat
ogenblik opeisbaar zijn.
2.7.5 Prijsonderzoek
Op verzoek van Toerisme Vlaanderen verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek
van zijn offerte mogelijk te maken. Toerisme Vlaanderen kan ofwel zelf overgaan tot ofwel een persoon
aanduiden voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken
ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die de inschrijver in het raam van het
prijsonderzoek heeft verstrekt.
2.8 Vorm en inhoud van de offerte (art. 80 en 82, §1)
De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte moet invullen op de bij het bestek
behorende formulieren. Hierna volgt een niet-limitatief overzicht van alle documenten die bij de offerte
gevoegd moeten worden:
pagina 15 van 36

Het offerteformulier (cf. BIJLAGE 1 - OFFERTEFORMULIER) en de inventaris (cf. BIJLAGE 2 –
INVENTARIS): ingevuld, gedateerd en ondertekend door een persoon die bevoegd is om de inschrijver
te verbinden;
Ingeval de offerte wordt ingediend door een combinatie van vennootschappen dient het
offerteformulier en de inventaris ondertekend door de daartoe bevoegde personen van elk der
deelgenoten.
De aandacht van de inschrijvers wordt erop gevestigd dat Toerisme Vlaanderen veel belang hecht
aan een correcte ondertekening van de offertes en dus zal nagaan op basis van onder meer de
statuten en benoemingsbesluiten of de fysieke personen die de offerte hebben ondertekend, de
bevoegdheid hadden een klantencontract van deze omvang af te sluiten. Het ondertekenen van de
offerte kan enkel als daad van dagelijks bestuur worden beschouwd indien dit ook uit de statuten
blijkt.
Indien een gevolmachtigde (voor een natuurlijk persoon) ondertekent, wordt op het offerteformulier
en de inventaris duidelijk de volmachtgever(s) vermeld voor wie wordt gehandeld.
Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen in het offerteformulier en de inventaris
of de bijlagen die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische
specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde worden
ondertekend. Een parafering volstaat niet.

Alle documenten die gevraagd worden in het raam van de uitsluitingsgronden (cf. BIJLAGE 3 –
VERKLARING OP EREWOORD), de kwalitatieve selectie (waaronder BIJLAGE 4 – FORMULIER
‘BANKVERKLARING’, BIJLAGE 5 – FORMULIER ‘OMZETVERKLARING’ en BIJLAGE 6 – FORMULIER
‘REFERENTIE’), de prijzen en de gunningscriteria.

De statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondertekenaar(s) van de
offerte bewijzen.
Wanneer een offerte voor een rechtspersoon wordt ondertekend: de stukken waaruit de
bevoegdheid van de ondertekenaars (fysieke personen) blijkt, zoals een voor eensluidend verklaard
afschrift van de statuten, benoemingsbesluiten of volmachten; er kan ook worden verwezen naar
het nummer van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de stukken zouden zijn gepubliceerd;
Als de inschrijver een tijdelijke vereniging betreft:



voor elk van de deelgenoten van die tijdelijke vereniging afzonderlijk een attest of een
verklaring waaruit blijkt dat de inschrijver zich niet in een geval van uitsluiting van artikel
61 KB Plaatsing bevindt;
een verklaring waarbij de deelgenoten van de tijdelijke vereniging zich hoofdelijk
verbinden tegenover Toerisme Vlaanderen (verklaring in te vullen op het offerteformulier,
cf. BIJLAGE 1 – OFFERTEFORMULIER);
wanneer de inschrijver een vereniging is, opgericht door verscheidene natuurlijke personen
of rechtspersonen, wordt de offerte (het offerteformulier) ondertekend door ieder van die
personen, die verplicht zijn zich hoofdelijk te verbinden en aan te wijzen wie van hen
pagina 16 van 36
ermede belast zal zijn de vereniging ten overstaan van de aanbestedende overheid te
vertegenwoordigen.
Wanneer een offerte door een gevolmachtigde wordt ondertekend: de authentieke of onderhandse
akte, waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een voor eensluidend verklaard afschrift van het
oorspronkelijke stuk; er kan ook worden verwezen naar het nummer van de bijlage bij het Belgisch
Staatsblad waarin de bevoegdheden van de gevolmachtigde zouden zijn gepubliceerd);

In voorkomend geval, een verklaring waarbij de deelgenoten van de tijdelijke vereniging zich
hoofdelijk verbinden tegenover Toerisme Vlaanderen.

Een lijst van de onderaannemers, daarbij inbegrepen hun adresgegevens en een verklaring van de
onderaannemers dat de inschrijver over hun diensten beschikt;
De inschrijver stelt zijn offerte op in het Nederlands of in het Engels. Toerisme Vlaanderen heeft het recht
om binnen de termijnen die zij stelt, een beëdigde vertaling te eisen van de inschrijver van alle documenten
die niet in één van voornoemde talen worden ingediend.
De inschrijver wordt verzocht de offerte van paginanummers en een inhoudsopgave te voorzien. Per
inschrijver mag slechts één offerte ingediend worden.
De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft
op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door Toerisme
Vlaanderen.
Door het indienen van een offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn eigen algemene of bijzondere
contract- en factuurvoorwaarden, zelfs indien deze vermeld worden op één of ander document van de
offerte.
Bij tegenspraak tussen het bestek en de offerte, heeft het bestek altijd voorrang.
De inschrijvers die een offerte hebben ingediend, maar aan wie de opdracht niet werd gegund, kunnen
geen aanspraak maken op een vergoeding.
2.9 Indiening van de offertes (art. 51, 90 en 92)
2.9.1 Indieningstermijn
De uiterste indieningstermijn voor de offertes is dinsdag 1 maart 2016 om 14:00 uur (te Brussel).
2.9.2 Indieningswijze
De offertes worden ofwel elektronisch overgelegd via de e-Tendering applicatie, ofwel via een postdienst
verzonden of door een drager afgegeven (om technische en organisatorische redenen verkiest Toerisme
Vlaanderen dat de offertes via elektronische middelen overgelegd worden):
pagina 17 van 36
1.
Offertes die via elektronische middelen overgelegd worden:
De offertes moeten elektronisch worden overgelegd via de e-Tendering internetsite
https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52,
§1 KB Plaatsing.
Het versturen van een offerte per e-mail voldoet niet aan deze voorwaarden. Daarom wordt het
niet toegestaan op deze wijze een offerte in te dienen.
De inschrijver wordt er op gewezen dat zijn offerte, overgelegd via e-Tendering, elektronisch
ondertekend moet worden met een gekwalificeerde elektronische handtekening.
Deze elektronische handtekening moet uitgaan van een bevoegd persoon. De inschrijver voegt
tevens de nodige documenten toe waaruit de bevoegdheid blijkt om de onderneming te binden
(uittreksels van de statuten, volmacht,…).
Een gescande handtekening is onvoldoende.
Voor hulp bij het indienen van uw offerte kunt u gebruik maken van de handleiding e-tendering en
de checklists e-tendering op http://www.publicprocurement.be.
Opgelet: sinds 1 januari 2013 zijn gekwalificeerde certificaten niet langer beschikbaar via Certipost.
Voor meer informatie: [email protected] of +32 (0)2 553 76 57.
De maximale grootte per document is 80MB. Een te groot document kan u opsplitsen in meerdere
deeldocumenten. Het geheel van alle documenten mag evenwel niet groter zijn dan 350MB.
Meer informatie kan worden bekomen op de website http://www.publicprocurement.be of via de
e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0)2 790 52 00.
Het is aangeraden om niet tot op het laatste ogenblik te wachten om een offerte via e-tendering in
te dienen. Bij technische problemen is er dan nog tijd om een oplossing te vinden en/of een tweede
poging te doen.
2. Offertes die NIET via elektronische middelen overgelegd worden:
Die offertes die niet via elektronische middelen overgelegd worden, mogen naar keuze van de
inschrijver met de post verstuurd worden of op de openingszitting overhandigd worden.
De offerte wordt in beide gevallen geschoven in een definitief gesloten omslag waarop duidelijk
staat vermeld: “OFFERTE ‘Aanstelling van een vertegenwoordigingskantoor in Canada’ –
OPDRACHTNUMMER TVL/2015/1184/IMK” en “Openingszitting 1 maart 2016 om 14:00 uur”.
Bij verzending over de post wordt die gesloten omslag in een tweede gesloten omslag geschoven
met de vermelding van onderstaand adres en met de vermelding “OFFERTE” in de linkerbovenhoek.
De offerte moet gestuurd worden naar:
Toerisme Vlaanderen
T.a.v. Lea Winkeler
Grasmarkt 61
pagina 18 van 36
1000 Brussel
België
De inschrijver voegt bij zijn offerte één kopie op papier en een elektronische kopie van zijn offerte
op USB-stick in een algemeen gangbaar bestandsformaat (bij voorkeur PDF).
De inschrijver aanvaardt de volledige verantwoordelijkheid voor de wijze van verzending en de ontvangst
van zijn offerte binnen de gestelde termijn.
2.9.3 Opening van de offertes
Op 1 maart 2016 om 14:00 uur zal in de burelen van de juridische dienst van Toerisme Vlaanderen, Grasmarkt
61 te 1000 Brussel, België overgegaan worden tot de opening in openbare zitting van de offertes die voor
deze opdracht ingediend werden. Inschrijvers die bij de opening aanwezig wensen te zijn, dienen zich tijdig
aan te melden bij de onthaalbalie op het gelijkvloers.
2.10 Vermoedelijke hoeveelheden
Het aantal hoeveelheden dat in de inventaris wordt opgegeven (cf. BIJLAGE 2 – INVENTARIS), geldt als
vermoedelijke hoeveelheid. Deze vermoedelijke hoeveelheid is indicatief en is dus geen garantie voor het
reëel te bestellen aantal hoeveelheden. Het reëel aantal hoeveelheden zal bij elke afzonderlijke opdracht
door Toerisme Vlaanderen worden bepaald.
De opdrachtnemer kan op geen enkel moment ook maar enige schadevergoeding eisen uit hoofde van het
feit dat de opgegeven vermoedelijke hoeveelheden slechts ter indicatieve titel zijn. Toerisme Vlaanderen is
niet verplicht tot afname van diensten. Aan de opdrachtnemer wordt dan ook geen minimumafname
gewaarborgd.
2.11 Beoordeling van de offerte - gunningscriteria
De regelmatig bevonden offertes worden beoordeeld op basis van de onderstaande gunningscriteria, met
opgave van de respectieve wegingscoëfficiënten (totaal: /100). De uiteindelijke score voor iedere offerte
wordt bepaald door de bekomen punten voor elk gunningscriterium bij elkaar op te tellen.
1.
De prijs ( /50):
Het prijscriterium wordt beoordeeld aan de hand van onderstaande subcriteria:


de eenheidsprijzen ( /40);
de winstmarge op de werkelijke uitgaven ( /10);
Van de inschrijver wordt hiertoe verwacht dat hij:



de inventaris volledig invult (cf. BIJLAGE 2 – INVENTARIS);
een duidelijke en volledige prijsopgave verschaft;
alle eventuele extra kosten in detail op een afzonderlijke, geldig ondertekende pagina in zijn
offerte opgeeft.
pagina 19 van 36
De inschrijver wordt geacht in al zijn prijzen alle kosten die op de diensten wegen te hebben
inbegrepen, met uitzondering van de BTW, waarvan de aanslagvoet(en) afzonderlijk opgegeven
moet(en) worden, en met uitzondering van reiskosten. De manier waarop reiskosten kunnen worden
teruggevorderd en de wijze van transport worden door Toerisme Vlaanderen en de opdrachtnemer
onderling afgesproken.
2. De kwaliteit van de strategische visie op de opdracht ( /15):
Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van onderstaande subgunningscriteria:



Geschiktheid als basis voor een operationeel plan ( /5)
Conformiteit met de strategische doelstellingen van Toerisme Vlaanderen ( /5)
Duidelijkheid en volledigheid van de strategische visie ( /5)
De inschrijver stelt zijn visie op de uitvoering van de opdracht voor en beschrijft en motiveert zijn
visie uitvoerig. Daarbij houdt de inschrijver rekening met de beschrijving van de opdracht uit het
bestek, de internationale marketingstrategie van Toerisme Vlaanderen (cf. BIJLAGE 7 –
MARKETINGSTRATEGIE TOERISME VLAANDEREN), het marketingplan ‘100 Jaar Groote Oorlog’ (cf.
BIJLAGE 8 – MARKETINGPLAN ’100 JAAR GROOTE OORLOG) en alle andere achtergrondinformatie over
de uitvoering van de opdracht.
3. De kwaliteit van het ingediende actieplan ( /35)
Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van onderstaande subgunningscriteria:



Het bereiken van de beoogde doelgroepen ( /15)
De creativiteit van het actieplan ( /10)
Duidelijkheid en volledigheid van het actieplan ( /10)
De inschrijver vertaalt zijn visie op de opdracht naar een volledig uitgewerkt actieplan voor 6 (zes)
maanden: maart t/m augustus 2016. De inschrijver stelt het actieplan op voor een budget van €
50.000 (vijftigduizend euro), exclusief btw.
Uit het actieplan moet blijken op welke manier de inschrijver het vermelde budget zou gebruiken
voor de uitvoering van de opdracht tijdens de vermelde periode, en het halen van de doelstellingen
(zie ook. 4.4. specifieke doelstellingen Canada)
Het budget van het actieplan moet alle kosten voor de uitvoering van de voorziene acties omvatten.
Het ingediende actieplan dient louter ter beoordeling van de offerte en vormt geen deel van de
feitelijke uitvoering van de opdracht. Toerisme Vlaanderen heeft geen rechten op de ingediende
actieplannen.
De inschrijver moet bij zijn offerte alle inlichtingen verstrekken die relevant zijn voor de toetsing van zijn
offerte aan de gunningscriteria.
Alle elementen die deel uitmaken van de offerte worden contractueel vanaf de betekening van de
goedkeuring van de opdracht zoals bepaald in dit bestek.
pagina 20 van 36
2.12 Verbintenistermijn (art. 57)
De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 90 (negentig) kalenderdagen,
ingaand de dag na de uiterste indieningsdatum van de offertes.
2.13 Sluiting (art. 110)
De opdracht komt tot stand door de betekening per aangetekende brief van de goedkeuring van de offerte
aan de gekozen opdrachtnemer.
3 CONTRACTUELE BEPALINGEN
(De nummers van de artikelen waarnaar in dit deel wordt verwezen, stemmen overeen met de nummers
van de artikelen van het KB Uitvoering.)
3.1 Leiding en toezicht (art. 11)
De leiding en het toezicht op de uitvoering van de opdracht zal geschieden door Lea Winkeler, die optreedt
als leidend ambtenaar, of een door haar aangeduide vervanger. Het mandaat van de leidend ambtenaar,
die de opdracht bijsturen in functie van de opgedane ervaringen en eventuele evoluties op het veld, bestaat
enkel uit:






de technische en administratieve opvolging van de leveringen tot en met de oplevering;
de keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring;
het nazicht van de facturen en bijhorende documenten;
het opstellen van de processen-verbaal;
de opleveringen;
het bestendig toezicht op de geleverde prestaties. Dit toezicht omvat ook het geven van
onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de gunningsdocumenten onvolledig of onduidelijk
zijn; het eventueel bijsturen van de opdracht in functie van de opgedane ervaringen en eventuele
evoluties op het veld.
3.2 Onderaannemers (art.12)
Toerisme Vlaanderen zal in geen geval de uitgaven die voortvloeien uit een niet toegestane
onderaanneming aanvaarden of vergoeden. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het geheel van de
opdracht en als dusdanig ook voor de prestaties van zijn onderaannemers. De opdrachtnemer kan Toerisme
Vlaanderen niet binden ten opzichte van derden.
3.3 Vertrouwelijkheid (art.18)
Alle informatie opgenomen in dit bestek is eigendom van Toerisme Vlaanderen en dient als vertrouwelijk
behandeld te worden. De informatie die Toerisme Vlaanderen in het raam van de gunning van deze
opdracht ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden
pagina 21 van 36
worden meegedeeld. Eenieder die toegang heeft tot deze informatie dient alle maatregelen te treffen om
het confidentiële karakter ervan te doen bewaren. De opdrachtnemer mag over deze opdracht geen
publiciteit maken zonder de voorafgaande, schriftelijke toestemming van Toerisme Vlaanderen. Deze
opdracht mag wel als referentie gebruikt worden. De opdrachtnemer dient alle maatregelen te treffen om
het confidentiële karakter van de beschikbaar gestelde informatie, de gegevens en de onderzoeksresultaten
te doen bewaren door hemzelf en door eenieder die er toegang toe heeft. De opdrachtnemer dient in zijn
contracten met de onderaannemers eveneens deze verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over te nemen.
3.4 Intellectuele rechten
3.4.1 Intellectuele rechten en know how (art. 19 en 20)
Alle resultaten, waaronder maar niet beperkt tot rapporten, contactendatabanken, teksten, beelden en
creatieve uitwerking van de communicatie, voortvloeiend uit deze opdracht zijn eigendom van Toerisme
Vlaanderen en kunnen slechts met schriftelijke toestemming van Toerisme Vlaanderen bekendgemaakt of
aan derden meegedeeld worden. Toerisme Vlaanderen kan steeds alle gegevens opvragen, in overleg met
de opdrachtnemer, die tot deze resultaten hebben geleid, zowel onder de geschreven vorm als bij middel
van elektronische dragers.
De opdrachtnemer kan geenszins aanspraak maken op een bijzondere bezoldiging, vergoeding of
schadevergoeding door het gebruik van octrooien, licenties, copyrights, enz. bij de uitvoering van
onderhavige opdracht aangezien wordt verondersteld dat hij bij het opmaken van zijn offerte rekening
gehouden heeft met de lasten die uit het gebruik ervan voortvloeien. Er wordt daarenboven gepreciseerd
dat Toerisme Vlaanderen in geen geval zal kunnen worden gedwongen wat dan ook te betalen aan een of
andere derde die houder (en/of exploitant) is van een octrooi, van een licentie, enz. aangewend voor de
uitvoering van onderhavige opdracht, aangezien in alle gevallen de uitvoerings¬procédés van de
opdrachtnemer uitsluitend ten laste van deze laatste vallen en zulks zelfs indien uit de voorschrif¬ten
toepasselijk op onderhavige opdracht slechts onrechtstreeks blijkt dat er een octrooi, een licentie, enz.
vereist is voor een conforme uitvoering van de prestaties die door onderhavig bestek worden geregeld.
Kortom, alle octrooirechten, licentierechten, auteursrechten enz. vallen ten laste van de opdrachtnemer die
aansprakelijk blijft voor alle eisen die hieromtrent zouden kunnen ontstaan.
Het aanvaarden van deze opdracht impliceert dat de opdrachtnemer alle rechten, zowel intellectuele als
materiële rechten, op de producten die worden aangemaakt in het kader van deze opdracht, zonder enige
beperking afstaat aan Toerisme Vlaanderen dat er eigenaar van wordt. De vergoeding voor de overdracht
van deze rechten is inbegrepen in het totaalbedrag van de offerte.
De opdrachtnemer garandeert dat hij zich voor de uitvoering van de opdracht in orde stelt met alle regels
inzake intellectuele eigendom met het oog op de overdracht zoals hierboven beschreven. Indien ten aanzien
van Toerisme Vlaanderen een vordering zou worden gesteld die rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking
heeft op de opdracht van de opdrachtnemer, zal de opdrachtnemer Toerisme Vlaanderen vrijwaren en,
indien de vordering een rechtsvordering zou zijn, vrijwillig tussenkomen.
3.4.2 Bestaande intellectuele eigendomsrechten (art. 17 KB Plaatsing)
De inschrijver is verplicht in zijn offerte aan te geven welke intellectuele eigendomsrechten waarvan hij
titularis is of waarvoor hij van een derde een gebruikslicentie moet verkrijgen nodig zijn voor het geheel
pagina 22 van 36
of een deel van de uit te voeren prestaties. De aankoopprijs en de verschuldigde vergoedingen voor de
gebruikslicenties van deze intellectuele eigendomsrechten moeten inbegrepen zijn in de geboden prijzen.
3.5 Borgtocht (art. 25 t.e.m. 33)
3.5.1 Bedrag van de borgtocht
De borgtocht dient als onderpand voor het nakomen van de verplichtingen van de opdrachtnemer tot de
opdracht volledig is uitgevoerd. Er wordt een borgtocht gevraagd van € 3.000 (drieduizend euro) als
onderpand voor de volledige uitvoering van de verplichtingen van de opdrachtnemer.
3.5.2 Aard van de borgtocht
De borgtocht kan op één van de volgende wijzen worden gesteld:




in speciën;
in publieke fondsen;
in de vorm van een gezamenlijke borgtocht;
via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de
wetgeving op het statuut van en de controle op de kredietinstellingen of door een
verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de
controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht).
Voor wat de borgtocht in speciën of via een waarborg (eerste en derde streepje) kan voor bijkomende
toelichting verwezen worden naar de website van de Deposito- en Consignatiekas:
http://www.depositokas.be.
3.5.3 Bewijs van de borgstelling
De opdrachtnemer of een derde stelt de borgtocht op één van de volgende wijzen:




wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de rekening van
de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een functie vervult die
gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige
functie vervult;
wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van
de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te
Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een
gelijkaardige functie vervult;
wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door
neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg
bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie
vervult;
wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van
de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.
Het bewijs wordt geleverd door overlegging aan de aanbestedende overheid van, naargelang het geval :

hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die
een gelijkaardige functie vervult;
pagina 23 van 36




hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming;
hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige
functie vervult;
hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of een
openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de
verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.
Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de
precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar de
opdrachtdocumenten, alsmede de naam, de voornamen en het volledige adres van de opdrachtnemer en
eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de
vermelding "geldschieter" of "gemachtigde", naargelang het geval.
3.5.4 Termijn voor de borgstelling
De borgtocht wordt gesteld binnen 30 (dertig) dagen volgend op de dag waarop de opdracht wordt
gesloten. Deze termijn wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de
opdrachtnemer voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze
of in een algemeen bindende collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Deze periodes worden in
de offerte vermeld en bewezen of worden zij, van zodra zij bekend zijn, onmiddellijk aan Toerisme
Vlaanderen medegedeeld.
3.5.5 Vrijgave van de borgtocht
De borgtocht zal in één keer vrijgegeven worden na het verstrijken van de duur van de raamovereenkomst
(voor zover niet uitgeput).
3.6 Algemene betalingsvoorwaarden (art. 66)
3.6.1 Betalingswijze
De diensten worden betaald door maandelijkse betalingen in mindering. Als aanvangsdatum van de
maandperiodes geldt de eerste dag van de maand. Een post tegen een globale prijs wordt betaald naar
verhouding van het uitgevoerde gedeelte.
3.6.2 Facturatie
Facturen kunnen pas worden betaald na verstrekte en aanvaarde diensten, welke worden bewezen door
de gedetailleerde staat van geleverde prestaties. Betalingen worden slechts uitgevoerd middels het
voorleggen van een regelmatig opgestelde factuur. De factuur geldt als schuldvordering.
3.6.3 Procedure
De opdrachtnemer geeft bij elke factuur een overzicht van :

de gefactureerde prestaties, daarbij verwijzend naar de acties zoals besteld door de
opdrachtgever middels het goedgekeurde actieplan;
pagina 24 van 36

de gemaakte kosten. Deze worden bewezen middels een kopie van factuur, contract of
betalingsbewijs dat de gemaakte kost vermeldt.
Facturen moeten verder volgende gegevens bevatten:









naam en adres van de opdrachtnemer;
factuurnummer;
factuurdatum;
inkoopordernummer;
referentie: Opdracht nr. TVL/2015/1184/IMK;
BTW-tarief en BTW-bedrag;
BTW-nummer van Toerisme Vlaanderen: BE0225944375;
Europees BTW-nummer van de opdrachtnemer;
bankgegevens van de opdrachtnemer: IBAN en BIC
Alle facturatiebedragen worden uitgedrukt in euro.
Elke factuur wordt per post gestuurd naar:
Toerisme Vlaanderen
Contact: Lea Winkeler
Grasmarkt 61
1000 Brussel
België
BTW BE22 5944 375
3.6.4 Betaaltermijn
Toerisme Vlaanderen beschikt over een verificatietermijn van 30 (dertig) kalenderdagen. De opdrachtnemer
dient samen met de factuur een gedetailleerde prestatiestaat in, die een overzicht biedt van de
gefactureerde prestaties. De betaling vindt plaats binnen een betalingstermijn van 30 (dertig) kalenderdagen
vanaf het verstrijken van voornoemde verificatietermijn.
3.6.5 Artikel 1254 Burgerlijk Wetboek
Dit bestek wijkt uitdrukkelijk af van de bepalingen van artikel 1254 van het Burgerlijk Wetboek inzake de
toerekening van de betalingen. Elke betaling zal dan ook bij voorrang toegerekend worden op de
hoofdsommen en pas daarna op de interesten.
3.7 Keuring en oplevering (art. 41 t.e.m. 43)
3.7.1 Evaluatie tijdens de uitvoering van de opdracht
De diensten zullen tijdens hun uitvoering nauwlettend worden opgevolgd door Toerisme Vlaanderen. Indien
tijdens de uitvoering ervan abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de opdrachtnemer
worden gemeld door middel van een fax of een e-mailbericht, dat nadien zal worden bevestigd door middel
van een aangetekend schrijven. De opdrachtnemer is verplicht om niet conform uitgevoerde diensten te
herbeginnen.
pagina 25 van 36
3.7.2 Evaluatie bij het einde van de opdracht
Op het ogenblik dat de diensten zullen uitgevoerd zijn, zal een evaluatie worden gemaakt van de kwaliteit
en conformiteit van de uitgevoerde diensten. Van deze evaluatie zal een proces-verbaal van oplevering of
van weigering van oplevering worden opgemaakt, waarvan het origineel exemplaar zal worden
overgemaakt aan de opdrachtnemer.
Niet behoorlijk of niet conform uitgevoerde diensten zullen moeten worden herbegonnen of kunnen
aanleiding geven tot een korting in minderwaarde, dit onverminderd eventuele overige sancties die
Toerisme Vlaanderen op grond van de toepasselijke wet- en regelgeving kan treffen.
3.7.3 Oplevering
Er is een definitieve oplevering voorzien per afzonderlijk geplaatste opdracht.
3.7.4 Kosten van de oplevering
De kosten van de prestaties die in verband met de opleveringen worden geleverd door derden, worden ten
laste van de opdrachtnemer aangerekend tegen de door deze derden gefactureerde kostprijs. De kosten
van de prestaties die de opdrachtnemer in verband met de oplevering zelf uitvoert, blijven te zijn laste.
3.8 Taalgebruik (art. 53)
De opdrachtnemer gebruikt uitsluitend het Nederlands en/of het Engels in zijn mondelinge en schriftelijke
relatie met Toerisme Vlaanderen. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan
Toerisme Vlaanderen een, desgevallend beëdigde, vertaling eisen.
3.9 Uitvoeringstermijn (art. 147)
3.9.1 Duur en opzegging
De opdracht heeft een looptijd van 1 (één) jaar, die tot 2 (twee) keer met een periode van 1 (één) jaar kan
worden verlengd. De looptijd wordt gerekend vanaf de eerste kalenderdag die volgt op de dag waarop de
betekening van de goedkeuring van de offerte aan de gekozen opdrachtnemer wordt verzonden.
De opdracht kan op elk moment door Toerisme Vlaanderen aangetekend en mits het respecteren van een
opzegtermijn van 3 (drie) maanden opgezegd worden. De opdrachtnemer maakt hierdoor geen aanspraak
op enige (schade)vergoeding.
3.9.2 Uitvoeringstermijn bepaald in de opdrachtbrief
De diensten moeten worden uitgevoerd binnen de termijn zoals bepaald in de opdrachtbrief. Na ontvangst
van de opdrachtbrief kan de termijn enkel op vraag en mits verantwoording door Toerisme Vlaanderen
verlengd worden conform de noden va de opdrachtnemer. De overeengekomen uitvoeringstermijn zijn
dwingend voor de opdrachtnemer.
pagina 26 van 36
3.10 Overige uitvoeringsmodaliteiten (art. 146)
3.10.1 Algemeen
Na de gunning van de opdracht correspondeert enkel de opdrachtnemer en dus niet de eventueel
ingeschakelde onderaannemers met Toerisme Vlaanderen.
3.10.2 Toevoegingen, weglatingen en wijzigingen
De opdrachtnemer is verplicht om gevolg te geven aan alle toevoegingen, weglatingen en wijzigingen van
de opdracht, die Toerisme Vlaanderen in de loop van de uitvoering beveelt en die samenhangen met het
voorwerp van de opdracht en binnen de perken ervan blijven.
Toerisme Vlaanderen heeft op ieder ogenblik het recht om eenzijdig te beslissen af te zien van de gehele of
gedeeltelijke toewijzing of uitvoering, zonder dat opdrachtnemer hierdoor recht op enige
(schade)vergoeding van Toerisme Vlaanderen heeft.
3.10.3 Geen exclusiviteit
De opdrachtnemer bezit geen enkel exclusiviteitrecht. Toerisme Vlaanderen kan bijgevolg gelijkaardige
diensten laten uitvoeren door anderen dan de opdrachtnemer of door zijn eigen diensten. De
opdrachtnemer kan hierdoor geen aanspraak maken op enige vergoeding.
3.10.4 Team van de opdrachtnemer
De diensten worden gepresteerd door de personen die vermeld worden in de offerte van de opdrachtnemer.
Iedere wijziging van de samenstelling van het team moet schriftelijk worden aangevraagd door de
opdrachtnemer bij de aanbestedende overheid dat het recht heeft om een andere persoon te eisen indien
het van mening is dat het voorstel van de opdrachtnemer niet geschikt is.
3.10.5 Plaats van de dienstverlening
De diensten worden hoofdzakelijk verricht in Canada. Occasioneel, en enkel voor zover verbonden met
goedgekeurde acties of op verzoek van de opdrachtgever, kunnen diensten gepresteerd worden in
Vlaanderen of elders.
3.10.6 Non-discriminatieverbintenis van de opdrachtnemer
De opdrachtnemer verbindt zich er toe bij het uitvoeren van deze opdracht niemand te discrimineren op
grond van geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of
levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische
eigenschappen, sociale positie, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische
afstamming of syndicale overtuiging. Hij waarborgt dit zowel ten aanzien van zijn personeelsleden
onderling als ten aanzien van derden, zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers,…
De opdrachtnemer verbindt zich er toe, voor zo ver redelijk, aanpassingen door te voeren, op vraag van
personen met een handicap, die de beperkende invloed van een onaangepaste omgeving op de participatie
van een persoon met een handicap neutraliseren. (zie artikel 19 van het decreet van 10 juli 2008 houdende
een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid).
pagina 27 van 36
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de werknemers en derden zoals deelnemers, bezoekers, externe
medewerkers,… mee te delen dat hij geen rekening zal houden met vragen of wensen van discriminerende
aard.
Indien een personeelslid van de opdrachtnemer zich tijdens de uitvoering van de opdracht schuldig maakt
aan discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, zal de opdrachtnemer de nodige
maatregelen treffen om een eind te maken aan dit gedrag en waar nodig het slachtoffer in eer herstellen.
De werknemers met hiërarchische verantwoordelijkheden zullen toezien op het naleven van dit
engagement.
Bij elke mogelijke klacht in dit verband tegen de opdrachtnemer, zal deze zijn volledige medewerking
verlenen aan eventueel onderzoek dat in dit verband verricht wordt door een meldpunt discriminatie of
een andere organisatie, in dit verband aangesteld door de Vlaamse overheid.
De opdrachtnemer vraagt tevens al zijn personeelsleden alert te zijn voor discriminatie, pestgedrag, geweld
of ongewenst seksueel gedrag, in die zin dat ze de gevallen waar ze getuige van zijn, onmiddellijk dienen
te melden aan een werknemer met hiërarchische verantwoordelijkheid.
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om geen druk uit te oefenen op eigen personeelsleden, die slachtoffer
worden van discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag door een klant of een derde,
om af te zien van eventuele indiening van een klacht of inleiding van een vordering voor de rechtbank in
dit verband.
De opdrachtnemer ziet er op toe dat ook de onderaannemers, die hij eventueel inschakelt voor de opdracht,
zich houden aan deze uitvoeringsvoorwaarden.
3.10.7 Plaatsing van afzonderlijke opdrachten
Elke opdracht wordt door Toerisme Vlaanderen via een opdrachtbrief geplaatst. De opdrachtbrief wordt
per e-mail of op iedere andere manier die onomstotelijk toelaat de datum van versturing te bepalen, naar
de opdrachtnemer verstuurd.
In geval van duidelijk onjuiste of onvolledige inhoud van de opdracht, welke elke uitvoering van de opdracht
verhindert, verwittigt de opdrachtnemer onmiddellijk Toerisme Vlaanderen opdat een oplossing voor een
normale afhandeling van de opdracht gevonden kan worden. Indien nodig, vraagt de opdrachtnemer een
verlenging van de uitvoeringstermijn aan.
3.10.8 Elke geplaatste opdracht is een afzonderlijke opdracht
Zoals hoger in dit bestek bepaald wordt elke geplaatste opdracht als een afzonderlijke opdracht beschouwd
voor de toepassing van de uitvoeringsregels, doch enkel daarvoor. Het betreft onder meer de handelingen
in verband met de leiding en toezicht, het maken van afspraken over methoden, technieken en instrumenten
voor het bereiken van de objectieven beoogd met een bestelling, keuring en oplevering, betaling en
facturatie, klachten en verzoeken, straffen en boeten, maatregelen van ambtswege en rechtsvorderingen.
3.10.9 Bijhouden van geplaatste opdrachten
De opdrachtnemer houdt een lijst of register bij waarin elke opdracht die door Toerisme Vlaanderen
geplaatst wordt, opgenomen wordt en waaruit minstens de volgende gegevens kunnen afgeleid worden:
pagina 28 van 36
het aantal geplaatste opdrachten, per opdracht de opgave van het bedrag van de opdracht, alsook het
totaal bedrag aan geplaatste opdrachten.
Deze lijst of dit register moet op elk moment voor Toerisme Vlaanderen beschikbaar zijn en kan door
Toerisme Vlaanderen op elk moment tijdens de looptijd van de opdracht opgevraagd worden. De
opdrachtnemer moet deze lijst of dit register binnen de 7 (zeven) kalenderdagen na de ontvangst van een
verzoek daartoe aan Toerisme Vlaanderen bezorgen.
3.10.10 Aansprakelijkheid van de opdrachtnemer
De opdrachtnemer draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende
diensten voorkomen.
De opdrachtnemer vrijwaart Toerisme Vlaanderen bovendien tegen elke schadevergoeding die deze aan
derden verschuldigd is op grond van de vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van het
in gebreke blijven van de opdrachtnemer.
Toerisme Vlaanderen is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die
rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze
opdracht.
3.11 Sancties en rechtsvorderingen
3.11.1 Straffen (art. 45)
Elke gebrekkige uitvoering van een geplaatste opdracht geeft aanleiding tot een algemene straf (behoudens
de toepassing van bijzondere straffen). De laattijdige uitvoering van de opdracht wordt ook als een
gebrekkige uitvoering beschouwd.
Het bedrag van de straf wordt berekend overeenokmstig art. 45, §2, 1° en 2° van het KB Uitvoering.
Toerisme Vlaanderen is gerechtigd de straffen zoveel malen toe te passen als de inbreuk is gepleegd en er
werknemers zijn op wie de inbreuk is gepleegd. Toerisme Vlaanderen is gerechtigd dit aantal malen
ambtshalve vast te stellen, wanneer het door de schuld van de opdrachtnemer niet juist kan worden
bepaald.
Bij herhaling van een bepaalde inbreuk, eventueel op een andere plaats, wordt een straf toegepast gelijk
aan de betreffende straf, zoals hierboven bepaald, vermenigvuldigd met het aantal malen dat deze inbreuk
werd vastgesteld.
Deze afwijking van artikel 45 KB Uitvoering wordt gemotiveerd doordat anders geen adequate bestraffing
van een recidiverende dienstverlener mogelijk is.
3.11.2 Vertragingsboetes (art. 46)
De laattijdige uitvoering van de opdracht geeft aanleiding tot de toepassing van een vertragingsboete. Het
bedrag van deze boete wordt berekend overeenkomstig art. 154, eerste alinea van het KB Uitvoering.
pagina 29 van 36
3.11.3 Bevoegdheids- en rechtskeuzebeding (art. 73)
Alle geschillen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden, bij gebrek aan een minnelijke
schikking, uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel.
De voertaal is het Nederlands. Alle geschillen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden
beheerst door het Belgisch recht.
3.11.4 Ontbinding van de raamovereenkomst
Toerisme Vlaanderen kan in geval van ernstige wanprestatie door de opdrachtnemer en na voorafgaande
aangetekende ingebrekestelling de raamovereenkomst zonder vergoeding of kosten te allen tijde en met
onmiddellijke ingang buitengerechtelijk ontbinden.
4 TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN
4.1 Toerisme Vlaanderen
Toerisme Vlaanderen is een IVA (Intern Verzelfstandigd Agentschap) van de Vlaamse overheid. Het
agentschap staat in voor de bevordering van het toerisme naar en in Vlaanderen (inclusief Brussel). Dit
gebeurt binnen het beleid van Vlaams minister voor Toerisme, in samenwerking met de hele Vlaamse
toeristische sector. Meer informatie over Toerisme Vlaanderen op www.toerismevlaanderen.be.
In algemene termen gesteld, beoogt Toerisme Vlaanderen voor de bestemmingen Vlaanderen en Brussel een
groei in aankomsten, overnachtingen en bestedingen (economisch kapitaal), een groei in reputatie en
aandacht (symbolisch kapitaal) en een verhoogde zichtbaarheid als een hoogwaardige samenleving met
een grote zorg voor toegankelijkheid en participatie (sociaal kapitaal).
Toerisme Vlaanderen heeft zijn hoofdkantoor te Brussel. Het beschikt over een ruim netwerk van lokale
vertegenwoordiging - hetzij door een buitenlandkantoor, hetzij door een representative office, Het
agentschap is vertegenwoordigd zowel in Europa als in Azië, Amerika en Oceanië. Toerisme Vlaanderen
verleent ook ondersteuning aan de productontwikkeling door binnenlandse partners.
De vertegenwoordigers per markt of regio onderhouden relaties met de pers, de professionele reissector en
vervoersmaatschappijen en consumenten. Promotie is toegespitst op de markt van de korte verblijven,
eventueel als onderdeel van een langere rondreis. Zie ook www.visitflanders.com.
De strategie die Toerisme Vlaanderen volgt, is te raadplegen in het document ‘Toerisme Vlaanderen
marketingstrategie 2016-2020’ (cf. BIJLAGE 7 – MARKETINGSTRATEGIE TOERISME VLAANDEREN).
4.2 100 Jaar Groote Oorlog
In de periode 2014-2018 is het 100 jaar geleden dat de Eerste Wereldoorlog plaatsvond. Deze historisch
belangrijke en nog steeds aangrijpende gebeurtenis spreekt internationaal – bijna wereldwijd – tal van
publieksgroepen aan en dit gedurende een vrij lange periode.
pagina 30 van 36
Samen met Noord-Frankrijk is Vlaanderen, en bij uitstek de Westhoek (Flanders Fields), de drager van dit
oorlogsverleden. Het mocht verwacht worden dat de verhoogde aandacht voor de Eerste Wereldoorlog in
deze periode zou leiden tot een verhoogde interesse om Vlaanderen/De Westhoek te bezoeken. De
bezoekerscijfers van de sites in 2014 (+90% ten opzichte van het jaar 2013) hebben dit vermoeden
ondertussen bevestigd. Dit toeristisch potentieel wil Toerisme Vlaanderen ook in de komende
herdenkingsjaren op verantwoorde wijze benutten. Daarenboven wil Toerisme Vlaanderen dat de effecten
doorwerken tot na 2018.
Het toeristisch marketingplan ‘2014-2018. 100 jaar Groote Oorlog’ (cf. BIJLAGE 8 – MARKETING PLAN 100 JAAR
GROOTE OORLOG) bakent af welke strategie Toerisme Vlaanderen daarbij zal volgen en welke operationele
activiteiten het zal ontplooien. Het plan werd ontwikkeld samen met de provinciale toeristische organisatie
Westtoer (binnen wiens actiegebied de Westhoek gelegen is). Het plan voorziet promotionele inspanningen
in een afgebakende set van landen/markten, waaronder Canada.
Toerisme Vlaanderen beschikt over een regiomanagement voor Noord-Amerika dat opereert vanuit New
York en van daaruit werkt op de Noord-Amerikaanse markt. In Canada wenst Toerisme Vlaanderen een
tijdelijke vertegenwoordiging te creëren in functie van ‘2014-2018. 100 jaar Groote Oorlog’. Deze tijdelijke
vertegenwoordiging vormt het voorwerp van deze offertevraag.
4.3 Algemene doelstellingen
De opdracht bestaat er in, bij te dragen tot de uitvoering van het toeristisch marketingplan ‘2014-2018. 100
jaar Groote Oorlog’ door het voeren van acties op de Canadese markt. Dit marketingplan streeft volgende
algemene doelstellingen na:

Economisch kapitaal opbouwen
We wensen in de periode 2014-2018 een stijging van het aantal bezoekers te realiseren die de
Westhoek en breder Vlaanderen bezoeken omwille van de herinnering aan de Eerste Wereldoorlog.
Het bestedingspatroon van de bezoekers moet daarbij het huidige peil minstens evenaren.

Symbolisch kapitaal opbouwen
We bouwen aan een sterke bekendheid en een top-of-mind positie in de prioritaire markten in de
periode 2014-2018. Het gaat hierbij, in wisselende verhouding naargelang de markt, om bekendheid
van Flanders Fields als bestemming voor herinneringstoerisme en om de Westhoek als
vakantiebestemming met WO I als specifiek ingrediënt.

Sociaal kapitaal opbouwen
We streven naar de toegankelijkheid van de volledige vakantieketen in de Westhoek en spelen dit
ook uit in onze communicatie.
4.4 Specifieke doelstellingen voor Canada
Voor de activiteiten op de Canadese markt worden volgende meetbare subdoelstellingen vooropgesteld:

het aantal toeristische aankomsten, het aantal toeristische overnachtingen en de toeristische
bestedingen vanuit Canada nemen toe. Voor de periode 2016 t/m 2018 is de doelstelling om,
pagina 31 van 36
gedurende deze drie jaren, het aantal bezoekers aan de regio Flanders Fields uit Canada te
verdubbelen ten opzichte van 2014. Voor de drie jaren samen zijn de streefcijfers:

o
Aankomsten: 7.500
o
Overnachtingen: 15.000
o
Bezoeken aan WO I-sites: 50.000 (verblijf binnen of buiten Flanders Fields)
o
De gemiddelde besteding van de Canadese toeristen per persoon per nacht stijgt ten
opzichte van het referentiejaar (nog te bepalen).
de bekendheid van Vlaanderen en Brussel in het algemeen en Flanders Fields in het bijzonder
verhogen bij de doelgroepen. Dit wordt gemeten aan de hand van volgende streefcijfers:
o
Tussen 2016 en 2019 stijgt de bekendheid van ‘Flanders Fields’ als begrip, zoals gemeten in
de awareness studie uitgevoerd door Toerisme Vlaanderen
o
De aandacht voor ‘Flanders Fields’ in sociale en andere media ligt hoger dan in 2015.
Via een jaarlijks op te stellen en goed te keuren actieplan worden de acties, inclusief KPI’s vastgelegd. Van
de inschrijver wordt in elk geval verwacht dat hij over de contractperiode:

bij de Canadese trade het aanbod aan reismogelijkheden naar Vlaanderen met thema ‘Flanders
Fields’ uitbreidt en versterkt. Over de periode 2016-2018 moet er een toename zijn van het aantal
reismogelijkheden ten opzichte van 2015;

bij de Canadese media (online en offline) de aandacht voor reizen naar Vlaanderen met thema
‘Flanders Fields’ verhoogt. Over de periode 2016-2018 moet er dus een hogere media-aandacht zijn
voor dit thema ten opzichte van 2015;

de verkoop van reizen naar Vlaanderen, in het bijzonder Flanders Fields, en Brussel ondersteunt
door joint promotion acties met partners in de reisindustrie en de media op te zetten. Over de
periode 2016-2018 moet dit leiden tot de beoogde verhoging van Canadese aankomsten, overnachtingen en bezoekers (cf. supra).
4.5 Exclusiviteitsbepaling voor Belgische toeristische promotie in Canada
De uitvoering van deze opdracht sluit elke andere gelijktijdige promotie in Canada uit voor andere Belgische
bestemmingen dan Vlaanderen en Brussel.
4.6 Marketingacties
Jaarlijks wordt een activiteitenplan door de opdrachtnemer opgesteld, in overleg met zowel het
regiomanagement Noord-Amerika als het hoofdkantoor van Toerisme Vlaanderen. Dit activiteitenplan bevat
per actie de gewenste uitkomst (KPI) en het budget. Na goedkeuring door het hoofdkantoor van Toerisme
Vlaanderen vormt dit de basis voor alle activiteiten van de opdrachtnemer.
pagina 32 van 36
Permanente rapportering over de voortgang gebeurt aan de hand van een maandelijks rapport, dat bezorgd
wordt zowel aan het regiomanagement Noord-Amerika als aan het hoofdkantoor van Toerisme Vlaanderen.
Dit rapport geeft beknopt weer:




De belangrijkste sales calls, mediacontacten en pr-contacten in de voorbije maand, en hun uitkomst;
Overige activiteiten (zie hierna);
Publicitaire tegenwaarde van artikels in de media verschenen als gevolg van eigen acties;
Beknopte vooruitblik op de activiteiten van de volgende maand.
In alle marketingacties maakt de opdrachtnemer maximaal gebruik van het communicatiemateriaal dat
door Toerisme Vlaanderen ter beschikking wordt gesteld (logo en vormgeving campagne, website,
brochures, gadgets, e-learning, social media kanalen,...). Voor acties en contacten die de ruimere NoordAmerikaanse markt zouden kunnen aanbelangen, wordt overlegd en afgestemd met het regiomanagement
Noord-Amerika.
4.6.1 Trademarketing
Om de marktpositie van Vlaanderen en Brussel in Canada uit te bouwen, zal de opdrachtnemer informatie
verstrekken aan en samenwerkingsverbanden aangaan met betrouwbare tradepartners. De werking naar
de trade vormt het zwaartepunt van zijn opdracht.
De tradewerking bestaat uit het informeren, overtuigen en samenwerken met volgende types van partners
in de reisindustrie, steeds met de doelstellingen van de opdracht voor ogen:




de grote en middelgrote touroperators die zich specialiseren in individuele pakketten en
groepsreizen naar Europa;
de OTA’s (online travel agencies) die relevant zijn voor de Canadese reiziger;
de reisagenten in Canada;
de luchtvaartmaatschappijen die verbindingen verzorgen naar Europa.
Door sales calls (coördinatie, planning, prospectie, training, presentaties, workshops en andere
communicatie) houdt de opdrachtnemer contact met de tradesector en probeert hij die te overtuigen.
Daarnaast zal de opdrachtnemer ook samenwerking nastreven met partners buiten de reisindustrie, steeds
met het oog op de gestelde doelstellingen. Het gaat dan bijvoorbeeld over:




andere Vlaamse partners of Belgische organisaties uit overheidskringen;
producenten en leveranciers van Vlaamse producten;
de toeristische vertegenwoordigers van landen zoals Groot-Brittannië (Visit Britain) en Frankrijk
(Atout France) voor zover een gezamenlijk belang kan worden afgebakend;
specifieke groepen die een uitzonderlijke band hebben met de herdenking van WO I, zoals
veteranenverenigingen, organisaties betrokken bij de herdenking in Canada, …
De opdrachtnemer zal contact houden met de organisaties in de reisindustrie via een tweemaandelijkse
elektronische nieuwsbrief.
Binnen het kader van joint promotions zal de opdrachtnemer advertenties en advertorials plaatsen in
zorgvuldig geselecteerde handelsbladen.
pagina 33 van 36
De opdrachtnemer stelt een tradedatabank op, werkt de gegevens ervan bij op regelmatige basis en bezorgt
Toerisme Vlaanderen minstens twee keer per jaar de gegevens van de databank. Deze databank is eigendom
van Toerisme Vlaanderen en dus altijd vrij door Toerisme Vlaanderen te consulteren.
Indien Toerisme Vlaanderen of een samenwerkingsverband met een tradepartner dit mogelijk maakt,
organiseert de opdrachtnemer tradereizen naar Vlaanderen en Brussel met als thema WO I. Reiskosten m.b.t.
deze tradereizen zijn in het budget ingecalculeerd.
4.6.2 Persmarketing
In samenwerking met partners uit de media, zowel online als offline, zal de opdrachtnemer het imago van
Vlaanderen als bestemming voor herdenkingstoerisme zoveel mogelijk weerklank geven. De persmarketing
is van minder gewicht dan de trademarketing. Dit dient zich te weerspiegelen in de aanwending van het
budget.
De opdrachtnemer maakt een selectie van voor het onderwerp relevante media, online en offline, en
genereert zoveel mogelijk free publicity in deze media.
De opdrachtnemer houdt op regelmatige basis contact met journalisten, via tweemaandelijkse
nieuwsbrieven en via persberichten en persconferenties. De opdrachtnemer stelt een persdatabank op,
werkt de gegevens ervan bij op regelmatige basis en bezorgt Toerisme Vlaanderen minstens twee keer per
jaar de gegevens van de databank. Deze databank is eigendom van Toerisme Vlaanderen en dus altijd vrij
door Toerisme Vlaanderen te consulteren.
Indien Toerisme Vlaanderen of een samenwerkingsverband met een mediapartner dit mogelijk maakt,
organiseert de opdrachtnemer persreizen naar Vlaanderen en Brussel met als thema WO I. Reiskosten voor
deze journalisten zijn in het budget ingecalculeerd.
Voor de monitoring van de perswerking verzamelt de opdrachtnemer de persknipsels uit de Canadese pers
over de herdenking van de Eerste Wereldoorlog in België, Vlaanderen en Brussel. Elke twee maanden dient
de opdrachtnemer de persartikelen in, met vermelding van de bron, de oplage en de publicitaire waarde
van de artikelen.
De opdrachtnemer maakt in zijn rapport van de persknipsels een onderscheid tussen artikelen die het
gevolg zijn van de activiteiten van het vertegenwoordigingskantoor en artikelen die los staan daarvan.
4.6.3 Consumentenmarketing
Toerisme Vlaanderen voorziet in een generieke campagne voor WO I, die zich richt op alle beoogde markten
en dus ook op Canada. De opdrachtnemer heeft op het vlak van consumentenmarketing daarom slechts
een zeer beperkte opdracht: op verzoek van Toerisme Vlaanderen zal hij deze campagne, waar nodig:



inhoudelijk ondersteunen,;
advies geven bij het vertalen van generieke acties naar de Canadese context;
via zijn contacten en samenwerkingen de aandacht vestigen op deze campagne en haar acties.
pagina 34 van 36
4.6.4 Achtergrondinformatie
Volgende bijlagen en informatiebronnen bieden bijkomende achtergrond over ‘100 Jaar Groote Oorlog’ in
Vlaanderen en Brussel:





Toeristisch Marketingplan. 100 jaar Groote oorlog (cf. BIJLAGE 8 – MARKETING PLAN 100 JAAR GROOTE
OORLOG);
Cijfers van de aankomsten en overnachtingen 2012 van Canada (cf. BIJLAGE 9 – TRADE BROCHURE
2016 100 JAAR GROOTE OORLOG );
Trade brochure ‘Flanders Fields, a place to remember’ (cf. BIJLAGE 9 – TRADE BROCHURE 2016 100
JAAR GROOTE OORLOG ).
Website www.flandersfields1418.com
Facebook www.facebook.com/flandersfields1418
Statistische informatie over aankomsten en overnachtingen in Vlaanderen kan geraadpleegd worden op
http://www.toerismevlaanderen.be/toerisme-cijfers-2014-xl
4.7 Het beheer van het contract
Het beheer van het contract berust bij de leidend ambtenaar of haar gemandateerde. Het
regiomanagement Noord-Amerika van Toerisme Vlaanderen wordt echter continu goed geïnformeerd.
Voor bepaalde acties en relaties zal met dit regiomanagement samengewerkt worden om tot de beste
resultaten te komen.
4.7.1 Actieplan voor één jaar
De opdrachtnemer stelt een gedetailleerd actieplan voor het komende kalenderjaar op met een tijdsindeling
voor het volledige actieplan en voor de tussentijdse stappen, uiterlijk op de deadline die Toerisme
Vlaanderen vooropstelt.
Dit actieplan komt tot stand in overleg met zowel het regiomanagement Noord-Amerika als het
hoofdkantoor van Toerisme Vlaanderen. Dit activiteitenplan bevat per actie de gewenste uitkomst (KPI) en
het budget. Na goedkeuring door de leidend ambtenaar of haar gemandateerde vormt dit de basis voor
alle activiteiten van de opdrachtnemer.
4.7.2 Budgetplanning
De opdrachtnemer dient jaarlijks een gedetailleerd budgetplan in voor het komende kalenderjaar, uiterlijk
op de deadline die Toerisme Vlaanderen vooropstelt, en brengt het budget maandelijks in overeenstemming
met de werkelijk gemaakte kosten. Daarnaast legt de opdrachtnemer tijdens de ingeplande vergaderingen
een up to date budget voor en wordt er bepaald of er herzieningen/verschuivingen nodig zijn.
4.7.3 Maandelijkse rapportering aan Toerisme Vlaanderen
De opdrachtnemer stuurt Toerisme Vlaanderen een maandelijks rapport met een overzicht van de
activiteiten. Dit rapport wordt zowel bezorgd aan het regiomanagement Noord-Amerika als aan de leidend
ambtenaar of haar gemandateerde. Dit rapport geeft beknopt weer:
pagina 35 van 36




De belangrijkste sales calls, mediacontacten en pr-contacten in de voorbije maand, en hun uitkomst;
Overige activiteiten (zie hierna);
Publicitaire tegenwaarde van artikels in de media verschenen als gevolg van eigen acties;
Beknopte vooruitblik op de activiteiten van de volgende maand.
4.7.4 Contact met Toerisme Vlaanderen
Ongeveer een keer per maand vergadert de opdrachtnemer telefonisch met de leidend ambtenaar of haar
gemandateerde over de lopende acties en de voortgang van het actieplan. Tijdens deze vergadering komen
ook aspecten ter sprake die afgestemd moeten worden met het regiomanagement Noord-Amerika.
Per jaar worden 2 (twee) à 3 (drie) vergaderingen gehouden met Toerisme Vlaanderen in Brussel. Tijdens
deze vergaderingen geeft de opdrachtnemer een overzicht van de marketingstrategie en het
uitvoeringsplan, een tussentijdse evaluatie of een eindevaluatie met de planning voor het volgende jaar. De
reiskosten m.b.t. deze verplaatsingen zijn in het budget ingecalculeerd.
4.7.5 Facturering
Alle facturen moeten naar het hoofdkantoor van Toerisme Vlaanderen in Brussel worden gestuurd (zie punt
3.6 ‘Algemene betalingsvoorwaarden’ van het bestek).
4.7.6 Onderaanneming
Hoewel de opdrachtnemer de opdracht door derden in onderaanneming kan laten uitvoeren, blijven de
voorwaarden uit het bestek geheel van toepassing op de opdrachtnemer, die de volledige
verantwoordelijkheid draagt voor de uitvoering van de opdracht. De opdrachtnemer is verantwoordelijk
voor de kwaliteit en correctheid van al het werk dat door onderaannemers wordt verricht.
4.7.7 Gemeenschappelijke promoties
De opdrachtnemer kan samen met derde partijen gemeenschappelijke promoties opzetten. Het
vertegenwoordigingskantoor factureert die derde partijen afzonderlijk voor hun aandeel in de kosten.
4.7.8 Productkennis – kennis van de marketingstrategie
De opdrachtnemer eigent zich op korte termijn de kennis van Vlaanderen en Brussel als bestemming voor
herdenkingstoerisme toe, onder andere door, in nauw overleg met Toerisme Vlaanderen, studiereizen naar
Vlaanderen te ondernemen. Reiskosten hiervoor zijn in het budget ingecalculeerd.
De opdrachtnemer maakt zich vertrouwd met de internationale marketing strategie van Toerisme
Vlaanderen, en met de marketingstrategie voor 100 Jaar Groote Oorlog’, en draagt deze op elk moment van
zijn werking uit.
pagina 36 van 36