Contract bewaargeving archief en doc.

CONTRACT VAN BEWAARGEVING
VAN ARCHIEF EN/OF DOCUMENTATIE
Tussen
aanspreking voornaam en naam
functie
straat en nr, postnr en gemeente
hierna de bewaargever genoemd enerzijds,
en
naam organisatie, met zetel te adres, anderzijds,
hier vertegenwoordigd door voornaam en naam,
, hierna de bewaarnemer genoemd,
wordt het volgende overeengekomen:
- Overwegende dat de bewaargever zijn archief en/of documentatie, als volgt beschreven:
beschrijving van de bewaargeving
op datum aan naam organisatie in bewaring heeft gegeven.
- Overwegende dat de partijen hun rechten en plichten als volgt wensen vast te leggen:
Art. 1. Voorwerp van de overeenkomst
De bewaargever geeft hierbij zijn archief en/of documentatie in bewaring aan naam organisatie
bewaarnemer mits het naleven van de hierna bepaalde voorwaarden.
Art. 2. Voorwaarden van bewaring
2.1 naam organisatie bewaarnemer zal voornoemd archief en/of documentatie beheren met de
zorgen van een goed huisvader. Het verbindt er zich toe om het in bewaring gegevene te verzekeren
tegen brand bij een degelijke verzekeringsmaatschappij.
2.2 Dit archief en/of documentatie zal zo vlug mogelijk het voorwerp uitmaken van een schifting
volgens de regels van de archief- en bibliotheekeconomie.
2.3 Binnen de kortst mogelijke tijd zal er van het archief en/of documentatie een inventaris worden
opgemaakt waarvan de bewaargever één exemplaar ontvangt.
2.4 De bewaargever heeft altijd voorrang bij het opvragen van documenten uit het in bewaring
gegeven fonds voor een na overleg te bepalen periode.
2
2.5 De bewaargever verbindt zich ertoe dit archief en/of deze documentatie in de toekomst aan te
vullen en te vervolledigen door aanvullende stukken en documenten, die dan meteen onder de
bepalingen van deze overeenkomst vallen.
2.6 De bewaargever kan altijd het in bewaring gegeven materiaal geheel of gedeeltelijk terugvorderen,
mits naam organisatie bewaarnemer hiervan tenminste zes maanden vooraf te verwittigen door een
aangetekend schrijven.
2.7 In geval van gehele of gedeeltelijke terugvordering van de archieven en documentatie zal de
teruggave gebeuren mits verrekening van de kosten die door naam organisatie bewaarnemer zijn
gemaakt met het oog op het inventariseren en bruikbaar maken van de documentatie voor
onderzoek.
Art. 3. Duur van de bewaargeving
Deze overeenkomst wordt gesloten voor een termijn van twintig jaar. Onverminderd het bepaalde in
art. 2 punt 6 en tenzij de bewaargever ten laatste zes maanden voor het verstrijken van de termijn bij
aangetekend schrijven aan naam organisatie bewaarnemer anders zou beschikken zal de
overeenkomst telkens automatisch worden verlengd voor dezelfde termijn.
Art. 4. Bijzondere voorwaarden van toegankelijkheid
A. Voor natuurlijke personen
a) Tijdens het leven van de bewaargever:
Raadpleging en/of kopiëring en/of uitleen zal slechts kunnen na een uitdrukkelijke schriftelijke
toelating door de bewaargever zelf.
b) Na het overlijden van de bewaargever:
Na het overlijden van de bewaargever en voor zover aan de bewaargeving in toepassing van art. 3
geen einde is gekomen, neemt naam organisatie bewaarnemer het beheer van het hem
toevertrouwde archief definitief over en verwerft het recht tot het verlenen van toestemming voor
raadpleging en/of kopiëring en/of uitleen alsmede het recht om tot publicatie over te gaan van in
bewaring gegeven stukken.
B. Voor organisaties
a) Tijdens het bestaan van de organisatie:
Raadpleging en/of kopiëring en/of uitleen zal slechts kunnen na de uitdrukkelijke schriftelijke toelating
van de in onderling overleg aangeduide verantwoordelijke,
- voor derden, ,
- voor de eigen leden van de organisatie d.m.v. een schriftelijke toestemming door de aangeduide
verantwoordelijke.
b) Na de ontbinding van de organisatie:
Wanneer de organisatie ophoudt te bestaan, om welke reden ook, en voor het verstrijken van de
termijn bepaald in art. 3 neemt naam organisatie bewaarnemer, tenzij op dat ogenblik anders
overeengekomen met een rechtsopvolger van de bewaargever, het beheer van het hem
3
toevertrouwde archief over, hier inbegrepen maar niet beperkt tot, het verlenen van toestemming
voor raadpleging en/of kopiëring en/of uitleen en/of het recht om tot publicatie over te gaan van in
bewaring gegeven stukken.
Art. 5. Bevoegdheid
Voor alle betwistingen met betrekking tot de interpretatie en uitvoering van deze overeenkomst is
alleen de rechtbank van plaats bevoegd.
Art. 6. Kostenbepaling
Deze bewaring geschiedt om niet.
Art. 7. Slotartikel
Voor al wat niet in deze overeenkomst werd voorzien wordt verwezen naar de artikels 1915 tot en
met 1948 van het Burgerlijk Wetboek.
Opgemaakt te plaats op datum in drie exemplaren waarvan elke partij verklaart er één te hebben
ontvangen.
Voor de bewaarnemer
naam organisatie
De bewaargever
Naam verantwoordelijke
Naam bewaargever
Elke wijziging aan de voorliggende overeenkomst moet in de marge worden geparafeerd door beide
partijen.