Overeenkomst van bewaargeving

OVEREENKOMST VAN BEWAARGEVING VAN HET ARCHIEF VAN ...
TUSSEN:
Het Algemeen Rijksarchief en het Rijksarchief in de Provinciën, hierna genoemd
‘het Rijksarchief’, Ruisbroekstraat, 2-10 Brussel, vertegenwoordigd door de heer
Karel Velle, Algemeen Rijksarchivaris., hiertoe gemachtigd door de Archiefwet
van 24 juni 1955, gewijzigd door de wet van 6 mei 2009, ondergetekende van de
eerste zijde, hierna genoemd ‘het Rijksarchief’;
EN:
…… (naam), …. (adres), hierna genoemd ...., vertegenwoordigd door ……, die
verklaart gemandateerde van de eigenaar te zijn, ondergetekende van de
tweede zijde, hierna genoemd ‘de bewaargever’.
WORDT OVEREENGEKOMEN HETGEEN VOLGT:
Artikel 1:
Conform de Archiefwet van 1955 eerste artikel, tweede lid, gewijzigd door de wet van 6 mei
2009 en conform haar uitvoeringsbesluiten geeft de bewaargever in bewaring aan het
Rijksarchief dat aanvaardt, het archief van …, betreffende de periode …….., met een omvang
van …….. meter. Deze archieven worden door het Rijksarchief beheerd.
Artikel 2:
Het archief blijft eigendom van de bewaargever.
Artikel 3:
De bewaargeving wordt gedaan voor een periode van 30 jaar, ingaand op de datum van
ondertekening van de huidige overeenkomst. Zij is stilzwijgend hernieuwbaar telkens voor
eenzelfde periode.
Artikel 4:
De in artikel 1 genoemde archieven, zullen bewaard worden in het Rijksarchief te ... onder de
benaming ‘……’.
[De digitale bestanden worden bewaard te…]
[De bestanden op bijzondere dragers worden bewaard te…]
Artikel 5:
De archieven worden overgebracht in goede, geordende en toegankelijke staat. Bij de
overdracht van de in art. 1 genoemde archiefbescheiden wordt door de bewaargever een
gedetailleerde overdrachtslijst gevoegd die moet toelaten de in bewaring gegeven stukken in
raadpleging te geven en hun integriteit te bewaren. Deze overdrachtslijst wordt bij deze
overeenkomst gevoegd en maakt er integrerend deel van uit.
De overbrenging van digitale archieven of van digitale stukken behorende tot de over te
dragen archieven is pas definitief nadat het Rijksarchief de bestanden gecontroleerd heeft op
hun staat en meer bepaald op die elementen die bepalend zijn voor de langetermijnbewaring,
de authenticiteit, de integriteit, de ordening, de toegankelijkheid en de leesbaarheid. Het
Rijksarchief stelt voor deze digitale archieven binnen de drie maand na de overbrenging een
ontvangstbewijs op dat gevoegd wordt bij deze overeenkomst.
Artikel 6:
De overbrenging gebeurt door toedoen en op kosten van de bewaargever, zoals bepaald
door het Ministerieel Besluit dat de tarifering binnen het Rijksarchief regelt.
Artikel 7:
De archieven worden bewaard onder dezelfde juridische voorwaarden en materiële
omstandigheden als de archieven van het Rijksarchief.
De digitale bestanden die deel uitmaken van de overbrenging kunnen door het
Rijksarchief gekopieerd, gemigreerd, geconverteerd worden of enige andere bewerking
ondergaan om de langetermijnbewaring, toegankelijkheid en leesbaarheid te garanderen.
De digitale bestanden worden door het Rijksarchief op aangepaste dragers geplaatst.
Deze is er niet toe gehouden de originele dragers (CD, DVD, externe harde schijven, ...) te
bewaren.
Artikel 8:
De door de bewaargever gemachtigde heeft het recht alle in artikel 1 genoemde archieven ter
plaatse in het Rijksarchief kosteloos in te zien of tegen ontvangstbewijs en in redelijke
hoeveelheden ter inzage te ontlenen naar de zetel van de bewaargever of naar een andere
door het Rijksarchief goedgekeurde plaats binnen België voor een periode van vier weken.
Het ontlenen van genoemde documenten gebeurt ten laste en op risico van de bewaargever.
Artikel 9:
De in artikel 1 genoemde archieven kunnen geraadpleegd en gereproduceerd worden
overeenkomstig de voorwaarden en reglementen die gelden voor de archieven bewaard in de
archiefbewaarplaatsen van het Algemeen Rijksarchief en het Rijksarchief in de Provinciën.
Artikel 10:
De in artikel 1 genoemde archieven mogen niet uitgeleend worden voor een tentoonstelling,
tenzij de bewaargever hiervoor een geschreven toestemming heeft verleend. De
uitleningsvoorwaarden zullen dezelfde zijn als deze voor de archieven van het Rijksarchief.
Artikel 11:
Deze overeenkomst is eenzijdig en zonder motivering opzegbaar op het einde van de termijn
bepaald in art. 3, mits inachtneming van een opzegtermijn van één jaar.
Bij opzegging van deze overeenkomst heeft het Rijksarchief het recht om op eigen
kosten van de in art. 1 genoemde archiefbescheiden duplicaten te maken en deze kunnen
geconsulteerd worden overeenkomstig de voorwaarden en de reglementen die gelden voor
de archieven bewaard in de archiefbewaarplaatsen van het Algemeen Rijksarchief en het
Rijksarchief in de Provinciën.
Een voortijdige terugname van de archieven door de bewaargever is enkel mogelijk na
akkoord van beide partijen. In dit geval kan Het rijksarchief kosten aanrekenen voor de
instandhouding, inventarisatie en verpakking alsook voor de beheerskosten die tijdens de
periode van bewaargeving werden gemaakt. De kosten van de terugname vallen ten laste
aan de bewaargever.
Artikel 12:
Eventuele moeilijkheden in verband met de interpretatie of de uitvoering van deze
overeenkomst zullen eerst tussen de partijen worden besproken, vooraleer er andere
initiatieven worden genomen.
In geval van betwisting zijn de hoven en rechtbanken in Brussel bevoegd.
Opgemaakt in drie exemplaren, waarvan één voor de ondergetekende van de tweede zijde
en twee voor de ondergetekende van de eerste zijde, te Brussel op …….. 201….
Voor het Algemeen Rijksarchief
Dr. Karel VELLE
De Algemeen Rijksarchivaris
Voor [de bewaargever]