mvds2017062 laptopproject passer stamina

RAAMOVEREENKOMST MET ÉÉN
DEELNEMER VOOR LEVERINGEN VAN
LAPTOPS MET SERVICE/GARANTIE EN
VERZEKERING VOOR DE PASSER EN
STAMINA
VEREENVOUDIGDE
ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET
BEKENDMAKING
Overheidsopdracht nr. mvds2017062
Opdrachtgever: scholengroep impact
Ontwerper: Financiële dienst, Rijselstraat 3 b te 8200 Sint-Michiels
Uiterste indieningsdatum offertes: op 7 juni om 10u
Publicatiedatum: 11 mei 2017.
Inhoudsopgave
INHOUDSOPGAVE ....................................................................................................................................................2
ALGEMENE BEPALINGEN ..................................................................................................................2
AANBESTEDENDE OVERHEID ..................................................................................................................2
VOORWERP EN CLASSIFICATIE OPDRACHT ........................................................................................3
GUNNINGSWIJZE .........................................................................................................................................3
OVERIGE ALGEMEEN TOEPASSELIJKE BEPALINGEN ........................................................................3
ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN .........................................................................................4
PLAATSING VAN DE OPDRACHT ............................................................................................................4
2.1.1 SELECTIE ......................................................................................................................................................4
BELANGENVERMENGING ........................................................................................................................................4
2.1.2 KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA (ART. 67,68 en 72 KB PLAATSING) ....................................5
FINANCIËLE EN ECONOMISCHE DRAAGKRACHT ....................................................................................................5
TECHNISCHE BEKWAAMHEID ..................................................................................................................................5
2.1.3 MODALITEITEN .........................................................................................................................................5
2.1.4 OFFERTE – OPENING, INDIENING, VORM EN INHOUD ................................................................ 5
2.1.5 Opties – varianten ........................................................................................................................................5
2.1.6 PRIJS ...............................................................................................................................................................6
2.1.7 GUNNINGSCRITERIA ART. 107 KB PLAATSING) ..............................................................................7
UITVOERING VAN DE OPDRACHT ..........................................................................................................7
BORGTOCHT .......................................................................................................................................................8
2.3.1 BETALINGEN ..............................................................................................................................................8
BIJZONDERE CONTRACTUELE BEPALINGEN .............................................................................9
TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN ..............................................................................................................9
ALGEMENE BEPALINGEN
AANBESTEDENDE OVERHEID
Naam: Scholengroep impact – Financiële dienst
Adres: Rijselstraat 3 B te 8200 Sint-Michiels
Contactpersoon: Michael Van de Straete
Telefoon: 050800075
E-mail: [email protected]
Scholengroep impact, Vlaamse Openbare Instelling ingevolge het bijzonder decreet van 14 juli 1998
betreffende het gemeenschapsonderwijs, met maatschappelijke zetel te 8200 Brugge, Rijselstraat 3B,
gekend onder ondernemingsnummer 0267.384.458 en rechtsgeldig vertegenwoordigd door dhr. W.
Van Kerckvoorde, algemeen directeur.
VOORWERP EN CLASSIFICATIE OPDRACHT
Secundaire Scholen De Passer en Stamina willen hun leerlingen en ook enkele leerkrachten een laptop
aanbieden met dienstverlening, garantie en verzekering. Hierbij is het belangrijk dat het tijdsverlies bij
het afhandelen van technische problemen tot een minimum worden gebracht.
De raamovereenkomst loopt 4 jaar.
De Passer startte vorig schooljaar met een laptopproject, gegund aan de firma Signpost. Stamina is een
nieuwe school. Beide scholen zullen jaarlijks een 40-tal laptops nodig hebben. De opdracht wordt in 2
percelen opgesplitst.
De raming van de opdracht verspreid over 4 jaar is 202.500 euro of 585 euro per basislaptop en 685
euro voor elke “zwaardere” laptop, alle bedragen inclusief btw, eventuele financieringskosten en alle
dienstverlening, exclusief de verplichte optie en exclusief de reparatiekosten buiten garantie die
geraamd worden op 2000 euro.
CPV-codes :
30200000-1
Computeruitrusting en –benodigdheden
Deze opdracht is een opdracht voor leveringen in de zin van art. 3 van de Wet overheidsopdrachten
en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006.
GUNNINGSWIJZE
De gunning van deze opdracht gebeurt via vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met
voorafgaande bekendmaking, op basis van artikel 26, § 2,1°d) van de Wet overheidsopdrachten en
bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006.
OVERIGE ALGEMEEN TOEPASSELIJKE BEPALINGEN
1.
De raaomvereenkomst heeft een initiële looptijd van 1 jaar, te rekenen vanaf de datum
vermeld bij de sluiting.
Na het verstrijken van deze initiële looptijd kan de opdracht 3 maal verlengd worden met een periode
van 1 jaar, op basis van artikel 37, § 2 van de Wet Overheidsopdrachten.
Deze verlenging verloopt stilzwijgend, behoudens een andersluidend aangetekend schrijven van de
aanbestedende overheid uiterlijk 1 maand vóór het verstrijken van de looptijd van de opdracht.
2.
Het gaat over een raamovereenkomst met één opdrachtnemer (voor elk perceel).
4.
Elke partij is gerechtigd om de overeenkomst te allen tijde te beëindigen via aangetekend
schrijven zonder opzeggingstermijn noch vergoeding en zonder voorafgaande gerechtelijke
tussenkomst in geval van een ernstige contractuele wanprestatie begaan door de andere partij, zonder
afbreuk aan het recht van de partij die de overeenkomst beëindigt om schadevergoeding te eisen voor
de daadwerkelijk geleden schade en om enige andere rechtsvordering in te stellen tegen de andere
partij.
Zullen onder meer als een ernstige contractuele wanprestatie beschouwd worden:
1.
Elke ernstige inbreuk op de bepalingen van de overeenkomst en, indien deze inbreuk
herstelbaar is, de nalatigheid om deze inbreuk te herstellen binnen 30 kalenderdagen na
verzending van een aangetekend schrijven door de andere partij waarin hij de inbreuk
omschrijft en het herstel ervan vraagt;
2. Het afsluiten van contracten met één van de scholen van Scholengroep impact, zonder
voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de administratieve zetel van de scholengroep.
6.
Het sluiten van een raamovereenkomst op basis van onderhavig bestek geeft de leveranciers
geen exclusiviteitrecht. Er kunnen gedurende de geldigheidsduur van de overeenkomst prestaties,
identiek of analoog aan deze beschreven in onderhavig bestek, uitgevoerd worden door andere
leveranciers. De leverancier kan uit dien hoofde geen aanspraak maken op enigerlei vergoeding.
ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN
PLAATSING VAN DE OPDRACHT
2.1.1 SELECTIE
2.1.1.1 UITSLUITING EN BELANGENVERMENGING (ART. 61-64 KB PLAATSING)
Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting
te bevinden, zoals bedoeld in art. 61.
Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZ-attest, de jaarrekeningen, het
attest van fiscale schulden en het attest van niet-faling zelf op, via elektronische weg conform art. 60,
§1.
Volgende documenten moeten aan de offerte toegevoegd worden:
-
de Belgische inschrijver: een uittreksel uit het strafregister;
de buitenlandse inschrijver: alle in bovenstaande artikelen vermelde attesten en uittreksels of
evenwaardige documenten, uitgereikt door het betrokken land (attest fiscale schulden, uittreksel
strafregister, attest niet-faling,…).
Wanneer een document of attest niet wordt uitgereikt in het betrokken land of dit niet afdoend voor
alle uitsluitingsgronden het nodige bewijs levert, kan ter vervanging een verklaring onder eed
toegevoegd worden, of indien hierin niet wordt voorzien, een plechtige verklaring van de betrokkene
voor een gerechtelijk of overheidsinstantie, notaris of bevoegde beroepsorganisatie van het land van
oorsprong of herkomst.
Belangenvermenging
Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van
onverenigbaarheid te bevinden, zoals bedoeld in art. 64 KB Plaatsing.
2.1.2 KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA (ART. 67,68 en 72 KB PLAATSING)
Financiële en economische draagkracht
Er zijn geen vereisten.
Technische bekwaamheid
Er zijn geen vereisten.
2.1.3 MODALITEITEN
2.1.4 OFFERTE – OPENING, INDIENING, VORM EN INHOUD
2.1.4.1 OPENING VAN DE OFFERTES (ART. 92 KB PLAATSING)
De opening van de offertes vindt plaats achter gesloten deuren op de uiterste termijn van indiening.
2.1.4.2 INDIENING VAN DE OFFERTES (ART. 51 EN 90 KB PLAATSING)
De offertes worden schriftelijk via een postdienst verzonden naar of door een drager afgegeven op
volgend adres:
Naam: Scholengroep impact – Financiële dienst
Adres: Rijselstraat 3 B te 8200 Sint-Michiels
Contactpersoon: Michael Van de Straete
De inschrijver moet de offerte in een definitief gesloten envelop steken en daarop in grote drukletters
vermelden: OFFERTE – NIET OPENEN.
Gelieve naast de gedrukte versie van de offerte ook een elektronische versie te voorzien: via usb-stick,
CD-ROM, url, email, … ([email protected])
Door in te schrijven op deze opdracht verbindt de inschrijver zich op zijn roerende en onroerende
goederen tot de uitvoering van de in dat bestek beschreven opdracht, overeenkomstig de bepalingen
en voorwaarden ervan.
In geval van indiening van een offerte door een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid verbindt
elke deelnemer aan de combinatie zich hoofdelijk.
2.1.5 Opties – varianten
Vrije opties en vrije varianten worden toegestaan. Opties worden op een apart deel van de offerte
vermeld. Varianten moeten volledig beantwoorden aan alle technische specificaties.
2.1.5.1 Forum online
Elke vraag m.b.t. de huidige opdracht kan alleen op het “forum” behorende tot de aankondiging van
de opdracht op https://enot.publicprocurement.be ingediend worden.
2.1.5.2 VOORDRACHT VAN ONDERAANNEMERS (ART. 12 KB PLAATSING EN ART. 12 KB
UITVOERING)
De inschrijver vermeldt welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te
geven.
2.1.6 PRIJS
2.1.6.1 PRIJSHERZIENING (ART. 20 KB PLAATSING)
Een prijsherzieningsformule is wettelijk verplicht voor deze opdracht.
De regels voor herziening zijn als volgt:
De prijzen mogen eenmaal per jaar worden herzien; de opdrachtnemer vraagt die schriftelijk aan en
voegt de bewijsstukken toe.
De prijsherziening gaat in op de dag van de maand van de kennisgeving van de gunning van de
opdracht als de opdrachtnemer de aanvraag tot herziening heeft verzonden vóór deze dag. De
prijsherziening heeft enkel betrekking op de bestellingen die effectief na deze datum worden gedaan;
Om rekening te houden met eventuele schommelingen die zich in de loop van de opdracht voordoen,
van de lonen en de bijbehorende sociale lasten, alsook van de andere hierna vermelde factor, wordt
het bedrag van de betalingen aangepast volgens de onderstaande formule.
A) de prijzen voor de laptops
p = P x l/L
waarbij:
p: het aangepaste bedrag, rekening houdend met prijsschommelingen;
P: het bedrag, dat vastgesteld is op basis van de gesloten opdracht;
L: de index voor
“09.1.3.1
4
Ordinateurs individuels
Computers”
geldig bij de sluiting van de overeenkomst, zoals bepaald door de FOD Economie, KMO,
Middenstand en Energie, die van kracht waren op datum van de het verzenden van deze
prijsaanvraag, april 2017; namelijk 85,94 - op datum van ondertekening van de overeenkomst te
vinden via http://statbel.fgov.be/nl/statistieken/cijfers/economie/consumptieprijzen/ (xls bestand
Indexen per productgroep vanaf 2006 (XLS, 1.27 MB)
http://statbel.fgov.be/nl/binaries/Indexen%20per%20productgroep%20vanaf%202006_tcm32565942.xls)
i: dezelfde laatste gepubliceerde index op datum van de herziening
B) alle andere prijzen
p = P x i/I
waarbij:
p: het aangepaste bedrag, rekening houdend met prijsschommelingen;
P: het bedrag, dat vastgesteld is op basis van de gesloten opdracht;
I: de prijsindex voor diensten, zoals bepaald door de FOD Economie, KMO, Middenstand en Energie,
die van kracht waren op datum van de het verzenden van deze prijsaanvraag, (basis 2010); Op datum
van de het verzenden van deze prijsaanvraag, was de referentieindex 103,2 (4e kwartaal 2016) - op
datum van de het verzenden van deze prijsaanvraag, te vinden via
http://statbel.fgov.be/nl/statistieken/cijfers/economie/indicatoren/prijsindex_diensten/
i: de laatste prijsindex voor diensten, zoals bepaald door de FOD Economie, KMO, Middenstand en
Energie, die van kracht was op 1 januari.
Een prijsherziening kan zowel een prijsverhoging als een prijsverlaging zijn.
2.1.7 GUNNINGSCRITERIA ART. 107 KB PLAATSING)
De aanbestedende overheid kiest de economisch meest voordelige offerte.
De gunning van deze opdracht gebeurt via een onderhandelingsprocedure met bekendmaking. De
scholengroep heeft hierbij de mogelijkheid om op basis van een eerste beoordeling van de offertes
over te gaan tot onderhandelingen met één of meerdere inschrijvers, zonder evenwel daartoe verplicht
te zijn. Na deze onderhandelingen kunnen één of meerdere inschrijvers worden uitgenodigd om een
aangepaste offerte in te dienen ("best and final offer")".
De gunningscriteria worden in gelijke mate van belang vermeld:
2.1.7.1 CRITERIUM 1: prijs
Het gaat over de prijs van de voorgestelde toestellen
en
over de prijs van de dienstverlening/garantie/verzekering.
We berekenen de totale prijs, op 3 jaar tijd, inclusief de verplichte optie.
2.1.7.2 CRITERIUM 2: kwaliteit
De kwaliteit wordt beoordeeld:
-
De technische, functionele kenmerken van de laptops.
De kwaliteit van de dienstverlening/garantie/ verzekering
Beide scholen evalueren de kwaliteit van de voorstellen autonoom. De toegekende punten voor
kwaliteit kunnen voor de verschillende percelen anders zijn.
De Passer is een school voor leerlingen buitengewoon secundair onderwijs, Stamina is een school voor
secundair onderwijs. Het team van De Passer dat de beoordeling zal doen, zal daarenboven meer
rekening houden met het feit dat ze zelf ICT-kennis is huis heeft.
UITVOERING VAN DE OPDRACHT
2.2.1.1 ALGEMENE UITVOERINGSBEPALINGEN
2.2.1.2 RECHTSVORDERINGEN (ART. 73 KB UITVOERING) - BEMIDDELING
In geval van een geschil tussen de partijen omtrent de geldigheid, de interpretatie of de uitvoering van
de overeenkomst, dat niet op minnelijke wijze opgelost kan worden, zullen de partijen eerst trachten
dit geschil op te lossen door bemiddeling via een door de Federale Bemiddelingscommissie erkende
bemiddelaar.
De bemiddeling zal niet later van start gaan dan 15 dagen nadat de ene partij het verzoek voor een
bemiddeling heeft betekend aan de andere partij en de duur van de bemiddeling mag 15 dagen niet
overschrijden, uitgezonderd mits uitdrukkelijk schriftelijk akkoord van de partijen.
De partijen verbinden zich ertoe de bemiddeling niet stop te zetten vooraleer elke partij haar
uiteenzetting heeft kunnen doen tijdens een inleidende gezamenlijke bijeenkomst.
Alle geschillen tussen de partijen omtrent de geldigheid, de interpretatie, de uitvoering en de
beëindiging van de overeenkomst behoren tot de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van
Brugge.
De regeling in deze paragraaf geldt niet voor geschillen waarvoor in dit bestek een ontbindend beding
of waarvoor in dit bestek een boete, straf, bijzondere straf of een rechtsvordering werd bepaald.
Borgtocht
Het instellen van een borgtocht is verplicht van de wetgeving. Het bedrag van de borgtocht wordt
bepaald op 5% van de offerteprijs van elk gegund perceel. Gezien de overeenkomst jaarlijks
opzegbaar is, wordt de borgtocht ingesteld op 5% van de offerteprijs voor 40 en/of 45 laptops,
afhankelijk van de toewijzing van de percelen.
De borgtocht wordt gegeven met een bankwaarborg, binnen de 30 dagen na de gunning. Het bewijs
van de borgstelling dient te worden bezorgd aan de aanbestedende overheid.
2.3.1 BETALINGEN
2.3.1.1 PROCEDURE (ART. 150, 156 en 160 KB UITVOERING)
De factuur geldt als schuldvordering.
De betaling vindt plaats binnen een termijn van 30 dagen na de datum van ontvangst van de factuur.
Tijdens de Belgische schoolvakanties worden geen facturen behandeld noch betaald. De inschrijver
gaat ermee akkoord dat, indien de eerste dag van een vakantie valt binnen de normale
betalingstermijn, de betalingstermijn wordt verlengd met de duurtijd van de betreffende
schoolvakantie, met een door de wet bepaald maximum van 2 maanden.
Conform art. 9 §2 3° van het KB Uitvoering is de betalingstermijn in geen geval langer dan zestig
dagen.
Concreet beroepen we ons enkel op deze langere betalingstermijn in geval er een vakantie is.
Wanneer een schoolvakantie valt binnen een bepaalde betalingstermijn, wordt die betalingstermijn
verlengd met de duurtijd van de vakantie.
Wij doen er alles aan om alle facturen op tijd te betalen. De eerste week van de maand juli
bijvoorbeeld wordt doorgewerkt om zo veel mogelijk facturen op tijd te betalen. Er wordt terug
gewerkt vanaf 15 augustus.
Met schoolvakanties worden enkel de herfstvakantie (1 week), de kerstvakantie (2 weken), de
krokusvakantie (1 week), de paasvakantie (2 weken) en de zomervakantie (betalingstermijn verlengd
met 30 dagen tot maximaal 60 dagen) bedoeld.
De leverings- en facturatieadressen zijn:
Secundaire School De Passer:
Vijverhoflaan 13
8200 Sint-Michiels
En
Stamina
Jeruzalemstraat 34
B-8000 Brugge
Bijzondere contractuele bepalingen
1. De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking
heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag worden bekendgemaakt.
2. Ten behoeve van onze boekhouding (overlopende rekeningen) is het belangrijk dat er geen
facturatie over de het boekjaar heen loopt. De inschrijver verklaart zich door zijn inschrijving
akkoord om het nodige te doen opdat geen facturen over verschillende boekjaren lopen.
TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN
Er zijn twee percelen: de aankoop/leasing/huur met service/garantie/verzekering van laptops voor De
Passer en voor Stamina.
De inschrijver is vrij om een bijkomende korting voor te stellen indien beide percelen aan hem worden
gegund. De offerte van de inschrijver die de gunning van beide percelen vereist om één van de
percelen toegewezen te krijgen, wordt geweerd.
De inschrijver is niet verplicht om voor beide percelen een prijs op te geven. De inschrijver kan voor
beide of voor slechts 1 perceel een prijs opgeven.
Variante offertes zijn toegelaten. De inschrijver mag de toestellen zowel in huur/leasing/huurkoop als
in koopvorm aanbieden. Deze formules kunnen ofwel rechtstreeks aan de school ofwel rechtstreeks
aan de leerlingen worden aangeboden.
Ingeval het aanbod voor de school als contractpartner geldt, neemt de school alle
verantwoordelijkheid. Ingeval het aanbod voor de leerlingen als contractpartner geldt, bijvoorbeeld in
leasing of huur, vermeldt u duidelijk welke verwachtingen u heeft van de school.
In tegenstelling tot wat soms wordt aangenomen is er een slechts een klein verschil in impact op het
voor een school beschikbare budget wanneer die een keuze moet maken tussen een leasing of
aankoop. We werken immers volgens afschrijvingstermijnen.
Mogelijke vormen van aanbieding:
-
-
-
Aankoop :
 de school koopt de laptops aan en verhuurt of verkoopt ze aan de
leerlingen door
 de leerling koopt de laptops aan, de school faciliteert naar de dienstverlener
toe
financiële leasing: wordt niet aanvaard
huur: de school huurt de toestellen. Er is geen minimale huurtermijn. De toestellen
kunnen in geen geval worden aangekocht door de school, noch kunnen ze worden
geschonken aan de school.
Huurkoop en operationele leasing:
 Het contract kan maximaal 3 jaar lopen
 Er is een optionele mogelijkheid om de laptop aan te kopen op het einde
van de periode van 3 jaar
- de restwaarde (=optionele afkoopprijs) is minstens 15 % van de
aankoopwaarde.
- De exacte optionele verkoopprijs na het einde van de operationele
leasingtermijn moet duidelijk zijn in uw offerte.
- Deze aankoopwaarde is de normale verkoopwaarde van het goed
door de leverancier. Deze prijs ligt in lijn met of is maximaal gelijk
aan de prijs van dezelfde of gelijkwaardige producten bij andere
leveranciers.
- er mag niet verplicht worden om het toestel aan te kopen op het
einde van de periode.
 De totale kapitaalaflossing is maximaal 85 % van de aankoopwaarde.
Bijvoorbeeld - VOORSTEL
Een door het Gemeenschapsonderwijs goedgekeurd voorstel voor operationele leasing zou kunnen
zijn:
-
-
-
De school gaat een leasingcontract aan met de inschrijver of met zijn partner voor
bijvoorbeeld een bedrag van 500 euro. De normale verkoopwaarde van 1 laptop is 500
euro.
Er worden gedurende 36 maanden (=3 jaar) volgende kapitaalaflossingen gedaan:
11,80 euro per maand. (zonder de interest). De totale kapitaalaflossing is dan 424,80
euro, dit is minder dan 85% van de normale aankoopprijs van 500 euro
De optionele afkoopwaarde na 3 jaar wordt bepaald op 75 euro (minimaal 15 % van
de aankoopwaarde). Dit bedrag wordt op voorhand bepaald in uw offerte.
De school verhuurt op zijn beurt de laptops door aan de leerlingen.
Ingeval u een leasingvoorstel doet, bent u verplicht om ook de mogelijkheid te bieden om de
toestellen te laten kopen door de school of door de leerling bij de aanvang. In de praktijk dit schooljaar
is gebleken dat een kleine 5 % van de leerlingen de laptops meteen aankopen.
We vereisen een transparante offerte met een opsplitsing van:
-
-
De aankoopprijs van de laptop
 Met in voorkomend geval de totale kapitaalaflossing indien gewerkt wordt
met een formule van operationele leasing en het gebruikte
interestpercentage
De prijs van de garantie van 3 jaar, indien die niet is inbegrepen in de prijs van de
laptop
De prijs van de dienstverlening
De prijs van de verzekering
Dit alles om een objectieve vergelijking te kunnen maken en om inzicht te krijgen in de prijszetting.
A) Laptops
Perceel 1 – De Passer
De Passer is een nieuwe school voor buitengewoon secundair onderwijs sedert 2 schooljaren. Elk
schooljaar komen er ongeveer 40 leerlingen bij, de volgende 4 schooljaren. De school heeft beperkte
middelen voor wat betreft ICT-ondersteuning (uren).
Vorig schooljaar is De Passer van start gegaan met het huren van laptops met dienstverlening aan de
huidige dienstverlener. Bijna elke leerling maakt gebruik van de aangeboden huurformule.
De laptops voor de leerlingen hebben als doel te kunnen dienen in de lessen. Ze moeten daarom niet
geschikt zijn voor zwaardere toepassingen zoals videobewerking of videogames. Vandaar de lagere
vereisten voor wat betreft de processorkracht. (basislaptop)
Een 10 % van de laptops zullen echter wel worden gebruikt door leerlingen die wel een sterkere
processor nodig hebben. Voor die toestellen wordt een zwaardere processor vereist.
De laptops dienen te beschikken over volgende minimale eigenschappen:
-
Laptops uit een business-reeks van de fabrikant
Ofwel aantonen dat aan volgende voorwaarden werd voldaan:



-
Mat scherm (=ontspiegeld)
Stevige toetsenborden
Overleeft gemorste vloeistoffen en het vallen van lage hoogtes
minimaal 120 GB SSD
minimaal 3 USB poorten
minimaal 4 GB RAM- geheugen DDR4 2333MHz
azerty toetsenbord
digitale videoaansluiting
schermdiagonaal ongeveer 13,3 inch (basisofferte) (min 13 – max 14,5 inch)
schermdiagonaal ongeveer 15,6 inch (verplichte variante offerte) (min 15 – max 16,2
inch)
een processor met minimaal 1600 punten op http://cpubenchmark.net/laptop.html
een batterij met hoge lifespan: minimaal 40 Wh
-
modern besturingssysteem geschikt voor de courante kantoortoepassingen
beschermende laptophoes
-
De zwaardere laptops hebben een processor met minimaal 3800 punten op
http://cpubenchmark.net/laptop.html
Verplichte optie:
Verplicht optie: SSD met minimaal 240GB SSD in plaats van SSD van minimaal 120 GB
Perceel 2: Stamina
Stamina is een nieuwe secundaire school met een vernieuwende visie op onderwijs. Volgend
schooljaar gaat ze van start met 40 leerlingen in het eerste jaar. Elk schooljaar komen er ongeveer 40
laptops bij. Voor Stamina gaat het over 40 laptops voor leerlingen per jaar en 5 laptops voor
leerkrachten. Stamina heeft zo goed als geen ondersteuning (uren) voor ICT.
De minimale vereisten voor de laptops zijn dezelfde als voor De Passer (leerlingen: de basislaptop;
leerkrachten: de zwaardere laptop met zwaardere processor). Voor Stamina dient echter een
besturingssysteem, geschikt voor de courante kantoortoepassingen, voorzien te worden.
Tijdens de raamovereenkomst veranderen de marktomstandigheden en de beschikbaarheid van
toestellen. De volgende jaren zullen wellicht andere toestellen aangeboden worden. De inschrijver
garandeert dat tijdens de duurtijd van de overeenkomst geen toestellen worden aangeboden met
specificaties die minder zijn dan de in de offerte aangeboden toestellen. De prijs voor die toestellen
mag ook niet hoger zijn dan de prijs van de toestellen uit de offerte.
Praktisch:
We passen de gunningscriteria toe op de offerte, met inbegrip van de verplichte optie.
U dient per perceel 2 offertes in:
-
Voor perceel 1: laptops met SSD van min.120 GB
a) Basisofferte laptops met schermdiagonaal ongeveer 13,3 inch
- 36 laptops met lichtere processor
- 4 laptops met zwaardere processor
b) Variante offerte laptops met schermdiagonaal ongeveer 15,6 inch
- 36 laptops met lichtere processor
- 4 laptops met zwaardere processor
-
Voor perceel 2: laptops met SSD van min. 120 GB
c) Basisofferte laptops met schermdiagonaal ongeveer 13,3 inch
- 40 laptops met lichtere processor
- 5 laptops met zwaardere processor
d) Variante offerte laptops met schermdiagonaal ongeveer 15,6 inch
- 40 laptops met lichtere processor
- 5 laptops met zwaardere processor
U deelt mee wat de meerprijs is voor de plaatsing van een SSD van min. 240 GB voor elk van
bovenstaande offertes.
B) Dienstverlening, garantie en verzekering
De minimale vereiste is dat de dienstverlening, de garantie en de verzekering voor minstens 3 jaar
wordt aangeboden, ook op de batterij.
-
Er is een garantie van 3 jaar on site binnen de 48 uur.
Er is een verzekering op schade buiten garantie met een franchise (eigen risico) van
maximaal 150 euro
Voor beide percelen vereisen we een oplossing opdat eindgebruikers gedurende 3 jaar zo snel
mogelijk terug aan de slag kunnen (les volgen/ les geven). De inschrijver kan voor alle onderdelen
samenwerken met onderaannemers. Er kan een voorstel geformuleerd worden met een éénmalig of
periodiek te betalen bedrag of een vaste prijs per interventie of een prijs per interventie met
afgesproken uurtarieven en kilometervergoedingen, of enige andere transparante methode.
Beschrijf in voorkomend geval hoe de samenwerking met de onderaannemer(s) zal verlopen. Met
hoeveel verschillende contactpersonen zullen de scholen in contact staan ?
Situatieschets:
De huidige leverancier/dienstverlener voorziet in de praktijk een herstelling binnen de 48 uur en komt
gratis langs om kleine problemen op te lossen. Er worden voor die kleine problemen geen
werkuren/vervoerskosten aangerekend.
Om de inschrijver een idee te geven, geven we volgend cijfermateriaal mee:
Er werden 82 laptops geleverd in september 2016.
Volgende interventies werden gratis uitgevoerd:
Controle scherm door waterschade (geen vervanging uitgevoerd wegens de
21/09/2016 kostprijs van 150 euro, het was een kleine vlek op het scherm)
28/09/2016 Vervangen SSD (garantie)
19/10/2016 Laptop start niet meer op (garantie)
25/10/2016 Batterij laptop kapot (garantie)
29/11/2016 Qwerty toetsenbord plaatsen voor Nederlandse leerlinge (gratis)
12/01/2017 Kleine wazige vlek op scherm (garantie - nieuw scherm gekregen)
12/01/2017 Toetsenbord beschadigd door leerling (geregeld binnen garantie)
14/02/2017 Aan-uit knop beschadigd door vallen (garantie)
28/02/2017 Laptop laadt niet meer op (garantie)
24/04/2017 Scherm werkt niet meer na val (garantie)
Volgende interventies brachten kosten met zich mee:
25/10/2016 Laptopframe beschadigd door vallen, aan/uit-knop defect (gn garantie)
24/01/2017 Verlies lader laptop (gn garantie)
7/02/2017 Scherm volledig gebarsten (door hond erop te springen)(gn garantie)
15/03/2017 Scherm volledig kapot door vallen (gn garantie)
Situatieschets:
De school krijgt van de huidige dienstverlener inbegrepen ondersteuning via telefoon en email. Zo
worden onder andere via email of telefoon instructies gegeven om na te gaan of het al dan niet over
een hardwareprobleem gaat (de school wordt hierbij ondersteund bij het testen met en zonder batterij,
lichtjes controleren, image terugzetten met usb-stick, …) . De ICT-coördinator in de school voert dit
stappenplan uit en brengt de huidige dienstverlener op de hoogte. Zo weet de huidige dienstverlener
welke materialen en onderdelen ze moet meebrengen voor het uitvoeren van een herstelling. De
school beschikt over een image van de laptops op usb-stick, in samenspraak met de school. De
bedoeling van de image is dat deze zorgt voor een werkklare laptop waar de betrokkene terug mee
aan de slag kan.
Verzekering:
De inschrijver doet minstens één verzekeringsvoorstel met een franchise (bedrag eigen risico) van
maximaal 150 euro. Enkele ideeën voor de inschrijver: een éénmalige premie, een maandelijkse
premie, …
====
De inschrijver is vrij om vrije varianten en vrije opties voor te stellen. Indien u bijvoorbeeld verlengde
garantietermijnen wil voorstellen kan dat als vrije optie.
Praktisch:
De inschrijver doet een voorstel met duidelijke opsplitsing en afbakening van:
-
Wat is inbegrepen en niet inbegrepen in de garantie van 3 jaar on site
Wat is inbegrepen en niet bij de verzekering
Wat is inbegrepen en niet bij de dienstverlening
 Hoe ziet de hulp er uit bij de diagnose van een probleem met de hardware
 Telefonisch
 Via mail
 Voorziet u een vervangtoestel om leerlingen te depanneren ?
 Voorziet u een usb met een image
 Is er een ticketsysteem
 Is er rapportage
 Wordt iets aangerekend indien men moet langskomen en er blijkt niets aan
de hand te zijn.
 Hoe worden de toestellen aangeleverd – klaar voor gebruik of niet ?
 (vanaf) wanneer worden extra kosten aangerekend – wat zijn de tarieven ?
 …