PowerPoint-presentatie

Met CAF aan de slag
in het OCMW BOOM
Situering van het OCMW BOOM
-OCMW -secretariaat
-financiële dienst
-sociale dienst
-personeelsdienst (voor OCMW en WZC)
-WZC -176 woongelegenheden
-7 kamers kortverblijf
-15 plaatsen DVC
-25 serviceflats
Waarom aan de slag met CAF?
-Behoefte aan een evaluatie van het volledige OCMW+
verplichting vanuit kwaliteitsdecreet voor de
ouderenvoorzieningen.
-Eind 2007: als voorbereiding cursus CAF aan het
Instituut voor de Overheid: secretaris en
kwaliteitscoördinator OCMW
Tijdspad CAF
Datum
agenda
Januari 2008
opstellen stappenplan zelfevaluatie door
secretaris.
Januari 2008
voorstelling van stappenplan zelfevaluatie op het
managementteam.
Februari 2008
voorstelling en goedkeuring stappenplan CAF op
Vast Bureau.
Mei 2008
als aanzet tot CAF: tevredenheidsenquête bij de
medewerkers
September 2008
resultaten tevredenheidsmeting medewerkers op
COZ
Januari 2009-oktober 2009
CAF-zelfevaluatie door het managementteam
Januari 2010
Voorstelling resultaten CAF op OCMW Raad
Doelgroepen voor de zelfevaluatie
-oorspronkelijk was het de bedoeling om de CAFevaluatie
met drie werkgroepen uit te voeren:
-1)Het managementteam (8 deelnemers)
-2)OCMW (8 deelnemers)
-3)WZC (14 deelnemers)
Draaiboek zelfevaluatie
1. 1ste Werkgroep, wie neemt deel?
managementteam (8 personen):
-secretaris OCMW
-kwaliteitscoördinator OCMW
-hoofd sociale dienst
-directeur rusthuis – WZC Den Beuk
-informaticus
-deskundige financiële dienst
-personeelsverantwoordelijke
-verantwoordelijke technische dienst
/preventieadviseur
Draaiboek zelfevaluatie
2. Data
10 bijeenkomsten binnen 10 maanden
5 en 19 /2/2009 : kennismaking met CAF
5 /3/ 2009: criterium 1
16 /4/ 2009: criterium 2
7 /5/ 2009: criterium 3
28 /5/ 2009: criterium 4
11 /6/ 2009: criterium 5
25 /6/ 2009: criterium 6
6 /8/2009: criterium 7
18 /9/2009: criterium 8 en 9
27/10/2009: slotvergadering met resultaten CAF
Draaiboek zelfevaluatie
3. Opleiding werkgroep (5 -19/2/2009)
-Voorstelling en info CAF
-Het doel en de aard van de zelfevaluatieprocedure
wordt uitgelegd.
-Het CAF wordt in een ruimer kader geplaatst.
-Hoe verhoudt het CAF zich t.o.v. BSC, EFQM?
-Afspraken binnen de groep:
Uiten van een eerlijke mening op basis van feiten
Vertrouwen t.o.v. elkaar!
-Individuele score  consensus
Draaiboek zelfevaluatie
4. Voorbereiding vergaderingen
-Uitnodiging via outlook voor de vergadering.
-Elk teamlid krijgt vooraf per criterium een aantal
voorbeeldvragen die ze moeten lezen en hun
persoonlijke score aan moeten geven. Zij krijgen
ook de scoretabel voor de factoren en resultaten
met instructies hoe te scoren.
Draaiboek zelfevaluatie
5. Verloop elke vergadering
-Elk criterium en bijhorende vragen worden voorgelezen.
-Brainstorming waardoor eerste spontane reacties(feiten)
loskomen.
-De persoonlijke scores worden naast elkaar gelegd en in
consensus wordt aan de hand van de aangebrachte feiten
een definitieve score bepaald.
-Secretaris noteert aangebrachte feiten en scores in excel.
Draaiboek zelfevaluatie
6 .Na elke vergadering
De kwaliteitscoördinator bepaalt na de vergadering aan de hand
van de gegevens in excel een gemiddelde score en brengt deze
gegevens online in de officiële website van het CAF (EIPA).
Draaiboek zelfevaluatie
7. Verloop slotvergadering
-Terugkoppeling van de zelfevaluatie en de resultaten naar
managementteam op 27/10/2009.
-Bepalen van verbeterpunten.
-Uitschrijven van de werkpunten in een tijdpad.
Bepalen van de verbeterpunten
-Tijdens de laatste CAF-bijeenkomst zijn zowel de sterke punten als
de verbeterpunten geïnventariseerd.(Totaal aantal
verbeterpunten:78)
-Door puntenrangschikking binnen het CAF zijn de
prioritaire doelstellingen voor 2010 bepaald: 11
prioritaire doelstellingen
vertaling naar het beleid
Van prioriteiten naar beleid
-Voor de 11 prioriteiten wordt bepaald:
-doelstelling
-uitvoering, actieplan, wie, wat, hoe?
-tijdspad van…tot….
-communicatie + rapportering
-Toelichting eindrapport in januari 2010 voor OCMW-Raad.
-Goedkeuring prioriteitenlijst + aanpassing beleidsnota en
meerjarenplanning
CAF Doelstellingen vast item op agenda MAT (2x/maand)
-Missie en visie VLOT koppelen aan competentieprofielen
-Communicatie: opstellen charter toegankelijkheid ;elektronisch
zorgdossier, efficiëntie verbeteren door intranet, e-loket..
-Dienstoverschrijdend denken bevorderen
-Cultuurondersteunend werken: familiedag voor personeel
organiseren, uitwisselen medewerkers tussen diensten..
CAF Doelstellingen vast item op agenda MAT( 2x/maand)
-Afsprakennota MAT en politici: betere samenwerking
-Bevraging cliënteel sociale dienst
-Beschikbaarheid beleidsinformatie: efficiënt toegankelijk maken
voor budgethouders
-HRM module opstarten
-Inventariseren samenwerkingsverbanden/partnerschappen
-kwaliteitshandboek toegankelijker en gebruiksvriendelijker maken
voor personeel
Moeilijkheden bij uitvoering zelfevaluatie
managementteam
-samenstelling managementteam: 2/3 OCMW en 1/3 WZC.
≠ werkwijzen, ≠belangen, ≠stadia in proces
→ Probleem om consensus van score te krijgen door verschil WZC
en OCMW.
-vraagstelling soms te complex en te algemeen.
→ soms moeilijk om voorbeelden uit eigen werksituatie te zoeken.
→ scoren: wat juist scoren? Soms moeilijk te interpreteren.
-sommige voorbeeldvragen niet relevant voor onze organisatie.
Moeilijkheden bij uitvoering zelfevaluatie
managementteam
-Feiten en uitspraken worden soms te voorzichtig geformuleerd.
-Opletten voor beïnvloeding.
-Sterke begeleiding is nodig.
-Goede opvolging tijdens de oefening noodzakelijk.
Tot slot……kritische kijk op het CAF
-Algemene indruk van CAF: niet eenvoudig door complexe
vraagstelling.
-Bedenking: vragen moeten aangepast worden vooraleer CAF kan
uitgewerkt worden door de groep basismedewerkers.
Deze problematiek was de reden waarom we voorlopig CAF enkel
uitgevoerd hebben met het managementteam.
-CAF aanzet om verbeterpunten op te nemen in de agenda van het
managementteam. Wordt bij elke vergadering opgevolgd.