Vruchten plukken van de batenboom

Meer grip op ict-investeringen
Vruchten plukken
van de batenboom
Wat gaat een ict-investering nu eigenlijk opleveren? Draagt het bij aan onderwijsverbetering? Levert het een
kostenbesparing op? Veel onderwijsinstellingen worstelen met deze vragen: veranderingen met ict staan nooit
op zichzelf en de opbrengsten ervan zijn moeilijk meetbaar. Kennisnet heeft een instrument ontwikkeld om
ict-investeringen goed te onderbouwen.
Voor het kiezen van rendabele ict-investeringen is een helder
aantal onderwijsinstellingen een methode ontwikkeld (zie kader
geformuleerd informatiebeleid een eerste vereiste. Dit beleid
‘methodiek’). Deze methode is een belangrijk hulpmiddel voor
bevat realistische doelen, uitgangspunten en richtlijnen voor de
onderwijsinstellingen om de verschillende onderdelen van een
inzet van ict binnen een onderwijsorganisatie. De methode
businesscase uit te kunnen werken. De onderdelen worden hierna
‘Richten van ict’ (zie het artikel op pagina 14) helpt onderwijs-
toegelicht.
instellingen om in 5 stappen hun informatiebeleid vorm te geven.
Vanuit een goed informatiebeleid kan gezocht worden naar samen-
Methodiek
hangende ict-oplossingen die direct of indirect een positieve bij-
Voor de methode zijn twee handleidingen beschikbaar voor
drage leveren aan het onderwijs.
verschillende doelgroepen, maar met dezelfde opzet:
Het maken van een businesscase is een goed middel om tot de juiste
ict-keuzes te komen. Het is de zakelijke rechtvaardiging van een
1. De handleiding ‘Leidraad mini businesscase’ is met name
project. Een businesscase geeft inzicht in de relatie tussen investe-
gericht op het voortgezet onderwijs en maakt integraal
ringen en de visie van de onderwijsorganisatie, de organisatorische
onderdeel uit van de methode ‘Richten van ict’. De handlei-
consequenties van de investeringen (cultuur, mensen en processen)
ding is te vinden via: Richtenvanict.kennisnet.nl/vraag-
en het rendement van het project. Een businesscase is een beslis-
vanuit-secties-en-afdelingen/prioritering/
singsinstrument om te beoordelen of een ict-project gestart of
voortgezet moet worden. Daarnaast is het ook een hulp bij het
prioriteren van projecten.
2. De handleiding ‘Onderbouwd investeren in ict’ is ontwikkeld met mbo-instellingen en is te downloaden via:
Businesscase.kennisnet.nl. Op deze website zijn ook prak-
Een businesscase opstellen
Om onderwijsinstellingen te ondersteunen bij het vinden van de
juiste ict-oplossingen heeft Kennisnet in samenwerking met een
18 - inDruk november 2012
tijkvoorbeelden te lezen van scholen die ervaring hebben
opgedaan met de methodiek.
Aanleiding
1. Business rationale
- Vragenlijst
2. Risico analyse
3. Kosten - baten analyse
- Scorecard
- Batenlogica boom
- Rekenmodel
4. Beoordeling
businesscase
Besluitvorming
Stappenplan ‘Leidraad mini businesscase
1. Business rationale
Bij organisatorische risico’s kijken we of de organisatie in staat is
Het eerste gedeelte van de methode bestaat uit vragen over moge-
om een project uit te voeren. Denk aan vragen over het opdracht-
lijke redenen om een project uit te voeren. Het gaat hierbij om de
geverschap, de stakeholders en het veranderpotentieel binnen de
aansluiting bij de visie en de strategie, de verwachte bijdrage en
organisatie. Bij uitvoeringsrisico’s gaat het om de kwaliteit van de
de noodzaak en urgentie van het project. Het zijn vragen als:
projectorganisatie, de doorlooptijd en de omvang van de kosten.
Naast de haalbaarheid van de investering kijken we ook naar de
• Welk probleem lost deze investering op?
risico’s rond de ‘maakbaarheid’ van de investering. Hierbij gaat het
• Wat gebeurt er als we niks doen?
bijvoorbeeld over de aansluiting bij de architectuur van informa-
• Aan welke strategische (organisatie-)doelen draagt de oplossing bij?
tievoorzieningen en de complexiteit van een voorziening. Kan een
• Wat zijn de verwachte opbrengsten?
voorziening of systeem informatie uitwisselen met andere systemen
of apparaten en welke kennis is nodig is om het nieuwe systeem te
Het is belangrijk dat de juiste personen betrokken worden bij het
beheren?
beantwoorden van deze vragen. Bij het opstellen van een businesscase vertegenwoordigt de opdrachtgever het organisatiebelang. De
Praktijkvoorbeeld 1
belangen vanuit de gebruikers- en it-organisatie moeten daarbij
ROC Mondriaan heeft in samenwerking met Twynstra Gudde
goed in het oog worden gehouden.
met behulp van de methodiek een businesscase opgesteld voor
de uniformering van de processen rond resultatenbeheer.
2. Risico-analyse
Hieruit bleek onder andere dat de vragenlijst (onderdeel van
Door vooraf na te denken over de risico’s, kan de kans van slagen
de business rationale) en de batenboom een belangrijke functie
van een project goed worden ingeschat. We onderscheiden daarbij
hebben in het vertalen van ambities naar concrete projecten.
zowel organisatorische als uitvoeringsrisico’s.
inDruk november 2012 - 19
Inspanningen
Activiteiten die in het
kader van het project
worden verricht
Opstellen en
implementeren visie
op begeleiding
Output
Resultaten
Concrete opbrengst van
de inspanning
Directe en indirecte
resultaten die voorkomen
uit de projectinspanningen
Volledig, actueel en
centraal toegankelijk
dossier
Proces
standaardisatie
Selectie en
implementatie
van één systeem
School-brede analyse
& trends, ingerichte
plan-do-check-act
cyclus
Lagere
administratieve last
Betere begeleiding
Betere inzicht
in status
studieloopbaan
vanstudenten
Betere intake
Minder loketten
(want centraal
toegangkelijk)
Betere keten
afstemming
(intern en tussen vo,
mbo en ho)
Begeleiders en
bedrijven
weten welke
begeleiding
zij moeten bieden
Betere begeleiding
tijdens het
praktijkleren (BPV)
Ingebruikname van
één systeem en
werkwijze
Nazorg
Een herkenbare
werkwijze
voor de interne
en externe
belanghebbenden
Een voorbeeld van een batenboom
3. Kosten- en batenanalyse
Praktijkvoorbeeld 2
De batenboom geeft inzicht in de baten van het project. Ook brengt
ROC De Leijgraaf is aan de slag gegaan met de businesscase
het de relatie in beeld tussen oplossingen, resultaten, effecten en
methodiek van Kennisnet. In een plenaire sessie met alle
doelen. Het is een effectief middel om de niet-financiële of kwali-
betrokkenen vanuit het onderwijs- en het organisatie-
tatieve kosten en baten helder te krijgen. Daarnaast helpt de baten-
domein is gesproken over de verwachte bijdrage van het
boom bij het benutten van een businesscase als communicatiemiddel
blended learning concept van De Leijgraaf. Tijdens de bij-
of het creëren van draagvlak. De batenboom is een belangrijk
eenkomst is een batenboom opgesteld en zijn de voornaamste
onderdeel van de methode, met name in het onderwijs, omdat hier
risico’s in kaart gebracht. De resultaten van de business-
vaak sprake is van maatschappelijke baten die moeilijk in geld uit te
case zijn gebruikt in de uitwerking van het projectplan.
drukken zijn. Denk aan het verbeteren van leerprestaties.
De financiële kosten en baten worden vervolgens apart uitgewerkt
20 - inDruk november 2012
Effecten
Strategische doelen
waaraan de projectresultaten bijdragen
Ambitie
Ambitie uit strategisch
beleid
Tips
• De batenboom maakt het mogelijk om de businesscase
niet alleen te beoordelen op financiële kosten en baten,
Betere tijdsbesteding
medewerkers
(doelmatigheid)
Enthousiaste en
competente
medewerkers
maar ook opde kwalitatieve of niet-financiële opbreng sten. Deze zijn weliswaar (nog) moeilijk meetbaar, maar
zijn onmisbaar in de afweging.
• De businesscase-methode helpt om het gesprek over ict-
Optimaal financieel
rendement
Kortere doorlooptijd
minder vertraging
investeringen organisatiebreed te voeren. Gebruik de
batenboom hierbij als communicatiemiddel.
• Een gevaar bij het opstellen van een businesscase is dat
er somsnaar een bepaalde oplossing toe geredeneerd
wordt. Vraag je altijd af of de aannames waarop de
Minder uitval &
herplaatsingen
businesscase gebaseerd is, volledig en realistisch zijn.
• Het is belangrijk om een businesscase niet te smal te
maken. Met name ict-investeringen hebben vaak betrek
king op veranderende organisatieprocessen. Als het
Beter gebruik maken
van de
mogelijkheden voor
extra bekostiging
(passend onderwijs)
lukt deze processen mee te veranderen, worden meestal
Onderwijs dat
gericht is op de
arbeidsmarkt en
doorstroom
de grootste besparingen bereikt.
• De kosten gaan voor de baten uit: de baten zijn vaak niet
direct na het opleveren van het project meetbaar. Evalueer
de baten van een project niet alleen vooraf en tijdens,
Hogere tevredenheid
studenten en ouders
maar ook na een project.
Goed en aantrekkelijk
beroepsgericht
onderwijs
Tot slot: Een businesscase is wellicht als resultaat een belangrijk
hulpmiddel voor besluitvorming, maar het proces om tot dit resultaat te komen is minstens zo belangrijk. We merken dat door het
aan de hand van rekenmodellen die de verschillen duidelijk maken
toepassen van de methodiek vooral de dialoog met de relevante
tussen de toekomstige en de huidige situatie.
betrokkenen helpt bij een (meer) evenwichtige besluitvorming en
het creëren van meer draagvlak in de gebruikersorganisatie voor
4. Beoordeling
de oplossing. Zo zullen de gekozen oplossingen ook meer opleveren.
Voor een goede afweging van een businesscase is het noodzakelijk
Een onderwijsinstelling die meer grip wil krijgen op ict-investeringen
meerdere varianten voor een bepaalde oplossing te bekijken. Een
kan niet zonder een businesscase.
van de varianten is altijd de 0-optie: niets doen. De Scorecard die
deel uitmaakt van de methode kan hierbij als hulpmiddel dienen.
Contactpersoon
Dit instrument helpt om een afweging te maken tussen de strategische
Naam: Tonny Plas
en bedrijfseconomische waarde en de organisatorische en technische
Email: [email protected]
risico’s van de projectvarianten.
inDruk november 2012 - 21