Samenvatting stedelijke programmering

Stedelijke Programmering
Een integraal Stadsprogramma voor Amsterdam
Ontwikkelopgave Stedelijke Programmering
.Samenvatting.
15 september 2014
Opdrachtgever en voorbereider RVE Verkeer en Openbare Ruimte
Fike van der Burght en Paul Kleijn
Trekker ontwikkelopgave Stedelijke Programmering
Gert Oosting
Projectgroep
Ivo Frantzen
Erik Haringsma
Kees-Willem Hendriks
Manon Houdijk
Frans Kraan
Cas Poldermans
Koosje van Vlijmen
Vooraf
Dit document is een samenvatting van de rapportage ‘Stedelijke Programmering – Een integraal Stadsprogramma
voor Amsterdam’ (8 juli 2014). Het is tot stand gekomen door de trekker van de ontwikkelopgave, de projectgroep,
en tientallen stakeholders en experts van binnen en buiten de gemeente waarmee gesprekken zijn gevoerd. Deze
samenvatting bevat het resultaat van de gedachtevorming over stedelijk programmeren. De gedachtevorming gaat
ook na oplevering van de rapportage en samenvatting verder, door gesprekken te voeren, presentaties te houden,
en onderdelen nader uit te werken. Daarom is dit document geen statisch eindpunt, maar een start.
Inleiding
De aantrekkingskracht van Amsterdam als plek om te wonen, te werken, te studeren, te ontmoeten en te
recreëren groeit. Het bestuur heeft de ambitie deze groei te versterken. Inhoudelijk zijn er bij de gemeente
verbeteringen nodig en vanwege de besparingsopgave ‘Eén Stad, Eén Opgave’ (1S1O) moet geld worden
bespaard. Om deze ambitie mogelijk te maken, reorganiseert de gemeente de organisatiestructuur. Er komen
clusters met daarbinnen RVE’s (resultaat verantwoordelijke eenheden). De nieuwe RVE Verkeer en Openbare
Ruimte (V&OR) staat voor de bereikbaarheid, de veiligheid en de kwaliteit van de openbare ruimte van
Amsterdam. Zij is de eigenaar van het integrale stedelijk verkeer en vervoersysteem (behalve rail), is regisseur
van de mobiliteitsketen en beziet alle modaliteiten in hun samenhang. Ook is zij namens het bestuur eigenaar
van stedelijke assets en stelt kaders op voor de bereikbaarheid en voor de openbare ruimte. De RVE V&OR is
daarmee ook verantwoordelijk voor het programmeren van werkzaamheden in de openbare ruimte.
De (gedelegeerde ambtelijke) eigenaren van de openbare ruimte in de stad (RVE V&OR, stadsdelen, RVE Metro
en Tram, RVE Grond en Ontwikkeling, RVE Zuidas, Haven, Waternet) vormen samen de zogenaamde
Eigenarentafel. Deze tafel speelt een centrale rol bij stedelijke programmering en de budgettering van grote
ingrepen in de openbare ruimte. De eigenaren bepalen in samenspraak welke assets worden vervangen,
onderhouden of toegevoegd, en in welke volgorde. De RVE V&OR is naast deelnemer (als een van de eigenaren
in de stad), ook voorzitter van de Eigenarentafel (in de rol van ketenregisseur). In deze rol moet V&OR toezien
op de borging van de gezamenlijke en individuele belangen en de omgeving. Ook zorgt de voorzitter ervoor dat
de Eigenarentafel tot besluitvorming komt. Zo regisseert V&OR de samenwerking van de eigenaren: de sleutel
bij de ontwikkeling van een integraal programma.
In dit document wordt gesproken over Stedelijke Programmering (afdeling) en stedelijk programmeren
(proces). Binnen de RVE V&OR komt namelijk een nieuwe afdeling Stedelijke Programmering, het
werkapparaat van de Eigenarentafel. Ook verandert de manier waarop werkzaamheden worden gepland.
Momenteel gebeurt dit door het opstellen van een Meerjarenanalyse, waarin de belangrijkste werkzaamheden
drie jaar vooruit op elkaar en de omgeving worden afgestemd. We gaan straks stedelijk programmeren (proces)
door middel van een Stadsprogramma: verder vooruit kijken, vanuit het stedelijk perspectief aspecten integraal
afwegen en keuzes transparant maken. Zo wordt invulling gegeven aan de ambities van de besparingsopgave
1S1O en wordt het voor het bestuur duidelijker om keuzes te maken over de uitvoering van werk in de stad.
Stedelijk programmeren moet resulteren in een besparing in kosten, minder hinder van werkzaamheden, een
beter bereikbare stad, effectievere inzet van middelen (waar ze voor de stad als geheel het best zijn) en meer
resultaat op straat.
Werkwijze
De gemeente hanteert bij de organisatieverandering een aantal werkzame principes, die zijn vertaald naar
stedelijk programmeren: 1. zorgen voor integrale sturing en samenhang, 2. het creëren van inzicht in dilemma’s
en kansen, 3. het bevorderen van samenwerking.
Stedelijk programmeren heeft een essentiële samenhang met de Eigenarentafel. De deelnemers daarvan
hebben eigen spelregels opgesteld:
 Het stedelijke belang staat bovenaan – we acteren als 1 stad, we prioriteren als 1 stad.
 We hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid en nemen actief deel. Relaties tussen deelnemers
zullen intensief zijn, met respect voor ieders rol. We handelen open en transparant.
 Het (inhoudelijke) werk wordt aan de voorkant gedaan. De Eigenarentafel is een escalatieoverleg als er
knelpunten zijn.
2





De Eigenarentafel geeft advies over de voorliggende programma’s en voorstellen en/of expliciteert
dilemma’s. Er is niet per se unanimiteit nodig.
Aan de tafel nemen eigenaren van GWW-assets deel, indien nodig uit te breiden met andere
belanghebbenden.
Deelnemers hebben het niveau van beslissers die het gehele deelprogramma kunnen overzien.
Een agendacommissie bereidt de agenda van de bijeenkomsten voor.
De voorzitter van de Eigenarentafel heeft het mandaat om te agenderen bij het bestuur.
Het is bij stedelijk programmeren van belang dat iedere asseteigenaar verantwoordelijkheid neemt voor de
eigen inbreng. Het vergt voor de organisaties een open cultuur om de eigen inbreng naar een geïntegreerd
totaal voor de stad te brengen. De afdeling zorgt voor een gebalanceerde belangenafweging in het
programmeringsproces. Hierbij is de inhoudelijke opgave leidend. Voor asseteigenaren betekent dit stedelijke
niveau soms een cultuuromslag: van budgetgedreven naar inhoudelijke argumentatie (prestatieafspraken).
De werkwijze bij stedelijk programmeren zal concreet zijn:
 Er wordt ‘evidence based’ gewerkt (voorstellen/programma’s zijn onderbouwd met argumenten).
 Informatie wordt aangeleverd volgens vastgestelde eisen en bijvoorbeeld een planningsmarge bevatten.
 Alle informatie over voorgenomen activiteiten wordt gedeeld.
 Wanneer activiteiten dilemma’s opleveren, wordt dat expliciet gemaakt.
 Er wordt expliciet gestuurd op een voor de stad efficiënte inzet van middelen binnen 1 beleidsdoelstelling.
 Er wordt zoveel mogelijk gebiedsgericht gebundeld.
 Bij programmeren volgt financiën de inhoudelijke opgave (wel geeft financiën kaders mee).
Scope Stedelijke Programmering
Het Stadsprogramma is het totaalproduct waarmee het stedelijk programmeren wordt geregeld. Het bestaat
uit drie onderdelen: het strategisch meerjarenprogramma (SMP) op strategisch niveau, het meerjaren
investeringsprogramma (MIP) op tactisch niveau, en het uitvoeringsprogramma (UP) op operationeel niveau.
Het komt tot stand door de afdeling Stedelijke Programmering die informatie van diverse organisaties
combineert, en het Stadsprogramma uiteindelijk voorlegt aan de Eigenarentafel (zie onderstaand figuur).
3
De volgende taken vallen binnen de afdeling:
 Het feitelijk programmeren van werkzaamheden
 Advies en ondersteuning van de Eigenarentafel
 Stellen van eisen
 Opstellen en monitoring uitvoering van het
Stadsprogramma
 Het toetsen van kaders i.r.t. programma-input
 Het maken van slimme combinaties of
koppelingen van werkzaamheden
 Verbindingen leggen met andere gemeentelijke
processen en uitwisseling van kennis faciliteren
De volgende taken vallen niet binnen de afdeling:
 Inkoop
 Opdrachtgeverschap
 Het maken van beleid en kaders
 Assetmanagement
 De totstandkoming van deelprogramma’s
 Toewijzing of verdeling van middelen
De activiteiten die geprogrammeerd worden komen uit programma’s met verschillende grondslagen, zoals
levenscyclus en beheer en onderhoud van assets, beleid en gebiedsgericht werken.
Processen
De afdeling Stedelijke Programmering kent een aantal hoofdprocessen en bijbehorende producten:
1. Strategisch programmeren, met als product het strategisch meerjarenprogramma (SMP)
2. Tactisch programmeren, met als product het meerjaren investeringsprogramma (MIP)
3. Operationeel programmeren, met als product het uitvoeringsprogramma (UP)
De drie producten van de afdeling vormen gezamenlijk het Stadsprogramma. Dat geeft een overzicht van
werkzaamheden in de openbare ruimte, vertaald in gebieden/locaties en in tijd. De benadering van de
verschillende fasen in het besluitvormingsproces levert ruimte op om afgewogen keuzes te maken,
samenwerkingskansen te benutten en middelen efficiënt in te zetten. Daarnaast leveren de verschillende
termijnen in deze benadering voldoende tijdigheid voor een zorgvuldige besluitvorming.
De afzonderlijke producten sluiten op elkaar aan, maar verschillen van inhoud. Zo wordt bij het opstellen van
het SMP vooral gekeken hoe de programma’s elkaar kunnen versterken bij het realiseren van de lange termijn
(college)doelen; dit in samenhang met vervangingscycli van assets. Daarnaast geeft het programma inzicht in
de toekomstige druk op de stad. Bij het opstellen van het MIP worden keuzes inzichtelijk gemaakt en wordt
geprioriteerd. Daarbij gaan kosten en dekking een grotere rol spelen. Ook worden in dit proces
onderhoudsprogramma’s en functionele wijzigingen gecombineerd. Ten slotte spelen in het MIP omgevings- en
inkoopaspecten en projectsamenwerkingsvormen een rol. Bij het opstellen van het UP komt de nadruk steeds
meer te liggen op de BLVC-aspecten en het daadwerkelijke ‘werk met werk maken’. In de drie producten
worden op elk niveau dilemma’s en kansen uitgewerkt, worden keuzes voorgelegd en worden op transparante
manier effecten van die keuzes inzichtelijk maakt. Overigens sluiten de programma’s niet chronologisch op
elkaar aan, maar overlappen deels in tijd.
Alle hoofdprocessen kennen de volgende stappen met elk hun eigen tussenproducten/-resultaten. De pijlen
duiden op een interactief en iteratief proces, waarbij veel wordt afgestemd in overleg met de eigenaren:
Voor het functioneren van de hoofdprocessen binnen de afdeling Stedelijke Programmering zijn ondersteunende processen nodig:
 Datamanagement en informatievoorziening
 Ondersteuning / samenwerking Coördinatiestelsel en Eigenarentafel
 Beheer verordening WIOR
 Stedelijke communicatie
 Kaderstelling programmeren
4
Hoofdproces 1: strategisch programmeren
Strategisch programmeren heeft tot doel een lange termijn inzicht en overzicht te leveren van de fysieke
activiteiten in de stad. Het is nodig om inhoudelijk te kunnen beoordelen welke activiteiten in de openbare
ruimte van de stad het meeste resultaat opleveren. Bovendien wordt al in een vroeg stadium beoordeeld waar
kansen en dilemma’s met betrekking tot samenwerking zijn. Er is nog geen koppeling met financiën. Dat biedt
ruimte om op basis van inhoud te starten met de integratie van de verschillende ambities en activiteiten. Het
SMP levert ook een kader op voor de activiteiten die in het MIP geprogrammeerd worden.
De scope van het SMP bestaat uit ambities en fysieke activiteiten in de openbare ruimte, zowel boven- als
ondergrond, groot onderhoud, vervanging (functiehandhaving), uitbreiding (areaal) en vernieuwing
(functiewijzigingen). Dit zijn dus onder andere beoogde ingrepen in infrastructuur, openbare ruimte en
gebiedsontwikkeling. De activiteiten die buiten de scope vallen zijn lokale instandhoudingsactiviteiten, zoals
lokaal wegenonderhoud. Voorbeelden van activiteiten die bij strategisch programmeren al worden
meegenomen zijn de vernieuwing van wegen in een bepaald gebied, aanleg van riolering voor een te bouwen
nieuwbouwwijk, en nieuw aan te leggen groenstroken. Andere voorbeelden zijn beleidsprogramma’s met een
fysieke uitwerking zoals de OV-agenda SRA, de Mobiliteitsaanpak Amsterdam, Rainproof Waternet, alsook
grote evenementen.
Asseteigenaren leveren input aan Stedelijke Programmering over beoogde activiteiten op de lange termijn en
de doelen die zij nastreven. Individuele programma’s worden samengebracht en er ontstaat een inzicht voor de
stad als geheel. De input van de asseteigenaren wordt getoetst aan de strategische opgave met hulp van de
inhoudelijke experts. Stedelijke Programmering bepaalt niet zelf op welke stedelijke kaders getoetst wordt,
maar krijgt hiervoor input van de afdeling Kennis en Kaders van de RVE V&OR. Activiteiten worden vervolgens
geordend op basis van in beeld gebrachte stedelijke doelstellingen en op basis van tijd en plaats weergegeven
op een vlekkenkaart. Op deze manier worden eerste kansen en knelpunten inzichtelijk gemaakt. Het advies van
Stedelijke Programmering aan de Eigenarentafel bestaat uit twee onderdelen: inzicht in de stedelijke
strategische doelstellingen met daaraan gekoppeld de beoogde activiteiten, en een eerste inzicht in de kansen
en knelpunten, inclusief de eerste afspraken tussen asseteigenaren voor samenwerking. Strategisch
programmeren leidt tot het SMP als eindproduct. De tijdshorizon voor de activiteiten is zo ver mogelijk vooruit
(misschien wel 8-10 jaar, afhankelijk van het type werk). De vorm van het SMP is een ‘vlekkenkaart’ met
toelichting.
Hoofdproces 2: tactisch programmeren
Tactisch programmeren heeft als eerste doel de financiële middelen van de gemeente Amsterdam toe te
kennen aan activiteiten die het meeste bijdragen aan de gewenste maatschappelijke resultaten. Het MIP biedt
een identificatie van kansen op het terrein van inkoopregie, omgevingshinder en samenwerking tussen
asseteigenaren. Daarbij is het MIP ook een afsprakenoverzicht waarin alle asseteigenaren zich committeren aan
de programmering van de opgenomen activiteiten vanuit verschillende financierings-bronnen. In de integrale
afweging spelen verschillende aspecten een rol, zoals efficiënte inzet van middelen (investeringsbudget,
inkoopregie), effectieve bijdrage aan gestelde gemeentelijke doelstellingen (SMP) en omgevingsbelangen
(BLVC).
Tactisch programmeren omvat niet zozeer een detaillering van activiteiten die al bij strategisch programmeren
bekend waren, het bevat ook nieuwe initiatieven. Het gaat grotendeels om dezelfde soort activiteiten, zoals
grootschalig onderhoud en vervanging, om investeringen en om functionele wijzigingen. In het MIP zijn
activiteiten doorvertaald naar concrete projecten met daaraan financiën toegekend. De projecten zijn tevens
getoetst aan stedelijke kaders en de noodzaak is inhoudelijk beargumenteerd. In het hele MIP gaat het om het
transparant maken van keuzes. Deelprogramma’s van andere overheden en private partijen worden vanwege
hun samenhang met gemeentelijk werkzaamheden ook aan het MIP toegevoegd. Over de budgettering van
deze activiteiten vindt uiteraard geen gemeentelijke besluitvorming plaats.
Door financiën beargumenteerd juist niet toe te kennen vallen ook beoogde activiteiten af. Dit zijn activiteiten
die niet op stedelijk niveau geprogrammeerd hoeven worden en activiteiten die (nog) niet aan de vastgestelde
stedelijke kaders voldoen. Een doel van het ordenen van activiteiten is om het bestuur inzicht te geven in
categorieën, om zo te kunnen bepalen bij welke categorie prioriteit ligt: waar wil het bestuur de komende
periode de meeste aandacht aan geven?
5
Werkzaamheden worden geordend d.m.v. programmeringscriteria. Het inzicht in kansen en dilemma’s krijgt
een inhoudelijke verdiepingsslag. Stedelijke Programmering schakelt daarbij de betrokken asseteigenaren en
specialisten van de financiële afdeling in. Ook worden specialisten van inkoopregie betrokken vanwege het
belang van clusteren en spreiden van activiteiten in tijd en plaats. Het MIP bevat advies over kansen voor
samenwerking en overgebleven dilemma’s. Ook gaat het in op samenwerking tussen opdrachtgevers, de wijze
van inkoop, en de randvoorwaarden met betrekking tot BLVC-maatregelen voor de omgeving. In het MIP
worden ook de gevolgen voor de verschillende financieringsbronnen inzichtelijk gemaakt. De Eigenarentafel
besluit over voorgelegde inhoudelijke keuzes.
Het MIP beslaat een periode van 1-5 jaar. Het volgt een jaarlijkse cyclus met een definitief programma voor 1
jaar en een doorkijk/planning voor de jaren daarna, conform de gemeentelijke begrotingsystematiek. Het MIP is
onderdeel van de kadernota en wordt daarmee in de begrotingcyclus vastgesteld door het college van B&W en
de gemeenteraad.
Hoofdproces 3: operationeel programmeren
Operationeel programmeren heeft tot doel alle werkzaamheden in de openbare ruimte zo te ordenen en te
plannen dat de stad bereikbaar, leefbaar en veilig blijft. Deze ordening moet leiden tot een zo hard mogelijke
planning die duidelijkheid schept voor de stad, haar bewoners en gebruikers, maar ook voor de
projectorganisatie en de opdrachtgevende asseteigenaren. Een ander belangrijk doel is besparen. Dit gebeurt
door partijen te stimuleren tot samenwerking.
Onder operationeel programmeren vallen alle activiteiten die in de verordening WIOR als groot werk worden
aangeduid, evenals evenementen met een grote impact. Het UP bevat geprogrammeerde projecten voor een
periode van twee jaar. Ze moeten tegelijk in uitvoering of juist na elkaar, om zo de bereikbaarheid van de stad
te waarborgen. Er is al belangrijk voorwerk is gedaan bij het SMP en het MIP. Projecten vormen de basis voor
het UP.
Alle projecten uit het MIP die gepland staan om binnen twee jaar in uitvoering te gaan, vormen de input voor
het UP. Projecten moeten zich tijdig melden en de procedures van het MIP volgen. Organisaties die zich te laat
melden en toch hun project willen uitvoeren, moeten dit beargumenteerd voorleggen aan de afdeling
Stedelijke Programmering. Deze toetst de aanvraag een schaalt zo nodig op naar de Eigenarentafel. Daar
wordt dan besloten of en in welk programma het project wordt opgenomen. Projectorganisaties melden hun
projecten aan in CORA. Ze melden wat ze gaan doen, waar ze willen werken en wanneer. Nadat de projecten
zijn aangemeld kijken andere partijen of zij op dezelfde locatie ook werkzaamheden moeten uitvoeren. Het kan
hierbij gaan om eigen geplande werkzaamheden of zogenaamd “gevolgwerk”. Naarmate het stedelijk
programmeren zich meer ontwikkelt, zullen steeds minder partijen in reactie op ander aangemeld werk eigen
geplande werkzaamheden aanmelden (‘meegaan in het werk’).
Na het inzamelen beschikt Stedelijke Programmering over een verzameling projecten afkomstig uit het MIP, de
CORA database en relevante regioprojecten. Stedelijke Programmering informeert naar de verwachte impact
van de werkzaamheden op de bereikbaarheid van de stad. In het UP worden afspraken uit de MIP fase concreet
gemaakt, zoals uitvoering onder PBW regie of ‘werk met werk maken’. De partners geven ook door waar ze
gaan samenwerken op het gebied van communicatie en welke projecten zij bestempelen als risicoproject.
Voor het UP moet Stedelijke Programmering eerst bepalen welke projecten leidend zijn voor de planning.
Andere projecten worden hier aan ‘opgehangen’: leidende projecten heten ook wel kapstokprojecten. Deze
projecten hebben vaak veel impact op de bereikbaarheid en leefbaarheid van de omgeving, en hebben meestal
een harde deadline. Wanneer een ordening is aangebracht volgt het advies in de vorm van een
programmeringvoorstel, waarbij ook de knelpunten in beeld zijn gebracht met eventuele oplossingsrichtingen.
Het advies van Stedelijke Programmering aan de Eigenarentafel bestaat uit het afgeven van tijdvakken
(uitvoeringsperiode), koppelingen (gelijktijdig of volgordelijk met andere projecten), randvoorwaarden
(bijvoorbeeld: nooit bepaalde routes tegelijk hinderen) en afspraken. Doel is om de bereikbaarheid,
leefbaarheid en veiligheid voor de stad te waarborgen en besparingen te realiseren.
6
Ondersteunende processen
Gegevensbeheer en informatievoorziening
Bij programmeren is informatie de basis. Deze informatie komt voor uit gegevens organisatieonderdelen
binnen en buiten de gemeente. Gegevens worden ingezameld, verwerkt, getoetst en verspreid.
Ondersteuning / samenwerking Coördinatiestelsel en Eigenarentafel
Stedelijke Programmering faciliteert de samenwerking tussen asseteigenaren (publiek en privaat) bij de
totstandkoming van het Stadsprogramma. Hiervoor voert de afdeling verschillende werkzaamheden uit:
 Secretariaat van het Coördinatiestelsel en de Eigenarentafel, voorzitterschap/secretariaat andere
overleggen voor stedelijk programmeren en afstemming van werkzaamheden in de openbare ruimte.
 Projectleiding innovatieprojecten en onderzoeken.
 Inzamelen, verwerken en delen van kennis in Amsterdam en in een landelijke netwerkorganisatie.
 Delen van kennis via communicatiemiddelen als een nieuwsbrief, website, helpdesk.
 Organisatie van podiumbijeenkomsten en conferenties voor actieve kennisdeling.
Beheer verordening WIOR
Lokale Amsterdamse regelgeving over de uitvoering van werkzaamheden in de openbare ruimte is vastgelegd
in de verordening WIOR. Veel afspraken hebben betrekking op de werkprocessen, die ook voor stedelijk
programmeren van belang zijn. Door de sterke verwevenheid tussen de verschillende partijen, die vanuit hun
eigen rol bij stedelijk programmeren betrokken zijn, is de afdeling verantwoordelijk voor het onderhoud van de
verordening WIOR.
Kaderstelling programmeren
Bij het programmeren gebruikt de afdeling stedelijke kaders. Dit zijn inhoudelijke kaders, die door de afdeling
Kennis en Kaders worden opgesteld en ook programmeringskaders. Deze laatste stelt de afdeling zelf op en
legt deze voor advies voor aan de Eigenarentafel.
Stedelijke communicatie
Stedelijke Programmering is verantwoordelijk voor stedelijke communicatie De doelen daarvan zijn het
bevorderen van de bereikbaarheid tijdens wegwerkzaamheden, het creëren van draagvlak voor
werkzaamheden en het leveren van bijdragen aan het (corporate) imago van Amsterdam en een aanspreekbare
overheid.
Relaties
Partijen, processen, en nieuwe ontwikkelingen die
de processen van stedelijk programmeren raken:
 Gebiedsgericht werken (bestuurscommissies)
 Gebiedsontwikkeling (RVE Grond en Ontwikkeling &
RVE Ruimte en Duurzaamheid)
 Regioregie (Rijkswaterstaat en provincie Noord Holland)
 Stadsregio Amsterdam
 Directie Middelen en Control (DMC) / financiën
(begrotingscyclus)
 Het Coördinatiestelsel (private kabel- en
leidingbeheerders, wegbeheerders en opdrachtgevers)
 Wegbeheerders
 Fondsbeheer
 RVE ingenieursbureau
 RVE metro en tram
 RVE communicatie
 Stadsregisseur
 Strategisch unit cluster Ruimte en Economie
Ontwikkelopgaven binnen de RVE V&OR:
 Inkoopregie
 Kaderstellen (stedelijke kaders)
 Stedelijk Assetmanagement
 Informatiemanagement
 Relatie opdrachtgever/opdrachtnemer
 Gebruiksmanagement
7
Overlegstructuur
Stedelijk programmeren zal de bestaande overlegstructuur, waarmee nu de afstemming van werkzaamheden
in Amsterdam wordt geregeld, veranderen. De overleggen worden zo ingericht, dat samenwerkingsafspraken
stedelijk geregisseerd kunnen worden, maar dat opdrachtgevers een eigen verantwoordelijkheid hebben voor
het slagen van de samenwerking.








Eigenarentafel (plus); De Eigenarentafel heeft een centrale rol bij het stedelijk programmeren. Dit is de
plek waar onder andere het Stadsprogramma door Stedelijke Programmering wordt gepresenteerd en
waar dilemma's ter keuze worden voorgelegd.
Strategisch Overleg; Het besluitvormend overleg van het samenwerkingsverband Coördinatiestelsel. Er
worden strategische ontwikkelingen besproken en het overleg dient als escalatie bij knelpunten. Het
overleg integreert op termijn met de Eigenarentafel.
Escalatie overleg; Het escalatieoverleg wordt ingeschakeld vanuit het projectvormingsoverleg, indien zich
daar projectgerichte knelpunten voordoen, die niet binnen het project opgelost kunnen worden. Het
overleg kan ook ingeschakeld worden door de Eigenarentafel, om een strategische ontwikkeling meer
tactisch/operationeel uit te werken.
Planvormingsoverleg ‘nieuwe stijl’; Het huidige Planvormingsoverleg wordt verbreed. Het overleg tussen
opdrachtgevers, belanghebbenden in de ondergrond en Stedelijke Programmering heeft tot doel om een
optimale uitvoeringmethode te kiezen, uitvoeringskosten te beperken en realistische, bindende afspraken
te maken.
Projectvormingsoverleg; Het Projectvormingsoverleg is project- en samenwerkingsgericht: het wordt
gehouden door partijen die samen een project gaan uitvoeren. Doel is de bureaucratische
afstemmingsdruk van het Coördinatiestelsel te verminderen en zo kosten en tijd te besparen.
Voorbereidingsoverleg; In het voorbereidingsoverleg worden de mijlpalen gevolgd, die een project moet
doorlopen als er gecombineerd gewerkt wordt.
Peilstokoverleg; In het peilstokoverleg verifieert de afdeling Stedelijke Programmering de ontvangen
ingezamelde input van de opdrachtgevers van projecten. Er worden verbanden gelegd tussen
asseteigenaren stadsbreed.
WWU (Werkgroep Werk in Uitvoering); De WWU is onderdeel van het vergunningverleningproces voor
een WIOR-vergunning, en beoordeelt BLVC-plannen van projecten die werkzaamheden op hoofdnetten
uitvoeren.
Transitie
Stedelijke Programmering start vanaf de zomer van 2014 en ontwikkelt in fases (de transitie) tot het gewenste
eindbeeld is bereikt. Stedelijk programmeren, zowel in de methodiek als in de manier van samenwerken, moet
een plek krijgen binnen de nieuwe organisatiestructuur. Stedelijk programmeren start met experimenteren en
gebruik maken van best practices. Vervolgens wordt geleerd van ervaringen in de praktijk en wordt de
methodiek doorontwikkeld. Samenwerking en communicatie zijn daarbij cruciaal. In de transitieperiode blijft de
winkel open.
8
Voorwaarden en aandachtspunten
Voorwaarden voor het goed functioneren van Stedelijke Programmering:
 Goede en uniforme informatie en data, aangeleverd door de stakeholders.
 Investering in informatievoorziening.
 Aansluiting van de cyclus van het Stadsprogramma op de begrotingscyclus.
 Voldoende capaciteit en expertise.
 Een goed functionerende Eigenarentafel.
Aandachtspunten:
 Het opstellen van een integraal programma door de asseteigenaren.
 Vastleggen van bevoegdheden en rollen.
 Huidige jaarbudgetten vs. gewenste/benodigde meerjarige en gebiedsgerichte budgetten.
 De voortgang van de ontwikkelopgaven binnen de RVE V&OR en andere processen in de gemeente.
 Te grote focus op methodiek in plaats van ‘lerend werken’.
 Te grote focus op korte termijn in plaats van de lange termijn.
 Cultuuromslag: planning op basis van inhoud in plaats van budget.
 De manier van werken wordt anders en dat vergt langdurige aandacht en inspanning.
Tot slot
De afdeling Stedelijke Programmering en bijbehorende processen zijn nog in ontwikkeling. Voor vragen,
opmerkingen en meer informatie kunt u contact opnemen met Gert Oosting (trekker van de ontwikkelopgave),
Cas Poldermans (van het projectteam), of via het algemene e-mailadres van de afdeling:
[email protected]
9