huishoudelijkreglement 2015-2016

Het Huishoudelijk Reglement van Saltoschool de Hobbitstee
1. Inleiding
Dit Huishoudelijk Reglement MR is met inachtneming van de voorschriften van het
medezeggenschapsreglement en de wet, vastgesteld voor de Medezeggenschapsraad van de Salto
Basisschool de Hobbitstee en is als bijlage genoemd in artikel 28 van het Reglement
Medezeggenschap, getekend 12 oktober 2015.
Aan het begin van elk schooljaar dient dit reglement geactualiseerd te worden.
2. Doelstelling
In dit huishoudelijk reglement worden onderling gemaakte afspraken vastgelegd en indien nodig
bijgesteld.
Het doel is duidelijkheid en transparantie voor MR-leden te verkrijgen. Daarnaast kan dit reglement de
overdraagbaarheid van kennis aan nieuwe MR-leden bevorderen.
3. De MR-leden
geleding
personeelsgeleding
oudergeleding
naam
lid sinds
Aftredend per
Peggy Krüpers
Sept 2011
Oktober 2017
Nini van Etten
Sept 2007
Oktober 2016
Bas Erps
Sept 2015
Oktober 2018
Marjon Hammer
Okt 2008
Oktober 2017
Linda Hagen
Okt. 2012
Oktober 2016
Sjoerd Zwart
Okt 2012
Oktober 2018
4. Taken voorzitter, secretaris en penningmeester
a.






b.







c.



d
De voorzitter, Sjoerd Zwart, is belast met:
de leiding van de vergadering
het in overleg met de secretaris opstellen van de agenda
het (mee-)ondertekenen van brieven
het naar buiten vertegenwoordigen van de Medezeggenschapsraad
het zorgen voor een actueel reglement (minimaal begin elk schooljaar)
Het maken van het jaarverslag van de MR
De secretaris is belast met:
het opstellen van de agenda in overleg met de voorzitter. Nini
het maken van de notulen. Marjon
het verzorgen interne en externe correspondentie samen met de voorzitter (Nini)
het beheren van medezeggenschapsraad archief (Nini)
het opzetten en bijhouden van de jaarplanning (Nini)
het up-to-date maken en houden van het MR gedeelte van de website (Bas)
het verzorgen van de stukjes vanuit de MR voor het mededelingenblad (Linda)
De penningmeester van de MR is belast met:
de financiële huishouding. Peggy
het jaarlijks opstellen van de begroting voor het volgende jaar. Peggy
goedkeuren uitgaven oudergelden. Sjoerd
Timekeeper bij M.R. vergaderingen: Bas
1
5. Agenda & Vergaderstukken & Jaarplanning
a. Agenda
De secretaris en de voorzitter stellen in overleg de agenda op, met in achtneming van de
onderwerpen in de jaarplanning.
De secretaris zorgt er voor dat de agenda met bijlagen een week voor aanvang van de vergaderingen
aan de MR-leden en genodigden wordt verstuurd.
De agenda wordt bij aanvang van de vergadering (eventueel na wijzigingen) definitief vastgesteld.
b. Vergaderstukken
Indien MR-leden vergaderstukken willen inbrengen dienen deze vooraf aan alle MR-leden verstuurd te
worden. De secretaris draagt zorg voor de verspreiding van algemene en ontvangen stukken.
Dergelijke stukken dienen uiterlijk een week voor aanvang van de vergadering verstuurd te worden.
MR-leden dienen de te behandelen stukken vooraf door te nemen.
5.3 Jaarplanning
Bij aanvang van elk schooljaar wordt een jaarplanning opgesteld, indien nodig wordt deze
jaarplanning bijgesteld. De jaarplanning bevat de doelstellingen en de te behandelen (formele en niet
formele) onderwerpen voor het komende schooljaar.
6. Vergaderingen & Aanwezigen & Besloten vergaderingen & Gasten
a. Vergaderingen
De MR belegt ongeveer 9x per schooljaar een openbare vergadering. De vergaderingen vinden plaats
op school in de avonduren. In principe op de maandag na het Salto GMR overleg. De data van deze
vergaderingen zijn te vinden in de schoolkalender.
Verder kan tussentijds altijd een vergadering ingelast worden.
- Vergaderingen van geledingen vinden ad- hoc plaats
Indien van een geleding meer dan één lid afwezig is wordt de vergadering verzet
b. Aanwezig bij vergaderingen
6.b.1 Aanwezigheid directeur
- De directeur is geen MR-lid. De directeur is op uitnodiging of eigen initiatief aanwezig bij de MR
vergadering. Zijn functie in deze is voornamelijk informerend en consult verlenend en
daarmee ondersteunend aan de MR.
6.b.2 Aanwezigheid penningmeester oudergelden
-
2 maal per jaar is de penningmeester van de activiteiten commissie in de MR vergadering
aanwezig. 1 maal om de oudergelden en de bijbehorende verdeling vast te stellen. 1 maal om
verslag te doen van de uitgaven van het afgelopen jaar als input voor de jaarlijkse ouder
presentatie.
c. Besloten vergaderingen
In geval er zaken besproken worden van vertrouwelijke aard, wordt dit aangeven op de agenda.
Hierbij zijn aanwezig de MR-leden en door de MR genodigden zoals de directeur. Van het besloten
deel wordt een apart verslag opgemaakt.
d. Gasten
Gasten zijn welkom bij het openbaar deel van een MR-vergadering. Gasten melden zich vooraf aan bij
een van de MR-leden. Gasten hebben in principe de mogelijkheid om tijdens een vergadering mee te
praten over “mr-zaken”. Mochten er te veel gasten zijn om een goede vergadering te kunnen houden,
dan kan de voorzitter op dat moment beslissen dat gasten slechts toehoorders zijn. Gasten hebben
geen stemrecht en dienen zich te houden aan de vergaderdiscipline. Wel kunnen hun opmerkingen
betrokken worden in de besluitvorming. Met besluitvorming wordt in dit kader advies en/of instemming
bedoeld. Als gasten zich tijdig (minimaal één week van te voren) aanmelden, kunnen de
vergaderstukken desgewenst door de secretaris vooraf aangeleverd worden.
2
7. Stemming
a. De MR beslist bij gewone meerderheid van stemmen, tenzij het MR-Reglement anders bepaalt.
Over zaken wordt mondeling en over personen wordt schriftelijk gestemd, tenzij de MR in een bepaald
geval anders besluit.
Blanco stemmen worden geacht niet te zijn uitgebracht.
Stemmen bij volmacht is mogelijk indien een MR-lid zijn stem schriftelijk kenbaar heeft gemaakt bij de
voorzitter
b. Wordt bij een stemming over personen bij de eerste stemming geen gewone meerderheid behaald,
dan vindt herstemming plaats tussen hen die bij de eerste stemming de meeste stemmen kregen.
Bij deze herstemming is diegene gekozen die dan de meeste stemmen op zich verenigd heeft. Indien de
stemmen staken, beslist het lot.
c. Bij staking van de stemmen over een door de MR te nemen besluit dat geen betrekking heeft op
personen, wordt deze zaak op de eerstvolgende vergadering van de MR opnieuw aan de orde
gesteld. Staken de stemmen opnieuw, dan wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.
8. Verslaglegging
8.a.1 Binnen twee weken na de vergaderingen worden door de notulist de verslagen gemaakt en
verspreid aan de MR-leden.
De vaststelling van de verslagen gebeurt op de volgende MR-vergadering. Hierna wordt dit verslag
door de notulist openbaar gemaakt via de website en mededelingenbord.
8.a.2 Door de notulist wordt een stukje opgesteld voor het mededelingenblad, dit kan een kort verslag
zijn van de MR-vergadering.
9. Jaarverslag & Jaarvergadering
a. Jaarverslag
De voorzitter maakt jaarlijks een verslag van de werkzaamheden van de MR in het afgelopen jaar.
Voor de financiële paragraaf is de penningmeester van de activiteiten commissie verantwoordelijk.
Voor uitgifte dient de MR het verslag goed te keuren.
De secretaris draagt er zorg voor dat het jaarverslag ter kennisneming gezonden wordt aan de MRleden, het Bevoegd Gezag, de schoolleiding, het personeel, de ouders, evenals aan de GMR. Voorts
draagt de secretaris er zorg voor dat het verslag ten behoeve van belangstellenden via de eerder
genoemde kanalen openbaar wordt gemaakt.
b. Jaarvergadering
Tenminste eenmaal per jaar, belegt de MR een jaarvergadering. Deze jaarvergadering wordt gewijd
aan de bespreking en toelichting van het Jaarverslag van de MR. De leiding van de jaarvergadering
berust in principe bij de voorzitter van de MR. Hij is echter bevoegd de leiding over te dragen aan
anderen, wanneer de omstandigheden daartoe aanleiding geven.
10. Onkostenvergoeding
De MR maakt gebruik van een vraag budget. Dat budget voorziet tenminste een vergoeding voor de
alle vergaderkosten, scholing, reiskosten, kinderopvang, lectuur, lidmaatschap AOB. De
medezeggenschapsraad kan één of meer deskundigen uitnodigen hem mondeling ook hierin voorziet
het vraagbudget.
Overige door een MR-lid gemaakte kosten ten behoeve van de MR, worden alleen vergoed nadat
vooraf goedkeuring, van de penningmeester en het bevoegd gezag, is ontvangen en bij declaratie een
bon met de gemaakte kosten overhandigd wordt aan de penningmeester.
11. Kandidaatstelling
Een vacature voor de oudergeleding wordt kenbaar gemaakt via een memo aan de ouders.
Een vacature voor de personeelsgeleding wordt vanuit het team ingevuld.
Als er zich meer kandidaten aanmelden dan er vacatures zijn, worden verkiezingen georganiseerd
conform het MR-reglement.
3
a. De MR heeft Annelies van Santvoort afgevaardigd naar de GMR. Zittingstermijn GMR is conform
huishoudelijk reglement van de GMR
b. Vertrek mr-lid
Indien een MR lid vertrekt zal hij/zij een klein “bedankje” van de medezeggenschapsraad ontvangen.
Het aftredende lid zal uitgenodigd worden voor het begin van een vergadering, zodat iedereen
afscheid van hem/haar kan nemen onder het genot van een kopje koffie met “iets lekkers”.
12. Procesbeschrijving begroting oudergelden, vaststelling ouderbijdrage en
budgetbewaking
Uitgangspunten
De begroting voor de oudergelden wordt opgesteld per schooljaar.
De begroting bestaat in meerderheid uit posten voor activiteiten welke door de Activiteiten Commissie
(AC). Het is daarom belangrijk de ideeën en plannen van de AC in de begroting mee te nemen.
De begroting wordt vastgesteld uiterlijk in de tweede MR vergadering in een schooljaar; op dat
ogenblik wordt ook de ouderbijdrage vastgesteld.
Zodoende is de begroting vastgesteld vóórdat de AC haar eerste activiteiten organiseert.
Procesbeschrijving
Stap 1- Wensbegrotingen opstellen: mei/juni
De AC stelt een eerste wensbegroting op voor de activiteiten die zij het volgende schooljaar wenst te
organiseren. De AC maakt hierbij gebruik van haar ervaring en de realisatie t.o.v. de begroting in het
achterliggende jaar.
Parallel hieraan stelt de MR een wensbegroting op voor de door de MR vast te stellen
begrotingsposten (klassenbijdrage, lustrumreservering etc.). De MR wint informatie in bij de Directie
van de school m.b.t. het te verwachten aantal leerlingen.
De (voorzitter van de) AC stuurt de begroting naar de (voorzitter van) de MR.
Stap 2 - Conceptbegroting opstellen: juni/juli
Vóór de zomervakantie stelt de MR een concept totaalbegroting op, waarin de wensbegroting van de
AC en de andere posten opgenomen zijn.
De MR beoordeelt deze begroting in relatie tot de daarvoor benodigde ouderbijdrage per kind.
Als toetsingskader hanteert de MR het eerder vastgestelde 'bestendige begrotingsbeleid' m.b.t. de
ouderbijdrage (stabiliteit, buffergrootte etc).
Stap 3 - Overlegfase (indien nodig): juli - augustus - september
Indien de wensbegroting en het beleid t.a.v. de ouderbijdrage niet beide gerealiseerd kunnen worden,
treden de (voorzitters van) de MR en AC in overleg. In gezamenlijkheid wegen MR en AC af:


De realisatie van het bestendig begrotingsbeleid
De haalbaarheid van de gewenste activiteiten - tegen de gewenste kwaliteit
De uitkomst kan leiden gewenste aanpassingen in :
4



de activiteitenbegroting (in aantal en kwaliteit),
andere begrotingsposten
de hoogte van de ouderbijdrage
Vanzelfsprekend streven MR en AC ernaar een gezamenlijk gedragen wensenpakket te formuleren.
Stap 4 - Definitieve vaststelling begroting en ouderbijdrage: september
De MR heeft de verantwoordelijkheid de definitieve begroting en ouderbijdrage vast te stellen. Het
definitieve besluit wordt aan de AC kenbaar gemaakt.
Vanaf dit ogenblik geldt de begroting als budget. Het staat de AC echter vrij om per activiteit af te
wijken van het budget indien gewenst, zolang de AC in totaliteit niet méér uitgeeft dan haar ter
beschikking wordt gesteld voor het schooljaar. (Het is evenwel ook niet wenselijk dat de AC veel
budget overhoud: het oudergeld is immers bedoeld voor de kinderen.)
Stap 6 - Innen van de oudergelden: oktober e.v.
De penningmeester voert de werkzaamheden tbv de inning van de oudergelden uit.
Stap 5 Monitoring van de begroting : gedurende het jaar.
"Besteders" van geld zorgen steeds voor snelle declaratie van de door hen gemaakte kosten.
De penningmeester zorgt steeds binnen 3 weken na afronding van een activiteit voor afwikkeling en
inzicht in de realisatie t.o.v. budget.
Deze realisatie wordt steeds aan AC en MR kenbaar gemaakt.
Indien de ontwikkelingen daar aanleiding toe geven, treden de voorzitters van de MR en AC in
overleg.
13. Goedkeuring
Aldus vastgesteld door de MR van de Salto basisschool de Hobbitstee te Eindhoven
Namens de Medezeggenschapsraad
Voorzitter: Sjoerd Zwart
Datum : 12-10-2015
Huishoudelijk reglement is op 12 oktober 2015 goedgekeurd door de MR. Sjoerd Zwart heeft dit
ondertekend. Zie ook scan met ondertekent laatste blad.
5