Faculteit Economie en Bedrijfskunde
advertisement
Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten Studiedag “ Strategische Planning voor Gemeentelijke Internationale samenwerking” 7 mei 2009 Prof. dr. Aimé Heene UGent www.heene.com 1 VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap Inhoud Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com 2 Wat is strategie? 3 VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com 4 VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com 5 VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap Strategie als “integrator” in de organisatie Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com 6 Processen van en voor strategische planning 9 Traditionele Strategische Planning VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap De 10 stappen in het model van Bryson 1. Initieer het proces en zorg voor draagkracht voor het proces binnen de organisatie 2. Identificeer het mandaat van de organisatie 3. Verduidelijk de missie en de waarden van de organisatie 4. Voer een SWOT analyse uit 5. Identificeer de strategische issues voor de organisatie 6. Formuleer strategieën om deze issues te managen 7. Beoordeel en kies het strategisch plan of de strategische plannen 8. Ontwikkel voor de organisatie een visie-op-het-succes 9. Ontwikkel een effectief implementatieproces 10. Evalueer strategieën en strategische processen tussentijds en stuur bij Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com 11 VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap Strategieformulering •Vijstappenmethode •SODA-methodiek Analyse INTERNE omgeving SWOT -analyse Strategie FORMULERING Strategie UITVOERING Analyse EXTERNE omgeving Strategie BIJSTURING Strategie EVALUATIE Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com 12 VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap Vijfstappen-methode 1. 2. 3. 4. 5. Welke visie kan vooropgesteld worden om tegemoet te komen aan de issues, de doelstellingen, de missie? Welke barrières zijn er voor de realisatie van deze visie? Welke ideeën zijn er om de geïdentificeerde barrières te overwinnen? Welke middellange termijn acties zijn nodig om deze ideeën concreet te implementeren? (1 à 2 jaar) Welke korte termijnacties zijn nodig om deze ideeën concreet te implementeren? (zes maand à 1 jaar) Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com 13 VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap SODA methodiek (strategiekaart) Actie Actie Actie Actie Actie Doel Actie Actie Actie Actie Actie Actie Actie Actie Strategie= netwerk van oorzaak-gevolg relaties Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com 14 VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap Managen van onzekerheid en onvoorspelbaarheid flexibiliteit onzekerheid Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com 16 VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap Managen van onzekerheid creëren van opties scenarioplanning omgevingsanalyse ontwikkelen van visie Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com 17 VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap Scenario’s Internet en e-business 1 gereguleerd 2 beperkte bandbreedte onbeperkte bandbreedte 3 4 niet gereguleerd Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com 18 scheiden Groot Oss en land concentratie Flankstad en rivierland 1 3 2 4 Stedelijk Oss en land http://www.toekomstvanoss.nl/ mengen spreiding Dorpenland Sturende elementen in de strategie missie en visie 20 VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap Twee doelstellingen van een missie Missie « Strategisch » doel Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com « Cultureel » doel 21 VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap De missie als een STRATEGISCH instrument •Een versterkte legitimering van de organisatie • Focus • Toetssteen •Een instrument voor MANAGERS voor het ontwikkelen van … Prof. Dr. Aimé Heene Heene-–www.heene.com Drs. Sebastian Desmidt 22 VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap De missie als een CULTUREEL coördinatiemechanisme • Aandacht voor de organisatiecultuur • Motivatie door «value congruence» • Beter leiderschap • Intern en extern communicatie-instrument voor het veranderen van gedrag in de organisatie Prof. Dr. Aimé Heene Heene-–www.heene.com Drs. Sebastian Desmidt 24 De missie: Ashridge-model (Campbell & Yeung) VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap Kenmerken van een goede missie •BEKNOPTHEID – is de missie zo beknopt mogelijk geformuleerd ? •AMBITIE – overstijgt de ambitie wat schijnbaar mogelijk is ? – is de missie eerder wenselijk dan haalbaar ? •BEREIKBAARHEID – is de missie concreet geformuleerd ? – kunnen de partijen die nodig zijn voor de realisatie van de missie worden gemobiliseerd? •KRITIEK EN SPANNING – kan men het redelijkerwijs (politiek) oneens zijn met de inhoud van de missie? – getuigt de missie van keuzes en gemaakte trade-offs? 28 VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap Visie Een visie verschaft de organisatie een mentaal beeld van een mogelijke en gewenste toekomst voor de organisatie (binnen de krijtlijnen die het mission statement uitzet). Missie = HUIDIGE en voortdurende situatie Visie = TOEKOMSTIGE en veranderlijke situatie VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap Nut van een visie De visie verklaring heeft tot hoofddoel om de organisatie in beweging te houden. Zonder een duidelijke missie loopt de organisatie het gevaar om alles te willen doen voor iedereen. Zonder visie daarentegen loopt de organisatie het risico te verzanden in besluiteloosheid tot de veranderende omgeving haar overbodig maakt. Raynor, M. E. 1998. That vision thing: Do we need it? Long Range Planning, (31)3: 368-377 KEUZES MAKEN VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap Een visie voor de NASA “I believe that this nation should commit itself to achieve the goal before this decade is out, of landing a man on the moon and returning him safely to earth” JFK, 25 mei 1961 “We do not know where this journey will end, yet we know this: Human beings are headed into the cosmos.” “Vision for space-exploration”-plan, Bush, 14 jan. 2004 Aandachtspunten bij het ontwikkelen van een visie • Ontwikkel een zo gedetailleerd mogelijke visie verklaring die breed genoeg is om op mogelijke opportuniteit en evoluties in te spelen maar haar wortels heeft in de realiteit van de organisatie. • Verwar de visie (wat je wenst te doen/te bereiken) niet met de missie (wat je doet). • Waak erover dat de visie meerdere facetten integreert: waarden, gewenste resultaten en een ideaal mentaal beeld van de gerealiseerde visie. • Gebruik de visie om strategieën te ontwikkelen die erop gericht zijn om de kloof tussen de missie en de visie te dichten. • Hou de visie verklaring levend. Verduidelijk de visie in elke publicatie en maak de visie deel van de dagelijkse planning. Eadie, D. 1995. Putting vision to powerful use in your organization. Nonprofit World, 13(4): 40-45. Analyse van sterkten, zwakten, opportuniteiten en bedreigingen (SWOT-analyse) 34 VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap SWOT Analyse van de externe OMGEVING Opportuniteiten (kansen) en bedreigingen Analyse van de ORGANISATIE zelf Sterkten en zwakten Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com 35 VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap Niveaus van omgevingsanalyse •Gebeurtenissen, ontwikkelingen en onderliggende structuren in de brede omgeving •Krachten in de onmiddellijke omgeving Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com 36 VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap Niveaus van analyse van veranderingen •Feiten •Ontwikkelingen •Onderliggende structuren Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com 37 VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap Opportuniteiten en bedreigingen •Gevolgen voor de organisatie van relevante (door het management als relevant beoordeelde) ‧ ‧ ‧ ‧ ‧ ‧ ‧ Technologische Wettelijke Politieke Economische Demografische Ecologische Culturele •gebeurtenissen, ontwikkelingen en onderliggende structuren Rainey, H., G. (1997). Analyzing the environment of public organizations (Chapter Four). Understanding & Managing Public Organizations. H. Rainey, G. San Francisco, Jossey-Bass Publishers: p. 79 Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com 38 De algemene omgeving Rainey, H., G. (1997). Analyzing the environment of public organizations (Chapter Four). Understanding & Managing Public Organizations. H. Rainey, G. San Francisco, Jossey-Bass Publishers: p. 79 VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com 40 VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap De krachten in de onmiddellijke omgeving van de publieke organisatie 1. Welke richting of prioriteiten beklemtonen de politieke toezichtsorganen? 2. Welke druk wordt vanuit professionele hoek uitgeoefend op de organisatie? 3. Welke uitdagingen stellen zich als resultaat van de commerciële druk of door concurrentie met organisaties vanuit de private sector? 4. Welke bezorgheden hebben de burgers en met welke macht worden deze bezorgdheden uitgedrukt door lobbying van drukkingsgroepen? 5. Waar hebben de gebruikers van de dienst nood aan en hoe sterk en dwingend wordt dit naar voor gebracht? Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com 41 VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap Sterkten en zwakten •Middelen •Structuren •Processen 1. 2. • • Tastbare middelen Ontastbare middelen Interne ontastbare Externe ontastbare •die het bereiken van de doelstellingen van de organisatie bevorderen of hinderen managementperspectief Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com systeemperspectief 42 VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com 43 VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap Sterkten - zwakten •Vestigingsplaats •Terreinen •Gebouwen •Machines, materiaal, materieel •Informatie- en communicatie-infrastructuur •Informatie en databases •Kennis •Vaardigheden •Attitudes •Waarden, normen, bedrijfscultuur •(Merk) •Imago •Reputatie •Netwerken, samenwerkingsverbanden •Financiële participaties Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com •Coordinatiemechanismen •Besluitvormingsprocessen •Onderzoek en ontwikkeling •Inkoop, aankoop •Productie, operaties •Marketing en communicatie •Human resource management •Technologie-ontwikkeling •Leiding geven •Financiën en administratie •Kwaliteitszorg •Veiligheidsbeleid •Milieuzorg •Beheerscontrole •Verloningsstructuren •Informatiemanagement •Horizontale organisatiestructuur •Verticale organisatiestructuur 44 VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap SWOT-matrix (confrontatiematrix) Opportuniteiten Sterkten Hoe kunnen we gebruik maken van onze sterktes om de kansen te benutten? Bedreigingen Hoe kunnen we gebruik maken van onze sterktes om de bedreigingen af te wenden? acties Zwakten Welke zwaktes moeten we wegwerken om de geboden kansen te benutten? Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com Welke zwaktes moeten we wegwerken om de bedreigingen af te wenden? 45 VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap Aanbevelingen voor een “goede” SWOT •Systematische scanning •Valide en betrouwbare informatie •Analyse- en synthesevermogen •Voldoende diepgang •Prioriteitsstelling •Een systeemperspectief •Een managementperspectief Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com 46 Stakeholders en stakeholdermanagement Joyce, P. (1999). Strategic Management for the public services. Buckingham, Open University Press, pp. 114-121 47 VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap Stakeholdermanagement •INHOUDELIJK ‧ wie zijn de stakeholders? ‧ hoe is de organisatie afhankelijk van de stakeholder? ‧ hoe is de stakeholder afhankelijk van de organisatie? ‧ hoe liggen de machtsverhoudingen tussen organisatie en stakeholders? ‧ hoeveel waarde zal worden gedistribueerd? ‧ hoe zal de waarde worden gedistribueerd? •PROCESMATIG ‧ hoe pro-actief of re-actief zal met stakeholders worden omgegaan? Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com 48 Examenpaper Types van stakeholders Mitchell, R. K., B. R. Agle, et al. (1997). “Toward a stakeholer theory of stakeholder identification and salience: Defining the principle of who and what really counts.” Academy of Management Review 22: 853-886. (Hoofdstuk 5, 186 e.v.) VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap Systeem-ontwerp Hoe ver reikt de stakeholder-ruimte? S organisatie S S S S GRENZEN? S NS Strategie= systeemontwerp Strategie = stellen en beoordelen van prioriteiten Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com 51 Resultaten, indicatoren en toetsingsbronnen 52 VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap Het Mape spectrum KOSTENEFFECTIVITEIT M A P E middelen activiteiten prestaties effecten EFFICIËNTIE doelmatigheid ZUINIGHEID EFFECTIVITEIT doeltreffendheid DOELBEREIKING Bouckaert, G. en T. Auwers (1999). Prestaties meten in de overheid. Brugge, Die Keure, p.17 Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com 54 VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap Performantiemeting •Beoogde resultaten Wat willen we bereiken? •Indicatoren Hoe gaan we vaststellen wat we bereikt hebben? •Toetsingsbronnen Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com Welke materiële evidenties zijn er? 55 VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap Vaststellen, evalueren en verbeteren van de effectiviteit stelt uitdagingen wegens: 1. De aard van de door de publieke organisatie nagestreefde effecten 2. Het belang van de omgeving voor het tot stand brengen van de effecten 3. Netwerken als (noodzakelijke) bronnen van effecten 4. Gevolgen van de democratische verdeling van macht en van bevoegdheden 5. Gevolgen van de aansturing door de politiek Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com 56
