Strategie en strategische planning

advertisement
Vereniging van Vlaamse Steden en
Gemeenten
Studiedag
“ Strategische Planning voor
Gemeentelijke Internationale samenwerking”
7 mei 2009
Prof. dr. Aimé Heene
UGent
www.heene.com
1
VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking
Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap
Inhoud
Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com
2
Wat is strategie?
3
VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking
Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap
Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com
4
VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking
Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap
Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com
5
VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking
Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap
Strategie als “integrator” in de
organisatie
Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com
6
Processen van en voor strategische
planning
9
Traditionele Strategische Planning
VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking
Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap
De 10 stappen in het model van
Bryson
1. Initieer het proces en zorg voor draagkracht voor het proces
binnen de organisatie
2. Identificeer het mandaat van de organisatie
3. Verduidelijk de missie en de waarden van de organisatie
4. Voer een SWOT analyse uit
5. Identificeer de strategische issues voor de organisatie
6. Formuleer strategieën om deze issues te managen
7. Beoordeel en kies het strategisch plan of de strategische plannen
8. Ontwikkel voor de organisatie een visie-op-het-succes
9. Ontwikkel een effectief implementatieproces
10. Evalueer strategieën en strategische processen tussentijds en
stuur bij
Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com
11
VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking
Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap
Strategieformulering
•Vijstappenmethode
•SODA-methodiek
Analyse
INTERNE
omgeving
SWOT -analyse
Strategie
FORMULERING
Strategie
UITVOERING
Analyse
EXTERNE
omgeving
Strategie
BIJSTURING
Strategie
EVALUATIE
Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com
12
VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking
Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap
Vijfstappen-methode
1.
2.
3.
4.
5.
Welke visie kan vooropgesteld worden om tegemoet te
komen aan de issues, de doelstellingen, de missie?
Welke barrières zijn er voor de realisatie van deze visie?
Welke ideeën zijn er om de geïdentificeerde barrières te
overwinnen?
Welke middellange termijn acties zijn nodig om deze ideeën
concreet te implementeren? (1 à 2 jaar)
Welke korte termijnacties zijn nodig om deze ideeën concreet
te implementeren? (zes maand à 1 jaar)
Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com
13
VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking
Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap
SODA methodiek
(strategiekaart)
Actie
Actie
Actie
Actie
Actie
Doel
Actie
Actie
Actie
Actie
Actie
Actie
Actie
Actie
Strategie= netwerk van oorzaak-gevolg relaties
Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com
14
VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking
Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap
Managen van onzekerheid en
onvoorspelbaarheid
flexibiliteit
onzekerheid
Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com
16
VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking
Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap
Managen van onzekerheid
creëren van opties
scenarioplanning
omgevingsanalyse
ontwikkelen van visie
Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com
17
VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking
Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap
Scenario’s
Internet en e-business
1
gereguleerd
2
beperkte
bandbreedte
onbeperkte
bandbreedte
3
4
niet gereguleerd
Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com
18
scheiden
Groot Oss en land
concentratie
Flankstad en rivierland
1
3
2
4
Stedelijk Oss en land
http://www.toekomstvanoss.nl/
mengen
spreiding
Dorpenland
Sturende elementen in de strategie
missie en visie
20
VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking
Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap
Twee doelstellingen van een missie
Missie
« Strategisch »
doel
Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com
« Cultureel »
doel
21
VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking
Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap
De missie als een STRATEGISCH
instrument
•Een versterkte legitimering van de organisatie
• Focus
• Toetssteen
•Een instrument voor MANAGERS voor het ontwikkelen van …
Prof. Dr. Aimé Heene
Heene-–www.heene.com
Drs. Sebastian Desmidt
22
VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking
Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap
De missie als een CULTUREEL
coördinatiemechanisme
• Aandacht voor de organisatiecultuur
• Motivatie door «value congruence»
• Beter leiderschap
• Intern en extern communicatie-instrument voor het
veranderen van gedrag in de organisatie
Prof. Dr. Aimé Heene
Heene-–www.heene.com
Drs. Sebastian Desmidt
24
De missie: Ashridge-model (Campbell & Yeung)
VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking
Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap
Kenmerken van een goede missie
•BEKNOPTHEID
– is de missie zo beknopt mogelijk geformuleerd ?
•AMBITIE
– overstijgt de ambitie wat schijnbaar mogelijk is ?
– is de missie eerder wenselijk dan haalbaar ?
•BEREIKBAARHEID
– is de missie concreet geformuleerd ?
– kunnen de partijen die nodig zijn voor de realisatie van de missie
worden gemobiliseerd?
•KRITIEK EN SPANNING
– kan men het redelijkerwijs (politiek) oneens zijn met de inhoud
van de missie?
– getuigt de missie van keuzes en gemaakte trade-offs?
28
VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking
Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap
Visie
Een visie verschaft de organisatie een mentaal
beeld van een mogelijke en gewenste toekomst
voor de organisatie (binnen de krijtlijnen die het
mission statement uitzet).
Missie = HUIDIGE en voortdurende situatie
Visie = TOEKOMSTIGE en veranderlijke situatie
VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking
Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap
Nut van een visie
De visie verklaring heeft tot hoofddoel om de organisatie in
beweging te houden.
Zonder een duidelijke missie loopt de organisatie het gevaar om
alles te willen doen voor iedereen.
Zonder visie daarentegen loopt de organisatie het risico te
verzanden in besluiteloosheid tot de veranderende omgeving haar
overbodig maakt.
Raynor, M. E. 1998. That vision thing: Do we need it? Long Range Planning, (31)3: 368-377
KEUZES MAKEN
VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking
Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap
Een visie voor de NASA
“I believe that this nation should commit itself to achieve the goal before this
decade is out, of landing a man on the moon and returning him safely to earth”
JFK, 25 mei 1961
“We do not know where this journey will end, yet we know this:
Human beings are headed into the cosmos.”
“Vision for space-exploration”-plan, Bush, 14 jan. 2004
Aandachtspunten bij het ontwikkelen van een visie
•
Ontwikkel een zo gedetailleerd mogelijke visie verklaring die breed genoeg is
om op mogelijke opportuniteit en evoluties in te spelen maar haar wortels
heeft in de realiteit van de organisatie.
•
Verwar de visie (wat je wenst te doen/te bereiken) niet met de missie (wat je
doet).
•
Waak erover dat de visie meerdere facetten integreert: waarden, gewenste
resultaten en een ideaal mentaal beeld van de gerealiseerde visie.
•
Gebruik de visie om strategieën te ontwikkelen die erop gericht zijn om de
kloof tussen de missie en de visie te dichten.
•
Hou de visie verklaring levend. Verduidelijk de visie in elke publicatie en
maak de visie deel van de dagelijkse planning.
Eadie, D. 1995. Putting vision to powerful use in your organization. Nonprofit World, 13(4): 40-45.
Analyse van sterkten, zwakten,
opportuniteiten en bedreigingen
(SWOT-analyse)
34
VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking
Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap
SWOT
Analyse van de
externe OMGEVING
Opportuniteiten (kansen)
en bedreigingen
Analyse van de
ORGANISATIE zelf
Sterkten en
zwakten
Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com
35
VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking
Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap
Niveaus van omgevingsanalyse
•Gebeurtenissen, ontwikkelingen en onderliggende
structuren in de brede omgeving
•Krachten in de onmiddellijke omgeving
Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com
36
VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking
Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap
Niveaus van analyse van
veranderingen
•Feiten
•Ontwikkelingen
•Onderliggende structuren
Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com
37
VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking
Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap
Opportuniteiten en bedreigingen
•Gevolgen voor de organisatie van relevante (door het
management als relevant beoordeelde)
‧
‧
‧
‧
‧
‧
‧
Technologische
Wettelijke
Politieke
Economische
Demografische
Ecologische
Culturele
•gebeurtenissen, ontwikkelingen en onderliggende
structuren
Rainey, H., G. (1997). Analyzing the environment of public organizations (Chapter Four). Understanding & Managing Public
Organizations. H. Rainey, G. San Francisco, Jossey-Bass Publishers: p. 79
Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com
38
De algemene omgeving
Rainey, H., G. (1997). Analyzing the environment of public organizations (Chapter Four). Understanding
& Managing Public Organizations. H. Rainey, G. San Francisco, Jossey-Bass Publishers: p. 79
VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking
Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap
Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com
40
VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking
Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap
De krachten in de onmiddellijke omgeving van de
publieke organisatie
1.
Welke richting of prioriteiten beklemtonen de politieke toezichtsorganen?
2.
Welke druk wordt vanuit professionele hoek uitgeoefend op de
organisatie?
3.
Welke uitdagingen stellen zich als resultaat van de commerciële druk of
door concurrentie met organisaties vanuit de private sector?
4.
Welke bezorgheden hebben de burgers en met welke macht worden
deze bezorgdheden uitgedrukt door lobbying van drukkingsgroepen?
5.
Waar hebben de gebruikers van de dienst nood aan en hoe sterk en
dwingend wordt dit naar voor gebracht?
Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com
41
VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking
Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap
Sterkten en zwakten
•Middelen
•Structuren
•Processen
1.
2.
•
•
Tastbare middelen
Ontastbare middelen
Interne ontastbare
Externe ontastbare
•die het bereiken van de doelstellingen van de
organisatie bevorderen of hinderen
managementperspectief
Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com
systeemperspectief
42
VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking
Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap
Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com
43
VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking
Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap
Sterkten - zwakten
•Vestigingsplaats
•Terreinen
•Gebouwen
•Machines, materiaal, materieel
•Informatie- en communicatie-infrastructuur
•Informatie en databases
•Kennis
•Vaardigheden
•Attitudes
•Waarden, normen, bedrijfscultuur
•(Merk)
•Imago
•Reputatie
•Netwerken, samenwerkingsverbanden
•Financiële participaties
Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com
•Coordinatiemechanismen
•Besluitvormingsprocessen
•Onderzoek en ontwikkeling
•Inkoop, aankoop
•Productie, operaties
•Marketing en communicatie
•Human resource management
•Technologie-ontwikkeling
•Leiding geven
•Financiën en administratie
•Kwaliteitszorg
•Veiligheidsbeleid
•Milieuzorg
•Beheerscontrole
•Verloningsstructuren
•Informatiemanagement
•Horizontale organisatiestructuur
•Verticale organisatiestructuur
44
VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking
Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap
SWOT-matrix (confrontatiematrix)
Opportuniteiten
Sterkten
Hoe kunnen we gebruik
maken van onze sterktes
om de kansen te benutten?
Bedreigingen
Hoe kunnen we gebruik
maken van onze sterktes
om de bedreigingen af te
wenden?
acties
Zwakten
Welke zwaktes moeten we
wegwerken om de geboden
kansen te benutten?
Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com
Welke zwaktes moeten we
wegwerken om de bedreigingen af te wenden?
45
VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking
Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap
Aanbevelingen voor een “goede”
SWOT
•Systematische scanning
•Valide en betrouwbare informatie
•Analyse- en synthesevermogen
•Voldoende diepgang
•Prioriteitsstelling
•Een systeemperspectief
•Een managementperspectief
Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com
46
Stakeholders en
stakeholdermanagement
Joyce, P. (1999). Strategic Management for the public services. Buckingham, Open University
Press, pp. 114-121
47
VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking
Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap
Stakeholdermanagement
•INHOUDELIJK
‧ wie zijn de stakeholders?
‧ hoe is de organisatie afhankelijk van de stakeholder?
‧ hoe is de stakeholder afhankelijk van de organisatie?
‧ hoe liggen de machtsverhoudingen tussen organisatie en
stakeholders?
‧ hoeveel waarde zal worden gedistribueerd?
‧ hoe zal de waarde worden gedistribueerd?
•PROCESMATIG
‧ hoe pro-actief of re-actief zal met stakeholders worden
omgegaan?
Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com
48
Examenpaper
Types van stakeholders
Mitchell, R. K., B. R. Agle, et al. (1997). “Toward a stakeholer theory of stakeholder identification and salience: Defining the
principle of who and what really counts.” Academy of Management Review 22: 853-886.
(Hoofdstuk 5, 186 e.v.)
VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking
Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap
Systeem-ontwerp
Hoe ver reikt de stakeholder-ruimte?
S
organisatie
S
S
S
S
GRENZEN?
S
NS
Strategie= systeemontwerp
Strategie = stellen en beoordelen van prioriteiten
Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com
51
Resultaten, indicatoren en
toetsingsbronnen
52
VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking
Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap
Het Mape spectrum
KOSTENEFFECTIVITEIT
M
A
P
E
middelen
activiteiten
prestaties
effecten
EFFICIËNTIE
doelmatigheid
ZUINIGHEID
EFFECTIVITEIT
doeltreffendheid
DOELBEREIKING
Bouckaert, G. en T. Auwers (1999). Prestaties meten in de overheid. Brugge, Die Keure, p.17
Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com
54
VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking
Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap
Performantiemeting
•Beoogde resultaten
Wat willen we bereiken?
•Indicatoren
Hoe gaan we vaststellen
wat we bereikt hebben?
•Toetsingsbronnen
Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com
Welke materiële evidenties
zijn er?
55
VVSG – Gemeentelijke Internationale Samenwerking
Faculteit Economie en Bedrijfskunde– Vakgroep Management en Ondernemerschap
Vaststellen, evalueren en verbeteren van de
effectiviteit stelt uitdagingen wegens:
1.
De aard van de door de publieke organisatie
nagestreefde effecten
2.
Het belang van de omgeving voor het tot stand
brengen van de effecten
3.
Netwerken als (noodzakelijke) bronnen van effecten
4.
Gevolgen van de democratische verdeling van macht
en van bevoegdheden
5.
Gevolgen van de aansturing door de politiek
Prof. Dr. Aimé Heene- www.heene.com
56
Download