Overgang naar de zone

Overgang naar de zone
Een verhaal over change management en het
beheer van processen
Voorstelling
Bert Brugghemans: projectleider BW
overgang naar de zone
Jeff Van Ouytsel: projectleider Stad
overgang naar de zone
Het proces van een succesvolle verandering?
1.
2.
3.
4.
Bereid de weg voor
Maak een plan van aanpak
Zorg dat het gebeurt
Bestendig de nieuwe situatie
1. Bereid de weg voor
• Waarom is de verandering nodig
• Verzamel een leidend team
Studie Deloitte
• Studie om verborgen kost te achterhalen
– Studie vooral belangrijk om te overtuigen van complexiteit en urgentie
– Politieke daad- en draagkracht realiseren
2. Maak een plan van aanpak
• Ontwikkel een visie en strategie voor de verandering
–
–
–
–
Samenwerking
Pragmatisme
Gefaseerde ontvlechting
Begeleide verandering
Strategie voor verandering
Actie
Periode
Strategische uitbouw project, politieke afstemming
Juli 14
Inventarisatie acties
Juli 14
Prioriteitstelling
Augustus 14
Opstart “onmiddellijke acties”
September 14
Opstart “kritische acties”
Oktober 14
Oplevering zone
December 14
Start fase 2
Januari 15
Operationalisering
•
•
•
•
Bilaterale werkgroepenstructuur
Mastertabel met gekoppelde actietabellen
Retroplanning besluitvorming
Overzicht wederzijdse taken
Bilaterale werkgroepenstructuur
Gekoppelde mastertabel: vb FIN
Gekoppelde mastertabel
…
Output van de mastertabel
…
Retroplanning besluitvorming
Overzicht taken brandweer-stad
3. Zorg dat het gebeurt
•
•
•
•
Communiceer²
Neem obstakels weg
Genereer kortetermijnsuccessen
Houd het tempo hoog
Belang van communicatie
• Je kan niet voldoende communiceren
–
–
–
–
–
–
–
–
Eenvoudig
Diverse kanalen
HERHALING
Het goede voorbeeld geven
HERHALING
Incosistenties communiceren en duiden
Geven en nemen
HERHALING
• Onderzoek communicatienoden/luister!
– Leidende coalitie kan niet oordelen over communicatiebehoeften
Communicatie
• Hoe hebben wij het gedaan:
– Informatiebehoefte continu bevragen
– Wekelijkse infomail naar trekkers van werkgroepen
– Wekelijkse nieuwsbrief (vraag vd week, woord vd week)
• +10% lezen sinds de nieuwsbrief korter en eenvoudiger is
– Informatiesessies (75% aanwezigheid)
• Alle ploegen
• Administratie niet vergeten!
– Intranet
• FAQ
• Alle presentaties open en bloot
– Ambassadeurs inzetten
Neem obstakels weg
• Hoofdtaak van BOZ
–
–
–
–
–
–
–
–
Capaciteiten verdelen
Prioriteiten stellen
Bemiddelen
Onderhandelen
Conflicthantering
Groepsbinding
Coaching
…
Genereer kortetermijnsuccessen
• 1/1/2015 is de overgang naar de zone
– Zorg dat een aantal minimale elementen klaar zijn
– Vier dit
– Maar val nadien niet stil
Minimale vereisten voor overgang naar de
zone
De brandweer moet kunnen uitrukken naar interventies
Er kunnen bestellingen worden uitgevoerd
Het personeel heeft een statuut en wordt uitbetaald
De brandweer moet kunnen uitrukken naar interventies
Wagens zijn overgedragen
LOG
Nummerplaten aangevraagd
LOG
Alle verzekeringen in orde
STAF
Tankkaarten in orde
LOG
FI
SB
LOG
FI
SB
PM
Het personeel heeft een statuut en wordt uitbetaald
personeelsbehoefteplan
zone
HR
personeel wordt betaald
operationeel personeel heeft
een keuze voor statuut kunnen maken
HR
PM
HR
PM
HR
PM
administratief personeel is gedetacheerd
FIN
FI
ICT
Er kunnen bestellingen worden uitgevoerd
er is een begroting
FIN
er is een meerjarenbeleidsplan en een
operationeel plan
FIN
OPS
FIN
FI
er is een mogelijkheid om bestellingen
uit te voeren
LOG
ICT
4. Bestendig de nieuwe situatie
• Leg de nieuwe cultuur vast
– Opleiding
– Intervisie
– Coaching
In het nieuwe verhaal
Overgang naar de zone is een tijdelijk verhaal
• Binnen een bepaalde tijd moeten we in stabiel(er) water
komen
• Verandering mag niet blijven duren
• Neem dit op in de planning (en communiceer hierover)
Documenten
• Projectstructuur
• Overzicht van processen
• Alle documenten te vinden via http://bit.ly/overgangzone
• Meer info via
– [email protected] (brandweer)
– [email protected] (stad)
Discussie