Document

“Free format”
Routekaart voor de transities
voor In voor zorg-coaches & interne projectleiders
Voordat u begint…
Doel van dit format: de interne projectleider en In voor zorg-coach te ondersteunen
bij het opstellen van een consistent, compact en resultaatgericht Plan van aanpak.
Deze routekaart biedt een gedachtelijn die helpt in het bezinnen op een veranderaanpak die past binnen de
lange termijn beweging van de gehele organisatie. De veranderaanpak is geen ‘traject in de organisatie’ ,
maar raakt de gehele organisatie. Het vormt een hefboom voor de beoogde kanteling. De resulterende
aanpak ligt in het verlengde van de visie en kernwaarden van de organisatie. De interventies raken hoofd
en hart van alle medewerkers en grijpen diep in op de bestaande cultuur, structuur en werkwijzen van de
organisatie. Het geeft antwoord op vragen als: wat is mijn positie en bestaansrecht in de toekomstige markt
en samenleving? hoe draagt de organisatie bij aan houdbare, toegankelijke en betaalbare zorg? en welke
verandering vergt dit van de organisatie?
Het bezinnen op de veranderaanpak aan de hand van deze routekaart is een belangrijke eerste stap in elk
In voor zorg-traject. Het is een interventie op zich: het stimuleert dialoog tussen verschillende lagen in de
organisatie en helpt in het ontwikkelen van gezamenlijke taal, scope en ambities voor lange termijn
beweging van de organisatie.
Gebruik de kennis van In voor zorg!
Informeer u op de website www.invoorzorg.nl over relevante kennisproducten, instrumenten en
interventies die ontwikkeld of toegepast zijn in eerdere In voor zorg-trajecten.
Neem in een vroeg stadium contact op met de adviseurs van de In voor zorg! teams Kennis, Leren &
Monitoring en Communicatie. Zij kunnen met u meedenken over uw veranderaanpak, de keuze van
interventies en instrumenten, het definiëren van doelen en bijbehorende (meetbare) resultaten en de
inzet van communicatie in uw verandertraject.
Routekaart: overzicht free format
Plan van aanpak
H1. Lange termijn veranderopgave
H2. Richten: mijlpalen korte termijn
H3. Van richten naar “inrichten”
Organisatieschets






H4. Van inrichten naar “verrichten”
Wat voor type zorgorganisatie bent u?
Welke branche en doelgroepen bedient uw organisatie?
Hoeveel locaties heeft uw organisatie? Waar bent u actief?
Wat is de missie en de visie?
Wat is de historie en achtergrond?
Welke belangrijke veranderingen hebben de afgelopen jaren
plaatsgevonden?
H5. Randvoorwaarden op orde!
H6. Voortgang in beeld
H7. Uitvoering, planning en begroting
Kerncijfers




Omzet:
Medewerkers [fte]:
Aantal cliënten:
Financieringswijze:
1.Lange termijn veranderopgave
Context: impact transities
1. Omgevingsanalyse: wat zijn de implicaties van de transities voor deze
organisatie (bij niet ingrijpen)?
(zo veel mogelijk kwantitatief beschreven)
Lange termijn doel
1.Vanuit je visie en kernwaarden: waar wil en kan de organisatie over 5/10
jaar staan en hoe draagt dit bij aan toekomstbestendige zorg in de
maatschappij?
2.Welke positie en bestaansrecht heeft de organisatie straks in de markt,
de samenleving en in het leven van de cliënten en verwanten?
2. Welke maatregelen heeft deze organisatie reeds getroffen?
(bv. contracten met gemeenten, marktanalyse, samenwerking etc.)
Veranderopgave
3. CHECK: in hoeverre is de organisatie al “regeerakkoord-proof”?
1.Wat moet er op korte termijn in de organisatie veranderen om het lange
termijn doel te bereiken? Benoem in hoeverre verandering van het huidige
besturings- en organisatiemodel noodzakelijk is.
2. Wat moet er op de korte termijn veranderen in het gedrag van cliënten,
verwanten en andere samenwerkingspartners?
Wat is het kantelpunt?
3. Wat is de kern van de veranderopgave?
Aanleiding
Waar staat de organisatie nu?
(IVZ-scan)
Ondersteuningsvraag In voor zorg!
1.Welke ondersteuning is nodig voor deze veranderopgave?
2. Welke rol van de In voor zorg-coach is wenselijk?
3. Wat is de verbinding van het IVZ-traject met de (onomkeerbare)
beweging die de organisatie wil maken? Hoe kan het IVZ-traject een
‘hefboom’ zijn in die kanteling?
H1
Richten: mijlpalen In voor zorg-traject
Effecten korte termijn
Tip: gebruik de indicatorenset als een inspiratiebron. De indicatoren die je
kiest/ontwikkelt moeten aansluiten bij het vraagstuk en de ambities van de
organisatie. Het moet je helpen zicht te houden op de voortgang van je
veranderbeweging. Beperk je tot de kern!
Effecten op het niveau van de organisatie:
 Meer tijd voor zorg met minder middelen >>
 Primaire proces is leidend
 Minder verspilling van middelen
 Ontregelen en ontdubbeling
Effecten op het niveau van de markt:
 Ervaren kwaliteit van zorg blijft gelijk of neemt toe
 Positie op de markt blijft gelijk of is verbeterd
 Verschuiving naar lichtere vormen van zorg (extramuraal)
Effecten op het niveau van de samenleving:
 Minder uitval, terugval en crisisopnamen
 Participatie van cliënten neemt toe
 Mensen wonen langer thuis
Effecten in de driehoek cliënt-informeel-professional:
 Eigen regie van cliënt neemt toe
 Zelfredzaamheid van cliënt neemt toe
 Zorg op Afstand per cliënt neemt toe
 Meer informele zorg
 Doeltreffende zorg voor de cliënt
 Eigen regelruimte professional
 Actuele vakkennis en (vak)ontwikkeling professional
Indicatoren: wat
gaan we meten?
Streefwaarden:
wat is de
ambitie?
Indicatoren stel je vast om te
meten of je (nog) de juiste dingen
doet (zie H6).
Professional in primair proces
heeft meer tijd voor zorg:
□ % cliëntgebonden tijd: ratio
directe uren/totale uren
□ % reistijd
Professional kan meer cliënten
verzorgen/ ondersteunen
□ caseload per FTE
□ Cliëntgebonden tijd stijgt
van 60% naar 75% per
afdeling
□ Reistijd neemt af van 20%
naar 15% per team
□ Caseload stijgt van 15
naar 18 cliënten per FTE
□ Productiviteit stijgt van 50%
naar 65% per team
Productiviteit van organisatie
stijgt
□ ratio omzet/ personeelskosten
>> Zie complete
indicatorenset IVZ
H2
Van richten naar ‘inrichten’
De veranderaanpak
1.Wat is de kern van de veranderaanpak?
2.Vanuit welke methodiek wordt de verandering ingezet?
Denk bijvoorbeeld aan: Rijnlands, Planetree, pilots /experimenten met
zelfsturing, Lean Six Sigma etc.
3.Uit welke fases bestaat het traject?
Denk bijvoorbeeld aan de 8 stappen van Kotter
Tip: het is belangrijk dat de veranderaanpak die je kiest, aansluit bij de
visie en kernwaarden van de organisatie.
Actoren
1. Welke actoren zijn betrokken in de veranderaanpak?
Denk bijvoorbeeld aan: zorgmedewerkers, ondersteunende dienst,
behandelteams, managers, medezeggenschap, cliënten, HRD adviseurs,
communicatie adviseur, bestuurder, samenwerkingspartners, gemeenten,
zorgkantoor, etc.
2. Welke rol spelen zij in de veranderaanpak?
Check! Dit bepaalt de scope van je verandering. Matcht dit met de
benoemde veranderopgave in H1?
Werkplek leren
1. Welke taken moeten verschillende medewerkers uitvoeren om de
gewenste resultaten te kunnen halen?
Vertaal hier je kernwaarden in concreet werkgedrag. Denk aan:
veranderende (zorg)inhoudelijke taken (b.v. rondom technologie),
teamtaken, managementtaken etc.
2. Bij welke van deze taken is ondersteuning nodig?
Tip: vraag het medewerkers zelf!
3. Welke ondersteuning ga je bieden?
Mensen leren het meest in de praktijk door:
- taken uit te voeren in het werk (70%),
- van elkaar te leren en van experts (20%)
- formele trainingen en workshops (10%).
Zorg ervoor dat de ondersteuning dus vooral gericht is op het
leren en werken in de praktijk en het leren van anderen. Beperk zo
veel mogelijk formele trainingen.
Tip! Filmpje 70-20-10: http://www.702010support.nl/wat-is-het.html
4. Waar/bij wie wordt de verantwoordelijkheid belegd?
Denk aan: P&O, HRM, Opleidingen, Kennis & expertisecentrum
Ondersteuning IVZ
 Welke kennis ontbreekt nu en is nodig? Hoe ondervangen?
 Welke kennis is al aanwezig in de organisatie, bij wie?
 Welke kennis levert het traject op?
H3
Van inrichten naar ‘verrichten’
Beweging: welke interventies ga je inzetten om
de beoogde effecten te bereiken?
1. Welke interventies worden ingezet?
Bijvoorbeeld: de werkplek inrichten als leer & ontwikkelplek, een MD traject voor
teamleiders, sluiten van locatie A, spiegelgesprekken met cliënten
2. Wie is/zijn onderdeel van de interventies?
Denk bijvoorbeeld aan: MT, afdelingen, teams, teamleiders, zorgmedewerkers,
vrijwilligers, cliënten, medezeggenschap
3. Hoe sluiten interventies aan bij wat er al gebeurt in de organisatie?
 Kan er verbinding worden gemaakt met lopende projecten op andere afdelingen/
locaties?
 Zijn de interventies consistent met de beweging die is ingezet en de visie en
kernwaarden die hieraan ten grondslag liggen?
CHECK!
Dragen deze interventies uiteindelijk bij aan de beoogde
effecten na 1,5 jaar? (zie H2)
 Impact op organisatie
 Impact op markt
 Impact op samenleving
 Impact op relatie cliënt-informeel-professional
Deze CHECK kan tussentijds terugkomen als onderdeel van
bredere reflectie & evaluatie (H6)
Inzet van communicatie
1.Wie zijn de doelgroepen?
Bepaal doelgroepen o.b.v. de gevolgen van de verandering, kennis over verandering, leerstijl, relatie tot verandering en naar verandervermogen/-bereidheid.
2,Wat is de kernboodschap?
Deze refereert aan de veranderopgave: waar staan en gaan we voor als organisatie?
3.Inzet van communicatiemiddelen?
Kies taal en middelen die bij de veranderaanpak passen en die ook de boodschap ondersteunen. Maak daarbij zowel gebruik van bestaande en nieuwe media.
4.Verandercontext?
Inventariseer wat tot nu toe is gecommuniceerd over de verandering. Hoe praten mensen in de organisatie over de verandering? Herhaal eventueel wat in het
verleden succesvol was in communicatie.
Voor meer informatie:
IVZ-handreiking communicatie bij verandertraject
H4
Randvoorwaarden op orde!
Condities voor succes
1. Wat zijn aanwezige condities / kansen voor het aanjagen/
versnellen van de veranderbeweging?
2. Wat zijn nog te realiseren condities voor succes?
Mogelijke risico’s en belemmeringen
1. Wat zijn aanwezige risico’s die we nu kunnen overzien, die de
veranderbeweging kunnen belemmeren?
Borging
Voortzetting: Hoe worden de interventies van het IVZ traject voortgezet in de
organisatie:
 Veranderaanpak: hoe zorg je dat het Rijnlands blijft?
 Communicatiestijl: hoe blijf je in gesprek met medewerkers?
 Monitoren: hoe blijf je kortcyclisch reflecteren op effecten?
 Leren: hoe organiseer ik “Leven lang leren”
 Afronding traject: hoe wordt de rol van de IVZ coach voortgezet?
 Rol van de IPL: hoe wordt de rol van intern projectleider belegd in de
organisatie (in de lijn, of in een programma etc.)
Verankering: Hoe worden de geleerde lessen en bereikte effecten geborgd in
de organisatie:
 Structuur: gewijzigde organisatiestructuur, inbedding in strategisch kader,
ICT-infrastructuur, kennisinfrastructuur,..
 Cultuur: inzet van ambassadeurs, voorbeeldrol, verankering in visie en
kernwaarden, …
 Werkwijze: bijv. nieuwe werkafspraken, nieuwe routines, werkvormen,
verankering in opleidingsvormen, leren in het werk opnemen.
2. Hoe gaan we die risico’s ondervangen?
H5
Voortgang in beeld
Reflectie en evaluatie
Tip: bepaal wie verantwoordelijk is voor het meten of ophalen van resultaten/cijfers
Beoogde effecten
zie H2
Indicatoren
zie H2
Streefwaarden
zie H2
Meetinstrumenten
>> zie IVZ toolbox
Meetmomenten
nulmeting, tussenen eindmeting
Organisatie
Markt
Samenleving
Client-informeelprofessional
Het organiseren van reflectie en bijsturing
 Hoe wordt reflectie en evaluatie georganiseerd op de beoogde effecten (H2)?
 Hoe worden metingen gebruikt in de veranderaanpak (H3) en interventies (H4)?
 Welke condities (H5) zijn gecreëerd zodat tussentijdse bijsturing / meebewegen
op nieuwe kansen en ontwikkelingen mogelijk is?
Tips
 Maak zo veel mogelijk gebruik van bestaande instrumenten
en registratiesystemen.
 Leg de regie over ‘wat’ en ‘hoe’ er opgehaald gaat worden
bij de medewerkers wiens werk het beïnvloedt.
 Maak ruimte voor gezamenlijke reflectie en bijsturing op
basis van nieuwe monitoringsinformatie.
H6
Uitvoering, planning en begroting
Organisatie, rol- en taakverdeling
1.Hoe ziet de organisatie er uit?
 Wat is de rol van de interne projectleider?
 Wat is de rol van de communicatie adviseur?
 Wat is de rol van de HRD adviseur?
 Wat is de rol van de In voor zorg-coach?
 Wat is de rol van de bestuurder?
Begroting
Hoe ziet de projectbegroting eruit?
Zie format begroting
2.Welke inspanning levert de organisatie?
 Welke tijd en middelen worden ingezet?
Planning
Koppel de fases in het verandertraject (H3) aan een tijdsplanning en geef aan wanneer In voor zorg coach(es) betrokken zijn.
CHECK! Sluit de planning aan bij:
- cruciale momenten, bijvoorbeeld: sluiting of opening locatie, nieuwbouw, fusie, contractering, etc.
- korte termijn effecten (zie H2) en communicatie mijlpalen (zie H4)
- interventies (zie H4)
- ondersteuning IVZ (zie H1 + H3)
- reflectie en evaluatie momenten (zie H6)
H7
IVZ-indicatorenset
Organisatie

Meer tijd voor zorg met minder middelen (% cliëntgebonden
tijd: ratio directe/totale uren, % reistijd, caseload per FTE, ratio
omzet/personeelskosten)

Primaire proces is leidend (% overhead, % overheadkosten,
aantal FTE managers/MT, aantal managers met (deels) andere
functie, aantal FTE voor ondersteunende diensten)


Minder verspilling van middelen (verzuim %, kilo’s of € aan
verspild voedsel, medicijnen, hulpmiddelen, papier , + aantal uur
voor zorgplan per cliënt, doorlooptijd zorgplan, % tijdsbesparing
zorgplan, % in-door-uitstroom personeel, mate van
voorwaardenscheppende organisatie)
Ontregelen en ontdubbeling (aantal + € afgeschafte regels,
protocollen, overleg)
Cliënt – informeel – professional

Ervaren kwaliteit van zorg blijft gelijk of neemt toe
(cliëntervaringen, ervaringen van familie /
cliëntvertegenwoordigers, ervaren kwaliteit door stakeholders,
bv. zorgkantoren, gemeenten, IGZ)

Eigen regie van cliënt neemt toe (zeggenschap, frequentie +
inhoud van gesprek cliënt en professional, mate waarin cliënt
kan bepalen wat hij wil doen of laten)

Zelfredzaamheid van cliënt neemt toe (mate van
zelfredzaamheid in leefdomeinen, specifieke taken, mate
waarin verwanten hun naaste herkennen in zorgplan)

Zorg op Afstand per cliënt neemt toe (% of aantal ZoA
cliënten; % + aantal + tijdsduur digitale contactmomenten per
cliënt)

Meer informele zorg (% cliënten met informele zorg, aantal
uren per cliënt, specifieke taken)

Doeltreffende zorg voor de cliënt (% daling aantal
instellingen / indicaties / intakes / zorgverleners gedurende
behandelperiode, % 1 cliënt/gezin-1 plan, % wachttijdreductie,
% urenreductie, % verkorte zorgtijd in relatie tot ZZP indicatie,
% cliënten in zorgpad)

Eigen regelruimte professional (% toename eigen regie in
werk, specifieke regeltaken van teams)

Actuele vakkennis en vak(ontwikkeling) professional
(mate van eigen verantw. voor taken en vakontwikkeling, %
toename kennisdeling en ondersteuning)
Markt
•
Stevige positie op de markt
(bekendheid / aantal contracten / afspraken met gemeenten, %
marktaandeel, aantal nieuwe markten / toename diensten
passend binnen Wmo en WLZ, prijs van dienstverlening past
(meer) binnen de verwachte tariefkorting, contracten /
contracteerruimte bij zorgkantoren, euro’s overproductie)
•
Verschuiving naar lichtere vormen van zorg (% cliënten dat
instroomt in 0e/1e lijn of extramuraal, % uitstroom intramuraal,
aantal plekken of cliënten intramuraal, % zwaardere ZZP’s,
omzet)
Samenleving

Minder uitval, terugval en crisisopnamen (% drop-outs, %
terugval, % cliënten met crisisopname)

Participatie van cliënten neemt toe (mate van participatie
van cliënt, mate van participatiebevordering)

Mensen wonen langer thuis (moment van opname voor
cliënt wordt uitgesteld (in weken) + € kostenbesparing)
IVZ-toolbox met meetinstrumenten
Toolbox
Meetinstrumenten organisatie
Meetinstrumenten cliënt-informeel-prof.
 Div. lean instrumenten:
 CQ index

Eenvoudige Regel Tool (KORELLE)

Standaard Kosten Model
 Div. eigen regie instrumenten:

IPA-vragenlijst
 Leer- en opleidingsplannen

Zelfredzaamheidsmeter (Vilans)
 Effectmetingsplan EMC

QueZ: vragen naar zelfregie
 Div. registratiesystemen & rapportages
 Div. zelfredzaamheidsinstrumenten

Zelfredzaamheidsmatrix
Meetinstrumenten markt

Zelfredzaamheidsmatrix (LOCOmotion)
 Marktanalyse / marktonderzoek

Zelfredzaamheidsmeter en –scan (Vilans)
 Div. registratiesystemen & rapportages

Effectenster (ActiZ)
 Div. Zorg op Afstand instrumenten
Meetinstrumenten samenleving
 Div. participatie-instrumenten:

Participatieladder

Effectenster-Werk (ActiZ)
 Div. registratiesystemen & rapportages
+ voorbeelden van Businesscases, MBc’s
 Mantelscan
 Samenspelscan
 Vrijwilligersscan
 Div. teamontwikkeling instrumenten

Teambarometer

Van Amelsfoort

Belbin teamrollen
 Dashboards en Verbetermeter (ActiZ)