Beoordelen resultaten kostenonderzoek

Beoordelen resultaten
kostenonderzoek
G.A. van Ankum
Belastingen
Beoordelen resultaten
Dat een vaste kostenvergoeding onderbouwd moet zijn
naar aard en veronderstelde omvang van de kosten is
niets nieuws. Maar sinds de invoering van de werkkostenregeling moet de inhoudingsplichtige voor nieuw toe te
kennen vaste kostenvergoedingen vooraf een onderzoek
doen naar deze aard en veronderstelde omvang. Hoe dit
onderzoek wordt aangepakt mag de inhoudingsplichtige
zelf bepalen, maar de resultaten van het onderzoek moeten de inhoudingsplichtige duidelijkheid verschaffen over
de aard en omvang van de kosten die uit de vaste kostenvergoeding bestreden gaan worden. Bij het beoordelen
van een kostenonderzoek moet rekening worden gehouden met de hiernavolgende aandachtspunten.
Uitgangspunt onderzoek
Kaders onderzoek
Meester, beiden specialist
loonheffingen bij de Belastingdienst in Eindhoven. Allen
hebben dit artikel op persoonlijke
titel geschreven.
Allereerst zal de inhoudingsplichtige moeten
bepalen wat het doel is van het kostenonderzoek. Heeft hij geen idee van de kostensoorten die door zijn werknemers worden gemaakt, dan moet het onderzoek veel breder
worden opgezet dan als de werkgever al een
beeld heeft van de kostensoorten die hij wil
gaan vergoeden, maar waarvan hij slechts de
hoogte van de kosten wenst vast te stellen.
Inhoudingsplichtige moet
eerst doel
kostenonderzoek bepalen
Het is ook mogelijk een kostenonderzoek te
houden om vast te stellen of wel sprake is van
een homogene groep van werknemers. Een
homogene groep van werknemers is een
groep van werknemers die vanuit het oogpunt
van gemaakte kosten in dezelfde omstandigheden verkeren. Vaak is dit een groep werknemers met dezelfde functie, zoals bijvoorbeeld vertegenwoordigers. Maar een groep
directeuren hoeft geen homogene groep te
zijn. Een financieel directeur (binnenfunctie)
kan een heel ander kostenpatroon hebben
dan een commercieel directeur die vaak onderweg is. Een kostenonderzoek kan dus ook
gebruikt worden om een inzicht te krijgen in
de kostenpatronen van werknemers om zo de
homogene groep te bepalen.
Als het doel van het onderzoek duidelijk is en
de selectie van de deelnemers aan het onderzoek is vastgesteld, dan moeten de deelnemers nauwkeurig worden geïnstrueerd over
wat er van hen wordt verwacht gedurende het
onderzoek. Informeer hen uitgebreid over wat
hen te wachten staat, welke kosten wel en
welke kosten niet moeten worden verantwoord en op welke wijze. Wanneer moet er
wat worden ingeleverd en hoe. Met name dat
laatste is vaak een gevoelig item. Werknemers
zullen uit zichzelf niet gemakkelijk gemotiveerd zijn voor deze extra administratieve
last. Oplossing daarvoor zou kunnen zijn het
onderzoek (deels) te laten begeleiden door
een belastingadviesbureau dat met behulp
van een webbased programma de kosten kan
verwerken die de werknemer via de mobiele
telefoon ’s avonds vanaf de bank even snel
heeft ingevoerd.
Drs. Guido van Ankum, EY
Human Capital te Rotterdam
en Elles Jacobs en Liesbeth
16 | SalarisMagazine augustus 2015
Beoordelen onderzoekresultaten
Als het onderzoek is afgerond – na een goede
instructie vooraf, een goede begeleiding van
de werkgever of zijn adviseur gedurende de
looptijd van het onderzoek en na het nodige
aandringen om de gevraagde gegevens aan te
kostenonderzoek
leveren – kan de beoordeling van de onderzoeksresultaten aanvangen.
1. Fiscale toelaatbaarheid
Daarbij is een niet gering onderdeel van de
beoordeling de fiscale toelaatbaarheid van de
kostensoorten. Is sprake van een kostensoort
die aan te merken is als intermediaire kosten
of vallen deze kosten onder een gerichte vrijstelling?
Voorbeeld
Werkgever A is van plan de volgende kosten te gaan vergoeden voor zijn vertegenwoordigers:
Kosten verbonden met de leaseauto
Lunches/kleine kosten onderweg
Natuurlijk is het sinds de invoering van de
werkkostenregeling mogelijk ook belaste elementen in de vaste kostenvergoeding op te
nemen, en deze ten laste van het werkkostenforfait te laten vallen.
2. Reikwijdte onderzoek
Als het onderzoek zich beperkt heeft tot bepaalde kostencategorieën en worden toch andere kostensoorten ter onderbouwing meegenomen door de werknemers, dan moeten
deze weggelaten worden uit het resultaat.
3. Groep van werknemers
Als het kostenonderzoek zich heeft gericht op
vaste kostenvergoedingen voor groepen van
werknemers, dan telt het resultaat van alle geselecteerde werknemers mee voor de bepaling
Voorbeeld
Werkgever A wil een vaste
kostenvergoeding gaan verstrekken voor zijn vertegenwoordigers en zal daarom gedurende de onderzoeksperiode
de vertegenwoordigers vragen
alle kosten die zij maken voor
hun dienstbetrekking bij te
houden. Dit alles zal de werkgever meenemen in het onderzoek. Na afloop van het onderzoek zal de omvang en de
hoogte van de vaste kostenvergoeding bepaald worden op
basis van deze kosten.
Werkgever A weet dat zijn vertegenwoordigers ook vaak gaan dineren met klanten. Toch wil hij hiervoor geen vaste vergoeding geven, maar hij wil dat de vertegenwoordigers deze kosten via de company creditcard declareren. Kosten voor
zakelijke diners kunnen en hoeven dan ook niet meegenomen te worden in het
onderzoek. De kosten die worden bijgehouden voor de bovenvermelde twee
kostencategorieën zullen gebruikt worden om de hoogte van de vergoeding te
bepalen.
van de hoogte van het onderzoek. Dit betekent
dat als de werknemer geen zin had om deel te
nemen en geen kosten heeft onderbouwd, dit
resultaat ook meetelt. Uiteraard kunnen er wel
andere redenen zijn waarom een werknemer
die niets heeft ingeleverd buiten de resultaten
blijft. Dit is het geval als hij niet meer representatief is voor de rest van de populatie. Bijvoorbeeld bij ziekte, een conflict met de werkgever, bij non-activiteit of in de opzegtermijn.
4. Bewijsmiddelen en realiteitsgehalte
De inhoudingsplichtige moet aannemelijk maken dat zijn werknemers kosten maken waarvoor een vaste kostenvergoeding kan worden
verstrekt. De werkgever mag daar zelf de gegevens voor leveren. Bij de bewijsmiddelen
Als de bonnen
stuk voor stuk
beoordeeld zijn,
is het onderzoek nog niet
afgerond
die de werkgever daarbij aanvoert, zal het in
bijna alle gevallen gaan om betalingsbewijzen
zoals bonnen, nota’s, facturen en bankgegevens. De betalingsbewijzen dienen aan de
volgende voorwaarden te voldoen.
Uitgangspunt is dat sprake moet zijn van
originele betalingsbewijzen.
Datum: valt de betreffende bon in de onderzoeksperiode? Als dat niet het geval is,
kan deze niet geaccepteerd worden, tenzij
de kostenpost kan worden verdeeld over
een langere periode. Dit laatste is bijvoorbeeld het geval als er een jaarabonnement
van vakliteratuur ineens wordt betaald.
Tijdstip: een lunch om 8.15 uur is niet
aannemelijk, dus kan ook niet worden geaccepteerd.
Locatie: een lunch tijdens een dienstreis
moet ook daadwerkelijk tijdens de dienstreis zijn genoten, dus niet tussen huis en
kantoor of bij kantoor om de hoek.
De omschrijving: bij parkeerkosten van de
auto van de zaak is de omschrijving niet
relevant, maar bij lunchkosten of representatiekosten bijvoorbeeld, zijn die wel degelijk van belang. Indien uit de omschrijving
niet duidelijk het zakelijke belang blijkt
kunnen de betreffende kosten niet
worden geaccepteerd. De aanname
SalarisMagazine augustus 2015 | 17
Belastingen
Met stelposten zonder betalingsbewijzen kan
geen rekening worden gehouden.
Voorbeeld
Vaststellen hoogte en omvang
kostencategorieën
Uit het kostenonderzoek bij
werkgever A blijkt dat meerdere vertegenwoordigers kledingkosten hebben opgevoerd. In
het kader van hun dienstbetrekking is het gewenst in pak
met stropdas gekleed de klanten te bezoeken. Deze kosten
vallen niet onder de fiscale definitie van werkkleding, dus is
onbelaste vergoeding van deze
kosten niet mogelijk. Deze
kosten kunnen dan niet een
onbelaste vergoeding onderbouwen.
Als de bonnen stuk voor stuk beoordeeld zijn,
is het onderzoek nog niet afgerond. De vergoeding moet immers naar aard en omvang
onderbouwd zijn. Uit de brij van bonnen zal
dus een totaal per kostensoort moeten komen.
Hiermee zal dus bij het beoordelen al rekening moeten worden gehouden. Niet alleen
maar goed of fout, maar:
Kostensoort A, B, C, D, etc, of
Werkkost, of
Niet accepteren
‘de bon wordt ingeleverd, dus zal wel zakelijk zijn’ is te kort door de bocht.
Frequentie van uitgaven: in de onderzoeksperiode 3 keer per week de auto van de
zaak wassen is al niet aannemelijk, maar
nog minder aannemelijk is dat dat buiten
de onderzoeksperiode ook gebeurt. Zo ook
met vakliteratuur. Het is niet aannemelijk
dat buiten de onderzoeksperiode meerdere
boeken per maand worden gekocht. Er
moet dus ook getoetst worden op realiteitsgehalte dan wel aannemelijkheid.
Ook bij deze verdeling is het praktisch erg
handig als de werknemer digitaal (al dan niet
met de mobiel) aangeeft welke kostensoort
het betreft. In dat geval hoeft alleen nog maar
gecontroleerd te worden of dat juist is ingevuld, maar dan hoeft de beoordelaar dat onderscheid niet meer te maken.
Met de resultaten van het onderzoek per
deelnemer is het onderzoek ook nog niet afgerond. Zo kan het zijn dat er ‘vervuilende’
factoren zijn die het onderzoeksresultaat beïnvloeden, die kunnen worden geëlimineerd.
Vervolgens zal per homogene groep moeten
worden bepaald wat de vergoeding voor die
groep is.
Voorbeeld
Werkgever A heeft onder 3 vertegenwoordigers een onderzoek gehouden. Dit
heeft de volgende resultaten opgeleverd:
Februari
Maart
April
Werknemer 1
€100
€150
€50
€100 gemiddeld
Werknemer 2
0
0
0
0 gemiddeld
Werknemer 3
€75
€100
€125
€100 gemiddeld
Indien werknemer 2 geen zin had om mee te doen, zal het resultaat van de
onderbouwde kosten zijn: €200/3= €67, en niet €100
18 | SalarisMagazine augustus 2015
Met het eindresultaat zal vervolgens iets gedaan moeten worden. Is het nodig de hoogte
van de vergoedingen aan te passen? Leidt het
nog tot correcties over het verleden? Moeten
regelingen worden herzien? Daarnaast is het
raadzaam een declaratiereglement op te stellen (indien ook gedeclareerd mag worden
naast de vaste vergoeding). In ons volgende
artikel gaan we verder in op dit onderwerp.
Afspraken Belastingdienst
Het is veelal raadzaam het resultaat van het
onderzoek te bespreken met de Belastingdienst, met het doel een goedkeuring te krijgen
voor de vergoedingen voor een aantal jaar. In
de praktijk veelal vijf jaar. Het komt er dus inderdaad op neer dat als werknemers een aantal maanden laten zien kosten te maken, dat
de vergoeding vijf jaar lang gegeven kan worden. Ook de Belastingdienst kent dit principe
en zal dus alleen akkoord gaan met de resultaten van het onderzoek indien blijkt dat gedurende het onderzoek kritisch is gekeken naar
de door de werknemers opgevoerde kosten.
Natuurlijk kan al in een vroeg stadium met
de Belastingdienst de opzet van het onderzoek worden besproken en afgestemd. Dan
kan de discussie over de resultaten van het
onderzoek grotendeels voorkomen worden.
Afronding
Een kostenonderzoek kan meerdere doelen
hebben, zorg op voorhand voor een duidelijk
beeld van dat doel en richt de voorbereiding
en het onderzoek daar ook op in. Een serieuze aanpak levert de beste resultaten op. Vraag
niet alleen werknemers bonnetjes te verzamelen, maar geef ook aan welke bonnen en
waarom. Gedurende het onderzoek zal er voldoende (fiscale) kennis moeten zijn om bonnen te beoordelen en eventueel werknemers
nog bij te sturen. Houdt een en ander administratief zo eenvoudig mogelijk, gebruik waar
mogelijk de voor handen zijnde ICT. Stem de
resultaten af met de Belastingdienst, zodat er
de komende vijf jaar geen discussie zal ontstaan.
Als een kostenonderzoek op deze manier is
het opgezet, uitgevoerd, beoordeeld en afgestemd, is het weliswaar even 3 maanden behoorlijk veel werk, maar levert het wel een
zekerheid op in plaats van een risico op
een naheffing.
Ernst & Young LLP
Accountancy | Belastingen |
Transacties | Advies
Over Ernst & Young
Ernst & Young is wereldwijd
toonaangevend op het gebied van
accountancy, belastingen, transacties
en advies. Onze 135.000 mensen
delen wereldwijd dezelfde waarden en
staan voor kwaliteit. Wij maken het
verschil door onze mensen, onze
cliënten en de samenleving te helpen
hun mogelijkheden optimaal te
benutten.
Guido van Ankum
Is verbonden aan
Ernst & Young Belastingadviseurs LLP
Tel:
088-4073770
E-mail: [email protected]
Verschenen in:
Elsevier Salarismagazine 28 (2015)
augustus, p. 16-18
een uitgave van
Reed Business te Doetinchem
Voor meer informatie: www.ey.nl
Disclaimer
Dit bericht is met grote
zorgvuldigheid samengesteld. Voor
mogelijke onjuistheid en/of
onvolledigheid van de hierin
verstrekte informatie aanvaardt Ernst
& Young geen aansprakelijkheid,
evenmin kunnen aan de inhoud van
dit bericht rechten worden ontleend.
© Ernst & Young 2015
Beoordelen resultaten kostenonderzoek / G.A. van Ankum. - ESM2015/0708/05