Randvoorwaarden financiële ondersteuning

PROJECTOPROEP DE MERODE
Quick Wins 2013 – 2014
REGLEMENT
Inhoudstafel.
1.
REGLEMENT. ............................................................................................................ 2
1.1.
PROCEDURE. ..................................................................................................... 2
art. 1:
Wie kan een project indienen? ............................................................... 2
art. 2:
Welke projecten komen in aanmerking - selectiecriteria? ................. 2
art. 3:
De selectie, de selectiecriteria en de goedkeuring van de
projectvoorstellen. ...................................................................................................... 3
art. 4:
De uitvoering van de projecten. ............................................................. 4
art. 5:
Wanneer wordt er uitbetaald? ................................................................ 4
art. 6:
Communicatie - meldingsplicht - informatieverstrekking? ................ 4
art. 7:
Declaratiedossier. ..................................................................................... 5
art. 8:
Controle. ..................................................................................................... 5
1.2.
RICHTLIJNEN FINANCIËLE ONDERSTEUNING. ........................................... 6
art. 9:
Projectsubsidie. ......................................................................................... 6
art. 10: Welke kosten komen in aanmerking?.................................................... 6
art. 11: Welke kosten komen niet in aanmerking? ............................................ 6
art. 12: Hoe kunnen kosten worden ingediend? ................................................ 7
art. 13: Het correct aangeven van de juiste projectkosten. ............................ 7
art. 14: Hoe wordt uitbetaald? .............................................................................. 7
1. REGLEMENT.
1.1. PROCEDURE.
art. 1: Wie kan een project indienen?
Alle lokale verenigingen, ondernemers, gemeentebesturen, provinciebesturen, organisaties,
scholen of bewoners die een project willen realiseren binnen de perimeter van het
Plattelandsproject de Merode (zoals aangegeven in het ‘Integraal Plan 2012-2017’, pagina 9).
Verenigingen, ondernemers, gemeentebesturen, provinciebesturen, organisaties, scholen of
bewoners die een project willen uitvoeren dat rechtstreeks bijdraagt tot de uitvoering van het
vernieuwde ‘Integraal plan, 2012 – 2017’.
Elke indiener kan maximaal 2 projecten indienen.
art. 2: Welke projecten komen in aanmerking - selectiecriteria?
De ingediende projecten dienen te kaderen binnen één van de vier pijlers van het vernieuwde
‘Integraal plan de Merode, prinsheerlijk platteland, 2012 – 2017’. De vier pijlers geven
uitvoering aan de projectmissie de Merode.
Pijler 1: de Merode, platteland met klasse;
Speerpunt 1.1: We koesteren ons waardevol landschappelijk, onroerend en
cultureel erfgoed
Speerpunt 2.2: We koesteren ons waardevol natuurlijk erfgoed
Speerpunt 2.3: We koesteren onze stilte, rust en ruimte als belangrijke
Erfgoedwaarden
Pijler 2: de Merode, innovatief en gastvrij platteland;
Speerpunt 2.1: We versterken onze lokale plattelandseconomie
Speerpunt 2.2: We versterken onze duurzame landbouw
Speerpunt 2.3: We versterken onze toegankelijkheid en gastvrijheid
Pijler 3: de Merode, zelfbewust platteland;
Speerpunt 3.1: We onderscheiden ons door onze herkenbaarheid
Speerpunt 3.2: We onderscheiden ons door onze communicatie en educatie
Speerpunt 3.3: We onderscheiden ons door onze gemeenschap van inwoners
Pijler 4: de Merode, zelfstandig platteland.
Speerpunt 4.1: We verankeren de Merode voor toekomstige generaties
Het vernieuwde ‘Integraal plan de Merode, prinsheerlijk platteland, 2012 – 2017’ kan
aangevraagd worden op het projectsecretariaat, Vlaamse Landmaatschappij, Cardijnlaan 1 B-2200
Herentals 014/258300 of via [email protected]/. Of is digitaal ter beschikking op
www.demerodeonline.be (http://www.demerodeonline.be/?attachment_id=903).
De ingediende projecten mogen niet in tegenspraak zijn met de doelstellingen die
opgenomen zijn in eerder goedgekeurde beleidsdocumenten (Vlaams, provinciaal of
lokaal niveau).
De projecten moeten op korte termijn uitvoerbaar zijn, dit wil zeggen dat ze voor 31 december
2015 moeten worden uitgevoerd. De uitvoering mag pas starten na de toekenning van de subsidie
bij ministerieel besluit(zie verder bij richtlijnen financiële ondersteuning). Eerder gerealiseerde
2
initiatieven, initiatieven die reeds in realisatie zijn en initiatieven in realisatie die de eindtermijn van
31 december 2015 overschrijden, komen niet in aanmerking voor de subsidie. Projecten die in een
vorige oproep van Quick Wins werden betoelaagd, komen niet meer in aanmerking.
Bij het indienen van meerdere aanvragen voor delen van één groter project, wordt slechts één
subsidie toegekend, namelijk die met het hoogste aangevraagd bedrag.
De projectsubsidie moet een wezenlijke bijdrage leveren tot de realisatie van het project.
Projecten komen in aanmerking als het aanvraagformulier correct is ingevuld én tijdig via een
schriftelijk, ondertekend schrijven én digitaal bezorgd wordt aan het projectsecretariaat de Merode
(uiterste indieningstermijn = vrijdag 15 augustus 2014, 9u00).
Projectindieners die dit wensen, kunnen tot 1 augustus van het projectsecretariaat de Merode
feedback krijgen over hun dossier.
art. 3: De selectie, de selectiecriteria en de goedkeuring van de projectvoorstellen.
De hiervoor ingediende projectvoorstellen worden door het projectsecretariaat getoetst aan de
selectiecriteria (zie art.2) en door een onafhankelijke jury beoordeeld:
De ingediende projecten dienen te passen in minstens één van de 4 pijlers van het integraal plan.
De projectaanvrager geeft duidelijk aan in welke pijler(s) zijn project zich situeert.
De jury zal elk projectdossier apart beoordelen en advies geven. Een maximumbedrag van
€ 80.000 wordt verdeeld over de goedgekeurde projecten, met een maximum van € 4.000
cofinanciering per dossier (cofinanciering van 50%).
De ingediende projectdossiers geven in ieder geval uitvoering aan het geactualiseerd integraal plan
de Merode.
Bij de projectopzet kan inspiratie gevonden worden in de vijf thema’s die centraal staan in de
gebiedsontwikkeling van de Merode, prinsheerlijk platteland:
1. Merode, prinsheerlijk platteland: de verhaallijn vormt de link met de familie de Merode
en verwijst naar het ontstaan van het plattelandsproject. Het gaat dan om bv. de sporen
die de familie in het landschap achterlieten, de herinneringen die bij de bewoners leven
over de familie, de erfschatten die zij schonken en/of bezitten,… Ook algemene associaties
zoals prinsen en prinsessen liggen in het verlengde van deze verhaallijn.
2. Merode, prinsheerlijk platteland: de verhaallijn verwijst naar de witheren en de abdijen
van Tongerlo en Averbode, de kunst die er aanwezig is, de orde van witheren, de
invloedsfeer in de ontwikkeling van het landschap, economische activiteiten, …
3. Deze verhaallijn verwijst naar het natuurlijk erfgoed dat aanwezig is in de Merode, het
landschap, de natuurontwikkeling, de bossen en de riviervalleien van Nete en Demer.
Hierbij hoort ook hoe de bewoners het landschap hebben gebruikt, bewoond en bewerkt.
4. De vierde verhaallijn is stilte, rust en ruimte. Stilte en rust worden beschouwd als een
erfgoedwaarde in de Merode.
5. Deze verhaallijn gaat om volksverhalen –en ambachten, literatuur van bekende
schrijvers (bv. Claes en Elsschot) en muziek. Ook de mondelinge traditie in de Merode
behoort tot deze verhaallijn. Muziek als vorm van overlevering of die inspireert op de
bovenstaande verhaallijnen hoort hier bij uitstek thuis (bv. Merode spektakel, …)
De jury zal letten op de originaliteit, de kwaliteit, de organisatorische haalbaarheid en de
participatiegraad van het project.
Na de goedkeuring door de jury, worden de subsidies bekrachtigd door de stuurgroep van het
plattelandsproject de Merode en zal het projectsecretariaat de initiatiefnemers op de hoogte
brengen.
3
Indien de aangevraagde projectsubsidies gezamenlijk het maximumbedrag van € 80.000
overschrijden, zal een inhoudelijke klassering worden opgemaakt, waarbij de hoogst geklasseerde
projecten een cofinanciering (50%) krijgen, tot het totaalbedrag van € 80.000 volledig besteed is.
art. 4: De uitvoering van de projecten.
De initiatiefnemer is verantwoordelijk voor de goede uitvoering van zijn/haar project. Indien de
uitvoering van het project vergunningsplichtig is moet hij/zij de nodige vergunningen vooraf
aanvragen bij de daartoe bevoegde overheid en mee in het aanvraagdossier opnemen als bijlage.
Niet vergunde, vergunningsplichtige werken worden niet gesubsidieerd of gesteund, ook niet indien
de werken achteraf geregulariseerd worden. Officieel mogen de werken pas starten na de
vergunningsverlening door de daartoe bevoegde overheid.
De initiatiefnemer mag van start gaan met de uitvoering van zijn/haar project na de officiële
mededeling dat zijn/haar project is goedgekeurd.
art. 5: Wanneer wordt er uitbetaald?
Voor elke euro die wordt gesubsidieerd, zal de initiatiefnemer zelf een euro moeten betalen (dus
50% subsidie met een maximum van €4.000 cofinanciering). Enkel wanneer de nodige facturen
EN betalingsbewijzen kunnen worden voorgelegd, kan er aanspraak worden gemaakt op
financiële ondersteuning. Na goedkeuring van het declaratiedossier door het projectsecretariaat
wordt de cofinanciering overgemaakt aan de initiatiefnemer. In de praktijk kan de initiatiefnemer
ongeveer 1,5 maand na het indienen van zijn declaratiedossier de storting verwachten.
(zie ook1.2 Richtlijnen financiële ondersteuning en art 7 Declaratiedossier )
OPGELET: Er worden in geen geval financiële voorschotten voorzien voor de goedgekeurde
quick-win projecten.
art. 6: Communicatie - meldingsplicht - informatieverstrekking?
Het gesubsidieerde project kan enkel een meerwaarde voor de Merode betekenen indien
zichtbaarheid van de Merode wordt nagestreefd. Dit kan aan de hand van een goede en duidelijke
communicatiestrategie. In de aanvraag dient men aan te tonen welke acties er worden
ondernomen om de Merode, prinsheerlijk platteland bekend te maken. Voorbeelden zijn
zichtbaarheid op eigen website, persartikels, gebruik van sociale media, affiches, … Het
projectsecretariaat kan hierin ondersteunen indien nodig.
De huisstijl van de Merode moet gebruikt worden bij elke publicatie en elke uitgave die in het kader
van het project wordt gerealiseerd. Dit houdt in dat het logo van de Merode op elk officieel
document moet staan dat verwijst naar het project en het sjabloon van de huisstijl bij voorkeur
wordt toegepast bij elke publicatie. Voor dat laatste biedt het projectsecretariaat ondersteuning
aan.
Bij het realiseren van openbaar meubilair (banken, tafels, infoborden, …), dient de huisstijl van de
Merode gebruikt te worden. Voorgaand overleg hierrond met het projectsecretariaat de Merode
moet worden aangetoond in de aanvraag.
Ook op de plaats van de werken verbindt de initiatiefnemer zich ertoe steeds duidelijk melding te
maken van het project. Dit gebeurt door het duidelijk melden en zichtbaar maken van het logo
van de Merode en volgende vermelding:
“Dit project wordt gerealiseerd en gecofinancierd in het kader van het pilootproject
plattelandsbeleid ‘de Merode’, in opdracht van de Vlaamse regering.”
Het projectsecretariaat stelt communicatiemateriaal ter beschikking om de uitstraling van de
Merode uit te drukken tijdens een publieksmoment. Dit kan zijn: vlag de Merode, banner de
Merode, ontdek de Merode folders, fotobrochure de Merode, … Het promomateriaal kan
aangevraagd worden bij het projectsecretariaat de Merode of bij de toeristische dienst van de
betrokken gemeente.
De initiatiefnemer dient tevens een rechtenvrije foto van het project aan het projectsecretariaat te
bezorgen (digitaal). Deze zal gebruikt worden voor promotie en publicatie rond de projecten.
4
art. 7: Declaratiedossier.
Na uitvoering dient een declaratiedossier van het project overgemaakt te worden aan het
projectsecretariaat. Het declaratiedossier dient opgemaakt en overgemaakt te worden volgens de
beschrijving hieronder.
 Het declaratiedossier wordt in één schriftelijk exemplaar en één digitaal exemplaar overgemaakt
aan het projectsecretariaat:
Met de vermelding: Vlaamse Landmaatschappij
t.a.v. Projectsecretariaat de Merode
Adres:
Cardijnlaan 1
B-2200 Herentals
[email protected]
 Het declaratiedossier omvat 3 hoofdstukken: (een sjabloon wordt via e-mail overgemaakt aan de
initiatiefnemer)
o 1. Inhoudelijk rapport

Activiteitenverslag (chronologisch overzicht van de activiteiten)

Resultaten

Toegepaste
communicatiestrategie
(overzicht
van
communicatieacties en bewijsmateriaal)
o 2. Financieel rapport ( invullen Excel tabel : ‘Cofinanciering projecten de
Merode’)
o 3. Handtekening initiatiefnemer
Hiermee verklaart de initiatiefnemer het declaratiedossier als
definitief en correct ingevuld conform de regels vermeld in dit
reglement.
 Voor de ingediende kostenbewijzen (facturen, loonfiches, onkostennota’s) én betaalbewijzen deel
uitmakend van het financieel rapport gelden volgende regels:
o De kosten worden in chronologische volgorde en per kostengroep in het
declaratiedossier opgenomen.( Invullen in de Excel tabel “ Cofinanciering
projecten de Merode) Hierbij komt elke regel in de overzichtstabel overeen
met 1 bladzijde ofwel 1 geniet bundeltje dat een uniek volgnummer krijgt
en vermeld moet worden op de kosten- en betaalbewijzen.
o Op alle documenten wordt, indien niet onmiddellijk duidelijk, de bedragen
die werden betaald en de relevante datum gemarkeerd.
- Het declaratiedossier wordt ten laatste 2 maanden na de definitieve oplevering van de werken
overgemaakt aan het projectsecretariaat. Dit houdt in dat de uiterste indieningsdatum 1 maart
2016 is.
 Waar mogelijk dient op elk kostenbewijs en betaalbewijs een vermelding worden gemaakt van de
Merode.
art. 8: Controle.
 Het projectsecretariaat kan steeds gegevens opvragen en noodzakelijke controles (zowel
administratieve controles als terreincontroles) uitvoeren.
 Indien de bepalingen en richtlijnen opgesomd in dit reglement niet strikt opgevolgd worden kan
het projectsecretariaat alsnog de subsidie weigeren.
 Tot 12 maanden na overschrijving van het steunbedrag kan het projectsecretariaat alsnog het
overgemaakt steunbedrag geheel of gedeeltelijk terugvorderen.
5
1.2. RICHTLIJNEN FINANCIËLE ONDERSTEUNING.
art. 9:
Projectsubsidie.
Een bedrag van € 80.000 wordt ter beschikking gesteld voor de uitvoering van korte termijn
initiatieven door lokale verenigingen, ondernemers, gemeentebesturen, organisaties, scholen of
bewoners in het gebied de Merode. Dit moet een substantiële ondersteuning toelaten per initiatief
waarbij maximaal 50 % van de totale kostprijs van het initiatief gecofinancierd wordt en waarbij de
gevraagde projectsubsidie niet meer dan € 4.000 mag bedragen.
art. 10:
Welke kosten komen in aanmerking?
 Enkel werkelijke of reële kosten gekoppeld aan de goedgekeurde activiteiten kunnen worden
ingediend; wat wil zeggen dat deze kosten moeten aangetoond worden met reële kostenbewijzen
en betaalbewijzen (= rekeninguittreksels).
 Er worden enkel kosten aanvaard:
o die betrekking hebben op activiteiten die plaatsvonden tussen de datum
van mededeling1 en 31-12-2015.
o die a.d.h.v. boekhoudkundige documenten gedateerd en bewijsbaar zijn,
dat ze plaatsvonden tussen de datum van mededeling (ministerieel besluit)
en 31-12-2015.
 Werkelijke kosten kunnen betrekking hebben op:
1. Externe expertise.
Kosten voor het inschakelen van externe expertise (bijvoorbeeld externe bureaus) kunnen
mee opgenomen worden in het declaratiedossier. De noodzakelijke gunningprocedures
dienen nageleefd te worden en als bijlage in het declaratiedossier te worden opgenomen.
2. Investeringen en infrastructuurwerken.
Als investeringsuitgaven worden slechts kosten aanvaard die in de loop van het project
gemaakt worden, die betrekking hebben op het project en verifieerbaar zijn.
Investeringskosten komen enkel in aanmerking voor de afschrijvingsperiode die
overeenkomt met de projectduur en niet voor de volledige aanschaffingskost. Deze
afschrijvingstermijnen kunnen aangetoond worden in de boekhouding van de organisatie.
3. Communicatiekosten.
Kosten met betrekking tot communicatie, promotie- en publiciteit
projectvoorstel en de resultaten ervan kunnen mee ingediend worden.
omtrent
het
4. Accommodatiekosten.
Onder accommodatiekosten worden alle mogelijke kosten verstaan die betrekking hebben
op het organiseren en het faciliteren van bijeenkomsten in het kader van het
projectvoorstel.
art. 11:
Welke kosten komen niet in aanmerking?
 Kosten waarvoor de betaling later plaatsvindt dan 31-12-2015, worden niet meer aanvaard als
subsidiabele kosten.
 Verplaatsingskosten.
 Personeelskosten komen niet in aanmerking.
 Kosten die rechtstreeks commercieel gewin opleveren, worden niet aanvaard.
 Kosten voor erfbeplanting, die ook in het kader van een beheersovereenkomst kunnen worden
gefinancierd, kunnen geen bijkomende financiering vanuit het budget Quick Wins krijgen.
 Werkingskosten die niet aanvaard worden:
 Kosten die geen duidelijke relatie hebben met het project.
 Personeelskosten voor vrijwilligers zijn geen werkelijke kosten en kunnen niet worden
ingediend.
6
 Afschrijvingskosten voor het gebruik van bestaande infrastructuur (gebouwen, materieel,
installaties, meubilair en rollend materieel,…) komen niet in aanmerking.
 Kosten die in het kader van een reguliere financiering reeds vervat zitten.
 Verschillende subsidies kunnen gecumuleerd worden maar mogen de 100%
financieringsgrens niet overschrijden.
 De Quick Win subsidie is niet cumuleerbaar met andere Vlaamse subsidies
art. 12:
Hoe kunnen kosten worden ingediend?
 De kosten worden ingediend als de activiteiten zijn voltooid en vooraf betaald.
 De kosten worden volgens het toegestuurd sjabloon opgenomen in het financieel rapport van het
declaratiedossier.
art. 13:
Het correct aangeven van de juiste projectkosten.
 De datum moet op elk kosten- en betaalbewijs (= rekeninguittreksels) duidelijk vermeld staan
en moet beantwoorden aan de projecttermijn.
 Indien slechts een deel van de aangegeven kost op rekening van het project kan geschreven
worden, wordt aan het kostenbewijs een verklaring van de verdeelsleutel met duidelijke
berekening gehecht.
 Indien mogelijk dient op elk kostenbewijs naar het de Merode-project te worden verwezen.
 Betaalbewijzen zijn facturen + rekeninguittreksels of debetberichten van de bank (geen
overschrijvingsformulieren!). Bij contante betaling moet dit duidelijk op de factuur aangegeven
worden door de leverancier/verkoper met vermelding van de datum.
 Wanneer een project wordt opgedeeld in verschillende projectonderdelen en er wordt een extra
(Vlaamse of Europese) cofinanciering gegeven waarmee geen rekening werd gehouden in de
financieringstabel, dan moet nagekeken worden of bepaalde projectonderdelen niet voor meer
dan 100% gesubsidieerd worden. Cumulatie met andere Vlaamse subsidies of PDPO-financiering
is niet toegestaan.
Het steunbedrag zal niet worden uitbetaald indien niet alle verantwoordingsstukken aan de
beheersdienst overhandigd worden.
Niet goed leesbare kopijen en twijfelgevallen worden niet aanvaard als bewijs.
Indien projecten
declaratiedossier.
art. 14:
commercieel
exploitabel
zijn
dient
dit
te
worden
aangegeven
in
het
Hoe wordt uitbetaald?
 Het projectsecretariaat (VLM) betaalt na goedkeuring van het declaratiedossier op basis
van de reële bewijsstukken die in het declaratiedossier zijn gebundeld. Dit wil zeggen dat
de uitbetaling van het toegekende steunbedrag rechtstreeks gebeurt via de VLM aan de
initiatiefnemer.
 Er wordt rechtstreeks aan de initiatiefnemer betaald.
 Er kan niet rechtstreeks aan de dienstverleners of aannemers worden uitbetaald.
VLM - Projectsecretariaat de Merode
Cardijnlaan 1
B-2200 Herentals
Tel.: 014 25 83 00
Fax: 014 25 83 99
[email protected]
www.demerodeonline.be
7