worden

DKB is op weg naar … en heeft nodig…
Aanleiding:
DKB verhuist samen met andere entiteiten in het najaar 2017 naar het H Teirlinck –gebouw.
Ter voorbereiding hiervan investeert DKB in een herinrichting van 8A en 9A (ca. 40 betrokken
collega’s).
(tijdspad: januari – maart 2016).
Dit project werd geïnitieerd door onze SG (= management “buy in”) die begeleiding vroeg aan:
- Vertegenwoordigers van DKB in “de bende van Herman T”
- HR-team van DKB
Waarom?
De herinrichting wordt gezien als leergeld.
Letterlijk een financiële kost:
- Inrichtingskosten,: verwijderen wanden + schilderwerken
- Aankoop nieuw kantoormateriaal (zal ook in VAC gebruikt worden)
Maar ook tijd (voor betrokken medewerkers en “begeleiders”).
Maar een groot deel van de tijd die nu besteed wordt, is al uitgespaard voor effectieve verhuis naar
VAC (vb. archivering)
Leergeld kan je vanuit verschillende aspecten beschouwen:
- Leergeld voor DKB zelf: hoe pakken wij dergelijke verhuis en de inschakeling in het concept
HNW het best aan?
- Leergeld voor werknemers die nu nog in een klassieke kantooromgeving werken: wat
betekent dit voor mij?
- Middel om te tonen dat wij echt op weg zijn naar een zelfsturende netwerk-organisatie (zie
verder)
Hoe hebben wij dit aangepakt?
1. Start met een wit blad:
Idealiter vertrek je van een wit blad, zodat je zelf aan de slag kan (binnen de vrijheidsgraden)
Wat heb je als organisatie op het vlak van werkomgeving om je dienstverlening te kunnen
leveren?
Waaraan wil je organisatie op het vlak van werkomgeving aandacht besteden zodat je je
missie beter kan realiseren?
Op welke manier straalt de werkomgeving uit je waar je als organisatie het verschil wil
maken?
Collega’s van HFB zijn architecten die graag zelf tekenen, neem dus de pen mee ter hand.
Valkuil: wij zelf zijn vertrokken vanuit de AS IS waarin een paar wanden verwijderd waren.
1
Anderzijds: het ontwerp van het gebouw beperkt soms het aantal vrijheidsgraden (cf.
ontwerp van VAC Brussel).
2. Geef het (groter) kader mee.
Het verhaal moet kloppen.
Breng de link met strategie, missie, visie,…:duidelijk naarvoor.
Voor DKB: zelfsturende netwerkorganisatie; dus open werkvloer, plaats om te overleggen,,
nadruk op verbinding, duurzaamheid, teamwerking,…
Het is dus het verhaal van de organisatie (en dus van jou). Enkel zo blijf je geloofwaardig.
Wees ook open!
3. Betrek medewerkers
(= “buy in” van de medewerkers)
(in DKB ondersteund door de “ambassadeurs” + HR-team => meer aanspreekpunten en
betere toegankelijkheid)
Informeer:
- Organisatie van een ruime informatiesessie (deelname: ca. 25 van de 40
betrokkenen).
Doelstellingen:
- Informatie geven
- Bezorgdheden capteren
- Opportuniteiten spotten
Organiseer werksessies:
Voorbeelden:
- sessies rond inrichting (in totaal 2 maal):
resultaat: aankleding, telefoon”cel” + wijziging indeling bepaalde ruimtes.
- sessies rond afsprakenkader (gebruik werkplekspel):
resultaat: zie belangrijkste principes;
Voordelen:
- je neemt verschillende invalshoeken mee;
- je weet op welke actie je je moet focussen (in ons vb archief, stilte en
communicatie);
- je creëert betrokkenheid; vb. het afsprakenkader is van de medewerkers
Nadeel: niet iedereen doet mee (slechts 10-tal van de 40 betrokkenen deden mee aan
werksessies) + vraagt tijd
Wij zorgden ook voor een “luisterend oor” op de werkvloer, doordat verschillende leden van
het begeleidend team op de werkvloer werken.
2
Aandachtspunten:
1. Dadelijk uitdijend effect
Aanzet tot archiveren, opruimen, plaats vrijmaken, een andere manier van opslag van
documenten en digitalisering
Vb. collega’s die nu over vijf hoge kasten beschikken, moeten nu opruimen tot 3 lm (+ 2 lm in
archief).
Dus ook een effect op andere delen van DKB die niet rechtstreeks / dadelijk betrokken zijn.
2. De “normale” verdeling
Je zal verschillende groepen ontdekken. Er zijn mensen voor en mensen tegen, en gelukkig is
onze groep medewerkers “normaal” verdeeld.
Een beperkte groep zal idd echt voor zijn: zij nemen actief deel aan de werksessies, zij geven
input, denken mee, en zij zien ook voordelen
Een andere groep is echt tegen: zij protesteren (soms heel heftig), zij geven heel hevig
kritiek,… Behandel ze met respect en vraag respect.
De grootste groep wacht af.
Verlies geen van deze groepen uit het oog
3. Schokeffect
Schokeffect voor medewerkers die al 25 jaar in zelfde kantoor werken en nu plots van hun
vertrouwde “bureau” en kasten moeten afscheid nemen.
Dit zindert nog na.
4. Geef zelf het goede voorbeeld
Vb. huidige bureau van SG (enige met airco op die verdieping) wordt koffiehoek + informele
plek.
5. Vervolgtraject
Goed voorbeeld zal ook nog binnen teams verder verspreid moeten worden.
Dit is (nog) niet afgelopen
Wij zullen nog moeten bijsturen, en wij geven hiervoor mogelijkheden,: vb herziening /
herwerking afsprakenkader na 3-6 maand.
(tegelijkertijd wordt binnen DKB ook een afsprakenkader ptow ontwikkeld)
Specificiteit van DKB:
Doordat wij in een zelfsturende organisatie werken, is de rol van de LG veel minder prominent (enkel
bij de initiatie / de beslissing). Wij hebben iedereen betrokken vanuit hun rol als medewerker.
3