integraliteit is key

THema: Het nieuwe werken
integraliteit is key
Het Nieuwe Werken... en dan?
Nieuwe manieren van werken zijn geen resultante van een aangepaste werk­
omgeving. Het begint bij gedrag. Van daaruit worden de ‘bytes’ en ‘bricks’
ingevuld. Daarbij is integraliteit een zeer belangrijke succesfactor.
door Marit Verhaagen-Van der togt
Hét Nieuwe Werken bestaat niet. Elke organisatie is anders, verwerkt de uitgangspunten op een andere manier en voert de beginselen tot een ander niveau
door. Ook de aanleiding om over te gaan naar HNW zal voor iedere organisatie
verschillen. Een wens tot verandering van de werkomgeving, een aflopend
huurcontract, de behoefte om medewerkers beter in hun kracht te kunnen zetten of een noodzaak tot reductie van de huisvestingskosten.
Wat de aanleiding ook is, het belangrijkste is dat de drijfveer voor deze verandering voortkomt uit de strategie van de onderneming. Is dat het geval, dan
kan het veranderproces worden ingezet. In dit proces moeten meerdere
keuzes gemaakt worden om tot het juiste concept te komen.
Van strategie naar concept
Wie denkt dat HNW begint met het verbouwen van de werkomgeving heeft het mis. Hoe je invulling geeft aan het huisvestingsconcept, werkconcept en facilitaire concept, volgt op de strategie van de
organisatie. De kernvraag is dan ook: welk concept ondersteunt de strategie
en de doelen van de organisatie het best? Wil de organisatie bijvoorbeeld
‘employer of choice’ worden? Is waar en hoe de medewerkers werken van
belang voor het imago van het bedrijf? Wil de organisatie flexibeler gaan
werken om beter mee te kunnen bewegen met de markt?
Dat een vernieuwde werkomgeving als katalysator kan werken voor de
invoering van HNW, staat buiten kijf. Maar het gaat niet vanzelf. Sterker
nog: onvoldoende aandacht voor de mensen, de processen en de middelen in
het voortraject doet afbreuk aan het concept.
Net als bij iedere verandering, zal een organisatie niet kunnen rekenen op begrip
en veranderingsbereidheid als de medewerkers niet vanaf het begin worden meegenomen in het hoe en waarom van de verandering. Als mensen het idee hebben
dat ze erop achteruit gaan, zullen ze helemaal niet graag meewerken.
>>
Hoe dan wel?
17
THema: Het nieuwe werken
1. BEHAVIOR (afspraken met HR en het management)
Integrale benadering van
>> Wie werkt wanneer?
werken
Afspraken over rechten en contracten ten aanzien van werkdagen.
Het gaat erom dat medewerkers snap-
Je kunt je gebouw niet inrichten op basis van een piekbelasting op dinsdag en donderdag.
pen waarom een andere werkomgeving
>> Gebruik voorzieningen
noodzakelijk is. Niet omdat er op vier-
Afspraken maken over het gebruik van de verschillende voorzieningen voor werken
kante meters moet worden bespaard. De
en ontmoeten.
benadering van Bricks, Bites and Beha-
>> Thuiswerken
vior klinkt de meeste mensen bekend in
Beleid en faciliteiten voor thuiswerken vaststellen. Regel of uitzondering?
de oren. Deze benadering staat echter in
de verkeerde volgorde. Behavior is vaak
>> Leidinggeven
Verantwoordelijkheid nemen en geven is het uitgangspunt. Aansturing van medewerkers
vanuit de strategie het vertrekpunt.
‘op afstand’, of dat nou binnen het kantoor of op een externe locatie is, vergt adaptatie.
Het volgende voorbeeld illustreert de
En begeleiding!
juiste volgorde:
>> Overleg
Afspraken over overlegmomenten, omgaan met vertrouwelijkheid en trainingen om
Een organisatie wil flexibeler gaan wer-
mensen te begeleiden naar HNW.
ken, meer kennis delen en samenwer-
>> HNW-ambassadeurs
Zetten we deze in en zo ja, hoe en wie? Maak gebruik van de early adopters.
ken stimuleren (live of digitaal). Deze
nieuwe manieren van werken vragen
vaak een innovatieslag van de digitale
2. BYTES (de IT-aspecten)
werkomgeving (bytes), zoals de intro-
>> Digitalisering
ductie van laptops en samenwerkings-
Deze moet gefaciliteerd worden. Het gebruik van een documentmanagementsysteem,
en communicatietools. Deze twee aspec-
wat gaan we digitaliseren en wat niet, opslagcapaciteit en de benodigde verbindingen.
ten resulteren in een andere behoefte van
de werkomgeving (Bricks), meer gericht
>> Desktops of laptops
Komen er desktops op ieder bureau of worden laptops de standaard? Moeten of mogen
op samenwerken en ontmoeten.
deze laptops dan mee naar huis genomen worden of is er een voorziening nodig waar deze
worden opgeborgen (en opgeladen)?
>> Beschikbaarheid informatie
Ideale werkomgeving
bereiken?
Wat doen we met informatie: moet deze voor iedereen bereikbaar en beschikbaar zijn? Welke it-
De functies in het gebouw hebben een
middelen, zoals smartphones en tablets, zijn nodig? Stappen we over op ‘bring your own’ of niet?
logisch verband met elkaar. Mensen
>> Bereikbaarheid medewerkers
weten hoe ze elkaar kunnen bereiken
Wat doen we aan de bereikbaarheid en vindbaarheid van medewerkers? Chatfunctionaliteit,
en ontmoeten, en welke plek het meest
gedeelde agenda’s, softphones en afspraken en trainingen hoe ermee om te gaan.
geschikt is om te werken.
Waar en wanneer je werkt zou niet uit
3. BRICKS (huisvesting en facilities)
moeten maken. Informatie is altijd en
>> Openingstijden kantoor
overal beschikbaar en deelbaar. Het net-
Wanneer zijn we open en wat heeft dat voor gevolgen voor bijvoorbeeld toegangscontrole,
werk, de programma’s en de hardware zijn
beveiliging en catering buiten reguliere tijden?
integraal en medewerkers hebben de beschikking over de middelen en materialen
>> Schoonmaak
Aanpassingen schoonmaak door intensiever gebruik van de werkplekken.
die bij de uitvoering van hun werk passen.
>> Routing
Welke looproute wil je creëren, waar ontmoeten mensen elkaar? Dit bepaalt de locatie
De faciliteiten zijn ondersteunend aan
en omvang van faciliteiten. Is een receptie nog wel vereist?
het concept en zorgen ervoor dat de
medewerkers hun werk zo goed mogelijk
>> Kastruimte
Is dat nog wel nodig? Moeten we een opruimcoach aanstellen?
voelen. Open deuren? Misschien wel,
>> Postrondes
Geen vaste werkplekken? Geen postrondes.
18 |
FAC TO MAGA Z INE
kunnen doen en dat klanten zich welkom
| 6 2014
maar hoe komt een organisatie tot deze
ideale wereld? Het heeft alles te maken
het proces, ze hebben in een pril
met de keuzes die worden gemaakt in de
stadium al meer invloed op het
transitie naar een vernieuwde werk-
eindresultaat dan gedacht.
omgeving. Vaak worden niet de juiste
keuzes gemaakt of worden ze te laat of
Tot slot
helemaal niet gemaakt, wat desastreus
Integraliteit is een belangrijke suc-
is voor het gewenste eindresultaat, of de
cesfactor. Nieuwe manieren van
organisatie achteraf veel mutatiekosten
werken zijn geen resultante van
oplevert.
een aangepaste werkomgeving. Het
begint bij gedrag (behavior). De
Voor wie niet weet voor welke keuzes
organisatie en de mensen die in de
hij komt te staan, is het lastig kiezen.
organisatie werken, moeten worden
Op de linkerpagina een aantal voorbeel-
meegenomen. Diverse keuzes zijn
den voor te maken keuzes (wederom
noodzakelijk tijdens het proces. Be-
gebaseerd op de drie pijlers Behaviour,
langrijk daarbij is goed op de hoogte
Bytes en Bricks). Het kan niet genoeg
te zijn van het mogelijke effect van
Marit Verhaagen-Van der Togt is senior-
benadrukt worden: betrek de betref-
keuzes, met name op de langere
consultant bij Procore huisvestings- en facility
fende afdelingen zo vroeg mogelijk bij
termijn. <<
management (www.procore.nl).
19