Aanvraag tot het bekomen van een subsidie

IMPULSPROGRAMMA
WO I-EVENEMENTEN
Aanvraag tot het bekomen van een subsidie
Vak voor Toerisme Vlaanderen
Projectnummer:
Ontvangstdatum:
In dit aanvraagformulier zijn instructies voor het invullen opgenomen. Deze instructies zijn ‘verborgen tekst’,
d.w.z. je ziet ze wel op het scherm, maar niet op het geprinte document. Zie je hieronder geen tekst die met
stippellijntjes is onderstreept, ga dan naar het menu ‘Bestand’, ‘Opties’, ‘Weergave’, ‘Deze
opmaakmarkeringen altijd op het scherm weergeven’ en vink ‘Verborgen tekst’ aan. Voor oudere versies van
Word: ga dan naar het menu ‘Extra’, ‘Opties’, tabblad ‘Weergave’ en vink ‘Verborgen tekst’ aan. Controleer
ook of de niet-afdrukbare tekens zichtbaar zijn:
1. PROJECTNAAM
2. AANVRAGER(S)
a. Primaire aanvrager
Organisatie:
Naam organisatie:
Naam verantwoordelijke:
Functie:
Straat:
Postcode:
Tel:
E-mail:
Website:
Ondernemingsnummer:
IBAN:
BIC:
Rechtsvorm:
Is de organisatie onderworpen aan de wetgeving op de
overheidsopdrachten?
Contactpersoon project:
Naam:
Functie:
Tel:
E-mail:
Contactpersoon voor financiële afhandeling:
Voornaam:
Nr.:
Gemeente:
Bus:
ja
nee
Voornaam:
Gsm:
1/9
Naam:
Functie:
Tel:
E-mail:
Voornaam:
Gsm:
b. Secundaire aanvragers(s)
Indien er meer dan 2 secundaire aanvragers zijn, voeg hun gegevens dan toe in een aparte bijlage.
Secundaire aanvrager 1:
Organisatie:
Naam organisatie:
Naam verantwoordelijke:
Functie:
Straat:
Postcode:
Tel:
E-mail:
Website:
Ondernemingsnummer:
Rechtsvorm:
Is de organisatie onderworpen aan de wetgeving op de
overheidsopdrachten?
Contactpersoon:
Naam:
Functie:
Tel:
E-mail:
Voornaam:
Nr.:
Gemeente:
Bus:
ja
nee
Voornaam:
Gsm:
Secundaire aanvrager 2:
Organisatie:
Naam organisatie:
Naam verantwoordelijke:
Functie:
Straat:
Postcode:
Tel:
E-mail:
Website:
Ondernemingsnummer:
Rechtsvorm:
Is de organisatie onderworpen aan de wetgeving op de
overheidsopdrachten?
Contactpersoon:
Voornaam:
Nr.:
Gemeente:
Bus:
ja
nee
2/9
Naam:
Functie:
Tel:
E-mail:
Voornaam:
Gsm:
Voeg de samenwerkingsovereenkomst (indien van toepassing) tussen de primaire en alle secundaire
aanvragers toe in bijlage.
3. ANDERE, NIET-FINANCIËLE PARTNERS
Partner
Rol
Stand van zaken
samenwerking
Formeel
vastgelegd:
wanneer en hoe?
4. PROJECTLOCATIE
Straat:
Postcode:
Gemeente(n):
Provincie(s):
Nr.:
Bus:
5. PROJECTOMSCHRIJVING
a. Omschrijving project
b. Visie en conceptnota
Voeg in bijlage een uitgebreide conceptnota toe, waarin minimaal de volgende elementen worden
toegelicht:
-
type evenement;
uitgangspunt en rode draad;
-
concept (indien nodig per projectonderdeel), uitwerking van de visie naar de praktijk;
(mogelijk) onderzoek dat aan de grondslag ligt van het project;
-
toeristische vertaalslag van het concept.
c. Doelstellingen
d. Stappenplan
Projectfase
Start
(datum)
Einde
(datum)
3/9
Start van het project
1.
2.
3.
4.
5.
Einde van het project
Einde financiële afhandeling van het project
6. BEOORDELINGSCRITERIA
a. Concept
b. Schaalgrootte
c. Publiek
d. Plan van aanpak
e. Internationaal potentieel
f.
Projectlocatie en bereikbaarheid
g. Publieksonthaal en -begeleiding
h. Verblijfstoerisme
7. PERSONEEL
Voeg voor elk personeelslid waarvoor subsidie wordt gevraagd volgende bijlagen toe:
Naam personeelslid (indien
reeds gekend)
Functie
Aanvraag
subsidie
ja
nee
ja
nee
ja
nee
ja
nee
ja
nee
4/9
ja
nee
ja
nee
ja
nee
ja
nee
ja
nee
8. AANDACHTSPUNTEN
a. Toegankelijkheid
b. Duurzaamheid
c. Onroerend erfgoed
9. COMMUNICATIE EN PROMOTIE
Voeg in bijlage een uitgebreid communicatieplan toe, waarin minimaal de volgende elementen worden
toegelicht:
- de geplande activiteiten;
-
de communicatie- en promotiekanalen – off- en online – die benut worden, met aandacht voor
meertaligheid (vermelding van de taalversies), en eventuele oplage;
-
de timing en meerjarenplanning;
-
de eventuele partners;
de doelgroepen;
-
hoe je het toeristisch aspect of de bestemming in de communicatie / promotie aan bod laat komen.
10. FINANCIERING
a. Financiers
Instantie
Projectnaam
Stand van zaken (nog
niet aangevraagd /
aangevraagd /
principieel
goedgekeurd /
goedgekeurd / …)
Opmerkingen
Europese
cofinanciering:
Europees programma
/ fonds:
Gebied:
Andere
overheidsfinanciering:
5/9
Andere
overheidsfinanciering:
Andere financiering:
Andere financiering:
b. Noodzaak financiële steun
c. Opbrengsten
d. Kosten- en financieringsplan
Het kosten- en financieringsplan wordt ingevuld in een afzonderlijk formulier in Excel, dat als bijlage bij de
aanvraag moet gevoegd worden (zowel op papier als digitaal).
Voeg volgende documenten toe in de bijlage:
gedetailleerde en onderbouwde ramingen,
bijvoorbeeld
gestaafd
met
offertes
of,
voor
infrastructuurprojecten, opgemaakt door een architect of technische dienst van stad of gemeente, en dit
-
voor alle projectonderdelen die betoelaagbaar zijn door Toerisme Vlaanderen;
een ondertekende beslissing over de eigen financiële inbreng in het project, inclusief de bedragen
van aangevraagde, maar niet goedgekeurde subsidies, bijvoorbeeld een ondertekende verklaring van
het college van burgemeester en schepenen, een ondertekend uittreksel uit de notulen van de
gemeenteraad, van de raad van beheer … en dit voor de primaire begunstigde en voor alle secundaire
-
begunstigden (indien van toepassing);
een bewijs van financiering voor elke andere financier, bijvoorbeeld afschriften van de
overeenkomsten met of de beslissingen of garantieverklaringen van de financiers …
e. De-minimis
Ondergetekende(n) verklaart / verklaren op eer dat (aankruisen wat van toepassing is):
de wetgeving op de de-minimissteun niet van toepassing is op de subsidieaanvrager.
de wetgeving op de de-minimissteun van toepassing is op de subsidieaanvrager, maar dat aan
deze organisatie tijdens het huidige en in de twee voorafgaande belastingjaren geen deminimissteun is verleend.
de wetgeving op de de-minimissteun van toepassing is op de subsidieaanvrager en dat aan deze
organisatie tijdens het huidige en in de twee voorafgaande belastingjaren de volgende deminimissteun is verleend:
Subsidiërende overheid
Bedrag
toegekende steun
Datum
toekenning
EUR
EUR
EUR
EUR
EUR
EUR
6/9
EUR
EUR
EUR
EUR
Totaal
EUR
11. EIGENDOMSSTRUCTUUR EN VERGUNNINGEN
Voeg afschriften toe in de bijlage.
12. VERKLARING
Opgemaakt op
(datum):
Handtekening:
Voornaam en naam:
Functie:
13. BIJLAGEN
Hieronder geven we een samenvattend overzicht van de bijlagen die bij het ondertekend aanvraagformulier
gevoegd moeten worden. Gelieve alle bijlagen te nummeren en in te leveren volgens onderstaand stramien.
Duid in de tabel aan of de bijlagen effectief toegevoegd zijn. De bijlagen moeten samen met het ondertekend
aanvraagformulier met de post verstuurd worden naar of afgegeven worden tegen ontvangstbewijs bij
Toerisme Vlaanderen – dienst Impulsprogramma’s.
Opgelet:
De subsidieaanvraag moet minstens bestaan uit het ondertekende aanvraagformulier en de verplichte
bijlagen (zie punt 1 in de tabel hieronder: samenvattend kosten- en financieringsplan, gedetailleerde en
onderbouwde ramingen voor elk projectonderdeel of elke projectkost), zoniet is de aanvraag niet
ontvankelijk. Indien de aanvraag al deze documenten bevat en voldoet aan alle andere bepalingen van
het besluit en de bijhorende richtlijnen, dan wordt de aanvraag ontvankelijk verklaard onder
voorbehoud.
-
Het aanvraagformulier (in Word, geen pdf), het kosten- en financieringsplan (in Excel) en het
personeelskostenformulier (in Excel, indien van toepassing) moeten ook digitaal verstuurd worden naar
[email protected].
Toerisme Vlaanderen vraagt daarnaast een aantal bijkomende bijlagen op (punten 2 t.e.m. 5 in de tabel
hieronder). Deze moeten (in de mate van het mogelijke) bij de aanvraag gevoegd worden. Indien dat niet het
geval is, moeten ze aan Toerisme Vlaanderen bezorgd worden tegen de gestelde deadline, zoniet wordt
de aanvraag alsnog niet-ontvankelijk verklaard.
DE AANVRAAG 2014
Toegevoegd?
7/9
Een ondertekend aanvraagformulier, inclusief ondertekende
ja
verklaring inzake de-minimissteun (Word-model).
Een digitale versie van het aanvraagformulier (in Word, geen pdf).
ja
VERPLICHTE BIJLAGEN BIJ DE AANVRAAG 2014 (i.k.v. voorlopige ontvankelijkheid)
1. Raming en financieringsplan:
a. een samenvattend kosten- en financieringsplan (Excel-model);
een digitale versie van het samenvattend kosten- en
ja
ja
financieringsplan (in Excel, geen pdf);
b. gedetailleerde en onderbouwde ramingen voor elk
projectonderdeel / elke kostenpost waarvoor betoelaging wordt
ja
gevraagd, bv. gestaafd met offertes, informatie / documenten
van vergelijkbare projecten.
BIJKOMENDE BIJLAGEN BIJ DE AANVRAAG 2014 (i.k.v. definitieve ontvankelijkheid)
2. Het ondertekende verslag van het overleg met of de schriftelijke
ja
nee
n.v.t.
a. concepten, plannen, (voor)ontwerpen, bestekken, met inbegrip
van de toeristische vertaalslag;
ja
nee
n.v.t.
b. een overzicht van de geplande programmatie;
ja
nee
n.v.t.
c.
ja
nee
n.v.t.
ja
nee
n.v.t.
e. (ontwerpen van) alle drukwerk waarvoor betoelaging wordt
gevraagd;
ja
nee
n.v.t.
f.
ja
nee
n.v.t.
ja
nee
n.v.t.
ja
nee
n.v.t.
ja
nee
n.v.t.
ja
nee
n.v.t.
ja
nee
n.v.t.
weerslag van het advies van de betrokken toeristische organisatie
van de provincie of kunststad – Brussel (facultatief: Word-model).
3. Een omschrijving van het evenement:
(een ontwerp van) het communicatieplan (en een gedetailleerd
communicatieplan – te bezorgen 1 jaar voor de start van het
evenement);
d. het rapport van de toegankelijkheidsdoorlichting.
Voor promotiemateriaal:
(ontwerpen / concepten van) de website waarvoor betoelaging
wordt gevraagd.
Voor personeelskosten:
g. een functieomschrijving voor elk personeelslid waarvoor
subsidie wordt gevraagd, waaruit blijkt welke de taken en de
tijdsbesteding van het personeelslid zijn m.b.t. het project;
h. een berekening van de ingediende personeelskosten en een
verantwoording van het brutomaandloon (paritair comité,
barema / diploma, anciënniteit) voor elk personeelslid
waarvoor subsidie wordt gevraagd (Excel-model).
4. Raming en financieringsplan:
a. de ondertekende beslissing over de eigen financiële inbreng in
het project, voor de primaire (en alle secundaire – indien van
toepassing en reeds gekend) aanvragers en inclusief de
bedragen van aangevraagde, maar nog niet goedgekeurde
subsidies;
b. de ondertekende samenwerkingsovereenkomst tussen de
primaire en alle secundaire begunstigden (indien van
toepassing en reeds gekend);
c.
afschriften van de overeenkomsten met / beslissingen of
8/9
garantieverklaringen van alle overige financiers van het
project.
5. Eigendomsstructuur en vergunningen:
a. het akkoord van de eigenaar of beheerder van de locatie(s)
waar het evenement zal plaatsvinden;
ja
nee
n.v.t.
ja
nee
n.v.t.
-
ja
nee
n.v.t.
-
ja
nee
n.v.t.
ja
nee
n.v.t.
b.
ja
nee
n.v.t.
c.
ja
nee
n.v.t.
b. andere vergunningen:
-
6. Eventuele extra documenten:
a.
9/9