Toon gehele stuk - Gemeente Heemstede

Voorgenomen Collegebesluit
Collegevergadering: 28 april 2015
ONDERWERP
Project De Verbeelding "Toekomst Bibliotheek Heemstede"
SAMENVATTING
Op 13 januari 2015 heeft de commissie Samenleving haar zienswijze gegeven op het
rapport "Project De Verbeelding - fase 2". In het voorliggende voorstel wordt hier invulling
aan gegeven.
Voorgesteld wordt kennis te nemen van de “Globale haalbaarheidsstudie Bibliotheek
Heemstede” van het bureau Twynstra Gudde. Deze studie geeft richting aan de invulling
van een bibliotheek die als ontmoetingsruimte geïntegreerd wordt met activiteiten van
andere instellingen.
Om een weloverwogen keuze te kunnen maken, is het potentiële aanbod in kaart gebracht
én zijn er 2 locaties als optie onderzocht, te weten de huidige locatie Julianaplein 1 (met 2
scenario’s) en een fictieve locatie in het centrum van Heemstede.
Op basis van inhoudelijke en financiële overwegingen wordt voorgesteld de voorkeur uit te
spreken voor de uitwerking van Julianaplein 1 (scenario 2). Overwogen wordt dat er - in
vergelijking tot zowel de huidige situatie als tot de fictieve locatie - bij deze keuze sprake is
van verbreding van aanbod, (meer) samenwerking tussen partijen, multifunctioneel gebruik
van ruimten en ruimere openingstijden.
Naast deze inhoudelijke meerwaarde is bij de voorgestelde keuze - in tegenstelling tot de
fictieve locatie - sprake van een financiële besparing ten opzichte van de huidige situatie
(ad circa € 55.000 op jaarbasis). Een keuze voor de fictieve locatie zou leiden tot
meerkosten ad circa € 155.000 op jaarbasis ten opzichte van de huidige situatie.
Hiermee is op grond van de globale studie sprake van een verschil tussen beide varianten
van circa € 210.000.
De voorgestelde keuze past tevens bij de visie van de Stichting Bibliotheek ZuidKennemerland én sluit aan bij de in het Beleidsplan Sociaal Domein 2015 t/m 2018
voorgestane bevordering van samenwerking tussen zorgaanbieders en het welzijnswerk.
BESLUIT B&W
1.
Kennis te nemen van de inhoud van de Globale haalbaarheidsstudie Bibliotheek
Heemstede, opgesteld door het bureau Twynstra Gudde en de voorkeur uit te
spreken voor de uitwerking van de optie Julianaplein 1 (scenario 2).
2.
Een eenmalige storting in de betreffende voorziening te doen ad € 250.000 voor
(groot) onderhoud en voor verduurzaming van het pand Julianaplein 1 en deze
eenmalige storting te verwerken in de Voorjaarsnota 2015.
3.
Dit besluit voor te leggen aan de commissie Samenleving om deze in de
gelegenheid te stellen haar zienswijze kenbaar te maken (B-stuk).
INLEIDING
Achtergrond
In het kader van het “Project De Verbeelding” wordt onderzoek gedaan naar een bibliotheek
die als ontmoetingsruimte geïntegreerd wordt met activiteiten van andere instellingen.
In het kader van dit project is door het bureau Twynstra Gudde het rapport “Project De
Verbeelding-fase 2” opgesteld (kenmerk: 643893). De commissie Samenleving heeft op 13
januari 2015 haar zienswijze gegeven op dit rapport.
650533
1/5
Voorgenomen Collegebesluit
Collegevergadering: 28 april 2015
Zienswijze commissie Samenleving (13-1-2015)
De commissie heeft aangegeven het rapport “Project De Verbeelding-fase 2” teleurstellend
te vinden. In het rapport is volgens de commissie een overlap aan activiteiten opgenomen,
maar is niet aangegeven wat de samenwerking tussen de organisaties oplevert.
De commissie heeft tevens aangegeven het nog te vroeg te vinden om een keuze te maken
voor een locatie en heeft de portefeuillehouder Cultuur verzocht om met een plan te komen
waarin is uitgewerkt hoe de bibliotheek Heemstede eruit kan zien in de nieuwe situatie.
Vervolg: inventarisatie activiteiten en haalbaarheidsstudie
Om deze “hoe” vraag te kunnen beantwoorden, is - naast het aanbod van de Stichting
Bibliotheek Zuid-Kennemerland - het aanbod van verschillende mogelijke partijen binnen
het sociaal domein - waar in het kader van het project al in een eerder stadium mee was
gesproken 1 - nader/concreet in kaart gebracht.
Aanvullend daarop is gekeken naar het aanbod van andere organisaties die mogelijk een
inhoudelijke bijdrage kunnen spelen. Hierbij is tevens gekeken naar de benodigde m 2 per
activiteit én naar de mogelijke verbindingen/samenwerking i.c.. De uitwerking daarvan treft
aan u in het in de bijlage opgenomen overzicht “Inhoudelijke mogelijkheden Bibliotheek
Heemstede”.
Tijdens de inventarisatie van de activiteiten, c.q. de mogelijke inhoudelijke invulling, is
geconstateerd dat de “hoe” vraag niet los gezien kan worden van de discussie over een
locatie. Daarom is aan de hand van deze (inhoudelijke) inventarisatie aan bureau Twynstra
Gudde gevraagd een globale haalbaarheidsstudie te maken. Deze “Globale
haalbaarheidsstudie Bibliotheek Heemstede” treft u als bijlage aan.
In de haalbaarheidsstudie wordt uitgegaan van 2 locaties, te weten het huidige pand
Julianaplein 1 en een fictief pand in het centrum van Heemstede.
Voor de financiële doorberekening is voor de inschatting van de haalbaarheid vooralsnog
uitgegaan van minimale tarieven per activiteit. Anders gezegd, bij de berekening van de
inkomsten - die getotaliseerd zijn opgenomen - wordt vooralsnog uitgegaan van een
behoudende insteek. Het spreekt hierbij voor zich dat bij de uitwerking van het plan in
voorkomende gevallen marktconforme tarieven gebruikt zullen worden.
De uitwerking van de 2 locaties treft u in het onderstaande aan.
A.
Julianaplein 1 (huidige pand)
In het huidige pand aan het Julianaplein is circa 1.525 m 2 beschikbaar. Hiervan heeft de
Stichting Bibliotheek Zuid-Kennemerland op dit moment circa 1.025 m 2 in gebruik (715 m2
voor uitvoering van wettelijke taken en 310 m 2 ten behoeve van overige activiteiten).
Gezien de vrij beschikbare ruimte van 500 m 2 - én de mogelijkheden van gecombineerd
gebruik en samenwerking - is het naar verwachting mogelijk dat veel van de activiteiten,
zoals opgenomen in het overzicht “Inhoudelijke mogelijkheden Bibliotheek Heemstede”,
kunnen plaatsvinden.
1
Stichting CASCA, Stichting Welzijn Ouderen Heemstede, RIBW/KAM en Stichting ROADS .
650533
2/5
Voorgenomen Collegebesluit
Collegevergadering: 28 april 2015
In dit kader schetst het bureau Twynstra Gudde in haar rapport 2 scenario’s, te weten:
Scenario 1
Kern van het scenario 1:

Overdag 5 zalen (100% bezettingsgraad) in gebruik voor activiteiten op het vlak van:
Kinderopvang
Dagbesteding GGZ
Dagbesteding ouderen
Sociaal culturele activiteiten/ouderenwerk

’s Avonds en in het weekend zaalverhuur voor vergaderingen en bijeenkomsten
(60% bezettingsgraad);

Kantoorruimte op 1ste etage wordt niet verhuurd, maar gebruikt als overloop/
spreekkamer;

De ontmoetingsruimte is openbaar toegankelijk voor alle bezoekers/gebruikers.
Scenario 2
Kern van het scenario 2:

1 zaal permanent/volledig in gebruik als politiepost

Overdag 4 zalen (100% bezettingsgraad) in gebruik voor activiteiten op het vlak van:
Kinderopvang
Dagbesteding GGZ
Dagbesteding ouderen
Sociaal culturele activiteiten/ouderenwerk

’s Avonds en in het weekend zaalverhuur voor vergaderingen en bijeenkomsten
(60% bezettingsgraad);

Kantoorruimte op 1ste etage wordt niet verhuurd, maar gebruikt als overloop/
spreekkamer;

De ontmoetingsruimte is openbaar toegankelijk voor alle bezoekers/gebruikers.
B.
Fictieve locatie in het centrum van Heemstede
Bij de uitwerking van de mogelijkheid voor een fictief pand in het centrum van Heemstede
wordt uitgegaan van de verhuizing van de bibliotheekfunctie sec (circa 1.025 m2), aangezien
om onderstaande redenen valt aan te nemen dat samenwerkingspartijen geen gebruik zullen
maken van deze mogelijkheid:



Voor een zorgorganisatie is de huurprijs in het centrum te hoog en is voor de
cliënten - met het oog op het OV (bushaltes in nabijheid) - niet goed bereikbaar;
Voor kinderopvang is een locatie in het centrum gelet op het verkeer (te) risicovol;
De politie heeft reeds aangegeven een post te willen hebben bij uitgangswegen.
In de huidige situatie, waarbij de gemeente eigenaar is van het pand waar de bibliotheek is
gevestigd, is tevens sprake van huurinkomsten. Deze huurinkomsten van de bibliotheek
vervallen in dit scenario, c.q. worden aan een commerciële verhuurder betaald.
In dit kader wordt nog opgemerkt dat de verkoop van het huidige pand aan het Julianaplein
1 jaarlijkse kapitaalopbrengsten oplevert. Deze worden geschat op een bedrag tussen de
€ 30.000 en € 39.000. Overigens vormt de verkoop van het huidige pand een onzekere
factor in deze uitwerking.
In het in op de volgende pagina opgenomen schema worden de voor- en nadelen van de
locaties weergegeven en treft u de financiële besparing/verhoging ten opzichte van de
huidige situatie aan.
650533
3/5
Voorgenomen Collegebesluit
Collegevergadering: 28 april 2015
Conclusie rapport Twynstra Gudde
Op grond van de “Globale haalbaarheidsstudie Bibliotheek Heemstede” van Twynstra
Gudde levert uitbreiding van het aanbod van de activiteiten op de locatie Julianaplein 1
in de vorm van scenario 2 het beste resultaat (inhoudelijk en financieel) op.
Opgemerkt wordt dat in de berekening rekening is gehouden met een toename van de
beheerskosten, aangezien de samenwerking ook extra kosten met zich mee zal brengen.
Naast de inhoudelijke verbreding, het multifunctionele gebruik van ruimten en de financiële
voordelen van het extra aanbod, wordt ook de dienstverlening verbeterd, doordat de
openingstijden van de bibliotheek verruimd kunnen worden (het gebouw is veel meer uren
geopend dan nu het geval is). Dankzij de selfservice apparatuur kunnen leden zelfstandig
boeken lenen en terugbrengen, ook zonder de aanwezigheid van een bibliotheekmedewerker.
Overleg Stichting Bibliotheek Zuid-Kennemerland
Recent heeft overleg plaatsgevonden met de Stichting Bibliotheek Zuid-Kennemerland,
zijnde een belangrijke strategische partner in het onderhavige project. Gesteld kan worden
dat de stichting een groot voorstander is van samenwerking en inhoudelijke verbinding met
verschillende partijen i.c. Tevens heeft de stichting aangegeven dat een andere invulling van
de ruimte die de bibliotheek ter uitvoering van de kerntaken nodig heeft bespreekbaar is.
Locatie
Voordelen
Nadelen
Besparing/verhoging
t.o.v. huidige situatie
Julianaplein,
scenario 1
-
bibliotheekwerk met diverse
activiteiten door derden
multifunctioneel gebruik mogelijk
mogelijkheden inhoudelijke
verbinding
gemeentelijk pand
huurinkomsten gemeente
flexibiliteit als eigenaar
goede bereikbaarheid
voldoende parkeermogelijkheden
gezamenlijke back-office
-
investeringskosten
bouwkundige werkzaamheden/
aanpassingen
Circa € 43.000
(besparing)
bibliotheekwerk met activiteiten
door derden
multifunctioneel gebruik mogelijk
mogelijkheden voor inhoudelijke
verbinding
gemeentelijk pand
huurinkomsten gemeente
flexibiliteit als eigenaar
goede bereikbaarheid
voldoende parkeermogelijkheden
gezamenlijke back office
grootste besparing ten opzichte
van de huidige situatie
- investeringskosten
bouwkundige werkzaamheden/
aanpassingen
- ruimte voor de politiepost is
niet multi-inzetbaar
Circa € 55.000
(besparing)
geen onderhoudskosten
kapitaalopbrengsten door verkoop
pand Julianaplein 1
- sec bibliotheekwerk, zonder
activiteiten door derden
- past niet in de visie van de
Bibliotheek Zuid-Kennemerland
- A-locatie (hogere kosten m2)
- geen huurinkomsten voor
gemeente Heemstede
- bereikbaarheid
- parkeermogelijkheden
- verhuiskosten
Circa € 156.000
(verhoging)
Julianaplein,
scenario 2
-
Fictieve
locatie in
centrum
Heemstede
650533
-
4/5
Voorgenomen Collegebesluit
Collegevergadering: 28 april 2015
FINANCIËN
Investeringskosten
In voorgaand schema zijn in de kolom “besparing/verhoging van de kosten ten opzichte van
de huidige situatie” de kapitaallasten als gevolg van investeringskosten betrokken, voor
zover gericht op upgrading van het huidige pand (onder andere wijziging van de entree).
Hierbij is uitgegaan van het in de begroting opgenomen investeringsbudget ad € 246.000.
Met betrekking tot het pand Julianalaan 1 is - mede gelet op het feit dat reeds geruime tijd
discussie gaande is over de toekomst van het pand - op dit moment sprake van achterstallig
onderhoud. Naar verwachting is om het vereiste (achterstallig) groot onderhoud uit te
kunnen voeren én aanpassingen gericht op verduurzaming vorm te kunnen geven een
aanvullend bedrag van circa € 250.000 vereist. In dit kader wordt voorgesteld een eenmalige
storting ad € 250.000 te doen in de betreffende onderhoudsvoorziening en dit te verwerken
in de Voorjaarsnota 2015. Dit bedrag is niet verwerkt in de haalbaarheidsstudie, c.q.
financiële vergelijking van Twynstra Gudde.
Daarnaast ligt het in de rede dat extra middelen vereist zijn om het pand aan te passen voor
het (multifunctionele) gebruik door de nieuwe potentiële partijen. Deze kosten zijn afhankelijk
van het uiteindelijke ontwerp. Bij de uitwerking zal in beeld worden gebracht welke kosten
hiermee gemoeid zijn en zal worden bezien in hoeverre deze kosten gedekt kunnen worden
door de extra huurinkomsten. Tevens zal bij de uitwerking worden bezien in hoeverre sprake
is van (interne) verhuiskosten.
Onderhoudskosten
In bovenstaand schema zijn in de kolom “besparing/verhoging van de kosten ten opzichte
van de huidige situatie” tevens jaarlijkse onderhoudskosten betrokken.
Deze worden geraamd op € 43.000 per jaar. Uiteraard is dit bedrag reeds opgenomen in het
onderhoudsfonds. De omvang van dit bedrag zal worden betrokken bij de totale uitwerking.
Nadere opmerking
Gekeken zal worden of lokale ZZP-ers kunnen worden betrokken bij de toekomstige
aanpassingen van het pand.
PLANNING/UITVOERING
28 april 2015
collegebehandeling
12 mei 2015
commissie Samenleving (B-stuk)
BIJLAGEN

Ingekomen, rapport “Project De Verbeelding-fase 2” opgesteld door bureau Twynstra
Gudde.

Ingekomen, Globale haalbaarheidsstudie Bibliotheek Heemstede, opgesteld door het
bureau Twynstra Gudde (kenmerk 651889).

Bijlage: Inhoudelijke uitwerking Bibliotheek Heemstede (kenmerk 651890).
650533
5/5