Voorbeeld accountantsverklaring conform artikel 9 van de

Betreft: mededeling Administratieverordening gerechtsdeurwaarders als bedoeld is artikel 31 lid 1
van de gerechtsdeurwaarderswet en artikel 9 van de Administratieverordening
gerechtsdeurwaarders.
Geachte [deurwaarder]
Ingevolge uw opdracht, zoals omschreven in onze brief van [datum], referentie [nummer] hebben wij
de uitwerking binnen uw kantoor onderzocht van de organisatorische procedures betreffende de in
de artikelen 1 t/m 8 en artikel 10 van de Administratieverordening gerechtsdeurwaarders
opgenomen verplichtingen en voorschriften. Deze rapportage bevat de uitkomsten van onze
werkzaamheden zoals aangegeven in lid 9 van de hiervoor bedoelde verordening.
Aard en reikwijdte van de verrichte werkzaamheden
Onze werkzaamheden zijn verricht in overeenstemming met in Nederland algemeen aanvaarde
richtlijnen inzake opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden.
Wij hebben op [datum/data] uitsluitend een onderzoek ingesteld naar de opzet binnen uw kantoor
van de in de artikelen 1 t/m 8 en artikel 10 van de Administratieverordening gerechtsdeurwaarders
omschreven verplichtingen en voorschriften. De opdracht houdt tevens in dat wij geen onderzoek
hebben ingesteld naar het bestaan en de voortdurende werking van deze procedures. Een en ander
impliceert dat aan onze rapportage geen zekerheid kan worden ontleend omtrent de naleving van de
procedures gedurende de periode na [datum]
.
Volledigheidshalve wijzen wij er nog op dat, indien wij aanvullende werkzaamheden zouden hebben
verricht zoals onderzoek naar de werking, wellicht andere onderwerpen aan het licht zouden kunnen
zijn gekomen die voor u mogelijk van belang zouden kunnen zijn geweest.
Verrichte werkzaamheden
Wij hebben de volgende werkzaamheden verricht:
Wij zijn aan de hand van procedurebeschrijvingen en door middel van het inwinnen van inlichtingen
bij u, op uw kantoor werkzame gerechtsdeurwaarders en uw medewerkers nagegaan of binnen uw
kantoor de procedures in opzet aanwezig zijn die voorschrijven dat:
1.
1.1.
Voor wat betreft de administratieve organisatie en interne controle (artikel 1}
Ontvangen opdrachten direct worden opgenomen in een zaken-/dossieradministratie;
1.2.
Alle cliëntengelden - zowel die op bijzondere rekening(en) bedoeld in artikel 19 van de
Gerechtsdeurwaarderswet van 4 juli 2001 als de gelden van derden op afzonderlijke
bankrekeningen waarover de gerechtsdeurwaarder dan wel een medewerker krachtens volmacht
kan beschikken - volledig, juist en tijdig in de financiële administratie worden vastgelegd;
1.3.
De basis- en overige gegevens alsmede informatiedragers met betrekking tot de kantoor- en
privéadministratie ingevolge artikel 18 GDW ten minste 7 jaar worden bewaard;
1.4.
De financiële gegevens binnen redelijke termijn raadpleegbaar en toegankelijk zijn;
1.5.
De financiële gegevens zijn beschermd tegen fysieke risico's zoals brand, inbraak, e.d. en dat
intern maatregelen zijn genomen tegen ongeautoriseerd gebruik.
2.
Voor wat betreft het opvragen van persoonsgegevens (artikel 2)
2.1. De gerechtsdeurwaarder of een medewerker die bevoegd is tot het opvragen van
persoonsgegevens tenminste het volgende vermeldt in de administratie;
a.
de datum waarop hij de gegevens heeft gekregen;
b.
het doel waarvoor hij de gegevens heeft verkregen;
c.
het gebruik van de gegevens.
3.
Voor wat betreft de inrichting conform staten (artikel 3)
3.1.
De administratie zodanig is ingericht dat de verslaggeving kan geschieden conform de door
het bestuur van de KBvG bij "Reglement verslaggevingsstaten" vastgestelde staten voor de indeling
van de balans en de staat van baten en lasten;
3.2.
De voorschriften met betrekking tot de wijze en frequentie van berekening van de
bewarings- en liquiditeitspositie worden gevolgd;
3.3.
Ten minste één maal per kwartaal een tussentijds overzicht opgesteld wordt, waaruit de
bewarings- en liquiditeitspositie en de resultatenontwikkeling blijkt;
3.4.
Voor overboeking van de gelden van de kwaliteitsrekening naar de kantoor- of naar de
privérekening van de gerechtsdeurwaarder is vastgesteld dat het saldo van de kwaliteitsrekening
voor de bedoelde overboeking toereikend is, want de bewaringspositie moet na overboeking immers
positief blijven;
3.5.
Kantoorkosten uitsluitend via de kantoorbankrekening worden betaald.
4.
Voor wat betreft de zaken -/dossieradministratie (artikel 4}
4.1.
De zaken-/dossieradministratie ten minste de volgende elementen bevat:
a.
aansluitende nummering;
b.
tenaamstelling;
c.
aard van de zaak;
d. naam van de behandelaar;
e. datum en nummer(s) declaraties;
f. datum afleg dossier.
4.2.
De (ontvangen) (derden)gelden direct worden vastgelegd in de (financiële) administratie;
4.3.
Periodiek de voortgang van de opdrachtafhandeling wordt bewaakt door middel van
afstemming van de financiële administratie met de zaken-/dossieradministratie en waar nodig met
de dossiers.
5.
Voor wat betreft de financiële feiten (artikel 5)
5.1.
De tekeningsbevoegdheid voor betalingen in beginsel is voorbehouden aan de
gerechtsdeurwaarder. Indien uit praktische overwegingen andere personen binnen de organisatie
betalingsbevoegdheid hebben, dient vastgesteld te worden dat betalingsopdrachten door ten minste
twee personen worden getekend of gefiatteerd, waarvan één niet belast mag zijn met de financiële
administratie;
5.2.
De procedures m.b.t. het uitbrengen van offertes zijn vastgelegd;
5.3.
De afboekingen van niet inbare vorderingen en van het niet inbare [declarabele] deel van het
dossier adequaat worden geautoriseerd;
5.4.
Er een interne procedure geldt met betrekking tot het vergoeden van rente aan
rechthebbenden, conform het bepaalde in de toelichting op artikel 19 lid 7 van de
Gerechtsdeurwaarderswet, de zogenaamde Regeling rente bijzondere rekeningen
gerechtsdeurwaarders.
6.
Voor wat betreft kasverkeer (artikel 6)
6.1.
Er een kasprotocol aanwezig is en hiervan is kennis genomen,
6.2.
Naar het kasprotocol wordt gehandeld;
6.3.
Het kasgeld wordt afgestort bij de bank volgens een intern kasprotocol.
7.
Voor wat betreft de beschikking over gelden en declaratie (artikel 7}
7.1.
Kantoorkosten uitsluitend via de kantoorbankrekening worden betaald;
7.2.
Uitgaande declaraties zichtbaar, bij voorkeur door middel van parafering, op juistheid
(rekenkundig en tarieftoepassing en afspraken opdrachtgever) worden gecontroleerd door een
medewerker die niet de zaak behandeld heeft;
7.3.
Uitgaande declaraties terug te herleiden zijn tot de oorspronkelijke explootnummers;
8.
Voor wat betreft de geautomatiseerde administratie (artikel 8)
8.1. Dat er adequate maatregelen zijn getroffen die de betrouwbaarheid en de continuïteit van de
geautomatiseerde gegevensverwerking waarborgen. Minimum maatregelen in dit verband zijn:
8.1.1. een toereikende bevoegdhedenprocedure;
8.1.2. een adequaat beheer van toegangsbeveiliging;
8.1.3. back-up en recoveryprocedures;
8.1.4. beveiligingsmaatregelen rondom internet en E-mail.
9.
Voor wat betreft de archivering van privébescheiden (artikel 10)
9.1. indien van toepassing, dat er procedures zijn voor het zodanig archiveren van de financiële
privébescheiden van de deurwaarder dat dit voldoende waarborgen biedt om op redelijke wijze te
komen tot een jaarlijkse opstelling van de stand van privévermogen en -inkomen.
Uitkomsten verrichte werkzaamheden
Wij hebben vastgesteld dat de hiervoor onder de punten 1 t/m 9 vermelde verplichtingen en
voorschriften binnen uw kantoor in opzet aanwezig waren op [datum], behoudens:
1.
……
2.
……
Wij wijzen er op dat deze uitkomsten niet zonder meer geiden na 15 december 2008, omdat nadien
veranderingen in het getroffen stelsel van maatregelen kunnen zijn aangebracht.
Deze rapportage is uitsluitend voor u bestemd ter verstrekking aan het Bureau Financieel Toezicht en
mag niet (geheel of gedeeltelijk) aan derden worden verstrekt zonder onze uitdrukkelijke
toestemming vooraf.
Met vriendelijke groet,