Schematechnieken
advertisement
Hogeschool van Amsterdan Domein Techniek Collegejaar 2009-2010 Schematechnieken voor Technische Bedrijfskunde studieresultaat Student Facilitaire dienst Lesrooster studiegids aanvraag lokatie en materiaal ondwijs resultaat lokatie en materiaal begroting Opleiding voor besteedbaar budget inschrijfgegevens TBK Centraal bureau stagiaire Studieinspanning Beroepenveld conpetentie behoefte stageplaats onderwijsdienst dienstverband Persoon voorlichting Middelbaar onderwijs Blok 1 en 3 PR00132800/10/0021 Hogeschool van Amsterdam Drs. A.S.Visser, Ir. A.M de Jong Propedeuse TBK 1.3 vs 1.5 2010 Schematechnieken voor Technische Bedrijfskunde Auteur A.S.Visser Inhoudsopgave 2 Inhoud 1 Organisatiestructuurschema's ............................................................................................. 5 1.1 Het organogram of organisatieschema (ORS)*........................................................ 6 1.2 Functionele decompositie (FDC)* ......................................................................... 13 2 Flowdiagrammen ................................................................................................................. 21 2.1 Dataflowdiagrammen ............................................................................................ 22 2.1.1 Het Omgevingsmodel (EXD)* ................................................................ 23 2.1.2 Het Businessmodel (BMD) * .................................................................. 31 2.1.3 Het Afhankelijkheidsdiagram (AFD)* .................................................... 38 2.1.4 Het Contextdiagram (CTD) ..................................................................... 49 2.1.5 Het Behavioural model (BHM) ............................................................... 50 2.2 Faseovergangsdiagrammen .................................................................................... 51 2.2.1 Het State transition diagram (STD) ......................................................... 52 2.2.2 Het Objectlifeclyclus diagram (LCD)* ................................................... 54 2.3 Process Control Diagrammen................................................................................. 65 2.3.1 Het Globale processchema (GPS) ........................................................... 66 2.3.2 Het principeschema (PPS) ....................................................................... 73 2.3.3 Het detail processchema (DPS) ............................................................... 79 3 Besturingsschema's ................................................................................................................. 3.1 Het Block Diagram (BSD) ......................................................................................... 3.2 Het Proces flow diagram (PFD) ................................................................................. 4 Gegevensdiagrammen ............................................................................................................. 4.1 Het Object relatiediagram (ORD) .............................................................................. 4.2 Het Entiteitrelatiediagram (ERD) ............................................................................... 5 Creatieve schema's .............................................................................................................. 88 5.1 Mind map (MMP) .................................................................................................. 89 5.2 Sociale communicatie kwadrant (SCK) ................................................................. 97 5.3 SWOT-kwadrant (SWOT)* ................................................................................. 102 6 Architecturen ........................................................................................................................... 5.1 De organisatiearchitectuur (RAEW matrix) ............................................................... 5.2 De informatiearchitectuur (C/U-matrix) .................................................................... 5.3 De process Quality matrix (PQM) ............................................................................. 7 Bijlagen ............................................................................................................................... 110 7.1 Literatuur .............................................................................................................. 111 7.2 Toepassingsoverzichten voor schematechnieken ................................................. 112 7.3 Practicumschema ................................................................................................. 113 7.4 Practicumopdrachten ............................................................................................ 114 7.5 Oefencasus ........................................................................................................... 116 7.5 Sheets van college BIS 1.3 ................................................................................... 120 * Deze technieken worden al in de propedeuse behandeld Schematechnieken voor Technische Bedrijfskunde Auteur A.S.Visser Organisatiestructuurschema's- Het Organogram 3 Inleiding Diagrammen zeggen meer dan een verhaal. Zij maken complexe situaties duidelijk, en geven onderlinge relaties helder weer. Een diagram neemt weinig ruimte in beslag; 1 A4 velletje is meestal voldoende om een verhaal te ondersteunen van tientallen bladzijden. Een diagram uit een goed gekozen schematechniek is soms zo krachtig dat het verhaal bijna overbodig is. Soms is een diagram de basis voor het ontwerp van een nieuwe, aangepaste organisatie. Het is daarom belangrijk dat de schema’s of diagrammen niet alleen duidelijk zijn voor degene die het gemaakt heeft, maar ook voor degenen die er mee verder moet werken. Diagrammen worden gemaakt met behulp van een schematechniek. Iedere schematechniek levert zijn eigen diagrammen op. Voor technici bestaat bijvoorbeeld een systeemontwerp grotendeels uit één of meer diagrammen. Bedrijfskundigen gebruiken schematechnieken om de samenhang tussen afdelingen te analyseren, informatiestromen te verhelderen, en om het verschil tussen de oude en de nieuwe situatie duidelijk te maken. Vervoersdeskundigen gebruiken schematechnieken om goederenstromen in kaart te brengen, en de daarmee verbonden formulierenstroom zichtbaar te maken. Systeemontwerpers en systeemanalisten gebruiken schematechnieken om de functionaliteit van een systeem weer te geven zodat de systeembouwer weet wat er gemaakt moet worden, en de programmeur weet wat de gebruiker op het scherm moet kunnen doen. Database ontwerpers gebruiken schematechnieken om aan te kunnen geven welke gegevensverzamelingen in de database aanwezig moeten zijn zodat de databasebouwer de verzamelingen kan aanmaken. Zowel de maker van de diagrammen (bedrijfskundige, organisatieanalist, logisticus) als de gebruiker van de diagrammen (de opdrachtgever en de uitvoerders van het ontwerp) moeten het diagram goed interpreteren anders ontstaan er misverstanden. Om die misverstanden te voorkomen dien je je te houden aan de afspraken die gelden voor de gebruikte schematechnieken. Voor vele schematechnieken is met ISO normen vastgelegd welke symbolen gebruikt mogen worden. Maar ook voor de 'vrije' schematechnieken gelden afspraken over het symboolgebruik! Gebruik dus geen symbolen die niet tot de schematechniek behoren. Dat is niet professioneel, en het geeft ook misverstanden bij de opdrachtgever. Kies voor elk probleem de juiste schematechniek en gebruik vervolgens de bij die techniek behorende symbolen! Bijvoorbeeld: Gebruik niet de techniek van een dataflowdiagram om procesbesturing te schematiseren. Daar is die schematechniek niet geschikt voor want dan kom je symbolen tekort. Voor procesbesturing gebruik je procesflowdiagrammen en geen dataflowdiagrammen. In deze syllabus zal van elke schematechniek één of meer praktijkvoorbeelden gegeven worden, en zal vermeld worden in welke omstandigheden de techniek het beste ingezet kan worden. Schematechnieken voor Technische Bedrijfskunde Auteur A.S.Visser Organisatiestructuurschema's- Het Organogram 4 Voor elke schematechniek die in deze syllabus besproken wordt, is de volgende hoofdstukindeling gebruikt: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Korte beschrijving en doel (of bedoeling) van het diagram, Symbolen die gebruikt mogen worden, Voorbeelden uit de praktijk, Procedure voor het maken van een diagram, Validatie en verificatie van het product, Wanneer is de techniek bij uitstek bruikbaar, Aansluiting op andere technieken. Goede schematechnieken zijn het basisgereedschap voor de bedrijfskundige. Je zal ze de gehele opleiding en ook nog in je beroepsperiode vaak nodig hebben. Bewaar deze syllabus als naslagwerk voor als je op stage gaat. Deze syllabus is niet compleet. In de inhoudsopgave kan je zien dat in de diplomafase nog meer schematechnieken worden onderwezen. De komende jaren zal deze syllabus dan ook uitgebreid worden met de schematechnieken uit de hogere jaren zodat een compleet naslagwerk ontstaat. Diagrammen kunnen met diverse softwarepakketten gemaakt worden. Bekend zijn onder andere ABC-flowcharter, Visio, en de Workbench van Pandata. Ook op internet zijn (gratis) tools te vinden waarmee je snel een bepaald type diagram kunt maken. Wij zullen de diagrammen maken met de tekentools van het MS-officepakket omdat in Nederland bijna alle bedrijven beschikken over dit pakket. Tenslotte bedank ik onderstaande docenten voor hun commentaar en adviezen ter verbetering van deze syllabus: A.S.Visser Dec 2004 S. Altena W. Hostenbach P.de Ridder H.v.Egmond J. Leen G.Nijman M de Jong 5 Schematechnieken voor Technische Bedrijfskunde Auteur A.S.Visser Organisatiestructuurschema's- Het Organogram 1 Organisatiestructuurschema's Een organisatiestructuurschema is een boomschema en wordt gebruikt om de hiërarchie van organisatorische objecten aan te geven. Kenmerkend hierbij is dat een object wordt uitgesplitst naar meerdere objecten. Er kan steeds verder uitgesplitst worden. Er ontstaat dus een boom- of vertakkingsstructuur. In figuur 1 zie je dat het hoofdobject de objecten A en B onder zich heeft. Op zijn beurt heeft A weer de objecten 1 en 2 onder zich, en B die van 3,4 en 5. Merk op dat uitsplitsing op 2 manieren duidelijk gemaakt kan worden: naast elkaar (zoals bij 1 en 2) als onder elkaar (zoals bij 3,4 en 5). Als je de objecten naast elkaar zet dan benadruk je dat 1 en 2 hetzelfde hiërarchisch niveau hebben. Bij de objecten 3,4 en 5 is wellicht ook sprake van hetzelfde hiërarchisch niveau, maar de tekening kan dat zo niet duidelijk maken. Organisatiestructuurschema's zijn te onderscheiden in 2 soorten: Hoofd object A 1 B 2 3 4 5 1. Het organogram 2. Het functioneelorganisatieschema Beide technieken zijn voor bedrijfskundigen en logistici van belang. Het organogram geeft de relatie aan tussen afdelingen en functionarissen binnen een bedrijf. Figuur 1 Organisatie structuurschema's Het functioneel organisatieschema geeft de indeling naar bedrijfsprocessen van een bedrijf weer. Het functioneel organisatieschema wordt tegenwoordig meestal weergegeven met de diagramtechniek van de 'functionele decompositie' Deze techniek zullen we verderop in dit hoofdstuk bespreken. (hoofdstuk 1.2) Schematechnieken voor Technische Bedrijfskunde Auteur A.S.Visser Organisatiestructuurschema's- Het Organogram 6 1.1 Het organisatieschema 1.1.1 Korte beschrijving Het organisatieschema wordt meestal organogram (volgens sommigen organigram) genoemd. Bij kleine bedrijven zie je soms dat in de hokjes van het organogram personen staan ingevuld. Dat is bij grotere bedrijven niet handig, omdat bij elke wisseling van personen het organogram moet worden bijgewerkt. Bovendien is het voor het bedrijf belangrijker om duidelijk te maken wat de personele functie is (dat geeft beter aan wat voor deskundigheid men in dienst heeft), dan hoe de persoon heet. Meestal wordt dan ook in een organogram de hiërarchie van functionarissen en/of afdelingen aangegeven. Het organogram Het organogram toont: de structuur van een bedrijf in termen van de onderkende organisatorische eenheden (bestuurlijke eenheden) en zo nodig individuele functies. Organisatorische eenheden kunnen afdelingen zijn met de daaronder liggende personele functies, maar ze kunnen ook gedefinieerd worden op grond van andere afbakeningscriteria zoals geografische regio of marktsegment. Kenmerkend voor elke organisatorische eenheid is in ieder geval dat er sprake is van besturing door het bedrijf. Er is iemand verantwoordelijk (een aangestelde functionaris) voor het behalen van de doelen van de organisatorische eenheid. Het organogram maakt dus duidelijk wat de hiërarchisch plaats is van de afdelingen en functionarissen. Het geeft aan wie de leidinggevende is van wie. 7 Schematechnieken voor Technische Bedrijfskunde Auteur A.S.Visser Organisatiestructuurschema's- Het Organogram 1.1.2 Symbolen Het organogram kent maar weinig symbolen. Symbolen worden in dit verband ook wel componenten genoemd. Het zijn de figuurelementen waaruit het diagram wordt opgebouwd (figuur. 2). Er zijn enkele voorwaarden voor het gebruik ervan: Organisatorische eenheid: De organisatorische eenheid kan een afdeling zijn (zoals Marketing), maar ook een personele functie (zoals account manager) De organisatorische eenheid moet aangestuurd kunnen worden door de organisatie, dat wil zeggen dat er een functionaris moet bestaan die hoofd is van die organisatorische eenheid. Figuur 2 Symbolen van het organogram Er mogen dus geen afdelingen of functionarissen ingevuld worden die in de reële organisatie niet blijken te bestaan. Geen enkel blokje mag worden weergegeven als er geen personele invulling achter zit. Het is wel mogelijk dat een functie in meerdere hokjes voorkomt. Dat is het geval als verschillende afdelingen mensen met dezelfde functies in dienst hebben. Overlegorgaan. Overlegsymbolen in een organogram zijn optioneel (niet verplicht). Ze worden tegenwoordig niet zo vaak meer aangegeven. Alleen als men de communicatiestructuur van de organisatie wil aangeven omdat het een rol speelt in de analyse, zullen deze symbolen in het organogram aangetroffen worden. Het overlegorgaan (bijvoorbeeld een commissie, een stuurgroep, een vaste overleggroep) moet op de juiste hoogte staan in het organogram. Iemand (een organisatorische eenheid) is verantwoordelijk voor het overlegorgaan, en in het organogram wordt het overlegorgaan afgebeeld onder de organisatieeenheid die er verantwoordelijk voor is. Voorbeeld: Directieoverleg (overleg tussen directie en afdelingsmanagers) staat in het organogram onder de directie, en het werkoverleg van een afdeling staat onder het afdelingshoofd van de afdelingen. In een matrixorganisatie is er sprake van vele permanente commissies. Men kan een matrixorganisatiestructuur weergeven door overlegorganen in het organogram aan te geven. Schematechnieken voor Technische Bedrijfskunde Auteur A.S.Visser Organisatiestructuurschema's- Het Organogram 8 Directe hiërarchische verhouding. Een afdeling of personele functie heeft slechts 1 lijn naar een hoger object, maar kan meerdere lijnen hebben naar lagere objecten (met andere woorden: iedereen heeft maar 1 directe baas of leiginggevende). Functionarissen die in het organogram een directe hiërarchische relatie hebben met een hogere eenheid, hebben een lijnfunctie Voorbeeld: Bij een productiebedrijf is de afdeling productie een lijnafdeling van de organisatie. Immers de afdeling voert direct de primaire doelen van de fabriek uit: produceren. Ook de afdeling logistiek, of orderverwerking zijn lijnafdelingen Een afdeling of functionaris kan ook een horizontale relatie hebben met een andere eenheid. Dat is het geval met ondersteunende diensten (directie secretariaat). In zo’n geval is er sprake van een stafdienst of staffunctionaris. Voorbeeld: De directiesecretaresse heeft een staffunctie. Zij ondersteunt rechtstreeks de directeur. De informatiemanager is in vele organisaties ook een staffunctionaris. Hij ondersteunt rechtstreeks de directeur (door te adviseren). Ook de afdeling ”personeel ” is bij de meeste bedrijven een stafafdeling. Functionele relatie Indien een personele functie naast zijn directe baas ook iemand van een andere afdeling als baas heeft, dan wordt die extra relatie aangegeven met een stippellijn. Dat is het geval als twee organisatie-eenheden niet dezelfde leidinggevende hebben, maar onder bepaalde omstandigheden wel onder een gezamenlijke verantwoordelijkheid moeten werken. Voorbeeld: De stafmedewerker van "Personeel en beleid" moet met het hoofd van de afdeling "financiën" jaarlijks het 'salarishuis' (dat is een kostenbegroting gebaseerd op salarisschalen, functieverdelingen over de afdelingen en personeelsaantallen) bijwerken. Beide afdelingen hebben een andere baas, maar voor deze opdracht werken ze in opdracht van de directeur. Als men dat zichtbaar wil maken in het organogram, dan wordt er een stippellijn (functionele relatie) getrokken tussen beide afdelingen. 9 Schematechnieken voor Technische Bedrijfskunde Auteur A.S.Visser Organisatiestructuurschema's- Het Organogram 1.1.3 Voorbeelden Hr. Jansen heeft een bouwbedrijf waar 12 mensen in vaste dienst zijn. Bovendien huurt hij, afhankelijk van de bouwprojecten meerdere mensen voor een bepaalde duur in. Zijn bedrijf voert bouwprojecten uit en voert daarnaast onderhoud uit bij een aantal woningcorporaties. Het organogram is in figuur 3 weergegeven. Figuur 3 Voorbeeld van een klein bouwbedrijf Daaruit blijkt: 1 2 3 De directie (Hr. Jansen) heeft de verantwoordelijkheden verdeeld over 3 managers, waarvan 1 de bouwactiviteiten in zijn portefeuille heeft, 1 de onderhoudsactiviteiten en 1 de interne organisatieactiviteiten. Er zijn in totaal 6 onderliggende afdelingen Er zijn 2 stafafdelingen; één is het secretariaat dat direct onder de directie valt; de andere is de administratie die onder de manager van personeel & organisatie valt. De managers ‘Bouw’ en ‘Onderhoud’ willen natuurlijk de administratie ook enkele werkzaamheden voor hun afdeling laten doen, maar volgens het organogram moeten ze daarvoor toestemming krijgen van de manager 'personeel & organisatie'. Schematechnieken voor Technische Bedrijfskunde Auteur A.S.Visser Organisatiestructuurschema's- Het Organogram 10 Het bouwbedrijf van de Hr. Jansen is nu gegroeid tot een organisatie met 260 vaste medewerkers. De oude organisatiestructuur is volledig veranderd. Er zijn veel meer stafdiensten gekomen die de directie rechtstreeks adviseren over personeelsbeleid, financieel beleid en informatiebeleid. Bovendien zijn er overlegorganen geïnstalleerd waarin staffunctionarissen en lijnfunctiefunctionarissen samenkomen. Anders zou de afstand tussen staffuncties en lijnfuncties veel te groot worden. Figuur 4 Voorbeeld van een groot bouwbedrijf In afbeelding 4 is het volgende te zien: - - Er zijn nu 4 stafafdelingen die de directeur ondersteunen (de afdelingen van de bovenste laag; informatiemanagement t/m Financiële afdeling). Op een lager niveau is er ook een stafafdeling (algemene administratie die onder het hoofd van 'acquisitie' valt) Er zijn 2 overleggroepen opgenomen; de Ondernemingsraad (onder de directeur) en het werkoverleg bouw (onder hoofd 'afdeling uitvoering') De afdeling contracten is verder uitgesplitst tot functionaris niveau (bedrijfsjurist en accountmanager) Voor de andere afdelingen is dat niet gedaan. Er zijn een aantal functionele relaties aangegeven tussen afdelingen. Zo heeft bijvoorbeeld de accountmanager met het hoofd onderhoudsplanning een gezamenlijke taak (b.v. het opmaken en bewaken van de onderhoudscontracten) 11 Schematechnieken voor Technische Bedrijfskunde Auteur A.S.Visser Organisatiestructuurschema's- Het Organogram 1.1.4 Procedure voor het maken van een diagram Een organogram wordt gemaakt in direct overleg met het management en het hoofd personeelszaken. Bij grote organisaties past niet alles op 1 A4’tje en moet eerst een globaal organogram gemaakt worden van divisies en afdelingen, die vervolgens in aparte organogrammen worden uitgesplitst. Maak een inventarisatie van de afdelingen en diensten Plaats de afdelingen en diensten in een bestuurlijke hiërarchie 1.1.5 Hoe controleer je de juistheid van je organogram? Voor het valideren (vaststellen of de organisatie diagram "waar" is): Je moet zo hoog mogelijk in de organisatie het diagram laten beoordelen. Dat is de directeur of het hoofd van personeelszaken. Voor het verifiëren (vaststellen of de techniek goed is toegepast): moet je volgende zaken controleren: Zijn de namen van de blokjes wel die van bestaande afdelingen of functionarissen? Gaat er van elk blokje (organisatorische eenheid) niet meer dan 1 lijn omhoog? Bestaat er voor elk blokje een personele invulling van 1 of meer personen. Aanvullingen in hokjes zoals namen van personen, leeftijd, sterkte van afdelingen etc zijn toegestaan. Zijn de overlegorganen permanent van karakter en dus niet tijdelijk? Commissies en overlegorganen worden geplaatst op het niveau waar het overlegorgaan is ontstaan. Opmerking: In sommige bedrijven is het onderscheid tussen lijn- en staffunctie niet goed vast te stellen. Alle afdelingen worden dan naast elkaar getekend, zij het zoveel mogelijk gegroepeerd. De groepering is dan die van: operationele, functionele en ondersteunende activiteiten van het bedrijf. Figuur 5, geen onderscheid tussen staf- en lijndiensten 12 Schematechnieken voor Technische Bedrijfskunde Auteur A.S.Visser Organisatiestructuurschema's- Het Organogram 1.1.6 Wanneer is een organogram bruikbaar? De techniek is zeer geschikt voor het weergeven van de organisatiestructuur, zowel in de huidige als in de toekomstige situatie.Indien men alleen de hiërarchisch plaatsing wil duidelijk maken, dan is deze schematechniek (eventueel met aanvulling van enkele symbolen) duidelijk genoeg.Vaak wil men dan ook tot het niveau van personele functies uitsplitsen. Indien een organisatie plat en de hiërarchie minder uitgesproken is, dan zal het organogram vaak een onvolledig of onjuist beeld geven. Ook indien sprake is van een steeds veranderde hiërarchie doordat de organisatie voornamelijk projecten ondersteunt waar personeelsleden wisselend projectleider en projectmedewerker zijn, zal de organogramtechniek tekort schieten. 1.1.7 Aansluiting bij andere technieken Het organogram is de basis voor diverse ontwerptechnieken: - Ontwerpen van de organisatiearchitectuur Analyseren van bedrijfstyperingen Herontwerpen van de organisatie (reorganisatieplan maken) 1.1.8 Andere weergavemogelijkheden van een organogram Men kent ook de 'horizontale schemavorm' als variant van het organogram. Deze weergave geeft het organogram als 'portrait' verdeling aan. het organogram is dan 90 0 gekanteld In de figuur hiernaast (figuur 6) is het organogram van figuur 3 horizontaal weergegeven. Er bestaat ook nog een weergave van concentrische cirkels. De directie staat in het midden, en op elke schil daar omheen zijn dan de uitsplitsingen aangegeven. Figuur 6, horizontale weergave van een organogram Schematechnieken voor Technische Bedrijfskunde Auteur A.S.Visser Organisatiestructuurschema's- De Functionele Decompositie 13 1.2 De Functionele decompositie (FDC) 1.2.1 Korte beschrijving Om de bedrijfsprocessen op een overzichtelijke manier te clusteren, worden ze ondergebracht in een schema van bedrijfsfuncties. Elke bedrijfsfunctie is dan uitgesplitst (gedecomponeerd) tot een cluster van bedrijfsprocessen. Het functionele decompositiediagram wordt in de technieken van de A.O. (Administratieve organisatie) een 'hiërarchisch overzicht' of een 'hiërarchisch decompositieschema' genoemd.(4) Hierbij slaat het woord hiërarchisch niet op de belangrijkheid van de processen of functies, maar op het aggregatieniveau. Functies staan hoger dan hoofdprocessen, en hoofdprocessen staan weer hoger dan subprocessen. Het doel van functionele decompositie is dus: Het gegroepeerd in kaart brengen van bedrijfsprocessen Figuur 7, decompositie van bedrijfsfuncties Men onderscheidt de volgende groepen:(2,4,5) - Primaire functies waaronder de primaire processen behoren. Secundaire of faciliterende (of beherende) functies waartoe de ondersteunende processen behoren. Besturende processen (door sommigen ook wel de tertiaire processen genoemd). Overleg processen (door sommigen de quarternaire processen genoemd). Schematechnieken voor Technische Bedrijfskunde Auteur A.S.Visser Organisatiestructuurschema's- De Functionele Decompositie 14 Het principe staat afgebeeld in figuur 7. Hier is sprake van: 2 primaire functies (functie 1 en 2) 2 secundaire functies (3 en 4) 2 tertiaire functies (5 en 6) Onder elke functie staat een aantal processen (niveau 2) gegroepeerd. Meestal beperkt men zich in de uitsplitsingen tot de hoofdprocessen (niveau 2) van het bedrijf. In hoeverre men de besturende processen (tertiaire) processen op deze manier wil beschrijven hangt af van wat men wil duidelijk maken. Meestal beperkt men zich tot het weergeven van de primaire en secundaire functies. 1.2.2 Symbolen Bedrijfsfunctie Of bedrijfsproces Verbinding tussen functies of processen De symbolen voor de functionele decompositie zijn heel eenvoudig. De moeilijkheid van het maken van een functionele decompositie zit hem dan ook niet in het symboolgebruik, maar in het vaststellen van de juiste bedrijfsfuncties. Zijn die eenmaal gevonden, dan kunnen de bedrijfsprocessen op de juiste plaats in het schema ondergebracht worden. Voor het vinden van de bedrijfsprocessen zijn diverse technieken beschikbaar, maar voor het vinden van de bedrijfsfuncties waartoe de processen behoren moet je af gaan op het 'gezond verstand'. 1.2.2.1 Het vaststellen van de bedrijfsfuncties Het begrip bedrijfsfunctie. Het functiemodel geeft de verschillende bedrijfsfuncties van een bedrijf weer. De naam van een bedrijfsfunctie mag daarom maar één keer voorkomen in het model. Bovendien is een bedrijfsfunctie een cluster van bedrijfsprocessen. Een proces is een verzameling van activiteiten die zonder onderbrekingen moeten worden uitgevoerd. (Dit gegeven wordt verderop in dit hoofdstuk nog nader toegelicht) Een proces kan dus niet onderbroken worden in de uitvoering, maar een bedrijfsfunctie wel. Je kan binnen een bedrijfsfunctie stoppen tussen twee processen, en vervolgens verder gaan met de processen die tot een andere bedrijfsfunctie behoren. Je kan dus bij de uitvoering van werkzaamheden van de ene naar de andere bedrijfsfunctie stappen. Dat betekent weer dat de volgorde van de bedrijfsfuncties in een schema er niet toe doen. Schematechnieken voor Technische Bedrijfskunde Auteur A.S.Visser Organisatiestructuurschema's- De Functionele Decompositie 15 Primaire functies. De primaire functies worden afgeleid van de missie en hoofddoelen van de onderneming. De primaire functies geven globaal aan wat de organisatie moet doen om zijn doelen te behalen. Bij een productiebedrijf is ‘produceren goederen’ één van de primaire functies. Bij een dienstverlenend bedrijf is ‘verzorgen dienstverlening’ één van de primaire functies. Bij een handelsmaatschappij zijn 'inkopen goederen', en 'verkopen goederen' de primaire functies. Vaak zijn er ook nog primaire functies die vooraf moeten plaatsvinden zoals 'acquisitie van klanten', en 'inkopen materialen' en soms is zijn er primaire functies die ter afsluiting worden uitgevoerd Voorbeeld: Een apotheek heeft als doel: Het verkopen van geneesmiddelen aan eerstelijns patiënten en het adviseren over het gebruik daarvan. De primaire functies zijn dan: Inkopen geneesmiddelen. Onderhouden voorraad. Verkopen geneesmiddelen. Adviseren klant. Voorbeeld: Een financiële afdeling heeft als doel de inkomsten en uitgaven te registreren en overzichtsrapporten te maken. De primaire functies zijn dan: Boeken inkomsten. Boeken uitgaven. Maken financieel overzicht. Merk op dat deze functies voor de financiële afdeling primaire functies zijn omdat ze direct zijn af te leiden van hun taakopdracht. Echter voor het bedrijf als geheel zijn het secundaire functies. Voorbeeld Een Handelskantoor heeft als doel het verkopen van tarwebloem aan bakkerijen in Nederland De primaire functies zijn dan: Werven klanten. Inkopen tarwebloem. Verkopen tarwebloem. Voorbeeld Een overslagbedrijf heeft als doel het opslaan en verpakken van cacaobonen voor de cacaoverwerkende industrie De primaire functies zijn dan: Werven klanten. Verzorgen voorraad. Verpakken cacaobonen. Schematechnieken voor Technische Bedrijfskunde Auteur A.S.Visser Organisatiestructuurschema's- De Functionele Decompositie 16 Secundaire functies. Secundaire functies (ook wel beherende, of faciliterende functies genoemd) beheren de middelen van een bedrijf. Wij onderscheiden 4 soorten middelen, en dus ook 4 soorten secundaire functies, namelijk: 1. 2. 3. 4. Beheren financiële middelen. Beheren personele middelen. Beheren materiele middelen. Beheren infrastructurele middelen. De gedachte hierbij is dat als je de doelen van het bedrijf wilt behalen, je geld, personeel, materiaal en gebouwruimte nodig hebt. Secundaire functies zijn standaard bij elke organisatie, alleen de hier onderliggende processen willen wel eens verschillen. Voor het beheren van de middelen heb je gegevens nodig die voortkomen uit de primaire processen. Als je bijvoorbeeld niet weet wat het personeel moet doen, dan kan je ook niet bepalen welk personeel je nodig hebt, en kan je ook niet iemand aannemen (aannemen personeel is een secundair proces) Als je niet weet wat er geproduceerd wordt, kan je ook niet vaststellen hoeveel opslagruimte je nodig hebt (verwerven en beheren van een locatie is een secundair proces). Tertiaire functies. Tertiaire functies worden ook wel de beheersende- of organisatorische of toewijzende functies genoemd. Zij wijzen de middelen toe aan de primaire functies. Dat kan bijvoorbeeld door een werkrooster te maken. In feite behoren processen als plannen (roosteren van werkzaamheden) organiseren, toewijzen (budget toewijzen, formatieplaatsen toewijzen) en controleren (werkzaamheden, arbeidsuren) allemaal tot de tertiaire processen. Tertiaire functies zijn in vele groepen te verdelen want voor elke primaire en secundaire functie geldt dat de processen die daaronder vallen, gepland en gecontroleerd moeten worden. Tertiaire processen verwerken gegevens die geproduceerd worden door primaire processen én secundaire processen. Bijvoorbeeld: het maken van het werkrooster (tertiair proces) kan alleen als je beschikt over personeelsgegevens (geproduceerd door een secundair proces) en gegevens van productieactiviteiten (voortkomend uit het primaire proces). In de praktijk worden tertiaire functies alleen aangegeven als de daaronder liggende processen voor de analyse een bijzondere betekenis hebben. (zoals b.v. het maken van een werkrooster bij een functiemodel dat de productiegang wil analyseren) Schematechnieken voor Technische Bedrijfskunde Auteur A.S.Visser Organisatiestructuurschema's- De Functionele Decompositie 17 Bedrijfsprocessen. Een proces is weer opgebouwd uit een verzameling activiteiten. Zo is het proces 'verzenden orderbevestiging' opgebouwd uit de activiteiten: opvragen standaardbrief, invoeren klantgegevens, uitprinten orderbevestiging, adresseren brief, versturen brief. Alle activiteiten moeten achter elkaar uitgevoerd worden, omdat anders het proces niet klaar is. Het proces is pas klaar als het eindproduct (de output) klaar is. Figuur 9 Het principe van een proces Het proces ‘lezen rapport’ is niet een bruikbaar bedrijfsproces. Aan het rapport is niet te zien dat het gelezen is want door het lezen verandert rapport niet. Input en output zijn hetzelfde. Ook processen als 'beoordelen rapport’ of 'raadplegen voorraadlijst' zijn niet goed, want ook hier is input en output aan elkaar gelijk. ‘lezen, beoordelen, controleren, raadplegen etc’ noemen we liever activiteiten die een onderdeel zijn van processen. Aangezien processen een product leveren, dat weer voor een ander proces nodig is, moeten processen wel in de volgorde waarin ze plaats vinden geplaatst worden. Maakt de volgorde van bedrijfsfuncties in het schema niet uit, voor bedrijfsprocessen is de volgorde wel degelijk van belang. 1.2.3 Voorbeelden Een ziekenhuis heeft als doel: Het medisch onderzoeken, behandelen en verzorgen van door de huisarts verwezen personen die als patiënt bij de organisatie staan ingeschreven. Figuur 10 Functionele decompositie van de primaire functies van een ziekenhuis Schematechnieken voor Technische Bedrijfskunde Auteur A.S.Visser Organisatiestructuurschema's- De Functionele Decompositie 18 In figuur 10 zijn de 3 hoofdfuncties van het ziekenhuis weergegeven, met daaronder 7 subfuncties. Van elke subfunctie zijn de hoofdprocessen vermeld. De hier getoonde decompositie kent dus 3 niveaus, waarbij het niveau van de processen nog niet bereikt is. Zo kan het hoofdproces 'uitvoeren patiëntconsult' uitgesplitst worden in een aantal processen zoals: Opvragen patiëntdossier. Bijwerken patiëntdossier. Maken verwijsbrief. Tijdens het gesprek met de patiënt gebeurt nog veel meer; de arts doet onderzoek (anamnese afnemen, uitvoeren lichamelijk onderzoek) maar deze processen zijn geplaatst onder de functie 'uitvoeren medisch onderzoek'. Ook processen mogen, evenals functies, maar één keer voorkomen in het decompositieschema. Merk op dat de eerste twee hoofdfuncties door artsen worden uitgevoerd, en de derde hoofdfunctie door verpleegkundigen. Dat de arts de supervisie heeft over de verpleegkundige activiteiten is niet te zien in het schema. Taken en bevoegdheden worden in een functionele decompositie niet aangegeven. Merk ook op dat er geen primaire functie is om patiënten te werven. Een ziekenhuis mag dat ook niet, zij moet afwachten welke patiënten door de huisartsen naar haar toegestuurd wordt. Wel moeten patiënten worden ingeschreven. Dat het niet altijd eenvoudig is om een proces of functie op de goede plaats in het schema te zetten wordt geïllustreerd aan de hand van de volgende controverse: Over de plaatsing van de inschrijvingsprocessen in het schema is wat discussie. Informatiekundigen willen administratieve processen niet op het niveau van functies en processen opgenomen zien, die zien dat liever als activiteiten. Immers de persoonsgegevens van de patiënt veranderen door het inschrijven niet, dus er is niet sprake van een echt proces. Bedrijfskundigen en systeemontwerpers willen het vaak wel als proces genoteerd zien omdat de patiënt voor het ziekenhuis pas bestaat als hij ingeschreven is. Dat maakt het tot een belangrijk proces dat in feite de patiënt creëert. Indien 'verzorgen inschrijving' wel als proces wordt opgenomen in het schema, dan zou het volgens bedrijfskundigen onder een primair proces of primaire functie geplaatst moeten worden (het is het doel van het ziekenhuis patiënten te behandelen, en per definitie zijn dat bij het ziekenhuis als patiënt ingeschreven personen. Zelfs patiënten die in coma binnen komen krijgen een voorlopig inschrijvingsnummer), maar volgens sommige informatiekundigen eerder onder een tertiaire functie omdat inschrijven net als afspraken maken een organisatorische kwestie is. De secundaire processen van het ziekenhuis zijn te vinden in figuur 11. De indeling van de bedrijfsfuncties is hier standaard. Ook bij dit model is enige controverse t.a.v. de functie ‘beheren financiën’. Volgens informatiekundigen is dat geen echte bedrijfsfunctie omdat er alleen sprake is van administreren. (boeken van inkomsten etc.) Volgens bedrijfskundigen kan deze functie niet gemist worden omdat anders het schema voor de managers van een bedrijf niet meer geloofwaardig overkomt. Een model van bedrijfsprocessen zonder financiële functies zou dan niet serieus genomen worden. Schematechnieken voor Technische Bedrijfskunde Auteur A.S.Visser Organisatiestructuurschema's- De Functionele Decompositie 19 Figuur 11, secundaire functies van een ziekenhuis 1.2.4 Procedure voor het maken van een functionele decompositie Er zijn nauwelijks vaste regels voor het maken van een functionele decompositie. Er is veel ervaring nodig om een goede functionele decompositie te maken die alle processen van een organisatie op de juiste manier clustert. De volgend stappen geven enige houvast: 1. Formuleer de doelen van de organisatie dusdanig dat de producten en/of diensten die aan de afnemers worden geleverd duidelijk beschreven staan. 2. Leid de primaire functies af van de doelen. Denk hierbij ook aan functies die voor de klanten werving zorgen. 3. Stel de secundaire functies vast, en neem daartoe figuur 11 als uitgangspunt. Schematechnieken voor Technische Bedrijfskunde Auteur A.S.Visser Organisatiestructuurschema's- De Functionele Decompositie 20 1.2.5 Hoe controleer je de juistheid van het decompositiediagram? Validatie Vraag aan iemand uit het hoger management om te controleren of alle processen van het bedrijf onder de bedrijfsfuncties kunnen worden ondergebracht, met andere woorden ontbreekt er geen bedrijfsfunctie? de gebruikte benamingen van de functies en processen wel herkend worden en ook als zodanig gebruikt worden. Met andere woorden gebruik de benamingen die het bedrijf gewend is. Controleer de juistheid van een procescluster uit het FDC met de volgende techniek: De PPS (Proces principe Schema). Verificatie Controleer in het diagram of: Alle processen wel met een werkwoord zijn benoemd (bij functies hoeft dat niet). Of alle functies wel een of meer producten leveren. Of alle processen wel een product leveren. Of alle functie op hetzelfde niveau wel op die laag horen (geen processen op functieniveau plaatsen. Hierbij zijn de financiële processen een uitzondering. 1.2.6 Wanneer is een functionele decompositie bruikbaar? Indien men een overzicht wil hebben van de bedrijfsprocessen van een organisatie, dan is een functionele decompositie de beste manier om de processen gestructureerd weer te geven. Het schema is van groot belang bij reorganisaties, omdat bij deze techniek niet uitgegaan wordt van afdelingen, maar van bedrijfsprocessen. Niet waar iets gebeurt is van belang, maar wat er gebeurt. Het decompositieschema is afdelingsoverstijgend! 1.2.7 Aansluiting op andere technieken. Om de processen te vinden die in een functionele decompositie gegroepeerd kunnen worden zijn dataflowdiagrammen en faseovergangsdiagrammen geschikt. Een functionele decompositie is uitgangspunt voor diverse andere technieken zoals: Processchema's bij analyses van de administratieve organisatie. Informatie architectuur. De functionele decompositie wordt veel gebruikt bij bedrijfsanalyses, informatieanalyses en organisatieanalyses.
