WORD, 73 KB - Gemeente Leiden

2004.
Nr.
: 04.0001.
Dnst. : Griffie
Verordening op de Commissie voor de
Rekeningen.
Leiden, 6 januari 2004.
Op 7 oktober 2003 heeft uw Raad de Verordening op de Rekenkamercommissie vastgesteld
(RV 03.0078). Dit heeft gevolgen voor de werkwijze van de Commissie voor de Rekeningen. Het
voorstel van de huidige Commissie voor de Rekeningen is om - voorlopig – de Commissie
voor de Rekeningen in afgeslankte vorm te laten voortbestaan. Haar taken zijn:
contact onderhouden met de rekenkamercommissie
coördineren controle jaarrekening door de Raad, waarbij het nadrukkelijk de bedoeling is
dat
de vakcommissies de inhoudelijk controle voor hun rekening nemen
aanspreekpunt voor periodieke doorlichtingsonderzoeken en in de toekomst de
onderzoeken
conform artikel 213a.
aanspreekpunt voor de accountant.
Voorgesteld wordt de Commissie voor de Rekeningen in afgeslankte vorm (maximaal 5 leden)
te laten voor bestaan met de bovenstaande taken. Het is nadrukkelijk de bedoeling dat de
vernieuwde Commissie voor de Rekeningen niet vaker dan vier keer per jaar bijeen zal komen.
Een en ander betekent dat de huidige verordening op Commissie voor de Rekeningen
aangepast moet worden. In de vergadering van de Commissie Bestuur en Veiligheid van 9
december 2003 is de Verordening op de Commissie voor de Rekeningen in conceptvorm
besproken. Er zijn toen een aantal vragen gerezen, die hierbij worden beantwoord:
1
Wat is precies de rolverdeling tussen de Commissie voor de Rekeningen en de
Rekenkamercommissie als het gaat om onderzoek?
Antwoord:
De Commissie voor de Rekeningen kan slechts in uitzonderlijke situaties onderzoek doen.
Hierbij zijn een aantal situaties denkbaar, zoals:
a.
de rekenkamercommissie heeft gemotiveerd aangegeven waarom zij niet in wil gaan op
een
verzoek van de Raad om onderzoek te doen.
b.
er is sprake van een bijzonder (politiek gevoelige) situatie, waar mogelijkerwijs een
enquête
uit voort komt.
2.
Wat is de positie van een duo-raadslid als het gaat om geheimhouding (is die
anders dan bij gewone raadsleden)?
Antwoord:
De positie van duo-raadsleden is dezelfde als die van raadsleden. Artikel 86 van de
Gemeentewet is van toepassing als het gaat om geheimhouding van hetgeen besproken is in
een besloten commissievergadering. De geheimhouding geldt voor een ieder die aanwezig was
bij de besloten vergadering waarin geheimhouding is opgelegd en geldt voor een ieder die van
de geheime stukken heeft kennisgenomen.
3.
Waarom is gekozen voor 14 raadsleden die kunnen verzoeken om een onderzoek (artikel 6,
lid 3)?
Antwoord:
Dit artikel is overgenomen uit de bestaande Verordening op de Commissie voor de
2
Rekeningen uit 1992. Onduidelijk is waarom in het verleden is gekozen voor dit getal van 14.
Dit getal kan naar boven of naar beneden worden aangepast.
Wij stellen uw Raad voor het hierna in ontwerp afgedrukte besluit te nemen.
De Commissie voor de Rekeningen
de Secretaris,
de Voorzitter,
M. RITZEMA.
W. BLEIJIE.
De Raad der gemeente Leiden;
Gezien het voorstel van de Commissie voor de Rekeningen (raadsvoorstel nr. 04.0001 van
2004);
B E S L U I T:
de hieronder vermelde Verordening op de Commissie voor de Rekeningen en de toelichting
vast te stellen.
VERORDENING OP DE COMMISSIE VOOR DE REKENINGEN
Commissie voor de Rekeningen
Artikel 1
1.
Er is een commissie van onderzoek en advies omtrent de gemeentelijke rekening en
andere
financiële verantwoordingsstukken, alsmede omtrent de in de gemeente gevoerde
financiële
administratie, het gevoerde financiële beheer en de direct daaraan verbonden aspecten
van
beleid.
2.
De commissie is genaamd: Commissie voor de Rekeningen.
Samenstelling
Artikel 2
1.
De commissie bestaat uit raadsleden en duo-raadsleden. De leden en de
plaatsvervangende leden worden aangewezen door de raad.
2.
Het aantal leden voor de commissie bedraagt maximaal 5. Tevens worden er maximaal 5
vervangers aangewezen.
3.
De raad wijst uit de leden van de commissie een voorzitter en een plaatsvervangend
voorzitter aan. Deze kunnen geen duo-raadslid zijn.
Artikel 3
3
Nr.
Dnst.
: 04.0001
: Griffie
1.
De leden van de commissie worden telkens voor de (resterende) zittingsduur van de raad
aangewezen.
2.
In een vacature wordt, met inachtneming van artikel 2, zo spoedig mogelijk voorzien.
4
3.
Indien een lid verhinderd is een vergadering van de commissie bij te wonen, kan hij zich
laten vervangen door zijn vervanger. Hiervan wordt, zo mogelijk, tevoren kennis gegeven
aan de voorzitter van de commissie. Degene, die als vervanger optreedt, wordt in de
betreffende vergadering geacht lid van de commissie te zijn.
Indien een lid bij verhindering geen gebruik maakt van de mogelijkheid tot vervanging,
kan hij voor of bij de aanvang van de vergadering aan de voorzitter schriftelijke
opmerkingen doen toekomen, die bij de behandeling van het desbetreffende onderwerp
betrokken worden.
4.
Bij langdurige ziekte of verhindering anderszins van een lid van de commissie, kan de raad,
met inachtneming van artikel 2, in vervanging voorzien.
Artikel 4
Aan de commissie kunnen een of meer adviseurs, niet zijnde raadsleden, worden toegevoegd.
Deze adviseurs hebben in de vergaderingen van de commissie geen stemrecht.
Artikel 5
De Raad draagt het secretariaat van de commissie op aan een of meer medewerkers van de
griffie van de gemeente. Indien nodig kan een notulist worden ingezet voor het maken van de
notulen.
Taak
Artikel 6
1.
De commissie heeft de volgende taken:
a.
het verrichten van het onderzoek, bedoeld in de artikelen 197 en 198 van de
Gemeentewet, naar de deugdelijkheid -in de zin van juistheid en rechtmatigheid van
de rekening van de gemeente. De inhoudelijke controle wordt door de afzonderlijke
vakcommissies uitgevoerd;
b. het onderzoek van de gemeentelijke financiële verantwoordingsstukken, mede in
relatie met andere verantwoordingsstukken (zoals beleidsrapportages en
jaarverslagen) en rapportages van de daartoe aangewezen accountant, ten behoeve
van een beoordeling van de doelmatigheid van het door burgemeester en
wethouders gevoerde financiële beheer en de daaraan verbonden aspecten van
beleid;
c.
het op verzoek van de raad verrichten van bijzondere onderzoeken naar het door het
college of de burgemeester gevoerde bestuur als bedoeld in artikel 155a van de
gemeentewet;
2
De commissie onderhoud contact met de ingestelde rekenkamercommissie en fungeert
als aanspreekpunt voor de door de raad aangewezen accountant.
3.
De raad is verplicht te besluiten tot het doen van een verzoek als bedoeld in het eerste lid,
onder c., indien ten minste 14 leden van de raad daarom hebben gevraagd.
4.
Een verzoek van de raad tot het verrichten van een bijzonder onderzoek wordt gedaan in
de vorm van een schriftelijk onderzoeksopdracht, waarin zo nauwkeurig mogelijk wordt
aangegeven wat van de commissie wordt verwacht.
5
Nr.
Dnst.
5.
: 04.0001
: Griffie
De commissie legt haar bevindingen op grond van een krachtens het eerste lid verricht
onderzoek neer in een verslag en/of een advies aan de raad.
Werkwijze
Artikel 7
1.
De commissie vergadert in principe vier maal per jaar.
2.
De voorzitter draagt zorg voor dat de oproepingen, spoedeisende gevallen uitgezonderd,
ten minste 10 dagen voor de te houden vergadering aan de leden (en de overige
aanwezigen bij commissievergaderingen) worden toegezonden. De oproeping vermeldt
plaats, datum en uur van de vergadering, alsmede de agenda. Tegelijk met de verzending
van de oproeping vindt openbaarmaking van de op de vergadering betrekking hebbende
stukken plaats, met uitzondering van vertrouwelijke stukken.
3.
Artikel 9, vierde lid en artikel 10, eerste en tweede lid van de Verordening van de
Raadscommissies zijn van overeenkomstige toepassing.
4.
De besluiten worden genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen met dien
verstande dat bij staken van stemmen over zaken, de werkwijze van de commissie
betreffende, de stem van de voorzitter beslist.
Artikel 8
Indien over een aan de raad of burgemeester en wethouders uit te brengen advies in de zin
van
artikel 6 lid c zodanig verschil van mening tussen de leden bestaat, dat het nemen van een
besluit bij volstrekte meerderheid van stemmen onmogelijk is, wordt daarvan bericht gezonden
aan de raad respectievelijk burgemeester en wethouders, onder opgave van de verschillende
standpunten, met vermelding van de namen van de leden die deze standpunten hebben
ingenomen.
Artikel 9
1.
De vergaderingen van de commissie, die worden belegd ter uitoefening van de in artikel 6,
eerste lid, onder a. en b., bedoelde taken zijn openbaar, tenzij financiële of andere
zwaarwegende belangen van de gemeente, van gemeentelijk personeel of van derden
daardoor ten onrechte zouden worden geschaad, dan wel de waarheidsvinding door de
commissie daardoor zou worden belemmerd. De deuren worden gesloten wanneer de
voorzitter dat nodig vindt of twee van de overige aanwezige leden dat vragen. De
commissie besluit vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.
2.
Openbare vergaderingen van de commissie worden op de gebruikelijke wijze in de
stadskrant aangekondigd.
3.
De vergaderingen, belegd ter uitoefening van de in artikel 6, eerste lid, onder c., bedoelde
taak, zijn niet openbaar.
4.
De burgemeester en de leden van de raad, niet deel uitmakende van de commissie,
kunnen ook besloten vergaderingen, met uitzondering van de in het derde lid bedoelde
6
vergaderingen, van de commissie als toehoorder bijwonen, tenzij de commissie anders
beslist. Zij nemen niet deel aan de beraadslagingen.
7
Nr.
Dnst.
: 04.0001
: Griffie
Artikel 10
1.
De commissie kan omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de
inhoud van stukken, die aan de commissie zijn of worden overgelegd, geheimhouding
opleggen. De geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde
wordt tijdens die vergadering opgelegd. Zij wordt zowel door degenen die bij de
behandeling aanwezig waren, als door hen die op andere wijze van het behandelde en
van de stukken kennis nemen, in acht genomen totdat de commissie haar opheft.
De geheimhouding geldt ook ten opzichte van de overige leden van de Raad en van de
burgemeester, tenzij de commissie uitdrukkelijk anders bepaalt. De over het in de
vergadering behandelde of over de inhoud van de aan de commissie overgelegde stukken,
waaromtrent geheimhouding is opgelegd, ingelichte leden van de raad en de
burgemeester nemen eveneens daaromtrent geheimhouding in acht.
2. De voorzitter kan omtrent de inhoud van stukken, als in het eerste lid bedoeld, voorlopige
geheimhouding opleggen. Hiervan wordt melding gemaakt op de stukken. De voorzitter
attendeert de leden van de commissie bij de toezending of overhandiging van de stukken
op de geheime status daarvan. De voorlopige geheimhouding vervalt wanneer zij niet in de
eerstvolgende vergadering, waarin het ingevolge artikel 8, eerste lid, vereiste aantal leden
aanwezig is, door de commissie wordt bekrachtigd.
3. De geheimhouding geldt tot het moment dat de commissie dan wel de raad haar opheft.
Artikel 11
1.
De griffie draagt in overleg met Burgemeester en wethouders er zorg voor dat de
commissie de voor haar werkzaamheden benodigde stukken ontvangt en dat zij
voldoende bijstand, hetzij ambtelijk, hetzij - zo nodig - van externe adviseurs krijgt ten
behoeve van de uitoefening van haar taken.
2.
De commissie is bevoegd om van ambtenaren en bestuurders van de gemeente die
inlichtingen in te winnen die zij voor de vervulling van haar taak nodig acht.
3.
De voorzitter is bevoegd, uit eigen beweging of op verzoek van de commissie,
ambtenaren en bestuurders van de gemeente uit te nodigen een vergadering van de
commissie bij te wonen voor het geven van inlichtingen.
4.
De commissie kan besluiten personen, voor zover niet vallend onder het tweede lid, te
horen over zaken die aan haar oordeel zijn onderworpen.
Artikel 12
De voorzitter draagt zorg voor de handhaving van de orde in een vergadering van de
commissie en is bevoegd, wanneer de orde op enigerlei wijze door de toehoorders wordt
verstoord, hen die dit doen te doen vertrekken.
Bij ernstige ordeverstoring, waardoor naar het oordeel van de voorzitter het houden van de
vergadering ernstig wordt belemmerd, kan de voorzitter zo nodig alle personen die geen lid
zijn van de commissie doen vertrekken.
8
Artikel 13
1.
De (ontwerp-)notulen van het behandelde in de openbare vergaderingen en in de
besloten vergaderingen, waarover geen geheimhouding is opgelegd, worden aan de
leden van de raad toegezonden.
2.
De (ontwerp-)notulen van het behandelde in besloten vergaderingen, waarover
geheimhouding is opgelegd, liggen voor de leden van de raad en de burgemeester in de
geheime trommel ter inzage. Indien de geheimhoudingsplicht van de commissieleden
ook geldt ten opzichte van de overige leden van de raad en de burgemeester, liggen de
(ontwerp-)notulen voor de leden van de commissie ter inzage bij de secretaris van de
commissie.
3.
Het eerste en tweede lid van dit artikel zijn niet van toepassing op vergaderingen, belegd
voor de onderwerpen benoemd in artikel 6, eerste lid, onder c.
Artikel 14
Voor vergaderingen belegd in het kader van de onderwerpen benoemd in artikel 6, eerste lid,
onder c., geldt het volgende:
a. de notulen van deze vergaderingen zijn openbaar, tenzij financiële of andere
zwaarwegende belangen van de gemeente, van gemeentelijk personeel of van derden
daardoor naar het oordeel van de commissie ten onrechte zouden worden geschaad;
b. in het geval sprake is van verslaglegging van het horen van ambtenaren of van derden
door de commissie en ter zake geheimhouding is opgelegd, is artikel 13, tweede lid, van
deze verordening van overeenkomstige toepassing;
c. in het geval sprake is van verslaglegging van het horen van politieke ambtsdragers door
de commissie, is deze verslaglegging openbaar. De commissie is bevoegd van dit
voorschrift af te wijken indien en voorzover de privacy van de betrokkene daardoor ten
onrechte zou worden geschaad, dan wel indien de waarheidsvinding van de commissie
daardoor ernstig zou worden belemmerd.
Artikel 15
In haar verslagen dan wel haar adviezen geeft de commissie aan om welke redenen zij voor een
bepaalde gedragslijn op het punt van de openbaarheid van vergaderingen en van stukken
heeft gekozen.
Artikel 16
In gevallen, ter beoordeling van de voorzitter, kan de commissie schriftelijk worden gehoord.
Indien schriftelijke afdoening bij een of meer leden op overwegende bezwaren stuit, geschiedt
de behandeling van het desbetreffende stuk alsnog, zo mogelijk binnen 14 dagen, in een
vergadering van de commissie.
Artikel 17
Alle van de commissie uitgaande stukken worden ondertekend door de secretaris van de
commissie.
In daarvoor in aanmerking komende gevallen, ter beoordeling van de voorzitter, worden de
stukken zowel door de voorzitter als door de secretaris ondertekend.
9
Nr.
Dnst.
Algemeen
: 04.0001
: Griffie
Artikel 18
De Verordening regelende taak, samenstelling en werkwijze van de commissie voor de
rekeningen, zoals vastgesteld bij raadsbesluit van 6 maart 1978 en nadien gewijzigd, wordt
ingetrokken.
Artikel 19
1. Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening op de Commissie voor de
Rekeningen 2003.
2. De verordening treedt in werking op 1 februari 2004.
10
Toelichting op de Verordening
Algemeen
De verordening op de commissie voor de rekeningen dient aangepast te worden ten gevolge
van de instelling van de Rekenkamercommissie. Het instellen van een gemeentelijke
rekenkamercommissie is verplicht per 1 januari 2006. De verordening voor de
Rekenkamercommissie is reeds door de raad vastgesteld. De Rekenkamer zal volgens planning
in januari 2004 operationeel worden. Het vaststellen van de verordening op de
Rekenkamercommissie heeft gevolgen voor onder andere de Verordening op de commissie
voor de rekening uit 1992.
De Commissie voor de Rekeningen zal in afgeslankte vorm doorgaan en zal minder gaan
vergaderen.
De grootste wijzigingen in de verordening hebben betrekking op het ledenaantal van de
commissie en de personen die zitting kunnen nemen in de commissie. Daarnaast is er ook een
wijziging in de taken van de commissie. De overige wijzigingen zijn vooral technisch en textueel
van aard.
Wat nog niet in de verordening is opgenomen is een bepaling met de begripsomschrijvingen.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
Behoeft geen toelichting.
Artikel 2
Dit artikel gaat over de leden van de commissie voor de rekeningen. Konden in de vorige
verordening alle fracties 1 lid afvaardigen, in de nieuwe verordening is dit aangepast. Er kunnen
maximaal 5 leden worden benoemd. Niet alle fracties kunnen dus meer een lid leveren.
In de oude commissie voor de rekeningen had ook een duo-raadslid zitting, hoewel de
verordening dat niet toeliet. Gebleken is dat niet alle fracties een raadslid bereid kunnen vinden
om zitting te nemen in de commissie. Er is daarom voor gekozen om de commissie open te
stellen voor duo-raadsleden.
Anderzijds is een model denkbaar waarin raadsleden en duo-raadsleden gelijkwaardig zijn aan
elkaar als het gaat om de aanwijzing van de leden van de commissie. De fracties die een
kandidaat naar voren schuiven voor de commissie mogen zelf bepalen of dit een raadslid of
duo-raadslid is.
Gezien de positie van de commissie kan er wel voor gekozen worden om een maximum aantal
duo-raadsleden toe te laten tot de commissie. Een maximum van 2 duo’s is hierbij goed
voorstelbaar.
Voor de vervangers geldt een zelfde model als voor de vaste leden is gekozen. Of raadsleden
worden bij voorkeur benoemd boven duo-raadsleden of beiden zijn gelijkwaardig en er wordt
een maximum aantal duo-raadsleden bepaald.
Een duo-raadslid kan alleen zijn een door een fractie voorgedragen lid die voorkomt op de
kandidatenlijst van de desbetreffende partij zoals die luidde bij de laatstgehouden
gemeenteraadsverkiezingen. Voor een duo-raadslid gelden de eisen van benoembaarheid en
de onverenigbare betrekkingen zoals gesteld in de Gemeentewet.
11
Nr.
Dnst.
: 04.0001
: Griffie
De raad wijst de leden van de commissie aan. Indien de leden bekend zijn, wordt er uit hun
midden een voorzitter en vice-voorzitter aangewezen. Deze zullen zich beschikbaar stellen voor
deze functies.
Gezien de bepalingen in de Gemeentewet kan de voorzitter en daarmee ook de vice-voorzitter
nooit een duo-raadslid zijn. Artikel 82 lid 4 Gemeentewet bepaalt dat een lid van de raad
voorzitter is van een raadscommissie.
Artikel 3
Aan dit artikel is weinig gewijzigd ten opzichte van de oude verordening op de commissie voor
de rekeningen. Alleen in lid 3 hebben enkele redactionele wijzigingen plaatsgevonden.
Artikel 4
Geen toelichting nodig.
Artikel 5
Aan dit artikel is alleen de zin toegevoegd dat de secretaris een notulist kan inschakelen indien
hij dat nodig acht voor het maken van de notulen.
Artikel 6
De taken van de commissie worden genoemd in lid 1. Deze taken zijn nu drieledig. In de
vorige verordening had de commissie nog vier taken. Het op eigen initiatief instellen of doen
instellen van een onderzoek naar de doelmatigheid van het gevoerde financiële beheer is
komen te vervallen.
Toegevoegd is in lid 2 dat de commissie contacten onderhoud met de rekenkamercommissie
en met de accountant. Dit om coördinatieproblemen te voorkomen tussen beide commissies.
In lid 3 wordt gesteld dat de raad kan besluiten de commissie op te dragen een onderzoek uit
te voeren. Dit is mogelijk indien 14 raadsleden daarmee instemmen. Het getal van 14 is
willekeurig gekozen en bestaat uit 1/3 van het aantal raadsleden + 1. Elk ander aantal is echter
ook mogelijk.
Artikel 7
Nu de taken van de commissie zijn verminderd is de noodzaak voor een groot aantal
vergaderingen voor de commissie minder. De vergaderingen zijn in het vergaderschema voor
raadscommissies en de raad voor 2004 dan ook niet meer opgenomen. Alleen in de periode
rond het vaststellen van de perspectiefnota door de raad is een datum bepaald voor een
vergadering. Ook bij de vaststelling van de begroting zal door de commissie een vergadering
worden georganiseerd.
De overige vergaderingen zullen gepland worden indien ze nodig zijn. Een totaal aantal
vergaderingen van 4 gedurende het jaar wordt als uitgangspunt genomen.
Voor de werkwijze van de commissie zijn een aantal artikelen uit de Verordening op de
Raadscommissies van toepassing. De bepaling in artikel 9 lid 4 van de Verordening op de
Raadscommissies gaat over de wijze waarop een lid van de commissie een onderwerp aan de
agenda kan toevoegen. De eerste twee leden van artikel 10 gaan over het niet hebben van een
quorum bij een vergadering (dus de helft van de leden +1) en de wijze waarop een nieuwe
vergadering kan worden belegd.
12
Tevens is in lid 4 van de verordening op de commissie voor de rekeningen toegevoegd dat de
commissie besluiten kan nemen bij volstrekte meerderheid van stemmen (dus een stem van de
helft van het aantal leden + 1). Indien de stemmen staken, is de stem van de voorzitter
doorslaggevend bij zaken die de werkwijze van de commissie betreffen.
Artikel 8
Dit artikel is overgenomen uit de vorige verordening en behoeft geen nadere toelichting.
Artikel 9
De vergaderingen van de commissie zijn in principe openbaar, tenzij financiële of ander
zwaarwegende belangen zich hiertegen verzetten.
Met andere zwaarwegende belangen wordt mede gedoeld op het stadium van voorbereiding
van een zaak; als het gaat om een gedachteontwikkeling kan het onder omstandigheden uit
een oogpunt van een goed bestuur wenselijk zijn niet in het openbaar te beraadslagen.
De vergaderingen waarin een bijzonder onderzoek wordt besproken, voorbereid ed. op grond
van artikel 155a Gemeentewet zijn altijd besloten, gezien de bijzondere status van die
onderzoeken en het belang dat bestaat bij het doen van zorgvuldig onderzoek.
Onderzoeksresultaten worden voor hoor en wederhoor nog met de betrokkenen besproken
waardoor resultaten aangepast kunnen worden. Het is dan ook zuiver om als over dergelijke
resultaten wordt gesproken dit te doen in beslotenheid.
Artikel 10
Over besloten vergaderingen en geheimhouding van stukken staan een aantal artikelen in de
Gemeentewet. Voor de raad en raadscommissies zijn de artikelen 25 en 86 Gemeentewet van
belang. Artikel 10 van de verordening is van deze artikelen afgeleid.
In lid 1 is een grote wijziging opgenomen t.o.v. de oude verordening. De geheimhouding geldt
nu OOK t.o.v. de overige leden van de raad en van de burgemeester. In de oude verordening
was nog opgenomen dat de geheimhouding t.o.v. hen niet geldt.
Er is voor gekozen om dit nu aan te passen. Geheimhouding wordt maar in een zeer beperkt
aantal gevallen opgelegd en geeft aan dat het stuk of de informatie zeer gevoelig is.
Vaak wordt een onderwerp of stuk besproken in een besloten vergaderingen zonder dat
geheimhouding wordt opgelegd. Bij deze onderwerpen is het van belang dat voorzichtig met
de verkregen informatie wordt omgegaan, maar het onderwerp of de informatie is niet zo
gevoelig dat geheimhouding op zijn plaats is. Bij deze onderwerpen is het ook dan ook
begrijpelijk dat er wel met fractiegenoten en overige raadsleden over gesproken mag worden.
Gaat het echter om informatie waaromtrent geheimhouding is opgelegd, dan is de informatie
zo gevoelig dat de commissie leden die voor zich moeten houden en hier niet over mogen
praten met de overige raadsleden.
In lid 2 zijn alleen enkele tekstuele wijzigingen aangebracht om het artikel meer in
overeenstemming te brengen met de artikelen uit de Gemeentewet.
Artikel 11
Dit artikel is overgenomen uit de vorige verordening en behoeft geen nadere toelichting.
Artikel 12
Dit artikel is overgenomen uit de vorige verordening en behoeft geen nadere toelichting.
Artikel 13
In het handboek voor de raad is beschreven hoe omgegaan wordt met notulen van besloten
vergaderingen en notulen van vergaderingen waarover geheimhouding is opgelegd. De
13
Nr.
Dnst.
: 04.0001
: Griffie
procedure zoals die beschreven werd in de vorige verordening kwam hier niet helemaal mee
overeen. De procedure is dan ook aangepast aan de beschrijving zoals die is opgenomen in het
Handboek voor de raad. De notulen van een besloten vergadering worden aan de leden van de
commissie toegezonden en evt. ook aan de overige leden van de raad en overige aanwezigen
bij de commissie. Op de notulen wordt aangetekend dat de stukken vertrouwelijk zijn.
De notulen van een besloten vergadering waarover geheimhouding is opgelegd, mogen niet
verspreid worden, zelfs niet aan de leden van de commissie. De leden kunnen de notulen inzien
bij de secretaris van de commissie.
Artikel 14
Voor vergaderingen waarin bijzondere onderzoeken worden behandeld, zoals genoemd in
artikel 6, eerste lid, aanhef en onder c geldt een ander regime. De notulen zijn in principe
openbaar. Als er ambtenaren of derden worden gehoord door de commissie en
geheimhouding is opgelegd geldt dat de verslagen niet verspreid worden, maar kunnen
worden ingezien bij de secretaris van de commissie. Als politieke ambtsdragers worden
gehoord dan zijn de notulen in principe openbaar.
Artikelen 15, 16, 17, 18 en 19.
Behoeven geen nadere toelichting.
Gedaan ter openbare vergadering van 20 januari 2004
de Griffier,
de Voorzitter,
Dit raadsvoorstel is ongewijzigd vastgesteld in de raadsvergadering van 20 januari
2004