conduct - MAN SE

CODE OF
CONDUCT
Engineering the Future –
since 1758.
MAN-groep
Lees deze Code of Conduct aandachtig door.
Deze zal u ondersteunen bij uw dagelijkse werkzaamheden.
Versie: 1.0
Geldig vanaf: 01.01.2011
INHOUDSOPG AVE
Voorwoord ……………...................................................................... 7
1
Inleiding ...........................……………………………………………………… 9
2MAN neemt maatschappelijke
verantwoordelijkheid ................………………………………………... 14
• Mensenrechten
16
• Gelijke kansen en non-discriminatie
18
• Giften, sponsoring en liefdadigheid
20
• Lobbyen
22
• Milieubescherming
24
• Productveiligheid
26
• Veiligheid op de werkplek
28
3
MAN onderhoudt transparante zakelijke relaties ……..... 30
• Belangenvermenging
31
• Cadeaus, gastvrijheid en uitnodigingen
34
• Verbod op corruptie
36
• De staat als klant en omgang met overheden
38
• Adviseurs en bemiddelaars
40
INHOUDSOPG AVE
4MAN is actief op een eerlijke en vrije markt ………………… 43
• Eerlijke concurrentie
44
• Eerlijke inkoop
48
• Exportcontrole
50
• Verbod op witwassen
52
• Kapitaalmarkt
56
• Verbod op handel met voorkennis
58
5MAN beschermt gegevens, zakengeheimen en
bedrijfsvermogen ………………….................................................. 60
• Gegevensbescherming
62
•
Bescherming van know-how, patenten, bedrijfs- en
zakengeheimen64
• IT-veiligheid
66
• Omgang met bedrijfsvermogen
68
• Communicatie en publiciteit
70
Contacten…………………………………………………………..............................72
VOORWOORD
Beste medewerkers,
MAN is een wereldwijd opererend bedrijf met meerdere divisies en
een lange traditie. Als een bedrijf van een dergelijk kaliber dragen we
maatschappelijke verantwoordelijkheid tegenover onze klanten,
medewerkers, financiers en de maatschappij. Deze maatschappelijke
verantwoordelijkheid houdt in dat we ons altijd en overal houden
aan alle geldende wetten, ethische basiswaarden respecteren en
duurzaam handelen. Iedereen van ons hoort deze
verantwoordelijkheid na te leven, zowel de directie als de
leidinggevenden en iedere afzonderlijke medewerker.
Deze Code of Conduct moet ons allen helpen om aan deze
verantwoordelijkheid te kunnen voldoen. Hij concretiseert onze
bedrijfswaarden: betrouwbaar, innovatief, dynamisch en open.
Voor gebieden waarin we in hoge mate moeten letten op
verantwoordelijk handelen zijn in de Code of Conduct bindende
richtlijnen vastgelegd. Aan de hand van voorbeelden wordt in de
Code of Conduct omschreven hoe we om moeten gaan met
conflictsituaties die kunnen voorkomen in de dagelijkse praktijk.
De Code of Conduct vormt de kern van onze bedrijfscultuur. We
willen u daarom vragen zich vertrouwd te maken met de inhoud
van de Code of Conduct en zich hieraan te houden tijdens uw
dagelijkse werkzaamheden.
Joachim Drees
Chief Executive Officer
MAN SE
1 | INLEIDING
Het succes van MAN is in belangrijke mate afhankelijk van het
altijd en overal respecteren en consequent omzetten van de
MAN-bedrijfswaarden op betrouwbare, innovatieve, dynamische en open wijze in het dagelijkse handelen, door alle MANmedewerkers, d.w.z. directie, managers en iedere afzonderlijke
werknemer.
Deze Code of Conduct helpt de MAN-medewerkers bij het
omzetten van de bedrijfswaarden, doordat hij mogelijke risico- en conflictsituaties laat zien, voor deze situaties concrete
gedragsrichtlijnen voorlegt en deze aan de hand van voorbeelden toelicht.
De richtlijnen die in deze Code of Conduct zijn opgenomen,
zijn samengevat in vier fundamentele hoofdpunten:
• M
AN neemt maatschappelijke verantwoordelijkheid
(pagina 14–29).
• MAN onderhoudt transparante handelsrelaties
(pagina 30–42).
• MAN is actief op een eerlijke en vrije markt
(pagina 43–59).
• MAN beschermt gegevens, zakengeheimen
en bedrijfsvermogen (pagina 60–71).
9
I N L EI DI NG
De Code of Conduct kan niet alle vragen beantwoorden die
we tegen kunnen komen tijdens onze dagelijkse werkzaamheden. Daarom wordt de Code of Conduct aangevuld met
bedrijfsrichtlijnen en met in de arbeidsovereenkomst vastgelegde afspraken. Bovendien moet iedere MAN-medewerker zich natuurlijk ook houden aan de geldende wettelijke
regelingen.
Het niet naleven van de Code of Conduct kan leiden tot aanzienlijke schade. Niet alleen voor ons bedrijf, maar ook voor
onze medewerkers en onze handelspartners. De Code of Conduct is daarom bindend voor alle MAN-medewerkers. Schendingen van de Code of Conduct kunnen niet worden getolereerd. Degene die de Code of Conduct schendt, moet rekenen
op consequenties die, afhankelijk van de aard van de schending, kunnen variëren van arbeidsrechtelijke maatregelen
en civielrechtelijke schadevergoedingsvorderingen tot strafrechtelijke sancties.
Mocht u zich in een bepaalde situatie afvragen of uw gedrag
overeenstemt met de richtlijnen in de Code of Conduct, moet
u zich de volgende vragen stellen:
10
• K
omt mijn gedrag overeen met de bedrijfswaarden van
MAN en mijn eigen ethische waarden?
• Is mijn gedrag vrij van eender welke belangenvermenging?
• Is mijn gedrag legaal en stemt het overeen met de
bedrijfsrichtlijnen van MAN?
• Kan ik met een zuiver geweten de verantwoordelijkheid
nemen voor mijn gedrag?
• Hoe zou mijn gedrag overkomen in een krantenartikel
- zou het slagen voor de „publiciteitstest“?
11
I N L EI DI NG
Als u al deze vragen kunt beantwoorden met ‚Ja‘, dan komt
uw gedrag hoogstwaarschijnlijk overeen met de volgende
richtlijnen.
Hebt u nog twijfels met betrekking tot deze vragen, wendt u
zich dan tot:
•
•
•
•
w leidinggevende en/of
u
de verantwoordelijke afdeling en/of
de verantwoordelijke Compliance Officer en/of
de Compliance Helpdesk
([email protected], tel: +49. 89. 36098-555)
12
Al deze contactpersonen staan te allen tijde tot uw beschikking en voorzien u graag van advies.
Wanneer u in uw omgeving een mogelijke schending van de
Code of Conduct vaststelt, probeer deze dan tegen te gaan.
Wanneer dit niet mogelijk is, wendt u zich dan tot een van de
genoemde contactpersonen.
Bij zeer ernstige Compliance-schendingen, vooral op het
­gebied van economische criminaliteit (bijvoorbeeld bij corruptiedelicten), antitrustwetten en gegevensbescherming,
kunt u zich ook wenden tot het tipgeverportaal.
13
14
2 | MAN NEEMT MA ATSCHAPPELIJKE
VER ANT WOORDELIJKHEID
Uit de maatschappelijke verantwoordelijkheid van MAN
komt de vanzelfsprekende inachtneming en naleving van de
wetten voort. Bij alle zakelijke beslissingen zijn we verplicht
de rechtsorde in acht te nemen, volgens welke we handelen.
Iedere MAN-medewerker moet zich bewust zijn van zijn maatschappelijke verantwoordelijkheid, voornamelijk van de
schaarste van energiebronnen, en ervoor zorgen dat onze producten en productieprocessen voldoen aan de criteria voor
een duurzame ontwikkeling.
Uit de maatschappelijke verantwoordelijkheid van MAN
ontstaan in het bijzonder de volgende richtlijnen:
15
M A N N EE M T M A AT S C H A PPEL I J K E
V ER A N T WO OR DEL I J K H EI D
Mensenrechten
Achtergrond
In de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens van
de Verenigde Naties en het Europees Verdrag tot bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden is vastgelegd welke eisen en verwachtingen de internationale gemeenschap heeft met betrekking tot de
inachtneming en naleving van de mensenrechten.
MAN-richtlijn
Ethisch gedrag is een hoofdbeginsel van MAN. Het bedrijf
respecteert, beschermt en ondersteunt wereldwijd de geldende voorschriften voor de bescherming van de rechten
van de mens als fundamentele en algemene richtlijnen. Dit
geldt niet alleen voor de samenwerking binnen MAN, maar
natuurlijk ook voor het gedrag van en tegenover externe
handelspartners.
Uw bijdrage
• Ook u als MAN-medewerker kunt uw bijdrage leveren
aan de naleving van de mensenrechten. Neem de mensenrechten bij de omgang met andere mensen als fundamentele richtlijn in acht en wees alert op schendingen van de mensenrechten die in uw omgeving
voorkomen.
16
• A
ls u aanwijzingen hebt voor schendingen van mensenrechten in uw werkomgeving, probeer deze schendingen
dan te voorkomen dan wel te verhelpen. Wanneer dat niet
mogelijk is, wendt u zich dan tot uw leidinggevende of tot
de contactpersonen die op pagina 12 worden genoemd.
Voorbeeld
U bent bij MAN verantwoordelijk voor de inkoop van bepaalde producten, die in het buitenland worden gekocht. U krijgt
aanwijzingen dat in de productie van het bedrijf kinderen
werkzaam zijn of dat medewerkers moeten werken onder
mensonterende omstandigheden (bijvoorbeeld blootgesteld
aan gevaren voor de gezondheid).
N
egeer deze aanwijzingen niet, maar trek ze na. MAN moet
de handelsrelaties met dit bedrijf nader onderzoeken en
indien nodig verbreken.
17
M A N N EE M T M A AT S C H A PPEL I J K E
V ER A N T WO OR DEL I J K H EI D
Gelijke kansen en non-discriminatie
Achtergrond
Gelijke kansen en non-discriminatie zijn belangrijke hoekstenen voor een eerlijke en open omgang zonder vooroordelen. MAN ondersteunt veelzijdigheid en tolerantie met als
doel maximale productiviteit, creativiteit en efficiëntie te
bereiken.
MAN-richtlijnen
• MAN biedt zowel mannen als vrouwen gelijke kansen.
• MAN discrimineert niemand op basis van etnische achtergrond, nationaliteit, ras, geslacht, religie, levensovertuiging, leeftijd, handicap, seksuele geaardheid of andere
wettelijk beschermde criteria en duldt desbetreffend
geen discriminatie.
18
Uw bijdrage
• Houd rekening met de hoofdbeginselen van gelijke kansen en non-discriminatie en spoor de mensen in uw
omgeving aan tot hetzelfde gedrag.
• Wanneer u schendingen van de principes van gelijke kansen en non-discriminatie vaststelt, wijs de betreffende
personen dan op hun onjuiste gedrag. Wanneer u geen
directe invloed kunt uitoefenen op het voorval, meld het
dan aan een van de contactpersonen die op pagina 12
worden genoemd of aan de personeelsafdeling.
Voorbeeld
U krijgt van een bevriende collega te horen dat op zijn afdeling een sollicitant is afgewezen, omdat er van hem gedacht
werd dat hij homoseksueel was, terwijl hij de meest geschikte kandidaat was voor de openstaande betrekking.
H
elp mee bij het ophelderen of de afwijzing van de sollicitant daadwerkelijk te maken had met zijn seksuele voorkeur, door dit voorval te melden bij de verantwoordelijke
personeelsafdeling.
19
M A N N EE M T M A AT S C H A PPEL I J K E
V ER A N T WO OR DEL I J K H EI D
Giften, sponsoring en liefdadigheid
Achtergrond
MAN ondersteunt geselecteerde instellingen en doelen die
het algemeen nut beogen, door middel van giften in de vorm
van geld en goederen en door middel van sponsoractiviteiten. Om belangenvermenging te vermijden en uniform
gedrag te kunnen waarborgen binnen de MAN-groep is het
verstrekken van giften en sponsoractiviteiten alleen toegestaan in overeenstemming met de regels van de bedrijfsrichtlijn voor giften en sponsoractiviteiten.
MAN-richtlijnen
• MAN staat geen giften en sponsoractiviteiten toe voor
politieke of religieuze doeleinden.
• MAN staat geen giften toe voor het verkrijgen of beïnvloeden van een bepaalde prestatie, beslissing of als tegenprestatie voor een dergelijke beslissing.
• Giften en sponsoractiviteiten worden bij MAN alleen toegestaan als ze door de transparante goedkeuringsprocedure komen.
20
Uw bijdrage
Verleen de giften of sponsoractiviteiten alleen in overeenstemming met de vastgestelde regels in de bedrijfsrichtlijn
voor giften en sponsoractiviteiten.
Voorbeeld
Een bekende van u is een vooraanstaande lokale politicus.
Omdat binnenkort de gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden, vraagt hij aan u als succesvolle MAN-medewerker
om een financiële gift van MAN voor de verkiezingscampagne.
G
iften mogen alleen worden toegestaan na de voltooiing
van de goedkeuringsprocedure die in de bedrijfsrichtlijn
voor het omgaan met giften en sponsoractiviteiten is vastgesteld. Een goedkeuring van de gift kan in dit concrete
geval niet worden verleend, omdat MAN geen politiek
motiverende giften verstrekt.
21
M A N N EE M T M A AT S C H A PPEL I J K E
V ER A N T WO OR DEL I J K H EI D
Lobbyen
Achtergrond
Politiek en wetgeving oefenen invloed uit op economische
processen. Ook MAN beïnvloedt de maatschappij door deel
te nemen aan het economisch verkeer en kan door middel
van belangengroepen de belangen van MAN gericht inbrengen in besluitvormingsprocessen, bijvoorbeeld wetgevingsplannen.
22
MAN-richtlijnen
• Bij MAN wordt centraal, open en transparant gelobbyd.
• MAN leeft de wetten na van alle landen waarin het bedrijf
lobbyt.
• Oneerlijke beïnvloeding van politiek en wetgeving moet
onder alle omstandigheden worden vermeden.
Uw bijdrage
Lobby als MAN-medewerker niet zonder dat dit afgestemd is
en probeer niet in naam van MAN invloed uit te oefenen op
politieke beslissingen.
Voorbeeld
Een bekende van u is parlementslid. U weet dat het parlement momenteel discussieert over een wetsvoorstel dat van
belang is voor MAN en speelt met het idee uw bekende aan te
spreken, om de belangen van MAN in verband met dit wetgevingsplan toe te lichten.
 S preek uw bekende niet aan over dit onderwerp. Bij MAN
wordt alleen centraal gecoördineerd, open en transparant
gelobbyd. De juiste contactpersoon voor zulke lobbyactiviteiten is de communicatieafdeling van MAN SE.
23
M A N N EE M T M A AT S C H A PPEL I J K E
V ER A N T WO OR DEL I J K H EI D
Milieubescherming
Achtergrond
Milieu- en klimaatbescherming behoren tot de grootste
uitda­gingen van deze tijd. MAN werkt sinds jaren continu
aan het ­
verminderen van emissies en brandstofverbruik
evenals aan het verbeteren van productiemethoden om
energie- en grondstofverbruik zoveel mogelijk te reduceren.
MAN-richtlijnen
• MAN draagt verantwoordelijkheid met betrekking tot de
belangen van de milieubescherming. Iedere medewerker
moet in het kader van zijn functie rekening houden met
de belangen van de milieubescherming.
• MAN geeft ook online informatie over de inzet voor het
milieu. Op de website van ons bedrijf (www.man.eu) vindt
u in het Corporate Responsibility-strategierapport van
MAN informatie over de onderwerpen milieubescherming en duurzaamheid.
24
Uw bijdrage
• Ga zuinig om met energiebronnen en energie.
• Zorg voor de juiste ecologische omgang met bijproducten
en afval uit de productie. Zorg ervoor dat grondstoffen,
producten en afval veilig worden gebruikt, getransporteerd en verwijderd.
Voorbeeld
U merkt dat een vat met lak- of oplosmiddelen kleine hoeveelheden vloeistof lekt, die in de bodem wegsijpelt.
G
a er niet vanuit dat dit door iemand anders wordt
gemeld. Informeer een verantwoordelijke medewerker en
wijs hem op het probleem.
25
M A N N EE M T M A AT S C H A PPEL I J K E
V ER A N T WO OR DEL I J K H EI D
Productveiligheid
Achtergrond
Dagelijks komen talloze mensen in aanraking met onze producten. MAN en de medewerkers van de MAN-groep hebben
de verantwoordelijkheid om de risico’s en gevaren voor de
gezondheid en de veiligheid, die voortkomen uit het
omgaan met deze producten zoveel mogelijk uit te sluiten.
26
MAN-richtlijn
MAN houdt rekening met alle wettelijke en technische regels
en eisen voor productveiligheid.
Uw bijdrage
Sluit wat betreft de productveiligheid geen compromissen.
Zorg ervoor dat bij eventueel voorkomende veiligheidsbedenkingen tijdig geschikte maatregelen getroffen kunnen
worden, indien nodig ook het terugroepen van producten.
Voorbeeld
Een klant meldt u dat hij problemen heeft met de techniek
van een product. U bent er weliswaar zeker van dat de oorzaak daarvan gezocht moet worden bij een bedieningsfout
van de klant, maar kunt een productie- of constructiefout
niet volledig uitsluiten.
H
elder de feiten op. Een probleem dat door MAN verantwoord moet worden, moet absoluut worden opgelost. Ook
bedieningsfouten van een klant kunnen om een reactie van
MAN vragen (bijvoorbeeld het aanpassen van de gebruiksaanwijzingen of toepassingscursussen). Betrek uw leidinggevende of de verantwoordelijke contactpersoon voor productveiligheid bij eventuele vragen.
27
M A N N EE M T M A AT S C H A PPEL I J K E
V ER A N T WO OR DEL I J K H EI D
Veiligheid op de werkplek
Achtergrond
Veiligheid op de werkplek dient ter preventie van bedrijfsongevallen, beroepsziektes en gezondheidsrisico’s op het werk.
Daarbij horen veiligheidstechnische en arbeidsmedische
maatregelen evenals de bescherming van de gezondheid.
MAN-richtlijn
De medewerkers van MAN hebben recht op een veilige en
gezonde werkomgeving. MAN neemt alle wettelijke en technische regels en eisen voor de veiligheid op de werkplek in
acht.
Uw bijdrage
Sluit geen compromissen wat het onderwerp veiligheid op
de werkplek aangaat. Wees u ervan bewust dat het daarbij
niet alleen om uzelf, maar ook om uw collega's gaat.
28
Voorbeeld
Het valt u op dat de keurmerken van de rookmelders op uw
werkplek pas geleden zijn verlopen. U gaat ervan uit dat deze
regelmatig worden gecontroleerd door de verantwoordelijke
instanties.
G
a er niet vanuit dat deze veiligheidsbedreigende situatie
door iemand anders wordt gemeld. Het kan dramatische
gevolgen hebben als in het ergste geval vuur niet op tijd
kan worden opgemerkt en geblust vanwege een defecte
rookmelder. Informeer de verantwoordelijke instantie,
zodat dit veiligheidsrisico wordt weggenomen.
29
30
3 | MAN ONDERHOUDT TR ANSPAR ANTE
Z AKELIJKE REL ATIES
Openheid en transparantie vormen de sleutel om in het
zakelijke verkeer geloofwaardigheid en vertrouwen te scheppen. MAN hecht er daarom bijzonder veel waarde aan om in
het zakelijke verkeer de wettelijke randvoorwaarden, de
bedrijfsinterne richtlijnen en de kernwaarden van het
bedrijf consequent om te zetten en deze duidelijk te communiceren.
Daaruit zijn de volgende richtlijnen ontstaan:
Belangenvermenging
Achtergrond
Er is sprake van belangenvermenging wanneer de persoonlijke belangen van een MAN-medewerker botsen met de
belangen van MAN of wanneer de mogelijkheid hiertoe
bestaat. Wanneer MAN-medewerkers persoonlijke belangen
volgen die niet bekend zijn of hun persoonlijke belangen
verkiezen boven de belangen van het bedrijf, dan kan dit leiden tot schade voor MAN en de integriteit en professionaliteit van ons bedrijf kan in twijfel worden getrokken.
31
M A N ON DER HOU D T T R A NSPA R A N T E
Z A K EL I J K E R EL AT I E S
MAN-richtlijn
Alle medewerkers van MAN zijn verantwoordelijk voor het
welzijn van het bedrijf. MAN vertrouwt erop dat alle medewerkers van het bedrijf hun beslissingen uitsluitend nemen
op basis van zakelijke criteria en zich niet laten beïnvloeden
door persoonlijke belangen en relaties.
Uw bijdrage
• Wees u ervan bewust dat u ook in een situatie van belangenvermenging terecht kunt komen. Informeer uw leidinggevende wanneer u relaties onderhoudt met personen of bedrijven waarmee MAN zaken doet en die kunnen
leiden tot belangenvermenging, bijvoorbeeld familierelaties, partnerschappen, zakelijke relaties of investeringen.
• Vermijd dat belangenvermenging zich voordoet en deel
iedere ogenschijnlijke of werkelijke situatie van belangenvermenging mee aan uw leidinggevende.
32
Voorbeeld
Een contractant van MAN betaalt vaak te laat. De medewerker van de contractant, die verantwoordelijk is voor de betalingen is een vriend van u en u wilt daarom liever niets
ondernemen.
 I n een bepaalde situatie kan het ook in het belang van MAN
zijn om de te late betalingen te tolereren. U moet echter in
ieder geval voorkomen dat deze beslissing wordt beïnvloed
door uw persoonlijke belangen en redenen. Neem de beslissing over de verdere gang van zaken daarom niet alleen.
Informeer uw leidinggevende en regel de verdere afhandeling met hem.
33
M A N ON DER HOU D T T R A NSPA R A N T E
Z A K EL I J K E R EL AT I E S
Cadeaus, gastvrijheid en uitnodigingen
Achtergrond
Gunsten in de vorm van cadeaus, gastvrijheid en uitnodigingen komen in zakelijke relaties erg vaak voor. Voor zover
deze gunsten binnen een gepast kader blijven, gelden ze als
wettelijk toegestane onderhouding van klantrelaties en
wordt er geen bezwaar tegen gemaakt. Als zulke gunsten
echter buiten de gepaste kaders treden en worden misbruikt
om zakenpartners te beïnvloeden, kunnen ze worden gezien
als corruptie.
MAN-richtlijn
Met de bedrijfsrichtlijn voor het omgaan met cadeaus, gastvrijheid en uitnodigingen voor evenementen heeft MAN
duidelijke regels opgesteld voor de correctheid van gunsten
in de vorm van cadeaus, gastvrijheid en uitnodigingen, en
controlestappen ingevoerd, die moeten worden doorlopen
bij de goedkeuring en de toekenning van gunsten.
Uw bijdrage
• Maak uzelf vertrouwd met de bedrijfsrichtlijn voor het
omgaan met cadeaus, gastvrijheid en uitnodigingen, en
volg deze strikt op.
34
• C
ontroleer uw gedrag in dit verband om na te gaan of er
belangenvermenging bestaat of zou kunnen optreden.
Voorbeeld
De medewerker van een toeleverancier van MAN biedt u een
waardevol verjaardagscadeau aan, dat u volgens de betreffende richtlijnen niet mag aannemen. U weet zeker dat dit de
zakelijke relaties van MAN met de toeleveranciers niet beïnvloedt, omdat u niet een van de besluitvormers bent.
 Het is in geen enkele situatie toegestaan de geldende
bedrijfsrichtlijnen te schenden. Als u erover twijfelt of de
afwijzing van het cadeau verkeerd kan worden opgevat,
neem dan contact op met uw leidinggevende en kom met
hem tot een oplossing.
35
M A N ON DER HOU D T T R A NSPA R A N T E
Z A K EL I J K E R EL AT I E S
Verbod op corruptie
Achtergrond
Corruptie vormt een ernstig probleem in het economisch
verkeer. Corruptie heeft beslissingen uit onrechtmatige
redenen tot gevolg, verhindert voortgang en innovatie, vervalst de concurrentie en schaadt de maatschappij. Corruptie
is strafrechtelijk verboden. Ze kan geldboetes voor MAN en
strafrechtelijke sancties voor betrokken MAN-medewerkers
als gevolg hebben.
MAN-richtlijn
De kwaliteit van de producten van MAN vormt de sleutel tot
het succes van het bedrijf. MAN tolereert geen corruptie. Alle
medewerkers van MAN mogen gunsten aan zakenpartners,
klanten of andere externe derden alleen goedkeuren als ze
binnen de wettelijk toegelaten randvoorwaarden en de in de
betreffende bedrijfsrichtlijnen vastgelegde regels vallen.
Uw bijdrage
• Laat u nooit, direct of indirect, omkopen. Koop nooit
anderen om.
• Wees oplettend als het gaat om mogelijke corruptiepraktijken in uw omgeving.
36
• A
ls u aanwijzingen voor corruptie hebt, breng dan direct
de verantwoordelijke Compliance Officer of een van de
andere contactpersonen die op pagina 12 worden
genoemd op de hoogte.
Voorbeeld
U bent in een bedrijf van MAN verantwoordelijk voor de verkoop en wilt de omzetdoelstelling voor dit jaar graag overtreffen. U bereidt een offerte voor voor een uitgeschreven
grote opdracht van een potentiële klant. De verantwoordelijke besluitvormer van de klant biedt u aan de toekenning
van het contract te beïnvloeden ten gunste van MAN.
V
raag naar de reden van het aanbod. Wanneer er aanwijzingen bestaan voor corruptie (de besluitvormer maakt de
aangeboden beïnvloeding bijvoorbeeld uit onrechtmatige
perspectieven, zoals een betaling van geld aan hem persoonlijk) moet u het aanbod afslaan. Informeer onmiddellijk uw leidinggevende of de verantwoordelijke Compliance Officer.
37
M A N ON DER HOU D T T R A NSPA R A N T E
Z A K EL I J K E R EL AT I E S
De staat als klant en omgang met overheden
Achtergrond
Regeringen, overheden en andere openbare instellingen
behoren tot de belangrijkste klanten van MAN. Voor de
omgang met hen gelden meestal bijzondere wettelijke voorwaarden, waarbij een enkele schending al ernstige gevolgen
kan hebben en die MAN blijvend kan uitsluiten van het toekennen van openbare aanbestedingen.
MAN-richtlijnen
• MAN houdt zich ook consequent aan de geldende bijzonder strikte wettelijke regels bij de omgang met regeringen, overheden en openbare instellingen.
38
• H
et kan voorkomen dat zogenaamde „betalingen ter vereenvoudiging“ („facilitation payments“) worden verlangd (betalingen om routinematig voorkomende administratieve aangelegenheden te bespoedigen). De grens
voor ongepaste beïnvloeding is in deze gevallen erg snel
overschreden. MAN voert daarom geen „facilitation
payments“ uit.
Uw bijdrage
Wees u ervan bewust dat voor het omgaan met openbare
opdrachtgevers bijzonder strikte randvoorwaarden gelden.
Voorbeeld
U weet dat een overheidsinstantie van plan is een grote aanbesteding uit te schrijven. U denkt erover de medewerker
van de overheidsinstantie, die verantwoordelijk is voor de
aanbesteding en die u kent van een vorig project, te bellen en
hem te vragen de aanbesteding op dusdanige wijze te bewerken dat deze geschikt is voor MAN, zodat MAN de aanbesteding zal winnen.
Z
et dit voornemen absoluut van u af. Een dusdanige
beïnvloeding is illegaal.
39
M A N ON DER HOU D T T R A NSPA R A N T E
Z A K EL I J K E R EL AT I E S
Adviseurs en bemiddelaars
Achtergrond
De MAN-groep betrekt in enkele divisies externe adviseurs
bij het aanknopen en/of het onderhouden van op verkoop
gebaseerde handelsrelaties. Deze adviseurs zijn in het
belang of in opdracht van MAN op verschillende wijzen
verkoopondersteunend werkzaam.
Omdat deze adviseurs niet tot het bedrijf behoren, kan niet
worden gegarandeerd dat ze de hoge ethische gedragsrichtlijnen van MAN opvolgen. Om het risico zoveel mogelijk uit
te sluiten dat de door MAN betaalde vergoeding wordt
gebruikt als corruptiemiddel, moet bij het inzetten van adviseurs voorzichtig te werk worden gegaan.
Ook wetsovertredingen door dergelijke adviseurs kunnen de
goede reputatie van MAN aantasten en zelfs leiden tot aansprakelijkheid van het bedrijf tegenover derden en tot het
moeten betalen van zeer hoge boetes.
MAN-richtlijn
MAN zet adviseurs alleen in in overeenstemming met de
wettelijke randvoorwaarden en de regels van de bedrijfsrichtlijn voor het inzetten van zakenpartners met bemiddelaars- en/of representatiefunctie. Hierdoor wordt gegaran40
deerd dat vergoedingen alleen worden betaald voor
daadwerkelijk uitgevoerde advies- en bemiddelingswerkzaamheden en dat de vergoedingen in de juiste verhouding
tot het uitgevoerde werk staan.
Uw bijdrage
• Controleer de integriteit van potentiële adviseurs en
bemiddelaars zorgvuldig alvorens een opdracht te verstrekken en betalingen te verrichten. Doe dit volgens de
procedure die is vastgelegd in de bedrijfsrichtlijn voor het
inzetten van zakenpartners met bemiddelaars- en/of
representatiefunctie.
• Zorg ervoor dat de contracten die u moet verantwoorden
ook met het oog op vergelijkbare contracten met andere
bemiddelaars de wettelijke en economische controle
doorstaan.
41
M A N ON DER HOU D T T R A NSPA R A N T E
Z A K EL I J K E R EL AT I E S
Voorbeeld
MAN doet mee aan de openbare aanbesteding. Een bemiddelaar laat u weten dat hij ervoor kan zorgen dat MAN de
aanbesteding wint, als hij extra provisie krijgt.
U
kunt zich strafbaar maken als u met deze extra provisie
instemt en de bemiddelaar deze vergoeding gebruikt als
steekpenningen om ervoor te zorgen dat MAN de aanbesteding wint. Om dit risico uit te sluiten, moet u de oprechtheid van de bemiddelaar controleren aan de hand van de
regels in de bedrijfsrichtlijn voor het inzetten van zakenpartners met bemiddelaars- en/of representatiefunctie.
42
4 | MAN IS ACTIEF OP EEN EERLIJKE
EN VRIJE MARK T
MAN is op alle markten actief als een eerlijke en verantwoordelijke concurrent. In dit opzicht moeten alle MAN-medewerkers in het bijzonder rekening houden met de volgende
richtlijnen:
43
M A N I S AC T I EF OP EEN
EER L I J K E EN V R I J E M A R K T
Eerlijke concurrentie
Achtergrond
De eerlijke en vrije concurrentie wordt beschermd door de
geldende concurrentie- en antitrustwetgeving. Het naleven
van deze wetten garandeert dat er op de markt geen concurrentievervalsing ontstaat - voor het welzijn en in het belang
van alle consumenten. Vooral overeenkomsten en afgesproken handelswijzen tussen concurrenten, die een verhindering of beperking van de concurrentie ten doel of als gevolg
hebben, zijn verboden. Het is ook niet toegestaan misbruik
te maken van een marktbeheersende positie. Er is sprake van
misbruik bij bijvoorbeeld ongelijke behandeling van klanten
zonder een gegronde reden (discriminatie), leveringsweigering, bij het doordrukken van ongepaste inkoop- of verkoopprijzen en condities of bij koppelverkopen zonder een
gegronde reden voor de verlangde extra prestatie.
Concurrentieverstorend gedrag kan niet alleen de goede
naam van MAN aantasten, maar ook resulteren in fikse geldboetes en straffen.
44
MAN-richtlijnen
• MAN doet uitsluitend zaken volgens het prestatieprincipe
en op basis van de markteconomie en de vrije,
ongehinderde concurrentie. Wij wedijveren graag met
onze concurrenten en houden ons daarbij altijd aan de
wet en aan ethische principes.
• MAN-medewerkers maken geen concurrentieverstorende
afspraken met concurrenten, leveranciers of klanten.
Voor zover MAN een marktbeheersende positie heeft,
maakt MAN geen misbruik van deze positie.
Uw bijdrage
• Let er bij het contact met concurrenten op dat er geen
informatie wordt aangenomen of gegeven, die kan leiden
tot conclusies over het huidige of toekomstige zakelijke
gedrag van de informatieverstrekker.
• Vermijd in gesprekken met concurrenten onderwerpen
die van belang zijn voor de onderlinge concurrentie. Denk
daarbij bijvoorbeeld aan prijzen, prijsvorming, handelsplannen, voorraden of leveringstermijnen.
45
M A N I S AC T I EF OP EEN
EER L I J K E EN V R I J E M A R K T
Voorbeeld
Op een beurs raakt u in gesprek met een medewerker van
een concurrent. Na enige tijd merkt u dat uw gesprekspartner probeert informatie te ontlokken over de handelsplannen van MAN voor het volgende boekjaar. Als tegenprestatie
biedt uw gesprekspartner aan om overeenkomstige informatie over zijn bedrijf prijs te geven.
M
aak uw gesprekspartner meteen ondubbelzinnig duidelijk dat u niet wilt praten over deze onderwerpen. Een
dergelijk gesprek vormt, behalve het ongeoorloofd prijsgeven van zakengeheimen, een schending van de geldende
concurrentie- en antitrustwetgeving en kan drastische
gevolgen hebben voor zowel u persoonlijk en MAN als voor
uw gesprekspartner en het bedrijf waarvoor hij werkzaam
is. Informeer uw verantwoordelijke Compliance Officer of
een van de contactpersonen die op pagina 12 worden
genoemd over deze kwestie.
46
47
M A N I S AC T I EF OP EEN
EER L I J K E EN V R I J E M A R K T
Eerlijke inkoop
Achtergrond
MAN is bij zijn handelsactiviteiten contractueel verbonden
met een groot aantal leveranciers en dienstverleners. Deze
stellen MAN in staat producten en diensten beschikbaar te
stellen aan de eigen klanten. Het economisch succes van
MAN is onder andere te danken aan de samenwerking met
de beste leveranciers en dienstverleners.
MAN-richtlijnen
• MAN selecteert leveranciers en dienstverleners zorgvuldig op basis van zakelijke criteria.
• Bij de inkoop van producten en diensten moeten de
verantwoordelijke inkoopafdelingen volgens de betreffende inkooprichtlijnen worden betrokken.
Uw bijdrage
• Geef niet zonder zakelijke reden de voorkeur aan een leverancier of dienstverlener. Vermijd iedere belangenvermenging (zie ook Belangenvermenging op pagina 31).
48
• K
oop geen producten of diensten in zonder eerst informatie in te winnen over de markt en alternatieve aanbieders.
Neem de betreffende bedrijfsrichtlijnen van het concern
in acht en schakel reeds vroeg in het inkoopproces de verantwoordelijke inkoopafdeling in.
Voorbeeld
U merkt dat MAN in het kader van een grote opdracht een
leverancier wil inschakelen, die producten van onvoldoende
kwaliteit en voor veel te hoge prijzen levert, terwijl het aanbod van een andere leverancier die een betere prijs-kwaliteitverhouding en hoogwaardige kwaliteit biedt, niet in aanmerking wordt genomen.
W
endt u zich tot de contactpersonen die op pagina 12 worden genoemd of tot de verantwoordelijke inkoopafdeling,
zodat kan worden gegarandeerd dat het aanbod dat voor
MAN het voordeligst is aan bod komt.
49
M A N I S AC T I EF OP EEN
EER L I J K E EN V R I J E M A R K T
Exportcontrole
Achtergrond
De exportcontrole beperkt vanwege veiligheidsredenen het
internationaal economisch verkeer van een land of van een
economisch gebied. Niet alleen de grensoverschrijdende uitwisseling van producten en diensten met derden wordt door
de exportcontrole geregistreerd, maar ook die met bedrijven
die bij het concern horen. Exportcontroles moeten bijvoorbeeld de verspreiding van massavernietigingswapens en de
ongecontroleerde verspreiding van militaire uitrustingen
tegengaan.
MAN-richtlijn
MAN let op het naleven van alle voorschriften voor de
import en export van goederen, diensten en informatie.
Uw bijdrage
Controleer bij beslissingen over de import of export van producten bewust of de beslissing mogelijk onder de exportcontrole valt. Vraag bij twijfel om raad, bijvoorbeeld aan de
contactpersonen die op pagina 12 worden genoemd of aan de
verantwoordelijke juridische afdeling.
50
Voorbeeld
U krijgt een aanvraag van een potentiële klant die MAN de
opdracht wil geven producten te leveren aan een land dat
zich in staat van oorlog bevindt.
Z
org er samen met de juridische afdeling voor dat duidelijk
is welke exportbeperkingen er gelden voor het land waaraan de producten moeten worden geleverd (bijvoorbeeld
een VN-embargo) en sluit geen contracten af die MAN
ertoe verplichten tot export naar dit land voordat er een
volledige controle is uitgevoerd.
51
M A N I S AC T I EF OP EEN
EER L I J K E EN V R I J E M A R K T
Verbod op witwassen
Achtergrond
In veel landen bestaan er wetten tegen witwassen. Er is
sprake van witwassen wanneer geld of andere vermogensbestanddelen die indirect of direct afkomstig zijn uit
strafbare feiten in het legale economische circuit worden
binnengebracht om ze op die manier de schijn van legaliteit
te verschaffen. Aansprakelijkheid wegens witwassen betekent niet dat de betrokkene ervan op de hoogte is dat er geld
wordt witgewassen door de betreffende rechtshandeling of
de betreffende overschrijving. Zelfs de geringste betrokkenheid aan witwassen kan zware straffen tot gevolg hebben
voor iedereen die erbij is betrokken.
MAN-richtlijnen
• MAN controleert zorgvuldig de identiteit van klanten,
dienstverleners, adviseurs en andere derden waarmee
wettelijke relaties worden aangegaan. Het is een duidelijk
doel van MAN alleen handelsrelaties te onderhouden
met serieuze handelspartners, waarvan de handelsactiviteiten overeenstemmen met de wettelijke voorschriften
en wier financiële middelen van wettige afkomst zijn.
52
• I nkomende betalingen worden direct geplaatst bij de corresponderende diensten en vervolgens geboekt. Alle
kasstromen vinden transparant en open plaats.
Uw bijdrage
• Neem geen maatregelen die strijdig kunnen zijn met binnen- of buitenlandse witwasregels. Wees oplettend en trek
verdacht gedrag van klanten, adviseurs en zakenpartners
na.
• Accepteer geen contante betalingen, maar vraag altijd,
zoals gebruikelijk in het zakelijke verkeer, om een betaling via een bankoverschrijving.
• Houd u binnen uw verantwoordelijkheden aan alle van
toepassing zijnde voorschriften voor de vastlegging en
boekhouding bij transacties en overeenkomsten.
53
M A N I S AC T I EF OP EEN
EER L I J K E EN V R I J E M A R K T
Voorbeeld
Een klant van MAN, die te veel heeft betaald, vraagt of de
terugbetaling van het te veel betaalde bedrag niet via een
bankoverschrijving op zijn algemene zakelijke rekening kan
worden gestort, maar door een overschrijving naar een rekening in de VS of Zwitserland kan worden overgemaakt of
contant kan worden terugbetaald.
E
en dusdanig verzoek vraagt om uitleg. Ga niet zomaar in
op dit voorstel, maar vraag aan de klant waarom de terugbetaling niet op dezelfde wijze kan plaatsvinden als de oorspronkelijke betaling. Mocht u na het antwoord van de
klant nog steeds twijfelen aan de legitimiteit van de wens
van de klant, vraag dan om raad bij de contactpersonen
die op pagina 12 worden genoemd of bij de verantwoordelijke juridische afdeling.
54
55
M A N I S AC T I EF OP EEN
EER L I J K E EN V R I J E M A R K T
Kapitaalmarkt
Achtergrond
Alleen door een regelmatige boekhouding te voeren en correcte financiële berichtgeving kan MAN in het openbaar,
zoals bij aandeelhouders en contractanten, vertrouwen
scheppen en in stand houden. Wanneer het tot onregelmatigheden komt, kan dit ernstige consequenties hebben voor
MAN en vooral ook voor de verantwoordelijke medewerkers.
MAN-richtlijn
MAN houdt zich strikt aan de wettelijke randvoorwaarden
voor regelmatige boekhouding en financiële berichtgeving.
Transparantie en openheid hebben hier de eerste prioriteit.
Uw bijdrage
Zorg ervoor dat binnen uw verantwoordelijkheden alle zakelijke financiële gegevens correct en op tijd worden opgenomen in de boekhouding. Wanneer u vragen hebt over de
correcte vastlegging van de gegevens, wendt u zich dan tot
uw leidinggevende of tot de verantwoordelijke financiële
afdeling.
56
Voorbeeld
U hebt dringend nieuw werkmateriaal nodig. Het budget
van uw afdeling is voor het lopende boekjaar echter al opgebruikt. U denkt erover het apparaat toch aan te schaffen en
de kosten in het volgende boekjaar op te nemen, wanneer
uw budget weer is aangevuld.
B
oekingen moet altijd correct plaatsvinden. Verkeerde
boekingen kunnen ernstige gevolgen hebben voor het
­
bedrijf en voor de afzonderlijke medewerker.
57
M A N I S AC T I EF OP EEN
EER L I J K E EN V R I J E M A R K T
Verbod op handel met voorkennis
Achtergrond
Wettelijke regels verbieden het gebruik of het doorgeven van
insiderinformatie bij de koop of verkoop van aandelen,
andere waardepapieren of financiële instrumenten. Denk bij
zulke insiderinformatie bijvoorbeeld aan: niet openbaar
bekende winstprognoses, verliesrisico's of handelsinformatie van MAN, die de koers van de MAN-aandelen kunnen
beïnvloeden wanneer ze bekend worden.
MAN-richtlijn
MAN verplicht zich onvoorwaardelijk tot eerlijke handel in
waardepapieren en tolereert geen handel met voorkennis.
Kennis over vertrouwelijke bedrijfsinterne plannen en processen mag alleen door MAN-medewerkers worden gebruikt
voor bedrijfsdoeleinden en mag niet worden doorgegeven
aan derden.
58
Uw bijdrage
• Geef nooit insiderinformatie door aan buitenstaanders,
inclusief familieleden (bijvoorbeeld uw partner) zonder
van tevoren toestemming daarvoor te hebben gekregen.
• Als u toegang hebt tot insiderinformatie, mag u geen
MAN-aandelen kopen of verkopen zonder eerst toestemming te vragen aan uw juridische afdeling.
Voorbeeld
U bent door uw werkzaamheden bij MAN te weten gekomen
dat er in de volgende persconferentie van het bedrijf bekend
wordt gemaakt dat er een nieuwe divisie is bijgekocht. U weet
dat een erg goede vriend momenteel overweegt zijn MANaandelen te verkopen. Aangezien na de bekendmaking van
de plaatsgevonden aankoop van de nieuwe divisie de koers
van de MAN-aandelen waarschijnlijk zal stijgen, overweegt u
uw vriend erop te wijzen dat hij met de verkoop van zijn aandelen moet wachten tot na de persconferentie.
 Geef uw vriend in geen enkel geval een tip. Aangezien het
bij de niet openbare informatie die u bezit gaat om insiderinformatie, mag u deze kennis in geen enkel geval met
andere personen delen. Door deze kennis indirect of direct
door te geven maakt u zich strafbaar.
59
60
5 | MAN BESCHERMT GEGE VENS, Z AKENGEHEIMEN
EN BEDRIJFSVERMOGEN
Het is in het belang van MAN en dat van iedere afzonderlijke
MAN-medewerker dat de gegevens van medewerkers en
klanten evenals de bedrijfsspecifieke know-how en het
bedrijfsvermogen worden beschermd.
In dit verband gelden de volgende richtlijnen:
61
M A N BE S C H ER M T GEGE V ENS, Z A K ENGEH EI M EN
EN BEDR I J F SV ER MO GEN
Gegevensbescherming
Achtergrond
Voor de bescherming van de privacy bestaan voor het
omgaan met persoonsgegevens speciale wettelijke regelingen. Het opvragen, opslaan, verwerken en ander gebruik van
persoonsgegevens heeft in principe de goedkeuring van de
betrokkene nodig of moet op basis van een wettelijke grondslag plaatsvinden.
62
MAN-richtlijnen
• MAN beschermt de persoonsgegevens van medewerkers,
klanten, leveranciers en andere betrokkenen.
• MAN vraagt, verzamelt, verwerkt, gebruikt en bewaart
alleen de persoonsgegevens, waarbij dit wettelijk is voorgeschreven of die nodig zijn voor de bedrijfsactiviteiten
van MAN.
Uw bijdrage
• Houd er rekening mee dat het opvragen, opslaan, verwerken en ander gebruik van persoonsgegevens alleen is toegestaan op basis van een wettelijke grondslag of na goedkeuring van de betrokkene.
• Wendt u zich in geval van twijfel tot de functionarissen
voor de gegevensbescherming van de MAN-groep, de verantwoordelijke juridische afdeling of een van de contactpersonen die op pagina 12 worden genoemd.
Voorbeeld
U hebt voor MAN een seminarie georganiseerd waaraan
externe personen deelnemen en daarom de persoonsgegevens van de deelnemers ontvangen. Een collega vraagt u of u
de adressen wilt doorgeven.
G
eef deze gegevens niet door zonder overleg met een van
de bovengenoemde contactpersonen. Gegevens mogen in
principe alleen maar gebruikt worden voor het doel waarvoor ze verstrekt zijn.
63
M A N BE S C H ER M T GEGE V ENS, Z A K ENGEH EI M EN
EN BEDR I J F SV ER MO GEN
Bescherming van know-how, patenten, bedrijfs- en
zakengeheimen
Achtergrond
Sinds 1758 ontwikkelt MAN waardevolle know-how. MAN
bezit meer dan 4 000 internationaal beschermde patenten
en beschikt bovendien over omvangrijke bedrijfs- en zakengeheimen evenals over technische know-how. Deze kennis
vormt de basis van ons zakelijk succes.
Het onbevoegd doorgeven van zulke kennis kan zeer grote
schade tot gevolg hebben voor MAN en voor de betreffende
medewerker leiden tot arbeids-, civiel- en strafrechtelijke
sancties.
MAN-richtlijnen
• MAN is zich bewust van de waarde van de bedrijfseigen
know-how en beschermt deze zorgvuldig.
• De intellectuele eigendom van concurrenten en handelspartners wordt gewaardeerd en in acht genomen.
• MAN-medewerkers mogen informatie, zoals bijvoorbeeld
technische gegevens, financiële gegevens, bedrijfsgegevens, klantinformatie of andere informatie, die betrekking heeft op de zaken van MAN, principieel niet doorgeven aan derden.
64
Uw bijdrage
• Ga zorgvuldig om met informatie die betrekking heeft op
technische know-how, patenten en bedrijfs- en zakengeheimen. Wees in het algemeen voorzichtig bij open documenten en ongecodeerde bestanden (zie ook IT-veiligheid
op pagina 66).
• Respecteer de intellectuele eigendom van concurrenten
en handelspartners.
Voorbeeld
U bent betrokken bij de ontwikkeling van een nieuw, nog
niet aangemeld patent. U moet de ontwikkeling presenteren
aan verschillende MAN-vestigingen en wilt voor de presentatie graag uw laptop meenemen waarop de desbetreffende
documenten staan opgeslagen. U bent van plan deze documenten in het vliegtuig of in de trein, op weg naar de verschillende vestigingen, nog eens door te nemen.
U
moet ervoor zorgen dat gevoelige informatie die aan
MAN toebehoort niet in handen van onbevoegden terecht
komt, omdat dit een patent helemaal waardeloos kan
­maken. Vraag dergelijke informatie niet op plaatsen op
waar derden toegang hebben tot deze informatie of er
nota van kunnen nemen.
65
M A N BE S C H ER M T GEGE V ENS, Z A K ENGEH EI M EN
EN BEDR I J F SV ER MO GEN
IT-veiligheid
Achtergrond
Informatietechnologie (IT) c.q. elektronische gegevensverwerking (EGV) is niet weg te denken uit de alledaagse werkdag bij MAN, maar brengt tegelijkertijd ook een groot aantal
risico's met zich mee. Denk daarbij vooral aan de belemmering van gegevensverwerking door malware („virussen“), het
verliezen van gegevens door programmafouten of het misbruiken van gegevens (bijvoorbeeld door hackers).
MAN-richtlijn
MAN let op IT- en EGV-veiligheid. Alle medewerkers van MAN
moeten zich houden aan de geldende IT-/EGV-richtlijnen.
66
Uw bijdrage
• Verdiep u in de geldende IT-/EGV-richtlijnen en de daarin
voorgeschreven veiligheidsvoorzorgsmaatregelen, en
houd ook rekening met de regels bij het persoonlijke
gebruik van EGV-systemen.
• Wees u ervan bewust dat e-mails geen veilig communicatiemiddel zijn en verstuur zeer vertrouwelijke informatie en
documenten daarom nooit per e-mail.
Voorbeeld
U bent onderweg en hebt zeer dringend met een wachtwoord
beschermde gegevens nodig, die op uw computer staan
opgeslagen. U weet dat uw collega, die niet bij het betreffende project is betrokken en geen toegang heeft tot de met een
wachtwoord beveiligde gegevens, vandaag op kantoor is.
W
eersta de verleiding om uw collega te bellen en hem het
wachtwoord te geven, zodat hij in uw plaats de benodigde
gegevens kan opvragen en deze aan u door kan sturen.
Schakel in plaats daarvan de voor u bevoegde EGV-afdeling in, die de gegevens vrij kan geven zonder onnodige
veiligheidsrisico's.
67
M A N BE S C H ER M T GEGE V ENS, Z A K ENGEH EI M EN
EN BEDR I J F SV ER MO GEN
Omgang met bedrijfsvermogen
Achtergrond
Het materiële en immateriële vermogen van MAN is voor
een ­bepaald doel ter beschikking gesteld. Het is bedoeld om
onze ­medewerkers te ondersteunen bij het behalen van de
zakelijke doelen van MAN en mag uitsluitend worden ingezet voor bedrijfsdoeleinden.
MAN-richtlijn
Alle medewerkers van MAN dienen het materiële en immateriële vermogen van MAN te respecteren en mogen dit niet
inzetten voor doeleinden die niet bedrijfsgerelateerd zijn.
Uw bijdrage
Wees u ervan bewust dat het bedrijfsvermogen alleen mag
worden ingezet voor bedrijfsdoeleinden. Ga behoedzaam en
zorgvuldig om met het bedrijfsvermogen. Zorg ervoor dat
bedrijfsvermogen dat u gebruikt bij uw werk of waarmee u
tijdens uw werkzaamheden in aanraking komt niet wordt
beschadigd, misbruikt of verkwist.
68
Voorbeeld
Uw voetbalvereniging wil een weekendje weg organiseren en
de kashouder vraagt u of u als medewerker van MAN een
demonstratiebus kunt „regelen“ uit het wagenpark van MAN.
D
emonstratiebussen kunnen in principe ook door MANmedewerkers worden gehuurd tegen marktconforme condities. Een demonstratiebus kunt u niet gratis krijgen voor
privédoeleinden en ook niet gratis beschikbaar stellen aan
derden.
69
M A N BE S C H ER M T GEGE V ENS, Z A K ENGEH EI M EN
EN BEDR I J F SV ER MO GEN
Communicatie en publiciteit
Achtergrond
MAN hecht waarde aan duidelijke en open communicatie
met medewerkers, zakenpartners, aandeelhouders en beleggers, de pers en andere geïnteresseerde kringen. Goede communicatie vraagt om bepaalde regels om een uniform en
consistent handelen van het bedrijf te kunnen garanderen.
70
MAN-richtlijn
Uniforme en duidelijke communicatie is essentieel om het
vertrouwen van klanten en financiers in het belang van de
medewerkers in stand te houden. Voor toezegging en doorvoering van geplande communicatie- en marketingactiviteiten moeten deze worden afgestemd met de verantwoordelijke communicatie- en marketingafdeling.
Uw bijdrage
Doe in het openbaar geen uitspraken in naam van MAN. Verwijs aanvragen voor standpunten van MAN altijd door naar
de communicatieafdeling.
Voorbeeld
U wordt gebeld door een journalist, die u vraagt in naam van
MAN uitspraken over een bepaald onderwerp te doen.
 L aat u niet onder druk zetten en doe in naam van MAN
geen uitspraken zonder van tevoren te hebben overlegd
met de communicatieafdeling. Verwijs zulke aanvragen
altijd direct door naar de communicatieafdeling.
71
Contacten
Meer informatie over Compliance vindt u op het
MAN-intranet op http://man-inside.eu
en op internet op www.man.eu
Compliance Helpdesk:
[email protected]
Tel.: +49. 89. 36098-555
Meest actuele versie van de Code of Conduct:
De meest actuele versie van de Code of Conduct
vindt u op het intranet op http://man-inside.eu en
op internet op www.man.eu
Om de leesbaarheid te vergroten, wordt bij het noemen van personen
de mannelijke vorm gebruikt.
Uiteraard geldt alle informatie evenzeer
voor mannen als voor vrouwen.
Copyright 2010
MAN SE, Ungererstraße 69, 80805 München
72